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稽核技巧.ppt

稽核技巧

双伊人
2009-06-18 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《稽核技巧ppt》,可适用于企业制度领域

稽核員之角色與權責稽核員之角色與權責稽核之目的稽核與檢查之區別稽核員的職責稽核小組長的職責受稽核單位的職責稽核員的特質稽核員不應稽核成員的選擇稽核之目的稽核之目的檢討環境管理的執行績效確認有關法令、規範、規則及環境管理作業系統的遵守程序確定需增修之規範、規則或環境管理作業系統推動及提昇組織成員的環境管理意識及認知評估重大環境考量面在避免衝擊方面的努力與績效稽核與檢查之區別稽核與檢查之區別稽核AUDIT定義:以系統化、獨立審查方法來驗證(verify)以建立原則或標準(政策、計畫、程序)被遵循(conformance)之情形systematic,independentanddocumentedprocessforobtainingauditevidenceandevaluatingitobjectivelytodeterminetheextenttowhichtheauditcriteriaarefulfilled特性:․系統化(systematic):明確稽核內容與方法․獨立法:由利益不相關人員執行(ThirdParty)․確認計畫與執行之一致性(consistency)(做你所說的)重點:․確認計畫與執行現況能否符合評鑑基準所隱含之要求與精神․實務化稽核與檢查之區別(續)稽核與檢查之區別(續)檢查(INSPECTION)定義:實際(physically)查核執行狀況所以:應該去AUDIT是否有做INSPECTION而不是直接去做INSPECTION在時間限制下需要由查核記錄等文件審查方式先初步瞭解其規定與執行狀況然後用抽樣查核方式來驗證執行成效稽核員的職責稽核員的職責熟悉法令規章及事業單位之安全規則與程序熟悉稽核作業流程秉持公正、客觀及嚴謹的態度執行稽核確保稽核結果的正確性、完整性及一致性維持對専業技術及一般工業工程之應用與規範的知識審查受稽單位現有與過去矯正措施的有效性記錄觀察到的事實並對稽核發現的缺失提出具體可行的改善建議協助稽核組長完成稽核報告藉由稽核過程將環境管理理念傳達給受稽核部門保密稽核小組長的職責稽核小組長的職責蒐集受稽核單位的資料籌備一個有效的稽核選擇稽核員事先與稽核員及受稽核單位溝通開會計劃並主持開始與結束稽核會議領導稽核之執行管理進度按時完成預定工作安排組員之交通、住宿、餐飲確保各稽核員評分標準一致負責完成稽核報告之草稿及最後正式報告發送稽核報告受稽核單位的職責受稽核單位的職責準備會議室給稽核小組在稽核期間使用安排會議及工作場所巡視之行程將環境管理活動文件資料記錄備妥在會議室備查安排各稽核主題區域之陪稽人員準時到場審閱稽核報告初稿並將不同意見註記在上追蹤完成改進建議事項並向環境及上級主管報告結果稽核員的特質稽核員的特質誠實、正直、機智有禮貌記住自己是客人上班時間內工作(不加班)不捏造、不加個人「情緒」的說明事實準時赴約、不遲到、不早退有備而來(針對稽核的主題)永遠表現你對事務的興趣與熱心不可低估你的「建議事項」所帶來的巨大衝擊遵守事業單位之規定並穿戴適當的個人防護具不要怕說出「我不懂」當你真的不懂的時候稽核員不應稽核員不應挑釁主觀懶散易受影響太容易下結論優柔寡斷稽核成員的選擇稽核成員的選擇經培訓之稽核員考慮稽核員的獨立性考慮其個性與人員相處的親和力、適應性稽核員對受稽核單位所需要的技術與經驗足夠而且有責任感內部稽核的困難內部稽核的困難稽核員面對朋友、同事、上司個人處理稽核欠缺支援、協助的人力不合作拖延戰術以生產品質優先搪塞責任稽核者的權限問題職位低內部稽核員的選擇內部稽核員的選擇選擇資深主管選自各部門執行部門間的交叉稽核透過事業單位工作場所主管指派事前與事業單位工作場所溝通稽核員的要求(如有親和力、受人尊重對稽核有認識、有責任感的人)給予適當的訓練至少需有一人是受訓合格之稽核員外部稽核的特點外部稽核的特點稽核結果較客觀易發現平時疏忽之處所需經費較高對工作場所之作業製程特性不甚清楚慎選具有専業技術能力背景之稽核員稽核技巧稽核技巧稽核前準備事項稽核前準備事項擬定稽核計畫通知受稽單位瞭解受稽核單位組織架構確定稽核範圍及主題蒐集受稽核單位之相關資訊瞭解其製程活動狀況並鑑別出顯著環境考量面、衝擊及其控制審閱相關法令及公司的標準規定確立稽核之流程、方式與基準溫習、熟記及備齊應攜帶的稽核檢核表及參考資料環境管理稽核計畫表(範例)環境管理稽核計畫表(範例)環境管理稽核通知書(範例)環境管理稽核通知書(範例)日期:稽核編號:受文者:發文者:說明:一、依據□環境□安全衛生管理手冊、規定執行管理系統稽核。二、受稽單位:三、預定稽核時間:四、稽核範圍(查核要項):五、稽核領隊:環境管理稽核員:六、敬請指派受稽聯絡人並請於下欄簽知後儘速影印兩份退回稽核領隊及安環處。七、敬請惠予配合謝謝。安環處:年月日(請勿撕開影印退回)*上列稽核通知已收知本單位之受稽聯絡人為:*敬覆稽核領隊及安環處受稽單位:主管:稽核流程稽核流程稽核前會議(必要時召開)人員訪談記錄查核現場檢查稽核後會議(必要時召開)稽核前會議稽核前會議目的在於讓受稽核部門瞭解稽核的目的、範圍、方式、時程、特別注意和配合事項使稽核工作能夠順利依時完成稽核小組長得視實際狀況決定是否召開參加人員得包括受稽部門各級主管和稽核人員會議時間以至分鐘為宜稽核技巧稽核技巧在筆記本上記下那些地方要查驗把要查核的地方告知稽核組員並要他們完成現場查驗充分利用文件紀錄查核資料、人員訪談及現場查核之驗證方式紀錄稽核過程中所發現之結果將之整理列入稽核報告稽核技巧(續)稽核技巧(續)文件紀錄查核確認相關文件紀錄之關連性與系統化人員訪談(含作業人員及各階主管)確認不同階層的人員對同一事物的說法的一致性現場查核確認員工是否遵守標準作業程序硬體設施是否符合規定標準稽核觀察紀錄表(範例)稽核觀察紀錄表(範例)總頁數:受稽單位:日期:年月日文件紀錄查核文件紀錄查核應查核之文件紀錄包括:各種工程技術文件、圖表之完整性與適時更新和其維持狀況、各管理程序所使用之申請和紀錄表單、檢查紀錄表、訓練資料與紀錄、評估報告等鑑別出顯著的環境考量面及控制審查相關的意外事故調查報告以相關法令、規範及規則的要求為準評核之列出需要再仔細查核的項目注意文件紀錄應保存之期限並查核其保存期限內之文件紀錄為了節省時間可將需要查核的文件記錄下來請受稽核部門準備好後再進行查核必要時亦須到現場去查核文件紀錄必要時影印一份以利報告之撰寫人員訪談人員訪談訪談對象應涵蓋各階層主管和基層人員事先安排訪談時間以不過份干擾受稽核部門運作為原則必要時在現場查驗過程中一併進行基層人員訪談慎選訪談地點避免受到他人的影響必要時得採取單獨訪談方式確保對方確實瞭解問題之內容和意義善用各種不同解說方式但須避免對問題作「彈性解釋」儘可能訪談到各工作班之人員避免個人主觀意見或吹毛求疵避免於工作現場爭論或陷入情緒化爭辯解釋不符合事項對部門的不利影響溝通要領溝通要領問題(Question)查證(Check)觀察(Observe)採用開放式問題避免使用封閉式問題運用WH(Who,When,Where,Why,WhatHow)原則銳利之觀察力肢體語言、面部表情、姿勢動作、談話內容查證現場查核現場查核不使自己暴露在有危害的現場穿戴適當的防護具由熟悉現場的人員陪同確認查驗的範圍可以讓你完成查核表的稽核不一定要走原先規劃的路線遵守受稽核單位的安全規則及作業時間看文件提問題不要在工作場所爭辯彼此的觀點在安全狀況下在查核途中隨時找人來問準備接受挑戰在現場要充份利用你的感官要查核特定主要文件或記錄觀察並以實際環境管理情況來做考核環境考量面是環境管理系統的量測重點記下需要特別追蹤之處見有立即性重大環境考量面和衝擊狀況時應通知責任區主管立即採取暫時性之預防或改善措施典型的現場查核典型的現場查核◎一般作業場所之狀況◎環境衝擊控制○作業場所配置與內務○防護及控制措施狀況○相關標示○走道通道○個人防護○逃生路線◎緊急應變◎物料○應變與急救設備○化學品之儲存安全○洗眼及淋浴設施○廢棄物處理○消防設備、警報◎設備◎現場作業動態觀察○機械設備與防護○進行中的重大考量面作業○電氣設備○進行中的維修作業○現場承攬商作業抽樣策略抽樣策略由稽核目的、項目及受稽核對象之個體數的大小、範圍限制來決定辨識個體群如涵蓋所有類別的設備、各階層功能組部的人員決定抽樣的方式:a稽核人員的専業判斷b隨機取樣c在各代表族群中取樣d依重要之功能性類型間抽取e等間隔取樣決定樣本大小以大到可以合理的描述為原則a稽核員的専業判斷b時間的限制c支配定義(RuleofThumb)小個群體~大個群體<d統計基礎上之抽樣參考表如右:稽核後會議稽核後會議目的為將稽核工作做一概括性總結報告讓受稽核部門之人員有進一步的瞭解稽核小組負責人得視實際狀況決定是否召開出席人員同稽核前會議人員出席名單必要時由受稽核部門主管自行決定參加之人員會議時間以至分鐘為宜原則上由稽核小組負責人負責報告初步的稽核結果必要時得請其他稽核人員報告或發表意見稽核報告撰寫稽核報告撰寫稽核報告的結構稽核報告的結構稽核內容簡介總評報告現場查驗結果與改善機會點稽核內容簡介稽核內容簡介受稽核單位名稱稽核起迄日期、範圍、主題及方法稽核員姓名及簡歷受稽核單位之陪稽人員任何例外、未列入稽核之項目及其原因總評報告總評報告發現的重大優點及不符合值得一提的項目評論其對組織的衝擊主要不符合法令或標準規定的部份評分總結報告總評報告必須呈主管審查撰寫稽核報告的準備工作撰寫稽核報告的準備工作不管文件是誰的只管從中找到根本原因訪談一定要寫下結論結果每日下班前與稽核組員、組長討論本日完成的進度及狀況並準備或調整明日的工作必要時向受稽核者挑戰以證明你的看法拷貝重要文件作為寫報告之依據報告的內容必須取得受稽核單位主管的同意注意不要疏忽其優點長處如何寫好稽核報告如何寫好稽核報告以直述句敘述事實使用適當文辭不可用帶有責備的語氣觀察並收集證據以求證避免道聽途說或猜測一件不符合一個改善點儘可能不要填寫受訪人員姓名(執行優良部分除外)不要指控事業單位主管人員審慎評斷不要有失誤產生所有不符合要有實物、有證據要很精確的鑑別不符合是屬於那一條法令或標準規定改善機會點說明事項應力求一致性稽核員間於結束會議前應充分意見交流以求口徑一致要有報告被更改的雅量發現不符合與改善機會點的內容發現不符合與改善機會點的內容描述觀察發現的不符合引證ISO:條款法令受稽核組織之標準規定改善機會點發生部門、行動內容、改善依據、改善建議何為事實稽核報告何為事實稽核報告一件「有事實的證明」不是判斷結果 一大氣壓下水在攝氏度沸騰 拿破崙是當時最偉大的將軍 這個單位可能需要 組織必須...不宜使用在報告中的文辭不宜使用在報告中的文辭適當的不適當的有一些、少數、很多、不多有時候、偶而、時常不足夠嚴重的、顯然的XX公司xx年xx月xx日ISO:內部稽核結果總評一覽表XX公司xx年xx月xx日ISO:內部稽核結果總評一覽表事業單位ISO:稽核報告表事業單位ISO:稽核報告表重要設備設施查核重點方向重要設備設施查核重點方向重大環境考量面是否編號列管其現場設施是否符合要求危險物、有害物之儲存、處理區、分裝設備、接地、通風排氣偵測器、消防泵浦、消防水之位置適當、功能正常、存量充份外洩預防系統、消減系統可正常運轉管線末端之盲封或管塞法蘭墊圈、螺絲螺帽維修時符合規格及所建立之備品系統顯著環境考量面現場緊急應變設施是否完備抽樣技巧範例抽樣技巧範例單一重大環境考量面的有效控制活動區分相關作業人員的訓練及能力(重大環境考量面認知)意外事故、事件的調查報告不符合狀況的矯正預防及效果作業管制程序的符合性日常督導、及巡檢設備保養及防護測試為組織工作人員的意見調查稽核路徑(AuditTrail)稽核路徑(AuditTrail)考量面目標標的作業管制訓練監督量測事故調查溝通政策稽核路徑及追蹤稽核路徑及追蹤利用輔助資料或訪談以決定後續所須稽核的活動在稽核報告上記錄你想稽核之處連絡組員及提供你想追查的資訊以協助完成稽核於稽核小組會議時追蹤組員協助追查的結果以決定不符合事項稽核路徑及追蹤(續一)稽核路徑及追蹤(續一)作業活動考量面目標標的設定管理方案緊急應變計畫作業管制措施訓練、認知及能力符合性評估法規鑑別監督與量測稽核路徑及追蹤(續二)稽核路徑及追蹤(續二)毒化物儲槽貼標示法規符合性查核法規鑑別更新查核作業人員能力工作負荷??查核方法頻率訓練規劃NNYY稽核路徑及追蹤(續三)稽核路徑及追蹤(續三)作業人員未使用防護設施作業管制程序書環境考量面作業人員認知作業管制符合監督矯正及預防訓練規劃適當設備提供諮詢及溝通監督巡檢方法頻率NNNNYYY不符合事項成立要件不符合事項成立要件標準要求不符合事項違反事實具體證據■ISO條文■環境管理法規■公司之環境管理規定及作業標準■‧‧‧‧■作業紀錄■訪談內容■測試結果■觀察發現如何找出不符合事項如何找出不符合事項先瞭解規定或程序要求稽核前先讀程序書先訪談主管再稽核操作員臨時決定抽樣的對象勿過早告知抽樣對象平面取樣稽核應盡量涵蓋組織各部門使用縱向稽核發現各部門間的橫向溝通問題如何找出不符合事項(續)如何找出不符合事項(續)記錄不符合事項的細節必要時影印資料抽樣未被準備的資料原始的資料提供原始的證據善用一欄表提供完整的抽樣樣本空間查閱工作紀錄簿意想不到的內幕完成矯正預防措施完成矯正預防措施受稽核部門對稽核員所提出之稽核缺失應採取適當且有效的矯正預防措施(含負責人員及預定完成期限)對於矯正預防措施應定期追蹤執行狀況確認矯正預防措施完成後之成效稽核員應參閱前次之稽核結果以確認改善之成效完成矯正預防措施完成矯正預防措施不符合稽核員依據證據開出缺失事項矯正措施分析原因確認成效依據根本原因提出矯正預防措施稽核員確認矯正預防成效缺失單位依據缺失分析根本原因持續改善稽核的限制稽核的限制稽核為短暫時刻所作之單一審查提供環安衛管理系統執行的有效性參考指標不足以成為符合法規的證據及判定部門環境管理績效的依據稽核的成功要素稽核的成功要素上級主管的支持制訂完整的環安衛稽核程序強化稽核人員之專業知識及技術落實執行矯正及預防措施並持續執行追蹤管理稽核演練稽核演練

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