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第3章__账务处理子系统.ppt

第3章__账务处理子系统.ppt

上传者: 艾尔小茜茜 2018-05-06 评分 0 0 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《第3章__账务处理子系统ppt》,可适用于工程科技领域,主题内容包含会计电算化第三章账务处理子系统ChapterGeneralLedgersystem本章概览账务系统工作原理教学目的与要求通过本章内容的学习了解账务系符等。

会计电算化第三章账务处理子系统ChapterGeneralLedgersystem本章概览账务系统工作原理教学目的与要求通过本章内容的学习了解账务系统的基本原理掌握账务系统的数据流程和功能模块通过上机实验,掌握账务系统的初始化、日常业务处理和期末业务处理操作。本章重点与难点重点:账务系统数据流程账务系统功能模块账务系统初始化账务系统日常处理账务系统期末处理难点:账务系统数据流程第一节账务系统概述账务处理一直是财务软件的核心账务系统是整个会计信息系统的核心。以凭证为原始数据通过对凭证的输入和处理完成记账、结账、银行对账、账证表的查询和打印等账务处理工作。一、账务系统的任务、及时、准确地采集和输入各种会计凭证、高效、正确地完成记账过程、随时输出各种财务数据为企业管理提供信息二、账务系统与其他子系统的关系三、账务系统的特征(一)综合性强在整个会计信息系统中起核心作用(二)规范性强通用性好(三)控制要求严格正确性要求高手工账务处理的业务流程是怎样的存在哪些问题思考第二节账务系统的流程分析一、手工账务系统的业务流程记账凭证收款凭证付款凭证转账凭证原始凭证填制和审核登记日记账日记账编制报表月末处理登记明细账编制科目汇总表登记总账科目汇总表明细账总账报表二、手工会计下账务处理流程的缺陷、数据大量重复、准确性差、信息提供不及时、工作强度大三、计算机账务系统的数据处理流程原始凭证输入凭证临时凭证文件用户科目编码表期初余额表其他初始化表其他系统传入凭证审核凭证输出记账凭证文件科目余额发生额文件部门项目辅助文件企业对账文件期末处理编报输出银行对账单输入或传送基本账套参数表银行对账单文件银行对账输出记账凭证已审核记账凭证记账凭证及汇总情况自动转账凭证会计报表总账明细账日记账辅助账表余额调节表已达账项未达账项初始化原始凭证输入凭证临时凭证文件用户科目编码表期初余额表其他初始化表其他系统传入凭证审核凭证输出记账凭证文件科目余额发生额文件部门项目辅助文件企业对账文件期末处理编报输出银行对账单输入或传送基本账套参数表银行对账单文件银行对账输出记账凭证已审核记账凭证记账凭证及汇总情况自动转账凭证会计报表总账明细账日记账辅助账表余额调节表已达账项未达账项初始化包含的主要数据库文件()临时凭证文件()凭证文件()科目余额发生额文件(也叫汇总文件)()部门项目等辅助文件()企业对账文件()银行对账单文件临时凭证文件、凭证文件科目余额发生额文件数据处理的基本流程()用户将本单位的其他会计信息(如科目代码和名称期初余额等)通过初始化输入计算机并保存在相应的数据文件当中()根据审核无误的原始凭证编辑输入记账凭证输入的凭证经检查无误后存入临时凭证文件或者通过其他子系统生成凭证传入账务系统存入临时凭证文件()对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核()记账:根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账分别更新记账凭证文件科目余额发生额文件部门、项目等辅助文件企业对账文件并将临时凭证文件中已记账凭证删除()根据记账凭证文件、科目余额发生额文件和部门项目等辅助文件生成日记账、明细账、总账、各种辅助账等()会计期末自动进行期末处理并自动生成记账凭证(称之为机制凭证)传入临时凭证文件()根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账生成对账结果()在所有凭证都记账后进行结账()根据各种余额发生额文件及记账凭证文件输出各种会计报表四、计算机方式和手工方式下账务系统处理流程的区别、数据处理方式不同、数据存储方式不同、会计资料的查询统计方式不同第三节账务系统的功能结构总账系统系统初始化建立会计科目输入期初余额设置凭证类别结算方式设置其它有关设置凭证录入凭证审核凭证记账凭证汇总支票登记簿银行对账输出日记账输出明细账输出总账输出辅助账自动转账对账结账凭证管理出纳管理账簿管理期末处理第四节账务系统的业务流程系统参数设置会计科目设置凭证类型设置外币汇率设置结算方式设置录入期初余额输入凭证审核凭证记账账簿管理出纳签字取消审核出纳管理辅助核算管理月末转账试算平衡对账结账打印、备份开始下月业务日常处理期末处理系统初始化第五节账务系统初始化初始化设置前的准备工作:、仔细阅读《使用手册》、会计科目、凭证类别等的确定、会计数据资料的准备、会计组织和人员分工的确定一、账务系统控制参数设置为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求总账作为通用商品化软件的核心子系统是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择以确定符合个性特点的应用模式。软件越通用意味着系统内置的参数越多系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。(一)凭证参数制单控制(填制凭证)()制单序时控制该类凭证最后一张凭证日期le凭证日期le系统日期()支票控制对录入的支票号提供登记或报销的功能()资金及往来赤字控制填制凭证时相关科目的最新余额出现负数时系统给予提示()可以使用其他系统受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单凭证控制(处理凭证)()现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了ldquo在指定科目中被指定为现金流量的科目rdquo系统要求指定现金流量项目及金额()自动填补凭证断号新增凭证时系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号()凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目则必须录入结算方式及票据号凭证编号方式()系统编号()手工编号(二)凭证打印参数合并凭证显示、打印选择此项在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时凭证按照ldquo按科目、摘要相同方式合并rdquo或ldquo按科目相同方式合并rdquo合并显示在明细账显示界面提供是否ldquo合并显示rdquo的选项。打印凭证页脚姓名决定在打印凭证时是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。(三)权限参数制单权限控制到科目rarr通过ldquo明细权限rdquo进一步设置单位有多个制单人张三负责费用报销限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目制单权限控制到凭证类别rarr通过ldquo明细权限rdquo进一步设置限制某个操作员只能填制某个类别的凭证操作员进行金额权限控制rarr通过ldquo明细权限rdquo进一步设置系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制例如财务主管可以对万元以上的经济业务制单一般财务人员只能对万元以下的经济业务制单这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。凭证审核控制到操作员rarr通过ldquo明细权限rdquo进一步设置如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证则应选择该选项。出纳凭证必须经由出纳签字出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务如果选择该项凭证处理流程为:填制凭证rarr出纳签字rarr审核凭证rarr记账。凭证必须经由主管会计签字如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据则应选中该项。允许修改、作废他人填制的凭证如果制单人填制的凭证有误该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。(四)账簿参数()打印位数宽度()打印输出方式()打印行数(五)其他设置二、外币及汇率设置外币名称折算方式:ldquo外币*汇率=本位币rdquo的折算方式ldquo外币汇率=本位币rdquo的折算方式录入固定汇率或浮动汇率使用固定汇率的:月初录入记账汇率(即期初汇率)月末录入调整汇率(即期末汇率)使用浮动汇率的:每天在此录入当日汇率制单时使用固定汇率还是浮动汇率是在账务系统参数设置时指定的。选择固定汇率输入汇率。输入外币基本信息确认三、会计科目设置会计科目设置的原则:()会计科目设置必须满足会计核算和管理的要求()会计科目设置必须满足会计报表编制的要求()会计科目设置必须保持科目间的协调性和完整性()会计科目要保持相对稳定()会计科目设置要考虑到与子系统的衔接(一)增加会计科目科目编码会计科目编码的意义:()采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系()保证会计科目的唯一性()便于计算机处理和分类()节省存储空间()提高处理速度会计科目编码的方法(群码):顺序编码分组编码位数编码:timestimestimestimes-timestimes-timestimes科目编码设计的原则:规范性原则层次性原则固定资产固定资产mdashmdash甲车间固定资产mdashmdash甲车间mdashmdashA型机床固定资产mdashmdash甲车间mdashmdashB型机床一致性原则简短性原则扩展性原则diams会计科目编码不能重复diams增加会计科目时应先建上级科目再建下级科目diams会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则diams一级科目编码应使用财政部统一规定的编码diams已经使用的会计科目不能再增加下级科目只能增加同级科目diams已使用的科目不能再修改科目编码注意:科目名称中文名称或英文名称不许为空科目类型资产、负债、所有者权益、成本、损益账页格式金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式助记码科目性质(余额方向)增加记借方的科目:科目性质为借方增加记贷方的科目:科目性质为贷方diams已有数据的科目不能再修改科目性质注意:辅助核算要求(辅助账类)五种辅助核算功能:部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算其他核算要求()日记账:需要记日记账的科目mdashmdash现金、银行存款()银行账:需要进行银行对账的科目mdashmdash银行存款类()外币核算:科目是否要求外币核算以及核算的外币名称()数量核算:科目是否要求数量核算以及数量计量单位科目辅助核算的设置如果用户原来的许多往来单位、往来个人、部门、项目等是通过设置明细科目来进行核算管理的那么在使用账务系统后可以改用辅助核算功能进行管理即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目同时将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有:部门核算、客户往来、供应商往来、个人往来及项目核算等。主要用于对各种收入、费用类科目进行按部门核算如管理费用、销售收入如企业管理费用项目很多,想按不同部门进行核算。传统会计科目体系设置:管理费用办公费事业部事业部helliphellip差旅费事业部事业部helliphellip保管费事业部事业部helliphellip业务招待费事业部事业部部门辅助核算如果设置部门辅助核算则可以将科目设置为:管理费用办公费(部门辅助核算)差旅费(部门辅助核算)保管费(部门辅助核算)业务招待费(部门辅助核算)helliphellipradic将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来按照项目进行存储并将项目和科目建立动态链接主要用于对各种往来类科目进行按客户核算如应收账款、预收账款等如某企业的产品种类很多,销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置:应收账款应收销售款应收A产品款应收A产品款客户甲应收A产品款客户乙应收A产品款客户丙helliphellip应收B产品款应收B产品款客户甲应收B产品款客户乙应收B产品款客户丙helliphellip应收运杂费helliphellip客户往来辅助核算如果设置客户往来辅助核算则可以将科目设置为:应收账款应收销售款应收A产品款(客户往来辅助核算)应收B产品款(客户往来辅助核算)应收C产品款(客户往来辅助核算)helliphellip应收运杂费helliphellip主要用于对各种往来类科目进行按供应商核算如应付账款、预付账款等如某企业的供应商非常多,如果按以下传统会计科目体系设置:应付账款辽宁省供应商A供应商Bhelliphellip山东省供应商C供应商Dhelliphellip河北省供应商E供应商Fhelliphellip供应商往来辅助核算如果设置供应商往来辅助核算则可以将科目设置为:应付账款辽宁省(供应商往来辅助核算)山东省(供应商往来辅助核算)河北省(供应商往来辅助核算)helliphellip主要用于对企业与员工之间资金往来类科目进行按个人核算如其他应收款、其他应付款等如某企业的员工非常多,如果按以下传统会计科目体系设置:其他应收款差旅费借款张三李四helliphellip私人借款张三李四helliphellip应交罚款张三李四helliphellip个人往来辅助核算如果设置个人往来辅助核算则可以将科目设置为:其他应收款差旅费借款(个人往来辅助核算)私人借款(个人往来辅助核算)应交罚款(个人往来辅助核算)helliphellip所谓项目被认为是专门的经营对象和核算对象项目核算:就是围绕一个专门的对象将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集。如企业的产品收入、成本在建工程科研单位的课题等等如企业有A、B两种产品要求分产品核算库存商品、生产成本、产品销售收入、产品销售成本可以利用项目辅助核算功能:库存商品(项目辅助核算)生产成本直接材料(项目辅助核算)直接人工(项目辅助核算)制造费用(项目辅助核算)其他(项目辅助核算)helliphellip主营业务收入(项目辅助核算)主营业务成本(项目辅助核算)项目辅助核算项目档案设置(其他辅助核算档案设置前已述及)增加项目大类:项目核算的分类类别如生产成本、在建工程、对外投资、技术改造、课题、合同订单等项目大类定义项目结构:项目核算的有关栏目选择项目核算科目:具体指定需按此类项目核算的科目(一个项目大类可指定多个科目)定义项目分类和项目目录:可将项目大类下的项目进行分类然后设置具体的项目目录(二)修改和删除会计科目如果要对已经设置完成的会计科目内容进行修改或者将不需要的科目删除应在会计科目未使用之前进行修改或删除。只有部分科目属性允许修改已经使用过的会计科目不能再修改科目编码和科目性质不允许删除已经使用过的会计科目修改和删除科目应逐级进行先删除下级科目再删除上级科目注意:(三)指定会计科目指定出纳的专管科目。只有指定科目后出纳才能执行出纳签字、查询现金、银行存款日记账等相应权限从而实现现金、银行存款管理的保密性。现金指定为现金总账科目银行存款指定为银行存款总账科目注意:四、凭证类别设置在录入凭证之前应进行凭证类别的设置。已使用的凭证类别不能删除也不能修改类别字五种常用的凭证分类方式:()记账凭证()收款、付款、转账凭证()现金、银行、转账凭证()现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证()自定义凭证类别注意:在设置凭证类别时可以对凭证在制单时所使用的科目有一定限制通常系统有五种限制类型供选择:借方必有:收款凭证mdashmdash现金,银行存款(逗号为英文状态的)现收凭证mdashmdash现金银收凭证mdashmdash银行存款贷方必有:付款凭证mdashmdash现金,银行存款现付凭证mdashmdash现金银付凭证mdashmdash银行存款凭证必有:现金凭证mdashmdash现金银行凭证mdashmdash银行存款凭证必无:转账凭证mdashmdash现金,银行存款无限制:填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息五、结算方式设置建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式如现金结算、支票结算等。定义结算方式的内容包括:结算方式编码、结算方式名称和票据管理标志。票据管理标志是为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。在填制凭证时使用设置了ldquo票据管理rdquo的结算方式时系统要求登记支票登记簿(未事先登记)或支票报销功能(前面已登记)六、数据权限设置*数据权限控制设置选择对ldquo部门rdquo进行数据权限控制*数据权限设置设置用户ldquo田晓宾rdquo可以对ldquo销售一部rdquo的数据进行ldquo查询和录入rdquo七、期初余额录入年初建账:直接录入年初余额年中建账:录入启用当月的期初余额及年初至启用月份的借、贷方累计发生额系统自动计算年初余额(一)录入基本科目余额(底色为白色)diams余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始上级科目的数据由系统自动计算diams科目有数量外币核算时在输入完本位币金额后还要输入相应的数量和外币信息。diams出现红字余额用负号输入diams修改余额时直接输入正确数据即可(二)录入辅助核算科目余额(底色为黄色)对于设置为辅助核算的科目不能直接输入该账户的期初余额这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来。在输入期初余额时双击该科目的期初余额栏目系统会自动为其开设辅助账页。(三)试算平衡期初余额及累计发生额输入完成后为了保证初始数据的正确性必须依据ldquo资产=负债所有者权益收入成本费用rdquo的原则进行平衡校验。diams期初余额试算不平衡可以填制审核凭证但不能记账diams已经记过账则不能再录入、修改期初余额七、其他相关设置(一)常用凭证设置(凭证模板)(二)常用摘要设置(摘要库)(三)自定义项的设置注意:第六节账务系统日常业务处理凭证填制凭证审核凭证记账凭证修改凭证作废凭证冲销凭证查询凭证汇总出纳签字现金银行日记账查询资金日报表支票登记簿银行对账总账发生额余额表明细账序时账日记账多栏账辅助核算账簿一、凭证管理凭证类型:手工凭证(直接在计算机上输入的手工编制凭证后输入)机制凭证mdashmdash其他子系统转入凭证派生凭证mdashmdash自动转账凭证(一)凭证填制凭证类别:初始设置时已定义的凭证类别代码或名称凭证编号:采用自动编号时计算机自动按月分类别连续编号凭证日期:采用序时控制时凭证日期应大于上一张凭证日期附单据数:该记账凭证后所附的原始单据数凭证类别选择错误,系统将不允许保存凭证一旦保存其凭证类别、凭证编号均不能修改注意:摘要:输入本笔分录的业务说明摘要要求简洁明了会计科目:可以输入科目编码、中英文科目名称或助记码金额:金额不能为ldquo零rdquo红字以ldquo-rdquo号表示一张凭证上只记录一笔完整的业务,不应将不同业务记在一张凭证上科目必须输入最末级科目注意:辅助核算信息:()数量核算:提示输入ldquo数量rdquo、ldquo单价rdquo()外币核算:自动带出ldquo汇率rdquo提示输入ldquo外币金额rdquo自动计算()银行类科目:提示输入ldquo结算方式rdquo、ldquo票号rdquo及ldquo发生日期rdquo等若需登记ldquo支票登记簿rdquo则在此提示登记()其他辅助核算信息:部门、个人、客户、供应商、项目等制单人签字:系统自动将登录系统的操作人员姓名填入业务特征:辅助核算银行账要求输入辅助核算:结算方式票号如果该结算方式设置了ldquo票据管理rdquo标志需要进行ldquo票号登记rdquo业务特征:辅助核算外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币业务特征:辅助核算数量输入数量和单价系统自动计算金额业务特征:辅助核算客户往来输入客户相关信息业务特征:辅助核算供应商往来输入供应商相关信息业务特征:辅助核算部门输入部门信息业务特征:辅助核算个人往来输入个人信息业务特征:辅助核算项目核算输入项目信息凭证保存时的正确性检查mdashmdash有错误将不允许保存凭证类型检查:是否符合借贷科目必有条件凭证号检查:编号必须连续不能有重号、漏号凭证日期的检查:日期是否序时科目代码合法性检查金额检查:借贷金额是否平衡(二)凭证审核凭证填制完成后系统在保存凭证之前已经进行过校验为什么还要进行凭证的审核?系统很难校验出的错误:会计业务是否真实合法记账凭证与原始凭证是否相符会计分录编制是否正确凭证借贷方科目同时错误且金额相同思考:审核人和制单人不能是同一个人审核认为错误的凭证应退回制单人修改后再审核凭证一经审核就不能被修改、删除只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除取消审核签字只能由审核人自己进行只有审核无误的记账凭证才能记账注意:(三)凭证修改、作废恢复、整理凭证修改凭证处在系统中的不同处理阶段应采用不同的修改方法修改为什么修改方法:(凭证处在系统中的不同处理阶段)()已输入未审核的:直接进行修改mdashmdash不留痕迹()已审核未记账的:先取消审核再修改mdashmdash不留痕迹()已记账的:不能直接修改采用rdquo红字冲销法rdquo或者rdquo补充登记法rdquo进行更正mdashmdash留有痕迹修改时注意制单日期的序时问题外部系统传来的凭证只能在原生成系统修改注意:思考:凭证作废及删除()ldquo作废恢复rdquo当某张凭证不想要时可使用ldquo作废恢复rdquo功能将这些凭证作废diams作废凭证仍保留凭证内容只是显示ldquo作废rdquo字样diams作废凭证相当于一张空凭证不能修改不能审核diams也可取消作废标志并将当前凭证恢复为有效凭证()ldquo删除整理rdquo不想保留作废凭证时可以通过ldquo删除整理rdquo功能将其彻底删除并对未记账凭证重新编号diams只能对未审核、记账的凭证作凭证整理注意:注意:冲销凭证如果需要冲销某张已记账的凭证可以制作红字冲销凭证diams只能针对已记账凭证制作ldquo红字冲销rdquo凭证diams制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后需要再编制正确的蓝字凭证进行补充diams通过红字冲销法增加的凭证应视同正常凭证进行保存和管理注意:(四)凭证记账账务处理软件记账过程:选择记账凭证选择记账月份、凭证类别、凭证编号系统自动检验记账凭证发现有问题的凭证(不平衡的、未审核的、有错误的等)系统会显示出来提示修改并停止记账数据保护记账前系统首先将有关数据库在硬盘上进行备份正式记账用临时凭证文件中已审核的凭证更新科目余额发生额等相关文件同时将已记账凭证转移到凭证文件中记账数据流程图记账数据流动过程第一次记账时若期初余额试算不平衡不能记账未经审核的凭证不能记账有不平衡凭证或错误凭证时系统停止记账上月未结账本月不能记账记账过程不允许无故中断系统运行或关机注意:(五)凭证汇总、查询凭证汇总按条件对记账凭证进行汇总并生成科目汇总表进行汇总的凭证可以是已记账凭证也可以是未记账凭证计算机条件下的凭证汇总和手工条件下的凭证汇总目的是否一样?凭证查询(输出)输入查询条件进行查询(包括查询未记账凭证或已记账凭证)思考:丰富的查询条件二、出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具它主要可以完成出纳签字、现金和银行存款日记账的查询输出、支票登记簿的管理、银行对账等工作(一)出纳签字出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对凭证一经签字就不能被修改、删除只有取消签字才可以取消签字只能由出纳人员自己进行注意:(二)支票登记簿当有人领用支票时银行出纳员登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等当支票支出后经办人持原始单据(发票)到财务部门报销会计人员据此填制记账凭证当在系统中录入该凭证时系统要求录入该支票的结算方式和支票号在系统填制完成该凭证后系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期该号支票即为已报销只有在会计科目中设置了银行账核算的科目才能使用支票登记簿注意:(三)银行对账银行对账业务流程录入银行对账期初数据第一次使用银行对账功能前应首先将手工系统向计算机系统转换前的期初未达账项输入系统以保证数据的连续性和完整性,在开始使用银行对账之后不再使用此功能录入银行对账单银行对账采用自动对账和手工对账相结合的方式进行()自动对账计算机根据对账条件自动进行核对、勾销对账条件由用户根据需要选择对账条件:ldquo结算方式相同结算票号相同方向金额相同(必要条件)rdquo对于已经核对上的银行业务系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方标上两清标志并视为已达账其余为未达账(但有些可能是虚假未达账)虚假未达账产生的原因:业务处理不规范:如将两笔业务发生额作为一笔业务入账更正错账:如红字部分冲销或兰字部分补充登记输入错误:如录入对账单时将票据号码或金额录入错误()手工对账对一些应勾对而未勾对上的账项逐项判断是否为已达账进行手工核销输出对账结果mdashmdash银行存款余额调节表、已达账、未达账等(四)现金、银行存款日记账及资金日报表查询现金日记账支票登记簿三、账簿管理(查询输出)(一)基本核算账簿总账:各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额发生额余额表:采用计算机记账的单位可用发生额余额表代替总账明细账:查询各账户的明细发生情况序时账:以流水账的形式反映单位的经济业务日记账:现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询多栏账:查询多栏明细账,可以事先定义多栏账的栏目(二)辅助核算账簿部门核算、客户往来、供应商往来、个人往来、项目核算账簿的总账、明细账以及部门收支分析和项目统计表等等和手工不同的是计算机账务系统在任何一级会计科目都可以输出对应账簿注意:部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况及时地反映控制部门费用的支出对各部门的收支情况加以比较分析便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作及时地控制个人借款完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息以及项目计划执行报告等。第七节账务系统期末业务处理一、自动转账(期末摊、提、结转业务的处理)期末转账的特点:期末转账业务通常是在每个会计期末结账之前都要统一进行处理的固定业务主要是期末的摊销、提取、转账等业务每个会计期间重复进行期末转账业务处理具有很强的规律性凭证的摘要、借贷方科目基本固定不变会计分录中金额的来源或计算方法也基本不变期末转账业务的数据基本来源于账簿账务系统允许把这类相对固定的特殊凭证定义为凭证模板(自动转账凭证模板)在使用时由计算机自动调用事先设置好的转账凭证模板生成转账凭证来完成转账业务(一)定义转账凭证自定义转账设置自定义转账凭证模板可以完成的转账业务主要有:*ldquo费用分配rdquo的结转。如:工资分配、制造费用分配等*ldquo费用分摊rdquo的结转。如:待摊费用摊销等*ldquo税金计算rdquo的结转。如:增值税等*ldquo提取各项费用rdquo的结转。如:提取折旧费等输入转账序号、转账说明和凭证类别定义每笔转账凭证分录的摘要、借贷方科目,借贷方金额的计算公式或取数公式对应结转设置不仅可以进行两个科目一对一的结转还可以进行科目的一对多结转销售成本结转设置主要用来辅助没有启用购销存业务模块的企业完成销售成本的计算和结转汇兑损益结转设置期末自动计算外币账户的汇兑损益,自动生成汇兑损益的转账凭证期间损益结转设置在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中从而及时反映企业利润的盈亏情况(二)生成转账凭证定义完转账凭证后每月月末只需调用自定义凭证即可由计算机快速生成转账凭证在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序否则计算金额时就会发生差错工资折旧费用的计提mdashmdash其他待摊费用的摊提mdashmdash辅助生产成本结转mdashmdash制造费用结转mdashmdash生产成本结转mdashmdash库存商品结转mdashmdash销售成本、费用、收入结转注意:结转生成的记账凭证系统将存于未记账凭证库这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿对于错误的结转凭证系统一般不提供修改功能修改这些凭证的错误只能通过修改设置来进行将该转账业务可能涉及到的所有未记账凭证记账否则生成的转账凭证数据可能有误二、试算平衡和对账将系统中所有科目的数据按会计平衡公式ldquo借方余额=贷方余额rdquo进行平衡检验,并对账簿数据进行核对以检查记账是否正确以及账簿是否平衡手工条件下的ldquo对账rdquo和计算机条件下的ldquo对账rdquo性质是否相同?思考:三、结账计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额同时结束本期的账务处理工作手工条件下的ldquo结账rdquo和计算机条件下的ldquo结账rdquo性质是否相同?计算机条件下的结账工作主要是计算机控制系统改变某种状态确定本月的数据已经处理完毕不再增加新的凭证结账工作的一般处理步骤:、停止本月的记账工作、进行数据保护、进行试算平衡、将本月各账户的期末余额结转下月成为下月的期初余额思考:各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成上月未结账本月不能结账本月还有未记账的凭证不能结账总账与明细账对账不符不能结账已结账月份不能再填制凭证每月可记账多次但只能结账一次注意:教学小结账务系统是会计信息系统的核心子系统。本章在分析账务系统的处理流程和功能模块的基础上重点讲解了账务系统的初始化、日常业务处理和期末处理的工作原理和操作方法。思考题、账务系统的数据处理过程是怎样的?、账务系统包括哪些功能模块。、账务系统的操作流程。、账务系统的自动转帐如何实现?参考资料:主要参考书目:《会计信息系统》李世宗、李闻一等主编华中科技大学出版社《会计信息系统》杨宝刚高等教育出版社《会计信息系统》薛祖云厦门大学出版社主要期刊:《会计研究》中国会计学会主办《财务与会计》中华人民共和国财政部主办《财会月刊》财会月刊杂志社主办网络资源:http:wwwkuaijicomcnindexjsp北京会计网http:wwwufsoftcomcn用友软件http:wwwkingdeecom金蝶软件http:wwwsapcomchinaindexaspxSAP中国

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新课改视野下建构高中语文教学实验成果报告(32KB)

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