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做ppt的技巧

做ppt的技巧

听见涛声
2009-03-24 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《做ppt的技巧doc》,可适用于职业岗位领域

做PPT的技巧!一、前言我们不知道看过多少人做演示文稿听过多少场演讲相信大家也都做过演示文稿被邀请演讲无数次!演示文稿多么容易的一件事!以前我不这么认为现在还是无法这么告诉自己。演示文稿的目的在传达信息所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片有演讲者深怕遗漏重要信息照着投影片的内容逐字宣读有演讲者准备的投影片花俏得让我觉得他好像是在教演示文稿软件也曾经有过经验听完一场演讲回来我竟不知道演讲者长什么模样因为他始终和我们一样看着屏幕自说自话我只能看到他的背影。到底一场成功的演讲该注意那些细节一直希望有机会将演示文稿技巧的理论与PowerPoint实务结合借着这次研习的机会将初步的汇整结果与大家分享也请大家不吝指正。二、演示文稿成功的关键演示文稿成功的关键可以归纳为内容、态度形象、和声音三部份。请您猜猜看那项是演示文稿成功的关键呢?想想我们每次为了演示文稿搜索枯肠地找资料写脚本答案当然是内容啰!错我们辛辛苦苦准备的内容只占%演示文稿成功最主要的关键是能度形象占了%其次是声音占%。回想一下所谓的名嘴那么这层道理也就不说自明了。还记得有一次去听一场智能财产权的演讲因为初初接触这个领域这演讲者的身份背景都不是很清楚只是觉得题目很有兴趣就walkin结果那位演讲者真是令我惊讶他是穿了西装可是皮带有一大截在外头晃衬衫我不知道他是要扎进去还是放出来我开始怀疑我要不要听他的演讲?理智告诉我不可以以貌取人所以我还是坐下来了没错他的演讲和他的穿著一样的sloppy。演示文稿是说服的艺术要说服观众接受我们的观点首先要抓住观众的注意力然后帮助观众清楚地了解我们要传达的信息引导观众同意我们的观点最后建立共识。作为信息时代的演讲者可以运用信息科技来帮助我们建构信息达成目标。 态度我能做好演示文稿我的内容很有价值我的观众很重要(顾客焦点)我要让观众很有收获。形象:情绪我很高兴来做演示文稿我要用热情感染我的观众。衣着我很专业我很有精神。男:西装(深色)﹑兄衬衫(白)。女:套装﹑裙子﹑包鞋(最好有点高度这样可以让自己时时保持抬头挺胸)声音运用声调技巧:停顿。感情:目光接触节奏快慢加强……。三、成功演示文稿的七个步骤(一)观众如果能够事先知道观众的基本信息那么在设计演示文稿讯息时就可以将观众的特性融入演示文稿中。观众为什么会来听我们演讲想从我们的演讲中得到什么?我们的演示文稿内容能不能符合观众的需求?观众的人数有多少?观众对主题的熟悉程度如何?所有人都很熟悉还是只有部分人熟悉?观众的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高?如果我们的观众对我们所要讲的主题已经很熟悉我们还讲众人皆知的基本观念是会让人很厌烦的反之如果我们的观众对主题一点也不熟悉而我们一下子就切入核心让观众一头雾水或者听不懂的专有名词、英文简称让观众充满挫折那么观众也不会赞美我们的。所以根据观众分析来准备演示文稿内容需要为观众建立背景知识时请大方地加以解释再把焦点拉回主题让所有观众都能同步。所以也不要在中途塞给观众太多的参考资料这样观众会分心还跟不上进度请把所以补充资料全部放在最后面甚至另外制作附录让观众带回去参考。(二)信息演示文稿最主要的目的是传达信息所以的内容都应该辅助信息的传达与此目标无关的都不应该在演示文稿中出现。演示文稿设计的原则是KISS(KeepItSimpleandStupid)。其实准备演示文稿内容和写文章是一样的订好题目后先列出大纲把重要的观念和关键词的关联性架构出来接下来再加上创意以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。、文字的使用善用PowerPoint的演示文稿设计模板可以省去我们配色定字型的时间。切记演示文稿是辅助我们传达信息真正在传达信息说服观众的是我们所以不要将投影片设计成小抄或脚本照本宣科。我们可以从行销的角度来看如果我们只是照念的话那么同样的内容以后可能就是下面听讲的人来念而不是我们了所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势传达不是演示文稿投影片就好了要有我们演讲才成功。再从智能财产权的角度来说如果投影片的内容是满篇文字信息就完全揭露了下次再讲就缺少了新颖性就得追求进步性君不见著名的演讲者一套投影片走天下场场瀑满没有人嫌投影片一样因为诠释不同。所以制作投影片请掌握MagicSeven原则每张投影片传达个概念效果最好个概念人脑恰好可以处理超过个概念负担太重了请重新组织。(士=~)、字体大小投影片的字体要大、行数要少。记住:我们是来演讲不是来做视力检查!字体大行数自然就少当然就符合MagicSeven原则!我的建议是:大标题至少要用点以上的字如果会场很大、很深的话点数最好再提高。还有千万别忘了投影片的大小标题请尽量用粗体不要说我在计算机屏幕上看很清楚啊!我们是要投影出来给观众出来给观众看而不是请观众一个一个来计算机屏幕上看的。另外除非是自备notebook否则请不要选用标准字体以外的字型设计因为会场的计算机可能无法支持千万不要冒这个险!、标题的使用标题是每张投影片的主轴请简洁有力地传达每张投影片的重点最好是以~个字来说明因为再多字一行就挤不进去了就算挤得进投影片也挤不进观众的脑中而后者显然是比较重要的。因为标题只能取~个字所以冗赘之字就无须出现例如:「的图形」(难到我们画得让观众看不出来是图吗?)「百分比分析」(由表中不就看出来了?)其实每张投影片就是大小标题的组合也就是概念的串连除非是要引述一段文字或是名言否则是不会出现超过两、三行的文字的就是是要引用一段文字或者是名言也应该帮观众掌握讯息以不同颜色或是画线标示重点。、勿用标点符号既然投影片就是大小标题的组合那么就不需要出现标点符号尤其是冒号和句点更是可以直接省略。投影片上的讯息都已经分类串连好了也都以项目符号、字型字体等加以分段组织所以大部份的标点符号都是多余的。至于括号也尽量少用特别是在标题上若加上括号就好象在大庭广众咬耳朵一样如果在大标题中真的觉得有加括号的必要那就把它放到次层标题中这样可以让我们的标题简洁有力。、缩写的使用用英文缩写字可以让演示文稿内容更精简更专业!那可不一定缩写的效果只有对非常熟悉主题的人才有用所以除非我们非常确定观众的背景否则还是将全文拼出较佳。还好演示文稿不像看书或文章我们希望带着观众跟着演示文稿的进度走所以不能期望观众在第二张投影片学会的缩写就能马上应用到后面。、数字的使用数字会说话所以善用数字来支持我们的观点或是论证效果最好。因此统计数字也是演示文稿常用的信息。在演示文稿中引用统计数字时投影片中宜以精确数字呈现但在口述时不要太拘泥于精确数字而应使用近似值因为近似值容易记忆容易联想只有在特殊目的的时候才需要使用精确数字。、关联信息的使用信息透过时间和空间的关联更具意义所以流程图、组织图、时间表、timelines都可以让信息更为生动Visio是很好的辅助工具。、图表的使用表胜于文图胜于表所以图表自己就能说故事换句话说图表只须标题请勿再加上文字解释图表内容。诠释这种智能型的工作千万不要让计算机做要让睿智的我们来发挥。如果怕到时紧张遗漏了重要的信息请把要讲的内容打在备忘稿中。、动画的使用我们经常利用大饼图、柱形图等来呈现统计数字此时我们也可以多点创意以动画来呈现市场占有率或业绩成长更令人印象深刻。、信息来源演示文稿也应该尊重智能财产权注明资料来源一来表示我们所引用信息的权威性二来也彰显我们的专业。在演示文稿中可以建立自己的风格将信息来源固定安排在投影片的固定地方如此一来我们演讲的时候不用再花宝贵的时间去交待信息来源观众就会自己在投影片的适当位置取得所需信息。(三)组织投影片的内容要怎么安排呢?其实一场演示文稿就是在说一个故事。首先自我介绍然后告诉观众将要听到一个什么样的故事接下来把故事说给听众听再强调一下故事的意涵然后帮助观众回忆一下今天听到了一个怎样的故事最后当然是谢谢观众的参与啰!、开场白(Introduction)好的开始是成功的一半!第一张投影片要充份表现占演示文稿成功关键%的态度和形象要表现我们很高兴来演讲而且尊重顾客所以投影片的最上方要标明主办单位或是会议名称接下来要表现我有资格来做这场演讲所以要标明姓名、职称和服务单位或是专长。演讲是无形的未免船过水无痕通常主办单位都会印制讲义发给与会者参考我们是不是曾经拿出一份讲义觉得很有参考价值可是却忘了是怎么拿到的我甚至还有拿过讲义第一页只有题目几个大字而已怎么想都想不起来是主讲人是谁。千万不要让这样的事情发生在我们身上请检查一下第一张投影片中是否提供下列完整的信息:·会议名称·演讲主题·演讲者、职称、服务单位、连络方式·日期有了上述完整信息不管我们的讲义流落何方拿到讲义的人永远有足够的背景信息知道我们是在何时何地做这场演讲甚至听讲的对象也都意涵其中更重要的是当有人要引用讲义中的内容时也有足够的书目信息就没有理由不把credit归给我们再从行销的角度来看有人拿到这份讲义觉得内容很精彩不用打听马上就有足够的信息与我们联络了。、预告(Preview):告诉听众我们接下来要讲什么准备一张投影片标示内容大纲当然如果能以图标更念人印象深刻。所以如果是研究成果发表可以研究流程做Preview如果是两、三个小时的演讲可以此preview投影片串场帮助观众掌握进度。、说明主要的和次要的概念讲给听众听。观众是来听演讲或报告的所以我们要用讲的就像是说故事一样从「很久很久以前」开始然后「后此王子与公主过着幸福快乐的日子」。让观众可以很轻松地听完整场演讲所以我们要帮助观众把核心概念凸显出来让观众不费吹灰之力就捉住重点。·这些概念对听众有什么意义(利益)·回顾:告诉听众我们讲过了什么·结论:听众现在该知道什么或做什么·别忘了说:谢谢!(四)练习演讲都有时间限制好的演讲者要能控制时间。切记千万不要拖延时间就算是前一位演讲者占用了我们的时间我们还是要尽可能地准时结束尤其是当我们是最后一位演讲者时因为观众不会记住之前谁拖延时间只会记得我们占用他们的宝贵时间。要能有效控制时间需要练习而且要知道每张投影片所花费的时间。PowerPoint有排练的功能只要按一下投影片放映菜单上的排练时间即可。接下来仿真演讲实况PowerPoint就会自动记录每张投影片所花费的时閜。使用排练对话框中的不同按钮暂停放映投影片、重新播放投影片、以及换到下一张投影片。PowerPoint会记录每一张投影片出现的时间并据以设定放映的时间。当完成排练之后可以接受该项时间设定或重新试一次。大概没有多少人会真的这样吧但是至少照着讲稿演练一遍可以估计一场演示文稿约花费多少时间。(五)讲义演讲是无形的服务所以要加以有形化最具体的有形化就是提供讲义。讲义通常是将投影片的内容印出来给观众通常投影片都是彩色的但是讲义却只能印黑白的所以在印制投影片之前请先以灰阶预览的功能检视一遍看看有没有黑白无法显示的内容有的话应补全。另外若有演讲效果的设计则打印投影片时应将相关投影片隐藏起来如穿插的笑话或互动的问题与解答。至于讲义该在演讲前发或是演讲后发呢?大部份都是演讲前发但是有时考虑演讲效果也可以在演讲后才发让观众专心听演讲尤其是交互式、参与式的演讲。讲义是要加深观众的印象所以以清楚易读为原则虽然PowerPoint有一页打印六张投影片的功能但是印出来每张投影片都看不清楚那又何必提供讲义呢只是徒具形式而已!所以原则上是以每页打印两张较为清楚有些投影片有精致的图表时应一张打印一张投影片。我们可以把一件事情做「完」也可以把一件事做「好」让我们试着把每一件事都做「好」相信世界会更美好。(六)开讲终于上场的时间到了!第一原则请提早到!·透明片其实是很棒的演示文稿工具可以面对观众演示文稿可以不用太多科技能力把全付精力放在观众和内容上。遇有状况时间缩短可以立即调整投影片不会手忙脚乱。·虽然投影片我们都用过了很多次但是每个场地的屏幕架设方式不同但是还是以横式投影为多所以投影片请制做横式。投影片的更换是手动要自然而平稳就必须用点心首先要把每张投影片正反面、顺序都排好加上护套以防静电作用在演讲前试放找到放置的最佳位置做暗记这样就可以确保每张投影片放上去都平稳适当无需上下左右移动调整。·受到邀请做演示文稿是一件非常光荣的事要优先表达有主持人要谢谢主持人的介绍观众有重要人物加以致意尽量能提到几位听众的姓名。·接下来用开场白赢得注意尽量建立主题与听众的关联性可以以一个问题开始但是问的问题要与观众的需求相关引起观众的注意。·适时感谢观众永远说「我们」而不要用「你们」因为「我们」表示和观众是同一国的而「你们」是观众一国演讲者自己一国太孤单了。·永远面带微笑因为来演讲是很令人高兴的一件事用友善的语调做演示文稿不要让观众感到威胁或惊吓让观众感受到来听演讲也是一件舒服高兴的事。·要谈听众感兴趣的事因为焦点是观众所以要讲的是观众感兴趣的事不是我们感兴趣的事多举例子和经验直接与听众沟通。·目光接触看着观众就像面对面说话一样请千万不要一直问听众:我这样讲你们懂不懂?会不会?知不知道?这样观众会夺门而出的。(七)检讨同一个主题我们可能不只一次演讲的机会所以每次演讲完就把这次演讲中值得改进的地方加以修正如果是投影片内容有需要增删的立即修改下回接到类似主题的邀约时就事半功倍了。要或不要多说故事多举例用讲(Talk)不用念(是演讲不是说教)简短(演讲要像迷你裙愈短愈好)切题(永远围绕着主题)好懂不要用术语或缩写不要用太多统计数字不要太过花俏炫耀不要超过时间不要背。谢谢大家耐心观看本文到此结束!

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