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Office小技巧

Shawn88的地盘
2010-01-28 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Office小技巧pdf》,可适用于职业岗位领域

《Microsoft®Office实战秘笈》应用秘笈之Excel轻松制胜招在Excel中如何在一个单元格中分行填写?答:很简单!当您需要重起一行写入内容时按住Alt键回车就可以了!如何快速复制公式?问:如何才能快速复制公式。答:通过拖动填充柄复制公式人人都会不过如果复制的行太多操作起来并不方便。此时可以选择双击填充柄完成复制。如图所示:图:问:如何分行?如何用下拉列表填写Excel表格?问:人事部经常要在Excel表格里录入部门、性别、城市等数据这些数据重复性很高比如在【部门】这一列可能需要多次输入【财务部】。要是能从下拉列表中选择数据就方便了还不容易出错。答:Excel当然可以实现这个功能如图所示。只要从【数据】菜单选择【有效性】再按图所示进行设置即可。图:图:。如何将Excel电子表格中的数据进行行列互换?答:出于种种考虑需要将电子表格中的行和列进行互换这时只需复制需要行列互换的表格区域在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令然后在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】选项区域中选择【全部】选项在【运算】选项区域中选择【无】并选择【转置】复选框完成后单击【确定】按钮即可。应用秘笈之Word独门四绝招如何在Word指定位置输入文字?问:要按无数次回车、空格和Tab键吗?答:当然不用!只要把鼠标放到指定位置双击鼠标左键就可以了!如图所示。图:问:在Excel中输入数据时往往完成后才发现需要将行和列互换一下才会更好是要重新输入一遍吗还是有别的方法?如何缩放打印让我省纸又省心?Word可以像复印机一样缩放打印从【文件】菜单选择【打印】命令在【打印】对话框中单击右下角的【按纸张大小缩放】的下拉箭头选择需要的纸型后确定即可。如图所示。图:在你想要的位置双击鼠标左键。和改变纸张大小的方法(页面设置)相比缩放打印不会改变页面的布局此外缩放打印还可以在一页纸上打印多页只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可采用这种方法打印文档不仅节约纸张更便于携带。如何在文档中插入一条分隔线?问:在Word文档中有时需要添加分隔线来区分两个不同的描述内容这个分隔线是需要手工绘制吗?答:手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度所以您只要连续输入三个或三个以上的【=】然后回车这样就可以自动得到一条双直线连续输入三个或三个以上的【~】然后回车即可得到一条波浪线连续输入三个或三个以上的【*】然后回车即可得到一条虚线连续输入三个或三个以上的【】然后回车即可得到一条细直线连续输入三个或三个以上的【#】然后回车即可得到一条实心线。如图所示。图:在您指定的位置连续输入三个或三个以上的【#】然后回车即可得到一条实心线。是否可以让表格的表头在下一页中自动出现?答:在Word中经常会遇到表格在一页中放不下的情况此时就需要在下一页中重新设置表格的表头。其实我们只要选中表格的表头(即希望在跨页时重复的部分)然后执行【表格】菜单中的【标题行重复】命令就可以实现表格跨页时表头自动出现了。如图所示。图:问:当文档中的表格跨页显示时表格的标题会自动在下一页出现吗?应用秘笈之PowerPoint出色对阵招。如何快速创建演示文稿问:如果已经用Word写好了一份报告并且要根据报告的内容作幻灯片怎样可以直接把Word文档的标题发送到PowerPoint?答:打开Word文档从【文件】菜单单击【发送命令】再选择发送到PowerPoint。如图所示。PowerPoint会自动启动并且根据每个Word文档中的一级标题建立一张相同标题的幻灯片其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。图:。如何让公司标志出现在每一张幻灯片上?最好的方法是把公司的标志放到母板上只要一次操作即可。从【视图】菜单单击【母板】再选择【幻灯片母板】命令。如图所示。在母板视图中将公司标志的图片放置在适当位置并关闭母板视图。此时所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志新插入的幻灯片亦然。图:怎样让你的音频作为背景音乐?问:要是幻灯片播放时可以伴随着一段背景音乐就好了!答:第一步右键单击插入的音乐文件在弹出的快捷菜单中选择【自定义动画】命令如图所示。第二步在右侧的任务窗格中单击对应音频文件的右侧的下拉键头选择【效果选项】。如图所示。第三步在打开的对话框中设置如图所示的红框部分将数值设置到足够大即可。图:图:图:如何快速将选中文字按比例放大或缩小?答:在PowerPoint幻灯片中可以选中需要调整的文字然后按Ctrl组合键快速按比例放大文字或者按Ctrl组合键快速按比例缩小文字。这样的方法在Word中也是适用的。应用秘笈之Outlook高效三连招在Outlook中如何妙用联系人?问:在Outlook中随着联系人数量的增多亲朋好友、同事、客户的信息混杂在一起每次发邮件都要用很长时间才能从联系人列表中找到需要的人。如果能对联系人分类管理就方便了。答:第一步在Outlook左侧的导航窗格中选择【联系人】单击工具栏中【新建】按钮右侧的下拉箭头选择【文件夹】如图所示。第二步显示【新建文件夹】对话框如图所示。在【名称】中输入联系人的类别例如【同事】单击【确定】。第三步用同样的方法建立其他类别的联系人文件夹建好后导航窗格中除默认的【联系人】外又多出几个新建的分类如图所示。现在可以把原来【联系人】中的内容按类别拖动到这些文件夹里。图图图问:为了幻灯片版面的布局协调可能需要将其中的文字同时按比例放大和缩小有简便的方法吗?怎样添加时区?如果你在跨国公司工作可能需要随时查看总部的当地时间。Outlook的日历可以同时显示两个时区。方法如下:从【工具】菜单选择【选项】命令在【选项】对话框中单击【日历选项】从【日历选项】对话框中单击右下角的【时区】按钮。首先输入【当前时区】的标签再勾选【显示附加时区】并输入标签。如图所示。图:确定后在Outlook的日历视图中将显示。如图所示。图:如果出差到国外总部只需单击【时区】对话框中的【交换时区】按钮系统的时间就会自动调整。发出去的邮件还可以收回来吗?答:有时用户发送邮件后会希望能够收回该邮件或者对邮件的内容进行修改。此时您只需要在Outlook中的【已发送邮件】文件夹中找到该邮件并将其打开然后在【动作】菜单中选择【撤回该邮件】在打开的【撤回邮件】对话框中选择您希望的选项即可。当然撤销邮件成功与否取决于您的邮件服务器是否是MicrosoftExchangeServer并且收件人还没有打开该邮件进行阅读只要满足这两个条件泼出去的水也可以收回来。问:邮件发出去之后才发觉不应该发送这样的邮件或者发现邮件的内容有错误或者邮件发给了错误的收件人。但是后悔还来得及吗?

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