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A4纸工作法.pdf

A4纸工作法.pdf

上传者: 沫の语 2013-09-16 评分1 评论0 下载9 收藏10 阅读量308 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《A4纸工作法pdf》,可适用于战略管理领域,主题内容包含第节:前言()前言本书是为那些上司制定了很高的目标以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的。实际上在数年前我自己也是这些上班族中的一员。当时的我为符等。

第节:前言()前言本书是为那些上司制定了很高的目标以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的。实际上在数年前我自己也是这些上班族中的一员。当时的我为了从这种状况中解脱出来实践了这些工作法这本《一张A纸工作法》就是我将这些工作法总结成后方便大家使用的。这是一种划时代的工作法我们只要填写一张适合相应目的、用途的A纸大小的各种表单就可以大幅提高工作效率。这些表单是我以自己在三菱地所(从事房地产业)企划的"振兴丸内项目"、在软银负责的"与海外企业的合作"、"日本债券信用银行(现在的Aozora银行)的收购"、"纳斯达克市场(现在的大正Hercules市场)的创建"、"YAHOO!BB事业部"等各种项目为基础自行编写的。而且这里面不但包含了我自己创立风险事业"TRION株式会社"时积累的经验还饱含着我曾作为董事时在东证一部和MOTHERS上市企业的见识。因此我相信这种工作法可以在各种行业以及各类企业中使用而且从新职员到领导所有上班族都可以使用。特别是在企划新事业、新服务、筹备会议、改善日常业务等方面它会立刻见效大家只要翻一翻应该就能找到相应的表单来解决自己目前的问题。在这本书中我会以讲故事的形式通过简单易懂的事例来说明每个表单。希望大家可以根据故事来选择最适合自己目的的表单。另外请将表单放大成A纸大小复印出来并一边参考正文中叙述的例子一边自行在合适的地方填上内容。这应该不会花费太多时间短的话也就几分钟即使花费的时间较长也不会超过小时吧。而借助这些表单你的工作效率将大幅提高。从此你便会朝着自己的目标大步前进。序会工作的人能够将"一张A纸"运用自如会工作的人与不会工作的人在工作方法上存在差异从大体上看现代上班族的商业环境正从三个方面发生着急速变化。我们可以说是否掌握了应对这种变化的工作方法将使人与人之间产生会工作和不会工作的巨大差距。首先第一个变化是伴随着宽带网的普及而出现的产品服务化趋势。Ipod是比较有代表性的一个例子。即itunessoftware与itunesmusicstore合作成立的三位一体的服务系统。类似的例子还有很多如Google提供免费网络办公软件服务等这种事例正在不断增多。这种产品服务化方案需要多个部门在一个指导思想下共同协作才能完成。第二个变化是公司与公司之间关系的变化。泡沫经济崩溃后把公司的资源集中到公司的核心项目上将除此之外的业务委托其他公司做的外包操作方式如今已经非常普遍。而且MA(企业的合并、收购)这种方式也在增加。过去公司大多是与自己的公司或同一集团的其他公司合作公司与公司之间的关系比较封闭但是现在在价格、质量、交货期等标准下公司与公司间的关系正在根据市场机制变得越来越开放。第三个变化是工作环境的变化。随着泡沫经济的崩溃论资排辈、终身雇佣制度开始瓦解这之后人们的工作环境也一直在发生变化。例如同一个工作单位混杂着跳槽者、派遣职员、业务委托等各种各样的人的情况已经不再稀奇了。因此过去的工作方法越来越不能发挥作用了。泡沫经济崩毁之后由于公司采取了抑制录用人数的计划所以中坚职员会竭尽全力做好自己的工作但对于教育新职员的工作则会往后推迟而且这样的情况并不少见。此外跳槽者常常会将上一个工作单位的工作方法带进来但派遣职员、业务委托职员等工作人员本身未掌握一定工作方法的情况也很多这些就是如今的现状。在这三大变化中会工作的人与不会工作的人之间的差距会越来越明显。现在的上班族需要掌握一种新的工作方法即与自己的部门或公司范围之外的人员一起朝着相同的目标努力收集情报进行判断然后实践工作方法。为什么一张A纸就足够了据说一般情况下人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说虽然人与人之间有一定的差异但是人在大体上看一眼的瞬间能够把握的数量最小为五最大为九。这个数字也被称为魔法数字。举个例子假设桌子上放着几枚硬币。普通人在大体上看一眼的情况下能够确认的数量在七个左右。如上所述人的把握处理能力有一定的限度因此人类发明了十进法。所谓十进法就是一位数能够处理的数字以九为限一旦超过九就要进一位。也就是说十进法是一种人类在考量自身的把握处理限度的基础上制定出来的表记法。而且据说在经济学上一个上司能够管理的属下数量也在五人至六人之间。这个原则被称为spanofcontrol原则(管理范围原则)是经管学上的一个大原则。如上所述人类能够处理的事情的数量是有限的。因此在工作计划中即使短时间内一次灌输个以上的详细内容也都是徒劳这样只会让自己的脑子变得混乱。当然这样一来也就很难与一起工作的成员们共享工作内容。反过来说要想使自己把握这个计划并与共事成员分享书写的内容不能超过一张A纸。一张A纸工作法为什么有效在一张A纸工作法中在开始工作之前需要填写表单。所有的表单都非常重视明确地列出"目的(主要是工作)"、基于此目的"应该做的事"以及其"期限"这三个要素。因为只要明确了这三个要素无论是在独自进行的个人战中还是在与其他成员共同进行的集体战中你都能够有效地开展工作。序()例如在开会的时候目的不明确的会议只是在浪费时间。如果某个会议的目的只是"关于新产品"这样一个笼统不明确的议题那么各个与会人员可能会按照各自不同的认识进行讨论。某个与会人员也许会针对"是否导入新产品"发言而其他与会人员也许会突然针对"自己构思的新产品规格"发言。另外一个与会人员则可能会针对"导入新产品后的销售渠道和提成"发言。在这种情况下人们是以不确定的推论或前提为基础进行讨论的因此人们的意见可能会循环往复从而导致会议没有进展。而且会议的目的不明确就无法对发言是否跑题做出判断也就很难将话题拉回正轨。因此即使会议持续的时间很长也不会得出任何结论。"一张A纸工作法"为了避免出现这种情况会事先明确会议的目的。这样的话就可以将会议方向设定得更具体一些如"关于是否投入新产品"。这样一来与会人员就会参考现存产品的销售额变迁、公司的市场份额以及竞争企业的新产品投入情况自然而然地开始讨论是否应该导入新产品。如上所述一张A纸工作法不仅具有提高自我工作效率的优点还具有使整个工作单位实现效率化办公的优点。而且在一张A纸工作法中人们开展工作的方法并不是自己了解所有情况思考一下然后就去实现目标而是与一起工作的成员分享智慧和知识并通过讨论去实现目标。因为如果能够明确地设定好目标再将拥有必要情报和权限的人聚集起来确定好应该做的事情并进行分工工作便自然而然地展开了。在现在这个时代各个工作人员的工作正在朝着细化、专业化的方向发展着。这种环境下人们为了做出判断而独自去收集情报综合情报最后做出判断的做法是很花时间的。而且我认为这样做会使情报的质量下降因为一个人能做的事情是有限的。因此我们自己只要一边引导必要的情报进入必要的地方一边进行工作就可以了。而且如果能将负责实际业务的成员吸收进来便能够更有创造性、更高效地开展业务。明确了开会的目的思考解决问题的办法也会变得更容易。这样一来失败之后从头再来的可能性就会减少。序()如上所述实施人不是因受命于某人才工作让实施人亲自参加决策过程可以使其在有热情、有责任的情况下开展工作。一张A纸可以让你之前的工作状态发生变化与靠你自己去思考相比使用这种工作方法可以获得更多的情报并制定出崭新的计划。而且在开展业务的过程中你与公司内各部门、公司外的公司之间的摩擦也会减少。这样一来周围的人们对你的信赖程度也会提高人们会说:"如果有困难可以去跟他商量一下。"当然你的工作效率也会显著提高。而且你实现目标的可能性也会相应提高。这样一来上司对你的评价会自然而然地提高。如果能进一步提高工作效率你还可能减少加班和周六日出勤的情况。像蜜蜂一样地工作忙到见不到家人朋友的生活也将就此终结。在这一意义上我们可以确信这种工作方法一定能使我们的人生变得公私协调、十分充实。我衷心希望所有读者都能够掌握这种工作方法向自己的理想人生踏出第一步。第节:用"一张A纸"充实你的职业生涯()第章用"一张A纸"充实你的职业生涯时间工作的管理法日程管理表单(每月、每周)时间损耗划分表单先后顺序划分表单让人安心入睡的二分法表单日程管理表单(每月、每周)将每月、每周的日程整理到一张A纸上对于商务人士来说日程笔记是不可或缺的东西。你的笔记上也记满了"某月某日上午点与A公司的A社长会谈"、"某月某日下午两点~三点销售会议"、"某月某日下午两点B公司的B来公司拜访"之类的事情吧。如果事情都能够按计划进行大家就不会觉得苦恼了。但是能够按计划进行的概率大约为成左右。可以说剩下的成会由于对方的原因或出现突发事件而不得不改期如"由于A公司社长时间安排不开会谈延期了"、"销售会议时间延长直到傍晚五点才结束"等。而且如果仅注意每天的日程安排就会忘记留意每月、每周应该做的事情有时甚至可能出现大的纰漏。因此我推荐大家使用一张A纸的"日程管理表单"。这张表分为(每月)表和(每周)表。我首先来介绍(每月)表的要点我们首先从记录二~三个月跨度的工作目标开始做起。这个时候目标要以名词性词语结句。这样我们就可以对应该做什么有印象了。如果用文章的形式记录目标总是会使目标变得有些模糊而且很有可能导致目标无法实现或是时间延迟。比如:"五月下旬"新产品的宣传活动"""在此之前"新产品的说明书""然后我们要思考一下"为了完成这个目标以周为单位必须要做的事情"并将其作为每周目标记录到A纸上。为了能在五月的下旬开展新产品的宣传活动必须在四月中旬之前确定好预算并将内容归纳总结一下。也就是说要在三月下旬之前总结出计划书在本部长会议上提出来并得到批准。为此需要对同行业其他公司的动向进行调查。三月的第一周调查A公司第二周调查B公司如果有时间C公司也调查一下。这样一来就可以试着将自己公司的产品有别于其他公司的产品。在五月下旬之前必须制作完成的新产品说明书也是一样我们如果能以周为单位细分工作步骤这种情况下"应该做的事情"就同样清楚明了了。为了能在五月下旬之前完成新产品的说明书必须在四月下旬之前制作好设计方案和拷贝件。因此需要在三月下旬之前做好最终稿(设计样本)。这样一来就不会稀里糊涂了。三月的第一周与设计师和摄影师碰面在第二周完成摄影第三周如果不委托设计师完成最终稿的制作……将以上内容作为每周目标记录到A纸上。我们首先要在日程管理表单上写上最终目标。接着写每月目标。然后再详细地写出每周目标。而且每个每周上要标注日期。在每周目标中考虑好是否需要先做某件事确定好每个每周目标的日期顺序是很重要。而且如果是由自己负责则写上自己如果是需要委托某人做的事情则写上相应的人名。而且我们要在现状一栏记录上每周例行会议(后述)上的实际情况。结束了的事情则记录上"结束"已经委托某人办理的事情则记录上"已委托"。第节:用"一张A纸"充实你的职业生涯()我之所以说每周目标很重要是因为大部分人会以一周为单位制定日程安排。这样做不仅能使自己轻松掌握日程安排还意味着容易与他人进行时间上的协调。原本与设计师、摄影师约定在周二碰面但如果有急事就有可能将碰面日期改到另外一天而这样做并不会打乱这一周的计划。也就是说这样做有一个优势那就是不必为这件事手忙脚乱只要不将这件事拖到下周以后就可以。因此我们需要养成抓住"尾巴"、将这一周应该做的事情在周五前做完的习惯。先下手为强。你也赶快从将日程管理总结到一张A纸上使宏观目标细化成微观目标从投入到以周为单位的工作中做起吧。这样一来即使由于对方的有事或出现突发事件而不得不改变日程你也不用因为这些事而烦恼了而且这样应该能够将能量聚集到应该做的事情上。日程管理表单(每月)目标截止日期月月月新产品的宣传年月本部长会议上确认确定预算开始宣传新产品说明书年月最终稿说明书的设计与拷贝件的制作新产品说明书日程管理表单(每周)目标每月目标每周目标日期负责人(受托人)现状wwwww新产品的宣传本部长会议上确认调查A公司大林结束调查B公司的大林已委托调查C公司大林已委托新产品说明书最终稿的制作原案的制作自己结束本部长会议上确认自己开会商议自己摄影田口最终稿图片的确定、订货自己最终稿完成田口根据一张A日程管理表召开每周的例行会议我在前一节叙述了一张A纸日程管理表单的重要性但有一点我还要说明一下即尽量与单位的同事共享此日程管理表单。之所以要这样做是因为一旦突然有事无法脱身你就需要他人的支持和帮助如"让后辈帮忙调查A公司的事情吧"、"让同事代替我去与新产品的摄影师碰面吧"。虹桥书吧第节:用"一张A纸"充实你的职业生涯()而且如果这一天后辈和同事也有安排无法脱身的话该怎么办呢?这方面的协调非常麻烦而且这样做会导致日程安排乱成一片。因此即使是从预防这种情况发生的意义上来说我也希望大家能够与单位的同事、项目成员们开每周例行会议互相报告、确认一下下周的日程安排。而且我们还要根据对方的日程安排调整自己的日程。这样一来彼此的业务便可顺利进行了。不仅如此。如果能跟摄影师沟通一下对"这周末无论如何也要使用某某照片所以能不能将摄影日程安排到这周的中间呢"一事进行确认也能够起到防止自己的业务延迟的作用。而且如果事先知道"他下周有一件无法推辞的重要事情所以那天就不要委托他做其他事情了"这一情况至少可以留意一下。这一点对对方来说也是一样。有的时候可能需要你去帮忙做一件事情这样一来对对方也是一种帮助。这对双方都有利。关于每周例行会议的召开日期和时间我建议大家尽量在周五下午一上班的时候就举行。这是因为如果有件事必须在这周之内完成周五上午你一定会担心这件事对于例行会议就会变得心不在焉。傍晚也是如此如果傍晚时分必须做好周末上班的准备或是调整下周的日程也可能对例行会议心不在焉。在这里重要的是建立一种体制即每个人都以一种非常积极的心态参加例行会议并互相了解一下对方的日程安排必要的时候能够互相帮助。只要能做到这一点你的一张A纸"日程管理表单"就会如虎添翼会变得更加完美。时间损耗划分表单从一张A纸看出时间损耗人或多或少都会有口头禅如果是由于过度使用电脑而肩酸、腰痛的人口头禅会是"累了"、"好疲惫"如果是器量狭小的人口头禅会是"好担心啊"、"好不安啊"、"不会有事吧"等等。说到商务人士用的最多的口头禅应该会是"太忙了"、"好难"吧。某化妆品公司宣传室的K科长就是如此。他嘴里一天到晚念叨着"太忙了""好难"总是把这种牢骚挂在嘴边。虹桥书吧第节:用"一张A纸"充实你的职业生涯()"今天上午学生时代的朋友突然来访所以我去跟他一起吃午饭他跟我聊到了再就业的事情。因此我浪费了将近两个小时的时间。""我花了很多时间在修改新产品的说明上今天又要加班了。对了对了我还得查看一下邮件……"但是在我看来这是他自作自受自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。这到底是怎么回事呢其实我们只要将这些事情归纳成一个"时间损耗划分表单"就立刻能看到问题所在了。首先我们要回忆一下自己最近一周的日程安排我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排所以如果您使用Outlook等工具可以在当初制定的计划的基础上打上改期之后的日程安排并将其打印出来。接着我们便可以在此基础上看看它属于以下种情况的哪一种。本不应该插进来的事情本可以汇总的事情本可以委托他人做的事情本可以通过与人商量简化的事情我按顺序来说明一下吧。中的"本不应该插进来的事情"指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话学生时代的友人来与之商量再就业的事情结果浪费了将近两小时的时间一事便属于这种情况。但是我认为如果事先确认一下有何事说一句"能不能日后再详谈"这两个小时的时间就可以大幅缩短甚至是变成零。中的"本可以汇总的事情"是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子利用被打乱了的时间去做这种事情就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件便可以节约百分之二十到三十的时间。中的"本可以委托他人做的事情"是指本可以拜托他人帮忙做的事情以K科长为例来说的话修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做花费的时间就会大幅缩短或是变成零。第节:用"一张A纸"充实你的职业生涯()中的"本可以通过与人商量简化的事情"是指通过与人商量来省掉等待或行路等时间从而缩短浪费的时间。总之如果我们能将过去的时间损耗作为一种数据捕捉到并分析其属于这四种情况中的哪一种然后记录到一张A纸上今后再遇到类似的情况时就可以将其作为一种参考应对方法自然也就明了了。时间损耗划分表单本不应该插进来的事情本可以汇总的事情与朋友的午餐不速之客的应对小时小时邮件的查看书面申请的批准电话小时小时小时合计小时合计小时本可以委托他人做的事情本可通过与人商量简化的事情说明的修改小时营业进展会议行路时间紧急会议小时小时小时合计小时合计小时先后顺序划分表单用一张A纸归纳工作的先后顺序积累了一定的经验做到相应的位子上之后商务人士的一天就会变得更加艰难。"今天必须将报价单做出来提交给A公司而且要将明天开会时提交的报告整理出来。""对了公司发展史的出版是公司成立纪念活动的一环我也是公司发展史编辑委员会的一员所以在召开委员会之前如果我不将计划书整理出来……"如上所述这种人要做的事情一旦堆积起来即使写到笔记中有时也会头脑混乱不知不觉忘记。因此而犯下重大错误如果错过商机的话还容易被上司贴上"不会工作的家伙"的标签。在这种时候我下面要介绍的一张A纸"先后顺序划分表单"便能够发挥作用了。方法非常简单。只要在以下四项中填上应该做的事情就可以了。非常重要且必须马上做的事情不太重要但必须马上做的事情非常重要但无须马上做的事情不太重要也无须马上做的事情首先如果不将中的"非常重要且必须马上做的事情"不当一回事容易给日常业务带来阻碍或是失去信誉。因此我们要尽最大努力去快速处理这种事情。如"制作今天之内必须提交给A公司的报价单"、"整理明天开会时需要提交的报告"之类迫在眉睫的事情便属于这种情况。虹桥书吧第节:用"一张A纸"充实你的职业生涯()所谓中的"不太重要但必须马上做的事情"我可以做一个简单的比喻即"明天要跟中学时代的几个同学聚会所以必须预定一个合适的饭店……"一类的事情。与工作本身相比这种事情多是个人的事情虽然我的说法有些不好但是这种事情有一个优点那就是可以临阵磨枪或通过降低要求而立即处理完毕。实在不行在小酒馆聚会好了这样就不用预约了也就不用因为这件事而苦恼。这里面最重要的是中的"非常重要但无须马上做的事情"。"在下个月的委员会到来之前必须整理好公司发展史计划书"便属于这一类如果以周为单位来考虑的话为此而应该做的事情就要排到中去且需要多加注意。要想整理出公司发展史计划书也许还需要看一遍参考资料并想出一个大概的目录。这样一来我们就需要一边对照之前所述的一张A纸的日程表一边将应该做的事情从以月为单位细分到以周为单位有的时候还要根据需要将其归入中迅速处理。在商务环境变化明显的今天在限定日期到来之前中的"不太重要也无须马上做的事情"即使不处理也没关系因此我就不在此解释了。好了你也赶快将应该做的事情写到我刚才说的四项后面并在一周时间内多多查看吧。在这里最重要的是留意与的关系根据时机灵活移动它们。如果能做到这一点弄错工作的先后顺序遗漏某件重要事情的风险就会大幅降低。先后顺序划分表单公司发展史计划书重要程度高制作必须在今天之内提交给A公司的报价单整理明天要在会议上提出的报告紧急程度低紧急程度高填写下下周要去做体检时提交的调查表重要程度低要和学生时代的朋友聚会所以要预约饭店让人安心入睡的二分法表单一张A纸让您安睡到天亮入职软银在孙正义手下工作的时候我常常与他一起工作到深夜一两点。而且今天的工作就此结束的时候孙正义一定会这样喊道:※BOOK※虫工木桥虹※桥书※吧※第节:用"一张A纸"充实你的职业生涯()"好这样就能看到希望了。"(よし、これで見えてきた!)实际上这一声大吼是有它的意义的。如果不说一句"今天该做的事情都做完了"画一个界限即使是回到家躺到床上之后我们也会很不安甚至无法入睡。因此我建议大家把今天应该做的事情全部做完然后带着一种轻松的心情回家。孙正义当时的想法就是这样的。现在回过头来看看你是怎么做的呢?你不是不工作做到一半便放在一边然后一边想着"糟糕这个月的营业额也许完不成了。那样的话会被部长严厉批评的"一边躺在床上苦恼呢?为此我在孙正义的"大吼"提示下制作出了下面这个"让人安心入睡的二分法表单"。这里的做法也非常简单。首先将妨碍你睡眠的不安因素也就是你"担心的事情"简单明了地写出来如"这个月可能无法完成营业额"。接着将你能够想到的完成营业额的对策如实写出来。如"给小A发一封邮件吧"、"约见B公司的B专务"、"从其他部门借来另外的客户清单"等等。这个时候的要点是将它们分为"今天能做的事情"、"明天以后可以实行的事情"两类然后对其中的项目进行确认。这是因为如果你写出这些是在深夜时分地点是在自己的卧室的话则不能将"约见B公司的B专务"归入今天能够做的事情一类。反之如果是"给小A发一封邮件吧"这件事即使是用家里的电脑也可以进行而且哪怕只是做了这件事也能够使你的心情变得轻松使不安的因素减少。也就是说按孙正义的话来说喊一句"今天该做的事情都做完了"就是画了一道分界线今天便可以不再苦恼安心入睡了。现在我来说一说我的经验这个"让人安心入睡的二分法表单"真正对我发挥作用是在日本纳斯达克将要创立的时候。当时孙正义让我"请名冒险事业企业家来"我便给整个日本的企业家发了传真或信件广告说实在的我当时的心情非常复杂心里在担心"请来名企业家就能够顺利成立吗"。但是苦恼不会让事情取得进展。于是我一边与项目成员们商量一边依次写出了"今天能做的事情""明天以后可以实行的事情"在将其付诸于行动的每一天里我的不安便开始骤减。之后"今天已经做到这里了"的想法让我充满了成就感这种成就感转换成放心感也使我能够熟睡了我记得是这样的。这虽然称不上是"千里之行始于足下"但那些积累关系到日本纳斯达克的成立。第节:用"一张A纸"充实你的职业生涯()难以入眠的时候你也一定要试试这个方法。它比在床上苦恼或是吃安眠药、喝酒健康得多。而且希望你能记住这个方法对个人烦恼如解决人际关系问题、家庭问题等也很有效。让人安心入睡的二分法表单主题这个月的营业额可能无法完成TodayTodoTomorrow今天能做的事情对策明天以后可以实行的事情〇给小A发一封邮件约见B公司的专务〇〇借来其他的客户清单第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()第章用"一张A纸"锻炼思考能力思考能力强化法简要流程图鱼骨图模块化表单逻辑学树状图矩阵图选择树状图简要流程图只需一张A纸任何人都能改善业务流程"为了提高工作效率我想重新审视一下工作程序。""我们计划缩短交货期提高生产效率。"在这种时刻有的公司会使用流程图。所谓流程图是指将工作程序或流程做成图示进行说明的"流程图示"据说使用此流程图可以增进部门之间的相互理解这样工作就可以顺利进行。但是真的是这样吗?我认为有的时候它也会成为改善业务的禁锢。之所以这么说是因为流程手册上的符号种类繁多有的时候只有部分熟悉组织体系的人能够理解、把握一般人很难理解。因此在这种情况下便容易出现"那个符号是什么意思来着?我忘记了。还是算了吧"的情况从而使人们在不知不觉间轻视了它。虽说如此但如果从任何人都能准确把握业务流程的角度来说的话我们还是不能轻视它。因此我要推荐一个一页A纸的"简要流程图"。说起来它的使用方法也非常简单。首先是划分部门。部门数在五个左右比较合适。因为正如我多次强调的那样人一次只能处理、理解五件左右的事情。因此如果部门较多的话我建议大家将部门结构从科合并为部再从部合并为总部等单位。其次便是符号问题了我推荐的"简要流程图"仅使用"长方形"、"(箭头)"和"文档符"三种。"长方形"中填写相应部门的主体业务""用来表示部门之间的关系也就是说在工作程序从一个部门转移到下一个部门的时候使用"文档符"中填写在这个过程中产生的输出文档(站在下一个部门的角度来看的话就是输入文档)。此流程图非常简单如果使用它任何人都可以立刻理解。在我看来这个流程图派上用场是在Yahoo!BB展开业务不久之后的事情。当时软银公司(译者注:英文为SoftBank)还没有明确定义出向NTT(译者注:NTT为日本电信电话柱式会社的英文缩写在这里可以理解为电信部门。)申请开通ADSL业务失败后的解决方法简要业务流程图。因此在很多情况下即使前面的业务出现了错误也会进入下一个业务流程当时的现状是即使申请人投诉"未开通"也很难彻底查明其原因。具体来说便是在申请开通ADSL业务时申请人需要提供正确的电话线路开户人。如果开户人不正确即使向NTT提出申请也无法让他们来安装。例如一个家庭的儿子提出了申请但这个家庭在NTT的开户人是户主父亲这个事例就属于以上情况。但是这种情况很难在营业第一线进行确认因此在当时线路的开户人和申请人(使用人)不一致的案例甚至占到三成以上来自这些人的投诉不绝于耳。这样一来营业第一线的工作人员就必须事先向申请人确认这件事。简要业务流程图制作出来之后标准化的业务流程稳定地确立了下来。这之后即使某一环节出现了问题也会在营业第一线得到修正投诉也开始骤减。而且各业务环节的成本以及处理时间也得到了明确因此业务的系统化和合理化也开始顺利进行。所以在试图改善业务的时候与其绞尽脑汁地思考不如将其落实到流程图上从明确各部门的主体业务和输出文档开始做起如何?即使你只做了这一件事也会让人觉得你是一个"有工作能力的人"。第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()简要流程图题目申请开通业务失败的解决方法业务流程图营业本部操作部NTT客服中心顾客、鱼骨图用一张A纸顺利找出改善业务的要点我再讲一个有关Yahoo!BB事业部的事例这个事例发生在Yahoo!BB的负责客服等业务的客服中心我曾经负责过此类大项目。当时每个月会有万个以上的电话打到客服中心因此处理这类事务的操作员人工费就不容小觑所以我必须研究降低成本的方法。因此我将工作人员集中起来让他们将降低成本的方法写到了便签纸上。于是很多意见便"接连不断"地向我这里涌来:"我们应该进一步充实FAQ的内容以便让顾客能够利用个人电脑自行解决问题。""与其将业务委托给别人做不如雇佣正式职员。这样可以压缩人工费。""减少呼叫量如何?""降低操作单价如何?""如果营业能够恰当地说明和处理问题投诉之类的电话就会大幅减少所以在营业手册中加上这部分的注意事项如何?""在倒班方法上找找窍门如何?""将营业时间本身缩短如何?"等等。但是仅将这些意见并列着列出来是无法决定验证它们的先后顺序的。因此我将相似的意见按类型总结成"鱼骨"状并尝试着将他们按照"大骨"、"中骨"、"小骨"进行了分类。也就是说我将"减少呼叫量"作为大骨将"充实FAQ"、"在营业手册中添加注意事项"这类意见列入中骨部分并在"充实FAQ"这个中骨下面罗列上了"在说明书上增加出现问题时的处理方法页面"、"增强网上的QA功能"之类的适合归类于小骨的意见。有关接线时间的问题也是如此我们可以将"缩短处理时间"作为大骨将"缩短接线时间"作为中骨并尝试以这个中骨为基点将"改进脚本"、"并用网络"之类的小骨罗列上。而且我尝试着以另一个中骨"缩短后台处理时间"为基点将"格式化""减少项目"设定成了小骨。结果成功将处理时间缩短了百分之二十。第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()在必须重新审视改善业务的方法时你也可以把思考"如何才能解决问题"想出的答案如实写出来(可以一个人进行也可以由多人进行)之后参照"鱼骨图"按类型将相似的意见归纳起来然后进一步按照"大骨"、"中骨"、"小骨"进行分类如何?这个过程中的要点在于弄清原因(中骨、小骨)与结果(大骨)、局部(中骨、小骨)与整体(大骨)、手段(中骨、小骨)与目的(大骨)的关系。如果你连这些都能够做得正确无误也许就可以挖掘解决问题的方法到一定的深度并进行验证而且也许你的脑海还会在短时间内浮现出"将小骨的这个部分和这个部分结合起来也许不错"的奇妙方案。鱼骨图题目削减客服中心的成本降低人工费减少呼叫量充实FAQ改善说明书网络改善营业手册改进脚本并用网络缩短接线时间缩短后台处理时间格式化减少项目提高运转率缩短处理时间模块化表单用一张A纸改善公司内部体制你知道模块(module)这个词吗?模块本来是一个表示尺寸的词语在今天的商务领域这个词常被人们用做"可更换的构成要素"、"标准化(规范化)的要素"的意思在汽车产业和计算机产业这个词作为一个商务用语越来越普及。例如在汽车产业领域空调模块、车门模块等零部件集群被称为模块这些模块大部分都是基于一定的规格制作成可更换状态的因此如果想更换成内部设计不同的模块很轻松便可以做到。计算机产业也是如此各个制造商生产的存储器、硬盘等都是按照国际标准制造的因此即使将不同制造商的零部件组装起来基本也不会对整个电脑的工作环境造成不好的影响。我们可以说在某种意义上国外建筑住宅时广泛使用的"SKELETONINFILL"方法也是一种模块化了的施工方法。所谓SKELETONINFILL是指将SKELETON(房子的骨架)和INFILL(内部装修以及设备)分开制造的方法这种方法的优势在于如果内部装修和设备老化了不拆掉房子的骨架便可以随意更换因此这种方法在我国(译者注:这里的"我国"指日本。)也开始出现了。第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()我之所以讲这些是想强调一下如果公司内部体制错综复杂未得到统一可以制作一张"模块化表单"这样一来各部门之间互相依赖、互相扯后腿的风险也会大幅降低而且各部门的成本管理意识、改善意识也会得到提高。也就是说我刚才所说的业务流程会比较稳定而且即使有一些变化也能够迅速应对。在Yahoo!BB事业部成立的时候由于"收费"出了问题我深刻体会到了模块化的重要性。当时这个公司的产品推出流程为产品说明宣传活动根据客服中心收到的客户投诉进行调整收费结算此业务流程很复杂所以各流程之间是互不可分的。即使只采取一种宣传方法将二个月免费使用转换成三个月免费使用的过程也非常麻烦如果采取复数个宣传公司便处理不清楚了这也成了客户投诉的一个原因。而且客服中心就是客服中心不应负责处理因错误收费而发生的投诉客服中心一旦负责协调退钱就会连续出错。"这样下去就糟糕了。事情会变得不可收拾的。"我是这样认为的于是我努力将各部门的业务模块化明确了各部门的职能、作用。而且我将产品说明和宣传活动说明的手册完全分开了并在此基础上重新装订了一下发给各部门传阅。这样一来各种宣传活动便能够迅速进行了即使是复数个宣传活动公司也能够处理得非常明确了。而且我还指导客服中心将应对顾客的情况格式化如"到了某个时候放入DB的东西也要开始收费了"以使其能够采取整齐划一的处理方法而顾客打来的错误收费投诉电话也大幅减少了。最终一系列的业务流程都稳定了下来公司的组织体制也变得坚如磐石了。如果贵公司的各部门错综复杂犹如一团乱麻那么你是否可以提议将各部门"模块化"并努力明确各部门的职能、作用呢?模块化表单题目收费问题(每月收费合计数据)(全部输入系统中)(宣传活动定义书)(产品说明定义书)第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()逻辑学树状图把逻辑整理到一张A纸上我刚刚入职软银的时候接到了某个上司下达的任务:我想在日本推广这项业务你帮我调查一下是否有这方面的需求。日本的市场与那个国家的不同我调查后得出的结论是"在日本这项业务也许能被孩子们接受但如果是面向成年人的情况似乎有些严峻"。但是上司却逼问说:"这项业务是面向成年人开发的。为什么成年人不能接受你明确地说明一下原因。"当时我做了很深刻的反省。因为我认为"我做出的"成年人无法接受这项业务"的结论缺乏佐证调查那只是我的设想。我应该分别调查各个年龄段的人对这项业务的需求在积累了逻辑的基础上提出一个报告。"于是立足于以上想法我再次提出了报告并顺利地结束了这件事。我希望通过这个失败经验谈告诉大家向客户或上司提出报告、简报、计划书等文件的时候必须有逻辑上的说服力。总之如果对方追问"这是什么意思"、"这个结论是如何得出来的"时我希望大家能够果断地做出回答。为此我推荐给大家一个方法那就是一张A纸的"逻辑学树状图"。下面我来说明一下具体方法首先请研究一下你的课题属于"结果与原因"、"目的与手段"、"整体与局部"中的哪种逻辑关系。然后将"结果"、"目的"、"整体"这些树的主干作为基点将"原因"、"手段"、"局部"作为分支。我来举一个简单易懂的例子"质量下降"属于"结果与原因"中的"结果"因此我们就要从弄清原因开始做起。在明确了"这是由于工人的素质下降了"、"这是因为原材料本身的质量下降了"、"这是因为工具老化了"等分支(原因)之后我们还要将其细化到"工人的素质下降是因为长时间工作疲劳了"、"是因为把手减少了"、"是因为工人的就业稳定率差"这类小分支(原因)上。举一个"目的与手段"关系的例子"希望提高营业额"是目的也就是主干"增加入店人数"、"提高人均消费"、"提高商品单价"是"手段"总之是中间的小分支"发传单"、"延长营业时间"、"发行优惠券"则是从"增加入店人数"分出来的小分支。第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()顺便说一句我再次提交给上司的报告时以"整体与局部"的逻辑关系为基础展开的。"整体"(主干)是日本人。"局部"(中间的分支)是男性女性。从这里进一步细化分出来的"局部"小分支是多岁的人群、多岁的人群、多岁的人群、多岁的人群、多岁的人群、多岁的人群等年龄层。这样大家就明白我之前为什么说"针对上司要推广的产品的需求我对各个年龄段均进行了调查并积累了论理"的原因了吧。但是为了避免遗漏和重复我们还是将分支控制在三至五个吧最多五个。因为人类一次只能整理、理解五个左右的事情。如果大家连这一点也能做到那么你的逻辑关系应该会变得非常明确明确得甚至令你自己吃惊。这就是你的说明力"得到强化的证明"。逻辑学树状图题目新业务的客户群分析多群的人群多岁的人群男多岁的人群多岁的人群多岁的人群多岁的人群日本人多岁的人群多岁的人群女多岁的人群多岁的人群多岁的人群多岁的人群矩阵图用一张A纸迅速分享会议要点"我们应该投资哪个项目呢?能够将成本控制在最低的是哪个?""光追求成本低也是一个问题。如果实现的可能性很低是没有意义的。""那么我们来讨论一下实现的可能性最高的投资项目吧……"如上所述讨论问题的时候一旦有复数个坐标轴事情便很难说清楚而且很多时候大家无法恰当地理解。这样一来事情就会发展成"剩下的事情下次会议上再……"这样做不仅浪费时间而且不会有很好的结果。在这段时间内虽然不至"大意失荆州"但如果被其他公司捷足先登就很可能失去一个难得的机会。这是一个速战速决的时代。没有多余的时间让你开会磨蹭。在讨论的时候如果有复数个坐标轴就需要具备让所有人能迅速掌握其概要的能力。这个时候我们用一张A纸做出的简单"矩阵图"就会发挥作用了。第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()为了便于理解我举一个开发游戏的例子来加以说明。比如说一个团队正在苦思开发一个什么样的游戏才能取得成功。这种情况下需要设定好纵轴(成本)、横轴(可行性实现的可能性)以及元(预计销售额)然后尝试着分配"各游戏的位置"。与通过口述或冗长的文章解释相比以下方法能让人尽快理解。"将著名漫画家的作品做成游戏的时候"这个游戏也许能够取得一定程度的销售额但是否能取得版权许可还是一个问题。而且如果原作的某个游戏开发得迟了或是游戏无法脱开原作的故事情节了可能就没有意思了。而且开发这种游戏必须支付版权使用费因此投资规模也会增大。也就是说如果将此事例套入到"矩阵图"中思考的话会是如下情况它的销售额会比较好。但是成本比较高实现(开发)的可能性又较低。因此我们可以一目了然地明白这个计划应该属于左下象限的范畴。如果这个公司手里有类似于"最终幻想"的"系列热销作品"那么制作其续篇如何?如果选择这样做就需要制作出比过去质量更高的作品虽然所需的成本会比较高但也有市场应该不会失败。上个作品、上上个作品还卖了万本以上呢所以如果出一个新作应该能取得与之相似的销量。其可行性也比较高。这样思考起来我们就知道它属于右下象限的范畴了。顺便说一句如果是"来自外界的策划"即能否取得成功是无法预测的。我们对它的销售额也不能有太高的期望因此其可行性比较低而这种情况应该属于左上象限的范畴。"如果是借用销量比较好的电脑软件"=用较低的预算就可以做成因此其可行性较高但我们对它的销售额不能有太高的期望。因此它应该属于右上象限的范畴。所以在为"应该投资哪个项目?"、"应该开发什么样的产品?"而苦恼的时候我们可以制作一个这样的"矩阵图"这也是为了能够准确地锁定选择肢而且我建议大家将分发到会议(Meeting)的座位上。在这种情况下我们只要锁定三~五个选择肢就可以了具体如图所示。第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()拿出简单、明了的图形给别人看的话别人会比较容易理解、掌握而且你的判断力和决断力也会迅速提高。矩阵图题目一个成功游戏的开发来自外界的策划借用电脑软件的形式将著名漫画家的作品如果有成系列的热销做成游戏作品选择树状图用一张A纸帮忙做决策在不得不做出重大的选择或决策时我建议大家活用"选择树状图"。所谓活用"选择树状图"是指必须在α和β之中做出选择时根据以下程序得出结论的方法此方法对需要快速做出决策等情况会很有用。计算出进行得顺利和不顺利时概率。将选择要素的价值、优势数值化用此数值乘以之前的概率得出各自的优势指数。将优势指数分别加到α和β上通过进行比较选择数值较高的那个。为了解释得更清楚一些我们用小A从自己家出发到小B家去玩的事例来思考一下吧。在去玩之前小A查看了一下天气预报弄清了当天晴天的可能性为百分之六十降水概率为百分之四十。那么是应该骑自行车去还是应该乘电车去呢?如果骑自行车去而且是晴天的话对于小A来说从主观上考虑心情的愉快程度也就是选择要素的价值与优势便相当于分制的分。也就是说用晴天概率()乘以心情的愉快程度()便得出了这个优势指数。那么如果骑自行车但下雨了结果被淋湿的话会怎样呢?别说正数了这个时候的心情愉快程度简直是。也就是说用降水概率()乘以心情愉快程度()的话其优势指数为。我们再来看看乘电车的情况。这种情况下即使天气很好心情的愉快程度也是。因此用晴天概率()乘以心情愉快程度()的话便无可无不可其优势指数为。如果下雨了虽然不用担心被淋湿但电车中的拥挤状况会让人不快因此心情愉快程度为。也就是说将其与降水概率()相乘的话得出的优势指数即为。第节:用"一张A纸"锻炼思考能力()我们再来重新整理一下以上预测结果如果骑自行车去小B家优势指数是(晴天的情况下)或是(雨天的情况下)其合计数值为。如果乘电车去优势指数是(晴天的情况下)或是(雨天的情况下)其合计数值为。因此虽然同是负数但骑自行车去更好。所以当你有如下烦恼的时候不如也制作一张"选择树状图"并将产生的概率和价值相乘计算出一个优势指数如何?如"应该投资A公司还是B公司呢?""应该导入C公司的产品(服务)还是D公司的产品(服务)呢?""应该在E地区建工厂还是F地区建工厂呢?""应该辞职独立创业还是继续留在现在的公司呢?"当然即使按照这个公式做出了选择也未必百分之百得到公式计算出来的数字(结果)但是相比感情用事做出判断或是被周围人的意见所左右这样做出的决策肯定是比较合理的。选择树状图题目骑自行车还是乘电车晴天自行车雨天晴天电车雨天第节:用"一张A纸"激发创意()第章用"一张A纸"激发创意企划能力强化法创意相乘表相似概念表单HopStepJump表单脑力风暴表单创意检查表单将创意具体化的三角图表创意相乘表用一张A训练进行激发创意的训练我先问大家一个问题。"我们公司先开发一个前所未有的划时代产品所以你帮我想一个好的创意吧。"如果上司这样命令你你会怎么办?你会一边抱着胳膊思考过去的热卖产品一边苦思冥想"有什么好的创意呢"对吧。但是这样下去即使再过几小时不是几天时间你也不会想出什么好的创意。那么该怎么办才好呢?我先问一句你听说过"KJ法"吗?所谓KJ法是指将各种各样的意见或创意写到卡片等东西上面进行分组并有逻辑性地将其整理好弄清其中的意义、构造从而找出解决问题的办法或激发新创意的方法。据说孙正义在美国留学的时候曾以这种方法为基础将"一日一发明"当成每天的必修课。但是这个方法要使用很多卡片所以操作起来会越来越麻烦于是在这个过程中孙正义开始改变操作方法据说最后他用电脑将其编成了程序以使其能够自动"生成"发明。而且这种方法促使"带发音功能的电子翻译机"诞生了。那么我们进入正题。在孙正义通过编成创造的这种方法的基础上我开发出了个激发创意的训练即接下来我要介绍的用一张A纸便可轻松完成的"创意相乘表"。我来简单地说明一下操作方法先将写关键字的栏分成A和B两栏在A栏中写上"团块时代"、"御宅族"、"抗衰老(预防老化)"、"净化"、"代谢""温室效应"等表示一种流行元素的词语。另一方面在B栏上一边参考产品说明等一边写出所在公司的产品。如果是在食品厂家工作的人可以写上"饺子"、"烧卖"、"赞歧乌冬面"、"杂烩饭"、"拉面"等词语如果是在家电厂家工作的人可以写上"冰箱"、"洗衣机"、"电子炉灶"、"吸尘器"、"除湿机"、"DVD播放器"等词语不用深入思考只要唰唰地写出来就可以。接下来是非常重要的我们要一边对比A栏和B栏一边将适合组合起来的、看起来很有趣的、似乎能够引出话题的词语用线连起来。这样一来会变成什么样呢?假设你是在食品厂家工作的人如果以既存的商品为例思考一下的话我想你的创意就会像这样膨胀起来。"将A栏的关键词"代谢"和B栏的关键词"拉面"相乘开发出一种"减肥拉面"的话也许会很有趣。谁能构思出彻底颠覆了"一吃就胖"观念的健康形象拉面呢?"利用这个方法开动脑筋的话脑海中浮现出如下创意也不稀奇了。"仅仅降低汤里面的卡路里是不够的。在面的制作上也必须找找窍门。对了尝试着用魔芋代替面粉作为面的材料如何?"这样一来卡路里大幅降低的"魔芋拉面"就诞生了(实际上这样做是否能制作出魔芋拉面尚无定论)。当然使用这个方法未必就能想出好的创意但与一边抱着胳膊一边思考相比利用这种方法确实更容易想出创意。创意相乘表题目食品公司的新产品开发A团块时代御宅族代谢抗衰老净化温室效应B饺子烧卖赞歧乌冬面杂烩饭第节:用"一张A纸"激发创意()奶汁烤菜拉面相似概念表单用一张A纸从概念中找出创意与前一节相同我想将"相似概念表单"作为一种激发开发商品、服务创意的方法来介绍给大家。我将一边穿插着讲我的体验谈一边介绍这种方法的概况。我在三菱地所工作的时候上司命令以"未来的丸内"(译者注:"丸内"为东京千代田区东部东京站旁边一条街的名字)概念为主题制作一

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