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部门任务清单 部门权限一览表 岗位职责 岗位工作清单访谈问卷工作日志HRM软件…工作清单分析重点工作分析任职资格分析 招聘要素 学历要求 特定能力 特定知识 特定经验 考核要素 培训要素工作说明书应用于HRM的各项职能第一阶段部门职责、任务清单与岗位职责 1、填写工作日志:各部门连续填写10个正常工作日的工作日志,以便查清每个岗位目前所从事的所有工作和工作任务构成,了解每个工作的不同职能的时间分配;具体填写格式参见附表一。 2. 汇总个人工作日志:每个人汇总自己的工作日志,汇总要求和格式见附表二。 3. 各部门汇总每个员工的工作日志,建立初步的部门工作任务清单,汇总要求和格式见附表三。 4.在汇总的部门工作任务清单基础上,组织全部门的人进行逐项讨论,以便确认: A、是否是本部门的工作,如果是,它与其他部门的哪些工作相关;如果不是,那么它应当属于哪个部门 B、在汇总的工作任务清单中,有没有重叠或遗漏的,如果有,进行补充和修改 C、考虑企业发展要求,讨论是否有目前尚未开展的工作,如果有,需进行补充 5. 整理清单结构:各部门对清单进行整理,按逻辑关系和工作任务的同类性归类,其结构为: 第一级:部门的主体功能; 第二级:反映部门主体功能的职责; 第三级:把任务清单归并在相应的职责内。 6. 各相关部门对工作任务清单进行集体讨论,目的是解决工作任务交叉、遗漏和界定不清的问题,同时确认相关工作或任务的衔接点,以便确认和区分部门职责; 7. 将工作任务清单交上级主管领导审核确认后,提交专家组进行评审,对于不合格的部门,需返回修改。 8. 部门职责的确认:将部门任务清单中的第一级和第二级提出,形成部门的基本职责; 9. 各部门在确认的部门职责基础上,进行权限划分,具体做法为:对每一项工作职责进行判断,凡有以下情况者,必须列入部门职责权限表(见附表四),并赋予相应的权限: A、需要做出决策(决定)的; B、具有关键责任判断点的; C、具有需要控制环节的; D、与其他部门重要工作任务相关的等。 10. 各部门确定自己部门的岗位设置和人员配置,画出部门结构图,并将工作任务清单中的每一项具体工作任务划归各个工作岗位,形成工作任务分配表;完成部门结构描述与设计,并画出结构图,如:部门经理编码:编制:XX主管编码:编制:XX主管编码:编制:XX职位编码:编制: A、部门与职位编码,如人事行政部编号为RX,人事行政部经理为RX-01,人事行政部人事主管为RX-01-01等; B、初步确认各岗位人员配置; C、补充岗位(职位)职责中与管理有关的项目,如经理级的部门工作任务分派、工作指导与监督、职场管理、人员激励、员工绩效评估与绩效改善、部门业绩的改善与提高、冲突的处理、下属工作中问题的协助解决、部门的
工作计划
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、总结和汇报等。 11.将部门结构、部门权限、部门职责、岗位职责等文件提交主管领导进行审核确认后,提交专家组进行评审,在需要的情况下,组织进行修改; 12.将修改后的文件提交高层审核批准。第二阶段任职资格的确认 1、 对每一个岗位(职位)的工作职责和任务清单进行评估,以确认资格要求,具体做法为: 第一步:对工作职责与任务进行两维评估:重要程度和时间消耗 重要程度:根据发生问题对工作的影响程度和影响的持久性程度进行判断,划分为五个等级:5(极为重要),4(非常重要),3(比较重要),2(不重要),1(轻微) 时间消耗:根据该项工作占总作业时间的比例进行评估,划分5个等级:5(极多),4(非常多),3(比较多),2(相对少),1(极少) 评估表格如下:重要程度部门:职位名称:职位编号:第二步:对阴影格内的工作项目进行评估,评估表格如下: 第三步:整理,具体方法为把每纵行中内容进行归并,如有相同要求,选取要求最高者; 第四步:根据第三步的整理结果按下列表格进行评估: 第五步:将第三步、第四步的结果进行描述; 第六步:将对任职资格的描述与本职位的工作职责与清单编排在一起。 第七步:将权限表中涉及本岗位的权限逐条提出,与第六步的结果归并在一起,添加工作的分类和识别项目,形成工作说明书。附表一:工作日志部门: 职务: 姓名: 年 月 日 时 分至时 分 附表二:个人工作任务汇总表部门:职务:姓名:自月日至月日总工作时间:时分附表三:部门工作任务清单分类表部门:填表时间: 附表四:部门职务权限表部门:填表日期: