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成功有约

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2013-11-19 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《成功有约doc》,可适用于财会税务领域

《成功有约高效会议手册》导论一、如何正确认识会议无可置疑有许多企业的会议可以不开。但是考虑到组织机构中面对面交换意见的重要性答案不是要少开会而是要开高效率的会。□传统理念的会议会议是指个或个以上的人(其中一个为主持人)为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。它是人类社会所特有的一种聚众议事过程。现实生活中许多人因为不理解“会议”的真正内涵或者是对会议和会议相关的知识缺乏了解所以总是频开效率低下的滥会而不达目的。会议是一种管理工具一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度。热衷会议的人强调会议的必要性认为会议不可缺少并且能够举出许多冠冕堂皇的理由来维护自己的观点厌恶会议的人则将会议看作是浪费时间与浪费精力的一种活动并也能够举出许多耸人听闻的的理由来支持自己的见解。其实会议是有它特殊的功能和涵义的。□会议的功能分析会议有以下五项功能:提供信息我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是人们对书面的东西有时不一定看就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中主席不但能当面澄清与会者的疑问而且可借助视听器材以增进与会者对信息的了解与兴趣。汇集信息召集能够提供信息的人开会是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息你也可将它复印然后分发出去。其次可通过个别约见有关人士当面向他们收集信息。这样做效果极佳。解决问题当一位主管面临问题时他可当机立断地亲自加以解决也可将它授权给别人代为解决而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高同时主管希望获得集思广益的效果则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、解决方案不但可让部属感受到尊重而且也能表现出对协商解决的热情。宣传政策当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候他可以采取三种途径:第一、书面宣传第二、面对面个别宣传第三、凭开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则但却不如面对面个别宣传那样有说服力因为若采用面对面方式则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会议形式与否最主要考虑在与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效果。假如主管认为交流有利于说服效果提高则采用开会宣传方式但若主管认为可能导致与会者矛盾则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。由于人力开发重要性已被企业界所确认因此员工的培育训练也越来越普遍。大多数企业除采用专门会议的方式为其员工实施培育训练除却一般所谓的会议培训之外尚可采取以下五种措施:()指定员工阅读书刊。()要求参加函授课程。()主管或其他有训练专长的人为员工进行个别指导。()派遣员工学习外界训练课程。()以“企校联合”方式派遣员工到教育机构进修。□典型企业会议类举股东例行年会和董事会议一般来说股份制企业每年要召开一次股东例会或股东代表会。会议的筹办工作由企业秘书部门承担通常会前三到四个星期将例会的书面通知邮寄给每一个会议代表并承担会议服务工作。董事会也分例会和特别会议。董事会的例会可不寄发书面通知但企业秘书人员必须事先用电话通知提醒参加会议的董事按时到会。重要的董事会议发书面通知也是必要的。对于参加特别会议的董事还要印制一份董事名单、不管他们是否出席都应将书面通知和名单寄发给参加会议的董事并请对方寄回是否能出席的回执。经理例会和特别会议这类会议是例行的已排进企业领导者日程表的会议(如每月一次或每周一次)。由主持会议的企业领导审定议题企业秘书人员将选定的议题及会议通知提前提交给会议的参加者以便其作好准备。会前企业秘书人员要把可能缺席者的名单通知主持会议的企业领导人这样做可以避免因人数不足而影响研究有关问题或表决。企业秘书人员要迅速准确地做好会议记录起草会议纪要呈会议主持人审阅还要注意会议有关内容的保密工作。经理的特别会议是在企业领导认为事关企业外部环境或企业内部运行机制等重要问题需要企业领导集体立即进行研究作出果断的决定时召开的。这类会议的任务主要是研究出现的新问题作出相应的对策。企业秘书人员在这类会议前要尽可能迅速、准确、全面地收集有关新动向的信息资料并立即向企业领导人汇报。当企业领导人决定召开特别会议后应迅速通知与会者并联系交通工具让与会者及时到会。当特别会议作出决断之后企业秘书部门必须采取各种手段及时传达会议精神收集执行情况为企业领导人全面指挥和控制提供服务。业务会议业务会议是重要的企业经营活动是提高企业经济效益的关键。企业领导人必须过问或亲自出面处理。企业供销、技术、生产、计划等职能部门均应根据不同的业务洽谈的需要协同具体筹办和参与洽谈活动。召开业务会议首先需要准备业务洽谈所必需的资料和制订会谈方案接待对方洽谈代表通过洽谈签订双方业务合同。新产品新闻发布会当企业某项新产品问世之后必须尽快介绍给社会公众让公众了解、接受从而赢得市场。介绍新产品的办法除了通常采用的商品广告外新产品新闻发布会是一种常用的有效手段。在有公共关系部的企业新产品新闻发布会应由公关部负责筹办销售和企业秘书部门参与筹办在没有公关部的企业一般由销售部门和企业秘书部门共同筹办。筹办这类会议要注意以下几点:品新闻发布会是一种常用的有效手段。在有公共关系部的企业新产品新闻发布会应由公关部负责筹办销售和企业秘书部门参与筹办在没有公关部的企业一般由销售部门和企业秘书部门共同筹办。筹办这类会议要注意以下几点:要精心设计尽可能运用新奇、生动、别开生面的方式介绍商品的长处和特点引起新闻媒介的兴趣提高发布效果。()要热情周到、平等礼貌地对待各新闻单位的记者为他们新闻采访提供方便。不能厚此薄彼引起不必要的矛盾不能出现疏漏避免造成不良印象影响企业形象。()新闻发言人的讲话要事先拟订并请有关专家修改最后由企业领导人审定。尽可能严密、准确、流畅。对记者可能采访的问题要事先准备详细的资料不能一问三不知。对必须保密的有关问题当记者问及时要委婉地回避并礼貌地请对方谅解。订货会与展销会这类会议是企业经营销售中经常使用的一种有效手段。开会之前要做好细致的筹办工作开会之后企业要做好来客接待和迎送工作使销售活动井然有序达到企业的最终目的。企业周年庆祝会与纪念会周年庆祝会是企业的一件大事通过庆祝会向企业内外公众展现企业发展的历史和所取得的成果展现企业的实力和对未来发展的信心。这类庆祝会、纪念会对内能增强全体职工的自豪感和自信心增强企业的凝聚力:对外能在社会公众中树立良好的企业形象推进公共关系取得广泛的合作与支持。企业周年庆祝会、纪念会往往由企业领导人亲自主持领导人秘书部门筹办企业各有关部门要参与。在筹办过程中除注意节约开支外还应注意以下几点:()要全面整理企业发展的历史资料和生产经营、技术、服务等方面的有关资料、实物、图片并采取丰富、有趣、具有艺术性的方式将其展现在公众的面前。既要全面介绍又要引人注目。最忌呆板、繁杂、使人厌倦。开会的时间不宜过长最好配合一些丰富多彩的游艺活动。()要邀请社会名流、上级领导、新闻单位、顾客用户代表、合作单位代表及本企业历届领导人参加借此机会增进了解与友谊加强合作。事先拟订邀请客人的名单提前发出请柬。该请的客人切勿遗漏。()要做好来客接待工作。要派专人负责衣食住行安排周密不要忙中出错造成礼节不周。决策性会议决策性会议就是由特定管理人员组成的对特定的问题作出决策的会议。决策性会议的功能在于解决“干什么”和“怎么干”是人类会议活动的一个最主要的会议类型。决策性会议有两个鲜明特征:第一凡参加会议的人员必须是该会议的法定组成人员(并达到法定人数)如需临时指定列席人员则必须由会议组织者或会议主持人确定且列席人员不能直接参与决策行动(即没有表决权)第二会议决策的对象必须是本会议职权范围之内的事对超出会议职权范围以外的事项会议无权进行决策。在实际工作当中如部长办公会、厂长办公会、董事会、经理会等即属这种决策性会议。交流性会议就是由与会各方通过直接的方式互相把特定的信息传达给对方以互相消除对方原有的对某些问题的不确定性的会议。在现代社会条件下人类社会各种信息流通的总量急剧增加人们为了保证生产和生活的不断发展有大量的信息都需要通过适当的方式进行交流。在实际生活当中除了其他多种方式以外会议活动就是其中一个很重要的交流方式。利用会议这样一种形式进行各种信息的交流与其他交流方式相比具有以下两个突出特征:第一是直接性即在会议之上与会人之间的交流是以面对面的方式进行的不需经过其他形式的转换所以使得相互之间信息交流在传递过程中的失真与畸变降到了最低限度。除此之外在会议之上当一方将特定的信息发出以后常常又可以以直接的方式当场得到反馈这又是其他交流方式所难以比拟的。第二是辐射性。在会议之上一个人与他人的交流可以与多人同时进行即每一个人在会议上的发言都同时有许多人在听使每个人与他人的交流都呈现辐射状。这样与其他交流形式相比利用会议的形式进行交流便可以极大地提高交流过程的时效性。若从内容上讲交流性会议所交流的既可以是工作信息、事件信息、商品信息等也可以表现为各种思想信息、感情信息等即通过思想交流或感情交流达到互相了解消除隔阂增进友谊加深感情从而为人们的各种有目的的实践活动创造尽可能好的合作条件。学术性会议学术性会议是特指那些由学术性机构召开的专门进行学术研究或交流的会议。参加会议的人员主要是与本会议所研究和交流的学术问题直接有关的专家、学者及专业技术人员。学术性会议与其他各种会议的不同之处在于这种会议具有一种超越世俗的自由气氛。在这种会议之上所有与会人员都以平等的身份参加学术讨论发表研究报告以共同的智慧完成或推进对科学的研究。学术性会议既包括自然科学方面的也包括社会科学方面的。在实际生活当中各种学科的学会、协会、研究会等学术团体所召开的各种年会或专题研究会均属这种学术性会议。商业性会议商业性会议是那种旨在进行商品交换或物资流通的会议。这种会议与其他会议的不同之处在于在会议进行过程中与会人的所有行为都表现为一种交换行为一种以赢利为目的的商业行为。商业性会议是人类处于商品经济条件下的一种必不可少的活动形式随着商品经济的发展这种形式的会议活动也将越来越广泛地得到使用。在目前情况下各种形式的商品展销会、物质交流会、订货会、交易会即属这种性质的会议。综合性会议综合性会议是指所研究的内容不仅是某一方面的问题而是具有综合性的会议。综合性会议通常是某一特定的管理层次的管理人员共同研究决定管理范围之内的工作事项的会议由于工作对象的多样性决定了会议内容的综合性。在实际工作中人们常见的各级领导人员召开的各种办公会即属这种类型的会议如局务会、县长办公会、厂长办公会等。专题性会议专题性会议为研究某一专门问题或就某一方面的工作而召开的会议。所谓专题性会议主要是相对综合性会议而言的一方面说明会议所研究的问题比较单一另一方面也说明问题比较重要需要专门召开会议专题进行研究。专题性会议的参加人员通常是处在不同管理层次和部门的负责同一类工作的人员。议专题进行研究。专题性会议的参加人员通常是处在不同管理层次和部门的负责同一类工作的人员。预备会议预备会议即是在正式会议召开之前按照会议程序的安排为正式会议做准备的会议。预备会议不是所有的会议都必须有的会议形式而只是一些代表大会和一些重要的会议才有。依据在整个会议过程所占的地位和所起的作用预备会议又有程序性预备会议和非程序性预备会议两种。程序性预备会议是会议总体程序中的一个必要的组成部分它的任务是在正式会议召开之前为正式会议作好组织准备比如我国的各级人民代表大会和一些政党团体的各级代表大会的预备会议即属这种程序性预备会议。程序性预备会议的主要任务是:()通过大会主席团和大会秘书长名单()通过代表资格审查委员会名单()通过大会议程()通过有关需确认的事项等。非程序性预备会议一般是为那种将要产生重要文件的会议而特意安排的。这种预备会议的主要任务是为正式会议作思想准备的目的在于统一思想以保证正式会议能顺利进行使会议达到预期的目的。正式会议所谓正式会议就是在预备会议完成了预定任务之后而正式召开的会议。正式会议是正式完成会议议程、集中体现会议职能的阶段。就多数情况而言一般代表大会的正式会议都由以下程序所组成:()宣布大会开始()致开幕词()听取代表资格审查委员会的审查报告()听取和审议常设机构的工作报告()作出通过工作报告和其他专题报告的决议()选举新的常设机构()致闭幕词。正式会议是相对预备会议而言的对于没有预备会议的会议便无正式和非正式之分。现场会现场会就是会议组织者为强化会议效果选择有助于说明会议主题的现场做为会场而举行的会议。在实际的会议活动中依据“现场”所展示的空间不同现场会议又可分为狭义现场会和广义现场会。狭义现场会即是人们常见的在一些重大事件或事件发生之后的现场而召集的现场会。在会议进行过程中会议内容与现场景象互相印证互相说明与会者对足以昭示会议主题的现场历历在目身临其境如“×××事故原因分析现场会”等即是如此。广义现场会是就某一方面的工作选择一个具有代表性的地区而在那里召开的会议。广义现场会是人们从一个较宽泛的意义上和较广阔的空间来认识和使用现场会的一种形式它所说的“现场”是指一个地区而不是一个特定的场所。这种现场会说是“现场会”但实际上也多是在会议室中进行的只是在会议进行当中或会议之后到特定的现场做一些实地考察和参观如“计划生育现场会”、“××县全民办教育现场会”等。观摩会观摩会就是以对一个动态过程进行细致观察作为主要方式的会议。观摩会的召开一般是由会议的组织者事先选定一个能够充分表现会议主题的动态过程然后组织参加会议的人员对此过程进行观察、体会和借鉴如“日语速成教学观摩会”、“××市社区服务观摩会”等。在以观摩会这种形式召开会议时所选择的观摩对象必须具有“可操作性”这一点非常重要如只可“观”不可“摩”这样便失去了召开观摩会议的意义。洽谈会洽谈会是不同的社会组织或人员就一些彼此相关的问题进行商谈的会议。参加洽谈会的人员通常都代表着不同的利益集团并为着解决一些具体的和紧迫的问题。洽谈会的内容极为广泛政治的、军事的、贸易的等等问题都可以成为洽谈的对象。不管会议内容怎么样不同但普遍都带有明确的针对性、目的性和功利性会议的目的一般是为了形成一种为双方都可接受的意见、契约或行动方案。商谈的会议。参加洽谈会的人员通常都代表着不同的利益集团并为着解决一些具体的和紧迫的问题。洽谈会的内容极为广泛政治的、军事的、贸易的等等问题都可以成为洽谈的对象。不管会议内容怎么样不同但普遍都带有明确的针对性、目的性和功利性会议的目的一般是为了形成一种为双方都可接受的意见、契约或行动方案。座谈会座谈会是由特定的组织或个人出面就某个或某些问题召集有关人员征询或交流意见的会议。座谈会属交流性会议之一。座谈会的方式比较灵活会议的参加人员、发言方式、时间、地点等都无硬性规定。座谈会的召集者和与会人之间既可以有隶属关系也可以没有隶属关系。会议以谈为主不作任何决定在会议所明确的范围以内允许与会人畅所欲言允许有多种意见和不同意见。根据目的的不同座谈会在内容方面也多种多样:了解情况、征求意见、交流思想或学术研究等。但就一次会议来讲虽是“座谈”却也不是漫无边际而是有着一个较为明确的主题或议题如“挽救失足青年座谈会”、“对××地区实施再开发座谈会”等。会商会会商会是特定机构就特定认识对象的确定性和发展趋势一类的问题邀请有关部门和人员进行商讨的会议。会商会与论证会不同论证会是就特定预选方案的合理性和可行性进行论证:而会商会则是在无任何既定方案的情况下对尚无确定性的问题进行分析作出推断或预测。会商会通常由特定的主管部门根据需要召集由不同管理系统或不同部门的不同专业的人员参加。会上与会人就会议组织者提出的问题充分发表意见集思广益以最后形成一个较为集中和明确的意见。在现代管理活动当中会商会这种类型的会议较多地表现为一种“外脑”和“智囊”的活动如“全国自然灾害趋势综合会商会”等就是如此。在实际工作当中遇到一些跨行业跨部门的决策对象有关各方的决策人员也通常采取召开会商会的形式共同商讨有关事宜以为正式做出决策作准备。会商会属学术性和交流性会议旨在“会商”并不做出任何结论或决定。鉴定会鉴定会就是由专门的机构、专门的人员运用专门的方式和按照特定的程序对某些新项目、新技术、新产品作出科学评定的会议。鉴定会是具有完整的实用性和明确目的性的会议形式根据鉴定对象和鉴定目的的不同鉴定会也多种多样如真伪鉴定、资格鉴定、技术鉴定等。不管鉴定对象和鉴定目的怎样不同有一点是必须相同的即鉴定者对鉴定对象必须是有权作出鉴定、鉴定的结果是可以被社会所承认的。否则鉴定会则难以举行。在实际工作当中凡属鉴定会这类会议通常都是由鉴定对象的主管部门主持召开邀请有关的专家、工程技术人员在对提交会议的新产品、新技术或新项目作出科学的鉴定之后最后向鉴定对象的提交者发放鉴定书、许可证一类的文书。年会年会一般是指特定的学术团体一年一度所举行的例行会议。由于多数学术性团体内部的组织结构比较松散没有代表大会一类的组织形式所以团体内部的学术成果交流和对团体的一些重大事项的决定便通常利用年会这种形式来进行和完成。年会每年都要召开一次。在年会召开期间一般要进行宣读论文、参观考察、课题安排以及研究和决定团体的人事更选等项事宜。班组会班组会是指在工厂班组中需要经常召开的六种会议。这六种会议就是生产计划落实会、质量安全分析会、节约消耗核算会、政治学习讨论会、核心骨干碰头会和小组民主管理会。生产班组是处在工厂第一线的组织形式是直接从事各种产品创造的在生产活动中生产班组不仅要完成产量计划指标而且还要保证产品达到质量、品种、消耗、成本、利润等要求所以从事多品种生产班组要定期召开生产计划落实会安排落实好生产作业计划。召开质量安全分析会和节约消耗核算会的目的是使生产班组提高产品质量降低物资消耗做到投入少产出多。政治学习讨论会是为了搞好班组的日常政治学习具体做法是利用班前、班后会的形式、开展阅读报纸和有关的时事政治学习材料、鼓励班组职工积极参加各种形式的读书活动鼓励职工自学成才岗位成才。核心骨干碰头会是班组的行政班组长、工会小组长和班组生产积极分子经常交流班组成员的生产和思想状况的会以做到对班组每个成员各方面的情况都尽可能心中有数。班组民主管理是企业三级民主管理的最基层管理。因此小组民主管理会便是每个职工参与企业管理的最直接的形式。小组民主管理会的主要内容是:听取班组长对本班组工作情况的汇报讨论班组的作业计划、承包任务和奖金分配等重大问题:对企业各级部门的工作提出批评与建议。班组会是工人群众直接参予企业建设和主人翁地位的具体体现。会、核心骨干碰头会和小组民主管理会。生产班组是处在工厂第一线的组织形式是直接从事各种产品创造的在生产活动中生产班组不仅要完成产量计划指标而且还要保证产品达到质量、品种、消耗、成本、利润等要求所以从事多品种生产班组要定期召开生产计划落实会安排落实好生产作业计划。召开质量安全分析会和节约消耗核算会的目的是使生产班组提高产品质量降低物资消耗做到投入少产出多。政治学习讨论会是为了搞好班组的日常政治学习具体做法是利用班前、班后会的形式、开展阅读报纸和有关的时事政治学习材料、鼓励班组职工积极参加各种形式的读书活动鼓励职工自学成才岗位成才。核心骨干碰头会是班组的行政班组长、工会小组长和班组生产积极分子经常交流班组成员的生产和思想状况的会以做到对班组每个成员各方面的情况都尽可能心中有数。班组民主管理是企业三级民主管理的最基层管理。因此小组民主管理会便是每个职工参与企业管理的最直接的形式。小组民主管理会的主要内容是:听取班组长对本班组工作情况的汇报讨论班组的作业计划、承包任务和奖金分配等重大问题:对企业各级部门的工作提出批评与建议。班组会是工人群众直接参予企业建设和主人翁地位的具体体现。冷餐会冷餐会亦称自助餐。此种餐会的特点是:菜肴以冷食为主也可少用热菜。菜肴连同餐具陈设在桌上供宾主自取。席间不安排席位宾主可自由活动自由交谈自由取食。酒水可置于桌上由宾主自斟自饮也可由招待员端送。此外按照民族习惯冷餐会也可以大圆桌和设桌椅的形式进行主宾席排定座次其余各桌不排定座次(在中国目前就多是如此)食品与饮料事先放置桌上餐会开始后亦采取自由取食、自由走动的方式进行。冷餐会可在室内也可在室外如选择环境幽雅的庭院或花园在庭院或花园内设若干小桌、椅子宾主自由入座也可以不设座椅站立进餐。举行冷餐会要求所有参加人在席问的举止、取食、进食要优雅得体不可暴食暴饮、狼吞虎咽或作出其他粗俗失态之举。鸡尾酒会鸡尾酒会就是以鸡尾酒(由两种以上的酒或用酒掺入鲜果汁勾兑而成)和其他饮料招待宾客的酒会。在酒会之上备有各类酒、饮料和点心。参加酒会者一般都站立进食并可随意走动以便于交谈。鸡尾酒会举行的时间比较灵活中午、下午和晚上均可(请柬上需注明酒会开始和结束的时间)客人可在其间随时到达和退席来去自由。茶话会茶话会是以茶水(饮料)和干鲜果品为食品并同时伴有交谈和娱乐活动的会议形式。茶话会有正式和非正式两种:正式的茶话会通常被作为一种接待方式来使用选择较为讲究的场所并由主办者向被邀请的宾客发出请柬(请柬应注明就座的桌号)厅内设有桌椅桌上备有饮料和各色干鲜果品及少量的小点心。茶话会开始后主办者首先向来宾致词或安排来宾代表发言随后宾主边进食、边交谈、边观看由主办者安排的专场文艺演出等。非正式的茶话会在日常生活当中通常被作为一种自娱活动来使用一般是在遇有节日或一些具有特别意义的日子特定范围之内的人员便有组织地聚到一起以这种形式表示祝贺或纪念。这种形式的茶话会无宾主之分对场地也不做特别的讲究一般在自己工作所在地的一个适当的会议室或办公室即可茶话会备有适量的干鲜果品和饮料(或自带茶水)。茶话会开始后具有特定身份的人员作简短致词随后参加茶话会的人员在司仪的主持之下便以各种形式表演一些自娱性的节目以达到人人参与大家尽兴的效果为最好。通过这种形式的茶话会可以调节人们的情绪改善群体内部的人际关系。二、如何使会议富于实效二、如何使会议富于实效接下来的一个问题便是:如何使会议富于实效?在寻找这个问题的答案之前须先了解什么样的会议才算富于实效。严格来说符合以下三种要求的会议才算富于实效:目标能被实现会议既然是一种用以发挥特定功能或更确切地说用以实现特定目标的手段因此评测会议是否具实效其首要的标准便是审视开会之前为会议所设定的目标有无实现的价值。目标能在最短时间内被实现这个要求本身颇具争论性。有些人认为开会过程中的讨论甚至争议是一种必然的事情因此对这些人来说尽管是冗长的讨论或争辩也不可能被视为违背“在最短时间内实现目标”的要求。但是另一些人则认为会议中的讨论或争辩并无实质的意义可言因此对这些人来说就算短暂的讨论或争辩也可能被认为浪费时间。但不管怎样绝大多数人都同意:越能在短时间内实现会议目标越好。与会者对会议感到满意所谓满意并不意味与会者对会议的主题或决议感到高兴。例如当会议的主题在于探讨裁员与会者对这样的会议一定不会感到高兴。但若能设法令与会者了解裁员的理由并令他们有机会发表意见或提出实施办法这种作法多少会使他们感到满意。所以想使与会者对会议感到满意则应提供机会让他们尽量吐露心声并参与讨论。以上三个要求中和在相当大的范围内是相互冲突的。这是因为若想使与会者感到满意就不能不花时间讨论但是若想在短时间内实现目标就必须剥夺与会者自由讨论的机会。总之真正富于实效的会议所应具备的条件是:在与会者均感满意的情况下以最短时间实现会议目标。当然要使会议全部符合这些要求实在不容易但这些要求至少应成为会议主持人及与会者共同努力的方向。□不切实效的会议有何危害富于实效的会议可以帮助我们发挥“提供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、培育训练”等功能。这显然是有益的尽管其效益大小很难衡量。而不富实效的会议将有三大危害:会议目标无法实现。会议是以目标的实现为导向一旦目标无法实现那么为会议投入的一切时间、精力及金钱将全部“泡汤”。会议所承担的机会成本相当可观。所谓机会成本即指使投入于会议的时间、精力及金钱改变使用途径所能产生的效益。时间、精力及金钱本来可以充作多种用途。倘若不将它们投入于徒劳无功的会议而将它们导人其它途径则可能因而获得某些效益。这些可能获得的效益就是召开会议所必须承担的代价。尽管会议的机会成本难以衡量但可从一场会议的花销对它作初步的估计。假定:A、某场会议的与会者共有位:B、每一位与会者月薪为元C、每一位与会者每个月工作时间为分钟D、每一位与会者在平时所享有的福利等于月薪的%。在以上的假设下一组织对每一位与会者在上班时间内每开分钟的会议所须支付的代价是元而对位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为元!倘若将会议主持人规划会议的时间以及会议的直接成本(资料印制、纸张、茶点等费用)包括在内则一组织对个人开个钟头的会议所须支付的代价可能接近元!这即是说这个人所开的个钟头的会议如果无法实现目标那么元就会“泡汤”而且原先若不召开这个钟头的会议而将这个“泡汤”的元使用于其它途径则可能产生相当可观的效益!者月薪为元C、每一位与会者每个月工作时间为分钟D、每一位与会者在平时所享有的福利等于月薪的%。在以上的假设下一组织对每一位与会者在上班时间内每开分钟的会议所须支付的代价是元而对位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为元!倘若将会议主持人规划会议的时间以及会议的直接成本(资料印制、纸张、茶点等费用)包括在内则一组织对个人开个钟头的会议所须支付的代价可能接近元!这即是说这个人所开的个钟头的会议如果无法实现目标那么元就会“泡汤”而且原先若不召开这个钟头的会议而将这个“泡汤”的元使用于其它途径则可能产生相当可观的效益!与会者对会议感到不满。与会者若对某一次会议感到不满则其反应将可能是这样的:“会议的主持人原来是这样无能!”“以后再由同一个主持人所召开的会议将拒绝参加!”“会议、会议、会而不议、议而不决、决而不行、行而无效!”这些消极的反应可能降低士气甚至导致员工缺勤率或流动率提高。许多无质量的会议不但没有什么益处现实中而且相当有害。当我们面对滥于开会的现状后将不得不承认这并非毫无根据的。只要仔细观察不难发现有许多会议是基于不正当的理由而召开的。它们至少包括下列六种:为满足无聊的愿望而开会有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开。这一类的会议其实与交际或聊天并没有多大差别。为符合惯例或传统作风而开会有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会”。例会召开与议案无关因为它基本上是一种为开会而召开的会议!为攀比而开会有些会议是因“人家会计科每星期都举行一次会议咱们人事科又岂能落后”而召开。这一类会议在本质上是一种“东施效颦”式的举动其目的不是为处理实际问题。为表功而开会有些会议是因“若不多开会则上级领导会以为咱们偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司信任与好感的手段。为推却责任而开会有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯用的伎俩。为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开。例如某位管理者在他所管理的位部属之中有两位经常迟到早退。他于是召集会议在全体部属面前重申准时上下班的要求希望借此警告那两位不守时的部属。但是那两位部属因见其他同事在场而产生一种错觉。以为其他同事不守时的恶习与自己不相上下因此对自己的过失不太介意。至于其他守时的位同事则可能因无辜受责备而士气低沉。因此这一类会议除了平白浪费了个人的时间与引起个人士气低沉之外将无实际效果可言。最后让我们总结一下:会议是一种可以帮助我们发挥“提供信息、解决问题、宣传政策与培育训练”等功能的手段但它并非是发挥该功能的唯一手段也未必是最好的手段应设法减少那些基于不正当的理由而召开的会议。同时在考虑召开会议之前应设法探寻取代会议的更有效途径以提高工作效率。会议。同时在考虑召开会议之前应设法探寻取代会议的更有效途径以提高工作效率。中有的则出现于开完会之后。现将诸因素罗列如下:会议前欠缺目标。目标不明确。欠缺议程。与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。会议时间不当。开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。开会通知内容欠周详。会议地点不当。会议场地设备欠佳。与会者无准备而来。未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。会议不能准时开始。会议太多致使与会者一听说要开会无不感觉厌烦。向来很少开会、致使每次会议议案堆积过多。会议中从事交谊活动。外界干扰。与会者发言离题。主席出难题。让没有必要留在会场的人员留在会场。犹豫不决。资料不充足却贸然决策。少数人垄断会议。与会者之间交头接耳。与会者不表明真正感受或意见。与会者之间争论。与会者与主席争论。视听器材发生故障。与会者欠缺热心。会议超出预定时间。主席未能总结会议成果。会议后欠缺会议记录。不能对决议事项进行追踪。不能对会议成败得失进行检讨。不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。与会者对会议感到不满。以上诸种因素大都可由主席加以控制。以后将在有关章节中分别阐释主席所扮演的角色以及主席角色所应具备的条件之后再循序探讨主席应如何克服导致会议没有实效的诸种因素。《成功有约高效会议手册》会议通则《成功有约高效会议手册》会议通则一、会议目标的设定一、会议目标的设定会议目标必须用书面列明。许多会议主持人在规划会议的时候都以为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中而且只要他们时常想起它们则是否诉诸文字将不会产生任何实质上的差别。其实这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标可以产生三种好处:第一、有助于目标的内涵澄清第二、书面目标较不容易被遗忘第三、当目标种类繁多时以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。会议目标必须切合实际。所谓切合实际即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上一种不是轻易能够实现的目标对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说会议目标不但应具有相当的挑战性而且也应该有被实现的可能。会议目标必须具体而且可以衡量。含糊笼统的目标极难充作行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少以及应在多长的时间内达到这个结果但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前将产品不良率由目前的%降低至%”则上述缺点将不复存在。会议目标所表明的必须是“应实现什么”而非“应做什么”。“应做什么”是以主席为本位而“应实现什么”则是以成果为本位。以主席为本位的目标远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被订为“向员工宣传新的告假程序”时主席可能只会照本宣科一番而草草了事但若会议目标被订为“让员工了解新的告假程序”则主席将不能不关心员工对新的告假程序是否已真正了解。二、与会人员的选择二、与会人员的选择对实现会议目标有潜在贡献的人。会议既然是以目标的实现为导向因此主席在决定与会者人选之际应优先考虑的便是邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。但这并不意味这些人非出席会议不可因为主席有时可以在会议之前约见他们并征求他们的意见。这样做将可免除他们出席会议。能够因参与会议而获得好处的人。让这些人参与会议固然有助于会议功能的发挥但主席也可故意不邀请他们参与而只在会议之后将开会的结果通知他们。主席对于难以分辨是否应该邀请的人士最好能采取“宁可邀请而不排斥”的原则邀请他们参加以免遗漏。需要特别留意的是与会者人数不宜太多。理由有三:第一、会议的成本非常昂贵因此没有必要出席或列席的人士尽量不要让他们参加。第二、在定好的会议时间内与会者人数一多则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。第三、与会者人数一多沟通将趋于困难。例如当与会者只有个人的时候沟通渠道只有个与会者增至个人沟通渠道增至个与会者增至个人沟通渠道增至个其余依此类推。沟通渠道越多与会者对信息的掌握能力将越低。一般管理者所公认的较理想的与会人数是人。因为在这样的人数下不但沟通不致发生困难而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多譬如多至O人以上主席可以视实际需要而采取分组讨论方式处理各种议案。一名员工每次参加企业会议都会使公司受到某些方面的损失。因此实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一个人并非必须参加会议他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且没有兴趣的出席者会造成妨碍。要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。为了从每个资源得到最大好处管理部门既不能把与会者的责任和技能认为是当然的也不能假定其个人目的和公司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定的会议目标。要把企业会议看成是一个若干个人的群体他们必须互相影响以完成某项工作不要单纯问谁应当参加而要问为什么参加。下面是请你考虑的一些因素:·参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?·这个人在中心议题的专门知识方面是否确有需要或能有所贡献?·这个人以前对这种情况有没有经验或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)?议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)?级别或地位是否适合于这个小组?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候心理上常会不自然以至于影响他们反应的质量和真实性。)·假如要做决议这个人是否能做(他不应是一个从属的人这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?·他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定?·为帮助会议开得成功这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势提出一个不偏不倚的客观见解或发挥评论者或媒介者的作用?·他的才能或职责是否与其他与会者重复?·由于某种理由他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效?·是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议而不是人在心不在?三、会议时间及地点的确定三、会议时间及地点的确定主席在选择会议时间时首先应该考虑的便是自己的时间这样能使自己准备充分以及方便自己的作息时间。这种作法并不表示主席是一位以自我为中心的人因为主席既然是会议成败的关键性人物在选择会议时间时自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。其次主席也应该考虑方便与会者出席的时间以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满则会议目标的实现势必遭受不利的影响。会议时间必须包括起止时间。经验显示绝大多数的会议都只列明开始的时间而无结束的时间。这样的作法有两种严重的缺陷:第一、与会者无法对会后的工作预作规划。第二、会议的效率势必降低因为既然没有终止的时间本来一个小时可以结束的会议则可能被拖到三个小时才结束这不幸应验了帕金森定律工作将被延伸以便填满可供完成工作的时间。为了避免上述两种缺陷每一场会议都必须列明结束时间而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议譬如说解决问题的会议难以确切地把握结束时间但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。为了避免会议过分冗长有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。至于一场会议到底应为时多久这虽无一致的看法但多数的管理者均同意以不超过一个半小时为限因为一般人能保持注意力集中的时间最长大概不超过一个半小时。(这大概也可以说明何以大多数电影的放映时间都在一个半小时左右。)但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的主题则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能长到两小时以上因为一旦议案多则会议时间将不能不相应延长。但须注意的是:一场会议的时间超过一个半小时则中途应腾出若干时间作休息之用。最后我们还想提醒你:例如主席不坚守原定时间主持会议。则宁可另择时间开会而不应轻易找人代为主持。重要的会议更特别要遵守这个原则。□选择地点许多人在从事会议规划时都以“方便”主席的方便以及与会者的方便作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当因为“方便”只是选择开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择至少应顾及下列七个条件。()场地必须有空档且可供使用。()场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有m的空间才算理想。()必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长所使用的桌椅愈应让与会者感到舒服。不过却不应该让与会者舒服到无心开会的地步。()必须拥有充足的照明及通风设备。()必须能免于声音、电话、访客等干扰以防与会者分心。()必须令主席及与会者大致方便。()成本必须低廉。以上七个条件之中前四个可视为任何会议地点的必备条件缺一不可但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及让与会者大致方便主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是由于会议地点太接近办公室所以在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说倘若为了让与会者专心开会主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远不但使与会者感到不便而且也使会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为:一般性的会议或是为时较短的会议原则上应在与会者办公室附近召开但是特别重要的会议或是为时较长的会议则应选择远离与会者办公室的地方召开。但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及让与会者大致方便主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是由于会议地点太接近办公室所以在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说倘若为了让与会者专心开会主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远不但使与会者感到不便而且也使会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为:一般性的会议或是为时较短的会议原则上应在与会者办公室附近召开但是特别重要的会议或是为时较长的会议则应选择远离与会者办公室的地方召开。越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报告说多样化的会议地点能激发兴趣并为常规功能增加新的方面。而且它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。没有一个时间或一个地点对所有的会议都是最佳的但是对每一个集会来说都有它的最佳时间和最佳地点。要确定一个大家都方便的时间应在安排之前和主要的参加者联系。任意安排的会议对一些参加者可能不便在这种情况下或者是他们的正常工作或者是会议本身会遭到损失。每日的不同时间对机警程度和精神集中程度会有影响:下班以后开会容易身心疲倦、与个人计划冲突而饭后立即开会则正赶上感受能力低的时候。还要记住拖长开会时间导致效果递减那些以鼓励创造性思维为目的的会议尤为如此。一般说来少开会比多开会好但是“开足够的会”的含义取决于实用目的。当会议目的是协调或检查时定期安排比随时召开好:在重要项目的最后阶段则每天开会可能是恰当的。□及早提前预定在计划开始时就预定地点如有必要可以是暂时性的这样做有百利而无一弊。最好的开会地点要及早预定。最受欢迎的开会地点时常要提前五年预定。围绕可供使用的场地和设施设计方案比物色完全适合于既定方案的设施要容易。初步的寻找场地可以通过邮件进行条件是你能提供你的要求细节的概要和拟议的各个日期。招标应包括下列各项:·活动的一般安排(附上以前类似活动的方案有助于场地管理部门参考)。开会场地的要求分别对圆桌讨论小组、群众大会、陈列区、宴会等提出要求说明每项占用的具体时间以及参加的人数等。·简述拟议的社交活动。·说明是否需要特殊场地、设备、伙食或人员条件。·套房、单人房间、双人房间各需若干并说明与会者住宿的天数。你在和场地管理部门初步函商时最好限于要求下列各项:可供多大场地、价格表及平面图。在预定大会地点时大多数财务细节是可以磋商的。最终预定场地应以亲自视察建筑物为准平面图可能靠不住亲自视察实际结构装置。□彻底视察开会场地□彻底视察开会场地·检查考虑中的全部会议室或场地。不要认为任何两个房间都一样要检查每个房间的物质条件以发现不合适的照明或通风、不方便的休息室、妨碍安静的通道或出口、不恰当的场地分配及其他问题。如果怀疑一个房间是否能容纳会议要求的座位数字就坚持试摆以核对容量。·随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。特别要警惕所谓“二等”设备因为有些旅馆把客人分为社会的和参加会议的。检查家具、床铺的质量以及全面清洁情况。·检查登记会议管理以及其它后勤所在地。要便于进来的客人寻找便于到达所有的会议地点并有加锁的储藏处。·检查膳食供应。要求提供过去的各种菜单。在没有旅馆人员陪同下检查每一个餐厅的一般伙食。注意服务质量和员工态度。·假如被指定的房间不在同一层楼则须检查电梯的服务情况。参加者来往于各会议室是否会发生困难、造成延迟以及使会议停顿。·检查可得到的服务项目、营业时间和社交与娱乐活动的费用。·确定来往于会场及社区之间有无交通及停车便利。□签订书面合同会议和大会已经成为许多旅馆和会议中心的重要收入来源。他们渴望获得你的业务渴望使你满意。大型会议几乎每一个方面都可以谈判:房租、宴会费用、会议场地、宣传邮件以及其它大量细节都可以讨价还价。一旦谈妥一切细节极为重要的是把口头协议变成书面形式分别详列每项具体安排。你的最终合同或协议应包括如下的细节:·确定全部会议场地包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座位安排、视听器材以及其它设备的图表都应草签并附于协议书。·确定保证的客房间数、房费表以及如果是美国式包括的伙食及服务。如有可能应列入开会团体大多数人的到达和离去日期、房租起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。·确定由旅馆提供的免费商品和服务(例如会议室及其布置特别装饰欢迎会的音乐和酒飞机场接机特别的娱乐活动工作人员伙食电影放映员及其他额外人员)。·确定小费安排包括用餐、整理房间的女工、共同使用的侍者及其他人员的拟议小费费率或者在房间全部帐单上增加一定的百分比作为服务小费。·确定任何特殊安装或改装增加特别人员、服务或设施并明确开支怎样负担。·确定预定和开票手续包括你的单位为宾客承担财务责任的限度。·建立个人信贷并列明应向参加者个人直接收取的费用。·指定可以取消预定而不向你

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