下载

1下载券

加入VIP
  • 专属下载特权
  • 现金文档折扣购买
  • VIP免费专区
  • 千万文档免费下载

上传资料

关闭

关闭

关闭

封号提示

内容

首页 高效会议管理技巧

高效会议管理技巧.doc

高效会议管理技巧

kavadream
2009-09-14 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《高效会议管理技巧doc》,可适用于职业岗位领域

智慧接触网住精彩。智网-http:wwwzhinetcom高效会议管理技巧(节选)【所属体系】个人发展类【主讲专家】张晓彤精品资料免费下载。我爱e书http:wwwiebookcom内容提要第一讲 当今会议面面观第二讲 会议效率不高的原因及解决方案第三讲 开会前的准备工作第四讲 成功会议的五种策略第五讲 会议中的沟通与反馈技巧第六讲 主持人的会议管理技巧第七讲 如何对待会议中的意外情况第八讲 主持人与参会者的守则与责任第九讲 会议记录第十讲 会后跟进第一讲当今会议面面观 【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题但由于开会技巧不佳或过于频繁不但无益于解决问题反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策常常是员工的梦魇员工花太多时间在无效率的会议上不仅浪费公司成本也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题是“高效会议管理技巧”的中心议题。  会议的意义 .会议是一个集思广益的渠道图集思广益图如上图会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂相互碰撞从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 .会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的即使是只有两个人的会议这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门一个组织或部门不召开会议它的存在价值就会受到质疑。因此会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图组织或部门与会议 .会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展人们的沟通方式越来越多现在人们可以通过Email、多媒体等种种形式进行沟通但是群体沟通即会议这种方式是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观这种方式最符合人类原本的沟通习惯。  会议的目的  ◆开展有效的沟通会议是一种多项交流可以集思广益实现有效沟通是会议的一个主要目的。◆传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。◆监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况了解员工的工作进度同时借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。◆达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下个步骤通过这个步骤最终实现协议的产生和问题的解决。图达成协议与解决问题的个步骤◆资源共享利用开会汇集资源以期相互帮助共同进步。◆开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议形成新的构思并且论证新构思使其具有可行性。◆激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心朝着一个方向共同努力。◆巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值更为了巩固自己的地位经常会召开一些上下协调会议以此来强化自己的地位。  会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类每一种分类都从一个方面反映了会议的作用每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 表会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议 ●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议   会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率只有掌握了合理的会议发生频率才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 固定的部门会议全体会议处理突发事件的会议一对一会议 会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本种。会议成本是非常可观的一笔数目它关系到一家公司的得失成败因此万万不可等闲视之。 会议的时间成本 直接的会议成本效率损失成本开会时主管人员必须离开自己的工作岗位这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失就是效率损失成本。效率损失成本包括以下种情况: 【自检】请将下列相关选项用横线连接起来。A、固定的部门会议①至少每两月一次B、一对一会议②随时C、处理突发事件的会议③按需要D、全体会议④至少每月一次◆见参考答案 【本讲总结】从某种角度而言世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题然而低效率的会议却往往占据上风造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。因此每个人应从基础做起深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本只有先掌握了这些基础知识才可能使每一次会议都“行之有效”。 【心得体会】  第二讲会议效率不高的原因及解决方案 【本讲重点】会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范 会议效率不高的原因及预防性管理 .会议的通病效率不高小王是一家公司的职员他对公司会议有自己的一些想法他的想法反映了许多公司会议的某些现状值得我们思考。很多公司往往由于以下原因开会效率低下:◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开或非要安排在事务繁忙的周一开。◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命甚至得延后或放弃参加其他会议。◆有些“必须到会”的员工因为已经与重要客户或政府官员有约在先根本不能出席这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人所以准备不充分或者根本来不及准备。时下有一句很流行的话“最近比较烦”对太多像小王一样的职场人士来说这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦用小王的话来说就是“会议常在毫无章法的状况下进行甚至毫无意义地延长时间即使有决议质量也很低”简而言之会议效率不高。因此寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。 .会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下种原因造成。在这种原因中有种原因是会议的“致命伤”需要格外警惕。这种原因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 表会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现()时间会议安排在即将午餐的时间每个人都饥肠辘辘无心开会。()地点会议地点设在经理办公室致使会议被频繁打断无法正常进行。()开会对象的选择必须出席会议的人未到通知来的是一些可有可无的参加者。()主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力被参会者牵着鼻子跑无法达到会议意图。()参会者的技能参会者发言混乱既不知如何表意又不知如何引退致使会议失败。()会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜致使会议拖沓而无成效。()开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确致使会议毫无意义、宣告失败。  高效会议的八大特征 与低效率会议相对的就是高效会议高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有大特征。建议在正式召开会议之前将高效会议的大特征一一列出并随时检验充分做好预防性管理使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。   会议规范 会议规范包含个部分:会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。 .会议时间安排的规范◆上午点之间正是员工从家到公司准备开始一天工作的时候。这个时候的员工心绪尚且混乱还需一段时间才能进入工作状态。因此试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析从人的生理和心理角度来看是不现实的。◆上午点之间员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈同样也是进行业务会谈的最佳时机。◆上午点或下午点之间最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴不断想出新点子、新方法。◆下午点之间最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期人人希望马上回家在这个时段举行会议往往会事倍功半。 .会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款:◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人以找出最适宜所有参会人的开会时间。◆超过小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。◆所有与会者都要准备在会上发言。◆准时开始准时结束。◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。◆所有与会者应知道维护别人的尊严不在会中羞辱别人这条规则最重要需特别注意。◆意见不同是好事议论才能面面俱到甚至有人扮“黑脸”。◆会议结束天后所有与会者应拿到会议记录。◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。◆必要时请第三方监控以保证会议质量。 .固定的会议流程规范图固定的会议规范流程固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。()一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括:■会议的开始具体包括:致欢迎词阐明会议目的交流会议议程介绍时间安排、相关规章制度指定会议记录人。■进行会议讨论可以分为不同的议程比如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标交流信息产生主意、做决定、确认行动总结。■结束会议具体包括:总结安排下次会议。()两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪这两个基本点是最容易被忽视的。但是它们却是保证会议成败的关键。所以一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录制定跟踪计划以及安排下次做汇报的人选等。 【本讲总结】会议效率不高是当前许多会议的现状。因此找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有大因素致使会议效率低下针对这些因素应在会前充分做好预防性管理。与此同时清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要只有掌握了这些才能从正面引导我们如何提高会议的效率。 【心得体会】  

用户评价(0)

关闭

新课改视野下建构高中语文教学实验成果报告(32KB)

抱歉,积分不足下载失败,请稍后再试!

提示

试读已结束,如需要继续阅读或者下载,敬请购买!

文档小程序码

使用微信“扫一扫”扫码寻找文档

1

打开微信

2

扫描小程序码

3

发布寻找信息

4

等待寻找结果

我知道了
评分:

/9

高效会议管理技巧

VIP

在线
客服

免费
邮箱

爱问共享资料服务号

扫描关注领取更多福利