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行政工作标准(2014514修改稿).doc

行政工作标准(2014514修改稿)

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2018-05-30 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《行政工作标准(2014514修改稿)doc》,可适用于市场营销领域

连云港兴隆实业集团有限公司行政工作标准二〇一四年五月前言为推进行政制度建设建立规范有序的行政管理体制集团行政人事部在《连云港兴隆实业集团有限公司规章制度汇编》修订版的基础上制订《行政工作标准》。旨在促进集团总部及各所属企业行政工作的规范化、标准化、程序化。本行政工作标准按照内容分为两个部分:第一部分是行政工作标准。主要包括印章管理、证照管理、档案管理、公文管理、计划管理、合同管理、法务管理、车辆管理、接待管理、会议管理、出差管理、网站管理、办公用品管理、工作牌管理、卫生管理、名片印制管理、通讯录管理、文案标准等第二部分是人事工作标准。主要包括岗位编制、招聘录用管理、员工异动管理、出勤管理、劳动合同及薪酬管理等。行政工作标准由行政人事部负责起草、解释。连云港兴隆实业集团有限公司二〇一四年五月目录第一部分行政工作标准第一章印章管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第二章证照管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第三章档案管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第四章公文管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第五章文印管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第六章计划管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第七章合同管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第八章法务管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第九章车辆管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十章接待管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十一章会议管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十二章网站管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十三章办公用品管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十四章办公资产管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十五章工作牌管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十六章卫生管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十七章名片印制管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十八章通讯录管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第十九章文案管理helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip第一部分行政工作标准第一章印章管理第一节印章刻制一、印章刻制流程使用部门rarr《印章刻制申请表》rarr经部门负责人签署意见rarr分管领导审核rarr总裁审批rarr行政人事部联系刻制rarr使用部门办理签领手续。二、工作标准、集团印章由行政人事部负责统一刻制。各所属企业印章由企业行政部门统一刻制。、印章刻制需求部门应提前个工作日填写《印章刻制申请单》报部门审核后提交至行政人事部。、印章管理员接到《印章刻制申请单》后核实申请单内容及审批手续是否完整将原印章收回。并在个工作日内联系公安部门指定刻制单位完成印章刻制工作。、办理机关单位名称变更的原单位印章由行政职能部门收回后经办人需重新刻制新的企业印章。、印章领取后印章管理员在半个工作日内通知申请部门领取印章并办理印章领用登记手续留存印模。印章管理员将申请印章的材料和印模等立卷归档保存。第二节印章使用一、工作流程经办人rarr填写《用印申请单》rarr经部门负责人审核rarr行政人事部核定rarr填写《用印登记汇总表》rarr印章管理人盖章。二、工作标准、印章管理员接到《用印申请单》后核对用印内容及审批手续是否完整并登记《用印登记表》后方可用印。、对一些行文不规范(字迹潦草、有明显涂改痕迹、落款单位不明)的文件资料印章管理员有权拒绝加盖印章。、加盖印章应ldquo骑年盖月rdquo(印章的左边缘与落款日期的年相齐月、日盖在印章的下面)盖章时要用力均匀落印要平衡印泥要适度保证印迹端正、清晰。、经营证照类复印件加盖公章的印章管理员需在盖章处标注该复印件的使用范围并标注ldquo再次复印无效rdquo字样凡二页及二页以上合同文书加盖公章的需同时加盖骑缝章。一律不得在空白纸页、表格、信函、证件上盖章。、特殊情况急需使用印章的由使用人的主管领导电话告知印章管理员说明事由后方可先行用章但公章使用人应在事后半个工作日内补办用印手续。、每月日前印章管理员将《用印申请单》及《用印登记表》移交档案室归档。第三节印章保管、集团公章、合同专用章由行政人事部机要人员保管。公司财务专用章、法定代表人印章由法定代表人指定专人保管。集团党支部印章由党支部指定专人保管。、各部门印章由各部门负责人或负责人指定专人保管未经部门负责人批准不得私自转交他人代管。、印章保管员要建立ldquo印章使用登记表rdquo并按规定程序使用严禁私自交于他人。因事离岗时须指定专人暂时代管。、确因工作需要公章带出公司印章管理人需随同并确保用章的安全。、机构撤销等原因停止使用原印章时使用部门必须将原印章上交行政人事部存档印章管理人按规定移交档案室。第二章证照管理一、工作流程(一)借阅流程:需求部门rarr填写《证照借阅登记表》rarr经档案管理人核定rarr办理证照借阅。(二)年检流程:证照管理员rarr办理证照年检rarr证照归档。二、工作标准、档案管理员负责集团总部和连云港所属企业证照的借阅、年检工作。、借阅人提出借阅需求档案管理员应核实《证照借阅登记表》登记的时间、借阅人、用途等内容。、证照借阅时间一般不超过一周。档案管理员每个工作日核对《借阅登记表》超出借阅期限没有归还的督促借阅人归还证照需延长借阅时间需办理续借手续。、凡使用证照复印件的档案管理员应在复印件关键处注明ldquo再次复印无效rdquo印章并注明复印件的使用范围。、证照归还时档案管理员应认真检查证照完好性如出现损坏或丢失应及时向主管领导汇报并在损坏或丢失个工作日内修复或申请补办手续。同时追究证照借阅人责任。、每年月办理证照年检手续。证照包括(营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开发资质证、社会保险证及其它企业合法所需的各种证照)。、证照管理员每年要及时根据各所属企业注册地点范围、分阶段、分区域办理年检工作。准备年检所需的各种资料避免延误。、证照年检材料报送后证照管理员及时跟进年检进度、年检结果。对于需要补充材料的应及时予以补齐。年检结束后的个工作日内移交至档案室存档。、证照管理人因工作需要而调动岗位时应填ldquo证件移交清单rdquo移交人和接交人在证照清单核对无误后签字确认。证照移交时行政部门负责人为监交人。第三章档案管理一、工作流程(一)借阅流程:借阅人rarr填写《档案借阅登记表》rarr档案管理员核定rarr档案归还。(二)归档流程:相关部门rarr按归档要求定期归档rarr档案管理员核实rarr归档完毕。(三)销毁流程:档案管理员rarr依据档案保管时间rarr定期整理档案rarr废旧档案rarr登记造册rarr申请销毁。二、工作标准、档案室管理员负责档案的借阅、归档、销毁工作。、档案管理员凭《档案借阅登记表》借阅档案。借阅机密档案者需经行政副总裁批准借阅绝密档案者需经总裁批准档案借阅时间一般不超过一周。、档案管理员每个工作日核实《借阅登记表》超出借阅时间未归还者档案管理员督促借阅人归还如需延长借阅时间借阅人需补办续借手续。、档案在借阅期间出现丢失借阅人应立即报档案管理员。档案管理员在接到报失档案周内重新补办档案对于难以补办的档案应立即报告主管领导。、借阅人员归还档案时档案管理员应认真清点核对检查案卷有无损坏、遗失。、对于移交档案室的文件资料归档人应填写《归档登记表》档案管理员需仔细核对确认无误后双方签字移交。、每年月初机关部门、所属企业应整理上一年度形成的档案集中移交档案室。移交时归档人和档案管理员需办理交接手续。档案管理员对归档的文件资料进行全面清点检查交接双方应认真核对移交清册经确认后履行签字手续移交清册双方各留一份备查。对于内容不全的档案管理员有权要求归档人补齐。、电子文档应随纸质文件一并存档。纸质文件归档时档案管理员根据档案年份编制文件目录并将归档文件分类存放于档案柜内。电子文件归档时档案管理员应将电子文件刻制光盘注明光盘内容、年限、部门。、纸质文件应装入档案盒内归档非纸质文件应注明文件类别指定某个区域存放归档。档案存放时档案管理员根据归档文件的年限依次存档。、档案管理员每年月整理档案保存期限凡超出档案保管期限内的或期限未满但已无继续保存价值的档案登记造册申请销毁。、档案销毁前档案管理员填写《档案鉴定表》经部门负责人审核报集团领导审批经鉴定确无保存价值的档案方可销毁。、档案销毁时必须化为纸浆或焚毁不准出卖或做它用。《档案销毁清单》和《档案鉴定表》应归档保存。第四章公文管理第一节收文程序一、工作流程外来文件rarr行政人事部签收rarr载入《收文登记薄》rarr填写《收文处理笺》。二、工作标准、集团一切外来文件统一由行政人事部签收。签收文件时应核对文件数量、封皮是否拆分是否破散检查无误后方可签收。、文件签收后分钟内签收人填写《收文登记薄》注明来文时间、来文事项、来文性质、来文要求。、重要文件在收文分钟内填写《收文处理笺》并将所收文件附后经行政负责人提出拟办意见报分管领导阅示。、重要类传真应留存复印件归类存档。、《收文处理笺》批办的转交承办人。承办人要及时办理办理结果应及时报告批办人。、《收文处理笺》批办后需要传阅的行政人事部填写《文件传阅单》组织传阅传阅时间一般不超过个工作日文件传阅后按分类存档。、其他部门文件文件登记后移交相关职能部门处理。范围不明的文件不涉及公司范围的由行政人事部妥善处理。第二节发文程序一、工作流程拟稿人rarr部门负责人审核rarr集团领导签发rarr行政人事部编写文号rarr印发rarr存档。二、工作标准(一)文件起草标准、以集团总部名义对内发出的行政公文由行政人事部拟稿、用印、印发。机关部门以集团名义对外发出的公文由部门自行拟稿报集团领导审批将电子文稿交行政人事部印发。、集团综合性文稿(决定、报告、通报、总结)由行政人事部负责人组织起草。对多部门联合发文的提前与相关部门协商取得一致意见后方可行文。(二)文件审批标准、对内发文:()拟稿时限:一般性文稿半个工作日内完成重要文稿个工作日内完成重大文稿天内完成。()拟稿经部门负责人审核无误后填写《公文审批单》报分管领导审核、总裁审批。在《公文审批单》审核后半个工作日内完成公文编号、打印、用印、分发、归档工作。、对外发文:()拟稿人在接到对外发文通知半个工作日内拟定初稿需调研的文稿日内完成初稿经部门负责人审核无误后填写《公文审批单》报分管副总裁审核、总裁审批。()《公文审批单》审批后拟稿人办理用印手续并将《公文审批单》及文稿原件提交行政人事部归档。第五章文印管理、集团行政人事部打印机、复印机由行政人事部负责维护、管理。机关各部门打印机、复印机由各部门指定专人管理。、凡使用行政人事部打印机打印文稿的应由行政人事部专人操作。、复印文件时根据文件的轻重缓急统一复印。复印单页文件时可直接复印。复印二页以上文件的应将文稿装订针拆卸后单页复印。、复印文件发生错误时需要重新复印的应将错误报告销毁调整复印格式后重新复印。复印非重要文件产生的废弃纸张文印人员应将废弃纸张保留以便再次使用。、复印内部文件需双面双印。复印草稿文件时可使用单面完整的废弃再生纸张复印。复印文件时禁止使用非复印纸或已经皱折、超出复印尺寸的纸张。、复印文件卡纸时打开右边侧门取出纸张。查看纸张是否完整如果残缺请仔细查找纸张剩余取出剩余纸张后关严右边侧门。、复印机需要添加粉末时及时联系供货商予以补充。私人材料不得在公司打印、复印。、打印二页以上文稿时在打印范围内点击文稿的奇数页码。当面文稿打印后点击文稿的偶数页码实现文稿双面打印。打印草稿文件应选择废弃的可再次使用的纸张打印。、文稿打印时如出现卡纸时应立即停机并将废弃纸张取出销毁。第六章计划管理一、工作流程各部门、企业报送工作计划rarr行政人事部汇总rarr分管副总裁审核rarr总裁审批。二、工作标准、行政人事部每月日下班前收集机关部门、所属企业书面报送和电子稿发送的月工作总结和月工作计划并核对报送材料是否规范。对于报送内容不齐全的责成报送单位补齐。、行政人事部收齐报送材料个工作日内汇总并形成集团公司月工作总结、月工作计划。总结内容包括:机关部门、各所属企业经济指标完成情况、本月未完成工作及未完成原因、本月重点工作完成情况等计划内容包括:机关部门、各所属企业经济指标、弥补上月未完成工作、本月重点工作等。、计划总结汇编后应填写《公文审批单》附机关部门、所属企业计划总结材料经部门负责人签署意见后报总裁审批。、批复后集团公司的计划总结送集团领导每人一份档案室存档一份。机关部门的计划总结发该部门所属企业的计划总结发该企业。第七章合同管理一、工作流程、经办人rarr填写《合同审议单》rarr经部门负责人确认rarr行政人事部法务人员签署意见rarr财务部签署意见rarr分管副总裁审核rarr总裁审批。、经办人rarr填写《合同审批单》rarr经部门负责人确认rarr分管副总裁审核rarr总裁审批。二、工作标准、印章管理员接到《合同审批单》或《合同审议单》后核对审批手续是否完整并登记《合同章使用登记表》后方可用印。、对用印手续不完整的印章管理员拒绝加盖印章。、合同用印完毕印章管理人留存《合同审批单》或《合同审议单》复印件一份并于每月日将《合同审批单》或《合同审议单》复印件及《合同章使用登记表》移交至档案室存档。第八章法务管理一、工作流程(一)案件受理流程:立案rarr案件受理rarr开庭rarr判决rarr执行。(二)合同审核流程:合同受理rarr审核合同法律范围rarr签署意见。(三)法律咨询流程:法律咨询受理rarr解决方案。二、工作标准(一)案件工作标准、集团机关部门、所属企业涉及经济案件或纠纷合同的审核、法律问题可提交集团行政人事部法务人员处理、解答。、法务人员负责重大案件的受理、诉讼、开庭等一系列工作。法务人员接到案件时应仔细分析案件来源、缘由并咨询集团法律顾问。、法务人员接到案件个工作日内完成诉讼材料重大案件需在一周内完成诉讼材料。、案件受理后法务人员准备案件相关材料开庭前分钟内到达开庭现场与法院沟通案情。、案件需要二次开庭的在第一次开庭结束后个工作日内寻找新的法律证据为下次开庭提前准备。、重大案件开庭后个工作日内必须将案件进展、动态报集团主管领导。、案件判决结果应在宣判后的半个工作日内报主管领导。如案件办理完结须将案件资料存档。(二)合同审核标准、法务人员负责集团公司经济合同、工程合同、租赁合同、销售合同等合同审核。法务人员应当对重要合同或重要问题出具书面法律意见。、合同标的在万以上的法务人员应在接到合同后个工作日内完成审核工作。合同标的在万以下的法务人员应在接到合同后个工作日内完成审核工作。合同标的在万以下的法务应在接到合同后半个工作日完成审核工作。遇多份合同招标文件同时会审的审核时间可相应延长。、法务人员应审核合同的合法性和严谨性对于合同内容条款需要调整的提出调整方案。(三)法律咨询标准、法务人员应当认真履行职责主动为业务部门提供法律服务。、法务人员提供法律咨询服务可以采取口头形式也可以采取书面形式但对重要法律问题必须出具书面法律意见书。、法务人员接到所属企业提交的需研究、处理或协助办理的重要法律事务后可出具拟办意见或组织有关部门共同协商拟办意见报集团分管领导批准后及时作出书面答复。、法务人员应及时给予咨询人法律意见。咨询问题超出法务范畴的法务人员应并在半个工作日内答复咨询人并将咨询事项记录登记。第九章车辆管理第一节车辆使用一、工作流程需求部门rarr填写《车辆派车单》rarr部门负责人确认rarr行政人事部核定rarr车辆使用。二、工作标准、集团公司公务车辆、专车由行政人事部统一管理。、驾驶员凭《派车单》出车。突发性临时用车的驾驶员接到派车人通知后方可出车。返回公司后出车人补填《派车单》交驾驶员驾驶员将出车里程数记录登记。、驾驶员接到用车指令后根据季节变化(冬季℃以下、夏季℃以上)需提前五分钟开启车内空调做好出车准备。、驾驶员出车前应详细记录当前里程数、出车时间。到达目的地后车辆熄火停放。如冬、夏季出车可到办理事务区域等候不可启动车辆打开车内空调。、驾驶员根据《派车单》目的地出车不得私自超出出车范围。返回公司分钟内记录返回时间、返回时车辆里程数。并电话向派车人报告已返回。、驾驶员每月月初上报驾驶车辆的月里程数、加油金额、出车单(当月汇总)及维修保养金额。、驾驶员无出车任务时在办公区域等候。下班后将车停放指定位置除单位特批出车晚上九时后返回的车辆方可开回住所。第二节车辆保养一、工作流程车辆驾驶员rarr填写《车辆保养申请单》rarr经部门负责人确认rarr车辆保养rarr保养记录。二、工作标准、驾驶员应在每个工作日上班前分钟将驾驶车辆清洗干净。每天对车辆进行基本检查检查内容包括水箱、油箱、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等。、驾驶员应记录车辆的保养时间在车辆保养到期天内填写《车辆保养申请单》经部门负责人确认后报财务部申请借款。、车辆送至S店保养保养结束分钟内驾驶员记录车辆保养时间、范围等相关信息。第三节车辆维修一、工作流程车辆驾驶员rarr填写《车辆维修申请单》rarr经部门负责人确认rarr车辆维修rarr维修登记。二、工作标准、驾驶员每周定期检查车辆易维修部件。车辆需要维修时填写《车辆维修申请单》注明维修事项、维修范围、维修金额。维修金额在元以下的由部门负责人确认维修金额在元以上的报分管领导审核维修金额在元以上的报总裁审批。、驾驶员领取审核后的《车辆维修申请单》至财务部申请借款。并将维修车辆送往定点维修点(S店)维修。根据维修范围、维修时间、定点取车。、车辆在外地使用过程中出现故障需要维修时驾驶员应电话告知部门负责人经部门负责人同意后方可维修。返回公司半个工作日内补填《车辆维修申请单》。第四节油料管理、集团公务车加油统一使用车辆加油卡加油地点统一为中国石化加油站。、车辆加油卡由行政人事部统一管理。根据公务车的百公里油耗标准核定用油量建立一车一档并对车辆油耗进行年度核算。、车辆需要加油时驾驶员应提前半个工作日至行政人事部领取加油卡。加油时驾驶员应拍照记录加油金额加油公升、加油余额加油前公里数。返回公司后立即将加油卡归还行政人事部并填写《车辆加油登记表》将加油拍照信息逐一登记。、公务车出差时驾驶员应提前半个工作日领取车辆加油卡。出差返回公司后立即归还并填写车辆加油记录。、公司加油卡除公务车加油外不得对外借出。如特殊情况需要外借需经分管领导批准后方可借出。、加油卡管理员应做好计划及时补足加油卡金额。每月月初车辆管理人员需将单车油耗数和行驶公里数进行汇总计算出百公里油耗分析油料消耗情况。第十章接待管理一、工作流程(一)日常接待流程:来访人员rarr行政接待rarr接待引领rarr接待服务rarr接待结束。(二)公务接待流程:需求部门rarr填写《招待申请单》rarr分管领导审核rarr总裁审批。二、工作标准、集团行政人事部为行政接待、公务招待归口管理部门。、行政人员负责行政日常来访接待。当客人进入公司后行政人员应起身迎接面带微笑致意询问客人是否预约。临时来访人员接待人员应询问来访目的来访人员身份立即通报相关领导。如客人事先预约电话联系预约领导。将来访客人带至相关领导办公室或行政人事部稍候主动看座倒茶。、接待重要客人需要准备水果的提前小时购买水果并摆放领导办公室。领导会客期间接待人员及时至办公室添加茶水。、来访人员离开公司后接待人员须立即至领导办公室整理茶水及茶具、烟灰缸。、行政人事部接到公务招待通知或《公务招待单》后应在十分钟内预定饭店并领用酒水。、招待地点一般安排在集团定点签约单位。特殊情况可安排其他场所由招待部门现金结算。第十一章会议管理第一节会议管理一、工作流程需求部门rarr填写《会议室使用登记表》rarr行政人事部核实rarr会前准备rarr会场布置rarr会中服务rarr会后整理。二、工作标准集团行政人事部负责集团总部的会议管理。会议由召集人或召集部门主办行政人事部承办会务工作。集团总部会议主要包括:年度经营管理工作会议、总裁办公会议、部门会议及其他专项会议等。(一)年度经营管理工作会议、行政人事部负责人拟定年度经营管理工作会议策划书(策划书包括:会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议议题、会议议程、费用预算等)填写《公文审批单》报分管领导审核、总裁审批。、审批后的《公文审批单》行政人事部根据会议召开时间提前周拟定会议通知报批。、行政人事部收集各单位报送的会议材料包括但不限于:各单位年度工作总结及存在问题、解决措施分析各单位当年经营目标责任合同、管理目标责任合同的执行情况各单位次年各项经济指标的拟定、各项经营管理措施的拟定各单位次年机构设置、人员定编、岗位调整、薪资调整等。、行政人事部根据会议时间提前周联系广告公司制作横幅并在会议前个工作日悬挂指定位置提前个工作日摆放台牌提前个工作日预定鲜花在会议开始前半小时摆放主席台和主持台会议前天调试音响、话筒根据参加人数提前个工作日摆放会议桌椅。会议开始前分钟内准备饮用水和茶杯。、行政人事部指定专人做好会务工作会务人员负责维护会议纪律并做好会议签到、会议记录、会议拍照、音响调试、会议用水等工作。、会议结束后个小时内会议管理员通知保洁人员并协助撤下会议横幅、台牌、鲜花、水果关闭电源、门窗将桌椅归位。(二)总裁办公会议、总裁提出召开总裁办公会议行政人事部根据会议召开时间、十分钟内通知参会人员。、行政人事部根据会议召开时间提前半个工作日准备会议室并指定专人负责会议记录。、行政人事部指定专人做好会务服务工作会议结束后会务人员通知保洁清扫会议室。(三)部门会议(工程会议、财务会议、行政会议、其他专项会议)、部门使用会议室需提前个工作日填写《会议室使用登记表》如有特殊需求需在备注里说明。、会议组织部门负责准备会议材料行政人事部负责会务服务工作。如需行政人事部协助配合须提前半个工作日告知行政人事部。、行政人事部根据《会议室使用登记表》时间提前个工作日通知参会人员。提前半个工作日准备会议所需物品。提前分钟准备会议签到表、准备录音笔茶杯及饮用水。、会议结束后行政人事部通知保洁人员清扫会议室。第二节会议纪要管理一、工作流程记录人员rarr记录会议内容rarr经部门负责人确认rarr分管领导审核rarr报总裁审批。二、工作标准、集团总部会议记录由集团行政人事部负责。各所属企业会议记录由企业行政人事部负责。、会议记录人员应在会议开始前分钟携带录音笔、笔记本至会议室记录会议议题、会议内容。、会议记录人员统一使用固定版本的《会议纪要》表格内容包括会议名称、会议地点、会议时间、与会人员、缺席人员、主持人、记录人、议题、主要内容。、总裁办公会议结束后次日上午完成会议纪要书写工作。经营管理工作会议、机关部门会议纪要需在会议结束后个工作日内完成书写工作。、会议纪要书写应简明扼要文字干净利落注意有无病句或措辞不当及错别字。、记录人员拟定会议纪要后发电子文档报部门负责人审核。审核无误后填写《公文审批单》由部门负责人签署意见报分管副总审核总裁审批。、审核后的《公文审批单》会议记录人员在分钟内完成会议纪要的打印、印发、归档。第三节会议室管理一、工作流程提出会议室需求rarr会议室使用rarr会议室归还rarr管理员检查。二、工作标准、集团行政人事部为集团会议室归口管理部门。各所属企业会议室由企业行政人事部负责统一管理。、行政人事部指定专人负责会议室日常维护管理包括但不限于卫生、照明、空调、设备的使用、桌椅的摆放。、会议室配置的桌椅、设备未经管理员允许不得随意搬动挪用。、机关单位提出使用会议室时会议室管理员应与使用部门进行会议室交接检查会议设备。、会议室使用完毕后管理员应立即检查会议室机器设备及办公设备是否缺失、损坏。如出现损坏或缺失立即报部门负责人。、会议结束后分钟内通知保洁人员清扫会议室并协助撤下会议横幅、台牌、鲜花、水果关闭电源、门窗将桌椅归位。第十二章网站管理、集团网站管理技术支持由网隆科技负责各所属企业网站管理技术支持由持有资质的的机关单位负责。、集团网站及各所属企业网站的日常管理及维护由各单位行政人事部指定专人负责。、网站管理员负责更新网站资讯、上传企业最新信息、维护网站的运行。网站应实时更新主动联系所属企业、业务部门当月的最新资讯在各类活动或信息资讯产生的个工作日内将最新信息配以文字配以图片形式上传公司网站。、栏目管理员发布各类活动文档或信息文档时应审阅文字的正确性在确保正确无误后方可上传网站。、集团网站文稿统一采用号宋体字文件上传时应根据文件的类别性质分门别类上传。不允许将文件信息混乱上传。、栏目管理员在发现网站出现故障时应立即向网隆科技寻求技术支持及时将故障排除。第十三章办公用品管理一、工作流程(一)申购流程:需求部门rarr填写《申购单》rarr经部门负责人确认rarr行政人事部核准rarr分管领导审核rarr总裁审批。(二)采购入库流程:采购人rarr办公用品入库rarr入库人员核准rarr信息录入。(三)领用流程:领用人rarr填写《办公用品领用单》rarr经部门负责人确认rarr行政人事部核准rarr办理领用。二、工作标准、集体总部及连云港所属企业办公用品统一由集团行政人事部负责采购、发放、管理。、异地所属企业办公用品由企业办公室负责采购、发放、管理。、集团行政人事部每月日汇总机关单位申购单经部门负责人签署意见报领导审批。、采购人员领取审核后的《申购单》办理预借款手续并在借款后的一个工作内日完成采购工作。、物品采购半个工作日内办理物品入库手续。入库人员核实物品无误后在半个工作日内打印办公用品入库单经办人确认后报行政负责人审核。采购人凭入库单及采购发票于半个工作日内办理报销手续。、每周一下午机关单位统一领用办公用品。并填写《办公用品领用审批表》经部门负责人同意集团行政人事部(企业办公室)负责人审核方可领用。、办公用品管理员按领用定额标准发放。新入职人员:初次领用办公用品定额标准为元。集团领导班子成员、所属企业总经理:每人每月定额标准元月。机关中层及以下人员、企业总经理以下人员:每人每月定额标准元月。、办公用品管理员打印《出库单》领用人签字后报行政人事部负责人审核。第十四章办公资产管理一、工作流程(一)申购流程:需求部门rarr填写《申购单》rarr经部门负责人确认rarr行政人事部核准rarr分管领导审核rarr报总裁审批。(二)入库流程:采购人rarr办理入库手续rarr资产管理员核实资产信息rarr标注资产编码rarr明确资产责任人。(三)领用流程:领用人rarr办理领用rarr经部门负责人确认rarr行政人事部核准rarr办理领用。(四)移交流程:需求部门rarr固定资产移交rarr资产管理员核实rarr办理转移手续。(五)维修流程:使用部门rarr填写《固定资产维修单》rarr经部门负责人确认rarr行政人事部核实rarr办理维修手续。(六)报废流程:行政人事部填写《资产报废单》rarr行政负责人核实rarr经财务部门审核rarr报分管领导审批。二、工作标准、集团公司行政人事部负责办公资产购买、发放管理。、各所属企业超过元以上资产购置必须经集团总部审批后方可办理。、机关单位申购固定资产需填写《申购单》报批。行政人事部根据《申购单》填写《资产比价单》经部门负责人签署意见后报领导审批。采购人凭《申购单》及《资产比价单》在半个工作日内办理预借款手续。、采购员联系产品供货商预约产品型号、产品规格、及送货地点并在一周内完成送货及安装。、资产到货半个工作日内采购员办理办公资产入库手续。资产管理员核对资产型号、规格、价格并根据资产发票打印资产入库单由经办人确认报行政负责人核准。、固定资产为大宗物品时可直接将办公资产运送至申购部门。固定资产为办公设备、电子设备及仪表仪器时物品需运送至集团行政人事部。、固定资产入库半个工作日内资产管理员应对资产进行贴标。固定资产贴标后半个工作日内资产管理员通知申购部门办理资产领用手续。、采购员凭入库单及采购发票在半个工作日内办理费用报销手续。、固定资产领用时管理员打印资产领用单并明确资产责任人由领用人签字确认后经部门负责人审核后报行政负责人核准。、办公设备、电子设备及仪器仪表设备办理领用时资产管理员应配齐其设备的附属配件(插排、网线、路由器等)。、需求部门提出固定资产移交资产管理员应在部门提出移交分钟内核实移交物品、移交对象。、移交物品为个体物品时资产管理员应在分钟内核实物品的完好性。移交物品为全部个人资产时资产管理员在十五分钟内核实物品是否缺失及完好。、移交物品有直接交接人时资产管理员配合交接人清点所有移交物品并办理移交手续。移交物品无直接交接人时资产管理员指定移交部门其他人员为交接人并办理移交手续。、资产管理员打印资产移交表由移交人和交接人确认经部门负责人核实报行政负责人审核。、固定资产需要维修时使用部门提前办个工作日填写《固定资产维修单》注明维修事项、维修范围等经部门负责人确认报行政负责人核实。、资产管理员根据《固定资产维修单》内容在半个工作日内联系维修单位上门维修。资产维修完好后资产管理员在半个工作日内通知使用部门领用。、固定资产无法修复时资产管理员应在个工作日内填写《资产报废单》注明部门、资产总价、折旧价等经行政负责人核实财务部审核报分管领导审批。、资产管理员根据《资产报废单》内容联系相关回收单位办理资产报废并打印报废单据报行政负责人核实。第十五章工作牌管理一、工作流程工作牌制作rarr工作牌领用rarr工作牌发放rarr工作牌管理。二、工作标准、集团行政人事部负责工作牌统一制作、发放与管理。、集团全体员工统一配发工作牌试用期员工配发普通工作牌。、工作牌内容应包含员工员工姓名、部门、编号、一寸白底彩色照片。工作牌统一购买白色卡片将卡片及卡片内容交与广告公司制作。行政人事部根据卡片使用范围设置卡片门禁功能。、试用期员工工作牌联系廊桥文化公司制作打印工作牌式样后填写员工信息试用期员工签字领用。、工作牌制作应在周内完成并通知需求部门领取。员工工作牌申请补办费用由员工承担支付采用现金方式。、员工办理入职时领用普通工作牌转正时行政人事部配发正式工作牌。、集团机关中层、所属企业中层以上人员工作牌含有门禁功能。、集团机关、所属企业中层及以上管理人员配发橙色工作牌。集团机关、所属企业中层以下人员配发蓝色工作牌。临时工、季节性员工、食堂工作人员不纳入工作牌发放范围。、集团行政人事部每月日统计转正及补办工作牌数量联系广告公司制作。、员工离职时需归还工作牌。属于辞职的员工需承担工作牌制作费的百分之五十属于辞退的员工不承担工作牌制作费用。第十六章卫生管理一、工作流程卫生管理员rarr卫生检查rarr检查落实rarr检查登记。二、工作标准、集团总部公共区域、总裁办公室、副总裁办公室卫生由集团保洁人员清洁打扫。各所属企业区域卫生由企业负责。部门办公区域卫生由部门人员负责。、行政人事部指定专人负责卫生检查、管理工作。、保洁人员应提前小时到岗小时内清扫整理总裁、副总办公室及公共区域卫生。各部门人员应提前分钟到岗分钟内清扫办公室卫生。、公共区域卫生包括走道、电子门、楼梯及扶手、垃圾桶、大会议室、小会议室、卫生间。走道应每个工作日清扫、拖遍电子门每个工作日清洁次楼梯及扶手每个工作日打扫次公共区域垃圾桶每个工作日清空次。大会议室、小会议室每个工作日清扫次。、各部门卫生应每个工作日清扫次包括:办公桌椅、沙发、地面(拖遍)等。、卫生管理员编制《办公区域卫生检查表》内容包括检查项目、检查时间、检查要求、检查结果、检查区域等。每个工作日检查各区域卫生并将检查数据登记记录。、检查过程中发现未按规定清扫或清扫不合格的立刻通知保洁人员打扫。发现各部门办公室卫生打扫不合格通知部门人员及时整改。、《办公区域卫生检查表》每月初报部门负责人审核并存档。第十七章名片印制管理一、工作流程需求人rarr填写《名片申请单》rarr部门负责人签署意见rarr行政人事部核定rarr名片印制。二、工作标准、集团总部名片印制由集团行政人事部负责。各所属企业名片印制由企业行政部门负责。、名片印制需填写《名片申请单》注明姓名、电话、个人邮箱经部门负责人签署意见后报行政人事部核定。、行政人事部核对信息确认无误后联系有资质的单位印刷(廊桥为合作单位)。、名片印制报送个工作日内完成并通知申请人登记领取。第十八章通讯录管理、集团公司、所属企业通讯录模板由集团行政人事部统一编制。各所属企业按固定模版编制。、机关单位每月日前将最新通讯录上报集团行政人事部备案企业中层及中层以上人员手机号码变更需在内上报。、行政人事部将整理后的通讯录上传集团群共享便于企业员工下载。第二十章文案工作标准一.公文行文规范集团内部通用公文有种:通知、请示、决定、纪要、通报、报告等对外公文有种:报告、函、新闻稿。(一)行文标准、标题:一般用号宋体字分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称长短适宜间距恰当标题排列应当使用梯形或菱形。、正文:一般用号仿宋体字每个自然段左空字回行顶格。文中结构层次序数依次可以用ldquo一、rdquoldquo(一)rdquoldquo、rdquoldquo()rdquo标注一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。、附件:如有附件在正文下空一行左空字编排ldquo附件rdquo二字后标全角冒号和附件名称。如有多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如ldquo附件:、XXXXXrdquo)附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排并在版记之前与公文正文一起装订。ldquo附件rdquo二字及附件顺序号用号黑体字顶格编排在版心左上角第行。附件标题居中编排在版心第行。、发文机关署名:单一机关行文时在正文(或附件说明)下空一行右空字编排发文机关署名在发文机关署名下一行编排成文日期与发文机关署名居中对齐。、成文日期中的数字:用汉字数字将年、月、日标全年份应标全称零应写为ldquo〇rdquo。、页码:一般用号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下数字左右各放一条一字线一字线上距版心下边缘mm。单页码居右空字双页码居左空字。公文的版记页前有空白页的空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时页码应当连续编排。(二)行文规范、以集团名义行文的文件()文件编号:集团所有红头文件由集团行政人事部文秘岗统一编号。红头文件含:涉及公司决策、行政、管理、规范等事务公文涉及人事任免、人员调整、岗位变动等人事文件。()秘级:字体为号楷体文件等级分:绝密、机密、秘密三类。如属保密文件应标出该文件秘密等级。()发文字号:号楷体由单位代字年份顺序号组成(连兴集政字第号)。()主题词、抄报、送标题均为号黑体字主题词内容为号黑体间隔字抄报、送内容为号宋体印发部门及印制份数为号宋体。、签发流程()以集团名义编号下发的法规性文件、有关公司机构人事文件某管理专业领域的法规性文件有关集团工作指令性文件和以集团名义向外单位报送的业务性文件资料经分管副总裁审核后由董事长签发。()业务领域的管理类文件由分管副总裁签发。二、公文写作格式及要求(一)通知的写作格式通知是下行文要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性是告知立即办理、执行或周知的事项。、标题:制发机关+事由+通知。、正文:()通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如ldquo为了解决timestimestimes的问题经timestimestimes批准现将timestimestimes具体规定通知如下。()通知主体:写出通知事项分条列项条目分明。、结尾(三种写法):()意尽言止不单写结束语。()在前言和主体之间如未用ldquo特作如下通知rdquo作为过渡语结尾可用ldquo特此通知rdquo结尾。()再次明确主题的段落描写。(二)请示的写作格式请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。、标题:制发机关名称+事由+请示。、正文:()请示的原因:陈述情况阐述理由讲情必要性和可能性最后用ldquo为此请示如下rdquo。()请示的事项:写明请示要求如请求物资要写明品名、规格、数量请求资金要写明金额。、结尾语:多用ldquo上述意见是否妥当请指示rdquo。ldquo特此请示请予批准rdquoldquo以上请求请予审批rdquoldquo以上请示请予批复rdquoldquo以上请示如无不妥请批转各部门执行rdquo等语。注意事项:一文一事一个主送机关逐级请示。(三)决定的写作格式决定是集团及所属企业对某些重大问题或重要事项经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。决定除会议作出外也可以由集团及所属企业制发。决定一般由标题和日期、正文、结尾三个部分组成。、标题和日期决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和文种三项内容。在决定事由前一般以关于连结。决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的日期。它写在标题之下外用括号。重大法规性的决定还需注明通过该决定的机关、日期和生效日期。文末不再注明。、正文决定的主体部分也就是正文。其篇幅长短由内容多少决定。一个篇幅较长的决定其内容通常包括两层意思:一层是说明形势和有关情况作出决定的目的与意义另一层是说明决定的具体事项落实决定的政策、措施和要求等等。篇幅较长的决定正文在结构上可分为开头、主体、结语三部分。开头。这一部分一般用一个自然段落用特决定如下或特做如下决定与主体部分衔接。开头主要用以说明目前形势分析或阐述做此决定的原因目的及意义。其语言要求简洁、概括性强。主体。表达决定的具体内容。因为它是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则所以要求写得明确、具体、详尽。这一部分的表达方式常采用条文式写法在这些表现具体内容的条、项之间可以是明显的并列关系也可以是明显的递进关系无论何种关系都一定要形成完整、严谨、清晰的整体。主体部分也可用简述式写法对所决定的事项作出直接公布。结语。在这一部分中提出希望、号召和要求。、结尾在决定的正文之后可写本决定自发布之日起施行通常不写成文日期和发文单位。见诸报刊时可在文末署发文机关名。(四)函的写作格式函的类别较多从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:、首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。、正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。、结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题或请对方及时复函或请对方提出意见或请主管部门批准等。、结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项选择运用不同的结束语。如ldquo特此函询()rdquo、ldquo请即复函rdquo、ldquo特此函告rdquo、ldquo特此函复rdquo等。有的函也可以不用结束语如属便函可以像普通信件一样使用ldquo此致rdquo、ldquo敬礼rdquo。、结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称写明成文时间年、月、日并加盖公章。(五)会议纪要的写作格式、会议纪要是根据会议的宗旨和要求写成的,要准确地反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等。会议纪要可以作为向上级机关汇报之用,也可以作为文件向有关单位和下级机关分发。会议纪要可以交流信息、交流经验,对于本单位和下级机关来说,可以作为解决问题、指导工作的依据,并有

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