特区政府公文写作手册

政府公文寫作手冊 總論 法定語文事務署 ㆒九九七年  版權所有　未經許可　請勿複製 Copyright reserved - reproduction by permission only 前　言前　言前　言前　言 《 ㆗ 華 ㆟ 民 共 和 國 香 港 特 別 行 政 區 基 本 法 》 第 九 條 規 定 ： “香 港 特 別 行 政 區 的 行 政 機 關 、 立 法 機 關 和 司 法 機 關 ， 除 使 用 ㆗ 文 外 ， 還 可 使 用 英 文 ， 英 文 也 是 正 式 語 文 。 ” 公 務 ㆟ 員 與 外 界 溝 通 時 ㆗ 英 並 用 ， 還 是 只 用 ㆗ 文 或 英 文 ， 要 視 乎 實 際 需 要 和 受 文 對 象 的 慣 用 語 文 而 定 。 至 於 政 府 內 部 的 溝 通 ， 已 逐 漸 多 用 ㆗ 文 ， 直 接 用 ㆗ 文 撰 寫 公 函 和 草 擬 文 件 的 公 務 員 越 來 越 多 ， 他 們 希 望 有 更 多 參 考 資 料 。 本 署 為 了 配 合 公 務 員 的 需 要 ， 免 得 他 們 各 師 各 法 ， 所 以 整 理 了 公 文 規 格 ， 把 各 類 常 用 公 文 的 格 式 體 例 和 常 用 辭 彙 加 以 規 範 ， 又 廣 舉 示 例 ， 匯 集 參 考 資 料 ， 作 為 公 文 寫 作 的 依 據 。 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》 臚 列 的 格 式 、 用 語 和 準 則 ， 都 盡 量 簡 化 與 劃 ㆒ ， 配 合 最 新 發 展 ， 取 代 先 前 發 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 或 內 部 傳 閱 的 指 引 。 手 冊 所 載 示 例 ， 部 分 以 真 實 的 公 文 作 藍 本 ， 部 分 為 說 明 不 同 情 況 而 特 別 撰 寫 或 改 寫 ； 讀 者 處 理 公 務 時 ， 務 請 查 核 相 關 的 政 府 規 例 ， 根 據 實 際 情 況 來 確 定 內 容 。 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》 試 行 本 各 分 冊 分 別 在 過 去 十 多 個 月 完 成 。 在 政 府 內 部 試 用 以 來 ， 不 但 得 到 公 務 員 給 予 意 見 ， 也 得 到 ㆒ 些 大 學 老 師 斧 正 ， 本 署 謹 此 致 謝 。 現 今 正 式 印 行 的 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》 除 了 參 照 部 分 意 見 修 訂 外 ， 也 改 寫 了 部 分 內 容 ， 修 訂 了 ㆒ 些 機 構 名 稱 和 政 府 機 關 首 長 職 銜 ， 以 切 合 實 際 需 要 。 手 冊 內 文 如 有 不 足 謬 誤 之 處 ， 敬 請 不 吝 指 正 。 法 定 語 文 事 務 署 ㆒ 九 九 七 年 七 月 目　錄目　錄目　錄目　錄 頁 數 緒 言 1 政 府 公 文 類 別 2-3 撰 寫 政 府 公 文 通 則 4-11 文體 4 書寫方式 4 繁體字和簡體字 5 標點符號 5 數字 5-6 優先次序 6 機密程度 6 送遞方式 7 編號 7 公文用紙 8 職銜 8 標題 8 段落 8 下款 9 簽署和蓋章方式 9-10 附件 10 副本 10 日期時間 11 公文印發 11 公文轉送 11 政 府 機 關 名 稱 11 專 有 名 詞 12 統 一 辭 彙 12-13 統 一 規 格 13 附 錄 附 錄 一 ： 數 字 的 處 理 15-30 15-20 附 錄 二 ： 香 港 特 別 行 政 區 主 要 政 府 機 關 名 稱 和 首 長 職 銜 21-27 附 錄 三 ： 《 政 府 部 門 常 用 英 漢 辭 彙 》 書 目 29-30 政府公文寫作手冊：總論 1 總論總論總論總論 緒言緒言緒言緒言 1 政 府 公 文 ， 泛 指 政 府 機 關 日 常 使 用 的 各 類 公 務 文 書 。 公 文 和 一 般 的 文 牘 不 同 ， 格 式 較 為 規 範 化 ， 但 會 配 合 實 際 需 要 而 更 改 。 2 常 用 政 府 公 文 都 有 一 些 共 通 點 。 第 一 ， 政 府 公 文 必 須 由 政 府 機 關 的 負 責 人 發 布 。 發 文 人 分 兩 類 ， 首 類 是 機 關 首 長 ， 次 類 是 獲 首 長 授 權 的 代 行 人 。 每 份 公 文 都 要 清 楚 寫 出 誰 是 發 文 人 或 代 行 人 。 3 第 二 ， 政 府 發 出 的 公 文 ， 都 有 明 確 的 受 文 對 象 。 受 文 人 的 類 別 很 多 ， 有 各 政 府 機 關 的 首 長 、 個 別 市 民 或 公 務 員 、 某 類 別 的 市 民 或 公 務 員 、 團 體 組 織 、 廣 大 市 民 、 受 法 例 影 響 的 人 士 等 。 此 外 ， 香 港 與 內 地 和 海 外 公 務 往 來 ， 也 會 發 出 公 函 文 件 。 4 第 三 ， 每 份 公 文 都 有 特 定 用 途 ， 或 洽 商 公 務 ， 或 提 供 資 料 ， 或 徵 詢 意 見 ， 或 回 應 市 民 投 訴 ， 或 傳 達 政 府 決 策 ， 或 記 錄 工 作 進 展 。 不 少 公 文 有 法 定 效 力 ， 也 是 執 行 公 務 的 指 引 。 因 此 ， 政 府 人 員 撰 寫 公 文 ， 必 須 字 斟 句 酌 ， 力 求 內 容 準 確 ， 條 理 分 明 。 5 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》 有 多 個 分 冊 ， 臚 列 各 類 常 用 公 文 的 體 例 、 應 用 範 圍 、 常 用 辭 彙 和 公 文 示 例 等 ， 給 公 務 員 參 考 。 2 政府公文寫作手冊：總論 政府公文類別政府公文類別政府公文類別政府公文類別 6 政 府 公 文 是 政 府 內 部 或 政 府 與 市 民 之 間 傳 達 訊 息 的 媒 介 ， 作 用 很 大 ， 內 容 包 羅 萬 有 ， 涵 蓋 政 府 各 工 作 範 疇 。 7 政 府 通 用 的 公 文 可 按 性 質 分 為 以 下 幾 類 ： 中文名稱 英文名稱 y 公函 Official Correspondence y 政府憲報公告 Government Gazette Notices y 便箋 Memoranda y 通告類文書 Circulars, Circular Memoranda and Notices y 會議文書 Minutes of Meeting and Related Documents y 錄事和檔案紀要 File Minutes and File Notes 8 公 務 員 為 了 應 付 不 同 場 合 的 需 要 ， 也 要 撰 寫 或 代 上 司 草 擬 下 述 幾 類 應 用 文 ： 中文名稱 英文名稱 y 柬帖 Invitation Letters y 牌匾銘文 Inscriptions on Commemorative Stones and Plaques y 演講辭 Speeches y 題辭 Apothegms y 獻辭 Messages 政府公文寫作手冊：總論 3 9 公 務 員 撰 寫 的 公 文 ， 較 重 要 的 還 有 政 府 內 部 傳 閱 或 送 交 行 政 立 法 機 關 以 至 其 他 諮 詢 機 構 的 報 告 書 和 文 件 ， 包 括 以 下 幾 類 ： 中文名稱 英文名稱 y 行政會議備忘錄 ExCo Memoranda y 討論文件 Discussion Papers y 進度報告 Progress Reports y 報告書 Reports y 資料文件 Information Papers y 諮詢文件 Consultation Papers y 臨時立法會參考資料摘要 LegCo Briefs 這 幾 類 報 告 書 和 文 件 的 中 英 文 本 的 格 式 相 若 ， 所 以 不 包 括 在 這 套 手 冊 範 圍 內 。 1 0 工 作 表 現 評 核 報 告 ( Performance Appraisal Forms)屬 於 另 類 內 部 文 件 。 現 時 頂 薪 點 在 總 薪 級 表 第 2 5 點 或 以 下 人 員 的 工 作 表 現 評 核 報 告 ， 可 以 用 中 文 擬 寫 在 預 先 印 備 的 表 格 上 。 格 式 無 須 贅 述 。 4 政府公文寫作手冊：總論 撰寫政府公文通則撰寫政府公文通則撰寫政府公文通則撰寫政府公文通則 1 1 撰 寫 不 同 類 的 公 文 ， 要 留 意 不 同 的 格 式 體 例 ， 但 有 多 項 通 則 ， 適 用 於 各 類 文 件 ， 現 逐 一 簡 述 如 下 ： 文 體 1 2 公 文 是 處 理 公 務 的 依 據 ， 因 此 內 容 必 須 準 確 ， 除 了 條 理 分 明 外 ， 還 要 流 暢 達 意 ， 文 字 淺 白 ， 方 便 受 文 人 了 解 公 文 傳 達 的 訊 息 ， 所 以 撰 寫 公 文 ， 宜 採 用 大 多 數 人 慣 用 的 白 話 ， 而 不 是 文 言 。 1 3 雖 說 採 用 白 話 ， 卻 不 是 完 全 摒 棄 文 言 用 語 。 文 言 言 簡 意 賅 ， 行 文 時 為 求 簡 潔 得 體 ， 也 會 酌 情 使 用 。 如 撰 寫 獎 狀 、 題 辭 和 酬 酢 書 函 ， 或 回 覆 文 言 來 信 等 ， 都 可 因 應 發 文 人 或 受 文 人 的 需 要 ， 使 用 淺 白 文 言 。 這 套 手 冊 會 借 示 例 說 明 在 適 當 情 況 下 可 納 入 文 言 用 語 。 1 4 無 論 用 白 話 或 文 言 撰 寫 公 文 ， 都 要 避 免 使 用 冗 長 、 不 通 順 或 不 合 中 文 語 法 的 句 子 ， 慎 防 出 現 西 化 的 結 構 、 空 洞 的 套 語 、 生 僻 難 懂 的 詞 句 、 口 語 或 方 言 。 書 寫 方 式 1 5 多 年 前 ， 中 文 公 文 全 部 自 右 而 左 ， 直 行 書 寫 ， 但 近 年 已 逐 漸 由 橫 式 公 文 取 代 。 不 論 是 書 函 、 通 告 或 報 告 書 ， 多 自 左 而 右 ， 橫 式 書 寫 。 採 用 橫 式 的 好 處 是 方 便 加 插 英 文 字 、 編 號 和 阿 拉 伯 數 字 。 但 部 分 獎 狀 、 題 辭 、 告 示 、 請 柬 、 酬 酢 書 函 、 刊 登 在 報 章 的 公 函 等 ， 仍 然 沿 用 直 式 。 政府公文寫作手冊：總論 5 繁 體 字 和 簡 體 字 1 6 香 港 特 別 行 政 區 政 府 發 布 的 各 類 公 文 ， 全 部 採 用 繁 體 字 。 為 了 方 便 運 作 或 基 於 特 別 理 由 ， 才 會 例 外 處 理 ， 改 用 簡 體 字 。 1 7 公 務 人 員 處 理 簡 體 字 文 件 時 ， 如 有 需 要 ， 可 查 閱 一 般 字 典 隨 附 的 繁 簡 字 對 照 表 。 此 外 ， 現 今 科 技 發 達 ， 有 多 種 把 繁 體 字 化 為 簡 體 字 的 中 文 文 書 處 理 軟 件 可 以 應 用 。 要 發 布 簡 體 字 的 文 件 ， 大 可 借 助 電 腦 科 技 。 標 點 符 號 1 8 標 點 符 號 是 書 面 語 的 組 成 部 分 ， 用 來 表 示 停 頓 、 語 氣 以 及 詞 語 的 性 質 和 作 用 。 正 確 使 用 標 點 符 號 ， 有 助 準 確 表 達 文 意 ， 反 之 ， 可 能 會 使 語 意 模 糊 ， 有 礙 溝 通 。 因 此 ， 撰 寫 公 文 時 ， 應 注 意 正 確 使 用 標 點 符 號 。 1 9 有 關 標 點 符 號 的 用 法 ， 可 參 考 由 國 家 語 言 文 字 工 作 委 員 會 提 出 的 《 中 華 人 民 共 和 國 國 家 標 準 標 點 符 號 用 法 》 。 這 套 標 準 對 漢 語 書 面 語 中 常 見 的 標 點 符 號 用 法 有 明 確 規 定 和 詳 細 說 明 。 此 外 ， 不 少 有 關 語 文 、 應 用 文 和 寫 作 技 巧 的 書 籍 ， 都 附 有 標 點 符 號 用 法 說 明 ， 供 讀 者 參 考 。 數 字 2 0 公 文 內 引 述 數 目 ， 用 中 國 數 字 還 是 阿 拉 伯 數 字 書 寫 ， 要 視 乎 實 際 情 況 而 定 。 但 同 一 份 文 件 所 用 的 準 則 須 盡 可 能 貫 徹 始 終 。 簡 單 地 說 ， 演 講 辭 、 獻 辭 或 公 函 的 內 文 、 成 語 、 慣 用 語 等 固 定 詞 組 、 語 句 中 作 修 辭 用 的 數 字 、 表 示 序 數 、 概 數 、 “十 ”和 “十 ” 以 下 的 數 目 ， 都 應 該 採 用 中 國 數 字 。 直 式 書 寫 的 公 文 引 述 數 目 ， 適 宜 全 部 用 中 國 數 字 表 達 。 各 類 文 件 或 報 告 書 內 如 大 量 引 用 複 雜 的 數 目 (包 括 整 數 、 分 數 、 小 數 、 百 分 比 、 萬 位 或 以 上 的 數 6 政府公文寫作手冊：總論 目 等 )， 則 採 用 阿 拉 伯 數 字 較 為 恰 當 。 詳 情 請 參 閱 附 錄 一 。 優 先 次 序 2 1 政 府 機 關 的 公 務 紛 繁 ， 為 確 保 經 辦 人 員 能 按 公 文 的 緩 急 先 後 及 時 處 理 ， 發 文 人 必 須 在 緊 急 的 文 件 上 清 楚 註 明 ： 適用於中文文件 適用於英文文件 y 特急件 Very Urgent y 急件 Urgent 一 般 公 文 無 須 加 註 。 機 密 程 度 2 2 每 份 公 文 的 機 密 程 度 不 同 ， 須 清 楚 劃 分 ， 並 按 需 要 加 註 如 下 ： 適用於中文文件 適用於英文文件 y 絕對機密 Top Secret y 高度機密 Secret y 機密 Confidential y 暫時保密 Temporary Confidential y 限閱文件 Restricted y 親收件 Personal 一 般 公 文 無 須 加 註 。 政府公文寫作手冊：總論 7 送 遞 方 式 2 3 一 般 公 文 多 由 收 發 人 員 處 理 。 如 要 加 速 傳 遞 ， 或 確 保 安 全 送 達 ， 發 文 人 須 用 特 別 的 方 式 送 遞 給 受 文 人 ， 並 在 公 文 上 註 明 ， 例 如 ： 適用於中文文件 適用於英文文件 y 記錄派遞 Recorded Delivery y 掛號函件 Registered Mail y 專遞文件 By Hand y 專遞急件 Urgent by Hand y 傳真文件 By Fax y 傳真急件 Urgent by Fax 用 普 通 方 式 送 遞 的 公 文 無 須 加 註 。 編 號 2 4 一 般 公 文 都 按 內 容 分 類 和 編 號 ， 方 便 登 記 、 歸 檔 、 跟 進 和 翻 查 。 中 英 對 照 的 公 文 ， 中 英 文 本 採 用 相 同 的 編 號 ， 例 如 ： y 法 定 語 文 事 務 署 通 告 第 1/97號 y 檔 號 ： (3) in OLA/01/I y 第 2331號 公 告 每 個 檔 案 都 同 時 收 存 中 英 對 照 、 只 用 中 文 或 英 文 撰 寫 的 文 件 ， 因 此 ， 只 用 中 文 撰 寫 的 公 文 ， 同 樣 用 代 表 檔 案 的 英 文 字 母 和 阿 拉 伯 數 字 編 號 。 8 政府公文寫作手冊：總論 公 文 用 紙 2 5 政 府 印 務 局 按 照 各 機 關 的 要 求 ， 印 製 各 式 公 文 用 紙 和 有 箋 頭 的 信 紙 。 撰 寫 公 文 ， 應 採 用 適 當 的 紙 張 ， 例 如 公 函 必 須 寫 在 印 有 所 屬 機 關 地 址 的 信 箋 ， 錄 事 寫 在 檔 案 錄 事 頁 上 。 如 公 文 的 篇 幅 超 過 一 頁 ， 除 第 一 頁 外 ， 其 餘 可 用 普 通 白 紙 。 職 銜 2 6 政 府 內 部 公 文 ， 如 公 函 、 便 箋 、 錄 事 等 ， 都 註 明 發 文 人 和 受 文 人 的 職 銜 ， 再 按 需 要 寫 上 姓 名 。 至 於 通 告 、 通 函 、 布 告 和 公 告 的 下 款 ， 會 議 記 錄 提 及 的 政 府 人 員 等 ， 則 須 職 銜 與 姓 名 同 行 並 列 。 為 求 清 晰 起 見 ， 應 寫 出 職 銜 全 稱 ， 而 不 用 職 銜 的 英 文 簡 略 語 。 如 發 文 人 職 銜 太 長 ， 可 以 分 兩 行 書 寫 。 2 7 職 銜 如 附 有 數 字 ， 例 如 “總 中 文 主 任 (翻 譯 ) 3 ”， 數 字 部 分 可 用 阿 拉 伯 數 字 或 中 國 數 字 書 寫 ； 假 如 數 字 屬 兩 位 或 以 上 ， 則 宜 用 阿 拉 伯 數 字 。 標 題 2 8 不 管 撰 寫 哪 一 類 公 文 ， 如 果 要 促 使 受 文 人 注 意 文 件 的 主 旨 ， 以 及 方 便 處 理 和 歸 檔 ， 都 可 以 在 正 文 之 上 的 中 央 加 上 標 題 ， 把 內 容 扼 要 說 明 。 標 題 可 用 粗 體 字 排 印 ， 也 可 加 劃 線 以 資 識 別 。 段 落 2 9 撰 寫 內 容 複 雜 的 公 文 時 ， 為 求 條 理 分 明 ， 宜 分 段 述 ； 如 內 容 簡 單 ， 可 一 段 完 成 。 正 文 每 段 起 頭 虛 兩 格 ， 並 由 第 二 段 起 用 阿 拉 伯 數 字 加 上 段 序 標 號 。 公 函 和 演 講 辭 一 般 不 標 明 段 序 。 政府公文寫作手冊：總論 9 下 款 3 0 用 中 文 撰 擬 公 函 、 便 箋 和 通 告 類 文 書 等 ， 下 款 必 須 具 列 發 文 人 的 職 銜 ， 並 須 由 發 文 人 或 代 行 人 簽 署 或 蓋 章 ， 以 示 行 事 有 據 。 公 文 的 下 款 ， 不 論 是 由 發 文 人 、 代 行 人 簽 署 或 蓋 章 ， 都 具 有 同 等 效 力 。 下 款 先 以 正 楷 具 列 職 銜 和 姓 名 ， 方 才 簽 署 或 蓋 章 。 重 要 的 公 文 ， 多 由 機 關 首 長 發 布 ； 其 他 公 文 ， 可 由 首 長 授 權 屬 下 人 員 代 為 處 理 。 在 這 種 情 況 下 ， 獲 授 權 人 員 以 “代 行 ”方 式 處 理 公 務 。 代 行 人 姓 名 須 加 括 號 ， 並 與 發 文 人 職 銜 分 行 並 列 ； 代 行 人 的 職 銜 通 常 無 須 寫 出 。 簽 署 和 蓋 章 方 式 3 1 由 發 文 人 直 接 簽 發 的 公 文 ， 可 按 情 況 ， 採 用 以 下 一 種 簽 署 或 蓋 章 方 式 ： y 如發文人在文本上蓋章， 而圖章的文字清晰可辨， 無須另外具列姓名； △△局局長 y 如發文㆟在文本㆖簽署， 而簽名清晰可辨，無須另 外具列姓名； △△局局長 y 如發文人在文本上蓋章， 而圖章的文字不易辨認， 必 須 具 列 清 晰 可 辨 的 姓 名； △△局局長陳弘志 y 如 發 文 ㆟ 在 文 本 ㆖ 簽 署 ， 而 簽 名 不 易 辨 認 ， 必 須 具 列 清 晰 可 辨 的 姓 名。 △△局局長陳弘志 蓋 章 蓋 章 簽 名 簽 名 10 政府公文寫作手冊：總論 3 2 只 有 由 發 文 人 親 自 簽 發 的 公 文 ， 才 須 具 列 發 文 人 的 職 銜 和 姓 名 。 由 代 行 人 簽 發 的 公 文 ， 下 款 只 須 具 列 機 關 負 責 人 的 職 銜 ， 而 無 須 加 上 姓 名 。 由 代 行 人 簽 發 的 公 文 ， 下 款 可 按 以 下 方 法 處 理 ： y 如代行人在文本上蓋章， 而 圖 章 的 文 字 清 晰 可 辨 ，無須另外具列姓名； △△△署署長 ( 　　　代行 ) y 如 代 行 人 在 文 本 上 簽 署 ， 而 簽 名 清 晰 可 辨 ， 無 須另外具列姓名； △△△署署長 ( 　　　 代行 ) y 如代行人在文本上簽署， 而 簽 名 不 易 辨 認 ， 必 須 具列清晰可辨的姓名； △△△署署長 (林士明 　　　代行 ) y 如 代 行 人 在 文 本 上 蓋 章 ， 而 圖 章 的 文 字 不 易 辨 認 ， 必 須 具 列 清 晰 可 辨 的姓名。 △△△署署長 (林士明 　 代行 ) 附 件 3 3 公 文 如 夾 附 其 他 文 件 ， 文 內 必 須 清 楚 說 明 ； 一 般 習 慣 是 在 文 末 署 名 之 後 ， 日 期 之 前 把 附 件 逐 一 列 出 。 副 本 3 4 處 理 公 事 ， 除 把 公 文 正 本 致 送 機 關 負 責 人 或 經 辦 人 外 ， 很 多 時 候 也 要 按 實 際 需 要 知 會 其 他 相 關 人 員 。 在 這 種 情 況 下 ， 便 會 發 出 副 本 ， 並 在 公 文 日 期 之 前 ， 註 明 收 受 副 本 的 機 關 和 人 員 。 如 要 把 副 本 分 送 多 人 ， 可 在 公 文 上 註 明 “副 本 收 受 人 名 單 見 另 頁 ” ，然 後 用 另 一 頁 逐 一 列 出 副 本 收 受 人 所 屬 機 關 、 姓 名 或 職 銜 等 。 蓋 章 蓋 章 簽 名 簽 名 政府公文寫作手冊：總論 11 日 期 時 間 3 5 發 布 公 文 的 日 期 ， 以 及 公 文 內 提 述 的 日 期 ， 可 用 中 國 數 字 或 阿 拉 伯 數 字 寫 出 ； 但 須 注 意 的 是 ， 同 一 份 文 件 之 內 ， 標 明 日 期 的 方 法 宜 前 後 一 致 。 刊 登 在 香 港 特 別 行 政 區 政 府 憲 報 的 公 告 另 有 規 定 ， 一 律 要 用 阿 拉 伯 數 字 書 寫 日 期 ， 詳 情 請 參 閱 附 錄 一 。 公 文 印 發 3 6 公 文 的 繕 寫 、 打 字 、 排 印 ， 必 須 整 潔 清 楚 ， 並 經 校 對 無 誤 。 為 使 公 文 整 齊 美 觀 ， 應 該 盡 量 避 免 “單 字 成 行 ， 單 行 成 頁 ” 的 情 況 。 3 7 絕 對 機 密 或 高 度 機 密 文 件 全 部 限 量 印 發 ， 並 且 具 列 所 有 受 文 人 。 公 文 轉 送 3 8 受 文 機 關 收 到 公 文 後 ， 應 立 即 按 內 容 和 性 質 分 發 經 辦 人 從 速 處 理 。 如 認 為 來 文 與 所 屬 單 位 主 理 的 公 務 範 圍 無 關 ， 收 件 人 可 撰 寫 公 函 或 便 箋 ， 連 同 來 文 一 併 轉 送 適 當 的 機 關 或 單 位 跟 進 。 政府機關名稱政府機關名稱政府機關名稱政府機關名稱 3 9 公 文 須 經 常 引 述 政 府 機 關 名 稱 。 所 引 述 的 名 稱 ， 必 須 正 確 無 誤 。 由 一 九 九 七 年 七 月 一 日 起 ， 多 個 政 府 機 關 的 名 稱 和 首 長 的 職 銜 都 已 更 改 。 現 把 香 港 特 別 行 政 區 主 要 政 府 機 關 的 最 新 名 稱 和 首 長 的 最 新 職 銜 列 於 附 錄 二 ， 方 便 參 考 。 12 政府公文寫作手冊：總論 專有名詞專有名詞專有名詞專有名詞 4 0 公 文 須 經 常 引 述 人 名 、 地 名 和 機 構 名 稱 。 所 引 述 的 專 有 名 詞 ， 必 須 正 確 無 誤 。 除 致 電 有 關 機 構 查 詢 外 ， 還 可 以 翻 查 適 當 的 參 考 書 ， 例 如 ： 專有名詞 參考書 香港法例的簡稱和引稱 《英漢法律詞彙》 律政署（一九九六年）出版 香港法定組織名稱 《香港政府各公務委員會及其他名表》 香港政府出版 香港政府人員中英文姓名 《香港政府職員名冊》 香港政府出版 香港街道和地方名稱 《香港街與地方》 地政總署出版 香港樓宇名稱 《樓宇名稱》 差餉物業估價署出版 4 1 一 些 外 文 的 專 有 名 詞 ， 如 尚 未 譯 為 中 文 ， 引 述 時 宜 原 文 照 錄 ， 再 用 音 譯 法 或 意 譯 法 以 中 文 表 達 ， 並 用 括 號 標 明 為 “暫 譯 ”。 統一辭彙統一辭彙統一辭彙統一辭彙 4 2 為 了 統 一 政 府 各 個 主 要 工 作 範 疇 涉 及 的 常 用 辭 彙 ， 法 定 語 文 事 務 署 出 版 了 一 系 列 不 同 專 題 的 《 政 府 部 門 常 用 英 漢 辭 彙 》 (以 下 簡 稱 《 辭 彙 》 )， 並 經 常 出 版 修 訂 本 ， 加 入 最 新 資 料 。 最 新 出 版 的 《 辭 彙 》 不 但 英 漢 對 照 ， 還 加 入 中 文 詞 條 的 漢 語 拼 音 。 各 輯 《 辭 彙 》 在 新 聞 處 屬 下 的 政 府 刊 物 銷 售 處 發 售 ， 公 務 員 可 直 接 到 銷 售 處 政府公文寫作手冊：總論 13 購 買 ， 部 門 則 可 用 P R 5 3 號 表 格 向 該 銷 售 處 訂 購 。 現 已 出 版 的 《 辭 彙 》 有 十 八 輯 ， 書 目 見 本 分 冊 附 錄 三 。 4 3 法 定 語 文 事 務 署 每 次 出 版 新 《 辭 彙 》 ， 都 會 發 出 通 函 ， 知 會 各 部 門 在 指 定 時 間 內 ， 將 印 刷 訂 單 遞 交 政 府 印 務 局 ， 說 明 所 需 數 量 ， 但 每 張 訂 單 要 求 印 製 的 《 辭 彙 》 最 少 為 十 本 。 4 4 現 時 《 辭 彙 》 全 以 書 冊 形 式 出 版 ， 到 一 九 九 八 年 ， 法 定 語 文 事 務 署 會 推 出 電 子 版 英 漢 漢 英 對 照 政 府 部 門 常 用 辭 彙 ， 分 發 給 各 政 府 機 關 ， 屆 時 公 務 員 可 利 用 電 腦 查 閱 詞 條 ， 方 便 快 捷 。 4 5 由 於 文 字 的 應 用 不 斷 隨 社 會 的 發 展 而 演 變 ， 政 府 部 門 常 用 辭 彙 也 會 因 應 情 況 而 更 改 ， 翻 查 《 辭 彙 》 的 人 須 注 意 出 版 日 期 ， 還 要 視 乎 需 要 ， 向 有 關 部 門 或 機 構 求 證 ， 確 保 用 辭 準 確 。 此 外 ， 如 遇 到 法 律 用 語 ， 可 查 閱 一 九 九 六 年 律 政 署 出 版 的 《 英 漢 法 律 詞 彙 》 第 二 版 或 律 政 司 日 後 編 製 的 較 新 版 本 。 統一規格統一規格統一規格統一規格 4 6 以 上 所 列 撰 寫 公 文 的 通 則 ， 經 過 長 期 使 用 和 改 進 而 成 ， 公 務 員 撰 寫 公 文 時 請 盡 可 能 依 循 。 4 7 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》 每 分 冊 闡 述 某 一 類 公 文 的 體 例 後 ， 都 列 舉 有 代 表 性 的 示 例 。 但 由 於 政 府 公 文 的 性 質 複 雜 ， 而 且 類 別 紛 繁 ， 所 舉 示 例 實 難 包 羅 各 款 樣 式 ， 希 望 參 考 這 套 手 冊 的 公 務 員 能 量 情 斟 酌 ， 舉 一 反 三 。 14 政府公文寫作手冊：總論 政府公文寫作手冊：總論 15 附錄附錄附錄附錄一一一一 數 字 的 處 理數 字 的 處 理數 字 的 處 理數 字 的 處 理 政 府 公 文 提 到 數 字 的 部 分 ， 可 用 中 國 數 字 或 阿 拉 伯 數 字 書 寫 。 為 求 形 式 貫 徹 一 致 ， 一 般 公 文 內 的 數 字 ， 通 常 都 依 照 下 文 第 2 至 4 段 所 列 的 原 則 處 理 。 至 於 香 港 法 例 和 香 港 特 別 行 政 區 政 府 憲 報 處 理 數 字 的 方 法 ， 則 略 有 不 同 ， 詳 見 下 文 第 7 段 。 2 . 下 列 情 形 應 使 用 中 國 數 字 ： y 成 語 、 慣 用 語 等 固 定 詞 組 和 具 修 辭 效 用 的 數 字 ， 例 如 ： 一 日 千 里 、 三 言 兩 語 、 一 目 十 行 、 萬 人 空 巷 、 百 年 不 見 的 盛 會 。 y 兩 個 數 字 並 列 使 用 ， 表 示 概 數 ， 例 如 ： 二 三 米 、 三 五 天 、 十 三 四 噸 、 四 十 五 六 歲 、 十 之 八 九 。 y 數 目 後 有 “ 多 ” 、 “ 幾 ” 或 “ 餘 ” 字 ， 表 示 約 數 ， 例 如 ： 六 十 幾 年 、 六 百 多 萬 人 口 、 三 百 餘 天 。 y 世 紀 、 年 代 、 年 月 日 、 星 期 和 時 間 ， 例 如 ： 公 元 前 七 世 紀 、 公 元 前 二 零 二 年 、 二 十 世 紀 七 十 年 代 、 一 九 九 五 年 十 二 月 十 一 日 、 星 期 五 、 五 時 二 十 分 。 y “ 十 ” 和 “ 十 ” 以 下 的 數 字 ， 例 如 ： 十 年 、 兩 個 部 門 、 一 小 時 。 (按 ： 如 出 現 在 一 組 具 有 統 計 作 用 的 數 字 中 ， 則 可 用 阿 拉 伯 數 字 。 ) y 直 式 公 文 。 16 政府公文寫作手冊：總論 3 . 用 阿 拉 伯 數 字 表 示 數 量 ， 包 括 正 負 整 數 、 分 數 、 小 數 、 百 分 比 等 ， 例 如 ： 578 -123 1 18 4.5 倍 48.3% 用 阿 拉 伯 數 字 表 示 數 量 時 ， 萬 位 或 以 上 的 整 數 ， 可 用 漢 字 “ 萬 ” 、 “ 億 ” 作 單 位 ； 超 過 三 位 的 數 字 ， 採 用 國 際 通 行 的 三 位 分 節 法 ， 節 與 節 之 間 留 空 半 格 ， 例 如 ： 英 文 本 中 文 本 100 100 5 000 5 000 5 397 500 5 397 500 60 000 6 萬 240 000 24 萬 2 million 200 萬 320 million 3.2 億 表 示 款 額 的 阿 拉 伯 數 字 ， 須 在 分 節 的 地 方 加 逗 號 ， 例 如 ： $32 million 3,200 萬元 $40 million 4,000 萬元 $3,488 million 34.88 億元 另 外 ， 用 阿 拉 伯 數 字 書 寫 的 每 個 多 位 數 ， 應 寫 在 同 一 行 上 ， 不 宜 分 拆 兩 行 書 寫 。 政府公文寫作手冊：總論 17 4 . 地 址 部 分 的 門 牌 號 數 ， 一 律 以 阿 拉 伯 數 字 書 寫 。 樓 層 方 面 ， 由 於 香 港 各 樓 宇 的 樓 層 編 排 方 法 各 有 不 同 ， 有 用 西 式 排 序 ， 也 有 用 中 式 排 序 ， 因 此 要 按 情 況 而 決 定 用 阿 拉 伯 數 字 或 中 國 數 字 書 寫 ， 例 如 ： 樓層用中式編排 —— 香港中區皇后大道中 21 號太平大 五樓 樓層用西式編排 —— 九龍太子道 327 號文安苑 5 樓 如 果 無 法 查 明 有 關 樓 宇 樓 層 是 採 用 哪 種 寫 法 ， 則 宜 採 用 阿 拉 伯 數 字 。 5 . 政 府 公 文 中 英 文 本 的 章 次 和 段 序 一 般 都 採 用 同 一 辦 法 標 號 ， 舉 例 如 下 ： 英 文 本 中 文 本 Chapter 2 第 2 章 2.1 .................................... 2.1 ......................................... (a) ...................... (a) ....................... (i) .............. (i)................. (ii) ............. (ii)................ (iii) ............ (iii)............... (b) ...................... (b) ....................... (c) ...................... (c) ....................... (i) .............. (i)................. (ii) ............. (ii)................ (iii) ............ (iii)............... 2.2 .................................... 2.2 ......................................... (a) ...................... (a) ....................... (b) ...................... (b) ....................... (c) ...................... (c) ....................... 18 政府公文寫作手冊：總論 6 . 引 述 其 他 文 件 和 書 籍 的 內 容 時 ， 涉 及 數 字 部 分 應 照 錄 原 文 ， 例 如 ： 許 慎 ： 《 說 文 解 字 》四 部 叢 刊 本 卷 六 上 ， 第 十 二 頁 。 許 慎 ： 《 說 文 解 字 》 。 中 華 書 局 ， 1 9 4 3 年 影 印 陳 昌 治 本 ， 第 1 2 6 頁 。 7 . 香 港 法 例 和 政 府 憲 報 對 數 字 的 處 理 另 有 一 套 原 則 ， 詳 情 如 下 ： 香港法例 y 法 例 的 章 次 用 阿 拉 伯 數 字 書 寫 ， 置 於 簡 稱 或 引 稱 之 後 ， 而 簡 稱 和 引 稱 都 以 書 名 號 標 明 ， 例 如 ： 《 法 律 援 助 條 例 》 (第 9 1 章 ) 《 法 律 援 助 (費 用 計 算 )規 例 》(第 91 章，附屬 法 例 ) y 法 例 條 款 段 節 的 段 序 標 號 ， 中 英 文 本 相 同 。 以 下 例 子 ， 摘 錄 自 香 港 第 一 條 雙 語 立 法 的 條 例 ——《 證 券 及 期 貨 事 務 監 察 委 員 會 條 例 》 (第 2 4 章 )： 英 文 本 中 文 本 39.(1) Subject to section 38, the Commission may by notice in writing — 39.(1) 在 第 38 條 的 規 限 下 ， 監 察 委 員 會 可 藉 書 面 通 知 —— (a) prohibit a registered person to whom section 38 applies from — ( a ) 禁 止 第 38 條 對 他 適 用 的 註 冊 人 —— (i) .................. (i) ................. (ii) .................. (ii) ................. (iii) .................. (iii) ................. 政府公文寫作手冊：總論 19 (b) require such a registered person to carry on business in, and only in, a manner so specified. (b) 要 求 該 註 冊 人 祇 以 通 知 書 所 指 明 的 方 式 進 行 業 務 。 y 條 例 、 規 例 、 規 則 等 內 文 提 及 條 款 段 節 時 ， 則 寫 作 “ 第 ∆條 ” 、 “ 第 (∆ )款 ” 、 “ (∆ )段 ” 、 “ (∆ )節 ” ， 例 如 ： 英文本 中文本 section 30 第 30條 section 31(1) 第 31(1)條 section 32B 第 32B條 section 33B(1) 第 33B(1)條 section 34B(1)(b) 第 34B(1)(b)條 subsection(3) 第(3)款 subsection(3)(a) 第(3)(a)款 paragraph(a) (a)段 sub-paragraph(i) (i)節 y 部 、 附 表 、 表 格 等 的 標 號 ， 中 英 文 本 相 同 ， 例 如 ： 英文本 中文本 Part II A 第 II A部 Schedule 4 附表 4 Form 3 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 3 Appendix A 附錄 A 20 政府公文寫作手冊：總論 y 按 香 港 法 例 中 文 真 確 本 的 表 達 方 式 ， 凡 提 及 年 月 日 ， 不 論 是 屬 於 法 例 簡 稱 或 引 稱 的 一 部 分 或 法 例 的 內 文 ， 一 律 用 阿 拉 伯 數 字 書 寫 ， 例 如 ： 法 例 簡 稱 —— 《 1 9 6 5 年 法 例 編 正 版 條 例 》 法 例 引 稱 —— 《 1 9 9 2 年 廢 物 處 置 條 例 (適 用 範 圍 )公 告 》 法 例 內 文 —— “本 條 例 自 1 9 9 7 年 7 月 1 日 起 實 施 。 ” 香港特別行政區政府憲報 政 府 憲 報 提 及 的 數 字 ， 多 用 阿 拉 伯 數 字 書 寫 ： y 編 號 一 律 用 阿 拉 伯 數 字 書 寫 ， 例 如 ： 第 2 號 法 律 副 刊 、 1 9 9 7 年 第 3 期 憲 報 、 第 2 3 8 號 公 告 。 y 年 月 日 和 時 刻 都 一 律 用 阿 拉 伯 數 字 表 示 ， 例 如 ： 1 9 9 7 年 1 1 月 9 日 、 上 午 1 0 時 ； 但 星 期 則 仍 用 中 文 書 寫 ， 例 如 ： 星 期 二 。 (按 ： 列 表 內 的 日 期 可 省 略 “ 年 ”、“ 月 ”、“ 日 ”等 字 ， 例 如 “ 1 9 9 7 年 7 月 1 8 日 ” 可 寫 作 “ 1 8 . 7 . 1 9 9 7” 。 ) 引 述 香 港 法 例 的 部 分 ， 則 按 上 文 “ 香 港 法 例 ” 之 下 所 列 原 則 處 理 。 政府公文寫作手冊：總論 21 附錄二附錄二附錄二附錄二 香 港 特 別 行 政 區香 港 特 別 行 政 區香 港 特 別 行 政 區香 港 特 別 行 政 區 主 要 政 府 機 關 名 稱 和 首 長 職 銜主 要 政 府 機 關 名 稱 和 首 長 職 銜主 要 政 府 機 關 名 稱 和 首 長 職 銜主 要 政 府 機 關 名 稱 和 首 長 職 銜 　 　 下 表 用 中 英 對 照 方 式 ， 臚 列 香 港 特 別 行 政 區 主 要 政 府 機 關 名 稱 和 首 長 職 銜 ， 並 已 加 入 一 九 九 七 年 六 月 二 十 七 日 政 府 憲 報 第 362 號 法 律 公 告 所 載 資 料 。 旁 註 “ * ” 號 的 人 員 為 由 中 華 人 民 共 和 國 國 務 院 任 命 的 香 港 特 別 行 政 區 政 府 主 要 官 員 。 (註 ： 政 府 總 部 轄 下 局 和 部 門 的 排 序 ， 是 按 中 文 筆 劃 從 少 到 多 排 列 。 ) 政務司司長辦公室 Chief Secretary for Administration’s Office *政務司司長 Chief Secretary for Administration 財政司司長辦公室 Financial Secretary’s Office *財政司司長 Financial Secretary 律政司 Department of Justice *律政司司長 Secretary for Justice 1 香港特別行政區政府總部 （簡稱 政府總部） Government Secretariat, Government of the Hong Kong Special Administrative Region 工商局 Trade and Industry Bureau *工商局局長 Secretary for Trade and Industry 工務局 Works Bureau *工務局局長 Secretary for Works 文康廣播局 Broadcasting, Culture and Sport Bureau *文康廣播局局長 Secretary for Broadcasting, Culture and Sport 公務員事務局 Civil Service Bureau *公務員事務局局長 Secretary for the Civil Service 22 政府公文寫作手冊：總論 民政事務局 Home Affairs Bureau *民政事務局局長 Secretary for Home Affairs 房屋局 Housing Bureau *房屋局局長 Secretary for Housing 政制事務局 Constitutional Affairs Bureau *政制事務局局長 Secretary for Constitutional Affairs 保安局 Security Bureau *保安局局長 Secretary for Security 財經事務局 Financial Services Bureau *財經事務局局長 Secretary for Financial Services 庫務局 Finance Bureau *庫務局局長 Secretary for the Treasury 規劃環境地政局 Planning, Environment and Lands Bureau *規劃環境地政局局長 Secretary for Planning, Environment and Lands 教育統籌局 Education and Manpower Bureau *教育統籌局局長 Secretary for Education and Manpower 運輸局 Transport Bureau *運輸局局長 Secretary for Transport 經濟局 Economic Services Bureau *經濟局局長 Secretary for Economic Services 生福利局 Health and Welfare Bureau * 生福利局局長 Secretary for Health and Welfare 政府公文寫作手冊：總論 23 入境事務處 Immigration Department *入境事務處處長 Director of Immigration 工業署 Industry Department 工業署署長 Director-General of Industry 土木工程署 Civil Engineering Department 土木工程署署長 Director of Civil Engineering 土地註冊處 Land Registry 土地註冊處處長 Land Registrar 公司註冊處 Companies Registry 公司註冊處處長 Registrar of Companies 公務員培訓處 Civil Service Training and Development Institute 公務員培訓處處長 Director, Civil Service Training and Development Institute 水務署 Water Supplies Department 水務署署長 Director of Water Supplies 申訴專員公署 Office of the Ombudsman 申訴專員 The Ombudsman 市政總署 Urban Services Department 市政總署署長 Director of Urban Services 民政事務總署 Home Affairs Department 民政事務總署署長 Director of Home Affairs 民航處 Civil Aviation Department 民航處處長 Director of Civil Aviation 民眾安全服務處 Civil Aid Service 民眾安全服務處總參事 Chief Staff Officer, Civil Aid Service 司法機構 Judiciary 司法機構政務長 Judiciary Administrator 24 政府公文寫作手冊：總論 地政總署 Lands Department 地政總署署長 Director of Lands 社會福利署 Social Welfare Department 社會福利署署長 Director of Social Welfare 拓展署 Territory Development Department 拓展署署長 Director of Territory Development 知識產權署 Intellectual Property Department 知識產權署署長 Director of Intellectual Property 法定語文事務署 Official Languages Agency 法定語文專員 C