办公室行政

办公室行政管理实务讲课资料 第一部分 基本概念和基础知识 1、 办公室的地位与作用： （一）办公室的基本涵义： 有两层涵义：1、办公用的房子，即办公地点。2、工作机构，一般是指党政机关、社会团体和企事业单位内设立的办理行政事务的办事机构，着重指设在领导身边的直接为领导服务的综合部门，是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽，是领导工作的辅助性机构。我们这里讲的是后者。 办公室的规模、名称，因单位、地方、级别及单位不同，其称呼不同，规模较小的称做办公室，规模大的称做办公厅。办公室（厅）内部一般相应的设置文秘、秘书、行政、总务等职位或机构。但无论怎样，办公室是协助领导办理专门事项、辅助和协调着呢各个日常工作的部门。 （二）地位和作用： 在企业内部，办公室处于中枢和要害部门，其地位和作用有以下几点： 1、中心的地位和作用：办公室虽然从属于领导层之下的辅助层，但它却往往代表领导处理一些全局性的问题，协调部门间的工作等，起着辅助领导的作用是企业的中心部门。如企业内部的一些指令性文件、会议纪要、年度总结等都需要由办公室协助拟订并进行实施。 办公室的中心地位，还体现在工作的多向性上，由于其工作是多方面基础工作的综合，其管理需要通过纵横交叉的网络，与上下、左右、内外各种渠道发生相应的联系。如：企业内部信息的沟通与传递、搜集等。 2、枢纽的地位和作用：办公室是企业沟通上下、协调左右、联系各方，以保证企业正常运转的枢纽。如果把企业比作一个人的话，领导层、决策机构是大脑，业务部门、执行机构是四肢，而办公室则是人的神经中枢系统。是把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反馈给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个躯体的正常运行。 办公室与其它职能部门、业务部门同属于一个序列，但办公室犹如一个中介部门，服务于领导及其它部门。 3、窗口的地位和作用：办公室是一个企业的总进出口。对于上下级和其他单位来讲，是信息网络中心，处于联络的地位，是联络上下左右、沟通四面八方的窗口。他负责接待上级及外部单位的来访、视察、参观访问，处理各种公务往来，一般与外界的往来首先要经过办公室，它传递着内外的信息，所以说是窗口。 总之，办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。 2、 办公室工作的性质与特点： （一）工作性质： 1．综合性：由四方面组成： 首先是基础性工作：如公文撰写、公文传阅、会务、接待、电话电信、交通工具安排、介绍信与印章管理、档案管理、机要保密、后勤管理、与上下级单位的联系等大量政务性和事务性的基础工作。其次是多方面信息的组合：本企业内部关于总体规划、企业管理、领导决策等形成的文件资料，都由办公室负责汇集并上报，充分发挥信息的综合作用。第三是多知识、多技能结构人员的组合。由于办公室工作的多向性，所以要求从事办公室管理的人员要有多方面的知识，是通才与专才的有机结合体，既要熟悉企业的各项业务知识，还要具备较高的办事能力。第四是多学科组成的综合体。办公室在实际工作中要用到管理学、秘书学、统计学、档案学等多种学科的知识，并相互渗透、综合交叉。 2．服务性：不论参与政务，还是管理事务，都是为了搞好服务。因为他与执行机构不同，执行机构都有明确的工作目标，而办公室没有，决策部门有决策权，而办公室又没有。只能是献计献策，为领导提供工作服务，为同级及上下级提供服务。另外办公室还具有从属性和补充性，这两种特性主要还是体现在其服务性方面。 3．办公室从一个组织的整体来看，办公室又是企业内部的管理机构，主要体现在一系列的检查上，如：卫生检查、纪律检查等。 从以上办公室的特点及我们在日常的工作中，我们总结办公室实际上是一个组织的信息搜集和处理中心，用一个形象的语言讲，它是一个企业或组织联系外界与组织内部的媒介。 （二）工作特点： 1、 是政策性强：办公室的重要任务是处理公文、传递信息，办理公务，这些都是政策性很强的工作，不能马虎大意，更不能没有原则，否则会给企业带来很大的影响。 2、 头绪多，综合性强。因为其接触面广，既要承上启下，又要横向联系，工作范围广。 3、 是要求高、时间性强。办公室作为出谋划策、传递信息，由被动服务到主动服务，所以要求工作的时效性强，工作的水平要高。 4、 内容多，服务面宽。办公室是具体办事机构，上下左右、大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容繁杂，但都是为实现企业的目标而服务，所以办公室要搞好优质服务。 5、 联系广，协调任务重。办公室处于枢纽中心地位，工作头绪多，涉及面广，部门之间发生争议，需要办公室来协调。 6、 机要保密性强，这是办公室工作的一个重要特点。由于办公室是处理公文、传递信息的部门，由于涉及的公司机密较多，如：文件、会议、科技、外事、传真保密等，所以传递信息及公文要严格按照企业所订流程；另外办公室人员在企业高层领导身边工作，所以接触机密的机会较多，而且知道的时间也早，所以办公室的保密工作与办公室的每一个成员有直接关系，而且办公室成员要有很强的保密观念，并自觉遵守公司的保密制度。 7、 被动性和突击性。被动性表现在两方面：1、是作为领导的助手，处于从属地位，办公室必须随时按照领导的指示和意图办事。2、由于办公室是整个企业的枢纽，每天处理内外公文、电话等，每天要面对与处理事先不可估计到的事件，这又是被动性的一面。另外，还要处理一些临时召开的会议、活动等突发性工作，又显示了突击性的一面。 为了完成以上工作，要求办公室不仅要有扎实的基础工作，还要具有良好的协调能力、应变能力、及解决问题的高超艺术。 三、办公室工作的基本原则： （一）准确的原则：前面我们讲了办公室的地位和作用以及特点，大家应该清楚它工作的重要，所以它的工作的准确性要求较高，准确性涉及以下几方面：如：文件的起草、打印、印发、传阅等都要求较高的准确性，甚至要求一个字都不能错，否则，将可能出现大的差错。举例：相声“马大哈”就是一个例子，在实际工作中这样的例子也很多，我们公司的一个部下，我让其发布一个会议通知，应该是周五下午3：00，她写成4：00，后来她回忆是敲错了一个键，由于及时发现，没有造成损失；还有对外发送的文件，尤其是给客户的业务传真或往来信函，如果出错，将是不可拟补的损失。我们原来的公司是一家外贸企业，在开始运作的时候，业务部门没有设内勤岗位，一些文件的处理都由办公室人员来做，当时我们与英国和美国同时做两笔业务，由于文员没有弄清楚，而且她也每认真的想一想，是哪一笔业务，结果将给英国的传真发给了美国，给美国的传真发给了英国，最后使得我们丢了一笔很好的业务，后来那女孩，不知哭了多少次，但是这一点用都没有，我们为了一笔业务，不知要做多少工作，花去多少费用，投入多少精力。由于所以办公室工作的人员，无论做哪一项工作，必须认真仔细，准确性一定要高。 （二）保密的原则：关于保密前面我们也讲了，由于它涉及文件档案、信息、技术资料、人事资料等企业的机密，所以办公室人员，要有高度的保密意识，文件的运转交接与传阅，要有严格的登记制度，对于企业的绝密文件必须由专人负责，同时企业的任何资料文件未经批准，不准带出公司。例：曾经有一家民营公司，属于专送行业，人员素质比较抵，由于公司小，办公室的行政与人事工作都在一起，负责人事工作的人员是一个新毕业的中专生，由于该企业缺乏岗前培训，这个人的保密意识可以说根本没有，他在无意间将公司一个分站站长的个人档案给公司的一个员工看了，后来由于一个专送工，由于在工作中与这位站长发生争执，通过那个看档案的人，了解了站长的家庭住址，结果他天天在站长家守侯，寻求报复，由于公司处理的及时，没有酿成大祸。所以，办公室人员要有高度保密意识。 （三）精简高效的原则：前面我们也讲了办公室在企业中的特殊地位，为了服务好领导，服务好其他部门，而且许多工作有都有很强的时效性，所以要求它必须有更高的效率。 （四）协作配合的原则（体现在内部）：由于办公室要协助领导推动各项工作的完成，而这些工作的完成，不仅要求准确性高，还要有一定的时效性，所以要求办公室的每一位员工，都要有良好的团队协作精神，即要有明确的分工，又要有良好的配合，才能更好的完成部门的工作。如：公司决定在×月×日×时召开一个新闻发布会，就这一项工作，需要有明确的分工，如：准备布标、准备领导的讲稿、会场布置、来宾接待、场地的选择、会议期间的饮水、饮料、车辆的安排等等许多事情都需要安排妥当，而这些工作不仅需要准确，同时又有严格的时间观念，即在什么时间必须完成，同时必须准确，如：来宾接待工作，首先要弄清谁来参会、职位、是否需要派车去接、到场后应做的地方（这可不能随便坐，必须安排好，否则不仅闹笑话，甚者会给公司带来麻烦）等，都必须在会前安排妥当。曾经有一家公司年末召开一次年会，一是总结本年度工作情况，二是想借次机会，与领导进行沟通，而当时的会议主持人对上级领导的职位、姓名没有了如指掌，结果将正副领导的座位弄颠倒，结果弄的场面非常尴尬。 四、办公室的主要工作： （一）辅助决策：为办公室领导所做的工作。 （二）信息管理：负责搜集与现实工作相关的信息，信息收集的方法有网上搜寻、媒体、刊物，一般企业都订一些与本企业相关的刊物。搜集到的信息一般需要由办公室的文员进行整理、传递、利用、存储。衡量信息搜集的质量标准，不是搜集的越多越好，而是信息本身的价值。 （三）公文起草：内容包括：命令、公告、通告、通知、通报、会议纪要、领导讲话材料、总结等，有一些重要的公文需要由办公室领导起草，一般的通知、通报等需要由文员来完成，关于公文的写法。我们今后要讲到，并要大家练习。 （四）协调关系：是办公室日常性的工作，一般由领导进行协调，文员需按照领导交办的事情的要求去做就可以了。 （五）建章建制： 规章制度 食品安全规章制度下载关于安全生产规章制度关于行政管理规章制度保证食品安全的规章制度范本关于公司规章制度 包括企业的行政 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 、人事管理制度，需要由分管行政与人事工作的人员在领导的指导下来完成。 （六）会议管理：办公室是会议的组织者，主要工作是：准备会前资料、会议通知、会场布置等准备工作，并做好会议记录。 （七）督导检查：对公司下发的决议、决定以及工作部署，需要办公室进行督导，一般按照各自的岗位职责及领导的指示去做。 （八）机要保密管理：由于办公室涉及许多改善的机密文件、资料及公司的核心会议的内容，办公室的所有人员都要做到严守机密，未经允许不能向任何人透露，这是对从事办公室管理工作的人员最基本的要求和应有的素质。 （九）档案管理：包括文件档案、人事档案，要做好管理、封存，同时完善借阅、查询制度。 （十）日常事务管理：包括公司值班人员的安排、员工用餐、车辆管理、安全保卫、厂区的环境与规划等后勤工作。 （十一）办公室自身的建设及内部的管理。 5、 办公室工作人员能力的要求： （一）具有一定的分析理解判断能力：以上我们讲了办公室的工作特点，由于它自身具备、服务面宽、头绪多、突发性事情多，所以要求办公室人员具有一定的分析理解和判断能力，以应对突发性事件的发生，这样才能保证工作的顺利完成。我举一个真实的例子：一家外贸公司，与南方的一家工厂签订了一个有色金属的贸易项目，后来由于贸易公司的供货方，出现了问题，不供货了，可是南方的这家企业已将货款付与了贸易公司，而贸易公司又将此笔款支付给银行还贷，由于不能拿到货，南方的那家公司非常愤怒，因为是民办厂，而且这些钱是大家集资的，所以人家非常着急，要求要么供货，要么还钱。但是贸易公司没有钱，虽然多方协调，也不管用，最后，南方的那家公司派人来找贸易公司，这是一场突发事件，公司当时被这写突然进来的这些乡下人一时弄蒙了，因为办公室的领导对业务上出现的事情不是非常清楚，我想请问大家，你们会怎样处理？ 处理方式：先是到其它房间给领导打电话请示（因为公司领导当时没在公司），可领导的手机没开机。但是不了解情况没办法进行很好的处理，这时只有先将这些人安置在会议室，然后找业务部门主管了解情况（快速），知道大概情况后，对这些人先是进行安抚，稳定情绪。然后从谈话中了解到他们的领头人，然后进行沟通，先是………… （二）表达能力：“写”和“说”是办公室工作人员的两个“基本功”，所以对从事办公室工作的人员来讲，需要具备很强的的能力。在“写”指的是一般的写作能力，写作的范围主要有以下几种：会议纪要、有关通知、有关行政方面的制度、 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 、通用公文及上级领导授意的各种文稿，办公室的公文写作，要求简洁明快，即能说明问题，又不能过长，但是公文写作能力的锻炼需要很长的锻炼，下面我们会专门讲到。 说的能力即口头的表达能力，一是对内、二是对外。对内是上传下达，汇报工作，沟通协调；对外是接待来访，与相关政府部门进行沟通与联络，这时需要有高超的语言艺术，主要体现在内容表达清晰、注意分寸、有时还要具有幽默感，同时与人的沟通时反应要敏捷，能大概弄清对方的心思，有时还需要进行回旋，这点要看对方的性格而定，对于那种性格孤僻或偏重于技术方面的人员，因为前者的心态不好，往往对人怀有排斥的心理，而后者思维方式往往比较简单，而且有时又比较实在，所以与这样的人员沟通要充分注意沟通的方式。沟通的黄金定律：以别人能接受的方式进行沟通（例子） （三）协调能力、应变能力、交际能力：协调是办公室工作的主要内容之一，办公室人员需要具备良好的协调能力，要善于处理人际关系，善于发现横向及纵向之间的不平衡和矛盾，及时加以沟通、协调，真正起到辅助管理的作用。其良好的协调能力主要表现在，能以良好的心态，讲求方法和艺术，融洽人际间的情感，同时要从对方的角度进行思维，以寻找更好的沟通方式，从而达到目的。应变能力主要指既定的方案、计划随时间的推移、事态的发展以及环境的变化而发生了变化，若要按原计划进行，将行不通，尤其是一些突发事件和意外事件，需在较短的时间内拿出新的方案，这需要应变能力。交际能力：指对各种公众或组织打交道的能力，因为办公室人员在日常工作中，要接触许多人，尤其是主管人员要经常会有应酬及社交活动，有时还要提领导做代言人。（例子） （四）办事能力：办公室的工作繁杂，时效性很强，有时又经常出现突发性事件，所以要求办事能力相对较高，解决问题的能力要强，而办事能力的水平要有以上我们提到的能力做为支持。 第二部分 实务操作 一、档案管理：档案是企业活动及经营职能的结晶，所以需要妥善得保存。 办公室每天都会有许多文件产生，如果日积月累将会堆积如山，设想一下，如果对文件进行妥善的处理，不仅会降低工作效率，如果对一些机密文件由于没有妥善保存而丢失泄密或对今后的工作产生重大的影响。如： 经济 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、来往信函等重要文件，所以这就要求我们的办公室人员，不仅要对文件进行归档，同时还要妥善保存。 （一）什么叫归档？就是将失去时效但对以后的工作具有参考价值或者仍在使用，但需妥善保管的各种文件，按一定的顺序并进行妥善保管，以备今后使用和备查。对于大型企业都设有档案室。归档的目的是：便于文件的查找和保管。 就档案的本意讲：它应具备行政、历史、法律和进行科学研究的参考价值。而就企业而言，应是具有行政价值。现在有些单位，为了满足社会和自身企业文化的需要，往往保存自己的历史资料，这种档案就具有历史价值。 （二）如何进行档案的整理： 1． 常用的档案存放的形式： （1）随着高科技的兴起，办公现代化已普遍被企业所接受，同时也极大地提高了工作效率，但是纸质档案依然是目前存储最多的存储媒体。纸质档案一般存放在文件盒或文件夹中，最前页是文件存放目录或有印刷好的标签，以便查阅。 （2）磁性媒体：也就是我们常说的软片、硬盘、磁带。 （3）光盘媒体：光存储器是指计算机数据的大容量存储。 2． 常用的存档设备： （1）直式及横式文件柜：办公室的文件一般都存放在文件柜中，文件柜的材质应具有绝缘、防火和防盗的性能。 （2）开架存储：是敞开式的资料架，没有门，便于快速查找资料，但需要有良好的环境，避免资料堆积灰尘。近年来，可移动式开架存储柜越来越多的得到应用，如：医院的病例档案、图书馆、大型企业的资料库等都在应用，他可以节省较大的空间。 （3）计算机磁盘储存：这种方式不仅可以容纳大量的资料，也可以节省大量空间，同时便于快速检索。 3． 常用的档案的分类形式： 档案的内容按不同的标准可以分为不同的类，如：按名称、按题目、按地点、或代号等，虽然档案的分类有多种，但是其实体只有一种，对每一件档案的分类只有用一种方式。 · 如果按名称归类，一般按档案名称的字母进行排序进行归类（如：行政档案首字母为：X，人事档案首字母为：R）； · 如果按档案的主题进行归类，将按名称的主题与标题变化形式进行归档（如：通知放在一类、合同放在一类但要按照档案存放时间排列）。优点：比较利于查找，缺点是：类别较多，需要增加存放设备。 · 按地区分类：多用于贸易部门。（如：英国、美国可用字母缩写表示） · 按数字分类，即给每一份档案编一个数码，按数码大小顺序进行排列，但需要配索引卡，多用于资料库、图书馆。优点：在使用档案后，放回原处，较少出错。但配索引卡，会增加工作量，而且一旦数码编错，会导致错误。 · 在日常工作中，档案还可以按时间的排列进行分类，这种方法比较简单，但适用于中小型公司。 · 日常档案管理工作为：及时整理、及时归档、及时销毁，并做好记录；严格文件档案的借阅管理。 · 日常工作中文件一般分类为：外来文件、内部文件：如人事档案、文件档案、传真资料、会议纪要、公司各种证照、公司历史文件、各类函件、业务、财务档案（一般有业务部门保存）。 那么，在日常工作中，为了方便起见，我们采用存放方式： 一般采用的方法：单一型、综合型。 单一型：可按档案的主题或标题进行归类或按时间顺序进行归类，在实践中，我们一般采用此类，即按标题或主题进行分类，然后再按存放时间或发布时间进行排列，这样便于查找，但是由于类别较多，案卷较多，需要较多的存放设备。 综合型：适用于大型企业的档案室，可采用数字与字母相结合的方法。如管理类资料： 可用G/1—001 G：代表管理类文件 1：代表管理类文件第一卷 001：代表第一卷的第一号文件 （例子及表格） 附：档案目录表格例子 档案管理索引表（或目录） NO 档案类别 代号 档案名称 存放日期 有效期 备注 001 技术档案 J-001 ×××技术资料 ×年×月×日 2年 4． 档案信息的安全： 前面我们谈到档案保管的重要性，那么怎样保证其安全呢？ （1）对纸质档案存放设备要妥善保管，应具有较强的防盗、防火、防潮等措施，尤其是机密文件；对电子档案的用控制使用，并加设密码，如有条件的企业，应固定电脑的使用人，他人不得随意打开别人的电脑；同时应尽量减少软盘存放档案材料，以防止外流。重要档案应有备份，以防意外损坏。 （2）另外是在档案的借阅和管理应有相关规定，防止泄密和外流。即哪些人有权利查阅或哪些人才能进入档案室，另外凡是借出档案一定按照规定办理相关手续，做好记录。 附档案借阅登记表 借阅日期 借阅文件名称 用途 借出日期 归还日期 批准人 备注 5．档案信息的保留 企业档案应有一定的保存期，不同的文件类别，保存期是不同的，这要根据国家有关规定及公司要求和企业领导的旨意来决定。一般分为：永久性保留的文件、有限期保留文件。 · 永久性保留的文件：公司重要的历史文件、财务帐簿等； · 有限期保留文件的保留一般为1—10年的档案。 企业的办公室人员要定期整理所存档案，对需销毁的文件要进行销毁。 6．档案的集中与分散系统： （1） 集中：集中储存是将所有类型的档案都集中在一个中心或档案室保管，这中情况在企业中比较少，因为不便于业务的进行。 （2） 分散式：即各部门的文件由各部门自己保管，以方便查阅。可以在文件失去使用时效后，再交往档案管理中心。 二、会务规则与管理 （一）会议及其种类： 会议：从广义讲是人类社会所持有的一种聚众议事的过程。在实际生活中，那种有共同的议题、有公认的组织者三人以上的正式聚合便可称作会议。 会议可根据功能、内容、方式、规模、周期等进行分类。大概有以下几种： · 谈判会议：用于解决争端、冲突的会议或商业合作双方为争取各自的利益，其形式是以讨论并且是双向进行的，目的是达成共识或谅解。其中包括：商务谈判、国与国之间、地区之间的谈判。 · 报告会议：信息流往往是单向交流，会上不不允许讨论，否则会影响信息的传递。（如：英模报告会、论坛等） · 工作会议：要求充分发挥参会人员的主观能动性，找出解决问题的思路和方法。（包括决策会议、解决工作中存在的某些问题、交流意见、传递信息等） · 例行的其它会议：如：董事会、年会。 （二）会议主持人的主要工作内容： 主持人，大家已不在陌生，但企业会议的主持人，不仅要担当会议的主持工作：如：宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、宣布会议决议、闭会等项工作，还要做好会前和会后的组织和管理工作。 日常小型会议的主持人，一般为企业的领导人。如：周会、办公会、业务专题会、部门经理会等。企业举办大型会议需要有会议组，一般为新闻发布会、联谊会、年会及大型商务会议、工作会议等。 具体的内容为：（以大型会议为基准） · 会前： 1． 订会议目的； 2． 议事日程； 3． 参会人员； 4． 会议召开的时间和地点； 5． 准备会议所需资料及各种会议用品； 6． 发布会议通知； 7． 参会人员签到簿及相关证件（如：出席证、嘉宾证）； 8． 检查会场所需的视听设备； 9． 安排坐位的排放形式； 10． 安排会务接待人员； 11． 对参会人员进行跟踪确认（能否到场）； 12． 重要嘉宾及外地参会人员的迎接，同时了解对外地参会人员是否带有配偶； 13． 安排会议期间参会人员的食宿； 14． 会议期间是否需安排旅游及参观； 15． 安排会议记录人员及摄像、照相的人员； 16． 组织会务组24小时留守，为参会人员提供服务（如：医疗保健、突发事情、订购机票、火车票等）。 · 会后： 1． 拍摄集体照片； 2． 按排外地参会人员或嘉宾的返程； 3． 剩余物品的清理； 4． 完成会议纪要。（如有可能，应在参会人员离开之前，分发完毕。） （三）会议坐位的排放： 1．大小方行： 参 会 者 此种方式适合于大型代表性会议，如：报告会，总结表彰大会、企业大型工作会议等。 2．圆形排放： 此种方式适合于中小型会议，但参会者身份是平等的，如：学术会议。 3．半圆形排放： 发言人 4．方拱形排放： 3、4种排放形式适用于中小型会议，目的是突出发言人，让参会者都能看到发言人。 特别注意的是：安排坐位时要分清上、下坐，一般来讲，离入口远、离最高领导最近的为上坐，重要会议的主席台，应准备好坐位签，以便对号入座。（电视中我们看到的国家会议主席台均有作为签） （4）会议主持人的风格： 企业的会议主持人，由于没有受过专业训练，可能不会像电视节目的主持人，那样轻松，，但是要想做的完美，一个是要做好会前的各项准备工作，以减少突发事件的发生，二是要拟好主持的台词，可以用卡片的方式，也可以用讲稿的方式提前写好台词。另外还要注意个人的形象，如：面部表情不要过于严肃、语速和声音要适当，语言表达要清晰，服装一般采用职业装，女性主持人不可浓妆艳抹，服装的选择要与会议相关，主持工作会议不要过分艳丽，要牢记工作会议不同与文艺晚会。 （5）会议场所的选择： 会议场所的选择要根据会议的规模进行选择，不可过大，也不可过小。现在有实力的企业大多都有举行会议的场所，尽管如此，有些重要会议，还是选择高档宾馆或度假村等。在地点的选择上，如在市内，尽量离公司近些，同时会场应具有较好的视听设备和停车场（一般三星级及以上酒店都能具备），在酒店举行会议，还能较好的解决外地参会人员的食宿问题。 （6）会场的布置： 会场除了做好坐位的排放，还要对背景进行布置，一般的行政性会议，可采用布标，如：×××公司×××年度总结表彰大会（背景布一般采用红色），如要求将背景布置的有档次，可有广告公司设计，并布置。 （7）会场的安全措施： · 对参会重要人员的人身安全保卫； · 对参会人员外出应有明确规定（如：与会务组打招呼，以知道去向，举例：南京会议，一人私自外出，后来出现车祸，家属要求追究责任）； · 如有参观、旅游活动，应确保参会人员的安全，要组织好，不能有人走失。 · 关于消防、防盗等方面一般酒店等会议场所的单位负责。 （8）因会议而产生的文件： · 会议通知、会议纪要、会议的日程及议程、签到簿、领导的发言文稿等。（举例） 特别提出：领导发言的文稿，一般由企业办公室负责人或秘书起草，在会前一定要让领导人熟悉并模拟念一边，有时因不熟悉回出笑话。（棉二职代会例子） · 关于会议通知的传递方式： 会议通知：对内部人员，可以书面文件通知，对在公司外办公的公司本部人员，可传真或以电子邮件方式通知；对嘉宾或领导，办公室负责人应亲自送达。 （9）会议记录的整理： 会议记录是会议进程的原始记录，在会后，办公室应将其整理出具有条理清楚、语言简洁、完整的会议纪要，用以今后回顾已讨论过事情。会议纪要有两种类型：一种是一般办公会议纪要；一种是重要专题会议纪要。 会议纪要不同于一般的文章，它要求： I. 完整：必须体现会议进程，并将要点全部记录下来，不能有遗漏； II. 简洁：它不是一份详细的报告，而是简明扼要的形式表达出来； III. 准确：会议纪要不仅要做到条理清楚，而且还要表达的准确无误，不能含糊或出现任何内容的错误。 （10）会议纪要的主要内容： I. 会议举办日期 II. 参会人员范围、主要领导人、有谁主持 III. 会议议题的主要内容：如谁发言、发言内容提要、会议布置的工作和解决的问题 （11）会议纪要的格式： · 一般办公会议纪要： 标题：如：《×××公司办公会议纪要》 正文：由两部分组成：会议情况：包括会议举办日期、参会人员范围、主要领导人、有谁主持、会议议题的主要内容：如谁发言、发言内容提要、会议布置的个则和解决的问题 · 重要专题会议纪要：《×××××座谈会纪要》 标题：一律用会议名称和“纪要” 二字组成 正文：一般由三部分组成：会议情况、会议精神、会议号召（一般习惯用语为：会议认为、会议指出、会议要求等） 特别指出：在日常工作中，主持一个大型会务，多数是程序化的工作，但也时常会出现突发性的事情，这不仅要求企业的行政负责人有较高的组织能力、应变能力及解决问题的能力，同时也要求办公室的工作人员与领导的密切配合，要当好领导的助手，一旦发现问题应及时与领导联系、汇报，千万不要等或认为不是我的事情，就不管，要树立团队意识。 会议纪要正文之后不需加盖公章 （附案例） 3、 公文的撰写： （一）公文的分类： 1．按用途分：有12类13种。分别为：命令；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。 2．按行文方向划分： · 下行文：上级领导向下级或全体员工发文 ；如：命令、决定、指示、通知、通报、通告、批复等。 · 上行文：下级向上级行文；如：报告、请示等。 · 平行文：不相隶属关系之间的相互往来的公文，如：函。 （二）公文文书的结构特点： · 通体开门见山，不绕弯子，标题准确简要的概括全文的主要内容。 · 条理清晰明显，便于人们记忆、理解、办理。 · 大多采用惯用的模式。如：通报表彰的公文结构，都是先摆先进事迹，在作评价，然后给予何种奖励，最后提出向其学习的希望和要求。即：先进事迹＋事迹评价＋表彰决定＋学习号召。如：计划的构成：根据（为什么）＋目标（做什么）＋步骤（何时做）＋措施（怎样做）。如：总结的结构：基本情况＋主要经验＋存在问题＋今后打算 （三）公文的语言： 准确、并选词适当、造句严密、语言精练、庄重（不能使用口语，应使用书面语言）、数字要规范、计量单位规范。 （四）公文撰写的格式： 1．眉首：位于公文首页的上方，约占首页的1/3，由发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级等组成，其下方加一红色反线，作为该部分与下面主体的界线。 2．主体：公文标题、主送单位、附件说明、成文时间、发文机关印章、附注等项组成。 3．版记：公文末页下方，由主题词、抄送部门、印发部门、印发时间等项组成。 4．公文用纸：采用国际开型A4纸 （五）常见公文的书写内容有格式： 1．决定：含义及特点：决定是企业内部普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对企业产生巨大影响的行动。如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点： · 制约性：因为决定比较集中地体现企业对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求所属部门无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。 · 指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对企业所属部门就有指挥性和指导性。 （1）．适用范围（类型）：决定的适用范围相当广泛，按其内容和作用划分，大体可分为下面三类： · 对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《关于实施企业管理变革的决定》 · 对某一重大问题作出处理的决定。 · 对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。如：《关于对×××员工违纪的处理的决定》。 （2）．写作方法：决定原由＋决定事项　 决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。　决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。 （3）写作的注意事项： · 不能滥用决定行文：决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。有些单位以为用决定才能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。这种滥用决定的情况应当尽量避免。 · 决定原由要充分、准确、合理：决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚，做到既简明扼要，以要有理有据，令人信服。 · 决定事项要具体、明确、清楚：决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定事项要求具体，明确，明明白白地讲清应当如何贯彻执行。内容比较复杂的决定，事项部分要分条列项表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。 · 标题要完整、时间标注要准确：决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要能准确概括决定的主要内容。决定的时间标注要注意两个问题：一是成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用小括号括起来。 （4）与其它文种的区别：　　 ※决定与决议的区别：决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题，都具有较强的法规性，但两者又有区别： · 形成的方式不同。 　　决议必须是企业的正式会议表决通过，才能形成文件，并以会议名义发布。决定则不同，它既可以经某种会议讨论通过，以机关的名义下发，也可以由某一级领导机关直接制定并发布。 · 行文用语不同。 　　决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语领起下文。决定的原由和事项两部分之间常用“为此，特作如下决定”之类的惯用语过渡。 　※决定与通知、指示的区别：一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行时间长的重大工作，才适宜使用“决定”这一文种。它的使用范围较“通知”要窄一些。指示虽也是指导性的文件，但它是针对某一时期全面的、原则性问题，且偏重于步骤、方法和原则的指导。在使用时要加以区分。　 2．通知：通知是向企业所属部门或结构传达指示、转发有关部门和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。 （1）写法：通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。 · 发布性通知：法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。（如：休假时间的变更要附国家有关文件） · 指示性通知：企业向所属部门或机构对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。 · 传达性通知：这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。 · 转发和批转性通知：对企业所属上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。 · 上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。（如：×××总公司关于×××的处理意见） · 会议通知：会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。 · 任免通知：即企业对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用，要以任免通知的方式下发企业所属部门。 3．会议纪要：含义：会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。 （1）特点： · 内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。 · 表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。 · 称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。 · 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 　　（2）写法：会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。下面主要讲讲标题和正文的写法。 　 ※标题：会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。 · 单标题：由“会议名称＋文种”构成。 · 双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。 　 （3）正文：会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。 · 导言：主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种： 第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。 第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。 · 主体：这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种 I. 条文式写法：就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。 II. 综述式写法：就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。 III. 摘记式写法：就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。 4．函：俗称信件。函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。 （1）函的性质：就使用范围而言，函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。 （2）函的种类：依据行文内容，函可分为三种： · 便函：便函，一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。 · 商洽函。主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。 · 问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。 · 请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。 （3）写法： · 函的结构：函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。 ※标题。函的标题通常有两种结构形式： I. 由“事由＋文种”构成。如：《××部关于商调××同志的函》 II. 由“发文机关＋事由＋文种”构成。如：《北京市林业局关于将××列为旅游定点商店的函》 　　※正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。 I. 原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。 II. 事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。 III. 结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。 IV. 发函单位。加盖单位公章。 V. 发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。 ※参加有关活动时，由派出人员随身携带的专用函件，属于证明一类。应注意写明被介绍人的姓名，职务、接洽事项、要求、接洽单位名称等。印刷的介绍信还要填上有效期限，留好存根。有两种类型：一种是按印制好的格式填写的；一种是用单位公用信笺撰写的。两类介绍信格式都应包括文种名称、信函编号、受信单位名称、正文、发信单位名称、填写日期并加盖公章、有效期限等项目内容。 5． 计划：计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤作出简要部署的事务文书。 （1）计划的特点： · 预见性和可行性。制订计划要对未来一段时间或一个时期作出科学的预见，如基础条件如何，前景如何，目标高低，措施怎样等等，对各种可能出现的情况，必须有一个清醒的认识，正确的估量。没有科学的预测，也就没有计划。 制订计划，就是为了执行。对未来的预测，应建立在客观实际的基础上，切忌盲目地、无根据地制订计划。这样才能使计划有可行性。 · 指导性和可变性。制订任何一项计划，必须有明确的目的，即在一定的时间内完成什么任务，获得什么效益。这也就成了工作的方向和依据，并具有很强的指导性、规范性和约束性。社会在不断发展，情况在不断变化，这对事先制订的计划来说，很难准确无误地进行预测。因此，计划能不能完成，要从主客观两个方面去总结。如果在计划执行过程中，客观情况发生了变化、就要适时地予以修订。所以计划既有指导性，也有可变性。 （2）种类和要素： · 计划的种类计划的种类很多，“计划”只是个总称，名称叫法也不一。如“安排”、“意见”、“打算”、“方案”、“设想”、“规划”、“要点”等也是计划。预定在短期内要做的一些具体事情，一般用“安排”；预计在远期内要做的事情，但对其中的指标或实施等项内容考虑得还不很周全的，一般用“打算”；“规划”所跨越的年代较长，内容范围较广，是一个地区、一个系统或一项工作全局性的战略部署，它是展示发展远景与长远目标粗线条的计划；“要点”、“方案”、“意见”也属粗略线条的计划，但偏重于政策性、原则性的指导，“设想”则是初步的、尚未成熟的计划，其特点是可变性较大。 从性质上说，有 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、生产计划、学习计划等；从范围上说，有国家计划、部门计划、单位计划、个人计划；从内容上说，有综合性计划、专业计划等；从时间上说，有跨年度的多年计划、年度计划、季度计划、月份计划，等等。 （3）写法：计划的格式一般包括标题、正文和落款事项。 ※标题，一般有以下3种写法： · 完整式标题。一般包含单位名称、时限、内容和文种。　　如《昆明市工商局1997年财务计划要点》。 · 省略时限的标题。如《飞熊公司实行经营责任制计划》。 · 公文式计划。如《×××行政学院1995年下半年公务员培训计划》。 注：所拟计划如还需要讨论定稿或经上级批准，就应在标题的后面或下方用括号加注“草案”或“初稿”或“讨论稿”等字样。 （4）正文：一般包括前言、主体和结尾3个部分。 · 前言。主要是对基本情况的分析，或对计划的概括说明，依据什么方针、政策以及上级的什么指示精神，完成任务的主客观条件怎么样，制订这个计划要达到什么的，完成计划指标有什么意义。 · 主体。即计划的三要素：目标（做什么）、措施（怎么做）和步骤（分几步做完）。“计划三要素”繁简可以不同，但缺一不可。主体的表述方式常用的有综述式、条文式、表格式、交错式等几种。 · 结尾。可以展望计划实现的情景给人以鼓舞，也可以提出总的希望或者号召。 6．总结：是人们把过去一定阶段内的工作、生产、学习等的成绩与教训，缺点和错误进行系统回顾，深入分析，归纳经验教训，力求得出规律性认识，指导今后的事务性文书。 （1）总结的种类：可分为全面总结、专题总结两大类。 · 按性质分有工作总结、学习总结、生产总结、劳动总结、会议总结等； · 按范围分有个人总结、部门总结、单位总结。 · 按时间分有月、旬总结、季度总结、年度总结、阶段性总结等。 （2）写法： · 标题： 完整式标题：包括单位名称、期限、内容、文种，如《××××公司××××年度工 作总结》。 · 正文：一般格式为导言、主体、结尾三部分。 7．证明信：证明信企业为证明本企业有关人员的身份、经历及其与某事件关系而出具的函件，用可靠的材料表明或断定人或事物的真实性，证实和说明人和事物具体表现或特性的专用文书。有公文式、书信式、便条式三种格式。有的是主动发往对方的；有的是对对方来函询问的答复；有时用于差旅事项的证明，有时用于证明事实材料的真实性。 证明信由文种名称（“证明信”或“证明”）、受信单位名称、正文、落款、盖印等项目内容组成。与介绍信比较，不需要写有效期间，但应当填写存根备查。 附范本： 证 明 ××××××产业园区管委会人事处： 兹证明×××同志为我公司行政管理部部长，到贵处办理我公司员工人事档案存档事宜，特此证明。 天津××××有限公司 ×年×月×日 附公文格式： 文件首页： 文件末页： 附文件案例： ×××××公司文件 签发人： ××管字（2002）××号 关于加强企业管理并实施变革，以完善企业内部运行机制的决定 公司各部门、全体员工： 经过15年的漫漫长路，我国终于叩开了世界贸易组织的大门，加入世贸组织，标志着我国的改革开放和现代化建设将进入一个崭新的阶段。在现代科学技术信息时代，企业作为国民经济的细胞，不可避免得成为国民经济发展创新的担当者。随着全球化竞争的加剧和知识经济成份的不断增长，大多数的企业越来越明了一个企业要想获得成功、获得发展，必须加强内部管理，同时完善企业的内部管理机制，以适应今后的发展和考验。为了能跟上时代的步伐，为了让我们的企业长久不衰，并持续性发展，公司决定对现有的企业管理机制进行整和、完善，建立科学的管理体系，以充分调动员工的积极性，为公司今后的发展奠定基础，提供保障。 本次改革的主要工作是：进一步完善企业的各项管理规章制度、建立一套行之有效的激励机制和绩效考评体系，并对员工进行素质、技能、客户服务方面的培训，以适应公司今后发展的需要。 本次企业内部变革的实施由公司××领导负责，××部门参与，××人员为主办，并聘请外部咨询顾问组成公司改革小组，共同完成各项改革工作的实施。此项工作预计用三个月的时间完成。 为了能将此次企业变革工作顺利完成，希望全体员工鼎立相助，全面配合，协助做好企业情况的调查、问卷工作，同时员工在此次工作中的表现、态度将纳入本年度员工绩效考评之中，希望大家在此项工作的实施过程中，能献计献策，集思广益，为企业的发展做出自己的贡献。 主题词：关于 实施变革 决定 ××××办公室 ×年×月×日印发 四、日常办公室事务工作的处理： （一）邮件的处理： 在办公室的日常工作中，信件的处理和邮政实务较为重要，重要在一是对外发送的邮件能否快速、准确到达，以配合企业业务的开展，二是收到的邮件，要尽快送到相关人员的手中，这也是体现办公室的一项辅助职能，如果安排处理的好，将有助于企业业务的操作，否则将回给业务的开展带来障碍或祈祷负面效应。 1．邮件的分拣及处理： · 对于在信封上标有“××亲启”要及时转到收件人手中，对没有署名的公文，要请示办公室领导或根据信封发送地址转发相关部门或人员； · 接收报刊杂志类邮件，拆封后应送交相关部门（指与业务相关的杂志）或放在公司阅报栏； · 在将信件交往收信人时，注意一定要让收信人签字（制定相关表格，附后），尤其是对外来文件，并需要多个人员或部门传阅时，一定要办理相关以避免不应出现的责任事故。（举例）一封快递（内为定货合同），文员随手放到业务部门桌上，而业务员当天没有回公司，第二天，卫生工作卫生时将快件放在文件筐中，业务员上班后没有发现。几天后，客户发传真，由于未接到我方的答复，此笔业务已更换合作方，结果一笔到手的业务就