声像档案管理办法
一、为了加强声像档案管理科学化、规范化、
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化，提高声像档案质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，特制定本办法。
二、声像档案是指主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录本所在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是我所全宗档案的重要组成部分。
三、按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和《中国科学院档案管理工作标准》及《声像档案建档规范》的有关规定，声像档案必须由所综合档案室集中统一管理。任何部门或个不得以任何借口据为己有。
四、声像材料形成部门（或人）负责完成声像材料的形成、收集初步整理和归档工作。
五、综合档案室负责指导、监督、检查本所声像档案材料的形成、积累、整理和归档工作，负责声像档案的接收、再整理、保管和提供利用工作。
六、声像档案的收集归档
1．收集原则
为了保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全，在收集工作中应遵循“以我为主，突出主
题
快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题
，质量精良，内容齐全”的原则。
2．归档内容：
2.1 记录本所主要职能活动和重要工作成果的声像材料；
2.2 领导人和著名人物参加与本所有关的重大公务活动的声像材料；
2.3 本所组织或参加的重要外事活动的声像材料；
2.4 记录本所不同时期的历史基本情况、地理概貌、的声像材料；
2.5记录本所知名人士、著名科学家等名人重要活动的声像材料及宣传资料；
2.6 记录本所各种重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；
2.7 其它具有特殊意义和长久保存价值的声像材料。
3．归档要求
3.1 凡属归档范围的声像材料，必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后负责收集、整理，并附上文字说明，及时向综合档案室移交。
3.2 照片与底片必须影像一致，同时归档。
3.3 归档的数码照片，必须是原始版，不能进行技术修改；选用只读光盘作为存储载体。
3.4 归档的声像材料，必须内容完整、图像清晰、声音清楚，载体不磨损、划伤。
3.5 移交声像材料应填写档案移交登记表。
七、声像档案的整理
1．声像档案的整理应遵循有利于保持声像档案的有机联系，便于保管、有利于提供利用的原则。可按载体类别-年度-问题分类，保持分类
方案
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的稳定。
2．声像档案整理前应对声像材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。
3．声像档案的保管期限应参照与其相关的文书、科技、基建等档案的保管期限表确定；按涉密程度标注密级，遵照国家相关保密制度规定执行。
4．照片档案的整理按专题或事件进行组册，册内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。
5．照片、底片册的规格及芯页各项内容的填写要求按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）标准执行。
6．数码照片应按事件建立文件夹，存放一组联系密切的数码照片。按年度刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光碟类型（CD-R、DVD）等。
7．除胶片照片档案外，录音录像带、电影胶片、光盘等载体的声像档案都要放入相应的载体盒保存。
8．归档的声像档案都应拟写归档文字说明：录音录像带等磁性载体应注明录制者、录制时间、内容、密级、带长（时间）等事项；光盘应注明存储文件的内容、格式、密级、制作日期、制作者光盘类型等事项；电影胶片的文字说明应注明拍摄者、拍摄时间、片名、内容、密级、带长（时间）等事项。
9．声像档案按载体类别—年度—保管实体顺序编号，即盒（盘）号，并填写每个保管实体的说明标签，贴于保管实体外盒的适当位置，保管实体上标明盒（盘）号。
10．除胶片照片档案外，不同载体的声像档案分别编制档案目录。档案目录包括盒（盘）号、内容、制作者、制作日期、密级、保管期限、参见号、备注。
八、声像档案的保管和利用
1．声像档案按照不同载体类别分开排列保管。
2．声像档案库房除具备一般档案库房的安全保管条件外，应远离能够形成磁场的电器设备、设施。
3．声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压。
4．永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。
5．声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每十年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
6．声像档案未经鉴定和批准，任何部门不得擅自消磁和涂改；如需复制，应办理批准手续（形成部门除外）；声像档案的鉴定、销毁应严格按有关规定执行，报经所主管领导批准后，方可销毁和处理。
7．综合档案室严格执行档案借阅制度。原版声像档案不得外借。
二○○六年十月修订
声像档案归档范围
1．本所召开的重要会议（如党、团代会、职代会、专题会议、表彰会议等）形成的声像材料；
2．党和国家领导人、全国人大代表、上级机关党政领导人视察、检查本所工作形成的声像材料；
3．本所名称牌匾的照片；
4．反映本所不同时期的历史基本情况的录音、录像材料；
5．反映本所科研活动、重大项目进展及成果获奖、产品推广等情况的声像材料；
6．本所重要集会和重大纪念、庆祝活动形成的声像材料；
7．本所组织的重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声像材料；
8．本所历届主要领导人、院士、知名科学家及省级以上劳模、先进工作者、标兵的照片、必要的工作、活动记录；
9．本所荣获地、市级以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片；
10．本所发生重大自然灾害、重大事故、重大事件的现场照片、录像材料；
11．反映本所园区变化和基建工程的基地原貌、奠基仪式、竣工落成典礼、交付使用的声像材料；
12．涉外活动中（包括出国考察、参观、访问、与国外签订
协议
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、
合同
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等）形成的声像材料；
13．外国领导人、友好人士及各种代表团来所参观、访问、考察、洽谈等活动形成的声像材料；
14．国内外著名专家学者、知名人士、英雄、模范人物在本所讲学、报告时形成的声像材料；
15．本所举办、召开重大国际学术会议；
16．参加或出席国内外重大学术活动或被授予荣誉称号所形成的声像材料；
17．购置、引进大型科研仪器设备开箱、验收、安装、调试、运行过程形成的声像材料；
18．保密质量认证等科研管理工作形成的声像材料；
19．重要的股东会、董事会、监事会等会议的声像材料；
20．技术交流、商务洽谈、合同协议签字仪式形成的声像材料；
21．其它具有特殊意义和长久保存价值的声像材料。
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