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秘书实务电子教案.ppt

秘书实务电子教案

yaya
2009-07-04 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《秘书实务电子教案ppt》,可适用于高等教育领域

秘书实务电子教案秘书实务电子教案聂振华(副教授)主讲第一讲 绪论第二讲      秘书素质与可持续发展第三讲    秘书素质第四讲    秘书的晋升与发展第五讲    秘书职业道德与行为规范第六讲       秘书行为规范第七讲 综合实训与作业第八讲   秘书工作环境第九讲秘书工作的中观环境和微观环境第十讲秘书的日常事务工作(一)第十一讲秘书的日常事务工作(一)第十二讲秘书日常事务工作(二)第十三讲秘书日常事务工作(二)第十四讲    秘书日常事务工作(三)第十五讲    协调工作第十六讲    材料阅读与技能训练第十七讲    接待工作第十八讲    接待工作技能训练第十八讲    信息工作第十九讲    调查研究第二十讲    综合技能训练第二十一讲    信访和值班工作第二十二讲    会务工作概述第二十三讲    会议的组织第二十四讲    会议组织的资料阅读和技能训练第二十五讲    会议的管理第二十六讲    秘书的办文工作第二十七讲    技能训练第一章 绪论教学目的和要求:掌握秘书的定义和分类了解秘书学的产生和研究对象理解秘书学的特征与研究方法  教学重点和难点:秘书的含义、分类和层次秘书学课程概述教学方法:讲授法、启发法教学课时:两课时一、秘书的定义、“秘书”的出处()《汉书·刘向传》:“诏向领校中五经秘书讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技无所不究。”()《晋书·荀勋传》:“得汲冢中古文竹书诏勋撰次之以为中经列在秘书。”()《后汉书·郑玄传》:(郑玄)“遂博稽六艺粗览传记时睹秘书纬术之奥”。、狭义秘书定义   专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。、广义秘书定义   位居领导人身边或领导机构中枢从事办公室事务办理文书联系各方保证领导工作正常运转直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。   据此在我国秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办公、办会、办事主要职责是辅助管理、综合服务。二、秘书的分类、秘书的纵向分类中国:()初级秘书    ()中级秘书    ()高级秘书日本:()见习秘书    ()初级秘书    ()中级秘书    ()高级秘书美国:()LS级、LS级、LS级、LS级    ()LR一级秘书、LR级秘书、秘书的横向分类()商务秘书()教学秘书()司法秘书()医务秘书()政务秘书……三、秘书学的产生、研究对象及其性质、秘书学的产生   秘书作为古老的职业门类在我国有着悠久的发展历史但秘书学作为一门科学是年代以后才在我国兴起大致经历了以下几个阶段。()现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。()秘书职业化阶段。()秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。()秘书学形成的阶段。年代初出现秘书学理论研究的热潮主要标志:()秘书教育大发展初步形成了我国多层次多渠道多形式的秘书人才培养的网络。()秘书工作组织的成立从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。()秘书刊物的出版发行中共中央办公厅《秘书工作》上海大学:《秘书》、秘书学的研究对象  关于秘书学的研究对象至今大致有以下几种说法 ()“秘书工作”说:“以秘书工作为研究对象是研究秘书工作的产生、发展、  特点、任务、原则和方法的巧新科学。()“辅助管理说”:概括地说秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门  科学。()“对象多元说”:概括说秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。()秘书活动说:即学科对象应为秘书活动所谓活动就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为。秘书活动的基本要素:秘书人员主体秘书工作客体是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作才能显示出自身的存在价值。秘书方法中介要素包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。领导意图潜在要素是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。秘书环境外在因素包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。三、秘书学的特征与研究方法、秘书学的性质和特征性质:秘书学是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。特征:()知识的综合性    ()理论的应用性    ()学科的群体性、秘书学的研究方法()理论联系实际()运用比较的方法()注重对其他学科尤其是相关学科的研究()高校教师与秘书工作者合作 第二章秘书素质与可持续发展教学目的和要求:     掌握秘书任职的资格与条件     懂得如何准备应聘材料     了解秘书应聘的方式与技巧     理解秘书在试用期内的工作要求 教学重点和难点:秘书的任职资格和条件秘书应聘技巧和方法 教学方法:        讲授法、启发法、案例法  教学课时:        两课时一、秘书的任职资格与条件       、通过具体的例子让学生了解秘书的任职资格与条件 例:                      诚 聘               三盛集团是一家跨区域、多元化的集团公司投资涉及塑料、化工制造、金融、房地产等多个领域。目前在福州已成功开发有“三盛·果岭生活”、“三盛·巴厘岛”、“丽景天成”等地产项目并有万M的地产储备项目正在陆续开发。现因业务发展迅速诚邀英才加盟。本公司提供富有竞争力的薪酬福利待遇。     、秘书    本科学历中文、工商管理或房地产经营管理专业形象气质佳综合素质较高有二年以上大型房地产开发企业相关工作经验熟悉办公软件。例:             工学院招聘启事     因工作需要北京大学工学院拟公开招聘教学秘书一名负责工学院本科生、研究生教学管理的具体事务及相关事宜。试用期个月试用合格后按北京大学聘用人员有关规定办理。     工学院的情况可参见:http:coepkueducn一.招聘条件:、本科或以上学历贯彻执行党的路线、方针和政策、有较强的中英文口头和书面交流能力英语达到六级水平、具有较好的沟通协调能力和应变能力、工作态度认真责任心强能较好地与人相处共事并有吃苦耐劳精神、具有计算机操作基础知识熟练掌握Office系统和相关办公网络系统、身体健康、具有北京市户口。二.报名办法:、需提交申请人个人简历    个人简历请发送电子邮件至:liuwencoepkueducn、初选合格者将通知面试应聘材料恕不退还    面试时请带上毕业证书、学位证书及其他相关材料(培训经历、获奖证书等)原件、报名截止日期:年月日。                                                         北京大学工学院                                                          年月日例:                宝洁公司招聘   宝洁公司时世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一北京宝洁公司正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。经人事部全国人才流动中心批准现诚聘以下人员:   研究开发部秘书人   MainResponsibilities:   ProvidesecretarialadministrativesupporttothePGDepartmenttofacilitateitsdevelopmentofnewproductsandtechnologiesWorkwillincludesecretarialduties(travelandmeetingarrangements,typing,filingect)actingasakeycommonicationfacilitatorforregionalandglobalPGcolleaguesandmayincludemanagementofindependentadministrativeprojectsforthedepartment   Requirements:   collegegraduateorvocationalschoolgraduate   yearsecretarial   GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglishMandarin   HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel,etc   ……、通过具体的用人信息得出结论()用人单位对“硬件”毫不含糊。在需方人才市场上招聘单位对求职者的年龄、生理条件、学历、专业技术水平等硬指标要求相当严格。对秘书比较传统的三项要求是文笔、英语和现代办公设备的使用能力这些要求近年已经逐步量化为硬件。()软件条件绵里藏针。所谓“软件”是由那些“良好的”“熟练的”、“Good""fluency""Energetic""effectively"等等词汇来体现的二这可以说是高难标准。()“第二专业”不可或缺。几乎所有的招聘启事都先介绍自己的业务范围这是在告诉谋职的秘书本单位所需要的专业知识和技能。“有相关专业工作经验者优先考虑”的声名表现了招聘单位对应聘秘书的专业工作经验越来越重视。()“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求所以标准比较清晰。比如身高、学历、英语级别等。“软件”作为共性的要求反而模糊像人际关系、综合素质、气质人品等。()近年来招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的诉求逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。二、秘书的应聘、准备相关的应聘材料(!)学历证明:毕业证书、学位证书()求职申请:即自荐书()推荐信:这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定一般涉外企业机构比较重视推荐信或许还有印好固定格式的推荐信表需要一至两份。()履历材料:可以视表格也可以是文章材料()求职申请表:有的招聘单位印制了此表要求应聘者事先填写以简捷明确地了解欲知情况。()身份证、工作证、求职证等必要证件()相关证明:如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入书、驾驶执照等。、应聘的预约()要明确联系目的弄清楚招聘启事上没有写明、而你又想知道以决定自己是否应试的问题。如果是电话预约要表示出感兴趣、愿意一试的态度不要犹豫或吞吞吐吐。()事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简要回答对方没有问及你不必说。如果问到要简单明了对答从容。()也许你感觉谈话十分成功即便如此对方不问你也不必非让对方知道你是谁。询问情况的人不止一二对方不可能一一记住你也不必显得过分渴望这份工作。()根据电话中随时记下公司的情况以及在电话中感觉到的公司人员的素质水平通盘考虑是否进一步应试。、面试的技巧()态度自然放松  ()穿着适合那份工作的服装  ()以你最好的一张脸前往    ()不要带那些叮叮当当作响的道具  ()走进去时保持站立的姿势  ()把主试官当成一个朋友  ()让主试官感到自在   ()倾听并且发问  ()对自己充满信心 ()注意你的第一印象 三、秘书在试用期内的工作注意事项()如果有些你关心的问题在面试中你没好意思问清楚在试用前必须向有关人员询问。比如你的报酬(试工期和录用期的)、待遇、具体的工作部门和工作内容等。()详细了解单位有关的规章制度和纪律要求不要等自己因为不了解而违犯了某项制度再由领导来申明。()坦率的向直接领导讲明自己必须说明的情况以免出现问题造成误解。()尽快进入角色尽早熟悉工作尽量减少因为自己生疏和不熟练造成的工作不顺利。()新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标一定保持沉稳避免热情过度做事适可而止注意观察体会工作环境和氛围。()试用应当说是对双方而言的。所以在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作对自己来说这个供职单位是否有发展前途这份工作是否有发展前途。()适当的时候向自己的直接领导表达自己对这份工作的满意表明自己希望被录用的意愿。如果你不是这样的感觉就更要及时表示。秘书素质教学目的和要求:了解秘书的性格特征和思维类型熟悉秘书的气质掌握秘书的创造性思维掌握秘书修养、职业道德和能力要求的相关知识教学重点和难点秘书修养和职业道德、能力教学方法:讲授法、启发法教学课时:两课时教学内容:一、秘书的气质、性格思维类型及心理、秘书的气质()气质概念内涵   指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。具体表现为人的活动的速度、强度、持久性、灵活性、指向性。()气质的特点   遗传性、稳定性、可变性、外显性、差异性。()气质分类法 A、我国古代根据五行分类法把气质分为金、木、水、火、土等五种类型各有其特点。 B、巴甫洛夫高级神经系统活动理论把人的气质分为冲动型、活泼型、安静型、抑制型四种类型。 C、希波克拉特的“体液说”把人的气质分为胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质四种类型并对几种类型的动力特征作了分析。()哪种气质适宜从事秘书工作 A、我国古代根据五行分类法把气质分为金、木、水、火、土等五种类型各有其特点。 B、巴甫洛夫高级神经系统活动理论把人的气质分为冲动型、活泼型、安静型、抑制型四种类型。 C、希波克拉特的“体液说”把人的气质分为胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质四种类型并对几种类型的动力特征作了分析。()哪种气质适宜从事秘书工作、秘书的性格()性格类型的划分  从心理机能类型划分为理智型、情绪型、意志型  从心理表现方向性划分为内向型、外向型()性格形成的影响因素   A、遗传因素、生理因素是前提条件   B、后天的社会实践是决定性条件()性格分野理论性格有优劣之分常常以鲜明的对比形式表现如:自信  与  自负自尊  与  自卑谦虚  与  骄傲坦荡  与  狭隘幽默  与  刻板秘书应对性格分野理论把握了解优良性格的特质和表现培养优良的性格摈弃不良的性格。秘书的性格健康标准A现实态度B独立性C关爱他人的能力D情绪的控制能力E有长远打算F休息G对他人的宽容和谅解H不断学习和培养情趣、秘书的思维类型()发散性思维与聚敛性思维()单一化思维和多样化思维()后馈思维与超前思维()横向思维和纵向思维()定性思维和定量思维()求同思维与求异思维、秘书的心理()秘书的心理特点:甘于默默无闻、乐观谦和积极向上()秘书获得心理健康的方法A要树立正确的人生观:      只有树立了正确的人生观才能正确对待工作与生活中出现的各种矛盾、困难和挫折对外界环境产生适当的行为反应保持良好的心理状态。B、要确定适度的抱负水准:      要在充分认识自己的基础上将自己的抱负与所从事的工作结合起来力求在完成工作目标的过程中去实现自己的理想抱负。C、要创造良好的人际环境:      只有清醒认识到自己的人际关系状况形成正确的自我意识宽容待人乐于合作才能创造良好的人际关系环境促进心理的健康发展。D、要及时调整不良心理:      要自觉调整和克服不良心理因素的影响形成正确适度的行为反应维护心理健康。E、要参加各种有益活动:      积极参加有益的文体活动对克服不良心理维护身心健康大有好处。二、秘书的职业道德和能力、秘书的职业道德()言德。能直陈己见实话实说而且言之有物言之有据言之有理言而有信不搞言之无物言过其实和阿谀奉承。()书德。能秉笔直书实事求是有喜报喜有忧报忧。不做表面文章不搞文字游戏不矫揉造作不粉饰太平。()行德。能令行禁止有行必果办事扎实待人诚实为人朴实谦虚恭谨礼让客气自尊、自爱、自重甘当配角甘作绿叶勇于奉献淡泊名利。简言之就是:勇于奉献淡泊名利直陈己见实事求是。、秘书的能力()智能方面A敏锐的观察能力B良好的表达能力C出众的记忆能力D自如的社交能力E良好的沟通能力()思维能力方面A深刻的思考能力B全局的综合能力C周密的分析能力D巧妙的应变能力()组织能力方面A八面玲珑的协调能力B点面兼顾的计划能力C运筹帷幄的调度能力D高效可靠的管理能力秘书的晋升与发展教学目的和要求:了解秘书晋升工作的现状理解秘书可持续发展的含义教学重点和难点:秘书的培养和可持续发展教学方法:讲授法、启发法教学课时:两课时教学内容:一、秘书晋升工作的现状   秘书的晋升依赖于秘书职业等级的建立。只有在秘书职业中建立明确的职业等级名称建立逐级提升的制度办法秘书的晋升才能顺理成章。目前秘书作为一种职业整体上看等级是相当模糊的。、社会中不同的秘书等级现状()按行政级别来确定等级(行政单位、工厂企业)()初级秘书和高级秘书(公司、企业、饭店、商社)()一秘、二秘、三秘(外交工作)、晋升的可能和晋升的实际困难()缺乏正常合理的晋升制度()晋升职位少、晋升工作的推进()职业职称的考评()执证上岗二、秘书的可持续发展、秘书的培养()培养目标A、秀才型人才B、通才型人才C、通才-专才型人才D、专才型人才E、管理型人才()培养途径A、自我培养a职业能力的培养b兴趣与爱好的培养B、外界培养a教育(学校教育和继续教育)学校教育:全日制高、中等学校、成人高校、各种培训的秘书专业或秘书学课程继续教育:第一、从实际出发根据本单位秘书人员的工作需要文化程度等状况按照不同专业、不同层次的要求有针对性的举办不同类型的培训班第二、所学课程要具体实用。基本原则是干什么学什么缺什么补什么不求全面高深但求学得进用得上回单位后能促进工作第三、培训形势灵活多样不拘形式既可集中一段时间实行岗位培训又可安排若干单位时间请有关行家作专题报告在条件许可时可派中青年秘书到大专院校进修。第四、学习重要法规和操作技能可采用生动活泼得形式如进行某种法规的知识竞赛、打字比赛等。b环境(形成一个优化群体)、秘书的可持续发展()对秘书发展两种截然不同的观点A、这门职业很快会萎缩或消亡B、这门职业会很快的发展壮大()保证秘书这门职业可持续发展的两点重要因素A、完善的专业化:秘书在现代社会发展中必须确立本职业的专业知识技能   和素质即职业资质B、持久的永业化:逐步建立稳定的秘书队伍合理的秘书人才结构教学后记:秘书职业道德与行为规范教学目的和要求:了解秘书职业道德的内涵理解秘书职业道德养成的渠道教学重点和难点:秘书职业道德养成的方法教学方法:讲授法、讨论法、启发法教学课时:两课时教学内容:在现代社会职业对于人们至少具有三层意义:首先职业是人们生存的基础与条件其次职业是我们承担一定社会角色的标志第三职业是大家实现自身价值的手段。因此可以说职业既是一个人安身立命的根基也是证明个体生命的社会存在、实现个体自身价值的基本方式。秘书职业道德秘书职业道德经历了长期的历史积淀和发展演变现代职业秘书职业道德包括遵纪守法、爱岗敬业办事公道、合作共赢甘于平凡、合理展示自尊自重、克勤克俭诚实守信、保守秘密等基本内容。在我国经济社会处于转型时期的今天强调秘书职业道德要求与功用具有非常积极的现实意义从秘书职业自身良性发展需要来看强调职业秘书的职业道德又具有深远的历史意义。一、道德与职业道德、道德:道德是一种具有内省式、约定俗成式特征的行为约束机制。它是一种社会意识形态是人类社会在共同生产、生活过程中形成的对社会成员普遍产生约束和团结作用的行为准则。它与法律、规章制度既相区别又互相联系互为补充共同调整人们的现实利益关系。其区别在于:产生时间不同:道德早于法律法律在阶级、国家出现以后才出现设立标准不同:道德按圣人标准设立法律按凡人标准设立依靠力量不同:道德依靠内在良心和外在舆论力量法律依靠国家强制力起作用内容与作用范围不同:法律只针对触及法律的行为道德范围比法律广泛、深入。道德与法律、规章的联系表现在:其作用两者相辅相成、相互促进、相互转换其内容相互重叠、相互交叉。我国历来有重视道德伦理的优良传统中国古代“君君臣臣父父子子”就是一种典型的社会成员普遍遵守的伦理道德规范。韩非子《五蠹》云:“上古竞于道德中世出于智谋当今争于气力。”“道德”与“智谋”、“气力”并举孰先孰后我们的先祖早就有了自己的价值判断和取舍原则。因此古人说:“天下为公惟有德者居之。”演变至今“德才兼备”已成了各种社会组织、各种团体选拔和任用人才的基本标准。而其中“德”无疑是第一位的。我国公民基本道德规范则是:爱国守法、明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献。、职业道德:职业道德是人类社会道德体系中的重要组成部分是社会发展到一定阶段的产物。广义上的职业道德包含人们对国家、对民族、对社会、对民众友善的态度与道义上的责任意识。狭义上的职业道德是指一定行业的从业人员在本职工作中所应遵循的道德规范是担负一定社会职责和义务的职员应当遵循的具有行业特色的道德准则是对某一职业从业人员约定俗成的以善恶进行评价的心理行为约束机制和行为规范的总和。随着社会分工的逐渐细密化尤其在现代市场经济社会任何职业人都不是孤立的存在任何人的职业行为都要接受他周围人信念、习惯和社会舆论的品评和议论。职业道德就是本单位、本组织、本部门领导、同事评判是非、辨别好坏的标准和尺度之一通过品评和议论能有效地促使人们不断增强职业道德观念不断提高生产、经营、管理和服务水平。二、我国秘书职业道德的基本传统如上所述注重道德修养、讲究职业道德是我国优秀文化传统的重要内容。研究我国古代秘书职业道德思想对理解现代职业秘书职业道德有一定的参考价值。纵观我国秘书发展史可以说以儒家伦理为内容主体兼容并收其他各家如墨家、道家、法家等伦理道德思想的精华在我国古代秘书从业人员中形成了以“忠、信、义”为核心内容的秘书职业道德思想与甘当幕后英雄、重义轻利的行为准则。“忠”是指忠诚。“鸟择木无木择鸟”“良禽择木而栖贤臣择主而仕”。古人认为君子遇事之时应找准能使自己聪明才智得到最大程度发挥的位置君子应当选择明主、贤君。一旦选定好了服务对象就必须保持相当的忠诚度。“忠心耿耿”是为人臣、入人幕的基本职业道德和行为准则。因此“良臣不事二主”的“忠君”思想在包括中国古代秘书在内的中国传统文人的价值观念中始终占据着主导地位。即使其辅佐对象从事的是非正义的与社会发展相背离的事端他们也常常以“各为其主”来为之开脱。如果把中国古代秘书分为辅助管理型(以朝廷大臣为主)与事务处理型(以内廷宦官为主)两个阶层或类型的话无论其社会地位的荣与辱中国古代秘书们都非常自觉地将自己的思想与人身依附于他们的主子并将这种主奴关系演绎到了极至。在现代忠诚是指忠诚于事业忠诚于社会忠诚于企业忠诚于职守也包括忠诚于上司。这是我国秘书阶层优良传统的体现也是秘书专业化、职业化以后的一个显著特征和基本要求。封建时代文臣、幕僚的“愚忠模式”固不足取“各为其主”式的服务角色定位与从属地位则是现代职场职业秘书要面对的基本现实。淡化立场正视现实的利益关系和利害关系是秘书职业生涯中的理性选择。“信”即诚信包括信守诺言和信守机密两方面的内容。“人无信不立”“君子一言既出、驷马难追”信文化是儒家教义“五德”(仁义礼知信)之一在幕僚式的秘书职业生涯中常常作为自觉约束自己言行的职业道德。“义”与“道”紧密关联是为“道义”。中国传统秘书的“义”主要指自觉维护辅佐对象利益和整体利益的习惯与个人利益之“利”相对应从而提倡“见利忘义”、“先义后利”反对“见利忘义”。以“忠”、“信”、“义”为灵魂中国传统秘书在具体职业行为中就常常表现为甘为幕后、甘当无名英雄把辅佐对象的事业当作自己的事业默默无闻地奉献勤勤恳恳地耕耘。“鞠躬尽瘁死而后已”成为他们职业生涯的真实写照。三、职业化背景下秘书职业道德的功能与作用、良好的职业道德是用人单位对人才的基本要求“德才兼备”是党政机关、企事业单位考察各级领导干部的首要标准也是其它各类社会组织考察和任用人才的基本标准。在秘书职业社会化的今天强调职业道德意义何在呢?在高职类教育中一方面我们充分肯定专业知识、职业技能、综合能力的重要性。当代大学生就业形势不容乐观竞争日趋激烈如何打造自己的核心竞争力往往是大学教育教学关注的首要问题。但是我们必须充分认识到从大学毕业生进入社会成为职业人的第一天起他们所有的努力就只有一个唯一的目标赢得信赖。这种信赖包括让他人相信你的能力但更需要的是让他人相信你的为人。一个职业秘书的职业技能固然重要但比技能、才能更重要的是秘书的为人和德行。任何上司都会首先把机会给予那些他信赖的品行端正的员工。德行成为员工们赢得施展才华机会的前提条件。年底上海交通大学曾公布一项对用人单位用人意向的调查报告在上海交大设计的多项关于毕业生素质的调查问卷中用人单位最看重的三项素质依次是责任意识、敬业精神和团队合作能力这三项素质其实就是一个人在职场从业时职业道德、职业操守的综合体现。、良好的职业道德是秘书人格力量的一面镜子一个人的职业道德素质既是其整体道德品质的重要组成部分同时也反映着一个人的整体道德水平。具有优良职业道德的员工在赢得上司信赖的同时往往也能赢得同事的信赖和尊重因为良好的职业道德是职业秘书人格魅力的具体体现。同时人的职业道德的提高有利于人的思想道德水平的全面提高。在建设社会主义市场经济的今天我们面临着提高全民族整体思想道德水平的重要而艰巨的任务要构建好爱国守法、明礼诚信、团结奉献、勤俭自强的和谐社会从职业人的职业道德入手无疑是一个很好的切入点。、职业道德是秘书事业成功的基本保证职业道德是一个人事业取得成功的重要条件每一个在职场取得成功的人往往都具有较好的职业道德素质。没有良好的职业道德的人是干不好任何工作的同样没有良好的职业道德秘书也不可能取得事业的成功。从更广的范围来说一个组织、一个企业重视职工职业道德建设对提高企业竞争力、树立组织良好公众形象也能产生积极而深刻的影响。因为这既有利于企业提高产品质量和售后服务质量为企业品牌战略奠基又可促进企业技术进步降低企业生产成本提高劳动生产率和经济效益。强势企业可以借此提升企业“软实力”困难企业可以依赖它而走出暂时的困境。四、现代秘书职业道德的基本内容综合历史的经验与现实的需求我们觉得现代职业秘书要能创造性地完成本职职能工作就应该遵循以下职业道德规范:、遵纪守法、爱岗敬业遵守国家有关法律法规和本组织、本单位规章制度是法治社会对每个公民的共同要求。职业秘书在具体职能活动中处处要以法律为准绳依法办事按制度办事做到法律和制度面前人人平等。任何人、任何行为都不能凌驾于法律法规、规章制度之上不能做法律法规、规章制度不允许的事情。这些从字面上说说并不难难在具体工作过程中要时时严格要求自己做到公私分明、克己奉公。对于秘书来说现实的诱惑实在太多如虚开发票、挪用公款或公共财物等等秘书有的是机会。湖南作家阎真在其长篇小说《沧浪之水》中艺术地揭示了当代腐败现象之所以存在并有愈演愈烈之势的文化内因。小说揭示的就是在这种文化基因的影响下一个有着清清白白家史的厅办秘书是如何不可能不变“浊”的内在原因。在政界在经济界还有人鼓吹“腐败有理论”。这些都说明了现实工作中对职业秘书加强遵纪守法道德修养的必要性、紧迫性。爱岗敬业是从业人员对待自己所从事职业的态度问题是对自己所从事工作的认识及其劳动态度的表现。我国自春秋战国开始就有大力提倡爱岗敬业职业态度的传统。孔子在《礼记•学记》中第一次提出了“敬业乐群”的概念。他认为无论做事还是做人都应该做到“敬事而信”。他所说的“敬业”、“敬事”都是指在工作中要全心全意、聚精会神。宋代朱熹进一步从对立面加以阐释他说:“敬业何?不怠慢、不放荡之谓也。”这是所有职业从业人员搞好本职工作应该具备的起码素质是对从业人员的基本要求。敬业和爱岗是相互联系的有了敬业精神自然就会热爱自己的工作岗位热爱自己的工作岗位又是敬业精神的具体体现。著名的门户网站搜狐公司总裁张朝阳先生曾说过:“我们公司聘人的标准是敬业精神。对待工作的态度我认为是个道德问题职业道德。在美国如果一个人本职工作做不好就会失去信誉就算找别的工作做其他事情也没有可信度了!敬业精神是个比较理性的概念但实行起来可以明显地感觉出来是否把工作当作自己生活中重要的事情是否为了干好工作与别人协作好、配合好是很容易看出来的。”对于职业秘书而言爱岗敬业是职业秘书的基本价值观和职业信条。它是一种积极向上的心态是职业秘书对于自己所从事的职业、对于这一职业所担当的责任和道义所保存的一种敬仰的心态。可以说爱岗敬业是现代秘书职业道德的首要内涵和集中体现。虽然提倡爱岗敬业不是绝对不允许改行从事其他工作但是干一行爱一行专一行则是对秘书职业道德、职业操守的基本要求。当今社会国内外许多现代化企业都已经把爱岗敬业精神作为一项企业文化、企业精神来建设藉以开发企业人力资源藉此提高企业在市场竞争中的综合实力。可以说爱岗敬业是现代企业精神内涵之一。对于职业秘书而言不仅要求自己能做到爱岗敬业还应能理性地认识到爱岗敬业所蕴含的潜在能量协助公司、组织负责人将爱岗敬业建设成本组织的企业文化和企业精神藉此提高本企业、本组织综合实力。分析新秘书走上秘书工作岗位的心态与方式能为我们提供一些启发。如果将步入职业秘书岗位的职场新手分为两大类一类是主动踏上秘书工作岗位的我们可以称其为主动式另一类则正好相反他们在职业生涯规划中根本没有考虑过秘书职业只是阴差阳错他们因为某一个非常偶然的机缘而走上了职业秘书工作岗位我们姑且称之为被动式。在大学里选择秘书专业通过秘书职业资格证考试并最终走上了职业秘书工作岗位这种主动走上秘书工作岗位的职业秘书要做到热爱本职工作难度会比较小因为他们从内心里比较认同秘书这个职业对秘书工作有比较大的兴趣和工作热情兴趣是最好的老师这部分职业秘书容易自觉地把秘书职业当作自己的事业来对待能自觉地把自己的命运维系在职业生涯之上因此往往敬业有加。从职场现实情形来看实际生活中被动走上职业秘书岗位的也不少。许多职业秘书包括部分非常成功的职业秘书最初所学并不是秘书专业也没有意识到有一天会从事秘书工作甚至在被选拔为本单位秘书时仍然不乐意担任这种综合服务性工作。他们之所以做了秘书往往仅仅由于必须服从组织安排感情而已或者暂时没有更理想的职业工种才并不情愿地走上秘书工作岗位。对于这一部分职业秘书只要是在秘书工作岗位上也必须做到爱岗敬业并全身心地投入秘书工作否则由于秘书工作内容、秘书工作性质的特殊性极易给本单位、本组织工作带来不可挽回的损失。案例阅读:一切工作都是光荣的年代初一位名叫柯林的美国年青人每天一大早就来到卡车司机联合会大楼寻找做零工的机会。不久百事可乐公司一家工厂需要雇用一个擦洗车间地板的工人没有其他人愿意去应征但柯林去了。柯林觉得一个人不管做什么工作总会有人注意的!所以他打定主意要做最好的擦地工人。有一次有人打碎了箱汽水把地板弄得到处都是黏乎乎的泡沫。他很生气但他还是耐着性子把地板抹干净了。第二年他被调往装瓶部第三年他升任副工头。从这次经历中他悟到了一个重要的道理:“一切工作都是光荣的。”在他的回忆录中他写道:“永远尽自己最大的努力因为有眼睛在注视着你。”许多年以后全世界的目光都凝注到他身上因为他就是美国国务卿柯林••卢瑟••鲍威尔(ColinLutherPowell)。、办事公道、合作共赢办事公道就是指职业秘书在具体职能活动中能站在公正的立场协调各方利益、处理各种问题对当事各方能做到不偏不倚、公平合理不论对谁都能按一个原则、按一个标准办事。办事公道是崇高职业道德在职业活动中的重要体现是千百年来为人所称道的职业道德。所谓“吏不畏吾严而畏吾廉民不服吾能而服吾公公则民不敢慢廉则吏不敢欺。公生明廉生威!”(明·郭允祀《官箴》)。在现代社会中职业秘书要能坚持原则实事求是以国家利益为重以人民群众的根本利益为重以集体利益为重。反映在具体言行、态度上就是要求秘书能公平对待每一个服务对象妥善处理领导与领导之间、领导与部门之间、部门与部门之间、部门与同事之间、同事与同事之间的各种利害关系不论这种利害关系是大是小、是现实的还是长远的。要做到这一点除了会受到思想认识水平影响以外也会受到秘书自己不同气质的生理基础的影响因而实施起来不同气质的秘书会有不同的难度。在四种不同气质类型中一般人会公认粘液质型秘书天生平和为人低调谨慎细密最容易做到这一点。而其他三种气质类型的秘书则要认识到自己气质中与职业角色契合与不尽契合的方方面面及早从职业生涯角度加以规划。简单来说多血质人善交际容易做到平易近人但遇事好张扬谦虚谨慎不足胆汁质人长于决断有领导才能但粗心、鲁莽在细节处理上容易粗枝大叶往往忽视了服务对象内心世界的种种反映抑郁质人看上去沉着细腻但有封闭自我之倾向有孤高自赏之嫌有时本来是内心极度自卑却会给人留下极度高傲的印象。今天我们一般主张不管是属于何种气质类型都应该认识到自己气质中的先天性优缺点并通过后天的不懈努力不断加以调整使自己能胜任本职岗位之要求。秘书部门是一个综合性办公部门职业秘书与方方面面的人与事打交道因此处置公平、主持正义、坚持原则是秘书应该坚持的职业道德。在秘书职能活动中不能因个人偏见、好恶而影响事情的处理。只有这样才能弘扬正气、打击邪气发挥团队整体功能、增强团队凝聚力减少内耗、提高效率树立威信、赢得尊重和依赖。学会与他人合作是一种智慧也是一种生存方式。清代思想家唐甄说:“天下之势单少则平积多则神。”汉高祖刘邦在回顾他以弱胜强打败西楚霸王项羽时说:“夫运筹帷幄之中决胜千里之外吾不如子房镇国家抚百姓给馈饷不绝吾不如萧何连百万之众战必胜攻必取吾不如韩信。三者皆人杰吾能用之此所以取天下者也。项羽有一范增而不能用此所以为我擒也。”在一个群体中工作单凭自我去对付一切是行不通的。职业秘书必须具备合作共赢的现代意识必须具有团队协作精神。在市场经济条件下秘书们一方面要敢于竞争善于竞争因为没有竞争就没有活力同时又要注意遵守竞争规则善于与他人合作。要学会在竞争中合作在合作中竞争。“学会做人、学会作文、学会做事、学会合作”是对职业秘书的基本素质要求。在树立起合作共赢意识的同时职业秘书还有责任采取切实有效的措施凝聚团队成员力量使之为了整体利益和整体目标而尽心尽力地相互协作自觉将个体利益与整体利益相统一从而实现组织高效率运作的动力。秘书要激发团队成员强烈的归属感和一体性使每一个团队成员都能强烈地感受到自己是团队中的一分子把个人工作和团队目标联系在一起共同实现本组织的管理或经营目标。案例阅读:不主动协助同事工作的结果王非汉语言文学硕士毕业后加盟到一家人力资源咨询公司。他是该公司学历层次最高的员工上司和同事都对他寄予了很高的期望希望他的加盟能够弥补公司人事重组后的某些模糊区域。此时公司另一个部门正忙着在短期内研究出一套新的人力资源培训方案想请他在完成本职工作的同时协助处理一些登记报名之类的日常工作。但是小王拒绝了他说:“这不属于我的职责范围。”他在心里对自己说:“我有义务做这样的琐碎小事吗?”同事们逐渐发现王非只接受主管领导直接下达的工作任务。在这几个月里他渐渐失去了同事的信任和领导的期望有些工作还拖了公司的后腿。最后公司辞退了王非。、甘于平凡、合理展示众所周知秘书部门承担的是协助性、辅助性的“幕后”工作。秘书部门和秘书人员承担的基本职责和职能不允许秘书从“幕后”走到台前否则就是越位。实践表明秘书工作处处要求突出领导、突出部门要求秘书人员甘当无名英雄。比方说秘书拟定的文稿不能签署个人名字只能签署单位名称或领导姓名秘书组织的会议不能由自己来坐主席台只能在主席台下默默地服务等等。职业道德是一种社会历史现象是一定社会经济基础的反映必然受到社会政治、经济体制的制约。我们看到目前我国社会正处于经济社会转轨时期体制转变对秘书甘于平凡的职业道德要求带来了一定的冲击由于职业选择上受当今社会重利轻义等思想的影响有的秘书起初对秘书部门存在一定的神秘感抱着满腔热忱踏上了秘书工作岗位但工作一段时间以后却耐不住冷清不安心本职工作渴望能转往更有权或更有钱的部门工作。有这种心态的秘书在工作中难免会敷衍塞责、得过且过、做一天和尚撞一天钟。我们必须认识到市场经济以追求效率为主容易诱发拜金主义、个人主义、享乐主义职业秘书不能单纯同其他职业比待遇、比报酬就业后不应该过早而频繁地“跳槽”。职业秘书要牢记“三服务”的基本宗旨树立正确的人生观、价值观才能奠定自己事业的基础发挥自己的专长从而立足于社会。职业秘书要具有一种平常心固然很重要但这并不等于说职业秘书不能或不需要展示自己的才华或者说秘书根本没有展示才华的机会。那样既不符合辩证法也有悖于职业秘书展示自我的内在需要从实现秘书个体自身价值的角度来说我们要研究的应该是职业秘书合理的展示方式和展示的“度”。我们觉得现代职业秘书知能结构中有一种不可或缺的一种能力就是处理公共事务的公关能力这种能力从一定的角度而言研究的就是如何展示的问题。只要有利于本单位良好公众形象的树立只要不是刻意地追求个人名利在职业秘书的岗位上同样可以找寻到实现自己的人生价值的方式和机会。案例阅读:面试某公司正在招聘新员工面试只有一道题目就是让每位参加面试的新人谈谈自己对责任的理解。对于这样一个问题应聘者们都认为简单得不能再简单了。他们一个接一个地出来大家看上去都是胸有成竹的样子。最后的结果终于出来了。但是出乎所有人的意料:谁都没有被录用大家一起落选了。经理对前来查询的人说出了其中的原因:“其实我们也很遗憾我们很欣赏各位的才华你们对问题的分析是层层深入语言简洁畅达各位考官非常满意。但是我们的面试题不是一道而是两道。遗憾的是另外那道题你们谁都没有回答。”众人哗然:“还有一道题?什么题啊?”“对还有一道题。你们看到躺在门边上的那个扫帚了吗?有人从上面跨过去有人甚至往旁边踢了一下但就是没有一个人肯把它扶起来。”经理最后说:“对责任的理解远不如做一件体现责任的小事后者更能体现出你的责任感。”、自尊自重、克勤克俭按照现代西方人本主义哲学家亚伯拉罕·马斯洛(美国心理学家)的需求层次理论学说人类行为的心理内驱力不是性本能而是人的需要。他将人类的需要本能分为两大类、五个层次好像一座金字塔由下而上依次是生理需要、安全需要、归属与爱的需要、尊重的需要、自我实现的需要。人在满足较高层次的需要之前至少必须先满足或部分满足低一层次的需要。第一类需要属于缺失需要属于匮乏性动机为人与动物所共有一旦得到满足紧张消除兴奋降低便失去动机。第二类需要属于生长需要可产生成长性动机为人类所特有是一种超越了生存满足之后发自内心的渴求发展和实现自身潜能的需要。满足了第二类需要个体才能进入心理的自由状态体现人的本质和价值产生深刻的幸福感马斯洛称之为“顶峰体验”。获得他人尊重就是属于第二类的每一个人内在的较高层次的需要但是要想获得他人尊重首先就要做到自尊、自重、自立、自强。在某些地方人们将秘书暧昧地称为“小蜜”社会上某些“二奶”、“三奶”的确是由“小蜜”转化而来――说明某些秘书的确存在不自重、不自爱的现象。其次要认识到获得他人尊重与尊重他人的关系。俗话说:“你敬人一尺人敬你一丈。”职业秘书的自尊不能等同于自傲“人类本质中最殷切的需求是渴望被肯定这种渴望不断地啃噬着人的心灵少数懂得满足人类这种欲望的人便可以将别人掌握在手中”(心理学家威廉•詹姆士)。在我国秘书职业化的历史进程中强调秘书的自尊自重主要是从人格上取得与服务对象的平等地位摆脱历史形成的依附色彩。但这种强调是以平等待人、与人合作、认可他人为基础的。尺有所短寸有所长每一个人都有自己的独到之处都有值得称道的地方周围的同事也期待别人的认可。如果你让他人感觉到受到了尊重对方才会给你善意的正面的反馈。因此职业秘书要有端庄的仪表、规范的语言、得体的举止热情对待每一位服务对象。克勤克俭既是一种勤奋工作的态度又是一种节约办事的风格还是一种谦逊的品格。态度决定一切职业秘书只有做到手勤、腿勤、嘴勤、耳勤才能保持一种敏锐扎实的工作作风创造性地完成本职工作。要充分考虑管理成本不奢侈不浪费。要杜绝办文办会办事过程中不必要的铺张浪费陋习。要有谦虚谨慎的工作态度虚心学习在实践中不断增长才干避免好大喜功、急功近利、锋芒毕露。在现代化建设过程中提倡勤俭之德颇具现实意义。现代化进程必须依赖经济效率的提高和经济增长方式的集约化这两者都离不开节俭的精神离不开克勤克俭的伦理精神在现代化进程中生产资源的节约问题也已尖锐地提上了议事日程现代化在使人类掌握了开发和控制自然的巨大能力的同时也加大了对自然资源的消耗尤其是对维持人类生命的四大系统――耕地、牧场、森林、海洋――的极度的开发使可持续性发展成为一个普遍的全球性问题。案例阅读:

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