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Excel 高级应用.ppt

Excel 高级应用

李振杰
2013-09-02 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel 高级应用ppt》,可适用于考试题库领域

第章中文电子表格Excel第章中文电子表格ExcelExcel中文版概述工作表的编辑图表的创建和编辑高级应用主目录上一章数据管理与分析数据清单是工作表中若干列和至少两行的一个区域中的数据在结构上是一个二维表。每一列称为一个字段每个字段的第一行单元中的内容叫做字段名以下各行单元中的内容都叫做字段值。数据清单的第一行称为标题行由所有字段名组成又称为字段名行。以下各行均称为记录即记录是由同一行中的所有字段值组成。数据清单的概念(数据库)字段名行打开教师工资xls见下图其中的数据清单包括了个字段分别是部门号姓名性别出生日期年龄部门基本工资职称工龄工资。并且有条记录条记录排序操作是指对一个区域内的数据根据其中一些列中各个单元取值的大小按递增或递减的原则将所有行重新排列其前后(顺序。数据清单中记录的排序是根据某些字段(关键字)的字段值的大小按递增或递减的原则对数据清单中的所有记录重新排列其先后顺序。注意:把数据清单作为一个整体来排序。数据的排序、排序的原则:()数字、字符按照ASCII码值的大小排序()汉字排序一般按照汉字拼音字母顺序()逻辑值排序按照FALSE小于TRUE原则()空格最大数据的排序数据的排序数据的排序、在数据清单中的所有记录按单一关键字排序操作步骤:)单击关键字段列的任一单元格)单击“常用”工具栏中的“升序”或“降序”按钮升序降序数据的排序数据的排序、在数据清单中的所有记录按多个关键字排序主要关键字是对排序区域中所有行排序所依据的列。次要关键字是对主要关键字的值相同的行作进一步排序所依据的列。第三关键字是对次要关键字的值相同的行再作进一步排序所依据的列。注意:多于个关键字时可以分多次排序:先排次序靠后的关键字后排次序靠前的关键字。操作步骤:操作步骤:单击数据区域的任一单元执行“数据”“排序”命令选定关键字及相应的排序方式。例题:打开教师工资XLS首先按基本工资的升序排列再按性别的降序排列排列最后按工龄工资的降序、在数据清单中的所有记录按非规则顺序排序非常规排序是指按自定义序列排序、按行排序、按笔画排序、区分大小写排序等。操作步骤:、按非规则排序的序列自定义序列:“工具”“选项”分类汇总包含分类和汇总两个运算:先对某个字段进行分类(排序)然后再按照所分之类对指定的数值型字段进行某种方式的汇总。常用汇总方式有:求和、计数、求平均值、求最大值、求最小值等等。分类汇总之后的数据清单是分级显示的。未经分类(排序)的汇总结果是错误的!!!分类汇总分类汇总分类汇总题目:打开教师工资XLS文件按职称字段汇总求各职称的教师平均基本工资和基本工资的总和。步骤:、先按职称字段排序、再按职称分类汇总。分类汇总分类汇总删除分类汇总的步骤:()选择数据清单的任意单元格()执行“数据”“分类汇总”()在弹出的“分类汇总”对话框中数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式报表。数据透视表是重新组织数据和统计数据的一个简单有效的工具。创建数据透视表数据透视表和数据透视图向导:步骤之─指定数据源类型和报表类型。创建数据透视表步骤之─指定数据源区域。步骤之─指定数据透视表的显示位置步骤之“版式”─设定“页”、“行”、“列”、汇总字段和汇总方式。“行”框“列”框“页”框“数据”框“行”框将一个字段拖到“页”框中表示在数据透视表内按该字段中不同的值进行分页。将一个字段拖到“行”框中表示在数据透视表内按此字段中不同的值纵向分类汇总有多少个值就分多少行。将一个字段拖到“列”框中表示在数据透视表内按此字段中不同的值横向分类汇总有多少个值就分多少列。将一个字段拖到“数据”框中表示在数据透视表内按此字段内对此字段进行汇总运算汇总的字段可以有多个但不能空。双击“数据”框的字段按钮可设置汇总方式注意:排在后面或下面的字段隶属于排在前或者上的字段即后面的字段在前面字段的类中再分类。双击数据框的字段可以设置其汇总方式设置报表格式生成数据透视图数据透视表向导隐藏明细数据显示明细数据更新数据字段设置、数据库统计函数是专门用来对数据清单中数据进行统计的、数据库统计函数的一个重要特征是使用条件区域。数据库函数①条件区域使用函数对数据清单进行数据统计所谓条件区域由至少两行和若干列组成第一行为条件标记行以下各行的每个单元中均为在相应字段名下的条件值。在条件区域有两种逻辑关系:“与”(AND)和“或”(OR)的关系住院收费的数据清单:()在条件区域中如果条件放在同一行表示条件之间是“与”AND的关系。表示男性外科并且费用大于的病人。()各条件放在不同行则表示这些条件之间是一种“或”OR的关系。注意:“或”关系不能包含有多余的空白区域否则将抵消所有的条件限制。表示所有女性记录或者总费用大于元的病人。()若要表示同一个字段名的两个以上“或”关系的条件则将条件值在同一列即可。表示医疗费小于元或者大于元的所有记录。()若表示同一个字段名的两个以上“与”关系的条件则要将该字段名复制与同一行上再输入其对应的条件。表示“医疗费”大于或等于并且小于元的所有记录。()若有多个条件组合则按先“与”后“或”的运算顺序。注意:条件区域中的字段名要与数据清单中的字段名完全一样不能多或少输一个空格否则将无效。在教师工资xls中设置以下的条件区域:、职称是:讲师或助教、女性高级职称、年龄不超过岁的副教授和年龄超过岁的教授、年代出生者、姓王的教师②数据库统计函数使用函数对数据清单进行数据统计数据库统计函数是一种带条件的统计函数它必须作用于一个数据清单并且还要附加一个条件区域。②数据库统计函数使用函数对数据清单进行数据统计数据库统计函数的一般格式为:〈函数名〉(database,field,criteria)其中:database─数据清单区域坐标。field─统计字段。Criteria─条件区域坐标。②数据库统计函数使用函数对数据清单进行数据统计field─统计字段有三种表示方式:之一该字段的字段名所在单元坐标。之二用“””括起来的字段名。之三该字段在数据清单中的序号,数据清单中最左列字段的序号为逐列增。②数据库统计函数使用函数对数据清单进行数据统计常用的数据库统计函数有:、数据库求和函数:对数据库中满足条件的所有记录计算指定字段的数值总和。DSUM(database,field,criteria)例题:打开教师工资xls求女性高级职称的基本工资的总和。、数据库计数函数⑴:计算数据库指定字段中符合条件的非空白单元格数目。DCOUNTA(database,field,criteria)、数据库计数函数⑵:计算数据库指定字段中符合条件的数值型单元格数目。DCOUNT(database,field,criteria)例题:、打开DBCEXXLS计算年龄不超过岁的副教授和年龄超过岁的教授的人数。、数据库求平均值函数:计算数据库中符合条件的字段内容的平均值。DAVERAGE(database,field,criteria)例题:打开DBCEXXLS计算世纪年代参加工作人员的平均年龄。、数据库求最大值函数:得到数据库符合条件记录中指定字段的最大值。DMAX(database,field,criteria)、数据库求最小值函数:得到数据库符合条件记录中指定字段的最小值。DMIN(database,field,criteria)其中只有DCOUNTA函数对field参数不敏感。例题:求姓王教师的最大年龄。数据筛选操作是在数据清单中选取出满足设定条件的记录。筛选的结果是不满足条件的记录行被隐藏起来而满足条件的记录(如果有的话)行保留显示并且行号被显示成蓝色。数据的筛选Excel提供了两种筛选方式:自动筛选和高级筛选。自动筛选方法简捷一般可满足条件不复杂的筛选操作。高级筛选方法相对复杂用于完成自动筛选无法实现的筛选操作。数据的筛选①自动筛选进入自动筛选状态后数据清单的每个字段名旁均出现一个下拉列表供设置筛选条件使用。在“自定义自动筛选方式”对话框中进一步设置条件最多可以设置两个条件它们之间可以是“与”的关系也可以是“或”的关系。数据的筛选()光标置于数据清单中的任意一单元格处。(若数据清单不是标准数据库则选中数据清单区域。)()单击“数据”“筛选”“自动筛选”自动筛选步骤:选择的条件关系:等于、不等于、大于、大于等于、小于、小于等于、始于、并非起始于、并非结束在、包含、不包含对话框的右边添入条件值具体数值或字符串其中字符串中可用“?”或“*”通配符“?”代表一个任意字符“*”任意字符对“年龄”字段设置条件为:大于岁并且小于等于岁的所有教师对姓名字段进行条件设置:表示选择所有姓“李”的或者姓名中包含“仁”字的记录注意:对一个字段只能设置两个条件对不同字段所设置的条件互为“与”的关系。“数据”“筛选”“全部显示”撤消自动筛选:②高级筛选高级筛选一般需要通过条件区域进行条件设置。在“高级筛选”对话框中设置数据区域和条件区域等项目。可以“在原有区域显示筛选结果”也可以“将筛选结果复制到其他位置”但“复制到”的目标区域必须是活动工作表中的区域。数据有效性

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