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word排版技巧—处理表格和图表的技巧

word排版技巧—处理表格和图表的技巧

梦中的回忆
2009-04-06 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《word排版技巧—处理表格和图表的技巧doc》,可适用于其他资料领域

第章处理表格和图表的技巧表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨效果直观往往一张表格可以代替许多说明文字。因此在编辑排版过程中就常常要处理到表格。文档表格还可以当作数据库对它们执行简单的数据库功能例如数据的添加、检索、分类、排序等这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便简化了对表格的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能可以提高对表格的处理能力从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来这时就可以通过使用插入Word中的GraphChart对象来实现。表格处理技巧Word具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷安全可以满足制作中式复杂表格的要求并且能对表格中的进行较为复杂的计算。Word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用利用表格排版对于文本排版来说两者有许多相似之处也各有其独特之处表格排版功能能够处理复杂的、有规则的文本排版大大简化了排版操作。因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成用户不但可以在单元格中填写文字和插入图片。还可以用表格按列对齐数字而且还可以对数字进行排序和计算可见用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。使用多种方法创建表格在使用Word排版或者编辑文档的过程中不但要修改表格有时候如要对一些文本有规则地排版也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。可以使用下面的种方法创建普通或复杂表格。.使用【插入表格】按钮创建表格使用【常用】工具栏上的插入表格按钮可以快速创建一般的表格操作步骤如下:()将光标定位在插入表格的位置。()单击常用工具栏上的插入表格按钮上。()按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图所示。图使用【插入表格】按钮创建表格()松开鼠标这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。.使用菜单命令创建表格使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格操作步骤如下:()将光标定位在文档中要插入表格的位置。()单击【表格】|【插入】|【表格】命令打开【插入表格】对话框。()在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量如图所示。行数可以创建无限行但列数的数量介于~之间。图【插入表格】对话框()单击【确定】按钮就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。对于新建的表格可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字因此在单元格内录入文本时和普通文档一样可以在此单元格中按【Enter】键另起一段但光标仍在这一单元格中。.使用工具创建表格使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格其方法是:()将插入点放到要创建表格的位置。()单击常用工具栏上的绘图工具按钮即可打开如图所示的【表格与边框】工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。图【表格与边框】工具栏()单击工具栏上的【绘制表格】按钮鼠标将变成笔形指针将指针移到文本区中从要创建的表格的一角拖动至其对角可以确定表格的外围边框。()在创建的外框或已有表格中可以利用笔形指针绘制横线竖线斜线绘制表格的单元格。.手动添加表格用户可以在不使用鼠标的情况下利用键盘来手动添加表格也就是利用键和键自动套用格式来插入表格它不使用表格的菜单或者命令按钮这可是别出心裁的一种办法。也足见Word在字处理方面具有的权威性。使用此项功能前应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工具】|【自动更正选项】命令切换到【键入时自动套用格式】选项卡在【键入时自动应用】选项组中在【表格】复选框前打上“√”如图所示。图选中【表格】复选框在确认上述的操作后再按下面的方法进行:()在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号()再连续输入负号()如下所示:正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实负号并不是必需的可以简化到只用正号也就是在号中间只用空格代替即可如输入:()直至到达所需的单元格宽度然后可以照此继续输入号直到输入所需的列数最后输入号表示最后单元格。()输入完最后一个“”后按回车键即可产生如下所示一个表格。()以上产生的表格只有一行要增加表格行数可把光标移到最后一个单元格内按Tab键即可得到如下所示的现行表格。`.利用已存在的文本转换成表格用户可以在文档中先输入文本并在文本中插入制表符(空格、逗号)来划分列以段落标记(回车)来划分行或直接利用已经存在的文本转换成表格方法如下:()选定要转换的文本。如图左图所示。图利用已存在的文本转换成表格()单击【表格】|【文本转换成表格】命令。打开【文本转换成表格】对话框。()在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项从图左图中可以看到该文本中的每一句都用逗号分隔开所以在这里应选择【逗号】单选项这里的逗号为半角逗号如果要使用全角的逗号可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。如图所示。注意:在文本中插入的制表符(空格、逗号)是要相对应的。如果是空格那么在【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。图【文本转换成表格】对话框()在【“自动调整”操作】选项组中选择【根据内容调整表格】单选项。()单击【确定】按钮即可生成一个含有文本的表格如图右图所示。插入、删除行、列单元格用户可以对已制作好的表格进行修改比如在表格中增加、删除表格的行、列及单元格合并和拆分单元格等。要在表格中插入、删除行或者列可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。.使用键盘快速编辑表格使用键盘可以快速编辑表格。()如果要在表格的后面增加一行对结尾行来说首先将光标移到表格最后一个单元格然后按下Tab键。()如果要在位于文档开始的表格前增加一行可以将光标移到第一行的第一个单元格然后按下Enter键。()把光标移到该表格所在的单元格的右边然后按下Enter键可以在当前的单元格下面增加一行单元格如图所示。图快速在表格中增加一行单元格()如果要删除表格的行或列可以选择要删除的行或列然后按CtrlX键或回退键。.用菜单命令在表格中插入或删除行或列在表格中插入行或者列的操作方法:()将光标置于表格的要添加或删除的单元格内。()选择【表格】中的【插入】命令。打开如图所示的子菜单。图【表格】中的【插入】子菜单()如选择【列(在右侧)】则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格如选择【列(在左侧)】侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格。()如果在子菜单中选择【行(在上方)】或【行(在下方)】命令则在光标所在的单元格上方或下方插入一列单元格。()如选择【单元格】子菜单则可以打开【插入单元格】对话框。在该对话框中选择插入单元格的方式就会以光标所在的单元格位置为准插入单元格、行或列。对结尾列来说要在表格的最后一列右边增加一列可单击最右列外侧然后单击【插入列】按钮。在表格中删除行或者列的操作方法如下:()格不入将光标定位于表格内。()单击【表格】|【删除】命令打开如图所示的菜单。图【表格】|【删除】子菜单()选择【列】命令将删除光标所在的列。()选择【行】将删除光标所在的行。()选择【单元格】命令就会打开如图所示的【删除单元格】对话框。在其中选择需要删除的单元和方式就会删除以光标所在的单元格为基准的行或者列。图【删除单元格】对话框()如果选择【表格】命令则将整个表格都删除掉。.使用工具按钮添加或删除行、列或者单元格在【表格与边框】工具栏中单击【插入表格】按钮可以打开如图左图所示的下拉菜单。如时要删除单元格也可在【表格与边框】工具栏下找到相应的工具按钮。图【插入表格】中的菜单或按钮在此可以选择【插入表格】或【插入单元格】等。在表格中插入一行或者一列单元格是很容易如要在一个五行五列的的表格中插入四行表格可以用鼠标拖曳选中四行然后单击鼠标右键选择菜单中的【插入行】就可以“一举四得”了。即是一下子插入了行表格。当把光标定位到表格中或者选中多行、多列的时候快捷按钮栏中的【插入表格】按钮就变成了【插入行】或者【插入列】而且这一方法对于【插入多行】或者【插入多列】同样的适用。合并和拆分表格或单元格.合并和拆分表格使用合并表格可使某几个表格合并为一个。()如要合并上下两个表格只要删除上下两个表格之间的内容或回车符就可以了。()如要将一个表格拆分为上、下两部分的表格先将光标置于拆分后的第二个表格上然后选择菜单【表格】中的【拆分单元格】命令或者按快捷键CtrlShiftEnter就可以拆分表格了如图所示拆分表格前后的效果。图拆分单元格.合并和拆分单元格()如果要合并单元格首先选择需要合并的单元格然后选择【表格】菜单下的【合并单元格】命令或单击【表格和边框】工具栏中的合并单元格按钮就可以合并单元格了。()要拆分单元格先选择要拆分的单元格然后依次选择【表格】、【拆分单元格】选项或者单击【表格和边框】工具栏中的【拆分单元格】按钮打开【拆分单元格】对话框。在这个对话框中选择要拆分的行与列数按【确定】按钮就可以得到拆分的单元格了。如果选择多个单元格可以在【折分单元格】对话框中选中【拆分前合并单元格】单选项就可以得到平均拆分的效果。如果要拆分或合并较为复杂的单元格可以使用【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】按钮和【擦除】按钮在表格中需要的位置添加或擦除表格线同样也可以拆分、合并单元格。利用表格边框拆分表格可利用制作表格边框的办法将一个表格拆分为如图所示的左右两部分的表格。图利用表格边框拆分表格这个办法就较为复杂操作步骤是:()选择表格中间的一列。如图所示。图选择表格中间的一列()单击【格式】菜单选择【边框与底纹】子菜单打开【边框与底纹】对话框切换到【边框】选项卡。()在【设置】项目中选中【全部】选项再单击【预览】窗格下方的、、三个按我钮把【预览】窗口中单元格的三根横线去掉这时在预览窗口中就可以看到表格横线已经去掉。()单击【确定】按钮退出【边框与底纹】对话框设置。这时要拆分的表格就会分为两个单元格如果要隐藏虚线可以单击【表格】|【显示虚框】命令可以在显示或隐藏虚线之间切换。隐藏虚线后折分表格的效果如图所示。图隐藏虚线后折分表格的效果设置文字至表格线的距离可以设置整个表格中文字至表格线的距离也可以调整单元格中文字与表格线的距离其操作步骤是:()将光标置于表格的任意单元格中。()依次单击【表格】|【表格属性】命令。()在【表格属性】对话框中选择【表格】选项卡然后单击【选项】按钮。打开【表格选项】对话框。()在【默认单元格边距】区域中可以设置整张表格中的每一个单元格中文字至表格线的距离。()如果要单独调整某一个单元格的边框距离可以在【表格属性】对话框中单击【单元格】选项卡然后再单击【选项】按钮可以打开与图所示的对话框。在该对话框中设置的选项仅对选定的单元格起作用。图【单击格选项】对话框设置【默认单元格边距】是很具有实际应用意义的比如用户在页眉上使用表格在表格内键入文字并填充颜色如果表格的【默认单元格边框】左、右都按默认设置有厘米那么在表格的左、右都会留有厘米的空隔使用表格要加宽厘米才能放下刚好宽度的文字。表格的表头跨页设置在制作表格时为了说明表格的作用或内容经常需要有一个表头如果一个表格行数很多可能横跨多页需要在后继各页重复表格标题虽然使用复制、粘贴的方法可以给每一页都加上相同的表头但显然这不是最佳选择因为一旦调整页面设置后粘贴的表头位置就不一定合适了另外表头的修改也成了麻烦事。下面就介绍简单、方便方法能圆满地解决这一问题。因为Word就能够依据自动分页符分页自动在新的一页上重复表格标题。但如果在表格中插入了人工制表符则Word无法重复表格标题。下面用“通讯录”一表来说明具体方法:()该表的表头由“通讯录”和表的第一行(以下一律简称为表头)组成如图所示。图表头由“通讯录”和表的第一行组成()使用【表格和边框】栏中的“铅笔”工具把“通讯录”一行列入同一表格中(也可以使用“文字转换成表格”的功能)。如图所示。图把“通讯录”一行列入同一表格中()利用【边框和底纹】对话框设置“通讯录”行单元格为如图所示的虚线。图把“通讯录”行单元格设置为虚线()选择组成表头的全部内容后执行【表格】|【标题行重复】命令即可实现在每页上生成一个相同表头的愿望。但值得注意的是只有第一页上的表头才可以修改并且第一页上的表头修改后以后各页跟着自动改变。但如果在文档中插入了换页符则在下一页就不会出现重复标题。注重复表格标题只有在【页面视图】状态下才能看到。另外还有一个办法是依次单击【表格】|【表格属性】菜单再单击【行】选项卡在这个对话框中选中【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框如图所示。图表格属性对话框防止表格跨页断行通常情况下Word允许表格行中文字的跨页拆分这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上影响了文档的阅读效果。防止表格跨页断行的方法是首先选定需要处理的表格。执行【表格】菜单中的【表格属性】命令在【表格属性】对话框中单击【行】选项卡中清除如图所示中的【允许跨页断行】复选框然后单击【确定】即可。此后Word表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况方便了用户的阅读。根据内容或窗口调整表格在向表格中输入文字的时候可能会注意到当输入的某行文字比较长时(最典型的比如网站的地址等)表格的列宽会自动调整。默认状态下这一功能是打开的。如果发现自己的表格没有这一功能可以在选定表格的情况下依次选择【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】(如图所示)。图根据内容调整表格菜单有了这一功能无须我们手动调节Word就可以自动调节以文字内容为主的表格使表格的栏宽和行高达到最佳配置。如图所示是没有调整前的表格如图所示是根据内容调整的表格。图没有调整前的表格图根据内容调整表格如果选择【根据窗口调整表格】菜单则表格的内容就会文档窗口宽度同样的跨度当表格超出了页面宽度时就会缩至页面一样的大小如图所示。图根据窗口调整表格如果选择【固定列宽】菜单则可以指定表格的宽度。如果选择【平均分布各行】菜单则会自动调整表格各行具有相同的高度效果如图所示。图平均分布各行的表格如果选择【平均分布各列】菜单则会自动调整表格各列单元格具有相同宽效果如图所示。图平均分布各列的表格表格在页面中的对齐位置和环绕方式表格可以象图形一样处理可以直接使用鼠标来缩放表格。只要在表格中单击表格的右下角就会出现一个调整句柄将鼠标指针指向该句柄时鼠标指针变为斜向的双向箭头然后按住鼠标左键拖动。在拖动过程中会出现一个虚框表示改变后表格的大小拖动到合适位置放开就可。表格也可以象图片一样让文字环绕如果将表格拖放到段落的文字当中文字就会环绕表格。.表格在页面中的对齐位置表格可以像文字那样设置各种页面对齐方式从而为排版带来极大的方便。表格在页面中的对齐位置可以有三种“左对齐”、“居中”和“右对齐”分别如图、图、图所示。图表格在页面中左对齐图表格在页面中居中对齐图表格在页面中右对齐设置表格的对齐方法有两种。第一种方法是:()把光标置于表格中或者选中整个表格。()单击【表格】|【表格属性】命令选择【表格】选项卡。()在【对齐方式】选项组下选择需要的三种对齐方式如果要设置左对齐表格的缩进量可在【左缩进】微调框中输入或选择适当的数值如图所示。图在【对齐方式】选项组下选择表格的对齐方式另外一种办法是将整个表格选中如图所示然后单击【格式】工具栏中的【居中】、【右对齐】等按钮就可以像对齐文字那样对齐表格。.表格在文档中的文字环绕在日常文字处理工作中难免会碰到要在表格周围绕排文字的情况表格周围绕排文字大致有以下种方法:()在表格两边插入文本框要绕排的文字放在文本框中。()将原表格两边增加没有边框的列将要绕排的文字放在两边的列中。()将表格放在图文框中将图文框设为【环绕】方式这样图文框周围就能绕排文字了。()利用【表格属性】对话框设置环绕。方法是在图的【表格】选项卡中在【文字环绕】选项组中选择【环绕】选项即可实现表格与文字绕排。如果要精确设置表格的环绕方式以及设置表格与文字之间的距离只有选择【文字环绕】下边的【环绕】选项后此时单击【定位】按钮可以打开如图所示的【表格定位】对话框然后按以下步骤进行:图【表格定位】对话框()在【水平】选项组的【位置】中可以输入一个精确的数值也可以从列表框中直接选择所需要的位置另外还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面左右边界、页边距以及分栏的距离。()在【垂直】区的【位置】中用户可以输入一个精确的数值也可以从列表框中直接选择所需要的垂直位置距离另外还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面上下边界、页边距以及段落的距离。()在【距正文】区中设置表格与周围正文的距离。()单击【确定】按钮。表格中特殊文字的排版表格制作完成之后要在相应的单元格中输入文字这就涉及到文字在单元格中的排列问题这一方式处理得好坏直接影响到表格的美观。在Word的【格式】工具栏中有一个【水平居中】按钮使用起来十分方便大家对它早已很熟悉了。下面仅就Word表格中文字垂直居中和分行排列的几种处理方法作介绍。.设置文字方向Word表格的每个单元格都可以单独设置文字的方向这大大丰富了表格的表现力。方法是选中表格中的任一单元格然后单击鼠标右键在快捷菜单中选择【文字方向】打开如图左图所示的【文字方向表格单元格】对话框。根据需要选择一种文字方向可以在【预览】窗口中看到所选方向的式样最后单击【确定】按钮就可以将选中的方向应用于单元格的文字如图右图所示。图设置表格中文字的不同方向.表格文字居中的处理在Word中既可以使用单元格中文字横排时水平居中与垂直居中的处理也可以使用表格中的文本或图片所在单元格、行或列进行水平居中和垂直居中的处理。用户可以根据不同的内容排版不同的表格如图上图所示的表格就明显没有图下图所示的表格好看。图表格文字居中处理的效果要进行表格文字居中的处理的办法有多种既可以使用【表格和边框】工具栏又可以使用【表格属性】对话框更可以使用右键快捷菜单。使用它们的工具栏、对话框和菜单如图所示。图设置单元格居中的各种方法表格的边框与底纹利用边框、底纹和图形填充功能可以增加表格的特定效果以美化表格和页面达到对文档不同部分的兴趣和注意程度。用户可以把边框加到页面、文本、表格和表格的单元格、图形对象、图片和Web框架中。可以为段落和文本添加底纹可以为图形对象应用颜色或纹理填充。要设置表格边框与底纹颜色有多种方法但都是在选中表格的全部或部分单元格之后进行的一种方法是选择【格式】菜单下的【边框和底纹】命令第二种方法是单击鼠标右键在快捷菜单中选择【边框和底纹】菜单命令第三种方法是依次选择【表格】|【表格属性】|【表格】选项卡在打开的对话框中选择【边框和底纹】按钮。无使用哪一种方法其道理都是殊途同归。用户可以多种方法都尝试一下。.设置表格边框()选定要设置格式的表格。把鼠标移到表格的左上角当表格左上角变成有的标记时单击鼠标即可选定整个表格。如果需要选定某一个单元格可以用将鼠标移到该单元格左边框外当鼠标指针变成时单击鼠标可选择单独一个单元格。()在选定的表格上单击鼠标右键后弹出的快捷菜单中选择【边框和底纹】。打开【边框与底纹】对话框。()单击【边框】选项卡在【设置】区域中有个选项可以用来设置表格四周的边框(边框格式采用当前所选线条的【线型】、【颜色】和【宽度】设置)。它们是【无】、【方框】、【全部】、【网格】和【自定义】这个选项。用户可以根据需要选择。()单击【线型】下边的上下按钮可以选择边框的线型单击【颜色】下边的下拉列表框可以选择表格边框的线条颜色单击【宽度】下边的下拉列表框用来选择表格线的磅值大小。()在【预览】区域下边的或可以设置表格是否是虚实线。()在【应用于】框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。如要绘制全部实线可以选择所有框线按钮如要全部虚线可以选择无框线按钮。如要使表格外框线为虚线内框线为实线可以选中内侧框线按钮等等。也可以使用【表格和边框】工具栏中的【表格自动套用格式】命令来快速地美化表格的设计。如果选中某部分单元格则选择的命令按钮只对某部分单元格有效这样可以使任意表格中的单元格实现实线与虚线。.设置表格底纹同样设置表格底纹的方法也是先选定需要设置底纹和填充色的单元格然后在【边框和底纹】中切换到【底纹】选项卡在【填充】下边的颜色表中可以选择底纹单击填充色如果选择【无填充色】则删除底纹颜色在【图案】区域中可以选择图案的【样式】和【颜色】选项选择设置要在【应用于】下拉列表框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。这样可以任意设置填充一个表格最后会得到各式各样的填充效果。绘制表格斜线表头斜线表头是复杂表格经常用到的一种格式除了可以使用如图所示的【表格和边框】工具栏中的来绘制斜线表头外Word的表格也有自动绘制斜线表头的特殊功能。表格的斜线表头一般表格的第一行的第一列。在设置表格斜线表头前要将该斜线表头的单元格拖动到足够大然后执行下述的操作:()将插入点定位在要绘制斜线表头的单元格中。()单击【表格】【绘制斜线表头】命令。()当出现对话框后在【表头样式】下拉列表中选择一种样式(共有种可选择)。()分别在【行标题一】(右上角的项目)、【列标题一】(左下角的项目)和【行标题二】(中间格的项目)【列标题二】填入表头的标题名称如图所示。图输入斜线表头的标题项目()在【字体大小】下拉列表框中选择表头的字体。()单击【确定】按钮退出就会添加斜线表头如图所示。图绘制斜线表头的效果如果表头标题文字太大则会出现一个【输入斜线表头】的提示框。这时单元【确定】按钮只会添加表头斜线而不添加标题文字如果单击【取消】按钮就会返回到对话框中。由于这种方法制作的表头斜线是由绘图工具的直线、文本框等组成因此如果要取消制作了的斜线表头需先单击【绘图】工具栏中的【选择对象】图标按钮拖动鼠标选择所有斜线及标题材内容按Delete键就可以删除了。设置表格列宽和行高在实际操作时Word把表格的每一个单元格看作一个独立的文档而表格的每一列可看作是一个分栏。可以根据每一栏的需要设置栏宽、列间距与行高。.用鼠标改变改变列宽与行高当用Word编辑表格时经常涉及到更改表格列宽的问题下面介绍更改列宽和行高最快速且最直接的方法:()确认当前在【页面】视图状态下如果不是可以单击【视图】|【页面】命令。()将光标精确地定位于表格的列或行单元格线上这时光标会变成两条靠近的平行线使鼠标指针变成←||→形状此时按住鼠标拖动网格线至想要的位置如图所示。()松开鼠标按钮网格线就被重新定位。图按住鼠标拖动网格线至想要的位置当使用网格线来更改列宽时表格的总宽度保持不变。Word会相应地增大或减小相邻列的宽度(这与使用标尺更改列宽正好相反)。但是如果按下Shift键的同时拖动则整个表格的宽度会更改而此时其他列宽将保持不变。如果在按下Alt键的同时将该列向右或左拖动则在移动网格线时会在标尺上看到以英寸显示的精确列宽。这两个键同时使用时可同时实现这两种效果。.使用标尺更改表格列宽与行高同样使用文档的标尺更改列宽操作步骤如下:()确认在【页面】视图状态下。()单击【视图】│【标尺】命令显示Word的标尺。()把光标定位在表格的内部选中表格。()按住鼠标拖动想要移动网格线相应的水平标尺上的暗色区(如果将光标悬停于该暗色区则会看到“移动表格列”的提示)如图所示。图使用标尺更改表格列宽与行高()继续按下鼠标按钮的同时将暗色区(及相应的网格线)拖向期望的位置。()松开鼠标按钮这样网格线就被重新定位。当使用Word的标尺来更改列宽时表格的总宽度会相应的扩展或是压缩(这与使用网格线更改列宽正好相反)。但是如果在按下Shift键的同时拖动则表格的整个宽度保持不变且Word仅调整与所选列相邻的列以便再次更改。如果按下Alt键的同时向右或向左拖动该列则在移动网格时会在标尺上以英寸显示精确的列宽。同时按这两个键可产生这两种效果。.使用【表格属性】对话框框设置行高与列宽如果要精确地设置表格行高与列宽的位置可以用【表格】|【表格属性】命令来进行设置。方法如下:()选定需调整宽度的一列或多列如果只有一列只需把插入点置于该列中。()单击【表格】|【表格属性】命令弹出【表格属性】对话框再选择【行】或【列】选项卡。()选中【指定宽度】复选框在后面的微调框中指定行高或列宽的数值在【列宽单位】右边的下拉列表框中选定单位(或在【行高值】右边的列表框中选择是【最小值】还是【固定值】。如要设置其它列的宽度可以单击【上一行】(【前一列】)或【下一行】(【后一列】)按钮如图所示。()最后单击【确定】按钮完成。图使用【表格属性】对话框框设置行高与列宽.平均分布各列表格的各列单元格一个表格经过多次改变列宽之后可能使表格的各列宽度不等影响美观。这时可以使表格的某些列的列宽相等。方法是请参看节。制作具有单元格间距的表格用户可以将一张如图左图所示表格设置为如图右图所示的具有单元格间距的表格。图制作具有单元格间距的表格操作方法如下:()将光标置于表格的任意位置上。()依次单击【表格】|【表格属性】|【表格】命令或选项卡。()单击【选项】按钮。()在打开的【表格选项】对话框。选中【充许调整单元格间矩】复选框并在右侧微调框中输入需要的数值如厘米如图所示。()连续单击【确定】按钮。最后得出的如图右图所示效果。图选中【充许调整单元格间矩】复选框数据排序在编辑表格的文档中经常要用到排序功能Word提供较强的对表格进行处理的各种功能包括表格的计算、排序、由表格中的数据生成各类图表等。Word提供了列数据排序功能但是不能对行单元格的数据进行横向排序。数据的排序有升序和降序两种按类型分一般可以分为按拼音和笔画排序两种另外还有一种是对表格中的【计算列】进行排序此为特殊情况。.简单排序Word可以方便地对选定的表格进行数据排序。方法是将插入光标定位到表格中欲排序的列上单击如图所示的【表格和边框】工具栏上的【升序】按钮可使光标所在列以升序排列单击【数据库】工具栏上的【降序】按钮可使光标所在列以降序排列。图表格和边框工具栏对于简单排序如果表格列中的内容是纯中文默认按笔画顺序排序如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的默认的排序顺序是数字、英文、中文。.复杂排序复杂排序灵活多变适用面广实用性强简单排序简单易行但实用性差。如果要以一列为主索引列再选一列或两列作为次级索引列进行排序必须使用复杂排序。当只有一个索引列时两种方法都可以使用但是如果对中文字符欲按拼音顺序排序时必须使用复杂排序。复杂排序操作步骤如下:()将插入点置于要进行排序的表格中。()单击【表格】菜单中的【排序】命令出现如图所示的【排序】对话框。()在【主要关键字】下边的下拉列表框中选择第一个排序的域名。()在【类型】列表框中选定排序类型如【笔画】、【拼音】、【数字】或【日期】。()选择【升序】单选项进行升序排序选择【降序】单选项进行降序排序。()在【使用】下拉列表框中选择要根据其进行排序的单词或域默认为【段落数】。()如果要用更多的列作为排序的依据可以在【次要关键字】和【第三关键字】选项组中重复()至()的步骤。()单击【选项】按钮可以打开如图所示的【排序选项】对话框。在此对话框中:·【分隔符】选项组:可以选择使用排序记录中的域分隔符。但不能使用段落标记作为域分隔符因为Word已将段落标记预留为记录分隔符。如果当前选择是Word表格则“分隔组中的域”选项不可用。·【排序选项】选项组:可以指定排序是否限制在所选列中以及是否区分大小写字母。当选中表格的中部分的列时【仅对列排序】单选按钮有效否则默认为对不整个表格进行排序。·【排序语言】:可以单击要在Word中应用其排序规则的语言在这里可以选择港、澳、台和新加坡等地区语言进行排序。图【排序】对话框图【排序选项】对话框()单击【确定】按钮即可进行排序。注意如果是按【姓氏笔画】排序时不是按【姓名笔画】的递增(或递减)排列。.表格中计算列的排序如果按正常步骤进行计算列排序操作先将插入点定位于【平均分】列或选中该列再单击工具栏上的【降序】按钮将得不到正确结果。但同样的操作应用于其他各列(非计算列)排序结果正常。可见对于表格的计算列进行排序其操作较为特殊。对于表格的计算列要使用工具栏按钮对其进行正确的排序(升序或降序)必须设置该列各单元格计算结果的格式(最好使用格式符号【】)并保证其设置的一致性。此外要保证该列中有一个空的单元格如果没有的话请在表格中插入一行其位置不限。在排序前将插入点定位于该列中或选中该列。如果要按升序排序根据空单元格位置的不同情况直接单击次或次【升序】按钮可得到正确的结果(如果空单元格在标题行之后、该列所有数据之前单击次【升序】按钮即可如果空单元格在标题行之前或该列数据的中间或最后面则要单击次【升序】按钮)。如果想直接单击【降序】按钮实现降序排序是行不通的必须先单击次或次【升序】按钮(空单元格在标题行之前单击次否则单击次)再单击次【降序】按钮才能得到正确的降序排序结果。另外使用【表格】|【排序】命令最多可指定列作为排序依据(或称为关键字)各列的排序方式可分别指定为升序或降序。其具体操作步骤如下:先选定表格中需要进行排序的数据清单然后选择【表格】|【排序】命令在打开的【排序】对话框中设定相应的排序依据及其类型与排序方式再根据选中的数据清单是否包含标题行分别选中【有标题行】或【无标题行】最后单击【确定】按钮关闭对话框。在使用过程中可以发现以上操作对非计算列有效对计算列(如【平均分】)无效。因此为使【排序】命令能对表格中的计算列进行正确排序只要设法将计算列转换为非计算列即可。事实上表格的计算是以在表格中插入【域】的形式实现的计算公式为【域代码】而计算结果则为【域结果】。通过选中计算列选择【编辑】|【复制】命令再选择【编辑】|【选择性粘贴】命令在打开的【选择性粘贴】对话框中选中【粘贴】|【无格式文本】再单击【确定】按钮关闭对话框。此时通过复制和选择性粘贴将平均分列由计算列转换为非计算列可保留【域结果】(即计算结果)将【域】删除从而使计算列成为非计算列。即可使用【排序】命令对其实现正确的排序处理。最后再说明一点在排序的表格中如果含有合并单元格不能使用【表格】工具栏上的排序按钮进行排序但可通过【表格】|【排序】命令进行只要事先选中需要进行排序的数据行即可。将表格转换为文本在Word中利用已存在的文本可以转换为表格相反表格中的文本也可以轻易地转换为纯文本。.将普通表格文字转换为文本文字如果现在想将已有表格的文字转换为文本文字可以使用下面的方法:()选定要转换成文本的表格可以是表格的一部分也可以是整个表格。()依次单击【表格】|【转换】|【表格转换成文本】命令。打开【表格转换为文本】对话框。()在【文字分隔符】区域中选定你定义的分隔符号如果选用的符号上面没有则在【其它字符】框中输入。Word将以指定的分隔符来分隔表格的文字。()单击【确定】按钮就将文本转换为表格。相反对于具有规则分隔符的文本也可以使用此方法来转换为表格。.将特殊分隔符的文本转换为表格利用Word表格菜单中的【将文字转换为表格】功能可以方便地将具有常规分隔符文字转换为表格。但是对于由某些专用程序形成的具有非常规分隔符的数据文件如数据之间是由若干个空格分隔的文件则【将文字转换为表格】的功能变得无能为力。如果在数据之间采用手工加入常规分隔符当数据很多时工作量非常大。在这种情况下可以先用Excel将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件然后在Word中重新打开此文件则可方便地转换为Word表格。让表格中的文字分散对齐分散对齐是Word提供的一种特殊的文字对齐方式它主要是通过自动调整文字之间的距离来达到各个单元格中文本对齐目的的(即让表格中的文字平均分布于每个单元格中)采用该种文字对齐时的效果比采用其它对齐方式好得多。如在编辑一个表格时采用常规的左对齐、右对齐或居中方式都显得不太美观手工调整文字位置也不太方便而采用分散对齐方式则可让表格中的文字整齐排列效果就比采用其它对齐方式要好得多。为此我们只需选定相关单元格然后单击快捷工具栏上的“分散对齐”按钮即可非常方便。在Word中除了可以将表格按内容(或窗口)相匹配从而使表格显得既整齐又美观。但有了这些功能还不够在如图所示的表格中还可以按“按文字匹配”(也就是分散对齐)设置使表格更美观。图不美观的表格文字()选定需要进行匹配的列()单击【格式】|【段落】命令或者单击【格式】工具栏中的对齐方式按钮将将段落的对齐方式设置为【分散对齐】。()单击【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】命令。最后会得到整齐的表格如图所示。图设置后的整齐表格匹配单元格中的文本还有另外一种方法操作步骤如下:()选中要设置的表格或单元格()单击【表格】|【表格属性】命令。()在打开的【表格】对话框单击【单元格】选项卡。()单击【选项】按钮打开如图所示的【单元格选项】对话框。图【单元格选项】对话框()在【选项】选项组下选中【适应文字】复选框。()单击【确定】按钮。此时就会看到在表格中缩减的字体字符大小显示在单元格中键入的所有文字可以适应列宽。如果表格中的文字越多在屏幕上显示的字体就越小当光标定位在某个单元格中时该单元格内的文本下边就会显示一条绿色的下划线如图所示。图适应文字的单元格但表格中的实际字号并不改变如果单击【格式】|【字体】命令切换到【字符间距】选项卡就会发现实际上表格中的文字是按照单元格内排放字数多少来进行字符的缩放。解决表格文字分散对齐的问题表格中的文字分散对齐也有它的不足之处那就是它一般都是以单元格两端的表格线为标准将所有文字平均分布于单元格中这就存在一个文字距离表格线过近的问题。该问题在单元格的宽度较窄时还不太明显而当单元格较宽时就显得尤为突出了。如将表格拉宽之后它就会变得很不美观。要是在采用分散对齐方式时可以让文字与两端的表格线保持一定的距离无疑会美观得多。这一看似简单的要求却并不容易办到甚至在单元格中添加空格也无法解决这一问题。下面介绍利用Word的隐藏表格线功能解决此问题。Word具有一项WPS等文字处理软件所不具备的独特的功能就是可以设置任意表格线为虚线它只是在打印时可以不打印出来但对表格的其它各种功能却丝毫没有影响。利用这一功能用户可以在相关单元格的两端各自添加不打印出来的表格虚线然后在虚线表格之间输入所需文字内容最后将这些文字设置为两端对齐方式这样我们就可以达到相应效果了具体操作如下:()将光标移至需要插入表格的位置。()执行【表格】|【插入表格】命令打开【插入表格】对话框。()在【列数】和【行数】框中分别输入和。()单击【确定】按钮就插入一个行列的表格(多出的两列即用于解决文字的分散对齐问题)。()在表格的第列(注意必须是第列而不是第列)中输入有关表格内容()打开【表格和边框】工具栏。()选中表格的第列内容。()单击【表格和边框】工具栏中的【外围框线】按钮打开表格框线列表然后单击【左框线】和【右框线】按钮设置单元格的左框线和右框线为虚线。()此时可以看到该表格第列的左框线和右框线已经由原来的实线变成了虚线这一变化对表格排序、计算等功能没有什么影响但这两条表格线在今后的打印过程中却不会打印出来(就像不存在一样)利用这虚线的表格线进行文字的分散对齐就可以实现较好的文字对齐效果。()单击快捷工具栏上的【分散对齐】按钮使表格第列中的所有文字全部按分散对齐方式排列。()在打印预览功能的配合下适当调整表格第列和第列的宽度使之尽量显得美观一些即可大功告成。除了上文提出的解决方法外下面再为用户提供一个更好的解决方法:()先选定已经分散对齐的表格单击【表格】|【表格属性】命令打开【表格属性】对话框()单击【列】选项卡将【列间距】项尺寸设置为你希望表格内容距离边框的尺寸()单击【行】选项卡设置“左缩进”项尺寸为:列间距×厘米(例如“列间距”若设为厘米那么“左缩进”应设为:厘米×厘米=厘米)()单击“确定”按钮问题就解决了。如果你对刚才设置的距离不满意只要增大或减小“列间距”尺寸并相应地调整“左缩进”尺寸就可以轻易的增大或减小表格内容与边框的距离了而不会影响其它列的表格。在表格文字分散对齐时文字距离表格线太近并不能算是一个问题就像在没有设置过行高的表格中输入文字文字总是距离上下表格线很近一样。在表格中按小数点对齐利用Word所提供的小数点对齐制表符可以实现数字按小数点对齐的功能。其操作步骤如下:()选取需要按小数点方式进行对齐的一列或多列表格单元。()将文字对齐方式设置为两端对齐或分散对齐(不可设置为居中对齐)。()在水平标尺上设置一个小数点对齐制表符。这时表格中的数字就会自动按小数点对齐方式进行对齐了。值得注意的是:在表格中不能用Tab键来输入制表符。因为Tab键在表格中的作用是将光标移动到下一个单元格而不是输入制表符。为何指定表格宽度不起作用用户在调整表格宽度时除了用鼠标进行调整外也可以在【表格属性】对话框中精确设置。但如果调整的表格是用固定列宽的这时问题就出现了当将前一列宽度定为厘米而在将后一列宽度由厘米改为厘米后前一列宽度又变大了也就等于刚才将其宽度定为厘米的工作白做了。这是为什么呢?在【表格属性】对话框的【表格】选项卡中在【尺寸】选项组的【指定宽度】复选框中可以看到表格的指定宽度为厘米如图所示。这就是问题的关键。因为已经定了表格的总宽度所以在调整每一列宽度时都要受总宽度的制约。图指定了宽度的表格如果不要求表格总宽度只想精确设置各列的宽度就将【指定宽度】复选项取消再切换到【列】选项卡中精确调整每一列的宽度最后表格宽度就等于各列宽度之和。给并列表格添加双细线在排版表格的确良时候如果一个表格左右分为两栏两栏的内容是并列的此时如果在两栏的中间添加一个双细线不但美观而且让人更容易理解。如图所示。图添加双细线的并列表格给并列表格添加双细线的方法有三种。第一种方法:()选中要划分双细线所在的单元格如图所示。图选中要划分双细线所在的单元格()单击【格式】|【边框和底纹】命令并选择【边框】选项卡。()在【设置】下选择【自定义】在【线型】下选择双细线型在宽度】列表框中选择【½磅】在【应用于】列表框中选择【单元格】在【预览】下边单击要添加双细线所在的单元格边线按钮。如图所示。()单击【确定】按钮后就可以得到如图所示的效果。第二种方法:()单击【常用】工具栏中的表格和边框按钮。图设置边框的各处选项()在打开的【表格和边框】工具栏中的【线型】栏中选择双细线线型。()用画笔把要更改栏中线型重新绘一遍如图所示。最后就可以得到如图所示的双细线效果了。图把要更改栏中线型重新绘一遍第三种方法比较麻烦点如果在前两种方法不能解决的情况下也不失为一种办法。()打开的【表格和边框】工具栏在需分开的表格线中再画一条细线如图所示并选中这列添加细线后的单元格。()单击【表格】|【表格属性】命令选择【单元格】选项卡。()单击【选项】按钮打开【单元格选项】对话框。图在需分开的表格线中再画一条细线()取消【与整张表格相同】复选框把左、右的输入栏中都设为厘米。如图所示。图指定单元格的宽度()单击【确定】按钮返回【单元格】选项卡中。()选中【指定宽度】复选框并在栏中输入一个较小的数值如厘米如图所示。图指定宽度栏中输入一个较小的数值()单击【确定】按钮退出打开的对话框。()最后所选的单元格就会设置固定值为cm的宽度。其效果就是如图所示的双细线了。解决表格线超出了页面的问题不知用户有无遇到过这样的问题当把一个文档的内容复制到另一个文档中时文档中的表格有时会超出了页面的范围如图所示。图超出了页面的表格线很多用户此时会不知所措要想用鼠标拖动边线当把鼠标移到边线时鼠标却没变成的状态此时可以使用下述的方法来解决。()用鼠标选中整个表格。()单击【表格】|【表格属性】命令选择【表格】选项卡。()在【尺寸】选项组中取消【指定宽度】复选框或者把宽度改为比原来数值如图所示。图更改指定宽度()单击【确定】按钮该表格重新指定了宽度后就会缩小到指定的大小了。此时就可以在文档中进行其它的操作。表格公式的使用在Word的表格中可以进行比较简单的四则运算和函数运算。Word的表格计算功能在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel基本是一致的任何一个用过Excel的用户都可以很方便地利用【域】功能在Word中进行必要的表格运算。一般的计算公式可用引用单元格的形式如某单元格=(A+B)*即表示第一列的第二行加第二列的第二行然后乘表格中的列数可用A、B、C、D等表示行数用、、、等来表示。利用函数可使公式更为简单如=SUM(A:A)即表示求出从第一列第行到第一列第行之间的数值总和。【表格和边框】具栏上的【自动求和】按钮可以方便地汇总每一列或每一行的数据。需要注意的是一列数值求和时光标要放在此列数据的最下端的单元格上而不能放在上端的单元格上一行数据求和时光标要放在此行数据的最右端的单元格上而不能放在左端的单元格上当求和单元格的左方或上方表格中都有数据时列求和优先。公式是由等号、运算符号、函数以及数字、单元格地址所表示的数值、单元格地址所表示的数值范围、指代数字的书签、结果为数字的域的任意组合组成的表达式。该表达式可引用表格中的数值和函数的返回值。使用表格公式的方法是将光标定位在要记录结果的单元格中单击【表格】|【公式】命令出现如图所示的【公式】对话框后在等号后面输入运算公式或【粘贴函数】。图【公式】对话框后在【公式】文本框中输入正确的公式或者在【粘贴函数】下拉列表框中选择所需的函数然后在【数字格式】下拉列表框中选择计算结果的表示格式(例如结果需要保留位小数则选择【】)最后单击【确定】按钮即可在选定的单元格中得到计算的结果。其中公式格式为【=操作符(或函数)任意组合的表达式】可使用的操作符如表所示可选择的函数如表所示。表公式运算符号表运算符号意义运算符号意义加=等于–减

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    2010-05-09 19:48:45

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