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高效会议秘诀.ppt

高效会议秘诀

王心愿
2014-01-20 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《高效会议秘诀ppt》,可适用于求职简历领域

高效会议秘诀中层经理人培训之点击此处写上您公司的名称LOGOLOGO目录页第*页目录页会议概述会议为什么低效如何提高会议效能LOGO过渡页第*页过渡页第一章会议概述LOGO正文第一章第*页会议概述第一节什么是会议讨论、商议聚会、见面、集会会议的意思就是人们聚集在一起围绕特定主题进行讨论、交流的活动。会议是一种群体沟通的方式。LOGO正文第一章第*页会议概述第一节什么是会议人类开会的历史可谓是源远流长。公元前年大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说会稽山原名茅山因召开此会而更名。公元前年齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国在北杏会盟首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。会议起源LOGO正文第一章第*页会议概述第一节什么是会议中国的会有多少整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少?从中央到地方一年要开多少会?这是一个无法统计的数字。《现代快报》年月日报道了来自会议市场上的信息:年北京只有一二百家服务于会展的专业公司而年竟达到家以上。会议养活了如此之多的服务公司形成了滋生腐败的温床。年中国首个《中国会议蓝皮书》在京发布蓝皮书指出目前我国每年举办的各种会议多达几千万个年均增长。LOGO正文第一章第*页会议概述第一节什么是会议在白领中会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事似乎每天都有开不完的会。年中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心对人进行的一项调查显示%的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。具体而言%的人每星期平均开会次以上。受访者中%的人是企业职员%的人是事业单位员工%的人是政府机关工作人员。另外只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义而剩余的大多数白领均表示厌烦开会甚至有人为此变成职场“恐会族”。LOGO正文第一章第*页会议概述第二节会议有什么作用先请各位管理者思考一下?您答对了吗?LOGO正文第一章第*页会议概述第三节会议的时机选择啥时该开会?啥时不需要开会?LOGO正文第一章第*页会议概述第三节会议的时机选择LOGO正文第一章第*页会议概述第四节会议的成本分析先请各位管理者思考一下?会议有哪些成本?LOGO正文第一章第*页会议概述第四节会议的成本分析一家公司会不会开会决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看“文山会海”的成本是:LOGO正文第一章第*页会议概述第四节会议的成本分析时间成本=参加会议的人数×(与会者的准备时间+与会者的旅行时间+正式会议时间+会议休息及耽搁时间)。而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎从而降低了我们非开会时间的工作效率。LOGO正文第一章第*页会议概述第四节会议的成本分析金钱成本=开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资+场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。LOGO正文第一章第*页会议概述第四节会议的成本分析效益成本=参会人员若不用参加会议那么在这段时间可以为公司带来的效益。LOGO正文第一章第*页会议概述第四节会议的成本分析机会成本=开会过程中因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意+不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户+不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。LOGO正文第一章第*页会议概述第四节会议的成本分析警惕会议成本日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是:会议成本=每小时平均工资的倍××开会人数×会议时间(小时)。公式中平均工资所以乘是因为劳动产值高于平均工资乘是因为参加会议要中断经常性工作损失要以倍来计算。因此参加会议的人越多成本越高。有了成本分析大家开会态度就会慎重会议效果也十分明显。日本的会议管理LOGO过渡页第*页过渡页第二章会议为什么低效LOGO正文第二章第*页会议为什么低效会议为什么低效?LOGO正文第二章第*页会议为什么低效第一节从会议要素的角度来分析LOGO正文第二章第*页会议为什么低效第二节从会议过程的角度来分析LOGO正文第二章第*页会议为什么低效第二节从会议过程的角度来分析LOGO正文第二章第*页会议为什么低效第二节从会议过程的角度来分析会议结束后未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪这样的会议也几乎是无任何意义的!LOGO过渡页第*页过渡页第三章如何提高会议效能LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”强化自身竞争力以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里处处可看到这样的标题:“只开有实际效果的会议!”、“准时开始最好一小时内结束”、“重点在实际行动”。在日产被称为“价值优先”的跨部门会议不请部长出席。因为部长是做最后决定的人如果与会可能影响讨论方向的内容。日本的会议革命LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能该如何提高会议效能呢LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第一节从会议要素的角度来提升一次会议最好只有一个主题。可以集中时间和精力集中有关人员高效解决问题。综合性会议最多也不要超过三个议题为好。议题越多参加人员越多陪绑的也越多效率也就越低下成本也就越高。议题明确LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第一节从会议要素的角度来提升议程清晰要有明确的议程及时间分配规则方好有效控制会议的进程和时间使用确保会议高效。注意:议程安排上不要领导先讲话先表态避免有的人“话里听音”拍马屁从而失去民主按领导意见办或不能集思广益积极发掘更多创意。LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第一节从会议要素的角度来提升精选参与人会议的召开并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本延长会议时间也会增加扯皮的可能性不容易形成一致的会议结论也不利于会议控制。因此要本着“相关性”和“少而精”的原则精选参加会议的人员不要让不相关的人参加避免“陪绑”的现象。LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第一节从会议要素的角度来提升指定主持人无论是何种形式的会议必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第一节从会议要素的角度来提升做好会议记录参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容而不相关的内容则不怎么关心。因此为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来必须要做好会议记录。会议记录的主要内容包括会议的全部要素(议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件)等。同时为了及时贯彻会议的精神增强会议时效性趁热打铁追踪会后的待完成事项会议记录要在会议结束后小时内完成并发送到与会人员手中。LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第一节从会议要素的角度来提升合适的时间上午点和下午点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下:上午点之间上午点之间上午点或下午点之间下午点之间LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第一节从会议要素的角度来提升合适的地点LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第二节从会议过程的角度来提升会议是否能够成功有的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备。注意会议不能仅仅邮件、短信的方式通知为了表示对会议的重视并确保参会人员及时收到会议通知必须要辅以电话的方式或当面再次通知并提醒与会人员应做好哪些准备。LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第二节从会议过程的角度来提升会议主持人应对会议过程进行良好的引导和控制如主持人工作未到位那么会议中的领导者应及时提醒以防会议脱离控制。)确保会议按时开始并严格按照会议议程进行)严格把控会议时间和进度避免会议的拖沓和冗长并要按时结束)营造活跃的讨论气氛维持开放平等的会议环境给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策。)保障与会者相互尊重彼此所发表的意见并保护与会人员不受人身攻击。)控制会议秩序避免过度争吵或题外话如发现跑题应立即予以制止。)对讨论的结果及时进行汇总并形成会议结论。LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第二节从会议过程的角度来提升衡量一个会议是否有成效一是要看会议是否能够形成有效的决策二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此会后的追踪非常重要会后有追踪才能把会议的决议形成生产力。)会议记录要明确记录待追踪事项。以下为待《××会议追踪事项表》可参考:LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第二节从会议过程的角度来提升衡量一个会议是否有成效一是要看会议是否能够形成有效的决策二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此会后的追踪非常重要会后有追踪才能把会议的决议形成生产力。)会议发起人要指定专人(会议主持人、记录人或其他人员)来追踪待完成工作的进度并明确指出追踪的频率(多久追踪一次)和汇报的频率(多久汇报一次)直至所有事项彻底完成。LOGO正文第三章第*页如何提高会议效能第二节从会议过程的角度来提升衡量一个会议是否有成效一是要看会议是否能够形成有效的决策二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此会后的追踪非常重要会后有追踪才能把会议的决议形成生产力。)如是例行会议可以在下一次会议前整理出待完成事项表的追踪情况(可在上述表格中再增加一列“至×月×日实际完成情况”)在例会上公开晒进度以督促相关人员保质保量地完成任务。同时此份表格中的已完成事项可删除未完成事项集中整理后可作为此次会议的附件再发送给全体与会人员。课件制作http:tqqcomtelisshttp:telissblogcomhttp:weibocomteliss课件制作:布衣公子teliss谢谢观看

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