办公技巧随手查

Word办公技巧 1 基本编辑技巧 Word办公技巧 1.1基本编辑技巧 1：快速找回上次修改的位置 Microsoft Word可以记录键入或编辑文字的最后3个位置，在保存文 档后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。因此在打开上次修改过 的文档时，按组合键“Shift＋F5”，即可使光标迅速跳到上次结束修改 工作的位置，在很大程度上提高工作效率。 2：控制每页的行数和字数 使用Word 2003控制行数和字数的方法非常简单。具体的操作步骤 如下： 【第1步】执行菜单栏中的“文件”→“页面设置”命令，打开“页 面设置”对话框。 【第2步】单击“文档网格”标签，打开“文档网格”选项卡，如图 1-1-1所示。 图1-1-1 “页面设置”对话框中的“文档网格”选项卡 Skill Skill 第一章 基本编辑技巧 办公技巧随手查 Office2 基本编辑技巧 【第3步】在“网格”选项区域中，选中“指定行和字符网格”单选按 钮，即可在“字符”和“行”选项区域中指定每行的字数和每页的行数。 3：删除自动添加的空格 在文档中进行删除文字操作时，Word会自动删除多余空格；而当插 入“剪贴板”中的内容时，Word会在插入内容的前后自动添加空格，这 就是Word提供的智能剪贴功能。该功能对于英文编辑来说，将省去手动 增删空格的麻烦，但对汉字来说，就显得有点画蛇添足了。如果要禁用 智能剪贴功能，可以执行如下的操作步骤： 【第1步】执行菜单栏中的“工具”→“选项”命令，打开“选项” 对话框。 【第2步】单击“编辑”标签，打开如图1-1-2所示的“编辑”选项卡。 【第3步】在“剪切和粘贴选项”区域中，单击“设置”按钮，打开 如图1-1-3所示的“设置”对话框。 Skill 图1-1-2 “选项”对话框中的“编辑”选项卡 图1-1-3 “设置”对话框 Word办公技巧 3 基本编辑技巧 图1-1-4 选中文字和段落标记 【第4步】在“个人选项”区域中，清除“自动调整语句和单词间 隔”复选框，然后单击“确定”按钮即可。 4：去除页眉中的横线 在设置Word文档的页眉时，软件会自动加上一条水平线。如果不想 显示这条水平线，可以通过以下两种方式去除。 【方法一】自定义段落边框 利用自定义的段落边框可以将页眉中的横线去除，具体的操作步骤 如下： 【第1步】在页眉中选中其中的文字和段落标记，如图1-1-4所示。 注意 如果页眉中没有文字，会有一个段落标记，一定要选中它。 【第2步】执行菜单栏中的“ 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 ”→“边框和底纹”命令，打开如 图1-1-5所示的“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡。 【第3步】在“设置”选项区域中选择“无”，在“应用于”下拉列 表中选择“段落”。 【第4步】单击“确定”按钮，即可去除段落的下边框线。去除水平 线后的效果如图1-1-6所示。 图1-1-5 “边框和底纹”对话框 Skill 办公技巧随手查 Office4 基本编辑技巧 【方法二】改变样式 利用更改样式可以将页眉中的横线去除，具体的操作步骤如下： 【第1步】双击页眉，使其处于编辑状态。 【第2步】单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，并从中选择 “正文”样式，即可将页眉的横线删除。 5：使封面、目录和正文有不同的页码格式 在使用Word制作一本手册或书籍时，经常会遇到页码编排的问题。 如果这个手册或书籍包含封面、目录和正文时，要使封面没有页码，而 目录和正文又各有独立的页码。有的读者可能会把这样的大文件分成若 干个文件来处理，但这不便于对整篇文档的编辑和管理。实际上，只要 在封面、目录和正文之间插入分节符后再插入页码即可。具体的操作步 骤如下： 【第1步】将鼠标放于目录与正文之间，然后执行菜单栏中的“插 入”→“分隔符”命令，打开如图1-1-7所示的“分隔符”对话框。 【第2步】在“分节符类型”选项区域中，选择“下一页”选项，单 击“确定”按钮。这样就在目录和正文之间插入了一个分节符。 【第3步】选中页眉页脚部分文字，自动打开“页眉和页脚”工具 栏，在该工具栏中的“链接到前一个”按钮，可以控制分节符前后文档 的“页眉和页脚”显示结果，如图1-1-8所示。 图1-1-7 “分隔符”对话框 图1-1-8 分节的控制 Skill 图1-1-6 去除水平线后的效果 Word办公技巧 5 基本编辑技巧 6：更改Word新建文档的模板 在Word 2003中新建一个文档后，如果要更改新建文档的模板，可 以执行如下的操作步骤： 【第1步】在Word 2003中新建一个文档后，执行菜单栏中的“工 具”→“模板和加载项”命令，打开“模板和加载项”对话框中的“模 板”选项卡，如图1-1-9所示。 【第2步】单击“管理器”按钮，打开“管理器”对话框中的“样 式”选项卡。左侧列表框中所列举的就是新建文档中的样式，如图1-1-10 所示。 【第3步】单击右侧列表框中下面的“关闭文件”按钮，随之再单击 “打开文件”按钮，打开“打开”对话框，并在列表框中选择所需的模 板，如图1-1-11所示。 Skill 图1-1-9 “模板和加载项”对话框中的“模板”选项卡 图1-1-10 “管理器”对话框中的“样式”选项卡 办公技巧随手查 Office6 基本编辑技巧 【第4步】单击“打开”按钮，返回到“管理器”对话框，在右侧的 列表框中选择指定的样式后，单击“复制”按钮，将其复制到左侧的列 表框中，如图1-1-12所示。 【第5步】将左侧列表框中没用的样式删除，最后单击“关闭”按 钮，即可完成新建文档模板的更改。 7：同时更换不同段落的属性 在一篇文档中，通常标题的格式与正文不同，正文与正文之间的格 式也有一定的差异。如果要将相同格式的正文内容同时改变其属性，比 如字体、段落、项目符号和编号，甚至文字方向等，除了可以一段一段 地修改之外，还可以同时设置或更换不同段落的属性。具体的操作步骤 如下： 【第1步】选中其中一段要更换段落属性的文字。 【第2步】执行菜单栏中的“格式”→“格式”命令，打开如图 1-1-13所示的“显示格式”任务窗格。 图1-1-11 “打开”对话框 图1-1-12 复制所选样式 Skill Word办公技巧 7 基本编辑技巧 【第3步】将鼠标移动到“示例文字”处，单击其右侧的下三角按 钮，在弹出的快捷菜单中执行“选定所有格式类似的文本”命令（如图 1-1-14），此时与这段文字格式相同的所有文本都被选中了，接下来就可 以根据需要对其进行更改设置了。 8：快速改变英文字的大小写 在输入英文的过程中，你一定会为英文字的大小写转换而烦恼。利 用“Shift+F3”快捷键，可以方便地将英文设置为“全部大写”、“全部 小写”或“首字母为大写其余为小写”。操作方法：首先将光标移到英 语单词之中，表示选中了该单词；然后按下“Shift+F3”，字母的大小写 就在三种方式中变换。反复按“Shift+F3”，直到得到符合 要求 对教师党员的评价套管和固井爆破片与爆破装置仓库管理基本要求三甲医院都需要复审吗 的字母大 小写样式即可。 图1-1-13 “显示格式”任务窗格 图1-1-14 执行“选定所有格式类似的文本”命令 Skill 办公技巧随手查 Office8 基本编辑技巧 9：用重复执行命令加快操作 通过双击快捷工具条上的某些命令按钮即可达到重复执行相应命令 的目的。如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮，系统即会进入 “格式刷”的设置状态，然后我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定 义相同的格式了。再如，当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”或“椭 圆形”按钮之后，系统即会将图形处理方式暂时定义为“矩形”或“椭圆 形”，此时用户就可以连续绘制多个不同的“矩形”或“椭圆形”，无需 任何停顿，运行效率非常高。在双击某个命令按钮并实现重复执行目的之 后，若要取消重复执行功能，只须再次单击该按钮或按下Esc键即可。 10：画圆和圆弧 在绘图工具栏中点击“椭圆”按钮，按Shift键，可拖动画出以指针 起点为圆心的圆。单击“自选图形”→“基本形状”→“圆弧”，按住 Shift键拖动，可画出圆弧。 11：画正弦曲线 单击“绘图”工具栏上的“自选图形”→“线条→“曲线”图标， 沿右上角拖动指针至峰点，松手，向右下拖动指针至横轴，松手，向右 下拖动指针至谷点，松手……在曲线要结束处双击，一条正弦曲线就画 好了。 12：画垂线 先画一直线，按住Ctrl键的同时，拖动该直线将其复制一份。再用 “设置自选图形格式”下的旋转功能将其旋转90度，最后将两直线摆好 位置后组合起来。摆放位置时可按住“Ctrl+光标”键实现微调。 13：绘制正七边形 首先画一直线，将其复制一份。然后将复件旋转 ，得到七边形的第2 条边；再将第1条直线复制一份并旋转 ，得到第3条直线……按照这种方 法，得到七边形的其它各边。 14：巧妙绘制折线 首先可以利用“自选图形”的“线条”中“直线”画出一条直线， Skill Skill Skill Skill Skill Skill Word办公技巧 9 基本编辑技巧 然后用鼠标右键单击该直线。在弹出的快捷菜单中选择“编辑顶点”选 项，再在直线上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“增加顶点” 选项，并在直线上合适位置单击增加一个顶点，把鼠标指针指到该顶点 上按住鼠标左键进行拖动，即可画出折线。如果要取消折线顶点的话， 可以在按住Ctrl键不放的同时单击该顶点。 15：快速调用图章 利用Word制作好图章后，可以使用“自动图文集”来实现快速调用 图章。 首先选定该图章，按“Alt+F3”组合键，在打开的“创建自动图文 集”对话框中输入一个印章的代用名，单击“确定”按钮即设置完成。 以后如果要在适当位置加入该印章，只需输入此代用名，再按回车键就 可以了。 16：快速还原图片尺寸 有时我们会在文档中放置一些图片，并作适当的修改。如果修改得 不满意，想还原后重新修改，可按住Ctrl键，用鼠标双击该图片，即可快 速还原。 17：精确旋转图片 对于添加到文档中的图片，单击选中它，可以利用图片上方的调节 旋转柄旋转图片。但这种调节只是一种粗略的调节。如果想精确地调整 图片的旋转角度，可以双击图片，在弹出的“设置图片格式”对话框中 选择“大小”，在“旋转”中就可以输入旋转的任意角度。 18：隐藏图形 如果觉得屏幕滚动得太慢，则请按如下方法操作：在页面视图中单 击“工具”→“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，选中“图片 框”复选框，可隐藏以嵌入方式（直接在插入点插入至文字的图片）插 入的图片，Word将只显示大样而不显示具体图片。 清除“图形”复选框上的选中标记，可以隐藏以浮动方式导入的图 Skill Skill Skill 注意 Skill 此时图片的“环绕方式”要为除嵌入式外的其他形式。若是嵌入式则可在 “设置图片格式”的“版式”中修改。 办公技巧随手查 Office10 基本编辑技巧 片（即位于图形层并可根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文 字和其它对象之前或之后的图片）和用绘图工具创建的对象，如自选 图形等。 19：将“图片”转换成“图形对象” 文档中的“图形对象”比“图片”有更大的灵活性。不但可以缩 放、移动，还可以旋转。因此，我们有时就想让图片也转换成图形，这 样就可以更加自由地进行编辑了。转换的方法是:选中图片，单击绘图工 具栏中的“绘图”按钮，在弹出的菜单中选中“文字环绕”中的一种方 式，此时文档中的“图片”就转换成与“图形对象”一样可自由移动、 旋转的对象。如果要几个图片与图形对象组合，经过对图片的上述操 作，就可利用“绘图”工具栏的“选择对象”按钮和“绘图”菜单中的 “组合”命令，使几个对象组合成一体。 20：自动恢复文档 若在丢失文档前启动了“自动恢复”功能，你就可以打开它了。 具体方法是：单击“打开”按钮，在文件夹列表中，双击Temp文件 夹。该文件夹通常位于Windows文件夹中。选定“文件类型”框为“所 有文件”选项。Word为每个恢复的文档都命名为“自动恢复功能保存+文 件名”，并且文件的扩展名为“.doc”。打开恢复的文档，再单击“保 存”按钮，在“文件名”框中，键入或选定已有的文档文件名即可。 21：如何让屏幕上的工作空间变大 可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化窗口或者在“视图”菜单 中选择“全屏显示”命令。 22：快速移动文档 在作近距离的文本移动时，一般的操作方法是：首先选定要移动的 文本，然后把鼠标移到所选的区域中，待光标变为左指键头时，再按下 鼠标左键并拖至所要的位置。如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行 拖曳，还可实现文本的复制功能。在进行远距离文本移动操作时，这种 拖曳操作就显得很不方便，可改用F2键的方法快速实现。在选好要移动 Skill Skill Skill Skill Word办公技巧 11 基本编辑技巧 的文本以后，按下F2键，这时插字符变为一根垂直的虚线，然后滚动窗 口到要移入的位置单击鼠标，按下Enter键即可完成所选文本的移动。当 然也可通过复制组合键“Ctrl+C”和粘贴组合键“Ctrl+V”来完成文本 的移动操作。 23：快速插入多个相同图片 有时候在Word文档中想多次插入一种小图标，反复用“插入”→ “图片→“来自文件”命令则非常麻烦。其实可以用“替换”的方法来 快速实现： 【第1步】先 在 文 档 中 需 要 插 入 图 片 的 地 方 输 入 一 个 字 母 组 合 （如tu）。 【第2步】整篇文档录入完毕后，将需要插入的图片复制到“剪贴板”上。 【第3步】单击“编辑”→“替换”命令，打开“查找与替换”对话 框，并点击“高级”按钮。在“查找内容”框中填入“tu”，点击“替 换为”框，再单击“特殊字符”按钮，并选“剪贴板内容”选项。 【第4步】按“全部替换”按钮，即可将全文的字母“tu”一次性替 换为剪贴板上的图片了。 24：在文档中一次性插入多个图片 在一般情况下，我们是利用“插入”→“图片→“来自文件”打开 插入图片对话框，然后选择图片进行插入。如果我们要在文档中插入数 个图片，一个一个地重复以上的操作就显得烦琐。事实上我们可以在插 入图片对话框中用Ctrl和Shift键来帮助我们快速选定多个图片。你可以在 按住Ctrl键的同时用鼠标逐个点击要添加的图片，也可以按住Shift键，然 后单击不同的图片，还可以将处在它们之间的图片选中，最后单击“插 入”按钮即可把选中的图片一次性插入到文档中。 25：修改Word文档的默认保存路径 一般来说，Word文件默认的保存路径是C:\My Documents文件 夹。如要修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在 “选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡 中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存 的路径就可以了。 Skill Skill Skill