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小强升职记

lastkiss
2009-07-14 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《小强升职记pdf》,可适用于项目管理领域

《小强升职记》让我们一起成长时间管理|个人成长|GTDGTDLifecnHttp:wwwGTDLifecn有丰富的时间管理、个人成长、GTD经验分享。第二章让种子发芽种子要发芽需要种子的内在力量的努力。这个过程也许艰难但一定要坚持下去。让种子的生命力迸发让成长的过程持续下去!你了解了自己的时间使用状况下定决心要学习时间管理并找到了自己的职业价值观。那么现在勇敢地开始时间管理的征程吧。本章要向“老付”学习一些关键的时间管理方法包括:■“四象限法则”它可以帮助你判断事情的轻重缓急并告诉你如何做出有针对性的处理。■时间投资法看看你有多少时间资本怎样让这些时间资本创造最大的价值。■衣柜整理法这是时间管理的绝招涉及时间管理的全部流程将告诉你怎样为繁杂的工作事务分类怎样将新的事务加入自己的工作清单并有效处理等等。一、传说中的“四象限法则”(打通“任督二脉”之后)我们可以很忙碌但决不能有一点盲目。佚名老付终于出差回来了。那是一个万里无云的下午老付把玩着小强制作的精美的“价值观卡片”说:“看得出你在这玩意儿上下了不少工夫确实够漂亮的。怎么样?已经一个多月了你找到并确定好自己的价值观了吗?”“当然了看都按照你说的写在卡片上了。”小强得意地说。“很好那我们今天可以继续讨论传说中的‘四象限法则’了!”“等等老付什么是‘四象限法则’?为什么是‘传说中的’?我都听晕了。”“呵呵说它是‘传说中的’是因为我们身边十个人里有八个人都知道‘四象限法则’但是这八个人里没有一个能完全掌握并且很好地应用这个法则。”“难道我是那两个不幸者中的一个?老付什么是‘四象限法则’啊?”“没关系虽然你知道这个法则比别人晚但是我可以保证你是比他们更早将这个法则应用到日常工作中的。呵呵所谓‘四象限法则’是由著名管理学家史蒂芬科维(StephenRCovey)提出的一个时间管理理论把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分基本上可以分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。我在纸上画给你看。”时间管理四象限我们平时遇到的所有事情都可以放到这四个象限里进行研究这其实是著名的‘四象限分析法’在时间管理上的著名应用呵呵。那么为什么的人在工作中都不能很好地应用这个理论呢?那是因为他们虽然有了这本‘武林秘籍’却不知道要练此功必先打通任督二脉所以才导致他们无功而返甚至走火入魔。”“那我的任督二脉打通了吗?”小强迫不及待地追问。“早已让老朽打通了呵呵。”老付捋着下巴上根本不存在的长胡子。“所谓的‘任督二脉’指的就是如何评估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的紧迫程度。还记得吗?在我出差的那段时间里我们一起找到了你的职业价值观那就是你评估一件事情重要程度的标准而紧迫程度则是任务的时间底线。那的人之所以在应用这套理论的时候失败就是因为他们没有很好地解决这两个问题。那我想问问你假设你现在把一天的工作都分门别类地放到了这四个象限里你会将自己的精力放在哪个象限上呢?”“嗯让我想想如果是我的话我会将精力放在第一象限和第三象限上因为他们都是最迫切需要解决的事情是要立即去办的。”小强略微思考后说。(在一个错误的基础上做再多正确的事情都是没用的。)“这个答案值得商榷大部分的低效管理者都选择了和你一样的答案。他们天天在处理火烧眉毛的事情就像是救火队员一般那边出事了就赶紧跑过去应付这边出事了又立即赶回来处理。同时他们竟然还从这‘忙碌’中产生了一种‘成就感’真是让人啼笑皆非。这些事情是需要立即去办的没错但是他们并不值得你投入太多的精力和时间。要知道在一个错误的基础上做再多正确的事情都是没用的。让我们来具体地分析一下四个象限吧。”老付解释“四象限”第一象限:重要而且紧急。举例:处理某媒体对公司的负面报道、为孩子填报高考志愿等。这些事情必须马上去做否则后果将会非常严重。但是在你立即去做的同时你应该思考这样一个问题:真的有那么多重要而且紧急的事情吗?第二象限:重要但不紧急。举例:编写公司下季度的工作计划、制定家庭的投资理财策略、参加心理咨询师的培训等。这些事情虽然看起来不紧急但是我们可不能置之不理。如重要性二、重要但不紧急一、重要而且紧急三、不重要但紧急四、不重要而且不紧急紧迫程度果你现在不重视它它随时都会发展成重要而且紧急的事情比如说你已经发现了儿童牙刷这个细分市场还没有被竞争对手占领但是你将制定针对这个市场的产品策略放在第二象限迟迟不处理结果某一天你逛超市的时候发现哇竞争对手的儿童牙刷已经投放市场了。那么这个时候制定产品策略的事情就转移到了第一象限重要而且紧急。可见对待这个象限的事情即使没有立即去做的必要也至少要做一份时间计划表。你可以思考这样一个问题:如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限?第三象限:不重要但紧急。举例:办公室里的突然来电、临时会议等。这个象限里的开销是相当可惜而且无奈的忙了半天可能一点效果都没有包括你在内的很多人都会被假象所迷惑认为‘紧急’的就是‘重要’的。其实‘紧急’和‘重要’一点关系都没有。在这个象限我们应该思考这个问题:我们如何尽量减少第三象限的事务?第四象限:不重要而且不紧急。举例:看无聊的电视节目、一个人闲逛等。这个象限里的事情都是用来打发时间的仅仅当做前三个象限的调剂的话还说得过去如果过多地沉迷于这个象限我们的价值就会大打折扣。在这个象限我们应该思考这个问题:我们在工作中是否有必要进入这个象限?改造你的任务清单“前面是我对四个象限的介绍那现在小强啊请你把这周做的所有事情写在这张白重要性二、制定工作规划改进工作效能建立良好的人际关系思考:如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限?一、有期限压力的计划急迫的问题工作危机思考:真的有那么多重要而且紧急的事情吗?三、不速之客来访闲聊电话思考:我们如何尽量减少第三象限的事务?四、无聊的事盲目的事思考:我们在工作中是否有必要进入这个象限?紧迫程度纸上。”“好的幸亏我每天都记录下自己做的所有工作。”小强写下的清单临时的技术研讨会帮助同事解决他写程序时遇到的技术难题领导安排写一个项目说明文档对产品进行全面的测试看《火影忍者》连载漫画若干用于沟通的电话编写产品销售策略通过网络收看NBA转播安抚愤怒的客户归档自己的所有重要文件和领导一起去做产品推介会给办公室领A打印纸已发布的产品出现严重的BUG“你觉得现在可以把它们放入四个象限吗?”老付问。“好像⋯⋯有些困难有点儿老虎吃天无处下口的感觉。”“是的这也是几乎所有人遇到的问题所以我们要先对你的清单进行改造。你需要给你的清单多加上几个字段他们分别是:重要程度紧迫程度和优先级。具体的做法是:改造清单的方法◎先‘轻重’给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。◎再‘缓急’给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。◎最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’‘中’‘低’三种优先级。”改造后的小强清单重要程度紧迫程度优先级临时的技术研讨会不重要紧急高帮助同事解决他写程序时遇到的技术难题不重要紧急低领导安排写一个项目说明文档不重要紧急中对产品进行全面测试重要不紧急高看《火影忍者》连载漫画不重要不紧急低若干用于沟通的电话不重要紧急中编写产品销售策略重要不紧急高通过网络收看NBA转播不重要不紧急中安抚愤怒的客户重要紧急高归档自己的所有重要文件重要不紧急中和领导一起去做产品推介会不重要紧急低给办公室领A打印纸不重要紧急低已发布的产品出现严重的BUG重要紧急高将工作任务放入四个象限“接下来你就可以将它们放入四象限了。”“Ok我们将一周的事务放入四象限以后可以很清楚地看到你平时的工作主要集中在第三象限这也是你平时工作忙碌但是盲目的原因。我们对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理方法我来和你分享一下我处理这些事务的原则:老付处理四象限事务的原则第一象限:没什么好说的了立即去做!我们工作中的主要压力就来自于第一象限我们生活中的主要危机也来自于第一象限。第一象限就是一片雷区我们进入这个象限的次数越少越好。其实第一象限的事务都来自于第二象限没有被很好处理的事务也就是说这个压力和危机是自己强加给自己的。举个例子来说你可能不得不花整整一天的时间去陪重要客户逛街、吃饭、娱乐就是因为你产品的BUG给客户带来了极大的麻烦而你必须通过做这件重要而且紧急的事情去安抚客户。第二象限:有计划去做!我们应该将时间投资于第二象限不能因为它是不紧急的就不去处理。我们应该在第一时间对它进行任务分解并且制定时间表然后我们每次投入很少的时间就可以完成一项庞大的任务就像储蓄一样每天投入元钱好像做不了什么事但是坚持一段时间之后就可以做成大事。除此之外将精力集中于第二象限的价值还体现在如果你第二象限的事务能很好地处理的话会减少第一象限的事务。举个例子来说那天你正在仔细地对你的代码进行测试可是这时候女朋友非要拉着你逛大街这严重地分散了你的注意力打断了你的思路所以造成你没有测试出产品BUG的后果。如果你能将陪你女朋友逛街这件事做很好的安排的话那安抚客户这种重要而且紧急的事情就不会出现了。重要性二、重要但是不紧急对产品进行全面测试编写产品销售策略归档自己的所有重要文件一、重要而且紧急安抚愤怒的客户已发布的产品出现严重的BUG三、不重要但是紧急临时的技术研讨会帮助同事解决他写程序时遇到的技术难题领导安排写一个项目说明文档若干用于沟通的电话和领导一起去做产品推介会给办公室领A打印纸四、不重要而且不紧急看《火影忍者》连载漫画通过网络收看NBA转播紧迫程度第三象限:交给别人去做!我们应该清楚地认识到第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生。举个例子来说岳母打电话过来说想下午去逛逛街这时候你可以委婉地告诉她你确实想去陪她可是今天刚好有个会议需要你主持你可以立即联系你的老婆让她去陪你岳母逛街而你通过做晚饭来补偿她。这样你在上班的时间段内就可以将精力集中在重要的工作上了。第四象限:尽量别去做!这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体但是你不能在这个象限里投入自己太多的精力否则你就是在浪费生命了。举个不恰当的例子来说当你因为工作的事情身心疲惫的时候可以和老婆一起逛逛街或者去登山、下海等但是如果你将自己的大部分精力放在陪老婆逛街、讨老婆欢心上面那么你将失去你的事业也失去家庭稳定的基础。”终于轮到小强发言了他说:“老付你讲的非常有道理但是我有个问题不明白。”“什么问题?说来听听。”老付问。“好像这个‘四象限法’和你以前给我说的‘时段工作法’相互矛盾啊我到底应该用哪种方法呢?”“这个问题问得好呵呵。那你告诉我你想练九阳真经啊还是九阴真经?想从第一层练起呢还是直接练第九层?”“嗯⋯⋯其实九阴真经还是九阳真经都无所谓只要适合我练就行我当然想直接练第九层可是估计还得从第一层练起。”重要性二、重要但是不紧急处理方法:有计划去做饱和后果:忙碌但是不盲目原则:集中精力处理投资于第二象限做好计划先紧后松举例:陪女朋友逛大街一、重要而且紧急处理方法:立即去做饱和后果:压力无限增大、危机原则:越少越好很多第一象限的事情是因为它们在第二象限时没有被很好地处理。举例:陪客户逛大街三、不重要但是紧急处理方法:交给别人去做饱和后果:忙碌而且盲目原则:将你身上的“猴子”扔到别人身上。举例:陪岳母逛大街四、不重要而且不紧急处理方法:尽量别去做饱和后果:浪费生命原则:可以当做休养生息但是一定不能沉溺于这个象限举例:陪老婆逛大街紧迫程度“是啊同样的道理时间管理方法也是一样最重要的是适合你其实不管是‘四象限法’还是‘时段工作法’都可以大大提高你的工作效率。问题是当初因为你对自己的价值观以及时间管理都了解得不深所以才向你推荐‘时段工作法’。现在帮你打通了‘任督二脉’你就可以开始修炼‘四象限法’了。更何况以后还有更高级的时间管理功夫等着你去修炼呵呵加油吧!”“哇真是充满期待啊!老付我还有个问题我现在经常不由自主地将主要精力放在了第三象限和第一象限。走出第一象限的方法你刚才提到了就是集中精力处理好第二象限的事务。那么我该如何走出第三象限呢?”“要走出第三象限就得依靠‘猴子法则’了。”“猴子法则???”应用“猴子法则”走出第三象限“是的猴子法则。比尔翁肯(BillOncken)曾经提出一个理论叫‘背上的猴子’。翁肯教授有一次偶然发现自己在忙于加班的时候部属竟然在悠哉游哉地打高尔夫。这让他突然领悟到主管人员之所以时间不够用一个很重要的原因在于没有做好授权分责将太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上以至于永远在苦苦追赶工作进度。翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’而把他那独特的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。试想一下这样的情况:你在走道上碰到一位同事他说:‘我遇到麻烦了能不能和你谈谈?’于是你开始关切地听他讲述。结果这个问题果然很麻烦你听了半个小时才弄清楚是怎么回事而且还没法立刻给出建议于是你说:‘这个问题很复杂我现在没有时间和你讨论让我仔细想想回头咱们再谈谈。’让我们用猴子理论来分析一下这个过程。首先你和同事在走道上偶遇之前谁的背上有猴子显然是同事的背上。猴子不在你的背上你甚至不知道有这只猴子存在。接着你开始倾听同事的讲述这时同事背上的猴子悄悄向你的背上跨过来一只脚。然后听完同事的讲述你表示要仔细想想再和同事讨论。这时猴子便完全转移到了你背上。你接过了同事背上的猴子而同事则变成了监督者。此后他会不时跑来问你:‘那件事你考虑得怎么样了?’‘我们什么时候再谈谈?’⋯⋯我们虽然应该帮助遇到困难的同事但是也应该避免这样的情况:让他们把你当做他们自己猴子的收容站你收的愈多他们给的愈多到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰甚至没有时间照顾自己的‘猴子’。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率可这值得你沾沾自喜吗?你自己的事情完成得怎么样呢?如果你能让别人去抚养他们自己的猴子他们就能真正地管理自己的工作你也就有足够的时间去处理自己的事情。这就是猴子法则。”“噢听起来很有意思也很有道理哎。”小强若有所悟地说。“我们来做一个练习看看你能否顺利地甩掉自己身上的猴子。”老付说着拿出一张纸在上面写了几个问题。猴子法则练习题老板问:关于水利系统软件的那个项目想和你谈一谈。你回答:部属问:我们怎么解决项目预算超支的问题?你回答:同事问:我什么时候能拿到这个软件的操作说明书?你回答:老婆问:明天下午能否和我一起逛街?你回答:朋友问:这周六咱们一起去打羽毛球吧?你回答:父母问:家里的空调坏了换一个新的吧?你回答:“这些问题没有标准的答案只有答案的标准这个标准是:甩掉自己身上的猴子或者将猴子放回到他的主人身上。”老付写完后说。“这一招太强了!我经常都是猴子饲养员。现在我来试试甩掉身上的猴子。”小强说完埋头写了起来。小强的答案老板问:关于水利系统软件的那个项目想和你谈一谈。你回答:好的老板不过能否请你先发给我一份关于水利系统软件的资料?部属问:我们怎么解决项目预算超支的问题?你回答:你有什么想法?能不能先请你做一个删减成本的计划案?同事问:我什么时候能拿到这个软件的操作说明书?你回答:我已经让××去做了他会直接发给你。老婆问:明天下午能否和我一起逛街?你回答:老婆下个月结婚纪念日的时候我陪你逛一整天好吗?朋友问:这周六咱们一起去打羽毛球吧?你回答:好啊到时候你给我打电话有时间我一定去。父母问:家里的空调坏了换一个新的吧?你回答:行啊你们选好喜欢的品牌和款式到时候我去买。“真不敢相信光这样纸上谈兵我都感觉到身上的压力减轻了。我想有了这个绝招我一定可以走出第三象限的陷阱。”小强高兴地说。“你答得很不错看来你差不多已经掌握了‘猴子法则’了这样你一定可以走出第三象限。”老付赞许地说。第二象限工作法“好的小强当我们走出了第三象限之后需要考虑的下一个问题是:如何走入第二象限?第二象限工作法是四象限的核心和最终目的此前我们已经达成了几点共识:四象限法小结◎我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。◎我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。◎我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。◎我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。◎我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。◎我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的‘第二象限工作法’顾名思义就是我们要紧紧围绕第二象限开展我们的工作。关于这一点我不想说太多了我们还是务实一点修炼自己在第二象限工作的能力。首先我们既然打算将自己的精力投资在第二象限那么如何做到这一点呢?我们可以对第二象限的事务进行目标描述和任务分解。拿前面的例子来说重要但是不紧急的事务有:◎对产品进行全面测试。◎编写产品销售策略。◎归档自己的所有重要文件。接下来我们对这些事务进行任务的分解和目标的描述:目标描述和任务分解示例项目任务目标计划时间负责人是否达成开会研讨测试策略在测试方案上达成一致天小强编写测试大纲完成对产品进行完整测试的计划小时Kevin测试按照计划进行测试天小强对产品进行全面测试填写测试报告形成测试报告递交项目主管小时Jin针对产品做市场调研了解目标客户对产品的反应天John调查相同定位产品的销售策略了解主要竞争对手的销售策略和效果天Sean销售策划组开会讨论制定自己的销售策略天Fancy编写产品销售策略编写销售策略报告递交公司主管审阅听取意见小时徐磊制定文件归档方法找出效率最高的归档方式小时小强收集所需材料找到足够多的文件夹、标签纸等。小时小强归档重要文件归档将重要文件按照一定的小时小强归档方式整理这样做有下面几个好处:进行目标描述和任务分解的好处◎迫使我们将精力花在第二象限这在一开始是非常重要的。◎有利于将一个项目做细做的有计划时刻知道你下一步该做什么。◎明确任务完成的标准当达到标准的时候就可以放下你的心头大石减轻你的压力。◎有了工作时间的约束你可以明确地知道该任务是否造成了拖延原因是什么如何去避免。简单地讲就是消除时间管理的三大杀手拖延、犹豫不决、目标不明确对工作的影响。”“时间管理的三大杀手我赶紧写下来我要时刻提醒自己一定要战胜这三大杀手。”小强愤愤地说。(拖延、犹豫不决、目标不明确是时间管理的三大杀手。)“Ok做了简单的任务分解和目标描述之后还不够我们还需要通过一个表格来证明你确实已经将自己的精力放在了解决第二象限的事务上。小强请你在一个月内坚持填写这份‘四象限工作跟踪表’。”四象限工作跟踪表日期第几象限任务名称消耗时间“如果你能按照我的要求去做应该在一月之内你就会发现你每天的时间大部分都投资到了第二象限从而完成了工作重心从第三象限到第二象限的转移与此同时工作也将渐渐走上正轨。到那时你应该就已经完全掌握了‘第二象限工作法’。看吧其实不像传说中的那么难。”“嗯有老付的指点当然不是那么难了。我一定认真练习早日炼成‘九阳真经’!”二、把时间看成一种投资(从股票到时间的谈话)时间就是金钱时间就是生命富兰克林【美】“还在关注你的股票?”周一的早晨老付看到小强满屏幕的红色和绿色于是问他。“哦不好意思老付今天早晨的走势非常关键所以⋯⋯不好意思啊。”小强为自己上班时间看股票而脸红。“没关系其实我倒不是很在意你在上班时间看股票只是觉得那没有什么意义。我们应该做的是价值投资长期看好某个产业或者企业才是理性的投资之道。如果你每天去看就等于每天都要做一次‘买’或者‘卖’的权衡换句话说你每天都有可能做出一个让你投资失败的决定。”“看来老付同志对投资股票也有一定的研究?”“略懂呵呵。其实我懂的并不是投资股票而是投资本身的原则。就像我前面说过的我们要投资第二象限一样时间管理也是一种投资当然时间这项资本有它自己的一些特性。”“什么特性?”“比如:时间的特性◎供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的在任何情况下都不会增加也不会减少每天都是小时。◎无法蓄积:时间无法像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意我们都必须消费时间。◎无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌这就是说时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此时间是无法取代的。◎无法失而复得:时间无法像物品一样失而复得。它一旦丧失就会永远丧失。花费了金钱尚可赚回但要是挥霍了时间任何人都无力挽回。要想做投资首先就要了解自己手头到底有多少资本如果你有兴趣的话我们可以一起计算一下时间资本以及单位时间价值。来到我办公室来吧。”“好嘞!”小强高兴地答应了。时间资本及单位时间价值的计算“啪!”老付进办公室的时候把办公室门口挂的一块绿色的牌子翻了个面变成了黄色。“咦?这是什么意思?”小强不解地问。“哦每当我需要一个‘不被打扰的时间’时就会把这个牌子翻成黄色这样秘书就不会进来打扰我们了。来随便坐。”老付边说边坐到了沙发上。“原来是这样啊‘不被打扰的时间’?挺有意思的。改天有空聊聊不过我现在更关心的问题是时间资本就是我至少还拥有多少时间对吗?”“没错‘至少拥有’这个词用得很恰当因为谁也不知道自己能活多久呵呵⋯⋯不过既然我们一直在讨论与工作技能相关的问题那么就以退休那天为截止日期计算一下我们的时间资本。麻烦你拿一下笔、纸。”“好的!”小强赶紧拿过笔、纸展开在茶几上。“你打算什么时候退休?”“嗯不幸的话岁吧。”“现在的年龄?”“。”“你先看看这张表。”个人时间资本分析表退休年龄(A)现在年龄(B)工作日工作资本(A-B)×个工作日×小时至退休尚有工作资本休闲日工作资本(A-B)×个休假日×小时工作日休闲资本(A-B)×个工作日×小时至退休尚有休闲资本休闲日休闲资本(A-B)×个休假日×小时“我们可以根据这张分析表来计算你能够实际应用到工作中的时间资本。”小强的时间资本计算工作时间资本=工作日工作资本休闲日工作资本=(-)××+(-)××=小时≈年“顺便来计算一下你工作的这些年将要花在睡觉上的时间。”睡觉时间资本=(-)×天×小时=小时≈年“这个计算方法非常有意思让我想起硬盘的碎片整理功能它能将我们生命中不起眼的零碎时间整合起来然后像切蛋糕一样在我们面前展示出来。在你今后工作的日子里只有年是在工作有年是在睡觉其他时间是年。更典型的是有人曾统计过一个人活到岁时对时间的消费情况:睡觉年工作年个人卫生年吃饭年旅行年排队年学习年开会年打电话年找东西年其他年。”一个人活到岁时对时间的消费情况睡觉工作个人卫生吃饭旅行排队学习开会其他找东西打电话“想要计算单位时间价值的话仅仅知道我们的时间资本是不够的我们还需要知道我们自身的价值。虽然我个人非常讨厌用金钱来衡量一切但是就目前来看衡量自身价值的唯一可行标准就是我们的薪水。我们进行单位时间价值的计算目的是为了让我们能更好地把握自己的时间绝对不是拜金。”“我知道了咱们开始吧。”小强急切地想知道结果。“你的全年的薪水是多少?”“五万元左右吧。”“那么你的单位时间价值就是这样的。”小强的单位时间价值单位时间价值=工作年数×薪水/总工作时间=(-)×/≈元小时“如果你以后不加薪水的话每小时产生的价值大约是元你觉得怎么样?”“好像⋯⋯有点低。老付你平均每小时产生的价值是多少呢?”小强向老付投去艳羡的目光。“我大概是你的两倍吧。”老付故意说得轻描淡写。“那你能不能告诉我怎么样才能提高自己在单位时间内创造的价值呢?”“这个其实很简单你看看计算公式就明白了。要提高自己的价值无非通过两个途径:想办法升职提高你的年薪。这个就要靠你的实力和运气了。想办法减少你的总工作时间。这里面就牵扯到一些时间管理的技巧问题。如果你能在一开始的时候就懂得如何投资你的时间懂得如何让自己的每一分钟发挥超值的作用那么你就可以大大缩短你的总工作时间从而达到提高单位时间价值的目的。前面那个条件的主动权在你的老板手里而这个条件的主动权在自己手里如果老板不给你加薪的话为什么不自己给自己加薪呢?话说回来小强我将时间投资在你的身上可不要让我失望哦。”“放心吧老付我不会让你的时间白白浪费的!”小强有点受宠若惊地说。像巴菲特那样投资自己的时间“你既然已经玩了那么长时间的股票应该对巴菲特这个名字不陌生吧?”“太不陌生了他可是股神啊。他的传记我看过三遍了还有他每年写给股东的信也是在投资行业传播的金科玉律。我对他佩服得五体投地!”小强一下子来了精神。“那你一定知道他的五大投资原则是什么了?”老付问。“知道。就是‘找出杰出的公司’、‘少就是多’、‘押大赌注于高概率事件上’、‘要有耐心’、‘不要担心短期价格波动’。”小强很熟练地说出来。“我前面已经说过了投资股票和投资时间的原理是一样的因此巴菲特的投资原则也适用于投资时间。我们来探讨一下。第一:‘找出杰出的公司’。这个原则是基于这样一个常识:一个经营有方、管理者可以信赖的公司它的内在价值一定会显现在股价上。所以投资者的任务是在无数的可能中找出那些真正优秀的公司和优秀的管理者。那么时间管理也是一样我们也应该找出‘杰出的公司’。那些对我们很重要的事情以及那些能创造出更大价值的事情就是‘杰出的公司’。时间管理并不是追求在个小时里能做件事或者是件事时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。这个技巧我已经在‘如何找到自己的职业价值观’以及‘传说中的四象限法则’中传授给你了现在你应该可以很轻松地找到‘杰出的公司’了。时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。第二:‘少就是多’。巴菲特认为一个普通股民只要拥有家公司的股票就够了。因为买的股票越多你越可能购入一些你对其一无所知的企业的股票。而通常你对企业的了解越深你的风险越低收益就越好。放在时间管理的范畴内来讲面对每天的任务清单我们首先要做的不是匆匆忙忙地从第一个任务开始完成而是在任务清单里找出自己准备最充分并且最重要、最迫切的任务去完成。很多人的任务清单总是密密麻麻的把自己折腾得每天都焦头烂额其实完全没有必要。你可以想象一下你开车走在盘山公路上突然你的路被一堆从山上滚落下来的石头堵住了还好你自己和车都没什么事。这时候你需要将堵在路上的石头挪开你用了个小时把周围的小石头都清理干净了只剩下一块公分高的大石头堵在路的中间这时候你的车能过去吗?当然不能。那如果给你一个重来一次的机会你虽然费了九牛二虎之力但是终于用了个小时把那块大石头搞定了接下来只需要花个小时清理掉稍大一些的石头汽车就可以颠簸着开过去了。那么到底哪种方法效率高、效果好呢?这个故事告诉我们如果你不清理掉那的大石头即使清理掉了的小石头也是没有用的。因此每天早晨拿出当天的任务清单时要做的第一件事情就是找出当天的‘大石头’然后尽力‘搬走’它。那么我们如何去分辨哪块是‘大石头’哪块是‘小石头’呢?答案也很简单:大石头不是都摆在第一象限和第二象限了吗?第三:‘押大赌注于高概率事件上’也就是说当你坚信遇到了可望而不可及的大好机会时唯一正确的做法是大举投资。比如说老总让你负责一个万的大单这既是一个机会也是一个挑战。那么你应该立即将其他的事情暂时放到一边集中全部的精力来解决这件事情对它进行任务的分解和分配所有的周计划、月计划都应该围绕它来制定。具体到每一天来说就应该把握住一个‘要事第一’的原则不惜投入大量的时间在最重要的事情上这件事情不搞定的话其他事情一概不做。我们要坚信解决这件事情带来的回报会是非常可观的。第四:‘要有耐心’。巴菲特有一个说法就是短于年的投资是傻子的投资。因为企业的价值通常不会在这么短的时间里充分体现你能赚到的一点钱也通常被银行和税务局瓜分。我们完成一项任务也是一样的它所带来的结果是不会在当时就展示出来的我们可以评估某个任务会带来很高的回报但是我们仍然需要时间去证明它这样才有利于我们不断地修正自己的评估体系提高自己判断的准确率。投资就是为了获利投资股票是这样投资时间也是这样。第五:‘不要担心短期价格波动’。巴菲特认为既然一个企业有内在价值它就一定会体现出来问题仅仅是时间。我们在处理日常事务时也不要因为一些紧急而不重要的事情影响我们的心情。我们应当将自己的精力投资在第二象限即使我们会暂时无法处理一些紧急但不重要的事情但最终我们投资在第二象限的价值一定会体现出来。同时我们开始做一件很重要的事情以后就一定要坚持着做下去一定要把这件重要事情完成之后再去考虑做其他事情这对你效率的提高是非常有帮助的。”三、脑袋里只装一件事(小强的魔鬼特训出问题了)我并没有什么方法只是对于一件事情很长时间很热心地去考虑罢了。牛顿两个星期很快就过去了“魔鬼特训”进行得并不如想象中那么顺利。小强在快下班的时候敲老付办公室的门听到里面传来一声“进来”小强才走了进去。小强说:“老付我在执行魔鬼特训的时候发现了一些问题。”“哦?什么问题?说来听听。”老付放下手中的笔将视线转移到小强的身上集中精力想听听小强说什么。“我可以忠实地将自己的时间开销记录在时间日志上我也可以根据自己的价值观将日常的事务评估之后放入四个象限我还可以做到将自己的主要精力和时间投资在第二象限虽然从时间流量表来看成绩还不错但是我自己感觉在处理第二象限的事务时我有些不知所措常常不知道一项任务该如何下手。你能帮帮我吗?”“最好你能举个例子。”老付说。“拿‘制作产品销售策略’来说吧。这是一件重要但是不紧急的事情我打算在今天投入的精力去做这件事情可是当我泡好茶搜集完资料调整好情绪之后却发现自己不知道该怎么下手。在发愣的时候就会被别人打扰进而分散精力。虽然最后可以强迫自己去继续做这件事情但是效果非常不好。那种感觉就像是自己凝神聚气照着对方一阵拳打脚踢结果对方纹丝不动自己却气喘吁吁于是很快就失去了冷静。老付你说这是怎么回事?”为什么只装一件事?“如果要我说那就是你没有找到对方的‘命门’!”“那怎样才能找到对方的‘命门’呢?”小强追问老付。“先给你讲个故事吧世界上最紧张的地方可能要数只有平方米的纽约中央车站问询处。每一天那里都是人潮汹涌匆匆的旅客都争着询问自己的问题都希望能够立即得到答案。对于问询处的服务人员来说工作的紧张与压力可想而知。可柜台后面的那位服务人员看起来一点也不紧张。他身材瘦小戴着眼镜一副文弱的样子显得那么轻松自如、镇定自若。在他面前的旅客是一个矮胖的妇人头上扎着一条丝巾已被汗水湿透充满了焦虑与不安。问询处的先生倾斜着上半身以便能倾听她的声音。‘是的您要问什么’他把头抬高集中精神透过他的厚镜片看着这位妇人“您要去哪里”这时有位穿着入时、一手提着皮箱、头上戴着昂贵的帽子的男子试图插话进来。但是这位服务人员却旁若无人只是继续和这位妇人说话:‘您要去哪里’‘春田。’‘是俄亥俄州的春田吗’‘不是马萨诸塞州的春田。’他根本不需要行车时刻表就说:“那班车是在分钟之内在第号月台出车。您不用跑时间还多得很。”‘您是说号月台吗’‘是的太太。’女人转身离开这位先生立即将注意力转移到下一位客人戴着帽子的那位先生身上。但是没多久那位太太又回头来问月台号码。‘您刚才说的是号月台’这一次这位服务人员集中精神在那位戴帽子的旅客身上不再管这位头上扎丝巾的太太了。有人请教那位服务人员他是如何在如此繁忙混乱的工作中保持清醒和冷静的。那个服务人员这样回答:‘我并不是同时和很多旅客打交道我只是单纯处理一位旅客忙完一位才换下一位。在一整天之中我一次只服务一位旅客。’这个故事就是这样。小强告诉我从这个故事里你得到了什么启示?”“嗯从这个故事里我得到的启示是:脑袋里如果每次只装一件事可以将我从周围嘈杂的环境和重重的压力中解脱出来。我每天的工作总是要开很多的线程去做不同的事情就像美杜莎的头发一样互相纠缠在一起不仅严重影响了我的心情还让我感到压力重重。”“这也就不难解释为什么我总是听见你摔客户的电话并且做什么事情的时候都很着急好像尾巴被烧着了一样。”老付插嘴说了一句。“是啊因为我在和人说这件事的时候脑子里装着那件事所以我总想赶紧处理完这件事之后去处理另一件事。唉!我现在总算知道为什么生活节奏特别快的地方会流行‘发泄屋’这样的东西了我有时候真的想狠狠地给你一拳。”小强笑着说。“为什么这一拳是给我的?”老付身子向后一仰仿佛在躲那一拳。“因为活儿是你派给我的!”“可是压力是你自己给自己的啊!呵呵既然你都这么说了我再和你分享一个小故事当做对你的补偿。查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间曾经向管理顾问李爱菲提出一个问题:‘请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事我将支付给你任意的顾问费。’李爱菲于是递了一张纸给他并对他说:‘写下你明天必须做的最重要的各项工作先从最重要的那一项工作做起并持续地做下去直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序然后着手进行第二项重要的工作。即使任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间也不用担心。只要手中的工作是最重要的就坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作那么即使运用任何其他方法你也同样无法完成它们而且倘若不借助某一件事优先的次序你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时把它提供给你的部属采用。’数星期后史瓦寄了一张面额两万五千美元的支票给李爱菲并附言说李爱菲确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒钢铁公司后来跃升为世界上最大的独立钢铁制造者据说也是受益于李爱菲的那数句真言。小强告诉我从这个故事里你又得到了什么启示?”“老付这不都是你教过我的东西么?!”小强兴奋地说。“呵呵是啊写下第二象限优先级最高的事然后像巴菲特那样坚信自己的长期投资只要认为这是有价值的就集中精力去做当你集中精力做完这件事以后再去做下一件。不过其实这个故事给我最大的启示是最后那一句:‘将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时把它提供给你的部属采用。’时间管理并不是你个人的事情我们每天几乎的干扰都是来自于同事、上司。可以想象一下每天与同事、上司的接触就像是搭积木你是一个方块而别人都是三角形这样的积木能搭多高?能紧紧结合在一起吗?不能!除非你和同事都是方块或者都是三角形才能够产生合力紧紧地联系在一起做到合作无间。这应该是时间管理的最高境界了。”“那说到底脑袋里只装一件事到底有什么好处呢?”小强问。“脑袋里只装一件事也就是一时一事。至少有这么几个好处:“脑袋里只装一件事”的好处专注。当我们集中注意力于某一件事的时候我们会放下和忘记其他的事情同时大脑会努力搜索和当前这件事相关的任何信息这将大大提高我们的创造力。成就感。我一般都会把自己每天要做的事情写在一张纸上标上优先级然后选择一个自己感兴趣的或者已经准备得比较充分的来做。做完一件在纸上划掉一件做完一件划掉一件⋯⋯这样我总是能保持一个旺盛的斗志因为我亲眼看着我的任务在一件一件地被消灭我在不断地接近成功。伤其九指不如断其一指与其每件事都做到一半不如将每件事情完全做完这样做起事来更开心更有成就感。摆脱压力。压力都是自己给自己的我们的压力来自于我们知道可能还有件事在等着我们去做。那能不能想象一下如果有个盒子能让我们把所有的杂事都从脑袋里取出来放到盒子里面然后每次从盒子里取出一件事放到脑袋里去处理做完之后扔掉。然后拿出第二件事情放到脑袋里处理做完之后扔掉。在这样的情况下你还会有那么大的压力吗?更好的结果。相信大家都有这样的体验:当我们集中精力去做一件事情的时候就会觉得思维很活跃因为脑电波在没有受到干扰的时候可以很清晰、很有逻辑地去思考。所以当我们排除了干扰脑袋里只剩下一件事的时候我们会有更好的逻辑思维和创造力这样我们不难得到更好的结果。”“哇放入盒子清空大脑取出一件事处理扔掉再取出下一件事⋯⋯多惬意的工作方式啊真希望能早点学会这个本领!不过老付我应该取出哪一件事放在脑袋里呢?”脑袋里只装哪一件事?“呵呵这个问题问得好脑袋里只装哪一件事呢?我认为应该是‘下一步行动’。”“什么是‘下一步行动’?”小强问。“你前面说过面对‘制作产品销售策略’这样一个第二象限的重要任务你手足无措是吧?那你分析过原因吗?”“原因?嗯⋯⋯我想大概是因为我没有制作这样一个销售策略的经验吧。”“我觉得不应该是这样我们一起讨论过这个策略很多遍并且我也给了你一个范本你应该可以很轻松地写下来。我能分析一下你当时的心理活动吗?”老付向小强投去询问的目光。小强耸耸肩算是许可了。“摆好咖啡打开电脑先想想要干什么事。哦对了是制作销售策略。嗯该怎么写呢⋯⋯到底该怎么写呢⋯⋯老付那里有一些资料也不知道是否用得上要不然在网上搜搜有没有什么用得上的。哦差点忘了今天早晨有火箭的比赛啊打开文字转播看看比分吧⋯⋯这个销售策略也够难写的从哪里开始写呢⋯⋯糟糕分钟都过去了还一个字都没动呢我的效率怎么这么低呢!我以后一定要想办法提高自己的效率⋯⋯小王上线了问问他关于昨天产品跟踪的事情吧⋯⋯”老付边模仿着边说。(造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把“项目”当成了“行动”。)“老付你不是在我桌上安了监视器吧?”小强简直惊呆了瞪圆了眼睛看着老付。“呵呵造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把‘项目’当成了‘行动’!什么是项目?像‘制作产品销售策略’就是一个项目为什么说它是项目?就是因为它并不是一个单一的行动而是由若干个单一的行动所组成的就像线是由点组成的面是由线组成的体是由面组成的一样。那什么是行动呢?行动就是可执行的步骤。‘制作产品销售策略’是个项目而‘找到产品的品牌定义’、‘找出产品特色’、‘用swot分析法进行简单的分析’这就是单独的行动。项目与行动项目行动找到产品的品牌定义找出产品特色用swot分析法进行简单的分析制作产品销售策略列出文档大纲你可以自己去体验一下当你去思考‘如何制作产品销售策略’的时候就会比较迷茫感觉千头万绪注意力始终集中不起来但是当你思考的问题是‘找到产品的品牌定义’的时候你会立刻从你的资料库中寻找这个问题的答案。我说得对吗?”“很有道理!”“那咱们一起来做几道题看看你能否分辨出什么是项目什么是行动。”以下项哪些属于“项目”哪些属于“行动”?去挑选一支鱼竿计划周末旅行制作家庭理财计划准备周一会议自己建立一个博客建立研发小组奖惩制度学习时间管理在家里开party准备研究生考试谈判(答案将在后面揭晓看看你能答对几道呵呵。)老付没有立刻去看小强的答案而是继续往下说道:“我们刚刚明确‘行动’的定义那么什么又是‘下一步行动’呢?它的定义是:任何已经确定的、需要分钟以上才能解决的下一个单一行动。我每接手一个项目或者每当从第二象限取出一个项目的时候我总会问自己一个问题:‘下一步行动是什么?’为了解答这个问题我会在纸上先将项目分解成若干‘行动’然后去找到‘下一步行动’然后去执行它。执行完以后再去找下一个‘下一步行动’就这样整个项目就在‘下一步行动’的驱动下顺利完成了。我强烈建议你养成这个习惯:任何时候都问自己‘下一步行动是什么?’要知道任何复杂的项目都是由简单的‘下一步行动’组成的就像一个很大的毛线球只要你找到它的线头顺着线头总会把毛线理顺的。可以这样说‘下一步行动

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