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行政岗位细则.doc

行政岗位细则

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2018-05-30 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《行政岗位细则doc》,可适用于市场营销领域

公司行政管理细则(草案)目录行政事务岗位说明书行政事务管理制度前台接待制度考勤管理制度工作服管理制度胸卡管理制度卫生制度食堂管理制度车辆管理制度办公用品管理制度办公设备管理制度印章管理制度文件管理制度档案管理制度文印室管理制度网络使用管理制度计算机管理制度会议管理制度宴请接待制度合同管理制度保密管理制度安全管理制度物业管理制度行政事务岗位说明书副总经理岗位说明书岗位标识信息岗位名称副总经理负责人直接上级总经理直接下级各部门经理、项目经理工作职责与任务.全面负责公司各项工作。.负责制订公司行政事务管理计划和实施。颁布执行由总经理决策管理人员考核、奖罚.监控公司各项经费的使用和费用审核。.负责制定、完善与审核公司的一切规章制度与工作流程。.领导、规范、考核直接下级的工作审批直接下级的工作计划。.负责公司规范管理文件的制作和实施。.完成上级委派的其他任务。行政经理岗位说明书岗位标识信息岗位名称行政经理负责人直接上级副总经理直接下级行政助理、人事助理工作职责与任务.全面负责公司的各项行政工作。.负责公司的基础设施和后勤管理统筹安排后勤工作。.负责公司办公室的物业管理工作制订完善的服务标准。.负责实施对外的接待关系。.完成上级委派的其他任务。.负责日常行政事务工作。负责公司管理人员个人档案项目部部管理人员个人档案、施工人员档案汇总管理工作管理人员调休、请假管理登记工作。负责公司印章的管理和使用。行政、人事助理岗位说明书岗位标识信息岗位名称行政、人事助理负责人直接上级行政经理直接下级工作职责与任务负责公司日常行政事务管理确保公司事务不受影响。负责公司办公器具的管理确保公司经营办公正常运行。负责员工档案资料的管理立项、申报。负责公司管理人员、项目部管理人员、施工人员考勤记录、统计工作。负责参加各项会议的记录整理工作。完成上级交给的其他任务。工程资料员岗位说明书岗位标识信息岗位名称工程资料员负责人直接上级行政经理直接下级工作职责与任务主要负责工程资料申报、整理、归档工作配合生产部门及时准确地收集、整理发生在该项目的所有资料包括文字、图纸、图表、声象等。负责公司图书、报刊、资料的收集整理、编排、登记。负责资料室的管理、监督维持好室内管理秩序。完成上级交给的其他任务。行政事务管理制度前台接待制度前台接待、客户来访登记工作由负责前台接待对待员工或其他客人要礼貌大方热情周到对来访客高层领导的客人要问清事先有无预约并主动通知被找领导客人到领导办公室后应主动递送茶水客人离开后应及时收拾茶杯。考勤管理制度(详情见员工手册)工作服管理制度:为树立和保持公司良好的社会形象进一步规范化管理本公司员工应按本规定的要求着装。:员工在上班时间内要注意仪容仪表总体要求是:得体、大方整洁。:员工上班时不允许穿拖鞋、短裤。卫生制度:本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生特制订本制度。:凡本公司卫生事宜除另有规定外皆依本制度实行。:本公司卫生事宜全体人员须一律确实遵行。:凡新进入员工必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。:各工作场所内均须保持整洁不得堆放垃圾、污垢或碎屑。:各工作场所内的走道及阶梯至少每日清扫一次并采用适当方法减少灰尘的飞扬。:各工作场所内严禁随地吐痰。:饮水必须清洁。:茶水间及其他卫生设施必须保持清洁。车辆管理制度:公司公务车的证照及稽核等事务统由行政部负责管理。:本公司人员因公用车须于事前向行政部申请调派行政部依重要性顺序派车。不按规定办理申请不得派车。:每车应设置ldquo车辆行驶记录表rdquo使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。行政部每月抽查一次。发现记载不实、不全或未记载者应呈报主管提出批评对不听劝阻屡教屡犯者应给以处分并停止其使用权利。:每车设置ldquo车辆使用记录表rdquo行政部负责人检查加油及修护记录以了解车辆受控状况。每月初连同行驶纪录表一并转行政部稽核。:使用人必须具有驾照。:公务车不得借予非本公司人员使用。:使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查(如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等)如发现故障、配件失窃或损坏等现象应立即报告否则最后使用人要对由此引发的后果负责。:驾驶人须严守交通规则。:驾驶人不得擅自将公务车开回家或做私用违者受罚。经公司特许或返回时已逾晚上九时者例外。第二天应及时归还。:车辆应停放于指定位置、停车场或适当合法位置。任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁、失窃由驾驶人赔偿损失并予之以处分。:用车人应爱护车辆保证机件、外观良好使用后并应将车辆清洗干净。:公务车油料及维修费以凭证实报实销。:私车公用凭实证报销。办公用品管理制度目的:为规范办公用品的管理,特制订本制度。办公用品种类本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种:公司管理人员办公用品需在每月底前提交申请单给行政助理整理报副总经理批准办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出ldquo办公用品申请单rdquo交行政部汇总。消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。管理消耗品:签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。管理品:剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。工程部专用办公用具:圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。由材部部根据批准清单统一采购采购好的办公用品由管理员负责登记、接收、发放、整理、统计、归档工作每人设立ldquo办公用品领用记录卡rdquo一张由管理员统一保管于办公用品领用时分别登记并控制文具领用状况。原则上办公用品一个月采购一次(除特殊情况经副总经理批准外)。新进人员到职时由各部门提出办公用品申请向办公室请领办公用品并列入领用卡人员离职时应将剩余办公用品一并缴交办公室。印刷品(如信纸、信封、表格helliphellip)除各部门特殊表单外其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。不得恶意申领破坏办公用具。否则按办公用具原价赔偿。不得替人带领否则以恶意申领论处。办公设备管理制度电脑、复印机、打印机、传真机、碎纸机、投影仪、相机等电子设备为公司财产置于指定地点并由专人负责维护和保养员工应按照操作规程妥善使用办公设备如出现故障应及时报告行政部如有人为破坏应追究当事人的责任。电脑、打印机、电话、传真机的使用管理由行政部负责打印机使用按行政部颁发的使用制度合理使用(行政部有权对使用制度不断完善)电话、传真机由行政部统一管理使用以上办公设备不得擅自用于工作以外的事情。印章管理制度本制度就公司使用的印章的制度改正与废止、管理及使用方法作出规定本规定中所指印章是在公司发行名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章公司章、财务章、合同章、资料章、技术章、质检章、安全章统一由印章管理人负责管理使用单位或个人需用章时需在申请单上填写用印时间用印文件然后送交相关负责人负责人签字认可后连同需要用印文件一并交印章管理人。各印章相关负责人如下:公司章、财务章、合同章必须由副总经理与总经理签字资料章由资料员与副总经理签字技术、质检、安全章由工程部经理与副总经理签字公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有相关负责人签字。用印方法:项目部印章应盖在文件正面盖印文件必要时应盖骑缝印除特殊规定外盖公司章时一律应用朱红印泥本规定从发布之日起实行。文件管理制度文件的起草公司各部门业务往来文件、传真等由主办人员起草公司规章制度、对外正式函电、协议、合同、大事记由行政部负责起草行文规则行文内容应简明扼要正式行文及签署合同均应使用公司全称公司行文均使用公司统一的格式、文头以及编号标题简要明确注明文件种类(请示、报告、通知、函等)抬头应注明部门、人名、职务等项规定统一以公司名义、各部门名义发文的各种正式格式并规定编号编写办法。所有内部、外部往来文件签收、发送、整理、归档工作行政部负责所有文件签收后交副总经理与总经理批复后执行下步工作所有文件发放前必须由总经理核准后方可下发任何文件没有得到总经理批复和核准的都视为无效文件不许下发。本规定即日起执行。档案管理制度图书影像工程规范等相关资料图书由行政部负责管理工程影像资料采集由设计部、生产部、材料部、行政部负责采集与之相关内容任何影像资料必须有图纸、部位、时间、情况说明事前事后同部位变化需明确具体位置、发生和结束时间、具体情况说明(包含数量等)所有部门影像资料收集整理后提交资料室统一归档。专业资料工程资料收集报审、报监、整理、归档工作由项目部负责管理工程结束后交公司资料室统一归档工程施工过程中资料收集工作由工程部负责资料填报工作由各项目部负责(表格统一格式)材料选样、封样由材料部负责材料进场登记、汇总统计工作由各项目部仓库保管员负责由项目部收集材料进场凭证材料部与生产部组织材料进场验收报验工作材料合格证、检验报告等规范所需证件由项目部统一收集整理材料进场必须按验收程序执行(具体按总经理核准的申报验收程序执行)文印管理制度为了加强公司的文件管理特制定本制度。私人资料不得在公司打印、复印或用公司传真机传送以免影响公司的正常工作。打印、复印工作:相关文件由各相关部门及个人拟稿发送到打印机联机电脑进行打印或复印本规定即日起执行。网络使用管理制度公司电脑所有的软件安装统一由行政部指定网络管理员负责不得私自安装其他软件如需安装特殊软件时必须先向行政部申请获准后由网络管理员负责安装员工在自己使用的电脑上不得存储与工作无关的图片、照片等文件公司实行网络限制禁止在工作时间浏览与工作无关的网站。如工作需要可向行政部申请上班期间如发现浏览与工作无关的网页或下载与工作无关的软件一经发现立即取消其上网资格计算机管理制度计算机房应保持清洁卫生经常打扫做到无杂物、无灰尘对设备和附件工具以及软盘等物资做好防潮、防变质等工作。计算机中所有软件均属公司所有任何人不得擅自窃取、复制、转让或出售工作人员应自觉遵守公司保密规定严防泄密事故发生。计算机房不得接待任何客人非工作室工作人员未经领导许可不行擅自进入更不允许动用设备。不得使用非计算机指定的软盘也不得在其它机上使用本计算机指定的备份软盘以防止计算机病毒的侵入。出现计算机故障时如果专业经验不足不得强行处理。应联系销售或生产商的系统工程师以防止故障的扩大避免更大损失。在输入大量数据后切记作好备份防止丢失。若两小时以上不使用计算机应关机。打印机卡纸时应先关机再取出碎纸。未经许可不得更改系统配置不得私自拆卸或装接各种硬件设施。下班时应检查设备是否关机关好门窗关闭电源。会议管理制度为改进作风减少会议缩短会议时间提高会议质量特制订本制度。会议记录分类:各部门会议由各部门负责召开并做好记录整理发放与会单位和人员并提交资料室处存档公司会议由行政部负责记录整理发放与会单位和人员并提交资料室处存档所有会议纪要整理后统一提交资料室处存档。各种会议到会人员要求项目例会:策划部、执行部、采购部主要负责人、各班组主要现场负责人项目工程例会时间根据各项目自身情况另订项目内部会议:策划部、执行部、采购部所有管理人员临时会议:临时组织的会议由组织者通知相关参加人员提前通知行政部配合做会议记录。材料采购会议:策划部、执行部、采购部、行政部主要负责人会议纪律为了确保会议的质量及与会人员时间得到有效控制特制定以下会议制度此制度针对工程例会等大型会议一般讨论会议除外。所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退会议记录人员登记到会情况。事先没有向主持人请假或没有得到同意故意缺席人员每次处罚元。迟到分钟人员处罚元迟到分钟以后的人员取消与会资格并处罚元。主持人和相关人员须在会议前拟定好会议议程等不能毫无准备地召开例会。与会期间不许开小会而影响发言人讲话。所有会议纪要由会议记录员在会议结束后两个工作日内以书面或电子邮件形式发送到各与会人员并将文件(含电子文档)备案。所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。此制度自发布之日起生效。保密管理制度公司情况、公司财务状况、员工工资、人事档案、高层次的会议内容、公司重要文件、信件、资料、邮件等均属保密范畴。凡涉及公司秘密的电报、文件、资料和图表等都要严格登记手续阅办、递送、保管、清理、归档、销毁各个环节都要注意保密。公司或各个部门起草的文件、报告、报表等凡涉及公司秘密的必须在文件第一页加盖保密章或注明ldquo保密rdquo字样。全体员工必须遵守下列规定不该说的机密绝对不说不该问的机密绝对不问不该看的机密绝对不看不该记录的机密绝对不记录不在非保密记录本上记录机密不在私人通讯中涉及公司机密不在公共场所或家属、子女、亲友中谈论机密不在非保密的地方存放机密文件、资料不携带机密文件回家或游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。对新聘用的员工由人力资源与行政部对其进行新员工培训教育。对泄露公司秘密的员工视情节轻重给予行政处罚。如造成公司重大损失者将追究其法律责任。合同管理制度目的和依据为加强项目部的合同管理工作预防、减少和及时解决合同纠纷维护企业合法权益提高经济效益根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定结合公司的实际情况制定本制度。适用范围本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。合同管理原则合同管理必须遵循依法办事预防为主层层把关跟踪监督及时调处维护企业合法权益的原则。签订、履行、变更、解除合同必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章参照有关政策。保守商业秘密管理、参与合同工作的一切有关人员应当为公司保守商业秘密。合同管理职责认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例依法保护本企业的合法权益。制定、修订本公司合同管理制度、办法组织实施合同管理工作。审查合同防止不完善或不合法的合同出现。协助合同承办人员依法签订合同参与重大合同的谈判与签订。做好合同统计、归档、保管工作。监督、检查本公司合同签订、履行情况。宣传合同法和有关法规培训合同管理人员和业务人员、采购人员。依法处理本公司的合同纠纷。制止公司或个人利用合同进行违法活动。按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。合同资料管理档案资料内容下列资料可以作为合同档案:◆谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件◆对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件◆对方当事人履约能力证明资料复印件◆对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件◆我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件◆对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件◆双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料◆登记、见证、鉴证、公证等文书资料◆合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议◆标的验收记录◆交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。合同资料归档、统计与管理项目部所有合同都必须统一编号由行政部妥善保管。合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内应将合同档案资料移交法务部。安全管理制度公司办公的公共区域内禁止吸烟吸烟时请至公司规定地方吸烟不得将易爆物品带入办公区如因工作需要必须向人力资源与行政部报告采取安全措施后将其放置在安全地方无火情时不得乱动人工报警装置或灭火器材离开办公室前将自己的重要文件、贵重物品放入抽屉、文件柜或保险柜并锁好注意无人引导进入办公区的外来人员要主动询问其来公司的目的并及时通知有关人员接待对行为可疑人员可拒绝入内临窗、临门员工在下班前应检查门窗、电源。各员工在下班之前都必须关闭自己区域内的门、窗、电脑、电灯、空调等电器设备。如外出不能回公司的应及时请邻近同事关闭设备或外出前就关闭。最后一位员工晚上在离开办公室前必须巡视整个办公室的门、窗、电器设备及是否还有其他人员加班情况。确认无误后方可离开。下班后不得私自带领非本公司员工进入。物业管理制度办公设备维护日常工作中办公设备出现故障时立即申报行政部由行政部统一安排维修日常饮用水订购叫送、登记、整理归档工作由行政部负责办公区域包括办公桌、办公范围平米内及公共办公区域。要求办公桌整洁干净。桌上无散落纸笔、无与办公无关的物品(小盆植物及个人摆件除外但不宜过多)办公包干区域要求地面整洁干净无果壳纸屑、无杂物堆放。如有办公待用物品请放置于不妨碍他人办公及活动的角落。办公完毕后必须立即处理。公共办公区域以个人轮值方式每日中午及下班前做地面清理。公共办公区域以各部门所占区域划分。餐饮制度公司午餐时间为中午点半至下午点半之间。期间一个小时时间员工可选择自行外出用餐活在公司内用餐。外出用餐的员工必须在下午点半之前回到公司内。在公司用餐的员工用餐后必须将食用后的餐具处理干净。不允许滞留于办公区域内。否则将以罚款元处理。公司造成点开始上班。理论上不允许在上班时间食用早餐。甚至签到后外出购买早餐。但公司本着人性化发展的基准。考虑员工上班交通拥挤走路食用早餐不利于员工健康出台一下暂行条例。①上班签到后不允许外出购买早餐如有发现以迟到论处。②可在茶水间使食用早餐不允许带入办公区域以免影响其他员工的工作。③点半前必须食用完毕并将食物包装丢弃于公司以外的废物箱内。不允许滞留于公司。否则以迟到论处。④以上为暂行办法随公司日渐发展将逐步取消。行为规范①在公司内打电话请尽量放低音量以免影响到其他同事工作。②严禁在工作时间吃零食。③员工指尖和谐相处严禁谩骂、侮辱、污蔑、甚至肢体冲突。如有发现计行政大过一次。情节严重者公司有权解除劳动合同并不给予任何经济赔偿。如在争斗中损坏公司财务当事人应原价赔偿。④公司上班期间男性员工严禁对其他员工进行言语或行为上的性骚扰。如有发现经证实计行政大过一次。情节严重者公司有权解除劳动合同并不给予任何经济赔偿。⑤公司不禁止内部员工谈恋爱。但请将公私分开。工作时间不得有国语亲密的举动。如有感情纠纷请于工作以外时间解决。不得影响到其他同事。⑥公司在职员工不得触犯国家法律法规。如有发生经证实后公司有权解除劳动合同并且不给予任何经济赔偿。

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