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《Excel图表之道》试读样章.pdf

《Excel图表之道》试读样章

小蚊子
2009-11-04 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《《Excel图表之道》试读样章pdf》,可适用于职业岗位领域

博文视点Excel图表之道――职场高级商务图表沟通方法刘万祥(ExcelPro)著电子工业出版社Excel图表之道电子工业出版社专家要控制感情并靠理性而行动。他们不仅具备较强的专业知识和技能以及伦理观念而且无一例外地以顾客为第一位具有永不厌倦的好奇心和进取心严格遵守纪律。以上条件全部具备的人才我才把他们称为专家。大前研一一套突破常规的图表方法目录前言第章一套突破常规的图表方法专业图表的特点分析你也能制作出专业的图表突破EXCEL的默认颜色设置自定义的颜色拾取杂志图表的配色自动设置颜色模板保存和复制颜色模板商业图表的经典用色突破EXCEL的图表布局尝试改变默认布局商业图表的布局特点突破EXCEL的作图元素跳出图表的框框商业图表的做法分析图表专业主义细节决定专业你的图表够专业吗第章成为图表高手的技术准备高效图表操作技巧向图表追加数据序列选择难于选择的数据序列改变序列的图表类型删除辅助序列的图例项快速复制图表格式跨电脑复制自定义图表类型理解时间刻度将图表锚定到单元格照相机的用途EXCEL图表的几个缺陷反转条形图的分类次序设置曲线图从Y轴开始Excel图表之道设置图表的互补色解开散点图的困惑作图数据组织技巧原始数据不等于作图数据作图前先将数据排序将数据分离为多个序列将数据错行和空行组织利用辅助序列作图自动绘制参考线显示数据标签突出标识特定数据占位模拟坐标轴、网格线等非数据元素第章象专业人士一样处理图表常见图表效果的实现隔行填色的网格线粗边面积图处于最前面的网格线只有刻度线的Y轴切割背景图片的饼图半圆式饼图Web风格的图表单个图表的处理处理图表中的超大值不同数量级的趋势比较不同数量级的分类比较避免负数的标签覆盖居于条形之间的分类轴标签手风琴式折叠的条形图避免凌乱的曲线图系列组图的处理小而多组图(Smallmultiples)图表故事板渐近明细的图表图表计算树Dashboard式图表一套突破常规的图表方法第章高级图表制作瀑布图(WATERFALL)瀑布图做法横向瀑布图穿越x轴的情况不等宽柱形图分组细分法时间刻度的面积图多度量的不等宽条形图细分市场份额矩阵滑珠图热力型数据地图(HEATMAP)地图图形的准备地图模型的构建地图工具的使用气泡型数据地图制作动态图表辅助序列法定义名称法选择器的制作动态图表标题和标签预置式动态图表动态图表的演示BULLET图表SPARKLINES图表TREEMAP图表MOTION图表第章选择恰当的图表类型一份图表的产生过程图表的基本类型图表类型选择辨析实绩与预算比较的图表选择百分比数据比较的图表选择图表类型选择的误区频繁改变图表类型过于复杂的图表误导和欺骗的图表错误的图表不必要的图表Excel图表之道第章图表设计与制作原则最大化数据墨水比什么是数据墨水比最大化数据墨水比把握平衡图表中的颜色运用设计四原则CRAP图表制作原则形成自己的图表风格第章数据分析人士的最佳实践把EXCEL设置到得心应手规划好分析工作体系为分析底稿添加备注说明把EXCEL图表导入到PPT商务型PPT的一般规范分析报告的发布和归档做好备份记得数字不是一切第章附录EXCEL和在图表方面的变化图表伴侣工具图表博客和网站图表相关书籍商业杂志网站设计网站索引一套突破常规的图表方法前言年的上半年一个偶然的决定我在搜狐开了个博客初衷只是为了整理一下自己在商务图表、经营分析方面的知识结构不想很快受到网友们的关注和喜爱。在网友们的口碑相传之下小博成为中文领域内小有知名度的、唯一专注于商务图表的专业主题博客(http:ExcelProblogsohucom)。不少读者纷纷建议我写一本书以便更系统地总结和介绍相关知识但当时我没敢贸然动笔想先多多积累和沉淀再说。经过一年多的整理和积累我在年五一之后开始着手写这本书。写书和写博客显然不同虽然那些做法已经稔熟于心但要形诸简洁、清晰的文字实在并非易事。近个月的业余时间写作个中辛苦滋味不足为外人道也。初稿完成后历经轮通读修改轮同行评审轮编辑评审最后才有了大家现在看到的这本书。或许还不够完美但我已倾尽全力而问心无愧。本书定位这不是一本关于Excel软件操作的计算机书籍而是一本探讨如何设计、制作和应用专业有效的商务图表具有商务和经管特色的综合性实用图书。作者以《商业周刊》等顶级商业杂志的经典图表为标杆通过大量精彩案例的分析总结出运用最普通的Excel的实现方法让普通人士也可以制作媲美杂志级水准的专业图表。作者总结的专业图表设计原则、处理手法更是从设计理念上阐述了专业的图表应该做成什么样子。本书适用于所有职场办公室白领人士尤其是高端商务人士包括:●经常制作商务图表和PPT演示的专业数据分析人士。如市场分析人员、财务分析人员、市场研究人员、咨询顾问等●经常阅读和分析商务报告的职业经理人、中高层管理者、高级文秘人员等●希望能制作出专业水准商务图表的办公室白领人士●为进入职场作准备的大学生朋友。从软件掌握程度而言本书需要读者对Excel软件具有初中级以上的掌握程度如果对于Excel图表不是很了解建议先购买相关书籍自行了解基础内容。写作约定为使行文简洁易于阅读在需要介绍Excel作图操作步骤的时候本书并没有完全遵循计算机书籍的写作规范。譬如对传统写法的如下操作步骤:在图表的空白区域单击右键从菜单中选择“图表类型”命令打开“图表类型”对Excel图表之道话框单击“自定义类型”选项卡在“选自”栏中选择“自定义”项单击“添加”按钮打开“添加自定义类型”对话框在“名称”输入框中填上我们定义的图表类型名“xxx图表”,在“说明”输入框中填上图表类型说明“xxxx”单击“确定”按钮返回“图表类型”对话框这样我们就建立了一个自定义的图表类型。这样的描述写的人很累读的人更累。本书采用如下描述方式:选中图表单击鼠标右键选择“图表类型→自定义类型→选自→自定义→添加”出现“添加自定义类型”对话框输入你的名称和说明保存后即创建了一个自定义图表类型。类似于以上写作风格本书在不影响理解的前提下省略了大量繁文缛节减少了专业书籍的机械刻板将使您的阅读更加轻松愉悦书籍的篇幅也将大大减少。在大部分地方本书对具体的软件操作步骤并未作详细介绍读者可在本书的范例文件中找到并打开对应的xls源文件对照阅读可更好地帮助理解。凡注有“☞范例”字样的即表示有范例文档。此外根据上下文情景文中指Excel或office、以此类推这也是为了使叙述更加简洁请读者注意。适用版本本书中的所有内容均在Excel版本中完成适用于~所有版本。个别地方在中已不支持或已有更好做法的也进行了说明。事实上因为本书介绍的主要是商业图表设计和制作的思路、方法和原则而非软件操作技巧所以并不依赖于某种软件及其某种版本在WPSoffice、OpenOffice等其他电子表格软件中绝大部分方法和技巧仍然适用。范例文件本书的重要特色之一就是配备了大量精彩的范例源文件其中包含了非常具体的操作步骤和说明模板化的设计更是让读者拿来就可以直接修改使用几乎是即插即用。范例文件包可在电子工业出版社网站http:。。。。。。。。。。下载解压密码为。。。。。。。一套突破常规的图表方法联系方式因本人知识和能力所限书中纰漏之处在所难免恳请读者朋友们不吝批评指正。这并不是例行的客套话我在博客上专门开设了本书的勘误贴、答疑贴和书评贴真诚期待您的宝贵意见和建议。博客地址:http:ExcelProblogsohucom或者Google“ExcelPro的图表博客”邮箱地址:ExcelProgmailcom致谢感谢博文视点的周筠老师她仅仅在浏览了我博客的情况下就决定帮我出这本书并在写作过程中给予我极大鼓励和指导。感谢本书的编辑梁晶在她的努力下一份普通的书稿才变为精美的图书。感谢众多博客读者的支持和鼓励正是在他们的建议和鼓励下我才有了写书的想法、勇气和信心并坚持下来完成这个目标。最后我要衷心感谢我的家人没有他们的理解和支持就没有这本书。相比他们的付出语言是如此苍白。年月日刘万祥Excel图表之道第章一套突破常规的图表方法在今天的职场用数据说话、用图表说话已经蔚然成风可以说是商务人士的标准做法。一位台湾商业领袖曾说过:“给我页纸的报告必须有页是数据和图表分析还有页是封面。”这话或许有些过头但却说明了数据图表的重要性。数据图表以其直观形象的优点能一目了然地反映数据的特点和内在规律在较小的空间里承载较多的信息因此有“一图抵千言”的说法。特别是在读图时代的今天显得更加重要和受欢迎。所谓“文不如表表不如图”也是指能用表格反映的就不要用文字能用图表反映的就不要用表格。一份制作精美、外观专业的图表至少可以起到以下方面的作用:●有效传递信息促进沟通。这是图表的首要作用揭示数据内在规律帮助理解商业数据利于决策分析。●塑造可信度。一份粗糙的图表会让人怀疑其背后的数据是否准确严谨专业的图表则会给人以信任感提高数据和报告的可信度从而为您的商务报告大大增色。●传递您专业、敬业、值得信赖的职业形象。专业的图表会让您的文档或演示引人注目、不同凡响极大提升职场核心竞争力。为个人发展加分为成功创造机会或许这才是对您最有意义的。可是在我们平时的工作中见到的大多是平庸的、粗制滥造的甚至是拙劣的Excel图表和报告制图者们不知道或者是懒得去修改那些默认的设置任其粗糙不已这样的图表又如何能让人相信其背后的数据是准确的呢。那些精美专业的图表似乎只能在商业杂志或咨询报告中看到于普通职场人士似乎可望不可及。专业图表的特点分析商业图表的标杆一般来源于两个领域一是像《商业周刊》、《华尔街日报》、《纽约时报》等这些世界顶级的商业杂志二是像罗兰贝格、麦肯锡等这些世界顶尖的咨询公司。无论商业杂志或是咨询公司一般都有专门的图表部门或图表顾问团队负责设计和制作图表或是制定统一的图表规范这就是他们的图表与众不同的原因。《商业周刊》杂志一直是商业图表的业界领导者为各界商业精英所喜爱也为众多竞争对手所仿效让我们看看他们的图表究竟专业在哪里。一套突破常规的图表方法图不同时期的《商业周刊》图表风格。例图来源:《商业周刊》网站。图中的例图显示了《商业周刊》在不同时期的图表风格总体的趋势是向简洁演变。B的图表是较为早期的风格用色深沉却具商务气质一般绘图区的填色较图表区要浅网格线仅使用水平的横线左下角的三角形符号▲是其个性化较强的处理手法。C的图表是大约年左右的风格用色大胆鲜艳以黑底白字的标题为突出特色绘图区按网格线隔行填色也是其重要特征之一。D、E的图表是大约年左右的风格逐渐减少背景色非图表元素多使用淡色。F的图表是年后的全新风格以简洁为最大特色基本没有装饰性的东西用色轻快时尚黑色的网格线处于图表最前面是其特点之一。从这些例图以及本书中所引用的大量成功图表案例我们可以看到专业的图表至少有以下特点:专业的外观。我们也许说不出它好在哪里但就是觉得它看起来很专业。其实还是有迹可循比如颜色我们看不到office软件中的常见颜色比如字体商周图表使用的是专门定制的无衬线类字体比如布局与我们常见的Excel图表截然不同。这些都是构成专业外观的重要方面。简洁的内容。他们的图表都是些最基本的图表类型绝不复杂不需要多余的解释任何人都能看懂图表的意思。明确的观点。图表的标题明白无误地直陈观点不需要读者再去猜测作者的意思确保信息传递没有偏差并且得到强化。完美的细节。请注意他们对每一个图表元素的处理几乎达到完美的程度好像这不是一份图表而是一件艺术作品。在很大程度上正是这些无微不至的细节处理才体现出图表的专业性。而这往往是我们普通图表不会注意到的地方。Excel图表之道你也能制作出专业的图表每次看着那些制作精良、令人赏心悦目而又极具专业精神的图表我就在心里琢磨这些专业的图表都是如何制作出来的呢?我有没有办法做到呢?相信很多人都有过这样的疑问。一次偶然的搜索我看到某商业杂志招聘图表编辑的启事其中一条要求是:精通Illustrator、Freehand、Coreldraw、Photoshop、Dmax等图形、图像处理软件能制作专业水平的商业图表。由此可见专业杂志上的图表主要是使用这些专业级的大型图形、图像软件来制作的。然而作为普通的职场商务人士我们显然不可能也没有必要为了制作一份图表而去学习这么多偶尔才需要用到的专业软件因为这里面的代价太大:获取成本。要获得这些软件需要不菲的代价现在版权意识逐渐普及我们也不可能总是使用盗版。学习成本。这些专业软件每一款都要远比office复杂不要说精通就是简单掌握都不是件容易的事情。如果只学一点皮毛的话又有杀鸡用牛刀的感觉实在辜负了这些软件的强大功能。协同成本。你用专业软件制作的图表别人无法编辑修改这将带来很多不必要的麻烦。Office为什么至今都没有市场?因为那些用的人无法打开。那么我们普通的职场人士怎样才能制作出专业效果的图表呢?经过长期的琢磨和研究我摸索出一套方法只用普通的Excel也能制作媲美专业效果的商业图表。这套方法有如下特点:●取法乎上。以世界最顶尖商业杂志的经典图表为标杆研究商业图表的最佳实践学习最专业的做法让你的图表一看就是出自专业人士的手笔。●落地可行。不需要借助复杂的专业软件只需要人人皆会的Excel。按照现在流行的说法把简单的东西运用到极致也是不简单。这套作图方法也并不复杂我们只需要做到以下点:●突破常规的思路。只有突破常规才能与众不同才能臻于专业。如果只用一句话来描述这种方法的要点那就是“永远不要使用Excel图表的默认设置”。●一点点配套技术。并不需要多么复杂高深的技术因为重点在思路。我们只需要一点点配套技术而已人人皆可掌握。●专业主义的态度。你要有把图表做到专业的意愿和态度愿意为了专业而做出任何努力尤其是那些常人易于忽视的细节之处。本章后面的内容就为大家详细介绍这一方法让我们开始吧。一套突破常规的图表方法突破Excel的默认颜色在第一眼看过去普通图表与专业图表的差别很大程度就体现在颜色运用上。大家可能都有这样的经历你看到某个很专业的图表它的样式你用Excel都可以做得差不多就是它的颜色无法调出来。我们普通用户做图表受Excel默认颜色的限制而无法使用其他颜色。微软的这套颜色设计又很是一般(尤其是那个绘图区的默认灰色填充)并且这么多年来大家都用这套颜色做图看得多了就太熟悉了别人一看你做的图就知道你是用Excel做的。专业杂志上的图表他们的颜色就透露出专业精神。他们不管用什么软件作图都极少会使用软件默认的颜色而是使用他们自己选定的颜色形成自己的风格。因此要制作专业的图表第一步就是要突破Excel的默认颜色。设置自定义的颜色首先让我们了解一下Excel的颜色机制。当我们为单元格或图表设置颜色时Excel提供了一个行、列共个格子的填充颜色工具栏。前行称之为标准颜色后两行是Excel图表默认使用的颜色。其中第行的颜色用于图表填充第行用于图表线条根据数据序列的多少依次往后顺序使用。Excel图表饱受病诟的绘图区灰色填充就是来源于第行第列的颜色。图Excel的默认颜色面板图表的默认颜色来源于最后两行。对绝大部分用户来说这就是在Excel中可以用到的所有颜色除此之外再无其他的选择所以做出的图表也跳不出这个颜色(甚至是最后个颜色)的范围。从设计角度看这个默认的颜色模板是很业余的特别是最后两行用于图表的颜色非常难看导致做出的图表颜色令人忍无可忍。但事实上这只是Excel的默认颜色我们可以进行修改只是大多数人没有想到而已。个格子里的每一个都可以修改自定义为任意想要的颜色。这样我们在Excel中使用颜色其实是没有限制的前提是需要我们做一点点改变。Excel图表之道选择菜单“工具→选项→颜色”我们可以看到Excel的颜色模板及其修改入口如图所示。在左边的颜色格子中选择任意一个点击修改按钮出现颜色对话框。在“标准”选项卡中我们可以选择很多预设的颜色。在“自定义”选项卡中我们还可以通过输入特定的RGB值来精确指定颜色这里就是我们用来突破默认颜色的地方。(说明:计算机一般通过一组代表红、绿、蓝三原色比重的RGB颜色代码来确定一个唯一的颜色如,,代表黑色。)图通过设置RGB颜色代码可以在Excel中指定任意需要的颜色。这里虽然有无穷种颜色可供选择但问题也随之而来我们并不是专业的美工人员如何确保选择到协调、专业的颜色呢?要知道我们很多人为早上出门时衣服和领带的颜色搭配都会头痛不已。往往是越多的选择越让我们无所适从。一般人士也不大可能去深入研究色彩理论即使我们使用色彩轮傻瓜软件选择到一组“好看的”颜色我们也没有把握其就一定适合商务场合。因此我们的建议就是──从成功的商业杂志图表案例中借鉴颜色。拾取杂志图表的配色从优秀商业杂志上的成功图表案例借鉴其配色方案和思路是一种非常保险和方便的办法因为他们的颜色是经过专业人士精心设计的其商务气质确保了适合于商务场合。我们可以在网络上找到很多顶尖商业杂志的电子版在里面找到满意的图表案例然后借鉴它的配色方案。这里需要用到屏幕取色软件我经常使用的是一款叫作ColorPix的绿色小软件。ColorPix的使用非常简单。运行程序后将鼠标定位在图表的某个颜色上软件就会返回那个颜色的RGB值。按下空格键锁定颜色用鼠标点击RGB后面的数值就可以将颜一套突破常规的图表方法色代码复制到剪贴板。如图所示。图运用屏幕取色软件拾取成功图表案例的配色方案。按照以上步骤一一取出杂志图表所用到的颜色然后运用上一节介绍的方法在Excel中进行自定义配置作图的时候就可以方便地使用这些颜色了。自动设置颜色模板如果需要自定义比较多的颜色一一手动设置无疑是比较繁琐和低效的我们需要找到一种高效率的方法。功夫不负有心人经过反复测试我整理出Excel颜色面板中个格子的颜色引用代码如图所示。第一行第一个格子为color()第二个格子为color()依次类推。这个数字排列实在是够乱的除了最后两排外没有任何规律。图颜色面板各位置颜色的引用代码。知道引用代码后我们只要通过VBA改变color(n)的属性那么对应格子的颜色就会改变。譬如图中我们已经拾取了种颜色的RGB值现在要将它们设置到颜色面板的第一行的前个格子只需运行如下的宏代码:Excel图表之道SubSetMyColor()ActiveWorkbookColors()=RGB(,,)ActiveWorkbookColors()=RGB(,,)ActiveWorkbookColors()=RGB(,,)ActiveWorkbookColors()=RGB(,,)EndSub宏一运行完颜色就已配置好前个格子就是我们想用的颜色了。(☞范例)有了这个技巧即使配置个格子的颜色也只是分分钟的事情配置自己的颜色模板变得轻松快捷。您可以尽管从杂志上获取满意的图表配色方案然后把RGB值交给这个简单的宏代码就可以轻松制作自己的颜色模板了。保存和复制颜色模板采用前述方法自定义的颜色模板保存在普通的xls文件中。如果你做了颜色修改希望以后每次新建Excel文件时都自动采用这种颜色模板需要把这个文件另存为后缀名为xlt的模板文件如:C:ProgramFilesMicrosoftOfficeOFFICEXLSTARTbookxlt。如果我们从其他地方获得了一个包含满意配色的xls文件可以将其颜色模板快速复制到自己的xls文件来使用。操作方法是同时打开源文件和目标文件在目标文件中打开“工具→选项→颜色”在“复制颜色来自”的下拉框中选择源文件名(参见图的左下角)确定后即将源文件中的颜色模板全盘复制到模板文件中。商业图表的经典用色下面列举一些顶级商业杂志上的经典图表用色供读者欣赏和参考。图《经济学人》常用的水蓝色系。例图来源:《经济学人》网站。《经济学人》上的图表基本只用这一个颜色或作一些深浅明暗的变化加上左上角的小红块成为其专业图表的招牌样式。罗兰贝格也非常爱用这个色有时配合橙色使用。事实上但凡标榜自己为专业服务公司的多会使用这一色系因为这个颜色正是专职、专业的代表色。一套突破常规的图表方法图《商业周刊》经典的蓝红组合色。例图来源:《商业周刊》网站。前几年的《商业周刊》图表几乎都使用这个颜色组合也是其图表的招牌风格。这个配色来源于其当时的VI系统我们应该记得当时商周杂志封面上的蓝色和红色。图《商业周刊》全新配色。例图来源:《商业周刊》网站。年之后《商业周刊》杂志启用了全新的图表风格用色颇有Web风格图表简洁、清爽、时尚是当今商业图表的标杆。一些台湾杂志图表甚至完全模仿这个风格我们当然也完全可以全盘学习。图《华尔街日报》常用的黑白灰。例图来源:《华尔街日报》网站。《华尔街日报》是一份报纸所以图表多是黑白的但就是这种简单的黑白灰组合做出的图表仍然可以非常专业着色也非常容易。黑白灰配色本身是时尚色彩中的永恒经典你可以看到很多大牌女星也都对其钟爱有加经常这样配色穿衣。Excel图表之道图黑底图表。例图来源:《商业周刊》网站。最为强烈的黑白对比绝对吸引眼球。黑底的图表其特点非常强烈合适的时候可以试一试但注意不要做得象麦肯锡那一套有些刺眼也被他们用滥了。图使用同一色调的变化。例图来源:《Focus》杂志。如果对配色理论没有把握又想使用彩色则可以在一个图表内使用同一颜色的不同深浅明暗。这种方法让我们既可以使用丰富的色彩又能确保协调自然是一种很保险的方法不会出大的问题。一般可将最深或最亮的颜色用于最需要突出的序列或数据点。一套突破常规的图表方法图《Focus》杂志常用的标志性配色。例图来源:《Focus》杂志。尽管我们不建议对一个序列的柱形图使用变化的颜色但不可否认Focus的这组颜色是非常精彩的让图表非常吸引眼球。此例中的颜色均为其组织的代表色故可以在柱形图中使用颜色变化。图将黑色与其他颜色搭配常有不俗的表现。例图来源:《商业周刊》网站。《商业周刊》图表的颜色总是令人印象深刻这种黄绿色和黑色、灰色的搭配显得非常独特、专业。事实上《商业周刊》经常将黑色、灰色与其他颜色(如红色、蓝色等)搭配使用总有不俗的表现。大家平时可以做个有心人遇到自己喜欢的图表案例注意保存下来将其用色拾取下来定义到xls文件形成自己的颜色模板库需要的时候就可以随时取用了。Excel图表之道突破Excel的图表布局在Excel中作图无论选择何种图表类型无论数据点多少生成图表的默认布局都如图的样式整个图表中主要包括标题、绘图区、图例个部分。图Excel图表的默认布局。在绝大部分情况下人们似乎都认为图表的结构应该如此很少有人想到要对其做修改。其实在这种布局里存在很多问题如标题不够突出绘图区占据了过大的面积周围浪费很多地方空间利用率不高等。尝试改变默认布局如果我们注意观察专业图表的布局却很少发现有这种大路货式的样式下面是对一个典型商业图表案例的构图分析从上到下分为标题区、图例区、绘图区、脚注区。图商业图表的构图分析。例图来源:《华尔街日报》网站。一套突破常规的图表方法可以看到相对于普通图表的横向构图专业图表多采用竖向构图阅读者目光顺序移动而不必跳跃阅读自然而舒服空间利用也更加紧凑。更很少把图例放在右边占用太多空间。我们可以抽象其布局结构如下图。图商业图表常见的布局方式包含个要素和区域。如果带着这种框架结构去看商业杂志上的图表你会发现这就是隐藏在专业图表背后的布局指南几乎所有的专业图表都符合这一构图原则。因此制作专业图表的第二步就是突破默认的图表布局使用更高效更专业的构图方式。商业图表的布局特点从上面的案例分析可以看出商业图表的布局至少有个突出的特点。特点:完整的图表要素在这种布局中图表所包含的要素更加丰富:主标题、副标题、图例、图表、脚注分别对应于图中的个区域。除图例外其他元素都是必不可少的。商业图表会充分利用这些要素发挥其作用。如在主标题中表达明确的信息和观点在副标题中进行详细的论述甚至在图例中给出对每个序列的分析。详尽的图表注释为图表提供更完整的信息。特点:突出的标题区标题区非常突出往往占到整个图表面积的甚至特别是主标题往往使用大号字体和强烈对比效果自然让读者首先捕捉到图表要表达的信息。真正的图表也就是绘图区往往只占到%左右的面积因为这样已经足够我们看清图表的趋势和印象硕大无比的图形反而显得很粗糙。特点:竖版构图通过改变长宽比例竖版的构图形式显得与众不同更加不俗。建议整个图表外围的高:Excel图表之道宽比例可在:到:之间。当然也不是说不能用横版构图在需要横版构图的情况下应该顺其自然甚至使用类似宽屏的构图。由于图表的长宽比例会影响图表的视觉印象如放大或缩小差异、趋势等因此要注意所有图表应尽量保持一致的长宽比例。另外Excel有一种在X轴下方添加数据表的布局结构因为数据表所占据的面积过大显得很不专业且格式设置的限制较大建议不要使用。如果需要数据表可单独绘制表格灵活性更大。突破Excel的作图元素平时我们做Excel图表一般是通过图表按钮或者菜单来插入图表然后就对生成的图表对象通过调整各种选项、参数进行相应的格式化设置。但这样做的时候我们会发现很多商业图表的专业效果仅用图表选项设置是无法做到的。跳出图表的框框这时候我们转换一下思路跳出图表对象这个框框。我们不必只是用“图表”来做图表而是要运用“图表+所有Excel元素”来做图表。诸如单元格、文本框、自选图形等非图表元素只要方便我们完成任务都可以拿来运用而完全不必受图表功能的束缚。一旦我们突破这个框框的限制思路就会豁然开朗──啊原来还可以这样做很简单嘛我也会!这就是制作专业图表的第三步突破Excel的作图元素。商业图表的做法分析下面我们通过一些例子来说明这种做法我在案例图表的周围加上了模拟的Excel行列号以反映出在Excle中可能的做法。一套突破常规的图表方法图《商业周刊》风格图表。图表案例来源:《商业周刊》网站。在这个图表中请注意黑底白字的标题非常突出自然吸引阅读者的目光。这是商周二代图表的典型风格如果仅用标题元素是无法设置出这种样式的。其实它并没有使用图表的标题元素而是使用单元格B来做标题黑底白字的格式化。副标题在B、B中真正的图表放在B中数据来源放在B中B:B填充浅蓝色。图表是无框透明的或使用与单元格底色相同的填充颜色。整个B:B区域融合成为一个完整的图表。(☞范例)此图中绘图区的交替填色效果做法请参见第章第节的内容。图《商业周刊》新风格图表。图表案例来源:《商业周刊》网站。这是商周新风格的图表非常简洁。主标题在B副标题在B图表在B上面放Excel图表之道置了个文本框数据来源在B。B:B填充白色黑色边框线成为一个整体的图表。虽然仅用图表元素也可以做出例图中的效果但是如果借用单元格来做操作将更加方便快捷。(☞范例)图《华尔街日报》风格图表。图表案例来源:《华尔街日报》网站。这是来自《华尔街日报》的图表案例与上面的做法完全相同主副标题分别在B、B图表在B图例放在绘图区的上面脚注在B、B。B:B填充浅灰色整体成为一个图表。(☞范例)图《经济学人》风格图表。图表案例来源:《经济学人》网站。一套突破常规的图表方法这是来自英国《经济学人》的图表案例这个杂志的图表一贯维持这种风格几乎从不变化。左上角标志性的小红块可以是B单元格的填充色也可以是一个矩形框右边的序号方块则是一个文本框。主副标题分别在C、C图表在C数据来源在C。B:C区域加上边框线整体成为一个图表。图图表中的横线。图表案例来源:互联网。这个图表中请注意图表的边框线很特别变成了条横线显然并非图表的边框线元素它其实是第行和第行的单元格边框线而已。左上角的个性化横条是B:E的填充色主副标题分别在C和C真正的图表在C:H注释在C、C中。E:I整体成为一个图表。(☞范例)这个图表中还有一个技巧它把坐标轴的分类标签放置在条形图中间的空白位置节省了整个图表的空间参见第章居于条形之间的分类轴标签。Excel图表之道图用文本框自行绘制的图例。图表案例来源:《商业周刊》网站。这个图表中的图例显得很特别曲线图的图例为什么是个方块?其实它并没有使用图例元素而是一个放置在图表上面的文本框而已两个方块是特殊符号被设置为与曲线相同的颜色。(☞范例)为什么要利用文本框来做图例呢?还是为了灵活性这个图例中的文字特别长用图例元素将会自动换行而不受你控制而用文本框则完全可控。另一方面也显得很有个性商业周刊的很多图表经常曲线图的图例却是方块条形图的图例却是圆点出其不意给人一些新意。图中最上面的细黑条是单元格B的填充色也是图表编辑们经常用来形成风格的地方。一套突破常规的图表方法图用自选图形自行绘制的图例。图表案例来源:《华尔街日报》网站。上图中的处理方法让读者可以比较半年时的情况。很显然软件不可能提供这种图例它是用自选图形绘制的个性图例组合后放到图表上面。图自制数据表。图表案例来源:《商业周刊》网站。上图中图表下面的表格类似于Excel图表的数据表但其格式远比数据表要丰富。可以想像表格在单元格C:H中图表放置在B:I中它们只是被放到一起而已。一般来说不建议使用Excel图表的数据表选项它的格式化限制太大用单元格表格则更灵活。事实上如果你看了第二章的拍照技术这个图表可能更简单:下面的表格是从其他地方引用过来的拍照对象放置在图表的下面。Excel图表之道图图表与表格结合。图表案例来源:《商业周刊》网站。这是一个表格和图表结合的例子似图似表令人耳目一新。先做好表格然后用D列的数据制作一个极度简化、完全透明的条形图放置在D列的位置调整大小与表格对齐覆盖住下面的数字。(☞范例)在Excel以后数据条功能也可以制作这种单元格内的图表但它仍然没有这种方法灵活自由譬如要放一个两年对比的条形图在这里数据条就无法做到。图用超级迷你的图表作为表格的元素。上面这个例子将图表对象完全融入到表格中说明了图表可以做到多么小的程度。这种超级迷你的图表让表格显得更加可视化、专业化效果上丝毫不比使用大图表差。不过制作这样小的图表是需要一些耐心的。(☞范例)限于篇幅就举这么多例子。我们可以看到这种作图方法基本只使用图表对象来制作图表的核心部分其他部分多使用单元格、文本框、自选图形等其他非作图元素来制作。其优点是:●操作起来比图表元素更方便如选择、移动、对齐、换行等●格式化灵活度更大图表元素往往限制很大一套突破常规的图表方法●可以完成很多图表元素无法做到的效果看了这些图表案例的做法分析你是不是会怀疑这些图表也许就是用Excel制作的?完全可能只是作者做到了我们看不出来的程度。你去看国内商业杂志《财经》的图表我可以肯定他们就是用Excel制作的因为他们专业得还不够还留下了很多Excel的蛛丝马迹。当然也有时候有些这样的做法不是很规范显得有些dirtywork缺少技术含量。但这没什么大不了只要能方便我们快速完成任务一切皆可使用。对武林高手而言随手折下的树枝也可成为致命的武器他们从不会受到剑谱的束缚。一旦我们突破了Excel图表功能的限制那么绝大多数形式的专业图表都可以制作出来需要的只是你的设计、创意和──专业主义的态度了。图表专业主义前面介绍了一种打破常规、全新思维的作图方法只要个突破即突破Excel的默认颜色、默认布局、默认元素基本上就已经可以模仿制作出各种专业效果的图表了。但要把图表做到真正专业还有很多细节需要注意因为细节之处最能体现专业精神。细节决定专业看看商业杂志上的图表无不是对细节处理到完美来体现他们的专业性。在一些不被我们所注意的地方如果注意做好细节处理无疑会大大增加专业性。数据来源。无论何时何地始终记得给图表加上数据来源这是体现你专业性的最快、最简单的方法。判断一个图表是否专业这是最基础的检验事项。专业的图表没有不写明数据来源的普通的图表则几乎没有写明数据来源的。图表注释。对于图表中需要特别说明的地方如指标解释、数据口径异常数据、预测数据等使用上标标号或*、†、EST等符号进行标记在脚注区进行说明。麦肯锡的顾问们从来都不吝于提供详细无比的图表注释。Excel图表之道图对特殊数据点的注释说明。例图来源:《经济学人》网站。坐标轴截断标识。一般来说图表的纵坐标都应该是零起点的。当使用非零起点坐标的时候往往意味着夸大差异尤其是非零起点的柱形图几乎就是欺骗。如果你要使用非零起点坐标一定要记得标上坐标轴截断标识保持原点为零也将是你专业性的体现。这只需要简单地用自选图形绘制而已。图非零起点的纵坐标注意标上坐标轴截断标记。例图来源:《商业周刊》网站。四舍五入的说明。图表中有四舍五入计算时特别要注意检查各分项之和是否等于总额饼图显示数字之和是否等于%。有时大牌杂志也会范这个错误譬如图。在脚注区标上一句“由于四舍五入各数据之和可能不等于总额(或%)”既避免一套突破常规的图表方法了被动发现错误的尴尬又能体现专业性。图因为四舍五入此饼图显示的百分比之和不等于%。例图来源:《商业周刊》网站。简洁的坐标轴标签。当X坐标轴标签为连续的年份时不要一成不变地写成“、、……”简写为“、'、'……”看起来和读起来都清晰得多。这只需要在对数据源略作修改就可以做到。在以日或月为单位的较长周期的时间序列图表中分类轴不要显示过多的时间点商周图表甚至只显示首尾时间点的标签。当Y坐标轴的数字带有%、$等符号时只在最上面的刻度上显示这个符号图表也会简洁得多。这种效果我们可以通过文本框添加字符也可以通过自定义数字格式来设置。如对Y轴刻度标签设置自定义格式“="$"”将让Excel只对的刻度标签值才显示前导符号$。图对坐标轴标签进行简化处理。例图来源:《华尔街日报》网站。Excel图表之道你的图表够专业吗透过前面的介绍我们可以看到只用我们再熟悉不过的Excel一样可以制作媲美杂志级水准的专业图表。而且并不需要多么高超复杂的技术只在于我们是否真想做出专业的图表是否愿意花一点点的时间去改变一下──这就是专业主义的态度。在日本学者大前研一眼里专业主义态度是今天职场人士的一种必备技能。他在《专业主义》一书中谈了他对“专家”的理解其中有三段话值得仔细阅读并理解其中的深意:●专家要控制感情并靠理性而行动。他们不仅具备较强的专业知识和技能以及伦理观念而且无一例外地以顾客为第一位具有永不厌倦的好奇心和进取心严格遵守纪律。以上条件全部具备的人才我才把他们称为专家。●商务专家应该是这样的人:他们绝不认为自己的本领是绝对的而是准备花费一生的时间去磨砺自己并且乐此不疲。●职业化的专家讨厌马马虎虎的工作因此他们对工作一如既往地勤勤恳恳即使年事已高也要亲临一线即使报酬微薄也会尽心竭力。这正是我所欣赏的专业主义态度它不只是要你拥有专业的工作技能更是要你拥有专业的意愿和态度。这种专业精神不关乎职业工种只在于专注与敬业。无论所从事的工作多么卑微我们仍应把它做到极致完美而把简单的事情做到完美就是不简单。把这种专业精神落到图表上就是“图表专业主义”。制作图表虽然是雕虫小技要做到极致专业却并不容易我们会遇到多方面的挑战。你必须不断学习掌握和锤炼专业的技能。图表虽小但对沟通有效性的追求却是无止境的当今数据可视化技术的发展更是一个广阔的领域。你必须抵制诱惑拒绝各种不专业的想法。各种绚丽色彩、D效果、水晶质感等豪华眩目的装饰真的很吸引眼球潮流如此要拒绝还真是件困难的事情。一套突破常规的图表方法你必须忍受孤独媚俗不是你的性格。你周围的人可能无法理解你的专业他们只会为惊艳的效果而惊叹这种职场压力或许会迫使你放弃。你必须坚持自己相信自己的专业。尽管如此却并不能阻止你追求专业境界的想法和行动。做一个图表专业主义者全身都透射出专业精神拒绝马马虎虎的图表拒绝粗制滥造的报告要做就做到最专业!套用书中一句煽情的话:世纪你唯一的依恃就是专业。你够专业吗?(此文档为《Excel图表之道》一书的试读样章暂未作排版设计。欢迎各位试读后反馈宝贵建议ExcelPro的图表博客(http:ExcelProblogsohucom)衷心期待并感谢您的宝贵建议!)

用户评价(1)

  • liketrademan 听说 是好东西,大家要多学习啊

    2010-04-22 00:01:40

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