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物业管理信息化解决方案.doc

物业管理信息化解决方案

UC22771635
2013-11-03 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《物业管理信息化解决方案doc》,可适用于项目管理领域

科技改变生活服务创造价值《豪龙物业管理信息系统》Ver物业管理信息化解决方案仅供重庆市顺盛诚勋物业管理有限公司参考重庆昌鹏科技服务有限公司提供wwwoklongcom联系人:陈昌清()移动电话:QQ通迅:电子邮件:cpkjfwcom目录一、设计目标(一)满足物业管理公司信息化的需求(二)满足物业管理公司网络化的需求(三)满足物业费用收缴电子化的需求(四)满足物业客户服务程序化的需求二、典型案例三、系统概述四、系统架构五、《豪龙物业管理信息系统》功能模块系统基本信息财务收费系统工程设备管理日常事务管理客户服务管理仓库物料管理系统功能设置六、使用本系统对物业管理带来的明显增强效果七、系统新特点八、系统部分报表九、系统比较十、系统实施十一、培训服务十二、售后服务十三、客户名录前言作为一种新兴产业物业管理尤其适合现代人的居住理念已昭示出巨大的发展潜力并在中国得到了广泛的认同。物业管理的含义也从住宅小区的管理扩大到包括各类办公楼宇、商业中心、旅游酒店以及学校的管理等等。物业管理作为房地产综合开发的最后一个环节也是延时最长的、与社会各个方面接触最多的阶段。它承担着楼宇验收与接管、物业及设备的保养与维修、保安、消防、清洁卫生、环境美化、住户各种费用的收缴等大大小小的繁琐的事务而且还要与设计单位、发展商、环保部门以及供气、供电、供水等部门相互联系。物业管理公司大都存在着业务覆盖范围广、客户数量多等特征需要处理相当多的大量长期繁琐的日常工作。而要高效、正规地进行物业管理就必需引进计算机动技术这样才能在物业管理中形成良性循环提高工作效率和服务水平从而带来良好的经济效益。如果仍然单纯用过去的手工方法进行管理不但耗费很大的人力物力和时间而且很难达到规范化管理的效果。计算机是一种用来存储数据、处理数据、传输数据的重要工具。计算机可以为物业管理的日常事务进行快速而准确的处理极大的减少人工的工作量在很大程度上提高工作效率从而让物业管理公司把更多的精力投入到更好的为业主服务上面。在物业管理中计算机能帮助物业管理公司处理大量数据非常方便地进行文件资料的存储、处理、传输、打印、分析实现信息的共享与高速交换提高工作效率和服务水平同时引入计算机管理能更好地宣传企业形象、提高企业声誉从而使企业操作规范化、办公自动化、决策科学化在物业管理市场的竟争中处于不败之地。我国物业管理计算机化的起步是九十年代初深圳首先运用在物业管理上的近几年随着计算机技术的不断发展和物业管理水平的日益提高特别是在深圳、上海、北京等地物业管理计算机化得到了快速的应用和发展。几年内计算机技术将更加广泛和深入地运用于物业管理行业物业管理计算机化的发展极大带动了物业管理整体水平的提高。对于整个物业管理发展来讲物业管理的计算机化是一个势在必行的趋势。一、设计目标小区物业管理信息化是城市信息化的重要基础物业小区是城市社区的重要组成。随着城市房地产业的迅速发展和物业小区的大片形成物业小区将成为城市社区的主要部分。随着越来越多的城市居民入住物业小区物业项目的管理倍受关注物业项目的服务商机凸现物业项目的服务质量也将抬升物业的价值。()满足物业管理公司信息化的需求项目物业管理涵盖房产、客户、收费、设备、仓库、维修、安全、清洁、绿化等管理对象众多管理内容繁杂费用计算、费用收缴、票据打印、信息查询、报表统计费时费力对采用计算机技术辅助管理有着较强的需求。向物业管理公司提供专业的信息化管理平台实现项目管理信息化是本系统设计的实现的目标之一。()满足物业管理公司网络化的需求物业管理公司管理的项目越来越多管理项目普遍比较分散(总)公司与(分公司)管理处之间存在诸多沟通及上传下达问题费用的查询统计与监控客户服务的跟踪记录增加了物管公司的工作也耽误了时间。在公司与分部之间建立一个网络信息化平台实现公司与分部之间的及时信息交互与共享这是本系统设计的实现的目标之二。()满足物业费用收缴电子化的需求客户日常的缴费账单包括来自物管、水、电、气、电话、公摊等费用这些费用每一个计费月份都在发生变化客户通常采用现金缴费的方式进行收取操作员输入客户房号或名称系统将详细列出客户的明细账单普通操作员不能随意修改或调整应收款数据与已收款数据录入实收金额系统打印出收据一联交于客户一联留于财务记账凭证。在费用管理权限极其细分如何更好的保证资金的安全。这是系统设计的实现的目标之三。()满足物业客户服务程序化的需求一个项目无论大小客户对配套服务都有着全面的需求。如何有效的提供客户服务水平是物业行业公司不断在努力的目标从接到报事单登记、受理、处理、回访业务环节都进行有效的记录与管理并设置事务提醒方便客户服务人员进行有效的跟踪记录向客户组织和配置优质的服务资源向客户提供更优质的服务。这是系统设计的实现的目标之四。应用现代信息技术整合各种配套资源彻底解决物业管理公司信息分散滞后的问题实现物业管理信息的共享与高速交换提高物业管理的质量及物业服务的标准合理进行人力资源的安排节省人工支出更快更好的计算物业管理中发生的各项费用有效地改善物业管理中有关资料的存储方式分类记录物业管理日常发生的各种事务实现物业管理决策科学化推进物业公司管理和服务信息化过程是本系统设计的最终实现目标。二、典型案例重庆深国贸物业管理有限公司是国内知名的品牌物业管理企业深圳市国贸物业管理有限公司在西部拓展的窗口。公司是重庆市首批获得一批国家一级物业管理资质企业之一并于年取得国家物业管理一级资质。公司自成立以来一直贯彻质量管理体系并顺利通过了第三方认证。国贸物业秉承“源于心诚至于完美”的宗旨和“以人为本”的管理理念将沿海成熟的物业管理经验与重庆的社会环境相结合以优质、高效的服务赢得了业主、用户及社会各界的好评走出了一条极富特色的企业蓬勃发展之路。公司承接的物业管理项目达项管理的面积约万平方米接管的物业类型有商务大厦、住宅小区、商业场所、医院等是重庆市对外承接社会物业管理项目最多、面积最大的专业物业管理企业之一。在物业管理规模化、专业化的探索中取得了可喜的成绩。公司管辖的物业项目中有多个获得了“重庆市物业管理优秀小区(大厦)”、“重庆市市容整洁小区”、“治安安全小区”、“安全文明小区”等称号。公司按照现代企业制度的要求规范公司运作并坚持以改革发展为主题以转机建制为主线以创新创效和优质服务为动力以不断满足客户的要求为根本出发点立足于重庆的物业管理市场服务于重庆的经济建设和西部大开发。重庆中地物业管理有限公司(原广厦重庆第一物业管理有限公司)成立于年月日月注册资金万元国家一级物业管理资质企业是重庆市物业管理协会常务理事单位。公司成立几年来得到了良好的发展获得了首届“重庆市信得过物业管理企业”、“重庆市十大金牌物业管理企业”称号荣登“物业管理企业风云榜”并通过了ISO:国际质量体系认证公司所管理的广厦经典小区和广厦城小区分别荣获“重庆市物业管理优秀住宅小区”、“重庆市十佳住宅小区”、“重庆市山水园林式住宅小区”、“消费者满意楼盘”、“重庆市市容整洁小区”等多项殊荣。为更好的“内炼员工素质外塑企业形象”进一步扩大企业在社会的美誉度公司内部实行严格的规范化程序化和标准化管理层层把关实行分级、分部门考评制。在“管理无盲点服务无挑剔业主无怨言”的管理要求上将原来的服务内涵作了进一步的延伸提出了“业主至上服务第一”的管理目标和“用心服务用情服务理家家事暖人人心”服务宗旨创建具有广厦特色的“六心”级物业管理模式(六心:耐心细心关心精心贴心爱心)。公司将以“敬业、严谨、勤奋、高效”的工作原则全心全意地为业主提供全方位高层次的优质服务打造国优标准的广厦社区。重庆金阳•骑龙山庄是由五十强之重庆金阳房地产开发有限公司投资开发建设的大型房地产项目重庆金阳•骑龙山庄物业管理由专业物业管理公司重庆金阳骑龙山庄物业管理有限公司实施物业管理公司成立于年国家二级物业管理资质企业重庆市物业管理协会会员单位年月开始进行贯彻ISO:质量管理体系标准。金阳骑龙山庄物业公司在对金阳•骑龙山庄的管理中推出了“小时贴心管家”的服务模式。在今后的工作中将进一步完善各项制度提高服务意识加强日常管理工作发挥特长改进不足秉承“轻松一生健康一生”的居家理念坚持“金阳物管温馨永远”的服务宗旨为业主们在保洁、安全、绿化、维修、家政等方面提供专业化、规范化、个性化和人文化的高品质物业管理服务争创一流高尚社区。重庆晓月物业管理有限公司成立于年月注册资金万元国家一级物业管理资质企业系重庆市物业管理协会会员单位专业从事各类物业的优质管理。公司始终坚持“以顾客为关注焦点”的原则以“人性化管理”为企业经营理念并于年月通过了ISO:国际质量管理体系认证确定了以“专心工作打造物业管理一流品牌用心服务创造社区生活最佳空间”为公司质量方针公司亲情式的服务换来了每位业主的笑脸同时也获得了南岸区先进物业管理企业称号。公司通过全员达标建立了质量管理手册、程序文件及部门作业指导书使服务工作每一过程都按工作要求标准来做从而保证了服务质量提高了工作效率实现了较好的住户满意率达到了预期的管理效果。公司组织业主先后参加和承办物业管理行业的重大活动并取得了优异的成绩。公司先后获得南岸区“先进物业管理企业”、“优秀物业管理小区”、“安全文明小区”、“十佳住宅小区”、“优秀住宅小区”等称号。三、系统概述深圳市豪龙电脑软件技术有限公司是一家专门从事房地产业管理软件开发及实施的独立软件开发商公司团队的核心骨干是由多名在房地产开发、物业管理、管理信息系统开发及系统实施领域有多年从业经验的硕士、工程师组成从年成功开发《豪龙售楼管理系统》Ver、年开发《豪龙物业管理系统》Ver到现在经历了数年的市场考验及服务经验的积累通过数年的艰苦努力和不断进取公司已经取得了长足进步产品也得到了极大完善从而使我们成为最早将房地产业软件进行商品化并成功推向市场的公司之一目前本公司的用户分布在全国数十个城市地区多达数百同时我们的产品在实用性、可操作性、稳定性、安全性、服务质量等各项均居于同行的前列深受用户好评。公司推出的《豪龙物业管理系统》Ver的设计模型来源于住宅型物业《豪龙租赁管理系统》Ver的设计模型来源于商业型物业经过几年数百家用户的实际应用通过在原设计的基础上进行大量的改进将用户的实际需求融合在应用软件的管理中我们开发了《豪龙物业管理系统》Ver。我们所开发的产品系列经历了一代又一代的推陈出新使我们为客户提供的管理系统更加能满足日益提高的管理需要并根据不同性质的物业商业物业、住宅物业、工业园区等在管理方式及需求的不同研发出同系列不同性质的物业所特有的管理系统不同性质的物业相适应综合型的管理信息系统使我们为客户提供的产品在功能上可以满足用户不同的管理需求。多年的行业工作经验是保证我们实施每一个项目都能成功的重要保证。本方案充分考虑管理的协调最大限度地发挥系统的功能以行业管理经验及ISO的管理理念为指导按照物业公司的业务需求而制订的。本项目方案的实施可以从以下几个方面帮助企业提升管理水平:具体作业层:帮助业务部门包括行政部、财务部、工程部、客服部、安保部、保洁部、绿化部等按各管理子系统的业务流程实施管理。通过本系统可以方便地进行基础数据录入、查询、打印还有业务控制进一步规范管理过程。管理运行层:各部门的负责人及责任人员按系统提供的计划管理、工作安排及审核查询功能进行计划安排、工作调度、工作审核、工作评定及工作分析同时还以系统设计的重要事务提醒为依据对重要事务进行督导保证各项计划安排的如期进行同时指导各项计划安排执行能达到ISO的管理目标。管理控制层:公司管理层对各部门的每一项工作计划及实施结果进行综合管理及对比分析从而使管理层清晰掌握计划及完成的对比状况为指导及改善具体的作业部门的作业方式保证达到ISO的管理目标提供坚实基础。战略决策层:公司最高层的决策层以系统基础数据为依据、系统的运行控制及管理控制为前提充分了解企业的管理资源及运行状况为企业的战略分析、市场开发提供切实可行的管理目标。四、系统架构、为了最大限度地发挥系统运行效率我们采用了CSBS的混合结构模型。其中主要的企业内部业务管理我们采用了CS结构更好的保证系统运行的稳定性与数据安全性。事务性的需要与客户进行信息互动和交流的业务处理我们在BS平台上运作。而这两种结构的软件系统共享着同样的数据库信息信息在瞬间是即时互动的因此在数据库操作上是无缝的协作方式。、为了提高数据处理速度我们对于CS结构建立在三层结构的基础上来运行(见如下原理图)专用的客户端软件作为“表示层”和用户数据交互的主要工具当它发出业务处理指令时由服务器上的“业务处理层”即豪龙专用“应用程序服务器程序”来接受解析客户端指令后在服务器上进行相应的业务数据处理完成处理后立即通知客户端程序业务数据处理完毕。“表示层”和“业务处理层”的“数据层”均由数据库服务器上的SQLServer来提供。、强制客户端与服务器的系统时间同步:防止客户机的系统时间不正确或被非法更改。、安全认证码机制:安全认证码可以由系统产生也可以由用户自定义长度不限制客户机的安全认证码必须与服务器的安全认证码一致才行否则无法连接到服务器。另外安全认证码和数据库的操作密码均采用不同的加密算法来传送防止恶意截取数据包后读取有效信息而造成的危害行为。、用户可以通过不定期改变数据库密码与安全认证码的方式来进一步加强数据库和应用系统的安全。修改了数据库密码并不需要特意通知客户机用户但修改了安全认证码就必须通知给客户机用户再进行配置。、为了限制外部非法与服务端建立的Winsock连接通道系统采用内部加密密码及验证密码功能及时强行切断非法连接确保系统安全运行。五、《豪龙物业管理信息系统》Ver功能模块本系统在基础框架设计时充分考虑到用户一级的不同需求采用模块设计的方案从而为用户提供符合要求的管理信息系统。具体运作模式按要求而定功能模块以最后提供的为基准。系统基本信息★行政组织机构:建立物业管理公司及各个管理处的组织机构可以从组织机构上了解物业管理公司、管理处的部门设置情况。电子文档管理:由于大量的企业内部管理文档都是以电子文档方式保留的对于如何分类、归档、查找、浏览文档本功能提供了通用的用户自定义的解决方案对于合理、有效地管理各种类型企业电子文档提供了强有力的工具。物业管理公司通过ISO论证或创优时需要提供大量的文件材料及统计报表涉及的部门、人员多工作量大通过电子文档管理系统可以将所有文件材料进行分类、编码便于文件的起草、修改、查阅以及文件的管理。人事信息管理:建立详细的员工档案资料包括员工部门调动、职务变更、奖惩记录、培训考核记录等自动生成员工登记卡及员工统计表便于员工的管理及资料统计。★物业图文导航:建立所管理物业的全套效果图片资料提供方便实用的图片的方法展示物业的概貌与基本情况。★房屋资源管理:建立及管理物业管理的基础数据房产的基本信息包括项目信息、楼宇信息、楼层信息、房屋编号(铺位编号)的建立、修改、查询、删除、性质定义。系统提供批量数据的生成及特需房间号(铺位号)的设置可以满足任何房屋基本信息内容的建立需求。同时还特别关注基础数据安全保障有关联信息时拒绝房产数据的删除确保系统数据的完整性。车位资源管理:建立车位基本资料为收费及汽车管理做基础数据工作。★业主入伙登记:登记业主的基础信息有效的管理一房多客一客多房历史客户的信息自动生成住户档案卡及小区业主信息一览表。★租赁合同登记:对现有在场租户的信息进行集中管理记录租户的基本信息包括名称、简码(自动生成)、联系信息、合同号、合同时间、租期、退租信息、所属房屋编号(铺位编号)、附属房等与合同相关的从起租到退租的全部重要信息。系统提供多种条件:房号、合同号、承租人名称、简码(大小写不敏感)、历史租户资料的查询并按指定的项目进行浏览排序。同时还特别关注基础数据安全保障有关联信息时拒绝租户数据的删除确保系统数据的完整性。★客户信息管理:对客户信息进行集中管理系统提供多种条件的查询。同时还特别关注基础数据安全保障有关联信息时拒绝客户数据的删除确保系统数据的完整性。车位登记信息:登记车位的使用情况为收费及汽车管理做基础数据工作自动统计车位使用的相关数据。★居住人员信息:登记对应房屋内居住人员信息为服务及管理做基础数据工作自动统计分析客户基本情况数据。通过计算机系统可以即时查阅客户相关信息。★财务收费系统收费标准定义:全面管理收费及相关信息的基础设置。系统设计有灵活实用的收费标准定义系统可以进行收费项目的自由定义、派生项目的数据源及计算公式的自由定义、不同收费时段采用不同收费标准的自由定义及不确定收费标准的项目自由定义确保应收款管理可以适应各种复杂的业务需求。收费项目设置:在进行系统数据初始化及有新增客户信息时管理客户应收的收费项目为系统定期生成应收款提供收费项目依据。系统考虑到大部分客户共用的收费项目已设计有批量收费项目复制功能确保公有收费项目数据快速建立。系统还提供了灵活的多表设置功能可设置走表项目任意个表数量、表号、倍率的设置同时系统还提供收费项目有效性的设置、币种设置为指定项目的中止或有效、指定灵活的结算币种提供可能。财务收费设置:用户自定义收费的结算日期与滞纳金的收取期限及银行托收信息自定义与收费相关的各种单据说明。临时项目设置:除定期生成的收费项目外系统还提供临时的收费项目的定义。临时的收费项目如与建筑面积、附属面积、月租金、合同总价等基础数据用关联计算关系时可设定计算公式固定的收费金额可设定参考值并提供租户相同临时项目的批量复制。生成应收数据:以系统前面的各基础数据为准生成各自管理项目当月的应收款结算往月欠款自动计算滞纳金提供物业应收费用数据。系统提供特殊情况下需要的应收款反冲功能、重新生成功能及同时生成多期应收款功能。走表数据录入:提供远程抄表数据直接读取或按规定格式的数据的导入代替每月手工抄表工作并可设定用量上限值导入时系统自动提示超过上限值的用户在有限的范围内复查并纠正抄表系统数据不准确可能导致的应收数据的不正确情况的发生。系统按收费项目定义多表记录每一个分表的明细并自动进行汇总既方便集中进行收费又保留每一个分表的走表数的原始信息为历史用量的查询提供完整的信息资料。此外系统还提供计量费用相关的派生项目费用的批量计算功能。应收款编辑:批量录入无计算关系的收费项目和调整个别因业务需要调整的应收款保证应收款金额准确无误。应收款管理:对于调整的数据系统不允许对原始数据进行修改而是提供数据的修正记录并自动记录修改人、时间及相关原由便于事后进行事件追溯综合统计报表中将提供相关的调整报表便于全面了解各阶段费用调整情况。固定收款管理:记录收款明细记录自动冲抵应收帐款为统计已收款提供原始数据。临时收费管理:记录临时发生的各种收费记录便于对临时费用的收缴、退款管理。为统计临时费用的收缴、退款提供原始数据。零星收款管理:独有的零星收费记录分开进行统计汇总。银行托收管理:自动生成银行托收数据系统支持各种类型的银行数据接口要求支持多行划帐支持单月多次划帐读取银行托收返回盘后自动生成托收记录特殊情况下的银行划拨数据反冲(需相关银行格式兼容)。综合报表查询:自动生成各种财务相关的报表及统计资料如成批打印通知单、催款单、托收收据自动生成应交、已交、欠款等单项收款表等。报表类可以选等择时间段、物业范围、交款方式、托收银行等与收款相关的条件生成灵活多样的各类Excel统计报表。(后附详细清单)工程设备管理二次供水:特别增加二次供水的管理从水箱的清洗记录、送检测记录等进行全面管理管理部门可以随时查询二次供水相关的情况及相关的统计资料。工程项目:管理物业小区中的零星工程项目记录工程的申请、批准、施工、验收、费用支出等情况。设备管理:对管理项目内所有设备档案、设备保养、设备维修进行全面管理。在设备档案的基础上系统提供自定义设备的保养项目确保设备管理的通用性并提供同类设备保养项目的批量复制功能快速完成前期保养基础信息的建立。在此基础上用户自定义各个设备的保养计划记录日常的设备保养作业并监督计划的执行情况及结果评价为达到设备运行的完好率的管理目标提供基本保障。当设备出现故障时系统按物业管理设备的维修流程设计了维修登记、维修安排(完成时限设定)、维修记录、备件更换记录、维修审核评定保障每一个故障的发生可以即时、正确进行处理。日常事务管理清洁管理:自定义清洁区域内清洁项目根据定义的区域设置每一个清洁项目的清洁工作标准同时记录清洁人员工作安排及每一个清洁人员具体清洁项目并做好清洁检查工作更好的监督工作效果。绿化管理:自定义绿化植物分类绿化区域内绿化植物设置每一个物业项目绿化工作标准记录绿化工作安排及绿化项目检查绿化工作是否合格。消防管理:按物业项目记录消防信息及消防检查情况及时发现问题并解决问题确保客户安全消防演练记录更好的提高安全意识。客户服务管理报事管理:客户报事管理由报事登记、报事受理、报事处理、报事回访等业务控制环节组成严格管理租户、顾客等不同对象人员的报事和处理过程由报事相关业务部门按权限进行处理进一步提高管理水平和积累业务经验。系统可以直接打印报事处理表统计报事处理率和满意程度等为绩效管理提供数据源和依据。同时系统可以对在指定时间内必须完成而未完成处理的报事记录进行业务提醒确保客户(顾客)报事的意见或事件能及时地得到满意处理。维修管理:维修管理过程由报修、审批、派工、维修过程记录、维修结果以及回访等业务控制环节组成由系统打印派工单统计完好率为绩效管理提供数据源和依据。同时系统可以对将要完成而未完成的维修工作进行业务提醒确保服务质量。装修管理:按装修的业务流程全面管理整个装修过程。从装修申请、受理、项目审批出入证的登记、发放、延期装修费用的收款退款登记违章登记、整改通知、整改复查及评价装修延期、竣工验收申请、竣工验收记录全过程对装修进行管理并提供装修相关的查询统计报表。系统自动更新装修的审批状态、装修状态用户既可以通过浏览方式直观了解客户的装修状态又可以通过综合统计报表反映房屋装修相关的统计数据全面了解装修情况的基本动态。情况反映:登记用户反映的各种情况并对情况进行调查、处理、回复。统计反映情况的种类、分布比例回访满意率的统计等信息。违章记录:记录租户违章、处理情况统计违章发生的数量、类型、比例为加强相关的宣传及说服工作提供客观的依据。仓库物料管理供应商管理:建立供应商基本信息库登记供应商的基本信息便于入库供应商的选择及综合统计分析。仓库物品管理:建立各仓库的基本信息、启用时间、编号格式等。在仓库的基础上建立各库的物品分类编码、名称。在分类的基础上建立初始的物品名称、编号、数量、上下限等信息为正式启用仓库物品管理提供基础数据。采购计划管理:制定指定阶段的采购计划数量、金额登记计划审批的信息合理进行采购计划的实施指导入库管理。同时系统还提供非计划所需的临时请购以备特殊需要时可以灵活处理申请及入库需要。系统提供采购计划与现有库的对比表帮助用户制订实际采购量。出库入库管理:登记每一次实际发生的出库、入库信息系统自动调整库存数量可进行是否允许超限入库的设定确保入库数量按需要进行有效的限定防止库存量过大导致资金的占用。出入库提供:采购入库、盘盈入库、领用出库、盘亏出库、损耗出库多种方式。系统根据物业管理企业的特点还专门设计了工具库及其相关的工具领用及返还记录确保工具数量、使用者、归还记录有据可查防止工具遗失。★系统功能数据字典:将常用的字段输入信息以数据字典方式进行建立后在有关信息的输入界面中将可以直接准确、有效地选择该信息避免重复录入为快捷简便地应用本系统提供科学、有效的方法。报表维护:本系统提供的报表维护环境是一个类似Excel的报表自定义操作环境直观、方便的操作方式为业者提供了科学、方便的报表维护工具。单据维护:自定义相关单据(包括通知单、催款单、收款单、报事单等)格式。操作日志:详细跟踪操作者的操作轨迹包括敏感数据变更记录能按级分类操作日志记录方便追查恶意操作者的进入时间、离开时间、操作的功能、危险级别、电脑名、登录名以及IP地址等。权限设置:严格管理各级操作人员按照各自的权限作用范围和相应的操作权限对各自的业务模块进行有限操作确保业务控制避免越权操作增强企业内部管理。系统将按集团级、公司级、管理处级和物业级四级作用域每级再按系统管理员和操作员进行管理具体操作权限分为“浏览、添加、修改、删除、执行、打印、审核、批阅、调整”权限严格控制业务关系和数据安全。数据校验:这是一个可以自由扩充数据校验规则的数据逻辑关系验证工具可以及时、高效、准确地报告问题数据及其位置方便业务人员合理修正避免了传统的数据查错方式所带来的人力资源浪费现象极大地提高了工作效率。数据库备份:为了防止因硬件损坏、病毒破坏或其他不可预见因素对系统数据库产生的灾难性后果本系统提供了自动备份日计划功能可以由用户自由设定备份的时间、路径、保留备份数据的天数等参数也可以及时人工备份为系统数据安全提供了保障。数据库恢复:为防止系统数据库意外严重破坏后对管理工作产生的影响本功能为快速恢复历史数据环境提供了便利。注:★是《豪龙物业管理信息系统》收费版功能模块以上功能模块供参考。六、使用本系统对物业管理带来的明显增强效果彻底解决物业管理公司信息分散滞后的问题原有的模式物业管理公司各管理处的信息是分散状态信息的集中需要进行现场收集及定期报送等方式进行但这些信息往往不够全面、时间滞后新的管理模式可以即时了解各个管理处的最新信息为物业管理集团公司全面即时了解各个管理处的情况对各个管理处进行有效的监督和管理提供了客观条件。如:重庆金牌物业金科物业现服务物业近五十个项目逾万方分布在重庆市各主城区及四川、湖南、北京、江苏等地区以往都是系统管理员要求客服人员定期通过邮件与即时通迅方式交付财务相关报表与数据造成数据信息不及时财务不能及时监控整个收费数据时常发生部分数据不准确现使用豪龙物业广域网系统后财务部及相关部门可通过电脑系统及时了解各个小区的现收费情况及报事情况等。实现物业管理信息的共享与高速交换随着房地产业的不断发展物业管理成为一门新兴的行业。物业管理的水平已从很大程度上影响物业的升值水平。物业管理行业的竞争更要求各个物业管理公司提供优质的服务降低管理成本只有这样才能立于不败之地。通讯及计算机网络技术的不断发展信息高速公路对我们已不再遥远。各个企业的运作将极大程度地依赖于计算机网络。物业管理公司可充分利用这些技术一个管理公司管理多个小区公司总部可以随时了解各个管理处及物业公司总的经营情况减少管理成本提高管理水平。如:全国十大知名物管全国一级资质物业管理企业深圳百仕达物业公司管理的百仕达花园等多期项目分布区域比较大相关财务报表与数据信息交换不及时监控不利现使用豪龙物业广域网系统后公司工作人员在能够访问网络的情况下可随时通过电脑系统及时了解各个小区的现收费情况及报事情况等。提高物业管理的质量及物业服务的标准应用计算机管理后能有效地改善物业管理中传统处理事务的方式另一方面计算机的规范操作又促使物业管理实践按规范执行提高管理人员处理事务的效率和自身素质从而提高管理质量。如:重庆金阳骑龙山庄物业管理有限公司现使用豪龙物业系统后相关报事服务记录建立一套完整的工作流程从登记、受理、处理、回访建立一套完整的客户服务体系让每一个工作人员做好每个细节与跟踪服务记录并及时输出相关报表了解整体情况。合理进行人力资源的安排节省人工支出以往的各个管理处因为信息交流不畅无法进行集中管理所以各个管理处都必须配备各职能部门(班、组)的工作人员。新的管理模式下信息的集中即时性为人力资源的合理分配提供了基础除了小区必须的工作人员外集团公司可以集中设立职能部门负责多个小区的物管工作彻底杜绝分散管理时职能部门全平时无事可做的小而全的状态。如:重庆东和物业管理有限公司以前使用传统的手工记帐模式财务帐款的应收、已收、欠款等等相关业务报表费用冗长且容易出错一旦收费员工作调动新的同事不能很快对费用情况进行掌握及收缴现使用豪龙物业系统后以前三四天完成的应收款现仅需几分钟左右且两个收费员的工作量现在一个收费员就可以了还可以完成其它的工作从一个工作年来计算的话节其名曰省了很大的费用节省了人工支出辟免浪费。计算物业管理中发生的各项费用物业管理公司的财务管理是非常繁琐的各式各样的表格、统计、不但要做得帐目清晰更要确保数字万无一失采用计算机和物业管理系统软件则可以使繁琐的状况大为改善。计算机不但可以记录各项费用而且大大简化统计、制表、核查、分析等工作。如:重庆广厦物业管理有限公司以前没有使用计算机系统规范的管理与收费财务需求的相关数据处理时间繁长且容易出错不利于财务费用监控月底需要的报表都是平常一天一天的做很浪费人力与时间现使用豪龙物业系统后数据处理时间短效率高数据正确报表在平时的鼠标点击后自动形成大大简化与缩短了以前报表需要的时间与核算分析工作特别是一些临时费用与零星费用通过报表输出一目了然。有效地改善物业管理中有关资料的存储方式在物业管理中有关物业管理中的各种规划档案、批文、各种图纸、设备资料、验收文件等资料往往相当庞杂的。利用计算机不但可以把这些资料进行储存而且通过规范的管理可以非常方便快捷地查找、翻阅、修改、复制各种资料。如:重庆融侨物业以前使用另一家公司的系统公司本身涉及的管理文档与资料相关较多在上传下达与文件传阅的过程当中比较繁琐而系统没有提交电子公文管理系统及信息传发功能造成公司内部的文件在公司内部工作人员交流传阅不方便现使用豪龙物业系统中的文档管理功能后各种相关的文档可以在系统中工作人员随时调阅并且在系统数据库保留一份文档的备份阅读亦可提出自己的意见建议。分类记录物业管理日常发生的各种事务物业管理中接触到的事务林林种种手工处理既繁琐又不规范利用计算机可以将各项事务分门别类加以存储起来定时进行分析并且可用表格的方式打印出来。如设备管理、绿化管理、清洁卫生管理、保安管理、车位管理等。如:全国十大物管之深圳天健物业使用豪龙物业管理系统把公司除了收费之外的其他业务记录都分门别类的记录在计算机系统当中定时进行分析与输出报表。有效地进行权限管理物业管理系统中记录的各种数据都是涉及到公司内部的重要信息由于人员的流动可能造成的信息安全的问题分散的管理方式不利于内部严格的管理要求集团化管理模式中所有信息都集中在物业管理公司总部权限的分配也集中在物业管理公司总部可以即时进行权限的发放及关闭为管理提供安全保障。如:物业公司最重要的业务范围是财务收费而如何更好的保证及提高收费率是很多物业公司不断努力的目标还有财务收费数据的准确性与不可更改性要求计算机系统对数据的增加、修改、删除、调整、打印等权限进行严格控制。现金科物管理财务收费要求物业公司发生的所有的收入都录入计算机系统并输出单据并不可更改(有权限的管理员才可以更改)需要的更改的填写数据修改审批单对数据进行严密的控制。而完成这些控制与流程就是系统权限设置控制模块功能。实现物业管理决策科学化在物业管理中计算机能够储存的查找各类资料、信息并按规则进行统计、比较、绘制图形为公司的管理决策提供客观依据和材料。物业管理公司通过质量体系论证需提供大量详尽的原始管理记录工作量大且十分繁琐本管理系统可以把日常的事务加以记录通过电脑处理统计及汇总。如:豪龙软件在很多物业公司都更好的为用户提供更多更细的查询分析报表。为物业管理公司通过ISO:质量管理体系提供大量的资料物业管理公司通过ISO:质量管理体系需提供大量详尽的原始管理记录工作量大且十分繁琐本管理系统可以把日常的事务加以记录通过电脑处理统计及汇总。如:豪龙软件在很多物业公司都更好的为用户提供更多更细的查询分析报表。……七、系统新特点彻底解决因公司业务部门分散而导致信息分散、滞后的问题可以按组织机构的金字塔模式方便地进行集团化管理集团中心可以随时及时掌握分部的最新信息符合现代管理对信息获取的需求支持广域网运行模式为移动办公的业者提供便捷的工作方式随时随地掌握最新信息采用大型数据库进行管理可以保证系统更加稳定、安全地处理海量数据物业电子导航系统可以通过详实图片直观了解房产的分布、使用情况为招商租赁工作提供方便直观的房产状况资讯支持物业管理中的一房多客、一客多房、一客多表的数据处理技术问题支持物业管理中新老客户历史信息同时保留的业务需要可以处理物业管理业务的坏帐情况并可进行专门的坏帐统计支持物业物管中的免租业务方便多种方式租金的减免业务处理支持物业管理中某些费用项目为指定的季节性或阶段性费用项目支持物业管理中的租赁物业带有附属物业并需要对附属物业按面积进行收费的业务处理支持客户级收费项目采用不同的滞纳金比率计收滞纳金支持多币种核算的管理模式支持按起租日期或自然月份结算方式的管理模式收费方式可以灵活处理临时费用如押金的应收、已收、退收以及常规费用的应收、已收、退收、预收、欠收的业务处理模式银行托收方式支持多行托收、按项目托收、多次托收方式防止管理疏漏可能出现资金管理不安全的隐患并为客户提供快速业务处理通道不同的收费项目可以选用不同的托收银行方便管理上对各种收入的灵活处理自动提示预计到期租赁合同信息以便即时对到租客户进行续租或退租的处理减少房产空置或到租后未退房给公司带来的经济损失支持自定义报表模式所有报表与Excel报表无缝连接事务性管理内容更加细腻凸显管理功能从事务的基础记录、安排、实施及检查进行全面的管理并进行综合统计分析将零散的业务记录与实际工作紧密结合指导日常工作摒弃了以往计算机简单记录缺乏管理控制环节的管理模式权限的划分极其细化可分为浏览、添加、修改、删除、执行、打印、审核、批阅、调整等更利于管理控制的需要每一个人的操作权限有明确的权限作用范围可以有效解决分散管理中每一个工作人员的职责范围保障数据的安全及管理的需要操作日志对重要信息的调整进行专门的记录。……八、系统部分报表九、系统比较比较项目市面上现在其它产品版公司组织结构适合“管理处→物业”的物业管理模式适合“物业集团公司→物业分公司→物业管理处→小区(项目)”的管理模式数据库存放地点本地机或本地局域网服务器可以在本地或有固定IP地址的异地远程服务器。(通过豪龙动态地址转移技术也可以采用动态IP地址做数据库服务器的IP地址)数据库ACCESS小型数据库MSSQLServer专业大型数据库数据库工作方式共享方式客户机服务器方式(CS)浏览器服务器方式(BS)协议支持NetBUI协议TCPIP协议工作作用范围本地机或本地局域网用户本公司有访问权限的所有用户只要联上互联网并安装了版的客户端程序的有服务器的认可在任何地方、任何地点均可按系统设定的权限工作。权限管理仅分浏览、编辑权但各部门仍可分工协作可以按组织结构及功能模块分级设置权限包括浏览、添加、修改、删除、执行、打印、审核、批阅、调整权。每一个人的操作权限有明确的权限作用范围只能按权限工作可以有效解决分散管理中每一个工作人员的职责范围保障数据的安全及管理的需要。报价模式以局域网中计算机的台数或小区的户数进行报价产品以集团公司进行注册以项目数进行授权公司总部及小区不再限制使用的计算机台数及管理的小区户数。报表系统固定报表。除系统提供的标准的报表之外用户可以自由定义所需的报表并与Excel系统进行无缝连接解决了商品化软件中最大的技术难题。统计范围无法获得全部小区的汇总统计报表。可以自由获得权限许可范围内的集团一级、公司一级、管理处一级和物业一级的汇总报表并可自动生成电子文档方便分析、存档和交换信息。收费管理支持部分交款模式但对于租户的管理力度不强且无法保留租户的历史记录。无法生成派生类的计算项目。支持部分交款支持完整的租赁业务可以完美解决一房多客户和一客户多房的业务过程管理方便业务管理和清算保留全程客户历史资料。可以自由定义派生类的计算项目。安全性保障必须告知系统数据库的物理存放位置不够隐秘另外小型数据库在性能不够稳定的局域网上工作易遭破坏。由于采用专业化的大型数据库并通过客户服务器的工作方式仅需告知系统数据库所在服务器的IP地址不需要物理位置在速度和安全性上可以得到很好的保障有完整的事务处理功能。比较项目市面上现在其它产品版通知单必须打印后分发给客户而且只能按单套房出单。可以打印后分发给客户也可以通过本系统进行通知单的无纸化作业即邮件群发系统直接发送到客户的邮箱中。而且一客多房的情况可以只发一张综合的收费通知单也可以按单套房出单。物业导航无。独特的物业电子导航系统可以通过详实图片直观了解房产的分布、使用情况为招商租赁工作提供方便直观的房产状况资讯。租赁管理无。支持物业管理中的一房多客、一客多房、一客多表的数据处理技术问题支持物业租赁中新老客户历史信息同时保留的业务需要可以处理租赁业务的坏帐情况并可进行专门的坏帐统计支持物业租赁中的免租业务方便多种方式租金的减免业务处理支持物业租赁中某些费用项目为指定的季节性或阶段性费用项目支持物业租赁中的租赁物业带有附属物业并需要对附属物业按面积进行收费的业务处理自动提示预计到期租赁合同信息以便即时对到租客户进行续租或退租的处理减少房产空置或到租后未退房给公司带来的经济损失费用管理无。支持客户级收费项目采用不同的滞纳金比率计收滞纳金支持多币种核算的管理模式支持按起租日期或自然月份结算方式的管理模式收费方式可以灵活处理临时费用如押金的应收、已收、退收以及常规费用的应收、已收、退收、预收、欠收的业务处理模式数据安全传统模式。系统专门设计了数据校验功能自动查出不符合逻辑关系的数据从而找出人为操作错误而导致的问题数据自动备份、强制备份、手动备份等多种方式保证数据的安全与完整事务性管理记录模式。事务性管理内容更加细腻凸显管理功能从事务的基础记录、安排、实施及检查进行全面的管理并进行综合统计分析将零散的业务记录与实际工作紧密结合指导日常工作摒弃了以往计算机简单记录缺乏管理控制环节的管理模式单据驱动无。所有可能的缴费业务均通过标准的收费单据进行驱动并自动进入应收和已收帐务。单据自定义格式。十、系统实施一、系统实施工作流程:SHAPE*MERGEFORMAT、实施通知当与公司签订协议时我们即向实施部门发出实施通知经双方确认后实施进场时间。在工程实施的准备阶段我们向贵公司提供《项目实施方案》,将环境准备的经验及要求浓缩后以指导公司进行设备环境准备工作以利于项目的顺利实施。注:实施通知下达前应确认公司项目的业务模式、网络环境、设备状况己满足实施条件。、实施方案①、前期工作实施方案确定为实施的前期准备工作,主要工作包括:项目调研、系统安装调试、实施目标及计划确认、召开项目实施启动会等。②、指定项目负责人为确保项目保质保量地完成在承接项目后我们将指定项目经理或项目负责人专门负责项目的组织与实施。、业务规范业务规范指为保证软件系统的正常使用而为用户制定的规范性管理文件,如规则性文件、制度性文件、流程性文件等为用户提供的管理文件原则上仅是为保证软件系统的使用而提出的充分必要文件即为保证软件系统的使用提出的业务管理规范。、数据准备与方案确定同步开始,主要工作包括:软件系统规则确定、基础数据准备、各岗位权限确认(培训范围确认)、各业务的深入探讨等。、文档提供服务向客户提供详尽的工程实施文档包括系统规划方案系统安装手册系统操作手册系统日常维护手册实施过程记录系统参数设置记录等。、系统安装测试服务在与公司协商的基础上我们将派工程师到达公司现场按照预先编制的实施进度表完成软件的安装及调试任务,以确保系统互联。、配套软件安装服务在项目实施过程中系统需要配套软件的环境支持公司提供配套软件由我们独立进行安装。、配合第二方软件安装服务在项目实施过程中客户从第三方购买了软件而第三方自己又无法独立完成软件的安装我们可派出工程师协助安装。、系统运行本阶段是在完成数据同步工作后将软件系统的使用交由用户使用者独立完成实施人员负责业务指导与进度监督另外本阶段实施人员的工作重点向转移到数据结果的应用培训上来并力争为用户提供结果数据分析表(或分析流程)包括有可能的上报报表查询等。、培训服务、数据同步数据同步是指在某一规定的时点,软件系统数据与手工账务数据达到同步主要工作是对账其中包括各业务数据对账、账务数据对账数据同步是移交给用户独立使用软件的必要条件,同时为项目数据分析打下基础。、项目验收项目实施完成后应由用户签认项目实施验收单因此需要提前完成准备工作并与用户确认好验收方式在这一阶段主要工作是软件使用结果确认、项目实施过程文件的移交、配合用户完成验收的其它可能活动等。二、系统实施补充说明:、正式签协议时双方约定具体的时间实施及要求未约定具体的实施时间安排双方项目负责人另行约定、我方的宗旨是尽最大的努力力争按时保质将整套管理信息系统提交给用户并成功加以应用让我们的合作公司毫无后顾之忧轻轻松松使用系统解决实际业务需求、除了日常的咨询维护工作外我们将会不定期的回访收集客户建议与意见及时完善系统功能进一让软件系统的管理过程与实际业务工作密切协作。十一、培训服务通过我们实施众多的应用项目我们深切体会到软件的使用培训并不是一、二次集中培训就能完成的简单事情培训应该是贯穿于项目实施的始终它是系统能成功应用的重要保障之一。培训不光是软件供应商单方面的工作而是与客户进行互动在客户方人员的实际参与及应用中逐渐完成的。不同的应用项目根据项目大小参与部门及人员的多少、项目工期的分期有相应的培训计划在协议签订时我们将制订具体可行的培训计划并严格按计划执行保障每一个项目实施都可以顺行完成培训任务。我们通常将培训划分为四个方面的工作:概念培训、应用培训、操作培训、系统培训。概念培训:项目初期为领导决策层以及管理骨干设立。主要内容是介绍目前物业管理信息系统建设的意义、发展、目标和问题《豪龙物业收费管理系统》的特点、功能、作用和效益使得中高层领导确立积极的态度从而统一思想明确方向并与我方密切配合确保整个系统的实施及应用的顺利进行。应用培训:项目组织完成后为项目小组和主管中高层领导设立主要内容是进一步介绍《豪龙物业收费管理系统》软件基础功能、应用原则和实施目标分析项目实施中的关键环节和问题。使得相关人员进一步明确工作步骤、责任和任务建立合理的工作制度形成软件实施的骨干力量。使软件实施工作有的放矢、有条不紊的展开达到事半功倍的效果。操作培训:项目实施过程中为软件基础业务操作人员设立主要内容是详细介绍《豪龙物业收费管理系统》软件基础功能和基本操作方法提高操作人员基本技能和解决实际问题的能力。使《豪龙物业收费管理系统》软件实施工作获得基层业务运行支持保证业务数据来源的准确性。专业培训:项目实施完成后为系统管理员设立系统管理员应为客户方项目小组成员。主要内容是介绍《豪龙物业收费管理系统》软件系统配置管理数据库服务器系统日常维护知识使得相关人员掌握整个系统的运行管理工作解决一般系统故障保障系统稳定运作。我们一贯坚持“用户至上服务第一”的服务宗旨当客户购买了本公司的软件后本公司按以下计划进行培训。培训原则:让操作人员可以熟练、正确操作《豪龙物业收费管理系统》确保系统的数据的安全性及正确性完全满足业务管理的需要。培训地点:方便用户提供用户现场培训。培训步骤:)集中培训:与客户约定培训时间集中物业管理系统操作的相关工作人员进行集中培训使相关的工作人员对整个系统有一个全面的了解。培训内容:系统的主要功能、操作流程、常规的操作方法、安全操作及使用的注意事项。)个别辅导:针对具体的业务内容对相关的工作人员进行专门指导确保具体的业务操作正确、熟练。)引导期:系统新投入使用一个月份为操作引导期引导期内从基础数据的建立、收费标准的建立、用户收费项目的设定、生成应收款、单据的打印、各种统计报表的使用等操作流程进行跟踪指导随时答复用户使用中的疑问使用户可以逐渐熟练操作解决实际的业务需求。)使用期:引导期后的使用属正常使用期此时用户已可以熟练操作本系统正常使用期内本公司可以随时答复用户的疑问一般性的问题以电话的形式进行解答如果电话中无法指导清楚的问题月内本公司提供免费的上门现场指导服务终身免费技术咨询服务。十二、售后服务我们期望通过管理信息系统的实施解决公司的实际业务需求并取得良好的经济效益提高产品及服务社会认知度。我们提供详尽的软件实施方案、周密的计划及严格的控制、完善的应用培训、优质的培训服务规范的

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