高级办公室自动化

nullnull实用与应用 高效与专业绍兴文理学院 樊长兴——高级办公自动化AOAnull第一讲 WORD高级应用与办公技巧教学内容第一节 科技长文档的高级排版教学内容第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版教学 知识点 高中化学知识点免费下载体育概论知识点下载名人传知识点免费下载线性代数知识点汇总下载高中化学知识点免费下载 页面设置与打印设置 Word视图 格式的设置 样式 分节与分页 页眉和页脚 目录 文档结构图第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版页面设置与打印设置 页面设置 设置纸型、版心、行数等 【 案例 全员育人导师制案例信息技术应用案例心得信息技术教学案例综合实践活动案例我余额宝案例 】设置纸张为：A4 版心为146×240mm， 不含页眉页码为146×240mm 每行34字，每页31行 打印设置 份数、对纸型的适应性 和双面打印示例示例打开Word进行操作 1、设置页面上下边距为3cm，左右页边距为3.5cm，页眉1.8cm，页脚为2cm；每页40行，每行40个字符。 2、设置纸型为A3，打印时能缩放到A4纸上打印。第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版Word视图：页面、普通、大纲和Web版式视图 页面视图：最常用的视图，以页面的形式显示文档，忠实显示页面所有元素，与实际打印效果相同，但耗用电脑内存 普通视图：不能一页一页的显示文档，使用一条虚线表示分页。在普通视图中不能编辑图形、页码、页眉和页脚等内容，只能进行纯文字的输入与编辑操作第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版Word视图：页面、普通、大纲和Web版式视图 Web版式视图：由于Word文档可以保存为网页，因而在Word中提供了Web版式视图，该视图模拟浏览器显示文档，不提供分页、页眉和页脚，文档的内容随窗口大小自动调整 大纲视图：呈现长文档的大纲，通过“大纲”工具栏，方便进行大纲的编修，该视图一般进行查看和组织文档结构 第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版格式设置 “格式”菜单 设置字体格式 【案例】设置文章的标题为“黑体，二号红色，加粗和添加下划线，居中显示”，文字效果为七彩霓虹 设置段落格式 【案例】设置每段首行缩进2个字符，行距为20磅，段前6磅，段后12磅 格式工具栏 【案例】设置分栏 格式刷的使用示例示例打开wsc01.doc进行操作 1、设置文章的标题为黑体一号字，加粗，蓝色居中显示 2、给文章各段首行缩进2个字符，行间距为18磅 3、给文章中的小标题“执行概要”设置为红色，三号字，加着重号，添加边框，边框应用于段落，然后利用格式刷操作将其格式应用到文章的其它小标题中 4、给文章的第一段的“恩”首字下沉两行 5、给第一段的文字添加样式为10%的浅绿底纹 6、给文章的第二段“面对这场挑战……”，分成两栏 7、将文章中的蓝色文字部分移到第一段，将字体设置为黑色 第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版格式设置 查找和替换 查找和替换文字 批量设置字体格式、样式 【案例】把文档中的“春天”全部替换为粗体、红色 通配符的查找和替换：*和？ 【案例】将文档中的书名统一设置为黑体、红色 其他 【案例】将多余的段落标记删除 示例示例打开wsc02.doc进行操作 1、将文章中的“著”全部改为“者” 2、将文章中的英文字体设置为“Arial”，中文字体不设置 3、将文章中的所有英文变为大写 4、将文章中的文字“作者”改为红色，加粗 5、将文章中的书名全部设置为三号黑体加粗显示 6、将文章中的文字“作者”全部选中 第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版样式 样式是将修饰某一类段落的一组参数：字体类型、大小、颜色、对齐方式等，用一个特定名称命名，这个名称叫做样式，或者说，样式就是一组命令或格式的集合 样式的新建、修改、删除 样式的应用 正文样式 【案例】设置正文样式为：楷体、三号字、首行缩进2个字、行距为18磅第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版利用现有样式格式化文档 【案例】按照要求设置各个标题的样式 让样式符合个性需求 【案例】把“标题1”样式改为“黑体、二号蓝色” 为样式创建快捷键 【案例】设置标题1样式的快捷键为F2、标题2样式为F3、标题3样式为F4 样式的扩展—文档标题的多级编号示例示例打开wsc-02.doc进行操作 （1）章名使用样式“标题1”，并居中；编号格式为 ： 第X章， 其中 X为自动排序。 （2）节名使用样式“标题2”，并左对齐； 编号格式为 ： 多级符号， X.Y 。 X为章数字序号， Y 为节数字序号（ 例：1.1）。 （3）新建样式， 样式名为 ： “自定义”； 其中 ： . 字体： 中文字体为“楷体_GB 2312 ”， 西文字体为“Times New Roman” ， 字号为- “小四 ”； .段落 ： 首行缩进2字符 ， 段前 – 0.5 行 ， 段后 0.5行 ，行距1.5倍； .其余格式，默认设置。 （4）对出现“1”、“2.”..处 ， 进行自动编号 ，编号格式不变 ； 对出现“1) ”、“2)”..处 ， 进行自动编号 ，编号格式不变 。 （5）将（3）中的样式应用到正文中无编号的文字 。 注意 ： 不包括章名、 小节名、表文字、 表和图的题注 。第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版脚注、尾注、题注和交叉引用的使用 脚注 一般置于每页的底部，作为文档中某些字符、专有名词或术语的注释； 尾注 置于文档的结尾，可以用于列出参考文献； 题注 为表格、图片或图形、公式或方程式以及其他选定项目加上自动编号的题注，由标签及编号组成。 交叉引用 将一些内容建立对应关系，实现链接功能；示例示例打开wsc-02.doc进行操作 （6）对正文中的图添加题注 “图 ”，位于图下方 ，居中。 . 编号为“章序号”-“图在章中的序号”，（ 例如第1 章中第2幅图，题注编号为 1.2 ）.图的说明使用图下一行的文字，格式同标号 ，.图居中。 （7）对正文中出现 “如下图所示 ”的“下图”，使用交叉引用 ， 改为 “如图X -Y所示 ”， 其中 “X -Y”为图题注的编号。 （8）对正文中的表添加题注 “表 ”，位于表上方 ，居中。 . 编号为“章序号”-“表在章中的序号”，（ 例如第1章中第1张表 ， 题注编号为1-1）.表的说明使用表上一行的文字，格式同标号 。.表居中。 （9）对正文中出现 “如下表所示 ”的“下表”，使用交叉引用 ， 改为 “如表X -Y所示 ”， 其中 “X -Y” 为表题注的编号。 （10）对为正文文字 （ 不包括标题） 中首次出现“Excel”的地方插入脚注， 添加文字“Excel 是微软Office的组件之一 ”。第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版长文档的分节与分页 长文档页数很多，又有许多章节，一般不同的章节页面的页眉页脚也不同，但是在默认的情况下，给文档添加页眉页脚时，所有的页面都是相同的，怎样能按章节给文档添加不同的页眉？ 分节 节：Sections，用来设置一个排版单元（区域），使得不同的单元可以有不同的大局设置 对文档进行分节，同一节的页眉页脚相同。一篇文档可以分成很多节，一节里可包含的页数是任意的第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版插入分节符 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 ： 光标定位到要分节处，单击“插入-分隔符 ” 在“分节符类型”下选中“下一页”或“奇数页”，单击“确定” 这样在光标所在的位置就插入了一个分节符，原光标位置及其后面的字符会自动移到下一页。（注：“页面视图”下，需单击 显示出分节符，普通视图下，可以直接显示出分节符) 其他分隔符的使用第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版目录的生成 图索引和表索引示例示例打开wsc-02.doc进行操作 2.在正文前按序插入节，使用“引用 ”中的目录功能 ， 生成如下内容 ： （1） 第1节 ： 目录 。 其中 ： “目录 ”使用样式“标题 1”，并居中 .“目录”下为目录项。 （2） 第2节 ： 图索引。其中： “图索引”使用样式 “标题1 ”， 并居中； .“图索引”下为图索引项 。 （3） 第3节 ： 表索引。其中： “表索引”使用样式 “标题1 ”， 并居中； .“表索引”下为表索引项 。 3.对正文做分节处理 ， 毎章为单独一节。第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版页眉和页脚 一般页眉和页脚的设置 在文档中插入域（如：页码域、日期域和时间域等） “域”是一种文本，与普通文字不同，如页码域，它是一种随文档的变化而自动更新的文本。在页脚中插入页码域，能自动从第1页开始顺序显示文档页面的页码，而且能随文档内容的增加和删减自动更新页码 设置奇偶页不同的页眉 方法：“页面设置”—“奇偶页不同”第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版页眉和页脚 在同一页面上设置奇偶页页码（如试卷等） 【案例】在一张试卷上设置奇偶不同的页码，“左1右2” 方法： 在页脚编辑区，输入“第页 共页”文字2次 光标移动到左边“第页”间，按键盘上Ctrl+F9得到域编辑区，在括号中输入“ = *2-1”，在“共页”间，按Ctrl+F9” ，在括号中输入“= *2” 同理，在右边“第页”间，按Ctrl+F9，输入= *2，在“共页”间，按 “Ctrl+F9” ，输入“= *2” 选中所有公式，单击鼠标右键“切换域代码”完成操作第一节 科技长文档的高级排版第一节 科技长文档的高级排版页眉和页脚 长文档中根据章节设置页眉和页脚 步骤： 根据章节，插入分节符； 插入“页眉和页脚”（不要设置与前一节相同） 示例示例打开wsc-02.doc进行操作 4.添加页脚 。 使用域， 在页脚中插入页码 ， 居中显示 。 其中 ： （1） 正文前的节， 页码采用 “,iii,..”格式，页码连续； （2） 正文中的节， 页码采用 “12 3,..”格式 ， 页码连续，并且 每节总是从奇数页开始 ； （3） 更新目录 、 图索引和表索引。 5.添加正文的页眉。 使用域， 按以下要求添加内容，居中显示。 其中 ： （1） 对于奇数页， 页眉中的文字为“章序号”+“章名”； （2） 对于偶数页， 页眉中的文字为“节序号”+“节名”。教学内容教学内容第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排教学知识点 表格操作 组织结构图的建立 流程图的建立与图形组合 图文混排 公式编辑器的使用 特殊对象的输入 域第二节 表格操作与图文混排表格：一种简明、概要的表达方式，结构严禁，效果直观。第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排改变观念：布局与对齐 第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排表格操作 表格的合并与拆分 单元格的合并与拆分、文本的对齐方式 行高与列宽的设置 表格中标题行重复 不允许跨页断行 斜线表头 自动编号 表格中的数据计算【案例】【案例】【案例】第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排组织结构图的建立 组织结构图用于显示组织中的分层信息或上下级关系，直观的显示企事业的内部结构 第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排取消画布 当在word中绘制图形或插入“文本框”时，在编辑区域总会自动弹出一个“在此处创建图形”的绘图画布，如何撤销该画布呢？ 方法1：当出现画布时，在画布范围之外的区域绘制图形，画布便自动消失。 　　 方法2：当出现画布时，按“Ctrl+Z”组合键，画布自动撤销。 方法3:“工具”—“选项”—“常规”，取消…… 　　第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排流程图的建立与图形组合 【案例】：构建一个用户登录系统的流程图第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排图片的插入方式 嵌入：嵌入的图片完全保存在文档之中，文档的容量较大 链接：只保存图片的属性、路径等内容，图片的主体仍保存在文档之外，文档的容量不会膨胀；另外，以链接方式插入的图片，文档能够自动更新 图片的版式选择 案例：制作商标与印章第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排公式编辑器的使用第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排特殊对象的输入 生僻字的输入 插入符号法 造字法 自动更正快速输入常用短语：、、 制作双行合一字符 合并字符 分解汉字第二节 表格操作与图文混排第二节 表格操作与图文混排使用Word的中文版式 教学内容教学内容第三节 常用日常办公文件的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑教学知识点 模板 邮件合并 政府（单位）的公文 聘书的制作第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑模板 作用 模板是一个预设固定格式的文档，模板的作用是保证同一类文体风格的整体一致性。如样式、页面设置、自动图文集等。Microsoft Word 文档都是以模板为基础的。 种类 模板一般包含两类：一类是系统向导和模板，另一类是用户自定义模板。 任何新建的空白文档都是衍生于Normal模板。第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑模板 使用模板 【案例】写信纸 创建模板 【案例】自定义写信纸第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑模板 模板和加载项 作用：可以导入其他模板的样式、宏、自动图文集 使用方法：工具->模板和加载 【案例】第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑模板 管理器 可以通过管理器来复制、删除或者重命名模板包含的4部分重要内容：样式、自动图文集、工具栏以及宏 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 项。 删除 C:\Document~\Administrator\Application~\Microsoft\Templates(自定义模板) C:\Program~\Microsoft~\Templates\2052(系统模板)第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑邮件合并 邮件合并的引入 日常办公时，常常处理大量的信函或报表，这些文件的大部分内容基本相同，只是其中一些数据不同例：绍兴文理学院百年校庆，需向校友、领导和友人发出邀请函。邀请函的内容除了被邀请对象不同外，基本内容都是相同的。为提高工作效率，减少重复工作，使用Word提供的“邮件合并”功能来对每一个被邀请者生成一份单独的邀请函第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑邮件合并 邮件合并的原理 邮件合并过程中，要使用两个文档，一个是主文档，为信函或报表中共有的内容；另一个是数据源，为变化的数据，如姓名、部门名称等。合并时将主文档中的信息分别与数据源中的每条 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 合并，形成合并文档 邮件合并的方法 向导法 “邮件合并”工具栏第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑邮件合并 案例1：制作文理学院百年校庆邀请函 案例2：带有图片的邮件合并：代表证的制作 提示：图片的插入方法 图片在数据源中存放的是路径，例如：E:\\职工信息\\001.jpg，注意这里是双反斜杠 照片域的实现:光标定位在插入照片处，按Ctrl+F9插入域，输入IncludePicture “path”；由于不同的图片文件名不同，Path处的路径可由合并域得到，在引号内按Ctrl+F9插入域，输入MergeField ”照片“，图片域代码为： {IncludePicture ”{MergeField “照片"}"}第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑邮件合并 制作成绩单 制作职工工资条 说明： 当数据源中的数据是小数时，合并后的数据将显示双精度浮点数，还原方法：将该域选中，按Ctrl+F9，插入一个域，在该域内开始位置输入=，可以还原数据源中的数据格式 合并后的文档是一页显示一条记录，若一页显示多条记录，可设置文档类型为“目录”形式 第三节 常用日常办公文档的编辑第三节 常用日常办公文档的编辑邮件合并 政府（单位）的公文 多单位公文表头的制作 表格法 双行合一法 EQ域法 聘书的制作教学内容教学内容第四节 文档的安全设置第四节 文档的安全设置第四节 文档的安全设置用户只可浏览而不能复制与修改文档 对部分文档进行保护 用户只能填写文档中的部分内容（窗体） 文件的加密