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浅谈如何做好会议准备工作.doc

浅谈如何做好会议准备工作

likylin
2009-08-14 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《浅谈如何做好会议准备工作doc》,可适用于求职/职场领域

浅谈如何做好会议准备工作作者:女大虫提交日期:::会议准备工作是办公室工作的一项重要内容。一年来办公室主办、承办和协办了不少大大小小的会议如全省水文工作会议、全省水文系统文明创建总结表彰大会、局长办公会议、全国旱情监测会议、水情工作会议等等。我认为做好会议准备工作一定要注意以下几点。(一)拟定会议工作方案。一般应包括以下内容:会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。(二)选定、安排议题。会议讨论的问题、决策的对象就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题有的由分管某项工作的领导同志提出有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题然后将收集到的议题进行筛选加以修改、讨论、充实报请有关领导审查后按周、月或季度统筹安排。安排会议议题应注意以下问题:一是下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题一般不要安排上级会议讨论二是局里的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议题要有所区别三是提交会议讨论的议题一般要有简要的文字材料并在开会前几天经领导同志审批后发给有关同志阅读准备意见四是临时提出的一般议题不宜仓促安排保证会议质量五是一次会议议题不能安排过多或过少要测算每个议题大致所需时间合理分配一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论七是应准备一些后备议题以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。(三)拟定会议议程、日程和程序。议程是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程是在一般时间内会议进行的具体安排一般采用简短文字或表格方式将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可如有说明附于表后。程序是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员。程序只供领导同志主持会议时参考不发给其他同志。(四)准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件对文件内容和质量进行初审并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。(五)提出与会人员名单。提名与会人员应当注意日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席临时性会议属于征求意见性质的应请有关方面的主要领导同志和代表参加属于专业性质的应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加属于纪念、庆祝性质的应请离退休老同志及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度准确无误。从有利工作出发做到提名合情合理不宽不严不错提不漏提。(六)编排分组。参加会议人员名单确定之后要对与会人员进行编组即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组以方便讨论问题。在进行编组时要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。(七)选定、布置会场。、选定会场。会场的选择要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下主要考虑下列因素:第一会场大小适中以每人平均~平米为宜。太大显得松散过小则拥挤。第二会场地点适中。第三会场附属设施齐全包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。、布置会场。不同的会议要求有不同的布置形式。座谈会会场要求和谐融洽纪念性会议会场要求隆重典雅日常工作会议会场要求简单实用。(八)制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类:一类是会议正式证件包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等另一类是工作证件包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片加盖钢印以防伪造。(九)发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后要尽早发出开会通知以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃备忘性好参加人数较多或比较庄重的会议宜发书面通知。口头通知特别是电话通知应拟一个电话通知稿以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后应及时检查并进行落实。(十)制定会议须知。会议须知的内容主要包括请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。(十一)负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的会议的与会者到达开会地点并通知会务单位。对于应该报到而未及时报到的应注意催促。报到完毕后应汇总情况向会议领导报告。(十二)会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议一般由办公室或业务处室工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处下设若干工作小组如秘书组、文件组、宣传报道组、交通组等明确分工各负其责保证会议顺利进行。

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