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电子表格处理.ppt

电子表格处理

丁丁
2009-05-29 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《电子表格处理ppt》,可适用于职业岗位领域

第四章电子表格处理软件Excel第四章电子表格处理软件ExcelExcel是Office中的一个主要成员并且一直是Office家族中的一个重要成员。它的前身是Excel和Excel。电子表格是日常办公或学习的一个非常方便的工具在一般办公的情况下它往往可以代替数据库表对日常数据进行处理。对于一般的办公人员来说学习电子表格比学习数据库更加有用也更加现实。Excel的新特性Excel的新特性Excel有非常丰富的功能如下:制作电子表格基本数据处理制作电子图表分析数据清单数据筛选和透视使操作更加方便功能更加强大和Web联系更加紧密具体操作请看大屏幕……Excel基础Excel基础这一节将介绍Excel的最基础的知识和操作。通过这一节的学习读者要熟悉Excel窗口的组成掌握Excel中最常用的名词和概念掌握用Excel建立电子表格并在表格中输入各种数据。Excel窗口Excel窗口工作表的操作工作表的操作新建一个Excel文档时包含三张工作表并使用固定的工作表名称“Sheet”、“Sheet”、“Sheet”工作表的改名插入新工作表选择工作表复制或移动工作表在工作表中插入行或列具体操作请看大屏幕……工作簿的操作工作簿的操作工作簿就是Excel的文档扩展名是“xls”。是由若干电子表格(即工作表)组成的电子文档。新建工作簿保存工作簿具体操作请看大屏幕……单元格及其操作单元格及其操作单元格是电子表格的最基本单元。由若干个相邻或不相邻的单元格组成单元格区域。单元格的引用选择单元格和单元格区域在单元格中输入数据清除单元格合并单元格删除单元格具体操作请看大屏幕……工作表中的数据操作工作表中的数据操作除了在单元格中输入数据外Excel还提供了在工作表中快速输入有一定规律的数据。数据自动填充数据自动填充填充相同的数据填充数据序列控制填充序列的生成自定义序列按公式生成序列具体操作请看大屏幕……数据有效性检验数据有效性检验Excel提供了数据有效性检验的手段以保证输入数据的正确性。如果输入数据出现了错误将及时地显示告警信息以便改正错误的数据输入输入相同数据输入相同数据同时在多个单元格中输入相同数据在多张工作表中输入相同数据具体操作请看大屏幕……用条件格式显示特殊数据用条件格式显示特殊数据所谓条件格式是指根据单元格数据的条件来设置单元格数据显示的格式这样就可以比较醒目地显示某些比较特殊或者需要特别关心的数据。使用公式进行计算使用公式进行计算在电子表格中输入了数据后就可以使用公式对数据进行计算。公式也是在单元格中输入公式由操作数和运算符组成公式中的操作数可以是常数、单元格或单元格区域的引用、名称和工作表函数运算符运算符公式中的运算符包括算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。输入和复制公式输入和复制公式输入公式:单击要输入公式的单元格单击“编辑栏”左边的“编辑公式”按钮按照公式中操作数和运算符的顺序输入公式复制公式:单击要复制的公式的单元格然后按CtrlC命令单击目标单元格然后按CtrlV命令。自动求和自动求和连续数据的自动求和非连续数据的自动求和求和公式的自动调整具体操作请看大屏幕……在公式中使用函数在公式中使用函数函数是Excel预定义的公式。在公式中使用函数可以简化计算迅速地得到计算的结果。公式中使用函数的步骤了解Excel函数函数的嵌套使用。具体操作请看大屏幕……计算公式中的循环引用计算公式中的循环引用使用图表表示结果使用图表表示结果图表是电子表格的另一种表现形式。电子表格中的数据通过图表可以更加形象和直观地表现出来。有时候可以更清楚地看出数据间的比例关系有时候则可以更明显地反映数据的发展趋势。建立下列二维表格:使用“图标向导”生成图表使用“图标向导”生成图表生成图表的基本步骤如下:选择数据选择图表类型选择图表源数据和数据系列修改图表选项选择图表位置具体操作请看大屏幕……修改图表修改图表修改图表元素的基本作法:双击要修改的图表元素弹出相应的对话框进行修改。双击不同的图表元素将弹出不同的对话框。不过对话框上的若干选项卡往往是相同的如修改文字的“字体”选项卡。修改字体修改文字的方向修改数值轴格式修改背景图案修改后的图表:修改后的图表:分析数据清单分析数据清单Excel有强大的数据分析功能。Excel的许多数据分析功能是以数据清单为基础的数据清单是工作表中的一系列数据行这些数据互相都有一定的相关性例如发货单中的商品和它们的金额或者是一组客户名称和联系电话等等。数据清单可以象数据库一样使用数据清单的行对应于数据库表的记录数据清单的列对应于数据库表的字段。数据清单中第一行的列标志对应于字段名。创建数据清单创建数据清单数据清单可以是工作表上的全部数据也可以是工作表上的部分数据。在工作表上创建数据清单时应注意以下准则:避免在一张工作表上建立多个数据清单清单与工作表的其他数据间至少留出一个空列和一个空行避免将关键数据放到数据清单的左右两侧数据清单的第一行必须是标题行也称列标避免在数据清单中放置空行和空列不要在文本数据的前面或后面键入空格数据清单的排序数据清单的排序排序是数据清单经常的操作之一。这不仅是为了以某种方式显示数据也是为了数据清单其他操作的需要例如数据筛选就必须在排序的基础上进行。简单排序复合条件排序自定义排序具体操作请看大屏幕……筛选数据筛选数据如果要根据某些条件在数据清单中查找满足这些条件的数据行可使用Excel所提供的“筛选”功能。具体来说Excel有两种筛选的方法:自动筛选高级筛选具体操作请看大屏幕……数据分类汇总数据分类汇总分类汇总实际上是数据库管理的一种功能通过简单的命令对于数据记录按不同的字段进行统计。基本的分类汇总嵌套式多级分类汇总分类汇总结果的分级显示删除分类汇总具体操作请看大屏幕……数据透视表报表数据透视表报表报表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。它的使用比分类汇总更加灵活。它的交互特性更是分类汇总无法比拟的。数据透视表报表的建立可以通过“数据透视表”向导来完成。数据透视表报表的创建数据透视表报表的创建图是一张学生成绩表。我们将基于这个表格创建数据透视表报表。改变数据透视表的汇总方式改变数据透视表的汇总方式可以有多种方法启动改变数据透视表的汇总方式。在对话框的“汇总方式”列表框中列出了各种汇总方式。这些方式和前面介绍的分类汇总所用的汇总方式完全一致。打印工作表打印工作表在许多情况下Excel电子表格都比较大无论是水平方向和垂直方向上表格的宽度和长度超过了一张打印纸。如何能使表格的打印效果更好还是有许多地方和一般的文档打印不完全相同。查看工作表打印效果的三种方式查看工作表打印效果的三种方式Excel提供了三种方法查看和调整工作表的外观普通视图打印预览分页预览具体操作请看大屏幕……在每一页上都打印行列标志在每一页上都打印行列标志电子表格上行、列的标志只出现一次。在普通视图下可以通过移动“拆分块”使得行、列标志始终出现在屏幕上。但在打印的结果上打印的页面上就往往看不到行、列标志影响了表格的打印效果。设置打印区域设置打印区域可以根据需要选择打印的区域。

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