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详细清晰的外贸单证流程

详细清晰的外贸单证流程

西南
2009-03-31 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《详细清晰的外贸单证流程doc》,可适用于其他资料领域

详细清晰的外贸单证流程.客户询盘:一般在客户下PurchaseOrder之前都会有相关的OrderInquiry给业务部做一些细节上的了解。.报价:业务部及时回复客人查询确定货物品名型号生产厂家数量交货期付款方式包装规格及柜型等oformaInvoice给客户做正式报价。.得到订单:经过洽谈收到客户正式的订PurchaseOrder。.下生产订单:得到客人的订单确认后给工厂下订单安排生产计划。.业务审批:业务部收到订单后首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名部门经理审批再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的或有预付款和佣金等条款的要经公司总经理审批才行。合同审批之制成销售订单交给部门进程员跟进。.下达生产通知:业务部在确定交货期后满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产:   :如果是LC付款的客户通常是在交货期前个月确认LC已经收到收到LC后应业务员和单证员分别审查信用证检查是否存在错误交货期能否保障及其他可能的问题如有问题应立即请客人改证。   :如果是TT付款的客户要确认定金已经到账。   :如果是放帐客户或通过DA等方式收汇等需经理确认。.验货:   :在交货期前一周要通知公司验货员验货。   :如果客人要自己或指定验货人员来验货的要在交货期一周前约客户查货并将查货日期告知计划部。   :如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的要在交货期两周前与验货公司联系预约验货时间确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。.制备基本文件及工厂提供的装箱资料制作出口合同出口商业发票装箱单等文件(应由业务跟单员制作交给单证员)。.商检:如果是国家法定商检产品在给工厂下订单时要说明商检要求并提供出口合同发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单条。.租船订仓:   .如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系告知发货意向了解将要安排的出口口岸船期等情况Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(INGORDER)通常在开船一周前可拿到定仓纸。   .如果是由卖方支付运费应尽早向货运公司或船公司咨询船期运价开船口岸等。经比较选择价格优惠信誉好船期合适的船公司并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓程序同上。   .如果货物不够一个小柜需走散货时向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时还要了解截关时间入仓报关要求等内容。   .向运输公司定仓时一定要传真书面定仓纸注明所定船期柜型及数量目的港等内容以避免差错。.安排拖柜:   .货物做好并验货通过后委托拖车公司提柜装柜。拖车公司应选择安全可靠价格合理的公司签定协议长期合作以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书放柜纸船公司定仓号拖柜委托书注明装柜时间柜型及数量装柜地址报关行及装船口岸等。如果有验货公司看装柜要专门声明不能晚到。并要求回传一份上柜资料列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。   .传真一份装车资料给工厂列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。   .要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部列明货柜离厂时间、实际装货数量等并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时应提供一份装柜资料内容包括所装货物及数量口岸船公司定仓号柜号船开截关时间拖车公司柜型及数量本公司的联系人和电话等。.获得运输文件:    .最迟在开船后两天内要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找LC或客人的要求来做并给出正确的货物数量以及一些特殊要求等包括要求船公司随同提单出的船证明等。   .督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的要先传真提单样板给客人得到确认后再要求船公司出正本。   .及时支付运杂费付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。.准备其他文件   .商业发票:LC要求提供的文件中对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后交货期之前。发票中的货物描述要与LC上的完全相同小写和大写金额都要正确无误。LC上对发票的条款应显示出来要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证一般要提前天办理。    .FORMA原产地证书:FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在LC的交货期和开船日之前在发票日期之后。未能在发货之前办理的要办理后发证书需提供报关单提单等文件。经香港转运的货物FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签证明未在港对货物进行再加工。   .一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签也和发票一样要提前天办理。   .装运通知:一般是要求在开船后几天之内要通知客人发货的细节包括船名航班次开船日预计抵港日货物及数量金额包装件数唛头目的港代理人等。有时LC要求提供发送证明如传真报告书发函底单等注意按客人要求的时间内办理。   .装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量每箱的毛重净重外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号以便于客人查找。装箱单的重量体积要于提单相符。.交单:   .采用LC收汇的应在规定的交单时间内备齐全部单证并严格审单确保没有错误才交银行议付。   .采用TT收汇的在取得提单后马上传真提单给客人付款确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。   .如果TT收汇的要求收全款才能做柜的要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记包括电脑登记及书面登记便于以后查询统计等。.文件存档:所有的LC和议付文件必须留存一整套以备查用。.单证员平时应注意收集运价变动船期航线等信息为业务员报价提供帮助。

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