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Excel 高级技巧.doc

Excel 高级技巧

qqyyqq2013
2010-04-12 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel 高级技巧doc》,可适用于职业岗位领域

Excel高级技巧篇一、输入编辑技巧从Word表格文本中引入数据如何将Word表格的文本内容引入到Excel工作表中?通过“选择性粘贴”命令来实现。操作如下:将Word表格文本内容“复制”添加到系统剪贴板中然后在Excel工作表中定位到对应位置。单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令再选择“方式”下的“文本”项最后单击“确定”按钮即可。快速实现整块数据的移动在工作中常常需要移动单元格中的数据比“粘贴”操作更快捷的方法是:直接采用拖动的方法。操作过程如下:首先选择要移动的数据(注意必须是连续的区域)。然后移动鼠标到边框处当鼠标指针变成一个四个箭头标志时按住“Shift”键的同时按下鼠标左键拖动鼠标至要移动的目的区域(可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置)放开鼠标左键即完成移动。固定数据输入时的焦点在数据输入时每当我们按下“Enter”键后光标就会自动跳转到下一个单元格中。因此在进行数据的反复验证中就必须反复地来重新定位焦点。有什么方法来固定数据输入的焦点吗?要实现上述要求并不难。输入数据前在按住“Ctrl”键的同时单击选择该单元格。当单元格边框的边很细的时候再开始数据的输入。这样不管按下多少次“Enter”键光标始终都不会移动到其他单元格。如果要移动到下一单元格可以使用方向键来完成。当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时每次都按上述方法来操作未免有些麻烦。那么可以试试以下方法来实现一劳永逸。单击“工具”菜单中的“选项”命令在弹出的设置框中单击“编辑”选项卡然后取消选择“按Enter键后移动”复选框最后单击“确定”按钮即可。实现以“”开头的数字输入在Excel单元格中需要输入一个以“”开头的数据可把单元格设置成文本方式输入。方法是:右键该单元格点击“设置单元格格式”在“数字”选卡内选“文本”“确定”后在单元格内即可输入如的数字了。将整列数据转换为矩阵形式要实现一列数据转化成一个矩阵必须保证该列数据的个数L要等于该矩阵行数M和列数N的乘积即L=M×N。然后按如下操作:选择该列的前N个数据将其“复制”到剪贴板。再单击矩阵第一行的第一个单元格然后从“编辑”菜单中执行“选择性粘贴”命令在弹出的对话框中选择“转置”复选框最后再单击“确定”按钮即把前N数据转换成了矩阵的第一行。接下来再选择该列中的下一组N个数据执行“复制”。再将光标定位到矩阵的第二行的第一个单元格执行“转置”操作。这样经过M次的“转置”后就把数据全部转换为矩阵形式了。利用命令按钮快速实现合并对行或者列进行合并操作是编辑工作表时经常会遇到的可用如下更快捷的办法:系统提供的合并单元格的工具按钮不是默认的工具栏按钮可按以下操作添加:单击“工具”“自定义”“命令”选项卡在左边的“类别”列表中选择“格式”后在右边的“命令”选择列表中找到“合并单元格”、“跨越合并”以及“撤销合并单元格”的命令按钮直接用鼠标将它们拖到工具栏上的合适位置即可。这样下次要执行合并操作时只要按对应的命令按钮就可以快速完成了。让单元格数据斜向排版实现单元格数据是斜方向显示效果方法:这是系统自身提供的一种排版模式只需要找到相应的命令按钮即可。方法如下:单击“工具”“自定义”“命令”“类别”列表中选择“格式”项在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮将它们拖到工具栏的合适位置。这样只要选择需要斜排的单元格然后执行命令按钮就可以实现数据的斜向排版。自动检测输入数据的合法性由于特殊需要对单元格的数据输入要求必须按统一格式来定义。要在用户输入数据时自动检测其一致性只要为需要的单元格或工作表设置数据有效性检查即可。先选择需要进行该设置的单元格然后在“数据”菜单中找到“有效性”命令单击执行它。在弹出的对话框中选择“设置”选项卡。再从“允许”下拉列表框中选择要设置的类型如“整数”、“小数”、“日期”等。如果对数据输入的大小或范围有要求的话还可以对“数据”项进行设置当然还可以在“出错警告”和“输入法模式”选项卡中为单元格设置提示的类型和默认的输入法等。最后单击“确定”按钮。这样设置后当用户输入的数据不符合你的设置要求时系统会自动弹出一个“输入值非法”的提示对话框来提醒用户。通过剪贴板为单元格添加数据利用“复制”和“粘贴”命令来为单元格中添加信息时在菜单中的“粘贴”命令项有时是灰色的如何操作?想通过“粘贴”对单元格内容进行添加数据是无法实现的。但是可以利用“剪贴板”来实现。首先要通过“编辑”菜单中的“Office剪贴板”命令调出剪贴板查看程序然后将要添加的数据“复制”到剪贴板上这时可以在右边的剪贴板上看到该数据。接着将光标定位到要添加的单元格中再单击剪贴板中刚才复制好的数据条目数据就会自动的添加到单元格中了。直接公式输入法在输入公式或函数时每次都要在前面带个“=”号不方便可用下面的方法直接输入公式:单击“工具”“选项”命令。再在弹出的选项对话框中选择“的帮助”选项卡选择“转换Lotus公式”复选框最后单击“确定”按钮即完成设置。不过需要注意的是这样设置后必须保证输入的公式全部都是数字不能包含有引用单元格的其他符号。否则必须加上“=”号。让文本输入自动适应单元格长度(自动换行)()在输入文本时当到达单元格最右边时同时按下“Alt+Enter”组合键这样系统会自动加宽单元格的宽度而文本也会自动换到下一行。()如果觉得每次按组合键太麻烦可以执行如下设置:首先单击工作表最左上角的行、列相交的空白处选择工作表中的所有单元格(或按下“Ctrl+A”组合键来选择)。然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令再在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡选择“自动换行”复选框。最后单击“确定”按钮即可完成。如果只要实现部分单元格的自动换行可以先选定这些单元格再执行上述操作就可以了。利用“填充柄”快速输入相同数据在编辑工作表时有时需要整行或整列输入相同的数据若一个一个单元格的输入实在太麻烦了快捷的方法是利用鼠标拖动“填充柄”来实现快速输入。操作如下:首先在第一个单元格中输入需要的数据然后单击选中该单元格再移动鼠标指针至该单元格右下角的填充柄处当指针变为小的黑色“”字型时按住左键同时根据需要按行或者列方向拖动鼠标选中所有要输入相同数据的行或者列的单元格最后松开鼠标即可。这样数据就会自动复制到刚才选中的所有单元格了。不过上述方法只适用于输入的是文本信息。如果要重复填充时间或日期数据时使用上述方法填充的将会是一个按升序方式产生的数据序列。这时可以先按住“Ctrl”键然后再拖动填充柄填充的数据才不会改变。利用组合键在单元格中快速定位在修改单元格数据时如果要在单元格中增加数据的话用键盘方向键选择单元格然后按下“F”键自动转换输入模式同时光标也自动定位在该单元格的最后面直接输入数据就可以了。在信息输入前就给予提示希望在用户为单元格输入信息时系统能自动的给予一些必要的提示这样不但可以减少信息输入的错误还可以减少修改所花费的时间。实现的方法是:首先选择需要给予输入提示信息的所有单元格然后执行“数据”“有效性”“输入信息”选项卡内的“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息的标题和内容即可。正确显示百分数在单元格中输入一个百分数(如%)按下回车键后显示的却是。如何设置才能正确显示百分数?出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。操作如下:选择该单元格单击“格式”“单元格”命令在弹出的对话框中选择“数字”选项卡再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。巧做设置使公式更加明了在工作表的公式中经常是通过单元格标号来引用数据的如“F=ABCD”。这样很难一下子了解公式具体的内容。有没有方法用文字来取代单元格的符号让公式更直观些呢?可以按下列步骤来操作:例如在一个特定的数据库工作表中一般每一列数据都是同一个字段下的。可以先为每一列数据设置好相应字段名(如:语文、数学、外语、总分等)。再单击“工具”菜单中的“选项”命令选择“重新计算”选项卡。在“工作簿选项”区域中选择“接受公式标志”复选框最后单击“确定”按钮。这样如果要利用公式计算时可以直接在公式中输入字段名称来表示了例如:总分=语文+数学+外语。在连续单元格中自动输入等比数据序列可以通过填充的方法来实现。具体操作如下:首先在第一个单元格中输入该序列的起始值然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格。再依次单击“编辑”“填充”“序列”命令。在弹出的“序列”对话框中再选择“类型”中“等比序列”单选按钮再在“步长”文本框中输入等比序列的比值。最后还要在“终止值”文本框中输入一个数字。不一定要是该序列的最后一个值只要是一个比最后一个数大的数字就可以了。最后单击“确定”按钮即可。这样系统就自动将序列按照要求填充完毕。选择大范围的单元格区域由于屏幕大小的局限性如果利用鼠标拖动操作总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。可以试试如下操作:首先在“名称”框(就是公式输入栏fx左边的输入框)中输入该操作区域的起始单元格名称代号然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号中间用“:”冒号分开。最后按下“Enter”键这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。为修改后的工作表添加批注想在对工作表文档进行修改的同时在修改处添加批注以方便日后查阅。具体操作如下:选择已经修改过的单元格单击“插入”“插入批注”命令在该单元格旁边弹出一个黄色的文本输入框输入框最上边会自动显示系统安装时使用的用户名字当然也可以改为当前使用者的名字。在光标处就可以输入要添加的批注了。输入完成后鼠标单击任意位置批注文本框就会自动隐藏起来。这时在该单元格的右上角部位会多出一个红色的小三角形符号当鼠标移动至该单元格上时会自动弹出刚才添加的批注内容。同时还可以用鼠标右键单击该单元格在弹出的菜单中通过“编辑批注”和“清除批注”命令来进行其他的修改操作。隐藏行或列的其他方法要实现行或列的隐藏除了利用“隐藏”命令外还有以下几种方法可以实现。其中最简单的就是直接拖动鼠标来实现。先移动鼠标指针至要隐藏的行或者列的最下边或最右边当鼠标指针变成了一个黑色的带有上下箭头的“”字状时。按下鼠标左键然后拖动鼠标使其不可以见即可。当然也可以通过键盘组合键来操作完成:按下组合键“Ctrl”隐藏的是行按下组合键“Ctrl”隐藏列。如果要取消隐藏只需要再同时按下“Shift”键即同时按下“CtrlShift”、“CtrlShift”组合键。当然如果要隐藏的行或者列比较多时用这上述两种方法还是显得有点麻烦这时可以试试利用“ShiftAlt→(右方向键)”组合键来隐藏。首先利用“Ctrl”键来选择所有要隐藏的行或者列然后同时按下“ShiftAlt→(右方向键)”组合键这时会弹出“创建组”对话框点选要隐藏的“行”或“列”的提示选项。最后单击“确定”按钮完成。这时在工作表中行或者列的序号处会产生一条黑线它将刚才选择的所有行或列连接起来同时在末端会有一个“-”符号。单击该符号则所选的行或者列就会组成一个组从而达到隐藏的效果。同时“-”号会变成“”号。要恢复隐藏只要再单击该“”号即可。或者按下数字“”或“”也可以实现。如果要取消分组模式。只需同时按下“ShiftAlt←(左方向键)”组合即可。恢复被隐藏的行或列的快捷方式除了使用“取消隐藏”命令外还有更简单快捷的方法来实现找出已经被隐藏的行或列。例如要恢复被隐藏的第行可以执行如下操作:首先将鼠标指针移动到第行和第行之间的位置当鼠标的指针变成横向为“=”号纵向为黑色实心双箭头的十字形状时执行用鼠标左键双击操作这样被隐藏的行就会显示出来了。这种方法比用“取消隐藏”命令要快捷的多。取消列的隐藏方法同上所述。在常规格式下输入分数当在单元格中输入如“、”等形式的分数时系统都会自动将其转换为日期格式。所以每次都要先将单元格格式设置为“分数”后才可以正确显示。常规格式下直接输入分数方法是:只要在输入分数前先输入“+空格符”。然后再在后面输入分数即可如输入“□”(□表示空格)即正确显示为“”。需要注意的是利用此方法输入的分数的分母不能超过否则输入结果显示将被替换为分母小于或等于的分数。如输入“”系统会将其转换为近似值“”。在单元格中自动输入时间和日期选中需输入的单元格直接按下“Ctrl”组合键可输入当前日期如果直接按下“CtrlShift”组合键即可输入当前时间当然也可以在单元格中先输入其他文字然后再按以上组合键如先输入“当前时间为:”再按下“CtrlShift”组合键就会在单元格中显示“当前时间为::”这样的结果。以上方法美中不足的是输入的时间和日期是固定不变的。如果希望日期、时间随当前系统的日期、时间自动更新则可以利用函数来实现。输入“=today()”得到当前系统日期的函数输入“=now()”得到当前系统时间和日期的函数。 移动单元格中公式计算的结果一般地可以通过在单元格中输入公式自动计算出数据的结果。但是将这个计算结果移动到其他单元格时结果都变成了“”解决方法:单击“工具”菜单中的“选项”命令再选择“重新计算”选项卡。选择“手动重算”复选框同时取消选择“保存前自动重算”复选框使其无效最后单击“确定”按钮即可。这样就可以通过“复制”和“粘贴”命令来正确移动公式计算出的结果了。 以图片格式插入Word中的文本内容在不用截图软件的情况下可以直接利用系统的内置功能实现文本内容到图片格式的转换将Word文档中的某些文本内容以图片格式插入工作表的单元格中。具体操作如下:在Word编辑界面先选定需要插入的文字内容然后利用“复制”命令将其复制到系统剪贴板中。然后在Excel环境下选定要插入该图片的单元格再按住“Shift”键同时单击“编辑”菜单中的“粘贴图片”命令。这样即可将剪贴板中的内容转换成图片格式并插入到工作表中。如果选择的是“粘贴链接图片”命令则将图片和工作表建立链接关系。 求和函数的快捷输入法求和函数“SUM”可能是我们在工作表文档中使用最多的函数了。请问有什么好办法来快速输入吗?答:其实“SUM”函数不必每次都直接输入的可以单击工具栏中的“∑”符号按钮来快速输入。当然还有更快捷的键盘输入先选择单元格然后按下“Alt”“=”组合键即可。这样不但可以快速输入函数名称同时还能智能地确认函数的参数。 快速创建任意大小的连续数据矩阵要创建一个较大的数据矩阵且矩阵中的数据是一个有规律的等差序列如何来自动实现?假设要创建一个M×N的矩阵而且矩阵的第一个单元格是A。先在A单元格中输入矩阵的第一个数据元素再在A单元格中输入下一个数据元素。然后再定位到B单元格在其中输入矩阵的第N+个数据元素在B单元格中输入第N+个数据元素这样也就确定了该矩阵的前两行和前两列的四个数据。接下来用鼠标选择这四个单元格移动鼠标指针至该单元格的右下角填充柄处当指针变成一个实心的黑色小十字状时按下鼠标左键延行方向拖动至矩阵的最后一列。松开鼠标后会生成一个行N列的数据矩阵。同样的再选择该矩阵移动指针到该矩阵的右下角填充柄处当鼠标再次变成一个实心的黑色十字状时延列方向执行拖动操作至第M行。这样整个矩阵就自动填充完了。 组合键方式为单元格文字添加双下划线系统提供的下划线按钮只能为单元格文字设置下划线。而如果要设置双下划线除了利用菜单命令完成还有更快捷的方法:先按住“Shift”键然后再单击工具栏上的下划线按钮。 为单元格文字添加汉语拼音利用“格式”菜单中“拼音信息”下的“编辑”命令为单元格汉字加注汉语拼音后系统什么都没显示那是因为系统默认的格式是将拼音隐藏的只要执行“拼音信息”下的“显示或隐藏”命令就可以看到了。或者可以先执行“显示或隐藏”命令然后再利用“编辑”命令来输入拼音信息。同时还可以通过“设置”命令来对加注的拼音进行字体大小、对齐方式等相关的设置。 快速选中所有数据类型相同的单元格要选择数据类型都是“数字”的单元格来进行操作可是这些单元格都是分散的请问有什么好的方法把它们全部找出来吗?答:可以利用“定位”命令来快速地找到这些单元格。具体操作如下:执行“编辑”菜单中的“定位”命令。在弹出的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮。接着会弹出一个“定位条件”对话框根据需要选择设置好要查找的单元格类型。例如先选择“常量”项然后再复选上“数字”项最后单击“确定”按钮完成即可。这样符合上述条件的单元格全部会被选中。 利用“记录单”为行或列添加数据如果工作表文档中数据较多由于屏幕大小的限制在输入超过显示区域单元格的数据时一般都是要利用滚动条来定位显示区域。这样操作往往不是很准确如何更好的实现?可以利用“记录单”方式来直接输入数据而无需理会单元格位置的变化。不过具体操作时行和列的输入稍有不同下面分别说明:对于列数据的输入。先单击列标题来选择整列然后单击“数据”菜单中的“记录单”命令这时系统会弹出一个对话框直接单击“确定”按钮在弹出的另一对话框中进行数据输入即可输入完成后按“Enter”键自动跳转至下一空白单元格中(当然也可以单击滚动条下边的黑色三角符号来跳转)继续输入数据……。输入完成后单击“关闭”按钮完成即可。如果是要按行方向来输入数据操作与前面稍有不同。首先不能利用单击行标记的方法来选择整行否则会因为字段太多而出错所以只能用拖动操作来选择。在数据输入时不能用“Enter”键来跳转到下一个空白单元格因为如果按此键系统会跳转到下一行来输入数据但是可以用“Tab”键来跳转。最后需要共同注意的是不管是行输入或是列输入数据由于系统默认是将第一行和第一列作为记录名称和字段名称所以所有输入的数据都是从第二行和第二列开始的。 不输入公式直接查看结果当要计算工作表中的数据时一般都是利用公式或函数来得到结果。可是假如仅仅只是想查看一下结果并不需要在单元格中建立记录数据。方法是:选择要计算结果的所有单元格然后看看编辑窗口最下方的状态栏上是不是自动显示了“求和=?”的字样呢?如果还想查看其他的运算结果只需移动鼠标指针到状态栏任意区域然后用鼠标右键单击在弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令在状态栏就会显示相应的计算结果。这些操作包括:均值、计数、计数值、求和等。 批量为单元格数据添加单位在许多的场合中我们都需要为单元格数据添加单位如果每输入一个数据就添加一个单位这样操作起来实在太麻烦费事了。若在数据输入后一次性批量完成那就方便多了:选中所有要添加单位的单元格然后单击“格式”“单元格”命令在弹出的对话框中选择“数字”选项卡然后在“分类”列表中选择“自定义”项。再在右边的“类型(T)”列表选择框中选择适合的数字格式(例如:如果是小数形式则选择“”)再在“类型(T)”文本框中的该数字格式“”后添加“单位名称”(如:"元"注意是用英文输入法中的引号)最后单击“确定”按钮返回即可。这样刚才选择的所有单元格数据后都自动加上设置好的单位了。 单元格数据输入启用记忆功能在Excel的单元格数据输入采用自动记忆功能可方便以前输入过的数据的重复输入这种功能叫做自动记忆功能。在Excel中也是可以实现的。具体设置如下:单击“工具”“选项”“编辑”选项卡选择“记忆式键入”复选框最后单击“确定”按钮即可(注:程序安装的为默认设置项)。 利用“选择性粘贴”命令将文本格式转化为数值在通过导入操作得到的工作表数据中许多数据格式都是文本格式的无法利用函数或公式来直接进行运算。但是如果一个一个地将文本格式转化为数值格式又很麻烦对这种通过特殊途径得到的数据文档可以通过以下方法来实现快速批量转换格式:先在该数据文档的空白单元格中输入一个数值型数据如“”然后利用“复制”命令将其复制到剪贴板中。接着选择所有需要格式转换的单元格再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“运算”项下的“乘”或者“除”单选按钮最后单击“确定”按钮完成即可。这样所有的单元格都会转换为数值格式了。 去除单元格中的“”有时在一个工作表中有许多的“”值的单元格这些单元格没有什么实际意义而且还影响整个工作表的美观要想去掉这些“”值单元格而又不影响工作表数据的完整性就只有将它们隐藏起来。具体实现方法如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令在弹出的对话框中选择“视图”选项卡在“窗口选项”区域中取消选择“零值”复选框最后单击“确定”按钮完成即可当然这样工作表中所有的“”都会被隐藏起来。如果只希望隐藏部分单元格中的“”可以执行以下操作:首先选择要隐藏的单元格然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令。在弹出的对话框中选择“数字”选项卡再在“分类”列表框中选择“自定义”项在右边的“类型”输入框中输入“”(全部符号都在英文输入法状态输入双引号不要输入)。最后单击“确定”按钮完成即可。 在数据录入时自动切换输入法由于工作表中数据类型常常用各种输入法输入若要实现一定位到某个单元格系统就会自动切换到相应的输入法可以通过下面的设置来实现它:首先选中使用同一种输入法的所有单元格再单击执行“数据”菜单上的“有效性”命令在弹出的对话框中选择“输入法模式”选项卡在“输入法模式”下拉列表中根据需要进行设置。如要使用中文字符的话就选择“打开”如要使用英文输入模式就选择“关闭(英文模式)”。 消除运算结果的系统误差在对一些带小数的数据进行统计中系统计算后得出的结果若是经过自动进行四舍五入造成误差出现这种问题的原因是在默认情况下系统对中间运算得出的带有小数结果的显示都是经过了四舍五入操作后给出的近似值。而在其他如求和、求差等运算过程中使用的是更精确的实际值所以和用屏幕显示值进行运算得出的结果是有出入的。要想解决这一问题只要更改默认设置即可具体操作如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令再选择“重新计算”选项卡找到并取消选择“以显示值为准(P)”复选框最后单击“确定”按钮完成。这样系统就会直接依据显示结果来进行运算了。 为数据输入设置下拉选择列表为了统一输入的格式有时希望用户在输入数据时只需要选择设置好的单元格内容即可而不要自行重新输入为单元格设置一个供选择的类似下拉列表的选择框可方便了。具体操作如下:首先要选择需要建立自动选择列表的单元格然后单击“数据”菜单栏中的“有效性”命令。再选择“设置”选项卡在“允许”下拉列表中选择“序列”项。这时对话框会增加“来源”项在其下面的输入框中输入供用户选择的序列。不同的选择项用“”号分开(是在英文输入法状态下的逗号)。如输入“满意一般不满意”单击“确定”按钮完成即可。这样设置后当用鼠标单击单元格时在单元格右边会出现一个向下的黑色箭头单击该箭头就会弹出一个选择输入列表了。 自动填充等差序列在工作表中为数据库添加记录序列号是经常要执行的操作。可是有时如果记录太多一个一个地输入就会显得费事可让系统来自动完成:要输入一些这样有规律的数据使用以下方法将会节省许多的时间和精力:首先在起始单元格中输入第一个数据例如输入“”。然后在第二个单元格中输入第二个数据如输入“”这两个数据的大小差就是这个数据序列等差比。选择这两个单元格移动指针至该区域的右下角的填充柄处。当鼠标变成一个黑色的实心十字形状时按住鼠标左键执行拖动操作到最后一个单元格处放手。这样系统就自动按照等差比值填充好其他单元格。如果要设置的一个等差比为“”的数据序列只要输入起始的第一个数据然后按住“Ctrl”键再移动鼠标这至填充柄处这时鼠标指针会变成两个小的黑色十字状。接着再执行与上述同样的拖动操作即可完成。 为不相连的单元格快速输入相同信息由于单元格的不连续分布无法利用前面介绍的方法来快速填充如果要输入相同内容的单元格不连续还可以使用下面的方法来实现快速输入:首先按住“Ctrl”键来选择好所有的单元格然后将光标定位到编辑栏(就是“fx”图标后面的输入栏)中输入需要的数据。输入完成后按住“Ctrl”键不放然后再按下“Enter”键这样输入的数据就会自动填充到所有刚才选择的单元格。 在多个工作表中同时输入相同数据如果要在不同的工作表中输入相同的内容可以试试以下方法来快捷实现:按住“Ctrl”键然后用鼠标单击左下脚的工作表名称来选定所有的工作表。这样所选择的工作表就会自动成为一个“成组工作表”。只要在任意一个工作表中输入数据其他的工作表也会增加相同的数据内容。如要取消“成组工作表”模式只要在任一工作表名称上单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“取消成组工作表”选项即可。二、函数应用技巧 如何在公式中引用其他工作表单元格数据公式中一般可以用单元格符号来引用单元格的内容但是都是在同一个工作表中操作的。如果要在当前工作表公式中引用别的工作表中的单元格方法:工作表名称“!”单元格名称。如要将Sheet工作表中的A单元格的数据和Sheet工作表中的B单元格的数据相加可以表示为:“Sheet!ASheet!B”。 同时对多个单元格执行相同运算实现一步完成对多个单元格数据执行同样的运算:假设要对多个单元格执行全部加“”的相同操作。首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数“”再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要进行运算的单元格再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮最后单击“确定”按钮完成。 利用单步执行检查公式错误Excel中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复杂的嵌套函数时一旦出现错误要找到错误原因是比较困难的。可以利用“公式求值”功能来一步一步执行函数这是一个准确找出错误的好办法。由于“公式求值”不是系统默认的按钮所以需要先将其添加到工具栏。单击“工具”“自定义”命令”选项卡“类别”“工具”项在“命令”列表中选择“公式求值”项最后将其拖到工具栏上。接下来选择包含函数的单元格然后单击“公式求值”按钮。在弹出的对话框中会用下划线表示公式中的执行步骤通过“求值”按钮可以一步步地执行公式同时观察下划线表达式的运算结果是否正确从而找出公式的错误之处。快捷输入函数参数系统提供的函数一般都有好多不同的参数在输入函数时能快速查阅该函数的各个参数功能可以利用组合键来实现:先在编辑栏中输入函数完成后按下“CtrlA”组合键系统就会自动弹出该函数的参数输入选择框可以直接利用鼠标单击来选择各个参数。函数中快速引用单元格在函数使用时常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据。如果要引用的单元格太多、太散的话那么逐个输入就会很麻烦遇到这种情况时可以试试下面的方法利用鼠标直接选取引用的单元格。具体操作如下:以SUM函数为例。我们在公式编辑栏中直接输入“=SUM()”然后再将光标定位至小括号内。接着按住“Ctrl”键在工作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格。这时会发现所有被选择的单元格都自动的填入了函数中并用“”自动分隔开。输入完成后按“Enter”键结束即可。组合键隐藏单元格中的公式如果要隐藏单元格中的公式除了用系统命令外还可以使用以下组合键来隐藏公式。选择要隐藏公式的单元格然后按下“Ctrl`”(数字“”键左边的那个按键)组合键即可。如果要再次显示隐藏的公式只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示。 快速找到所需要的函数函数应用是Excel中经常要使用的。可是如果对系统提供的函数不是很熟悉要快速找到需要的函数对于没学习过计算机编程的人来说系统提供的函数的确是一个比较头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数:假如需要利用函数对工作表数据进行排序操作可以先单击工具栏的“插入函数”“函数”“搜索函数”项下面直接输入所要的函数功能如直接输入“排序”两个字。然后单击“转到”按钮在下面的“选择函数”对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数在对话框最下面就会显示该函数的具体功能如果觉得还不够详细还可以单击“有关该函数的帮助”链接来查看更详细的描述。这样就再也不会为不懂函数而头痛了。 利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计对工作表中数据进行统计是经常需要的。一般情况我们都是使用菜单命令或函数来进行数据的统计的。可是如果要统计的工作表中记录很多而且需要统计的项目也很多时使用这种方法就显得力不从心了。可用下面更好的方法来实现:对于一些大型的工作表文件而且统计数据的条件比较复制的情况下可以使用数据透视表来进行统计这种方法不但功能强大而且操作起来比用函数、公式简单多了。下面就来统计一个包含“操行评定”、“性别”、“姓名”等字段名称的数据文件中操行评定各个级别中男生与女生的人数。具体操作如下:首先打开工作表选择整个工作表数据然后单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项。接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行操作。在弹出的步骤一设置对话框中的“请指定待分析数据的数据源类型”中选择“MicrosoftExcel数据列表或数据库”项。在“所需创建的报表类型”中选择“数据透视表”项然后单击“下一步”按钮。接着会弹出第二个对话框直接单击“下一步”按钮。在弹出第三个对话框中在“数据透视表显示位置”选择第一项“新建工作表”最后单击“完成”按钮。然后从右边的“数据透视表字段列表”中将“性别”字段拖至“请将行字段拖至此处”将“操行评定”字段拖至“请将列字段拖至此处”将“姓名”字段拖至“请将数据项拖至此处”。这样系统将自动统计出所有操行评定级别的男生和女生的数量这样统计出的结果将作为一个新的工作表保存在当前文件中方便随时查阅。 开启函数输入时的参数提示平时在手动输入函数时在输入过程中屏幕会显示一个提示条可不知为什么现在没有了。要开启函数的参数提示功能可以执行以下操作:单击“工具”菜单中的“选项”命令在弹出的对话框中选择“常规”选项卡然后选择“函数工具提示”复选框即可。 矩阵型数据区域求和的快速实现在一个比较大的工作表中需要对输入的数据进行横向和纵向的求和可用快捷的方法:如要对数据矩阵进行横向求和首先用鼠标拖动操作选择整个数据矩阵同时还要多选择一空白列。然后单击工具栏上的“∑”按钮。这样会发现多选择的那一个空白列中已经自动填入了对应行求和得到的结果了。同样如果要按列方向求和则只要多选择一行如果要同时对行和列进行求和就多选择一行和一列最后单击“∑”按钮即可。不过用这种方法来求和时必须保证所有的单元格都是直接输入的数据不能是通过函数式计算得到的数据。否则在该单元格前的所有单元格数据都不会参与求和。三、图表设置操作技巧 将单元格中的文本链接到图表文本框希望系统在图标文本框中显示某个单元格中的内容同时还要保证它们的修改保持同步可以这样来实现:只要将该单元格与图表文本框建立链接关系就行具体操作如下:首先单击选中该图表然后在系统的编辑栏中输入一个“=”符号。再单击选中需要链接的单元格最后按下“Enter”键即可完成。此时在图表中会自动生成一个文本框内容就是刚才选中的单元格中的内容。如果下次要修改该单元格的内容时图表中文本框的内容也会相应地被修改。 重新设置系统默认的图表当用组合键创建图表时系统总是给出一个相同类型的图表。若要可以重新设置系统默认给出的图表类型可以执行以下操作:首先选择一个创建好的图表然后单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“图表类型”选项再在弹出的对话框中选择一种希望的图表类型当然也可以选择自己设置定义的类型然后单击“设置为默认图表”按钮完成即可。 准确选择图表中元素的技巧图表中的元素是很多的而且它们的位置常常连接紧密元素的覆盖范围又小所以用鼠标直接单击选取实在不容易选中。但是如果用键盘来操作就会又快又准。具体操作如下:首先利用鼠标左键双击该图表使其处于编辑状态然后利用上、下方向键来选择不同的元素组利用左、右方向键在相同组的元素中选择。 利用组合键直接在工作表中插入图表先选择好要创建图表的单元格然后按下“F”键或按下“Alt+F”组合键都可以快速建立一个图表。这种方式创建的图表会保存为一个以“chart+数字”形式命名的工作表文件可以在编辑区的左下角找到并打开它。除此之外外还可以利用快捷按钮来实现。系统提供该功能的快捷按钮不是默认的显示按钮需要自行添加。单击“工具”“自定义”“命令”选项卡在“类别”列表中选择“制作图表”项再在“命令”列表中找到“默认图表”项将其拖动到工具栏的适当位置。以后只要单击该按钮就可以完成图表的创建了。该方法创建的图表和用菜单命令创建的一样直接插入到当前工作表中。 为图表设立次坐标轴由于数据之间的差值太大有时在建立好的图表中几乎无法看清楚数据太小的项目。要让各个项目都清晰可见而且又不会影响图表的结构可以通过为图表建立次坐标轴的方法来解决(主要原因是由于坐标轴设置引起的问题)。首先在原图表中选择该数据系列然后单击鼠标右键在弹出的菜单中执行“数据系列格式”“坐标轴”选项卡选择“次坐标轴”单选按钮这时会发现在图表的右边多了一个新的坐标轴该数据系列会以该坐标轴的比例来显示。为了以示区别该系列数据会比其他数据系列粗一些。 为图表添加文字说明首先选中该图表然后在“编辑栏”直接输入需要添加的文字说明完成后按下“Enter”键即可。此时在图表中会自动生成一个文本框来显示刚才输入的文字。同时还可以通过拖动操作来改变其在图表中的位置并且可以自由地调整文本框的大小。 让图表也能绘制隐藏单元格中的数据在为工作表单元格数据绘制图表时发现如果单元格中的数据被隐藏起来则无法在图表中表示。图表无法绘制隐藏单元格数据的原因是系统默认“只绘制可见单元格数据”。只要改变该默认设置即可。先单击选择该图表然后单击“工具”菜单中的“选项”命令在弹出的对话框中选择“图表”选项卡取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框。最后单击“确定”按钮完成。 为图表之间建立关联由于实际需要希望将工作表中的多个图表建立一种连线用以表示它们之间的关系。可以通过以下操作来实现:先执行“绘图”工具栏(如果该工具栏没有请从“视图”“工具栏”选择添加)上的“自选图形”工具按钮在其下一级菜单中选择“连接符”命令再在弹出下一级菜单中单击选择一种连接符类型。接着再移动鼠标至要建立连接的图表区这时鼠标指针就会变成了一个中间为正方形并带有四条放射线的形状。移动鼠标到任意一个图表边界上再单击即建立了起始连接点。再移动鼠标至另一图表单击该图表中的任意一个小点。这样就为两个图表建立了连接。要建立其他连接请重复以上操作。 在图表中增加数据表为单元格数据建立图表虽然可以非常直观地了解数据之间的相对关系和变化但是相对于常用的数据表格来说对单个数据的描述不是很清楚。若同时为单元格数据创建数据表格就直观了:先选定整个图表并单击鼠标右键在打开的快捷菜单中单击“图表选项”命令在弹出的对话框中选择“数据表”选项卡。选择“显示数据表”复选框最后单击“确定”按钮完成这样就可以在原来的图表中增加一个数据表。 在Excel绘制斜线表头的方法Excel系统没有提供直接绘制斜线表头的功能命令按钮但是在Word中操作是很容易的事我们可以利用它在Excel中绘制斜线表头。方法如下:首先在Word中根据需要绘制好表头然后单击表头部分当该斜线表头四周出现几个小圆圈形状的表结构控制点时再执行“复制”操作将其复制到系统剪贴板中。接下来转到Excel工作表中选用表头单元格再执行“粘贴”操作将其插入单元格中。然后将鼠标移动至该表结构的右下角的控制点上当鼠标指针变成一个斜方向的双箭头时按下鼠标左键再拖动调节表结构使控制点刚好和单元格的各边重合调整好后就可以通过改变单元格大小来随意改变表头了。这样斜线表头也就完成了。 直接为图表增加新的数据系列如果不重新创建图表要为该图表添加新的单元格数据系列可以利用“图表”菜单中的“添加数据”命令来直接添加。不过除了这种方法外还可以试试用下面的方法来实现:首先选择该图表然后单击“图表”菜单中的“数据源”命令。再选择“系列”选项卡单击“添加”按钮接着将光标定位在“值”文本框中最后单击要添加新数据系列的单元格。该单元格的信息就会添加在“值”文本框中了。最后单击“确定”按钮完成即可。其实有一种更简单的方法那就是利用“选择性粘贴”来实现。先选择要增加为新数据系列的单元格然后将单元格中数据“复制”到剪贴板上。再选择该图表执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中选择“新建系列”单选按钮同时设置好数据轴最后单击“确定”按钮完成。更快捷的绘图方法系统提供的绘图工具实在不好用每次选择一个绘图按钮后只能画一次就算接着马上画同样的图型也要重新选择一次该工具。更简便的方法是如果要利用同一个工具按钮来绘制多幅图只要用鼠标左键双击一下该按钮即可这样就可以反复绘制了。如果要取消只要再单击一次该按钮即可。 创建个性化的三维立体图表利用系统默认的方法创建的三维立体图表往往达不到希望的效果要对它进行个性化的设置主要有两种方法。一种就是直接利用设置命令来实现。首先选择三维立体图表然后执行“图表”菜单中的“设置三维视图格式”命令接着会弹出一个设置对话框如右图所示。其中左上角的两个按钮用来调节“上下仰角”下边的两个按钮是用来调节“左右转角”的右边的两个按钮可以用来调节“透视系数”(通过取消“直角坐标轴”得到)。或者也可以在各个输入框中直接输入相应的数值来精确调节。如果觉得这样设置过于麻烦也可以直接在图表中选择相应部分来执行拖动调整。具体实现如下:选择图表实体移动鼠标到图表“角点”(就是那些黑色的正方形小点)上当鼠标指针变成一个小十字形状时按下左键并拖动鼠标就可以旋转图表了。如果按住“Ctrl”键再执行拖动就可以观察到整图表的移动形状调整合适后松开鼠标即可。 将工作表型图表转换成对象型图表前面介绍的利用组合键可以创建图表但是它是一个工作表形式的。要将其以对象的形式插入到其他工作表可将其进行图表文件转换成对象操作:首先打开该图表文件单击鼠标右键在弹出的菜单中执行“位置”命令。接着会弹出一个设置对话框在其中选择“作为其中的对象插入”单选按钮再在下拉选择列表框中选择要插入到的数据工作表名称如右图所示。最后单击“确定”按钮即可。同时利用该命令也可以将对象型图表转换为工作表型图表。四、自定义设置技巧 快速为工作表重命名重命名工作表文件的名字除了用常规的右键“重命名”命令来完成外,还可用鼠标左键双击工作表标签名称然后就可以直接输入新的名称了。 自定义自动排序类型系统能够自动为其自带的数据类型(如星期、季度等)进行排序。如果也让自己定义的数据类型实现自动排序操作方法如下:单击“工具”“选项”“自定义序列”选项卡左框中选择“新序列”项再在右框窗“输入序列”列表框中按顺序依次输入新序列。如我们可以为设置一个奖项的序列:特等奖、一等奖、二等奖、三等奖、鼓励奖。则在右框窗每输入完一项后按回车键转到下一行再输入第二项。最后单击“添加”按钮即可。这样就可以在左边的序列列表框中找到刚才添加的序列了。它将和系统自带的序列一样实现自动排序。 同一个工作表多窗口方式浏览工作表在实际应用中对同一个工作表文档纵横多窗口分割浏览是为了方便单元格之间数据比较。操作:移动鼠标到工作表窗口右边的滚动条上的黑三角形按钮上方的小横杠上当鼠标变成一个中间为一个“=”符号纵向为两个小箭头时双击鼠标左键这时当前窗口就会被横向的分隔成两个独立的部分。这两个窗口显示的都是同一个工作表这样就可以在两个窗口中分别进行操作了再也不要在一个窗口中来回地查找不同的单元格了。其实开始那个小横杠就是我们的文件横向分隔按钮。当然有横向分隔自然就有纵向分隔了。在水平滚动条最右边也有一个同样的分隔条执行用鼠标左键双击后就可以将窗口纵向分成两个独立的部分。如果在横向分隔的基础上再执行纵向分隔就可以将当前窗口分成四个独立的部分了。如果要取消分隔只要再用鼠标左键双击分隔条即可重新恢复单窗口模式。 给单元格重新命名在函数或公式中引用单元格时一般都用字母加数字的方式来表示单元格如“A”表示第一行第一个单元格。也可以用其他方式来替单元格命名。用数字和字母的组合来命名单元格只是系统默认的一种方式还可以用以下方法来为单元格命名。首先选择要命名的单元格然后在工作表左上角的“名称”框(注:在编辑栏的左边)中输入希望的新名字如可以输入“号”然后按下“Enter”键结束。这样下次就可以用这个名称来引用该单元格了。 快速切换工作簿目的是在Excel中打开多个工作簿文件让每一个工作簿都在系统的任务栏中显示以方便快速切换到另一个工作薄。具体实现如下:单击“工具”“选项”“视图”选项卡然后单击选择“任务栏中的窗口”前的复选框“确定”即可这样就可以直接在系统任务栏中单击对应的工作簿来直接切换了。 使用大图标来显示工具栏按钮可以利用系统提供的辅助设置功能来实现。具体操作如下:单击“工具”“自定义”“选项”卡“大图标”复选框单击“关闭”完成。不过需要注意的是这项设置对其他的Office程序都会起作用。也就说Word、Access等系统的工具栏都会被变大。 在工具按钮之间设置分隔线默认的工具栏分隔线是按不同组的工具按钮来设置的若想的任一工具按钮之间设置分隔线只需作很简单的设置:先按住“Alt”键然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可。 巧妙实现依据三个以上关键字对数据排序虽然系统默认的一次最多只能同时对三个关键字来排序但是我们可以利用设置排序关键字的优先级通过多次排序来实现关键字大于个以上的排序。具体操作如下:首先打开工作表。单击“数据”菜单中的“排序”项依次在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字然后执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字进行次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止我们就巧妙的实现了对三个以上关键字的排序操作。 自定义数据类型隐藏单元格值在前面介绍了怎样隐藏单元中的公式现在想隐藏单元格输入的数据该如何实现?隐藏单元格的值和隐藏公式基本操作相同。先选中要隐藏数据的单元格然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项。再在弹出对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”项接着在“类型”文本框中输入“”(三个分号)。单击“确定”按钮返回即可。 完整显示工具栏按钮若打开的文件太多则工具栏的按钮一行无法完全显示若要完整显示整个工具栏:可以单击“工具”按钮中的“自定义”命令再选择“选项”选项卡然后单击选择“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框即可。或者也可以直接移动鼠标到工具栏的空白处然后按住鼠标左键拖动工具栏到下一行即可。 让工具按钮直接显示文字提示单击“工具”“自定义”“命令”选项卡。然后用鼠标右键单击系统工具栏上希望显示文字提示的工具按钮(或者单击对话框中的“更改所选内容”按钮)在弹出的菜单中根据需要选择“总是只用文字”或者“图像和文本”。这样工具按钮就会显示文字提示了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会是不可用的。 隐藏工作表中的网格可以在工具栏上添加“切换网格”按钮来快速实现:单击“工具”“自定义”“命令”卡“类别”“窗体”“命令”列表框中找到“切换网格”将它拖放到工具栏上适当位置。以后单击该按钮就可以隐藏或显示单元格的网格线了。 依据单元格数据自动调整列宽先输入完所有的数据最后选择该列移动鼠标指针到列的右边界处当指针横向是一个双箭头的黑色十字状时双击鼠标左键。系统会自动调整列宽以保证该列中数据长度最长的单元格也能完整显示数据。该方法同样适用于行高的自动调整。注:这是在不需要换行的情况下。 将Excel文档插入IE页面中只要按下“F”键在弹出的“另存为”对话框中选择保存文件类型为Web页(即HTML网面文件)就可以将当前工作表数据文档加入Web页中来浏览。 快速设置单元格边框在系统中一般都是通过菜单命令来实现对单元格边框的设置的还可采用下列更快捷的办法:在新版的Excel中系统专门新增加了一个“边框”设置工具条来解决这个问题。单击“视图”“工具栏”边框”命令调出该工具条如图所示:该工具条中有“绘制边框”、“绘图边框网络”、“擦除边框”工具按钮。我们可以通过它来设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等也可以在一个单元格内绘画表头斜线。 自定义工具栏工具按钮或菜单栏的显示图标这些专门图标一般都是系统默认的但是还是可以修改这些图标的。可以通过以下操作来更改:“工具”“自定义”命令再选择工具栏上需要更改的工具图标按钮用鼠标右键单击在弹出的菜单中选择“更改按钮图像”选项。在弹出的图像选择列表中选择一个满意的图标即可。更改菜单中的图标和上述方法基本相同。不过这种方法还只能利用系统提供的其他图标来替换现有的图标。我们还可以自己绘制编辑图标让图标更有特色。要编辑图标可以选择“编辑按钮图像”命令这样会弹出一个编辑图标的设置对话框在这里可以设置图标对象的位置和为图标重新着色。这样编辑以后可以得到一个感觉完全不同图标。当然还可以将其他的图像设置为工具按钮的图标。具体实现过程如下:先用第三方图形程序打开(如Photoshop之类的)并编辑好(最好保证图像大小和系统默认的大小x个像素相同如果图片太大可能会发生扭曲或者根本无法通过后面粘贴操作)。然后再执行复制操作将该图像复制到

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