《IT职业英语》unit 1

IT职业英语:现代商务函电写作 By 刘可璇 2 课程概况 课程性质与内容 课程任务与安排 教学方法与实践 考核成绩与评价 3 课程性质与内容  本课程是一门融对外商务业务知识与英语知识为一体的应用语言课程，是电 子商务专业的专业基础课，旨在培养学生掌握掌握商务英语交流的基本技能， 通过以进出口贸易的磋商与履行程序为主线，重点介绍外贸英文书信的基本 格式、写作的基本原则与要求和习惯表达及句型；  正确的商务英语；  正确的对外贸易业务操作；  正确的术语；  表达的技巧； 4  能够熟练撰写交易各环节的函电，在不同的交易环节通过函 电实现相应的业务目的，能够完整 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 地填制合同，熟练审 核信用证条款，并能写出改证函；  能读懂中等难度的有关电子商务英语文章，能够用英语介绍 公司状况，进行业务咨询，与客户交流，做简单的商务 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 ；  了解中西方文化的差异，培养高尚的文化素养。提高作为电 子商务工作者的基本素质，持续培养对英语、特别是对专业 英语的兴趣。 课程任务与安排 5 课程任务与安排 模块编号 模块内容 学时 1 现代商务函电写作基础 2 2 业务磋商的准备 4 3 业务磋商的主要环节 6 4 建立业务联系及进行业务磋商 小组训练 3 5 交易的达成 4 6 主要交易条款的磋商 8 7 争议及争议的解决 2 8 交易达成与交易条款小组训练 3 合计 32 6 教学方法与实践  教学以课堂讲授为主，同时根据课程特点不定期开展课 堂讨论、练习；  具体实践操作为将学生进行分组（5-7人/组），以小组 为单位，在老师的引导和组织下，对老师布置的实践作 业进行互评互改（2次），进行商贸信函往来课堂仿真 模拟实训（2次）； 7 考核成绩及评价 20% 出勤率*20结果取整数部分 20% 提交率*20 结果取整数部分 30% 格式5%，习惯句型10%，语法5%，团队 配合10% 30% 考试成绩 Unit1: Fundamentals of Business Letter Writing 商务信函写作基本知识 9 1.1 商务信函写作原则（7C）  Completeness (完整) ：职业文书应完整的表达多要表达的内容和意思，何人、何时、何 地、何种原因、何种方式等（5W1H） 。  Concreteness (具体)：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交 往产生影响的函电。  Clearness/Clarity (清楚) ：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免 双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。  Conciseness (简明) ：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。  Courtesy (礼貌)：客气而且得体。  Consideration (体谅)：为对方着想，站在对方的立场。  Correctness (正确)：表达的用词用语应正确，外贸函电大多涉及商业交往中双方的权利、 义务以及利害关系，出错势必会造成不必要的麻烦。 10 1.2 信件的结构 1. 信头/Letter Head：寄信公司的名称和地址 2. 编号（写信人名字缩写）和日期:方便日后查询信件。  月份写全称，不要用缩写  英式写法：8（th ）March ,2012  美式写法：March 8（th）, 2012 3.封内地址 The inside address：收信人的姓名和地址  格式与信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一 并写出；  若非完全公事化的书信往来，由于称呼这一栏的内 容已经说明了收信人的身份，此部分可省去。 4. 事由 The subject heading：即主 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，概括信件的重点， 需简明扼要。 5.收信人称呼（Salutation）：首字母大写 Dear + Mr./Mrs./Miss(Ms.), Dear Sir / Dear Madam， 11 1.2 信件的结构 6.开头语 The open sentences 无统一的格式，若为回复信件，则将收到对方来信的 日期，主题及简单内容加以综合叙述。若是第一次通信， 可作必要的自我介绍，表明写信目的和要求。 7正文 The body of the letter 信的主体，也是商务信函最重要的部分，我们会在后 续学习中讨论写作商务信函的一些技巧、规则。 8.结尾语 The complimentary close 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人 的要求，如:hope you can reply soon。 9.结束语 The complimentary close Best Regards, Yours sincerely/ truly, Your faithfully, 10.签名（Signature） 在结束语的下面，签上写信人的名字。签名的下面， 最好写上发信人的职位。 12 1.2 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 商务信函范文 January 11, 2005 Brian Eno, Chief Engineer Carolina Chemical Products 3434 Pond View Lane Durham, NC 27708 Dear Mr. Eno: Enclosed is the final report on our installment of pollution control equipment at Eastern Chemical Company, which we send with Eastern's Permission. Please call me collect or email me at the address below if I can answer any questions. Sincerely, Nora Cassidy Technical Services Manager 13 练习时间1 请改正下面的地址 England, London, E.C.3 Bench Street 150 Mr. Henry Taylor England 14 1.3.1 商务信函格式： Indented Style/Semi-block Style 缩进式（1） 1. Letterhead(信头) ----------------- ----------------- ----------------- 2. Reference Number(参考号/发文编号) 3. Date(日期) 4. Inside Name and Address(信内地址) ----------------- ----------------- ----------------- 5. The Salutation(称呼) 6. The Subject Line(事由标题) 7. The Body of the Letter(正文) 信头、信内 地址的每行文字 均比上行向右缩 进一两个字 母， 正文的每段文字 的首行 也向右缩 进四个字母，签名 打印时也应该 比结束语缩进 三 四个字母 15 1.3.1 商务信函格式：Indented Style/Semi-block Style缩进式（2） --------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ 8. The Complimentary Close(结尾敬语/套语) 9. The Signature(落款) ------------------------ 10. The Reference Notation(经办人代号) 11. Enclosure Notation(附件) 12. Carbon Copy Notation(抄送) 13. Postscript(附言/注) 信头、信内 地址的每行文字 均比上行向右缩 进一两个字 母， 正文的每段文字 的首行 也向右缩 进四个字母，签名 打印时也应该 比结束语缩进 三 四个字母 16 1.3.2 商务信函格式：full block style全齐头式（1） 1. Letterhead(信头) ------------------------- ------------------------- 2. Reference Number(参考号/发文编号) 3. Date(日期) 4. Inside Name and Address(信内地址) -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- 5. The Salutation(称呼) 6. The Subject Line(事由标题) 7. The Body of the Letter(正文) -------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------- 要求将信头、 收信人的姓 名、信内地址等以及正 文 （包括每段起行）、 结束 语和签名均靠左边,齐头对 齐 17 1.3.2 商务信函格式：full block style全齐头式（2） 要求将信头、 收信人的姓 名、信内地址等以及正 文 （包括每段起行）、 结束 语和签名均靠左边 齐头对 齐 -------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------- 8. The Complimentary Close(结尾敬语/套语) 9. The Signature(落款) ------------------------ 10. The Reference Notation(经办人代号) 11. Enclosure Notation(附件) 12. Carbon Copy Notation(抄送) 13. Postscript(附言/注) 18 1.3.3 商务信函格式：modified block style混合式/变体齐头式（1） 1 信头、结束语和签名放在 右边，每行文字齐头； 信内地址各行文字及称谓 左边齐头,正文每段起行向 右缩进四五个字母 1. Letterhead(信头) --------------------------------- --------------------------------- --------------------------------- 2. Reference Number(参考号/发文编号) 3. Date(日期) 4. Inside Name and Address(信内地址) ------------------------------ ------------------------------ ------------------------------ 5. The Salutation(称呼) 6. The Subject Line(事由标题) 7. The Body of the Letter(正文) --------------------------------------------------------------------------------------- 19 1.3.3 商务信函格式：modified block style混合式 （2） 信头、结束语和签名放在 右边，每行文字齐头；信 内地址各行文字及称谓左 边齐头,正文每段起行向右 缩进四五个字母 -------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------- 8. The Complimentary Close(结尾敬语/套语) 9. The Signature(落款) -------------------------------- 10. The Reference Notation(经办人代号) 11. Enclosure Notation(附件) 12. Carbon Copy Notation(抄送) 13. Postscript(附言/注) 20 1.3.4 商务信函格式： Combined/Indented Form /Semi-Block半缩进式（1） 前两种格式的混合体。信 的正文、作者的地址、日 期、 结尾敬语及签名都缩。 正文段落之间可以空行可 以不空，空的多见，所以 没 有改良齐头式多见 1. Letterhead(信头) ----------------------------- ----------------------------- 2. Reference Number(参考号/发文编号) 3. Date(日期) 4. Inside Name and Address(信内地址) -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- 5. The Salutation(称呼) 6. The Subject Line(事由标题) 7. The Body of the Letter(正文) ----------------------------------------------------------------------------------- 21 1.3.4 商务信函格式： Combined/Indented Form /Semi-Block半缩进式（2） 前两种格式的混合体。信 的正文、作者的地址、日 期、 结尾敬语及签名都缩。 正文段落之间可以空行可 以不空，空的多见，所以 没 有改良齐头式多见 ------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------- 8. The Complimentary Close(结尾敬语/套语) 9. The Signature(落款) ------------------------------ ------------------------------ 10. The Reference Notation(经办人代号) 11. Enclosure Notation(附件) 12. Carbon Copy Notation(抄送) 13. Postscript(附言/注) 22 1.4.1 信封格式： The Common Blocked Style (used most for business) Guangzhou Foreign Trading Corp. 599 Dongfeng Road Guangzhou, Guangdong, China Overseas Trading Co. 24 Park Street London EC4 England Urgent Stamp 23 Guangzhou Foreign Trading Corp. 599 Dongfeng Road Guangzhou, Guangdong, China Overseas Trading Co. 24 Park Street London EC4 England Registered Stamp 1.4.2 信封格式： The Common Indented Style 24 Guangzhou Foreign Trading Corp. 599 Dongfeng Road Guangzhou, Guangdong, China Mr. Liu Hai C/O Overseas Trading Co. 24 Park Street London EC4 England By Air Mail Stamp “C/O”, which can also be written as “c/o” or “care of”, has to be used when a letter is mailed to a third person (or organization) who is bound to pass it onto the addressee. This example shows the way of addressing in such a circumstance. 1.4.3 信封格式： The Usage of “C/O” or “Care of” 25 1.4.4 信封格式： The Usage of “By Kindness of...” or “Through the Courtesy of...” Guangzhou Foreign Trading Corp. 599 Dongfeng Road Guangzhou, Guangdong, China Mr. Liu Hai Through the Courtesy of John Smith Private Stamp If a letter is to be personally delivered from you by someone to the addressee, write his or her name below the addressee’s with the following words in front of it: “Kindness of”, “Through the Courtesy of”, “Per Kindness of”, “By Kindness of”, “Forwarded by”, “Per Favor of ”, “By Favor of”, “With Favor of”, “Favored by”, etc. This example shows the way of addressing in such circumstances. 26 Guangzhou Foreign Trading Corp. 599 Dongfeng Road Guangzhou, Guangdong, China Oversea Trading Co 24 Park Street London EC4 England Attn: Mr. John Smith, Sales Manager Confidential Stamp If the letter is addressed to the company but directed to the attention of an individual, take the form of “ATTN”.For example 1.4.5 信封格式： The Usage of “ATTN” 27 练习时间2 Arrange the Following in Proper Form as They Should Be Set Out in a Letter.将以下内容按 整理成规范的信件格式 (1) Sender’s Name: Guangzhou International Trading Corp. (2) Sender’s Address: 198 Yueken Road, Tianhe District, Guangzhou, China (3) Sender’s Telephone: 85230000 (4) Sender’s Cable Address: 5527GZ (5) Sender’s Telex Address: 3328 gz CN (6) Date: September 15,2007 (7) Receiver’s Name: Standard Oil Company (8) Receiver’s Address: 38 Fifth Avenue, London, EC4,U.K. (9) Subject: Refrigerators (10) The Message: thank you for your letter of September 5, 2010, enquiring for the captioned goods. The enclosed booklet contains details of all our refrigerators and will enable you to make a suitable selection. We look forward to receiving your specific inquiry with keen interest. 谢谢！ My Email Address: Kexuanliu@foxmail.com