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办公室管理形成性考核册.doc

办公室管理形成性考核册

电大学生
2009-06-16 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《办公室管理形成性考核册doc》,可适用于考试题库领域

办公室管理形成性考核册<<一>>年月日星期日下午:一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程的第一章第点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容文书制作复印资料。打印文稿及表格文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。档案管理档案管理。会议组织安排会议事务并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。信息资料准备好公司要公开的资料收集及整理各种信息信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。接待工作接待来访宾客协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。督查工作督导一般职员或速记员。日程安排替上司定约会并做好记录日常事务"阅读并分类信件通讯事务、电话办公室管理办公室环境的布置和整理保管办公室设备及用品其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项执行上司交办事项替上司申报交纳所得税及办理退税。外出办事如银行、邮局等。同学们在做本题时要注意分析哪些是内容基本相同的要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时有些内容似乎模棱两可。比如:记录上司指令及会谈、会议内容一项它既可以是文书撰写的内容也可以是会议组织的内容这种情况可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如:通讯事务、电话、信函和邮件处理一项前两项是日常事务的内容后两项则是文书处理的内容。二、办公用易耗品主要包括哪些?办公用易耗品主要有:信封、纸张.软盘、光盘等.铅笔.圆珠笔签字笔或钢笔.修正液或修正带.印盒.各种小型机器如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等.小刀.日历等.其他如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。国内电视大学学生交流社区提供学习资料下载交流电大就业指导等。本题在书上有明确答案得分率很高。主要认真阅读教材就能答对三、简要阐述文员工作的三个步骤相互关系如何?本题主要考核本课程的第二章第点的“文员工作指导思想”这一知识点。文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。.计划的步骤要充分了解即将开始的工作内容并思考以什么方法进行效率会最佳。.实施的步骤要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行上司所指示的工作无论是哪一种都要正确地实施配合上司预期的期限。.检查的步骤要分析计划和实绩的差异并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为:先作计划付诸实施然后检查结果围绕“计划实施检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划然后根据这个计划去实施并严格检查其结果使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。同学们在回答这道题时需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么而且还要说明三者之间的关系如何。四、按照“优先顺序”处理工作原则虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。本题主要考核本课程的第二章第点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。按照“优先顺序”制定计划书时要按以下三个步骤进行:.将自己要做的事情分为:A是否应该做的事?B是否做或不做都无所谓的事?C是否不可以做的事?对于A要集中精力做对于B和C可以从计划中删掉。对于A类事情再进行分类分为:重要并且紧急的事(优先做)紧急但是并不重要的事(第二做)重要但是并不紧急的事(第三做)虽有做的价值但是既不重要也不紧急的事(可以请他人代劳)。.与上司形成默契可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第页。同学们可以参照教材上的例子自己制定一份计划书不要抄袭。五、从下列文员工作方法中任意选择一种或两种谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。.请示方法和报告方法.计划方法和总结方法.受意方法.传达方法.进言方法.变通方法和挡驾方法.分工方法与合作方法。本题主要考核本课程的第二章第点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子同学们按照这个思路作答即可:受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等易于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。受意方法要注意:()善于领会上司意图不要曲解上司意图()备好记录本记录下指示要点()注意倾听用心判断指示的用意()必要时可以提问直至明了意图为止但不要打断谈话()如有不同意见可以公开提出但要言之成理并要注意方式、态度)接受指示后要不失时机地贯彻实施。.结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情使我充分认识到在受意时充分做好记录的重要性。才开始工作时我到一家房地产公司当文员。有一天总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时我没有经验没有带上记录本记录下指示的要点事后又怕显得自己没有能力而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写结果写出来的简介根本就不行。后来我再次向总经理询问并备好了记录本做好了记录根据总经理的授意才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中我体会到了在受意时做好记录的重要性。在回答这道题的时候可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答而且要注意结合教材联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受同学们在回答本题时要加以注意。办公室管理形成性考核册<二>年月日星期日下午:一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。同:"MpSrH  F.都应先问好再传达自己的信息.都应保持耐性、热情的态度.通话结束应让对方感受到自己愉快的心情(  zMusuCl.都应简明扼要表达自己的意思。异:.打电话应首先查清楚对方的电话号码接电话应等电话铃响声就接听。                      .打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍接电话则没有这一步。*daXo`#V"uC*P,z$Z二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途比较其与一般会议的不同谈各自的优劣或应注意的地方。Mg(Su!I#.基本用途:H(wjBJ:o“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议声音清晰宛如一室。zYYQ#Gk  QM#T.两者与一般会议的不同:,cne#i:Q可以消除时空上的局限性。X'}*eyU'w~vH.各自的优劣:$GEN(x  Y|,TQleY“电视会议”优:通达范围广消除时空上的局限性生动形象劣:技术上的要求较高。“交互式电话会议”优:方便、省时、高效消除时空上的局限性具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能劣:费用高技术含量高。s:hYsbM:l三、简要回答邮件分拣的一般标准。uX"|N"DH:UZt'lt{()按照收件人的姓名分拣()按照邮件的重要性分拣()按照收件部门的名称分拣。  U{Tfz:bv四、怎样处理上司不在时的邮件?本题主要考核本课程的第四章第点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。oNW(Q"K'L本题的答案请同学们见教材第页。教材上有明确的答案在此不再详细说明。五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?答:办公室管理形成性考核册<<三>>年月日星期日下午:一、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例编制一份××预定表。jy~*w:Uf)kL本题主要考核本课程的第八章第点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案:.日程安排计划表的种类:"#{(w!#h!ICRkJ`()年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动及有关公司的活动事项一览表所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表再通知各部门。()月预定表、周预定表、日预定表。{$pLraF月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划以一个月为单位填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。#L!Ka:Gf周预定表是一个月预定计划中的一周计划此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划进一步以时间为单位详细地预定从早到晚的业务活动。'AM{:r*A`Z.各种预定表的编制请同学们参照教材PP上的例子编写。本题考察同学们对知识点的灵活运用能力同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后再结合自己的实际情况回答本题。二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?本题主要考核本课程的第十章第点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点本题答题思路如下::M#UG,|oAx.提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回以及工作告一段落文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情使上司能精神焕发地工作。#N#hbp"Wm}XYa.私事方面的协助。nkruw$b,c协助的方法应视实际情况其一是与业务有关的部分另外是上司身边的纯粹私事:)特别指示事项的时候虽然是上司的私事但以为关系到上司的形象问题所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事使上司得到充分的便利。TA#T(jh()纯私人性请求时遇到这种情形就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。'O'E'q#c$~WnP.财物管理。包括:or"Kb){()薪金收入管理薪金收入达到一定的金额或有两种以上收入来源者以及薪金以外有超额的收入都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候由文秘人员保管单据以备申报所得或直接替上司办理申报手续。InT)^VRFc()支票往来的管理最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏以避免被盗用冒领。.其他。如每年的各种节日上司收到礼物有时要文秘人员代写致谢函并做纪念保管。)u*G|#J,j,y本题在教材上的答案非常明确只需要同学们进行一定的归纳即可。#Q({)I*T,fGL}另:第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本同学们可以学习一下。最好能够根据这个范本结合自己的工作实践编写一个“工作任务单”。N*w,pUlR办公室管理形成性考核册<<>>年月日星期日下午:一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。本题主要考核本课程的第十二章第点的“口头语言的特征”和第点的“敬语的用法”这两个知识点。以下为参考答案:.口头语言的基本特征:()语音听过就立即消失但语义让人明白了可能留在记忆中所以发声要清楚尽可能说得通俗、生动、规范使人一听就明白并留下印象。()有重音。口语中需要强调的成分都是通过重音表达的。^i#nBxa:()有歧义。因为汉字一音多字。Ga(nS  ej()口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如庄重的场合口语应规范、简明些休息时间口语可生动些语调也可轻松、愉快些。,v*st"W:a.敬语使用的一般场合:  eJ){e  Sh()对于自己尊敬的人当然会使用敬语。$ka`O!sd,ye()与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要使用敬语。()敬语一般针对:年长或比自己辈分高者具有较高职务、职称或社会地位者给(给过)自己恩惠者有求于对方或希望得到对方帮助或好感者。*}o"g"GD*bD同学们要注意本题有两个问题:一是口头语言的基本特征二是敬语应用的一般场合。其中第二个问题实际上就是考察“敬语的用法”这个知识点。二、简要阐述社交话题的选择。本题主要考核本课程的第十二章第点的“社交话题的选择”这个知识点本题答题思路如下:kz(*Qs:vYZ.合适的话题包括:()谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题如合作意向等'g`$vng()一般人喜闻乐见的话题如天气、时事新闻、体育报道等`{}(k!Ad()显示地方或民族色彩的话题如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等#R'wyP,Ia()比较高雅的话题如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等()积极、健康的生活体验的话题()风趣、幽默的小故事无伤大雅的笑话有时也能活跃气氛。.不合适的话题包括:Zxf)'Y,^s'q()应当忌讳的话题。如个人私生活等。NCcH'bPM()令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。i"c:J  t(CCT()过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。()自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。()夸耀自己的话题。u`h'kg()庸俗的、色情的话题。F:u(~B'TQ()不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。本题在教材上有明确的答案得分率很高。三、印章的使用主要有哪几种形式其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?本题主要考核本课程的第十三章第点的“印章的使用”这一知识点。.印章的使用的主要形式为:Yua:s{:I"O()落款章()更正章()证见章()骑缝章()骑边章()密封章()封存章。.落款章、骑缝章、更正章的使用范围:Nuicp()落款章加盖于文书作者的落款处用来表明作者的法定性和文件的有效性。a!Mg`#{caO()骑缝章用于带有存根的公函、介绍信加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。()更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后作为法定作者自行更正的凭信。本题在教材上有明确的答案得分率很高。(!LSAG!Jn要注意的是以上只是本题的答题要点需要进行说明和阐述不能只回答要点否则会失分。四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。本题主要考核本课程的第十四章第点中的“收文处理”这一知识点。.收文处理的程序:GGw#dwGC签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办。)j)|$N)b  E.分送的基本原则:I`b"JbGP()属于方针政策性的关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理*y"yv(ojK,b!k()属于机关日常事务性的已有明确分工的文件或早有批示规定和有规可循的例行公文按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办)K$Y)LXU:yJo()分送给机关领导阅批的文件要先填好“公文处理单”连同文件一并送批()便函、请柬、介绍信、广告、启事等不作登记直接交具体负责人办理*C$h:sqB()在文件份数少时阅办阅知部门(或领导)多的情况下应按先办理、后阅知先主办、后协办先正职、后副职的次序分别审阅处理并以秘书为轴心进行轮辐式传阅。:"Q:}  hrB本题在教材上有明确的答案得分率很高。要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。五、按照文书立卷特征立卷主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。本题主要考核本课程的第十四章第点中的“文书立卷标准”这一知识点。.类型:"fw(S*J:Kv#B  PIN()按问题特征立卷()按作者特征立卷()按文种特征立卷()按时间特征立卷()按地区特征立卷()按通讯者特征立卷。Q*fl,:^"V~.按问题特征立卷的含义:O)TO#D  bz:W*v将反映同一问题的文书组成案卷这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况运用最广泛。同学们回答第一个问题时应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时应举例说明。六、通过档案利用的途径和方式谈谈档案利用的意义。本题主要考核本课程的第十四章第点中的“档案的利用”这一知识点。.通过设置档案室可以提供档案原件或复制件方便借阅或直接阅读.通过一定的制度和手续如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等可以提供档案外借  sWX^B,~`tw(V.根据档案原件制发各种复制本实行档案的有偿交流可以提高档案的利用率#^{i(Gka$j$R:y#dzq.利用所藏档案中的有关记载和资料可以对申请者提供核实某种事实的书面证据(Ws(F,wI$r.以档案为依据文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答提供咨询服务H":ejU'N$KE!n.将档案目录印制成册分发到有关部门可以交流信息js(T$}D  J.通过举办档案展览以充分发挥档案的作用。Z)w^$PWBp同学们在回答本题时一定要注意审题本题实际上只有一个问题“通过档案利用的途径和方式谈谈档案利用的意义”本题实际上就是要回答“档案利用的意义”。G'U#kVIlO弄清楚了这一点同学们就能在教材上找到明确的答案了

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