18零售促销计划

零售促銷計劃 防止貪污處 . . . . . . . . . . . . . . 防 best practices貪 錦 囊 目錄 頁數 引言 1 公司政策及程序指引 1 折扣資料 2 存貨管理程序 2 禮券或折扣券 2 優惠券的儲存 3 贖回 優惠券 4 優惠卡及職員折扣 4 預留貨品 5 獎勵禮品計劃 5 禮品存貨管理 6 管理報告 6 私營機構 顧問組 7 . . . . . . . . . . . . . . 防 best practices貪 錦 囊 零售促銷計劃 引言 公司於貨品促銷期內提供特別貴賓及員工折扣、派 發禮券或優惠券、贈送禮品等，是常見的市場推廣 策略。在管理這些優惠時可能出現的舞弊情況，包 括未經批准提供優惠、不記錄優惠交易等。如果當 中牽涉員工被收買或互相勾結，以縱容舞弊行為的 話，便可能構成貪污罪行。 本輯《防貪錦囊》旨在提供運作程序建議，協助零 售業機構管理促銷計劃，如折扣優惠、優惠咭、折 扣券、禮券及促銷獎品或禮品等。以下建議的措施 並不能涵蓋所有情況，個別機構應就其具體需要加 以修訂。 公司政策 及程序指 引 公司應制定書面指引，詳述推行促銷計劃的政策及 推行程序，以確保員工採用一致的工作 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 ，減少 需要酌情行事的情況。指引內容應包括： z 明確的定價及優惠政策、存貨管理及監管程序、 現金處理方法； z 各級人員有權批核的優惠種類（如折扣及優惠 券）、優惠金額及折扣額上限等；及 z 涵蓋申報利益衝突等操守 要求 对教师党员的评价套管和固井爆破片与爆破装置仓库管理基本要求三甲医院都需要复审吗 的操守規則，以供 員工遵守。 . . . . . . . . . . . . . . 防 貪best practices 錦 囊 2 折扣資料 向顧客預先透露減價及促銷資料，會對正常的營業 額構成影響。因此，除非基於特別商業策略，為了 保障商業利益，減價及折扣資料應只在優惠期開始 時才透露。這些資料應只向有需要知悉的員工透 露，並在向外界公佈前保持機密。 同樣，不良員工可能藉隱瞞促銷或減價計劃資料（如 公司客戶特別折扣、折換優惠及大量購買折扣等）， 將折扣或優惠據為己有。為杜絕這些舞弊手法，公 司應廣泛宣傳有關折扣優惠的詳情，例如在店舖的 當眼處張貼告示或刊登廣告。 為免在促銷期間處理交易資料時出現錯誤，公司應 委派專人將銷售貨品的折扣預先輸入電腦零售系 統。店舖經理亦應抽樣核實輸入的資料是否準確。 存貨管理 程序 公司應在促銷期開始前進行盤點，以確保存貨記錄 準確無誤，同時找出可能過時或遺失的存貨。為防 止有人將折扣貨品與正價貨品混合銷售，負責的管 理人員應巡視各分店及抽查貨品的標價。 禮券或 折扣券 禮券或折扣券（以下統稱優惠券）是公司發出的期 票，用以承諾持券人憑券換取相等面值的貨品或折 扣。由於優惠券會對公司構成或有負債或未來財務 承擔，公司應小心保管未發出的優惠券，以免遭偷 竊、遺失或未經授權複製。 監管發出及處理優惠券的程序包括： z 如有可能，大額的優惠券應印有防偽印鑑； . . . . . . . . . . . . . . 防 best practices貪 錦 囊 3 z 所有優惠券必須印上順序編號，以便核對儲存量 及在贖回時作出查核； z 未發出的優惠券應交由相當職級的人員，統一地 妥善保存； z 未經簽發或過期的優惠券須交回負責人員； z 每次發出或報銷庫存的優惠券後，應詳細記錄， 以便日後審核； z 將收回的優惠券與發出記錄互相核對，以偵查是 否有偽造的優惠券混入其中。 優惠券的 儲存 若公司設有多間分店，各分店應按照現時的營業額 估計未來的銷售量，以決定適當的優惠券儲存量。 此外，公司應制訂指引，訂明適當的優惠券補充水 平（即應申請補充優惠券的存量水平）及每間店舖 的最高優惠券存量。 店舖應遵從正式程序申請補充優惠券，並須由店舖 經理批核。申請表上應註明優惠券的存量及所需數 量，如有不同面額的優惠券，亦應分別註明。 如果負責管理優惠券的人員並非獲授權簽發優惠券 的人員，應將所需的優惠券連同有關申請表，呈交 授權管理人員簽署，並在發出後予以記錄。 公司應在申請表上記錄發出優惠券的資料（如編 號、簽發日期、申請店舖及批核人員等），並將申 請表副本交予會計部。公司在運送及處理優惠券 時，應採取有效的保安措施，以防遺失或盜竊。 . . . . . . . . . . . . . . 防 貪best practices 錦 囊 4 店舖收銀員接到優惠券時，應作核對及簽收。經簽 收的申請表應交回公司會計部或發出優惠券的人 員。如接收的優惠券數量與表格上的數目不符，應 立刻向管理層報告。 公司應授權指定人員（如收銀員或店舖經理）鎖好 未發出的優惠券，並應定期將優惠券存量和銷售記 錄互相核對，如有任何偏差，應立即向管理層報告。 會計部或管理人員應對優惠券的存量進行突擊核 查。 如有遺失優惠券情況，公司應委派獨立人員作出詳 細調查。會計部應定期擬備已報銷的遺失優惠券的 清單，以供管理層及有關店舖參考。公司並應制訂 處理顧客報失優惠券的程序。 贖回 優惠券 當顧客出示優惠券，店員應核實優惠券的面值、編 號、有效日期、核准簽名、特別印鑑及商標等資料， 才可接納。有效的優惠券在贖回後應予以註銷（例 如：蓋上「註銷」印記）及存放於收銀機內，然後 交回會計部。 優惠卡及 職員折扣 為避免貴賓卡及職員折扣優惠被濫用，負責處理交 易的員工必須在顧客使用這些優惠時核實顧客的身 份，如要求顧客出示載有顧客編號、簽名式樣、甚 至照片的貴賓卡等。為加強核實顧客身份的程序， 公司可考慮在貴賓卡上加上私人密碼或其他「智能 卡」技術所提供的辨認資料。 . . . . . . . . . . . . . . 防 best practices貪 錦 囊 5 如使用簽署核證方法，持卡人須在現沽單上簽署， 並由售貨人員核對卡上簽署作實。售貨人員如有任 何疑問，應在不違反私隱條例的原則下，要求持卡 人提供更多個人資料以核證其身份，例如比較貴賓 卡及其信用卡上的姓名。 公司應就優惠卡的使用程序訂定明確規則（如禁止 轉讓優惠卡、限制持卡人可選購的折扣貨品的限 額），亦應制定處理失卡程序。在顧客獲發優惠卡 時，員工應向他們清楚解釋有關規則。 預留貨品 如果員工被收買，可能會向個別顧客提供特別優 待，例如違規預留需求高或缺貨的貨品，或在減價 期開始前預留貨品而無須顧客繳付訂金。 為防範員工的舞弊行為，公司應就預留貨品制定明 確政策（如要求顧客繳付訂金、限制預留貨品數目 及在預留貨品有效期後沒收訂金等），並廣為告知 所有顧客。有關政策應特別訂明準則，限制顧客在 促銷期開始前預留貨品，如不許顧客保留貨品至優 惠期結束後、需要主管人員批核等。 預留貨品應與一般貨品分開存放，並於登記冊上， 記錄每件貨品的預留日期、顧客姓名及聯絡方法 等，以供管理層查核。 獎勵禮品 計劃 製造商及批發商有時會推行促銷獎勵計劃，向有傑 出表現的零售商僱員送贈禮物或獎品。部分承辦商 或供應商更會向其公司客戶轄下負責發出訂單的員 工，直接提供禮品或獎勵計劃。 . . . . . . . . . . . . . . 防 貪best practices 錦 囊 6 根據《防止賄賂條例》第9條，任何人士如無僱主的 批准，接受與其僱主的事務或業務有關的任何利 益，即屬違法；而提供利益人士亦觸犯同樣法例。 根據該條例，「利益」的定義包括任何饋贈、報酬、 佣金、貸款、費用等。 因此，供應商及承辦商在提供優惠或禮物前，應先 向員工所屬的公司查詢，確認其政策容許員工收受 這些利益。 禮品存貨 管理 為避免禮品遭不良員工濫用或偷竊，公司應小心保 管禮品的存貨。公司應為禮品(尤其是貴重禮品)編製 存貨清單，並規定發出禮品前須由主管人員批核， 及加以記錄。為免重複發送禮品，公司應編製報告， 列明參與促銷計劃的公司客戶名稱及發出禮品日 期，供管理人員審閱。此外，主管人員亦應進行突 擊檢查，確保存貨清單準確無誤。 管理報告 由於減價銷售會對公司的利潤構成影響，員工應定 期呈交分析報告，供管理層衡量有關的影響和監察 可能出現的舞弊。為方便監管，報告應包括： z 營業額分析，包括不同級別貨品的折扣率及利 潤； z 折扣額及性質（如貴賓客戶折扣、員工折扣、貨 品推廣折扣等）﹔ z 提供給主要貴賓客戶及員工的折扣； z 銷售交易及折扣詳情； . . . . . . . . . . . . . . 防 best practices貪 錦 囊 7 z 員工購物的價值及折扣額的分析；及 z 任何異常情況。 私營機構 顧問組 除了編製一系列《防貪錦囊》之外，廉政公署亦設 有私營機構顧問組，向私營機構提供免費及保密的 防貪顧問服務。該組的服務範圍涵蓋私營機構的各 項運作程序，如人事管理、存貨管理及合約管理等。 歡迎有興趣人士與該組聯絡，進一步了解服務詳 情。私營機構顧問組的聯絡方法如下： 電話 2526 6363 傳真 2522 0505 電郵 asg@cpd.icac.org.hk 廉政公署 防止貪污處 二零零三年 目錄 引言 公司政策及程序指引 折扣資料 存貨管理程序 禮券或折扣券 優惠券的儲存 贖回優惠券 優惠卡及職員折扣 預留貨品 獎勵禮品計劃 禮品存貨管理 管理報告 私營機構顧問組