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别告诉我你懂PPT(文字连载).doc

别告诉我你懂PPT(文字连载)

哈哈
2010-02-10 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《别告诉我你懂PPT(文字连载)doc》,可适用于职业岗位领域

目录前言第一章 让你的PTT讲故事 第一节 抓住眼球的雷人主标题 第二节 用副标题点破窗户纸 第三节 不简单的简单完整句 第四节 骨灰级的PPT结构总分总 第五节 随手拈来的创意线索 第二章 让你的模板与众不同 第一节 模板里的小细节与大学问 第二节 省心型模板简单不“撞衫”第三章 让PPT分钟能看懂 第一节 清晰表达你的信息 第二节 中规中矩使用字体字号 第三节 和谐不张扬的颜色搭配 第四章 玩转PPT的种武器 第一节 与众不同的PPT文字风格  第二节 横竖有理的表格表达 第三节 一目了然的趋势图 第四节 画龙必点晴的图片 第五节 存在必精彩的动画第五章 大胆Show出PPT 第一节 良好的开场白是成功演讲的一半 第二节 虎头更虎尾的完美结束 第三节 让紧张情绪见鬼去吧后记致谢做PPT的思路、年精华《别告诉我你懂PPT》文字连载  写这本书既是“蓄谋已久”又“纯属巧合”。它蓄谋已经超过年年我参加美国一个全国性的研究生演讲比赛作为有史以来参赛的唯一中国人取得了第二名。其实我英文并不很好这个成绩很大程度上要归功于PPT。  比赛结束后教授希望我在系里给大家讲讲如何做PPT因为不知道怎么讲所以计划搁浅。年之后回到北京我有机会走上了彼得·德鲁克管理学院和北师大MBA的讲台同大家一起分享PPT的一些感悟。与别人讲PPT不同我讲的是做PPT的思路是我年来总结出来的精华,讲课效果出乎意料地好。很多听众当天晚上就迫不及待地根据这些思路修改自己的PPT在演讲之后得到老板的夸奖。于我这是莫大的鼓励。于是关于PPT的讲课就多了起来。以至于后来北大出版社的编辑来约稿有了这本书。正是在这个意义上它的诞生“纯属巧合”。  你可能喜欢杜拉拉或许更崇拜彼得·德鲁克没准是杰克·韦尔奇的粉丝。但他们谁也没有教你如何用PPT帮助你的职业发展。PPT与我们的职业发展到底有什么关系为什么关于PPT的课程总是听者云集现代人工作生活更多地依赖于交流PPT是不可或缺的重要工具。用好PPT的人自然能在工作中崭露头角。在我的学习工作中一个个成功的PPT记录着我的成长。  在PPT的帮助下本科论文答辩我拿了全组最高分凭借PPT初到美国一句完整的英语都说不清楚的我第一次课上发言得了满分全系最挑剔的教授看了我精美的PPT在一个满分是分的测试中给了我分一份自我介绍的PPT让百事全球研发高级副总裁亲自面试我第一次在百事全球会议上露面凭借精美的PPT我精彩的演讲博得了阵阵掌声……  不仅是一个工具它为我搭建起实现人生价值、提升生活质量、提高工作效率的平台。PPT是追求艺术的路径是让职场快乐起来的源泉。无论是写PPT还是和PPT一起演讲都是一种享受PPT就像能够产生回声的大山它允许你做你想做的任何事说任何你想说的话。无论在工作中还是生活中它都是一个广阔的舞台营造出一个快乐而有效的气场感动你PPT的听众。  不同于其他PPT书籍本书没有讲述加入动画、艺术字体等具体的PPT制作技巧而是教你一种态度一种让你爱上自己工作的热情一种提高团队战斗力的工作方式。它是一种基于PPT之上的创意工作方法从小小的PPT帮你悟出有助工作的术、法、道。其中术让你的PPT更漂亮法助你成为“创新型人才”道则是一种职场态度和做人艺术。  但愿这本书能够帮你开启快乐职场的大门帮你worksmart工作起来不仅效率高还不觉得累。打开这本书找到属于你的大山营造你的快乐气场静静地听那来自大山的回音……第一章让你的PPT讲故事 第一节抓住眼球的雷人主标题一、标题=震撼力精彩的故事从标题开始一个精妙的标题能迅速抓住听众的眼球能够让你的PPT熠熠生辉。它是赢得掌声的第一步!就让一个具有震撼力的主标题带领你走入一个充满快乐、无限创意并会一鸣惊人的PPT世界吧!标题就好比人的名字。老爸给俺起名字的时候就没好好读历史让我一个女孩子跟个窝囊的皇帝重名搞得我一辈子都要怯生生地回答人家我叫什么名字。给这本书起名字的时候也和策划人brainstorming(头脑风暴)了好久。最终还是策划编辑脑子快想到了这个既生动贴切又吸引人的好书名顺利全票通过。怎么样它是不是也吸引了你的眼球呢?很多人在写PPT的时候还是习惯用那些“关于×××的报告”之类的标题。老实讲这已经很OUT了。在这本书里我将教会你一个既新颖又不失专业性和阅读性的好题目。比如写一个关于洗衣粉最新配方的项目报告该给它一个什么样的标题呢?这个项目是从很多种洗衣粉的配方中筛选了个进行综合评定。如果按“老一套”方式来写报告的题目它一定是:某某项目的个最优配方的筛选。我的标题却是:《High》!图(略)这个简短的标题很贴切地反映出了项目内容其中High表现了配方的优质对应于个配方。更引人入胜的是High与合起来组成一个击掌庆祝胜利的手势表达出整个项目团队看见胜利曙光时的兴奋心情让听众耳目一新。二、三步起一个精妙的主标题估计您会说:“听上去不错但我可达不到这么高的雷人指数。”别担心起一个精妙的标题也不是那么神秘教你几种方法你也会拟出几个相当不错的主标题。一个精妙的主标题并非都是无心插柳妙手偶得把起标题的步骤系统化后只要三步就能方便快捷地找到一个好标题。第一步:列出客观关键词。客观关键词是指能把这个PPT要讲的精彩内容概括出来的几个词语。找到这些关键词的方法是做一个填空题:这是一个关于(×××)的项目。这句话概括出了这个项目的最核心内容。把括号里的词语按词性分类这些分好类的词语就是客观关键词。刚才提到的那个《High》的例子把这句话填完整是:这是一个关于(选择个最终洗衣粉配方)的项目。按照词性列出的关键词是:动词:选择形容词、副词:最终数词、量词:个名词:洗衣粉、配方。第二步:提炼主观关键词。区别于客观关键词主观关键词是关于人的是指在这个项目背后项目组成员体现的精神、克服的困难、表达的情绪等等。主观关键词的提炼仁者见仁、智者见智但核心是要表达出工作背后的一些“软成果”也就是它能体现出来的人的品质。仔细回味一下咱做个工作容易吗没功劳还有苦劳没苦劳还有疲劳得让老板知道我们不容易呀。这些精神可以从多方面总结归纳比如:团队合作、敬业精神、开创精神、奋斗精神、成功的喜悦等等。这些精神您不说可没人知道老板是一种眼睛只盯着结果的动物。把这些精神说出来但又要低调、含蓄怎么办?最好的办法就是把它们揉到题目里一切尽在不言中让别人心领神会。例如“High”就表现出了团队合作和成功的喜悦。老板看了会很欣慰他们最喜欢看到的就是好的结果和团结奋斗、不惹娄子只干活的团队。对于团队来讲这个题目就像团队的强心针能够大大增强团队的凝聚力和战斗力。再来看另一个例子。这是一个关于油的项目做得非常辛苦整个测试要求在厂里不停机地测试天。大家蹲在厂里面轮流值夜班熬得眼睛都绿了脸都青了。这种奉献精神一定要体现在报告的标题中让老板一目了然。我起的名字就是:《BurntheMidnightOil》。图(略)这是英语的一个成语意思是烧干午夜的灯油和中文里的“头悬梁,锥刺骨”异曲同工,是说努力学习或工作,把午夜的油灯都烧干了。把这个题目亮出来一句话都还没说老板先说了:“唉你们是够辛苦的!”当下犒赏大餐一顿。做项目时请注意观察和体会这些感受正是这些心境陪伴了我们整个工作过程也正是它们让原本枯燥的工作充满了值得回忆的点点滴滴。把它们体现在PPT中这些主观关键词就随着这份报告永久地记录了下来。把主观关键词“嫁”给客观关键词英语里喜欢用marry这个词来形容两者的有机结合以强调心心相印、不可分割。在给PPT起名字时要把主观关键词“嫁”给客观关键词。两者巧妙地“揉”在一个标题里面使听众既知道你要讲什么内容又体会到了项目中的心情要揉得好更要揉得巧。把主客观关键词有机嫁接要从客观关键词入手看看从客观关键词里都能天马行空地联想出哪些精妙题目。我们再来看一下关于洗衣粉个配方的项目的客观关键词看看这些词可以产生什么联想。表 词性客观关键词联想动词选择从N个备选项找出最优形容词、副词最终以始为终数词、量词个High名词洗衣粉、配方 有没有发现这些联想出来的题目各个都要比“关于最终个洗衣服配方选择的报告”这个题目精彩。从这些联想中我们来筛选那些最能体现要表达的精神内涵的而且还简洁明了朗朗上口的于是我最终选择了《High》。这个例子能体会到所谓“天马行空”的联想其实秘籍就是双关。大文豪雨果说:“双关语是飞舞着的灵魂的产物。”通俗讲就是言在此而意在彼此和彼在这里就是客观和主观关键词。这种双关方法被好多广告采用很多用得都非常妙。比如在百事工作时中国同事间最多的拜年短信是“祝你百事可乐乐事无限!“蒙牛在年春节附近做的“Happy牛year!”的广告也是异曲同工。英语里也有类似的说法。一个眼镜店的名字就叫OIC读成OhIsee!(啊我看见了。)摩尔香烟的广告:Askformore,既可以翻译成要更多也可以翻译成要摩尔香烟。用这个方法起名字能达到非常不错的效果但是也有一个注意事项就是把客观、主观关键词结合后千万别忘了反过来想想这些题目是不是合适用在这个PPT当中场合、听众对象以及情绪表达是不是恰当。首先是题目风格是否恰当就像去爬山不能穿西装而去正式场合不要穿牛仔服一样。要从题目开始把握好PPT的风格切勿因此冒犯听众。另外标题要正面积极向上。在引起听众兴趣的同时要能够鼓舞激励别人。“雪上加霜”与“银装素裹”同时可以作为一道甜品的名字但是前者让人听了不舒服产生一种恐怖的感觉而后者则让人感到振奋大好美景如在眼前当然要选用后者。而一本描写“为生命中最痛苦的种日子做好思想准备从而能够勇敢地面对”的书叫做《RealLife》(真实的生活)就体现了一种积极面对的精神。所以给PPT取名字要从积极的角度来思考哪怕是个所谓的“失败的项目”。职场感悟刚参加工作时问带我的技术专家一个“傻”问题:“项目失败了怎么办?”他看了看我说:“你是指没有上市的产品吗?”我点点头。他笑了告诉我:“世界上其实没有失败的项目可以从每个项目里都学到很多东西这些收获可以用在下一次的产品开发中。在所有产品开发的项目中真正能上市的产品只是其中小部分。产品的上市是由很多因素决定的我们要做的是把每一个项目中的每件事都认真做好。”就是这句“世界上没有失败的项目”让我对后来的工作都充满了热情。我也做过很多“失败的项目”但每一次都能从中挖掘独到的收获。很多时候就像《大腕》里那个用快两倍的速度演奏的“欢快的哀乐”一样把“失败的项目”变个节奏不但心情变了而且让听到乐曲的人的心情都跟着变了这是职场达人能够在很短时间内迅速调节心情的秘籍之一。双关联想法上面的三步中第三步是关键单独把它拿出来作为一个小节。这里借用修辞里的“双关”来表达这种联想的方法但这里的“双关”是指“主观关键词”和“客观关键词”是把内容与意境结合起来的方法。双关法是给PPT起名字最棒的方法搞懂它你的PPT就会随着标题亮起来。下面我们就看看到底有哪些双关的手段。偷梁换柱。就是把一个词里的一部分用我们想要的关键词来替换。说白了就是换一个谐音字或者换一个同音字。做过一个洗衣粉的项目希望通过改变配方来提高洗衣粉的一次洗净率。这里面的客观关键词有:形容词、副词:干净数词、量词:一次名词:洗衣粉、配方动词:洗涤。正值北京奥运会召开眼睛里耳朵里都充斥着一句话:oneworldonedream(同一个世界同一个梦想)借了奥运会的“势”我把它改成了onewashonedream(一次洗涤一个梦想)。这样的题目够有时代感吧?把前面的客观关键词也基本上都包括了同时梦想体现了咱对项目的憧憬。图同音替换的方法用得更多。有人批评就是这些同音错别字的广告充斥着各种媒体让现在的孩子们都不会写字了。这话说得有一定道理但是这种“充斥”的程度正说明了这个方法之有效。很多歌星的专辑名称也使用这种方法比如王菲的“菲比寻常”周杰伦的演唱会“无以伦比”等等。给我印象最深的是上海人民广场一个韩国饭馆的名称韩舍低调简单还透着点文人的雅气点明了是韩国菜。这跟前面说的《Happy牛year》是同样的道理。这种偷梁换柱的方法相对比较简单也比较实用我本人就是这种方法的超级粉丝。比如我在做PPT培训时讲到标题这部分我就号召大家把标题变为“镖题”更好地体现出标题的冲击力强调标题精准的重要性。偷梁换柱法也往往和其他方法结合使用增强雷人指数。通过时间来双关。就是把表示时间或者具有时代感的词语拿来套用拉近你与听众的距离增强感染力。圣诞节前夕老板要我写一个下一年关于健康食品的研发计划我就利用时间双关法把圣诞节最常用的祝福语MerryXmasandHappyNewYear改造成了我的报告题目MerryXmasandHealthyNewYear!应景又时尚效果非常好。图这个题目也可以非常有效地套用在其他的新年计划项目中做财务或销售的可以改成:”MerryXmasandWealthyNewYear!”在中文中使用这种方法可以让你的标题更加精彩春节拜年说:恭喜发财红包拿来可以变成:恭喜发财“报表”拿来!“一年之计在于春”用在新年计划书之类的PPT中做标题正好能够表现新的一年即将到来大家干劲十足充满希望“春江水暖‘股’先知”可以用来体现股票指数与经济趋势的关系。最近经济形势企稳回暖股票指数更是节节攀升。如果你是一个证券公司的红马甲不妨用一张初春冰雪融化的图片配上这样一个标题来激励你的投资者们投身股市的洪流。“‘销售部’里说丰年”用在年底销售汇总的报告里会非常出彩。销售部是公司里挣钱的部门大家辛苦一年了坐到一起不但要看看销售业绩更要交流经验让来年有个开门红。平时注意收集各种应时句子、流行语以及各种谚语俗语列个单子改造一下用起来非常方便。通过缩写变换。缩写变化是把一些词的第一个字或字母提出了拼在一起组成新的单词。这种方法一般在英语里比较好用把英文里的首字母组合一下形成新的单词还是相对中文要容易很多也更符合英语的习惯用法。外企的人最恨的就是公司里没完没了的莫名其妙的缩写。但是这种方法产生的缩写不但不会招人讨厌还会给你带来很多奇妙的效果。首先要想出一个与项目相关的简单词然后再在脑子里搜寻一系列以这些字母开头的单词把它们顺成一个和项目相关的句子。使用时有几点需要注意:第一用这种方法起名字缩写尽量用简单的词越简单越好第二这个简单的单词和句子之一要表达主观关键词而另一个要表达出客观关键词。比如关于一款大米做的零食的项目汇报首页看上去只是一个简单的单词:RICE(米)告诉听众我们的主题是米。图片似乎够不上一个合格的PPT标题但一点鼠标一个动画把RICE的四个字母拉开就像大幕缓缓拉开更多字母显现出来RefreshedIdeaCutsEdge(用全新的想法来占领前沿)这才是主标题意思是项目通过创新用refreshedidea把非常传统的米制零售变成了非常时髦的产品领导零售的前沿(cutedge)。图这个动画放大了所有听众的眼球就连市场部的VP都跑过来跟我学如何做成这种效果。我告诉她:“实现这个动画很简单但设计出这个动画就很花心思了。”如果你也能够设计出这么一个吸引眼球的PPT估计也够你得瑟一段时间的了。通过字形变化文字都是美的通过字形的变化你会变出更美的标题。老外们总愿意说我们中国人是在“draw(画)”字。我曾经听一个美国人说如何画中文的“女”字:就是先画一个钻石然后在几个边上出头。还挺形象美女不就是心像钻石般美丽纯洁吗?马路上各式招牌有很多精彩的字体变型。比如图中大连银行的标志就是把大连两个字结合在一起的。图一些复杂的字形变化需要一些特殊的软件与需要专业的设计人员PPT制作者不具备这些软件和美术设计功底也能用这种方法。比如有一次我在讲职业道德的诚信问题就变化了这两个字。图诚是一个黑白的问题一个人没说谎就没有灰色地带信是一个尺度问题别人在多大程度上信任你完全看你既往的表现所以用黑白来修饰“诚”字用一个尺子来装饰“信”字。做出这样的效果非常简单黑白分明的“诚”字只需要到网上找到这个字的书法字存成图片然后Windows自带的画图把“诚”字言字边颜色反转就可以了。英文也有这样精彩的变形。帮助联合利华升级奥妙的配方奥妙的英文商标是OMO这个名字非常对称反过来就是“WOW”于是我的题目就叫“WOW,OMO”(哇奥妙)以表达洗衣效果的大幅度提高。图就是这灵机一动、灵感突现的感觉带来了“奥妙无穷”。通过成语来双关。广告词中这种方法用得最多甚至有人说:成语嫁给了广告。一个鞋子的广告语是“步步为‘赢’”卖咳嗽药叫“‘咳’不容缓”不胜枚举。和偷梁换柱法配套使用用同音字替换一些字效果让人惊艳。用这个方法也能把英语成语玩转。一次写米制零食项目的报告中用了一个英语成语:LikeWhiteonRice(像米上的白色)”意思是veryclose(紧密)用一个非常精彩的开场白虽然是我一个人站在这里汇报工作但这个项目是一个团队在做大家在一起工作likewhiteonrice。前面提到的那个BurntheMidnightOil(烧干午夜的油)见图也是一样的道理通过这样一个成语式的小题目把整个团队的精神面貌展现出来这绝不是一般的标题能够做到的。三、找到一个精妙标题的路径、多积累、勤思考精妙标题不请自来上面讲的这些方法听上去似乎不难但要真正掌握还需要一个过程。但不要有怵头情绪只要你开始尝试了熟能生巧慢慢做起来就会思如泉涌。积累这是做任何工作都需要的功课。积累的快慢可是个技巧关键要随时随地做一个有心人在日常生活中从身边积累。逛书店是一个积累名字的好方法PPT和图书在结构、排版等方面有不少相通的地方尤其是书名对PPT的标题会有很大启发。不妨多逛逛书店看看畅销书排行榜那里的书名可都是人家绞尽脑汁想出来的一定能给你不少的启发。不光是书名其他如电影名、唱片名甚至网络流行语、广告语等都是必须的积累。我的一份关于除血渍的洗衣粉研发报告中就用了一个电影的题目:《最后一滴血》最后一滴血图积累多了给PPT起名字就会奇思妙想浑然天成精妙的名字脱口而出。比如如果给神七卫星发射准备会的报告题目可以是《LiveFreeorDieHard》(《虎胆威龙》)”其实这个题目适合很多重大项目的动员词。我自己就用过当时觉得好悲壮!再比如年月日物理学界也有过一次重大事件:世界上最大的粒子碰撞试验首次大型测试成功完成。这个实验的最终目的是要两个方向相反的粒子束进行对撞从而揭示宇宙的起源。全世界名物理学家热切关注着试验启动他们希望通过冲撞看到质子的构成并将通过对撞机进行一系列很多科学家为此已经等了年。如果我是这个研究的首席科学家就会把报告的题目订为《不见不散》一方面体现了对撞的过程先是“撞见”再“散开”另一方面可以表达科学家们热切期盼的心情这个试验让科学家们望眼欲穿苦苦等待了年。十几年前联想有一句超级经典的广告语:“人类失去联想世界将会怎样?”养成随时随地联想的习惯不断挑战自己的想象力是一种乐趣把朋友聚在一起来个brainstorming(头脑风暴)是另一种乐趣。在联想的海洋里无论独乐还是众乐你都会享受在其中。、巧用搜索引擎给大家介绍一种我自己发现的比较实用便捷的起标题路径:挖出Google里的英语宝藏。对于不是英语为母语的人来说英语成语的积累和运用是一大难题。其实不用怕有Google以及它背后强大的数据库和搜索引擎。当我们大脑的储存量不够或者搜索速度不快时借助Google或百度是最简单的通向好名字的捷径。方法也很简单:就是在搜索栏里输入客观关键词和“成语”这个词回车就可以了。以前面提到的“BurntheMidnightOil”为例。首先在Google搜索栏输入:oil和idiom就会出现好多含有oil的成语的相关字条其中很多提到“BurntheMidnightOil”。点开其中的一个查看一下这个成语是什么意思:toworkverylateintothenight(工作直到深夜)。这正是我想要的用它来表达努力工作恰到好处。这个方法虽然不能达到百发百中但可以加快寻找好题目的速度likewhiteonrice也是用的这种方法找到的。一个公司推出了一款亚洲冷水洗涤的产品英文广告词叫:ColdHardFacts!翻译过来应该叫“铁证如山”里面的cold(冷)和hard(硬)分别对应了冷水和硬水facts体现了洗涤效果。为了加速查找速度再给大家推荐个英语的在线成语字典:http:idiomsthefreedictionarycomhttp:wwwusingenglishcomreferenceidioms里面的成语都可以按关键词查找用起来也很方便还可以顺便学学英语一举两得。这个办法特别适合外企的兄弟姐妹们使用在此强烈推荐。有时为了凸显时代特征利用时髦词给你的PPT起个名字也是很不错的选择。生活中会一阵阵的刮来一些流行的时髦词比如:●××总动员●我和××有个约会●今天你××了吗?●××一箩筐●我的××我做主●不是××是寂寞时髦词用起来很简单只要把一个主要的客观关键词填进去就可以了。来看看下面几例子:●××总动员:我的一个朋友联合各个学校的辅导员做过一个关于全市小学生课外活动的调查的项目项目启动就叫:辅导员总动员。●我和××有个约会:有个推销化妆品的朋友专做玫瑰精油听完我的培训她把她的化妆品宣传材料改成了“我和玫瑰有个约会”。图●今天你××了吗:“今天你环保了吗?”这是我们在地球日做环保志愿者的时候拉出的一个横幅在宣传的内容里我们用了一系列的卡通图案告诉大家一些生活中时时刻刻可以做到的环保小行动。希望通过这样的活动增强大家的环保意识天天爱护我们的地球。●××一箩筐:“创意一箩筐”如果这样一个PPT被放在市场总监的桌上他一定会很开心。他一定会为有你这样一个有创意的市场经理而感到高兴。●我的××我做主:听上去有点高考作文题的意思吧。“我的事业我做主”这是一个求职PPT的好名字。以此为题来写一份自荐的PPT去感染你下一个老板吧。如果你再能写一个“我的客户我做主”那您的销售技巧可就非同一般了。●不是××是寂寞:这是一条很时髦的网络用语可以来一个“做的不是PPT是寂寞”够闷骚吧?怎么样?上面的这些方法让你对起一个雷人的标题有些信心了吧。如果你一时还没找到窍门不要着急慢慢尝试不久你就会体会到那种“蓦然回首那人却在灯火阑珊处”的感觉了。职场感悟:我的职场谁做主?在职场中我们常常遭遇很多无奈的突变感觉似乎有一双更大的手才操纵着职场中的机遇。也许我们永远无法左右公司何去何从但我们却可以从工作中的点滴把握自己。在工作中勇于担当、敢于“做主”就是健康的职场情商。有一次因为自己的疏忽一个测试出了问题不但测试要花钱重做而且影响了项目的进度。我很不好意思地跟老板承认错误他却把责任揽到了自己身上说是他没有跟我交代清楚他应该承担大部分责任。这让我非常感动用更加努力和细致的工作回报了他。之后我再没犯过同样的错误加班赶上了进度。吸取了这次的教训我带项目团队的时候也注意在分配任务的时候强调细节并寻求对方的反馈确认是否真的交代明白了。正是用这种方式我也承担起自己和团队的责任。这样的态度使我赢得了支持和尊重。团队的人没有思想包袱大家都甩开膀子团结一致把项目做好。所以勇于承担责任、勇于“做主”是一种非常优秀的职业品格。漫画起名字是我写PPT中最enjoy的一个环节。提炼一个精妙标题就像写一篇美妙文章需要不断积累苦思冥想。你会经历一个“豁然开朗遇到瓶颈再豁然开朗”的过程。在这个过程中你会学到新的单词领会到工作中新的乐趣还会从brainstorm里交到新朋友。利用本节中讲到的方法、路径给你的PPT起一个具有震撼力的主标题是你报告成功的开始。第二节 用副标题点破窗户纸一、清晰副标题的必要性为什么要有一个副标题呢?让我们先比较一下前面提到的几个项目的主副标题看看有什么不同。表  主标题副标题High某洗衣粉最终配方的筛选MarryXmasandHealthyNewyear!百事食品亚太区××××年度健康食品开发计划WOW,OMO澳大利亚蓝奥妙配方建议不见不散某对撞机实验报告大宝天天见一线员工职场减压技巧       比较之后发现主标题里只是“偷偷”地藏了客观关键词需要仔细咂摸滋味在细嚼慢咽之中慢慢体会含义。讲PPT时往往需要把信息快速送达听众这就需要在主标题之外加一个副标题来捅破这层窗户纸。如果主标题追求雷人指数的话副标题讲究的则是“明明白白我的心”也就是要把内容用“素”描的方式“速”描一遍。第一个“素”说的是直白而第二个“速”则是指简洁。最后的效果就是听众“唰”地就明白了。也可以说副标题是主标题的一个呼应、补充和平衡。如果说对主标题的要求是生动、形象概括力强那么副标题的要求就是要明确清楚一目了然。副标题里要包含尽可能多的客观关键词往往是简单的一句话或短语来具体说明报告的实质内容。它一般可以用标准的格式:关于××部门工作的总结××项目的报告××年度××的计划××的建议等等。主标题把人吸引住让大家产生“你要说什么”的好奇副标题要把故事说清楚让听众明白你葫芦里到底卖的什么药。千万不要小看副标题的作用对于PPT而言主标题、副标题个都不能少。二、清晰副标题的要点相对于主标题而言副标题相对比较简单但想要达到清楚明白的标准也要注意几点:.加强针对性。把目标的范围缩小尽可能精确表达内容并指出PPT的目标听众。这可以通过使用准确的定语来实现。比如“大宝天天见”的副标题“一线员工减压技巧”就定性了这个培训是针对职场的而且是针对一线员工的。找准了靶子听众也容易对号入座。.明确时间段。如果报告的内容有时间方面的内容最好在副标题上体现出来。是年终总结还是阶段性汇报?比如“MarryXmasandHealthyNewYear”就是在年底时做的针对下一年的新产品研发计划而“High”就是一个阶段性的报告。.定义内容的性质。内容的性质主要是指针对的场合和听众:内部说明会还是对外的宣传稿?性质不同PPT的讲述风格也迥然不同。如果是内部说明会气氛轻松些内容可以详尽点更需要强调哪些是关起门说的商业机密。如果是对外的宣传稿很多时候要考虑说什么、怎么说不但要考虑表达自己的观点更重要的是展示公司的形象。通过副标题上区分内部和外部信息可以帮助听众正确接受这些信息并确定如何使用。不要在公司对外宣传稿上大肆加上自己的个人观点这是做白领的大忌。副标题要“怎么明白怎么来”通过明确的内容、确切的时间范围和具体的对象把你的报告内容写得明明白白。第章让PPT分钟能看懂PPT的清楚表达有三个层次的要求:.清晰可见。这是最基本的要求。如果一页PPT看上去一团乱麻密密匝匝的小字放在那儿听众看都懒得看怎么能让人家一下子记住内容呢?PPT的字体、字号、颜色都要清晰可见保证听众不但看得见而且看得清。.容易理解。讲一遍大家就能听明白。这主要体现在语言方面既不要之乎者也也不要从句套从句让别人雾里看花、水中望月。然后自己感慨一句:其实你不懂我的心。奉劝一句别绕那么多弯弯或者朦胧诗弄个明明白白我的心多好。.体现个性。前面提到很多方法可以体现出PPT的个性比如用标题、用线索、用模板等等。无论是展现自己的个性还是展示公司的风采都要求PPT的形式和内容有机统一这是我们追求的PPT之最高境界。要想让PPT把信息清楚明白表达出来必须遵守以下三大原则。.学会站在别人的鞋里想问题。这里讲究的是一个思维方式。要遵循理解万岁的原则。PPT可不能玩行为艺术只有让别人理解所表达的信息才是有效的。在清华读书的时候有位师兄超级有个性毕业答辩的PPT写得晦涩难懂导师让他写检查他交上去一篇文言文检查也没有署真名写了个自己起的字。这也就是在学校要是在公司老板肯定给你一个纸箱子让你半个小时收拾东西走人。展现个性的基础是要尊重听众让他们爱上你。我们前面讲的那么多方法不是要让听众多花心思琢磨你的意图而是让别人少动脑子就能清楚明白你所表达的信息。英语里讲Beinothersshoes意思是站在别人的鞋里引申义为从别人的角度想问题)。照片上这个小朋友站在妈妈的鞋里却体现出自己的风格。写PPT也要有这种独特的思维方式时时刻刻从听众的角度着想。职场感悟不妨来和你的朋友做个小游戏。这个游戏非常简单请和你的朋友面对面坐好用两只手给坐在对面的伙伴搭一个人字。搭好后看看你的手如果从自己的方向上看是个“入”字那么恭喜你你是个细心的、会站在对方的角度上思考的人。因为只有你看到的是“入”字坐在你对面的伙伴看到的才是“人”字。这种思维方式强调就是Beinothersshoe即从对方的角度想问题。这种能力需要在实践中慢慢培养下面的几个小故事能够给你一些启发。()文化差异。有一次我去广州出差要打车。正是下班高峰时间车很不好打。走了一段路看见路边停着一辆出租车就走了过去司机正在安税票的纸。我弯下腰对着车窗问了句:“师傅走吗?”司机眼皮都不抬一下摇摇头继续装税票。我无奈刚要走来了一个男的朝着这个司机说了句:“靓仔……”之后他成功坐上车走了。虽然没听清楚后面的话但“靓仔”这个词深深地教育了我。在北京叫“师傅”很亲切而在广州“靓仔”更加有魅力这就是文化的差异。做PPT也要考虑听众的文化背景。这个文化不单单是地域上的差异还包括公司文化上的差异以及公司内部各个品牌形象上的差异等等。比如在百事的食品品牌中奇多是个儿童的品牌这个品牌的PPT就要生动活泼而桂格是一个健康品牌关于这个品牌的PPT就要显得阳光、健康。如果弄反了的话会让人家觉得“驴唇不对马嘴”。而如果连品牌的形象都表达错了的话就更无法让领导接受你对这个品牌的项目的见解了。()语言差异。这种差异在和外国人打交道时更加凸显。听过“各国英语”之后我明白了一个道理跟母语是英语的人交流最简单因为他们能猜出来你真正的意思。正所谓“说我们的Chinglish让老外们痛苦去吧”。但要是赶上对方英语不如你痛苦的就是你了。一个同事曾经在泰国闹了一个笑话。泰国有一种米粉的吃法很著名。一个大锅里是热汤把米粉放在一个漏勺里到热汤里涮一涮熟了以后捞出来放上些菜码、肉丸等浇上煮好的汤。汤是炖肉的酱油汤这个同事不太喜欢酱油味就跟服务员说要“clearsoup(清汤)”。结果服务员给他端上来一碗酱油汤但没有米粉搞得我们这位同事哑口无言。外企里很多人喜欢把一些GRE单词用在PPT里以表明自己英语水平高。就我的经历而言越是复杂的词越容易让别人误解。一般情况下听众不会因为不认识PPT上面的一个词而向你提问结果是最终这个信息不能有效传达给听众。如果这是一个非常重要的信息对整个PPT报告的效果都有影响。所以越是用英语写PPT越要尽可能用简单的词和句子减少造成歧义的几率。()认知程度差异。还是这个清汤面同事有一次问我一个英文单词的过去式怎么拼写。我问他是给什么人写Email?他说:“越南人。”“哦那就直接加ed吧省得人家不明白。”我的回答吓了他一跳但想起面条的经历觉得也不无道理。PPT的制作者对该项目本身的认知程度要比听众包括领导高出很多因为我们对报告的内容非常熟悉每天都跟这个项目打交道项目的核心信息以及所有的细节只有我们最清楚。制作者要考虑到这种信息的不对称并针对这种情况制作PPT。处理信息的具体要求如下:①正确的信息层次。老板需要知道战略层次合作伙伴需要知道战术层次办事人员需要知道执行层次。这就好比项目管理的时间甘特图给老板们看的是里程碑级别的跟同事交流的是完成项目的具体步骤及其直接的关系而和执行项目的人要交代的则是每个工作如何具体操作才能保证万无一失完成。②正确的信息形式。老板需要简单明确的结论和事实合作伙伴需要整个项目的规划和逻辑步骤客户需要知道如何使用满足他们的需求。我从前习惯了用英文写PPT回国后在大学里给人家讲课也用英文讲。很多听众反映接受起来有难度。收到这种反馈之后我就把所有的讲稿都改成了中文并以更多的中国元素代替了西方背景的一些元素这样大家理解起来更快更好。把自己和听众放对位置特别注意听众的文化、语言、认知的差异性站在听众的角度考虑他们会希望听到哪些信息这些信息通过什么样的形式来表达他们最容易接受呢?换位思考不但是我们做好PPT的一大基本功更是我们待人接物、处理与同事关系的基本法则。站在别人的角度想问题把话用对方能接受的表达方式说出来对方才能明白。怎么知道听众明白了没有呢直截了当地问:“有谁不明白?”一般情况下下面没有一个人举手谁也不想显示自己的IQ不如别人。如果你再问:“有谁明白?”举手的也不会很多大多数的人会选择沉默。获得观众反馈最好的办法是仔细观察听众的表情和眼神通过这种渠道跟他们交流。在听讲过程中听众会把感受写到脸上往往在接收到信息以后会下意识地做出一些面部表情的反馈。这些表情是不会说谎的。如果你发现你的听众没有面部表情其实他们也没有撒谎他们对你讲的东西毫无兴趣。见人说人话见鬼说鬼话我们正面理解这句话就是要好好从听众的需求出发把自己要表达的信息“翻译”成对方能理解、听得进去的内容。漫画.别学周杰伦含糊不清。和外甥之间发生的一个小故事让我对表达清楚信息有一个深刻的理解。外甥今年上初一是周杰伦的超级粉丝。他的电脑是个用了年的老笔记本没有音箱天天把喇叭的音量开到最大且音效极差。他还爱跟着唱用他那处于变声中的分了叉的破锣嗓子。音效与嗓子结合起来实在让人崩溃。家里一听到他唱歌就会忍不住上前制止以摆脱这份折磨。对周杰伦不感兴趣的我从来没听明白他唱的到底是什么直到有一天我回家看见外甥趴在电脑前照着歌词唱周杰伦的歌咿咿呀呀地没个调。我凑过去说:“我想看看你到底都在唱什么。”不看不知道一看吓一跳才知道这些歌的歌词写得这么美弘扬了很多中华传统美德。听我这么一说外甥来了劲又向我推荐了几首他认为歌词特别好的周杰伦的歌。这件事对我感触特别深。一方面我在做自我批评:我们判断事物的时候总是从自己的想象出发而不愿意进一步思考挖掘它背后的原因。也许我们会说我们努力倾听了但根本听不懂。其实原因是因为我们忘了去看看歌词。而另一方面我也体会到当我们跟别人交流尤其是通过PPT和别人交流时对清楚表达的要求更高。就好像周杰伦他在歌声中表达的信息含糊不清所以拒绝了我这位歌迷。你绝对不能像周杰伦那么拽让老板去瞪着眼睛、竖着耳朵猜你到底要说些什么这样的话你就死定了。你的PPT中所有的内容都要保证听众无论从会场的哪个角度和距离都能看见而且尽量要让听众看得舒服。接下来的几个章节我们会分别介绍各种类型的信息怎么表达才让听众看着不费劲。不要小看了这些细节它们体现出制作者和演讲者对听众的尊重对工作的重视。.信息不能摸棱两可。读过这样一个笑话:一个农夫发现很多人戴着眼镜看书。于是他走进一家眼镜店去买眼镜。店主拿给他一副眼镜和一张报纸。农夫戴上眼镜拿起报纸看了起来。他左看右看好一会儿之后说:“这副眼镜看不清楚请另拿一副吧!”店主又给他拿了一副他还是说不清楚。店主给他拿了几十副眼镜他不是说这副不管用就是说那副不合适他对店主说:“先生你这里没有一副戴着能看书的眼镜。”这时店主发现农人把报纸拿倒了十分恼火地问他:“你识字吗?”“不先生。正因为不识字我才买眼镜呀!如果我识字我买眼镜干吗?”虽然这只是一个笑话但是他却告诉我们内容看清楚了不代表就明白文字所传达的信息看清楚字和理解内容是两码事。清晰可见是基础容易理解、表达明确是进一步的要求。在PPT的培训中我借用并改良过斯蒂棼·科卫(StephenCovey)的《高效人士的第八种习惯》中的一个游戏。图A、B、C(略)请三分之一的听众先看图A这幅图看上去明显是一个女人。而另三分之一的听众先看图B这幅图明显地是一个吹萨克斯的男人。还有三分之一的听众不给他们看任何材料。然后让全部听众一起看图C这个图把前两幅图杂糅在了一起。结果先看图A的人大多数都认为图C是一个女人先看图B的人则大多认为图C是一个吹萨克斯的男人第三组则明显地产生了分歧。一些人认为是女人另外则认为是男人。这个游戏说明我们面对的观众有两种一种是有相关背景的人就好像看了图A或图B的人另一种是在看到信息之前对这个项目没有任何idea(想法)。有相关背景的人很有可能有自己的主见甚至和演讲者持有完全不同的看法对没有相关背景的人新的知识可能很难一下子接受和把握或者抓不到要点。所以做PPT观点的大旗一定要举得高一点鲜明一点。千万不要给出类似图C这样的信息还记得前面哥伦比亚航天飞机的惨剧吧?就是这样的模棱两可的信息造成了无法挽回的损失。不同种字体对号入座字体很容易被忽视很多人认为它不值得一提。但千万别小看这个细节年的高考有个考生用甲骨文写作文只得了分。虽然这件事尚有争议但是它说明了一个问题把字体设置得太花哨或者写成“天书”很可能成为别人理解你信息的一大障碍。这样的例子在生活中比比皆是。一个朋友组织一个读书活动所有的标题都用毛体写的还是竖排的。我们睁大眼睛问:“请问您老这都写的是什么呀?”“毛体!漂亮吧!”他很得意地回答。但不大一会儿他也变成了蔫黄瓜因为好几页的标题他自己看不清楚了只好根据内容来回忆。PPT是选用电脑字库中的字体不存在写得潦草的问题。但是选择哪种字体也要引起制作者的注意。要看是用在什么地方表达什么内容。描述内容或者标题目的不一样选择字体的原则也会不一样。先看中文。在外国人眼里每个中国字都像一幅画书法更是我们非常引以为豪的传统文化之瑰宝。中文有很多非常漂亮的字体每种字体不但代表了一种文化还代表了一种气质比如毛主席的毛体多潇洒多有大将风度!可您也看到了把它用到PPT上可欠妥。把信息做成PPT展示给别人是要让人家明白的所以虽然可以下载很多稀奇古怪的字体甚至连“火星字体”都有但是这些字体一定要慎用。你选择的字体要争取让每一个听众都看得懂。字库中的字体大概可以分为两类艺术字和非艺术字。这里我们不去严格界定这两种字体的定义只是简单区分的话我们说一笔一画横平竖直的就是非艺术反之就是艺术字。图强烈建议大家使用笔画粗细一样的非艺术字作为PPT正文字体比如雅黑、黑体、幼圆等。为什么没提到经常用的宋体、仿宋或者楷体呢?这些字体也可以用但不是首选因为这几种字体的笔画粗细有变化更适合于印刷品。展示PPT时如果投影仪质量不好笔画细的地方有时显示不出来投影出来的效果好像没墨的打印机打出来的纸张读起来很费劲。安全起见还是雅黑、黑体和幼圆这些笔画均匀的字体用起来比较放心。非艺术字体之上稍微有点变化但还算老实的字体比如魏碑、行楷、舒体、隶书等非常适用于标题字体。他们好读、漂亮、醒目正好符合标题的感觉。而更艺术化的字体比如琥珀和云彩等可不要大范围使用只零星点缀就好。这些字体虽然生动但读起来可着实有些累。读起来更累的那些龙飞凤舞的书法体尤其是复杂的篆体练书法时当字帖可以PPT里就别尝试了。单独使用一种字体可能有些刻板。实际制作PPT过程中可以在不违反大前提的条件下使用字体混搭可以达到单一字体不能表达出来的效果。最简单的方法就是把黑体和一般字体进行组合个别的地方也可以使用手写体和打印体。下面来看几个例子。图(略)这里讲的混搭是把两三种字体(或字号、颜色)搭配起来达到突出强调的效果。不是大杂烩更不是字体的大拌菜。要注意在同一页里内容的主体结构只能使用一种字体、字号和颜色以保持一致性只有在关键的地方才用不同字体、字号和颜色来突出。换句话说在一页里标题和内容中每个部分最多使用种不同的字体、字号和颜色的组合。这是死规矩是被无数PPT前辈反复强调的基本原则。滥用PPT的N宗罪里很多人都认为使用密密麻麻、让听众根本看不清楚的小字是第一条。面对这样的PPT听众席发出“嚯!”的一声之后是两种身体的移动。一种是使劲往前倾非要看个明白另一种是往椅背上一靠完全放弃。虽然一般情况下PPT的演讲者会给大家指出自己内容的要点但是观众只是听一遍与清楚看到相比效果相差很多。字号的选择有一个很经典的H(H是指height高度)法则。通常来讲一个会议室PPT的演示屏幕高度不应该小于屋子长度的/。反过来说就是说屏幕上的字可以在相当于屏幕高度倍的距离里清晰地看到(高度近视的人除外)。有人换算过这大概是号左右的字号。根据我制作PPT的经验字号大致可分为种一种是超大字通常指号以上的字。这样的字看着是痛快但占的空间太大一句话就用了半页PPT。第二种是比第一种略小的中文号字英文号字这样的字号看起来不费劲一行也写得下一个完整句能表达很多信息。我的PPT里主体文字都集中在这个字号范围之内。第三种是号的字虽然有些小但还能看。在一些特殊情况可以考虑使用。如果用了小字号最好事先亲自到现场检查一下把PPT打上到屏幕上翻到字号最小的一页走到房间的尽头看看是不是能够看清楚。如果在演讲前没有机会检查设备最好不要用小字号把这页拆分成两页比较实际。号以下的字体用来写Email还行千万不要用在PPT中因为听众就是举着放大镜也很难看清楚。当然和字体一样字号也要符合一致性原则。在整个PPT里同样类型的内容也请使用同样大小的字号这样可以保证故事的连贯性让听众更容易地把信息归类帮助他们理解接受信息。避免内容拥挤的另一个要点是行间距。如果允许请使用倍的行间距这样的行距比较畅快让人觉得比较大气、坦然。PAGE

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