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【时代光华精品word版】专业秘书训练教程 林雨萩

【时代光华精品word版】专业秘书训练教程 林雨萩

智库
2009-03-22 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《【时代光华精品word版】专业秘书训练教程 林雨萩doc》,可适用于人力资源领域

http:zhisouddcom智搜网打造国内最干净永久免费下载海量︱管理类︱HR类︱成功激励类︱等资料社区  ★讲师简介  林雨萩   ·国际礼仪讲师·台湾逢甲大学等多家院校和数家顾问公司的国际礼仪指导讲师及专任讲师·台湾多家广播电台、电视台礼仪及丝巾美学主讲人·金融、百货、服务业各公、私立企业团体礼仪培训师·深圳至登顾问公司、南京黎文斯顾问公司高级顾问师·已出版国际礼仪、商业礼仪、丝巾美学造型等九种书籍、电子书、VCD          ★课程对象谁需要学习本课程 ·企事业单位的秘书及行政助理·有志从事秘书职业者·欲提升自我职业化素养者   ★课程目标通过学习本课程您将实现以下转变掌握成为优秀专业秘书的各项技能如何开创多元化秘书生涯学习国际性接待和会议礼仪掌握企划案撰写与公文写作技巧  ★课程提纲通过本课程您能学到什么? 第一讲秘书角色扮演与人际应对.引言.秘书的自我定位.人际关系与沟通技巧第二讲办公室礼仪同事之间的相处之道要有敬业精神.指令的接受与汇报第三讲数字时代的档案管理.档案管理的原则及常用方式.档案管理的方法.名片的档案管理.运用电脑管理档案第四讲专业形象塑造.如何建立专业形象.男性的穿着艺术.女性专业形象塑造第五讲访客接待与拜访礼仪.访客接待礼仪.拜访的礼仪第六讲中餐礼仪.引言.宴会前的准备工作.餐具的摆放与使用.餐桌上的形态礼仪第七讲西餐餐桌礼仪.引言.怎样准备西餐宴会.西餐桌上的礼仪.如何成为称职的主人和受欢迎的客人第八讲公司内部及国际性会议礼仪.会前的准备.跨国会议的安排.会议上的礼节第九讲商务活动规划与上司行程安排.上司出差前的准备工作.上司出差当中的工作处理.上司出差回来后的工作处理.陪上司出差应担负的职责第十讲企划案撰写与公文写作.企划案的撰写.公文写作技巧     ★课程意义为什么要学习本课程?(学习本课程的必要性) 开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展工作理念不断更新这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战为职业秘书提供了一套实用训练教程将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。     引言秘书是上司的左右手他的责任是替上司分忧解劳减少主管无谓的干扰所以主管如果能获得一个优秀的秘书的话就能心无旁骛拓展业务版图。美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克当记者问他一生经营企业的秘诀时他说:“没什么秘诀只要请一位好秘书就对了”。所以由此可见一斑秘书在企业的角色有多么的重要。秘书的自我定位当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特其一生经营企业的秘诀时他说“要请一位好秘书”由此可见秘书在企业中的位置有多么重要。.秘书的工作内容秘书的工作非常烦杂琐碎公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说秘书的工作包括以下几个方面:(辅助决策当上司面对多个选择而犹豫不决时秘书要为上司收集相关资料帮助上司分析情况。(调查研究当上司接到一个新任务时秘书应协助上司进行调查研究掌握具体的第一手资料。(收集信息当今的社会已进入信息时代秘书必须具备信息处理能力及时、准确地收集所需要的信息。此外还要善于运用网络收集信息。(文书处理文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。(会务准备所谓会务准备既包括公司内部的会议准备也包括对外的会议沟通准备工作主要是进行业务汇报。(公关工作公关工作包括沟通、社交、商务等方面有时也要代表公司进行发言或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道与他们建立良好的沟通渠道。(档案管理在高科技迅速发展的今天我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式而是采用电脑来管理档案所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。(工作日程安排上司每天的工作日程一般都由秘书安排秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排如上司今天到南京出差明天在北京参加某个会议秘书要把握好时间留出往返的时间空档保证上司能及时参加。(查办工作查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实或者对一些须要重视的传言进行证实。(接待工作当有客人或来访者的时候秘书有责任做好接待工作让来宾感受到自己受到礼遇产生宾至如归的感觉。(行政事务行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理以及下对上、上对下的沟通与协调。(保密工作秘书要具备保密意识公司任何事情都要保密包括最要好的同事询问也不能随便透露。.秘书应该具备的能力秘书的工作非常繁琐而且经常有突发性的事件要处理所以秘书的能力应该是多元化的决不能只有单一专长。【自检】以下是一些秘书在工作中的表现你认为他们当中谁是合格的秘书谁需要改进工作态度、提高工作能力?()小王在处理其他的事务时都非常能干但是她讨厌写报告认为写报告是一件无关紧要的小事所以没有在写作上下功夫。()小李是财务经理的秘书经常有同事或者好友向她打探别人的薪水小李总是巧妙地回避这些话题。()小张做了多年的秘书工作一直做得很好只是最近两年公司引进电脑实行电脑化管理小张没有学过电脑觉得适应不了。(见参考答案-人际关系与沟通技巧认知人际关系.增进人际互动人是一种群体动物没有人可以离群独居我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系有一句老话说得好“先学做人再学做事”如果不会做人人际关系就会一团糟办事自然就会到处碰壁。那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降也不会突然出现我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友建立人际关系网。.人际交往的流程人与人之间从彼此生疏到彼此交往有一个循序渐进的过程一般来说这个过程可以分为八个步骤其流程如下图所示。图-人际交往的流程图.人际交往的四种态度人际关系有四种交往态度:(我不好你好这是大公无私的态度。(我不好你也不能好这是玉石俱焚的态度。(我好不管你好不好这是自私自利的态度。(我好你也好这是我们追求的目标希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素.影响人际交往的客观因素(时代背景时代不同人们的观念也会存在差异会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中邻居之间的关系非常好尤其在农村一家办喜事全村的人都出动而在当今的商业社会中人们住在电梯公寓里楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展尤其是因特网的出现使得空间距离已经不是问题为人们的交往提供了极大的便利。(生活压力人们在生活中难免会面对许多压力比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等这些都会影响个人的看法与想法也会左右人们人际开拓的脚步。(环境的阻隔环境是影响人际交往的最直接的因素之一环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心久而久之感情就慢慢地变淡了。(角色定位在人生的舞台上有的人演主角有的人演配角甚至跑龙套不管怎样我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色如果今天我们扮演秘书的角色就要把秘书的角色诠释的尽善尽美达到最高境界。.影响人际交往的主观因素(人格特质有些人生性木讷不苟言笑朋友自然不多有的人主动外向总有许多人围绕在他身旁。个性的不同自然会带来不同的生活面。(认知的差距对事情认知的差异性也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭一个人要吃洋葱面而另一个人要吃鱼翅两人对美食的认识不一致以后也很难在一起吃饭。(态度习惯不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯每个人都有自己的处世习惯如果习惯一致则容易相处所以有“物以类聚”的说法。(沟通协调有效的沟通能够拉近两个人的距离而失败的沟通则恰恰相反正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处结果产生彼此之间的距离。(利益冲突人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见在利益的面前需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。当你总是把“我”字摆在第一位的时候你的朋友一定不会很多。所以一定要兼顾每一个人的感受善于沟通妥善维系人际关系。【自检】分析如下影响人际交往的因素判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?A人格特质B沟通协调C时代背景D角色定位E利益冲突F环境的阻隔G认知的差距H生活压力I态度习惯见参考答案-促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因.促进人际关系的技巧想要有效的增进人际关系需要掌握下面的一些技巧:(守信用做人要言而有信才能赢得别人的尊重和信赖在人群中建立良好的口碑。(说好话心存善意学习说话技巧多鼓励他人随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人才是最佳的公关高手赞美是人际关系的润滑剂不花一分钱就能获得很好的效果。(勇于认错许多人明知犯错却碍于面子死不认错甚至将错就错丧失自己的公正性这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人却如冬日暖阳令人觉得温煦可亲。(尊重他人“敬人者人恒敬之”一个懂得尊重别人的人必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候要因人而异因场合不同选择不同的方式。(欣赏别人古人云“三人行必有我师”每个人的专长不同如果能做到不耻下问虚心求教就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸做一个欣赏他人优点的鉴赏家才能左右逢源增加人际开拓的能力。(善于倾听很多时候一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。(重视仪表据调查一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养我们应该对成功者的个人特质多加揣摩建立自己的印象特质找出属于自己的吸引力。(运用语言表情说话速度如连珠炮会使人无法完全理解沟通时就会产生瓶颈谈话时有气无力冗长无味也没有几个人能够忍受只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态才能展现声音表情的美学。(运用肢体语言优雅的肢体语言就像一块磁铁能紧紧地吸引别人的注意力发言时与肢体语言相辅相成更能带来好的效果。.人际交往失败的原因有的人在人际交往中常常会失败究其原因有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:(习惯动作不雅如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等让人退避三舍。(讲粗话言语乏味口头禅太多都令人不喜亲近。(碰触异性身体忸怩作态夸张无礼等肢体语言使人生厌。(思想狭隘以自我为中心攀龙附凤好高鹜远卖友求荣都是不受欢迎的对象。(浓妆艳抹或者邋遢肮脏都无法让人产生好感。职场人际关系的建立.如何与上司相处秘书在老板心目中的地位就像公司的女主人她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快最重要的是对自己要有信心。.如何与同事互动一般来说同事会认为秘书是老板的眼线秘书与老板是站在同一阵营的所以会处处提防秘书秘书要想与同事建立良好的关系就须要放下姿态对人谦恭有礼不倚势欺人对同事一视同仁公私分明并且欣赏同事的优点不轻易许诺、不滥用职权不吹毛求疵做好上司与同事之间的沟通日久见人心最终同事们一定会接受你与你通力合作。.怎样与客户建立良好的关系客户是我们的衣食父母作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系随时注意客户的动态逢年过节记得给客户打个电话寄张贺卡从小事、细节处打动客户有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。【本讲小结】本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力其次讲解了对人际关系的认知包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度接下来分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素然后讲解了促进人际交往的各种技巧并分析了造成人际交往失败的各种原因最后介绍了怎样建立职场人际关系包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习我们要明确自己的职位要求并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。【心得体会】同事之间的相处之道与同事相处是职场的重要一课与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好甚至彼此不讲话久而久之就会在办公室变得孤立无援继而影响工作的心情和效率。.树立男女平等的意识在当今社会男女同工同酬彼此之间是平等的所以不应认为自己是女士就可以让同事帮助自己干这干那而是应该树立平等、独立的意识自己的工作应尽量自己独立完成。.规范礼貌的称呼对上级要用职务来称呼比如“李科长”“王经理”而不能因为彼此熟悉了就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率一般以姓氏、名字相称而不要叫人外号。上下班在电梯里遇见同事或者在茶水间遇见同事要礼貌地打招呼即使是不熟悉或者不是很要好的同事也应该点头示意不能高傲地视而不见。如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁应该对他表示由衷的祝贺而不是说一些尖酸刻薄的风凉话“嫉妒是人性最大的致命伤”一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。.言行谨慎不要喋喋不休或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎否则久而久之同事看到你就会掉头走开免得听你诉苦。喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的专打同事小报告到最后只会落得孤立无援的地步。此外我们不可在同事背后中伤或散布谣言伤害同事形象。【举例】秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西那女孩可年轻了长的还真不错你们说她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看傻眼了王经理正站在那儿。有的秘书因为上司位居要职就狐假虎威趾高气扬起来逢人就讲“那个做好了没有老板待会儿要记得给我”到处发号施令俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。.工作积极主动认真工作的人总会受到大家的尊重如果别的同事很忙而自己比较空闲这时就应该主动伸出援手帮忙处理而不能一副事不关己高高挂起的样子。在工作中如果出了差错要主动承担责任一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。【举例】小张是刚进入公司的大学生他很聪明、能干所以也有一些傲气。一天由于小张没有经验在做一个策划案的过程中出现了错误经理对此很恼火问他是怎么回事小张不知该如何回答这时秘书林小姐为他说了几句话主动承认自己没有及时提醒他自己也有督导不周的责任经理这才平息了火气让小张重新做一次。经过这件事小张非常感激秘书林小姐。.遵守公众礼仪办公室是公众场合必须遵守公众礼仪首先尽量不要在办公室里抽烟因为办公室的空气本来就很浑浊抽烟会使空气更加恶化影响他人的工作。其次有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉这样做非常不雅观而且有的人还有脚气使别的同事更加觉得难以忍受如果一定需要让脚轻松一下可以自备一双软鞋在办公室里换穿。.慎重对待办公室恋情办公室恋情往往会招来议论纷纷尤其是秘书容易与上司产生感情当这样的恋情产生之后一定要低调处理不能因为自己与老板有了感情就摆出一副老板娘的驾式事实上将来的事情谁也不能定论给自己留一条退路才是明智之举。此外感情是感情工作是工作办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。【自检】秘书小李在工作中遇到了一些问题请您帮小李作出正确的选择。()一位同事对秘书小李说:“小李你能不能跟老板讲一下我都做了那么久是不是该给我加薪了?”回答a:好没有问题下个月就给你加薪。回答b:我会向总经理报告你的要求有消息的时候我会及时地通知你。()办公室里添加了一台打印机送货员把打印机送来的时候办公室里的其他人都在忙只有小李刚刚写完报告空闲下来。做法a:等其他人忙完了叫他们把打印机搬进去、安装好。做法b:既然自己搬得动就自己动手把打印机搬进去、安装好。()小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快直到今天来上班小李的情绪还是不好这时老板让小李把一份资料整理好。做法a:虽然心里难过但是不应让感情上的情绪影响了工作还是应该认真地做好工作。做法b:因为情绪不好所以不想做事让老板把工作交给别人去做。(见参考答案-要有敬业精神.端正工作态度工作是一个人的生活基础按照马斯洛的需求理论工作也是一个人高层次的需求。人们常说“认真工作的女人是最美丽的”因此我们首先要端正工作态度才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书做到结婚就辞职”的想法这种想法是工作上的致命伤使得人们不能专心于工作。事实上在当今社会不少女性即使结了婚也保持着经济、工作上的独立性而且在工作上做得非常出色。当然秘书行业也有男性一些男士当秘书也可能会有自己的想法那就是希望多学一点经验以后可以开拓自己的事业。不管怎样只有重视自己的工作端正工作态度才能把工作做好。.树立专业形象我们已经提过秘书的形象很重要所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情具体来说就是要有高雅的言谈举止不过于做作不流于俗套有整洁大方的外表不邋遢不浓妆艳抹有丰富的岗位知识和工作经验等等。需要提醒的是哭并不是解决问题的法宝不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪这也许是习惯也许是想用眼泪来解决问题不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足能力不足就该加强学习。指令的接受与汇报指令的接受.接受直接上司的指令一位有经验的秘书知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说接受指令有三个步骤:(清晰地响应并即刻前往听到上司的招唤应该清晰地响应并即刻前往但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档则应该先把这些文档收拾好放进抽屉或保险柜以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。(向主管询问应办事项在进入主管办公室之前应先敲门得到回应后才可进去接受指令同时要面带笑容诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”(逐条记录应办事项对于主管交代的事情秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后如果仍有疑惑应马上请示不可一知半解地离去否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示并且表明:“我会马上去办您交待的工作请放心。”【举例】林秘书的上司交待她明天上午有一个公司要来参观总共有个人让林秘书准备午餐。上司交待完了之后林秘书问:“总经理请问这位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题但有些问题上司也不知道林秘书就自己去寻找答案保证做到最充分的准备。表-在接受指令时的注意事项准备纸笔方便记录重点接受工作时切忌精神恍惚应专心地聆听听完指令以后重复一遍以确认要求和期限如上司征询自己的看法应提纲挈领地回答切勿长篇大论如有困难应立即使上司了解争取获得上司的支持不要与上司发生正面冲突否则只会让事情一团糟.接受其他部门主管的指令一个公司里有很多部门一个部门有可能有几位主管有的主管可能会跨部门指派工作如果不是自己的直接上司下指令一般来说秘书最好先向自己的直接上司请示如果本部门暂时没有事情要办上司同意秘书去帮忙的话就可以去如果自己部门的事务非常繁忙则尽量不要接跨部门的工作以免影响到自己的分内工作如果碍于情面勉强应允却又不能如期完成会让人怀疑你的工作能力和诚信。【自检】分析下面的案例回答问题。秘书小李最近一段时间特别忙她的直接主管派下了超量的工作小李每天都要加班。这天另一个部门的主管说:“李秘书麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了只好又开夜车。小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李你会怎么做?(见参考答案-指令的汇报秘书在接受上司的指令之后不仅要及时的落实工作还要定期向上司汇报工作的进展和成果不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。(汇报的时间何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定如果上司喜欢了解工作过程秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展如果上司只重视最后结果秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。(汇报的方式如果工作比较简单秘书可以采用口头汇报的方式直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大则应进行书面汇报把工作成果写成报告供上司批阅并存档以便今后查阅。有时候还要召开专门的汇报会议这时必须事先准备好充分的辅助工具如制作投影片、幻灯片或海报等等。表-汇报工作时的注意事项要主动进行汇报而不是等上司来发问报告的三大重点:简单、明了、具体汇报时先说明结论再叙述理由及过程尽量简单扼要牵涉复杂的工作应以图片或表单来加强说明对于自己的任务应自己直接向领导汇报最好不要假他人之手以示负责对于无法如期完成的工作要阐明原因并请示变通方法切勿推诿责任【举例】林秘书在接受了上司的指令后立即着手落实下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理明天的午餐我已经定好了在××酒店的二层××厅这是我定的菜单您看是否合适?此外我已经通知了行政部、业务部的主任他们明天早上点会准时到会议室现场也已经准备好了我刚刚去巡视了一下很干净。”【本讲小结】本讲介绍了办公室礼仪。首先讲解了怎样与同事相处包括树立独立意识、讲究礼节、言行谨慎、工作积极主动、遵守公众礼仪、小心处理办公室恋情等方面其次从端正工作态度和树立专业形象两个角度强调了要有敬业精神然后介绍了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部门主管的指令最后提出必须要进行汇报分析了汇报的时间、汇报的方式并指出汇报时的注意事项。在学习了本讲的知识之后要运用于实际工作中在办公室里注意礼仪、讲究礼仪你将会发现只是一点小小的改变就会带来很大的成果。【心得体会】档案管理的原则及常用方式档案管理在现代社会扮演着越来越重要的角色因为公司的资料越来越多只有把这些资料进行整理、分类在需要的时候才能随时找到相应的资料而不至于翻箱倒柜将大量时间浪费在查找资料上面。档案管理的基本原则档案管理包括收集整理、分类、建立检索三个步骤。收集整理是指快速且大量的收集整理相关资料分类是指区分建档避免累积档案建立检索是指建立检索表通过检索表可以迅速缩小检索范围方便查找档案。常用的档案管理方式.抽屉式直立档案所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类而且可以上锁易于保密并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便因为抽屉里一般都有垂直的隔板资料层层放进去每部分资料上面都有一个突出的标志对这些档案进行简要说明图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。.开放式横向档案管理所谓开放式就是我们在医院里常见到的档案管理方式可能用木板也可能用铁柜把所有的资料一摞一摞的排列整齐采用这种方式的基本条件是资料比较统一如果有的资料夹很高有的资料夹很矮就会造成高的两边倒矮的被挤到中间寻找资料的时候如果用力不当就会损坏资料。开放式的档案管理常常使用颜色管理所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示如红色的柜子属于会计部蓝色的属于销售部等等。医院、户籍单位最常采用这种区分方法。【举例】日本的很多医院都采用颜色区分法来管理病历档案医生的身边有一个圆筒在诊断结束之后医生把填好的病历直接扔到圆筒里圆筒的下面接着管子直接通到病例室不同的科室有不同的颜色病例室的工作人员根据管子的颜色就知道应该把病历放到哪个区域。开放式的档案管理一目了然便于检索取资料的时候比较容易其缺点是任何人都可以查阅使用频繁容易遗失不适用于机密性的档案管理。.穿孔式活页夹穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料不必担心资料次序错乱或遗失。其缺点是必须先对文件资料进行打孔作业有孔资料需要改孔有些档案、样品格式会被夹住或被穿孔破坏无法展现完整内容。这种方式一般用来保存重要的参考目录等。.档案盒档案盒的一般规格是宽mm高mm深mm这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。.金属文件夹金属文件夹里面有一个弹簧片可以很方便地拉起来再扣下去夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用可以随时取放资料其缺点是不能存放太多的资料而且容易脱落。.透明资料袋透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢它的好处是方便拿取因为透明人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料都可以暂时用透明资料袋来保存。.两层或四层资料盒这种资料盒一般放在桌面上人们可以随时拿取其中的资料像表格、便条纸或者其他经常用到的东西都可以放在资料盒里。四层的资料盒一般上面两层放本年度的相关档案或者经常需要查阅的资料下面两层放去年的或其他不常用的资料这是根据人的身体特征来设计的四层的资料盒中上面两层便于拿取所以放常用的资料下面两层要躬身拿取所以放不常用的资料。【自检】请做下面的连线题把各种档案管理方式与它们的特点连起来。.透明资料袋a.易于保密不易损坏.抽屉式直立档案柜b.具有标准的尺寸.档案盒c.一眼就可以判断里面装的是什么资料.金属文件夹d.检索方便容易拿取.开放式横向档案柜e.可以随时取放资料但不能放太多见参考答案-档案管理的方法档案管理要有具体的管制方法。有些档案一旦被借出如果不能进行有效的管理到最后就会无从查找不了了之造成档案的遗失或损坏所以要设计完善的借出卡在借出卡上详细地记录档案的借出日期、档名、借阅人姓名及归还日期等信息将每个档案都落实到某个具体的人负责。.运用颜色管理运用颜色来区分不同的档案是一种直接有效的方法通过这种方法可以一目了然地找到所需要的资料。在运用颜色管理的时候有如下几个方面要注意:(使用颜色区分时颜色种类不宜太多一般以红、蓝、黄、褐、绿五色为佳中间色及粉嫩色容易造成混淆要尽量少用。(档案夹本身要用同一色系一般不采用档案夹的颜色来区分档案颜色太多会使人眼花缭乱不能区分。(应该避免同时使用过于接近的颜色比如青色、蓝色、紫蓝色等颜色太过接近不容易一眼就区分开来。(颜色如果不够用可以增加卷标如贴二个红色卷标或粘贴一个红色一个蓝色表示不同的档案种颜色互相配合可得出若干种不同组合应用的范围就更广了。此外还可以考虑颜色和数字的组合比如红、黄等等使得档案区域无限的延伸。.尺寸要统一要想进行高效率的档案管理应该使资料具有统一的规格和尺寸这样才能便于辨认和管理。.档案堆放的技巧档案应该竖起来摆放整齐的排列这样相关人员寻找资料的时候就可以一目了然而且可以很方便地取出来。如果一层层地叠放资料上面的资料压着下面的资料要想拿下面的资料就比较困难需要费力的抽出来而且不容易找到相关资料。.档案的分类方式一般有五种档案分类方式:(按对象划分根据资料来自何人与哪些企业有关进行划分。(按主题划分根据不同的主题进行划分比如把资料分成技术开发领域的资料和销售领域的资料或者按照产品名称区分资料。(按形式划分根据形式的不同进行划分如适用于会议记录的资料或者规定格式的文档等。(按项目划分项目也叫专案可以针对某个具体的项目划分档案比如要做情人节的专案可以把历年来情人节的专案资料进行归类、分析。(按时间划分按时间划分是比较常用的分类方法比如可将年的资料都收集在一个资料夹里将年的资料收集在另一个资料夹里。名片的档案管理名片虽然小却是人们拓展人际关系的桥梁所以要认真地收集好名片作为秘书还要替上司管理好名片在上司需要的时候能随时为他找到所需的名片。.管理名片的工具我们常常看到有些人把名片用橡皮圈圈起来随意放在抽屉里这样做容易造成名片的破损或丢失我们应该利用专门的工具来存放名片。当名片的数量较少时可以使用最常见的名片簿当名片的数量较多时可以使用名片箱此外还可以使用便携式的电子记事簿把名片资料输入随时可以查找。.名片的分类方法对名片进行分类可以有效地管理、查找名片。.名片的整理方法对名片进行适当的整理可以便于保存和查找名片。(对于超大型的名片应该将其仔细修剪成正常尺寸或者用计算机另外打一张也可缩小影印后再建档。(收到名片后应在空白处记下见面日期、地点、谈话主题和重点、对方特征、业务项目便于以后回想。(对于长期中止联络的人的名片可以将其过滤出来放在固定的地方或者丢弃否则日积月累名片会泛滥成灾。(如果客户变更了地址、电话秘书应主动向客户要张新名片将旧名片更换掉或者在名片上进行更正、补充。运用电脑管理档案在现代社会中电脑是必备的办公工具利用电脑来管理档案是秘书应该掌握的技能。.利用文件夹管理档案建立专门的文件夹来管理档案是一种科学的做法。文件夹可以根据档案的内容和自己的习惯进行分组否则档案会越积越多。全部存在C盘或E盘同一个目录下当需要某一个资料的时候仅仅是浏览各个文件夹的名称就要消耗很多的时间和精力。【举例】对于专业秘书训练的资料可以在总文件夹里根据内容的不同建立各个子文件夹比如外形包装、社交礼仪、岗位技能等每个文件夹里存放各类具体的培训教材这样就便于进行寻找、修改以及管理各部分的资料。.定期备份档案备份是保证档案不丢失的最好办法档案备份的方法有以下几种:(最简单的方法直接将档案进行复制并存到另一个档案路径但是一旦硬盘发生了问题备份的档案也会丢失。(NORTONGHOST把整个硬盘或硬盘分割扇区所有档案做为映像文件当系统损毁时通过映像文件直接覆盖硬盘或磁盘来恢复系统并提供硬盘及磁盘的直接拷贝映像文件的检视及编修功能。(数据处理器(DataProcessUtility)专门用来备份编辑中的档案可以针对同一件档案进行多份备份。(压缩程序当档案必须存放在磁盘时可以通过压缩方式进行区分这样以后可以解压缩使用。(Windows备份精灵如果把档案存在“我的文档”中就会自动把资料备份一份。(光盘刻录机可以将档案刻录到光盘中保存这种方式比较简单、可靠。.对重要文档进行加密对于一些重要的、机密的资料人们必须具有保密意识否则机密的泄漏会给公司、企业以及个人带来很大的危害。要避免在无意中被别人看到机密使用者就需要对自己的重要文档进行加密。office程序中提供了加密的功能专业秘书应该学会应用该功能。Word和Excel的加密步骤很类似其具体步骤如下:图-文档加密步骤示意图【自检】电脑在现代办公中发挥着重要的作用您会使用电脑来管理文档吗?请填写下面的表格。检查自己是否已经掌握了刚才所学的知识。操作要求操作方法或步骤建立文件夹备份档案对重要文档加密见参考答案-【本讲小结】本讲介绍了数字时代的档案管理。首先讲解了档案管理的基本原则和管制方法其次列举了包括抽屉式直立档案管理、开放式横向档案管理、穿孔活页夹等在内的七种常见的档案管理方法然后介绍了档案管理的技巧即运用颜色进行管理、尺寸要统一、档案的摆放技巧以及档案的分类方式接下来提出要管理好名片包括管理名片的工具、名片的分类方法、名片的整理方法三个方面最后强调了必须要学会用电脑来管理文档分别讲解了建立文件夹、备份文档、给重要文档加密等内容。在数字时代一定要努力学习、勤于钻研做到熟练的运用电脑来管理档案。【心得体会】如何建立专业形象秘书的形象常常代表着公司的形象所以秘书一定要注意自己的仪表。秘书的专业形象包括穿着、精神、态度、语言、动作等多方面的内容只有一一进行训练才能使自己的形象变得完美。优雅的仪态能够显示一个人的教养和内涵使别人不由自主的对他(她)产生好感所以仪态训练是一名优秀秘书的必修课。.从容不迫的走路姿势模特们在舞台上走一字步确实很好看但是对工作中的秘书来说这种步法并不实用。对秘书来说走路的姿势要自然、稳重、从容不迫收腹、抬头挺胸两只脚走成平行线。.优雅得体的站姿秘书在站立的时候一般采用丁字步这样站的好处是因为弧度的倾斜侧身的时候会有三条线:一个是臀线一个是腰线一个是胸线这三条线形成一个曲线看起来会比较优雅。如果采用立正式的站姿短时间站立还可以忍受站久了就会觉得很疲倦因为两只脚平放在地面上久而久之双腿会发麻。而采用丁字步的站法可以左脚在前把重心放在右边过一段时间站累了可以不露痕迹地把重心移到左边让右脚轻松一下这样两只脚就可以轮流休息了。如果是男秘书站立的时候两脚应稍微跨开保持一定的距离手轻轻地放在腹部或者贴在大腿侧要注意的是一定要精神抖擞。.稳重端庄的坐姿坐的姿势非常重要因为人们日常坐的时间很长平时工作、开会或与朋友聚会的时候大部分时间都是坐着的而有些人有各种不良的坐姿习惯比如抖腿、驼腰、过于前倾或后倒等等这些都会给人留下不好的印象。坐的时候要保持身体的挺直大概坐椅子的三分之二双手轻轻的搁在大腿中央至于男士可以将双手放在大腿两侧男士也可以两脚稍微跨开与肩同宽。有的人习惯翘脚同时将身体歪在一边这个动作会影响自己的专业形象应避免采用这种坐姿。当与他人谈话或倾听他人的意见时身体应轻微地向前倾表示对对方的尊重和重视但是不要过于前倾否则会显得不自然。.适当的肢体语言人们在说话的时候经常要运用手势手势运用得当能够有效地增加说话的效果但是如果运用不当则会适得其反。有的手势在某些地方具有特定的含义我们要先弄清楚具体含义再使用比如在马来西亚竖起一根手指是骂人的动作如果随便使用很有可能会引起误会。此外人们还可以运用眼神来进行表达尤其在面对客户的时候双眼注视客户是表示对客户的尊重和对客户意见的重视反之如果眼睛到处乱看或者一直垂下眼帘不看客户则会给客户留下很不好的印象。男性的穿着艺术.正装上班族的穿着有一个基本的原则那就是根据场合选择服装比如陪同主管去应酬就要穿得正式一些如果是公司组织出去郊游则应该穿得休闲一些。(西装西装分为很多款式有单排扣的有双排扣的。选择西装款式的主要依据除了流行因素以外就是身高了:个子比较矮小的男士最好不要选择双排扣的西装因为双排扣的西装会使腿显得短对于身材比较高的男士双排扣的西装是一个不错的选择会使你显得更加挺拔。西装的长度标准一般是:当手下垂的时候西装外套的边缘刚好贴在手背。总之选择西装的目的就是拉长身材使自己显得高大挺拔而不是压缩自己的身高。(衬衫与西装搭配可以选择小翻领的衬衫高领衬衫或者竖领衬衫。选择衬衫的基本原则是款式要简洁颜色不能过于花哨尤其是上班时穿的衬衫一定要大方、稳重这样才能给人以可信赖的感觉。前两年非常流行条纹式的衬衫近年又开始流行浅色的衬衫如米黄色的、鹅黄色的、粉红色的、粉紫色的等等要注意不是所有流行的衣服都适合上班的时候穿着对于那些过于复杂或夸张的服装最好留在下班以后或者休闲娱乐时再穿。(领带随着时尚潮流的变化领带的宽度长了又减减了又长不管怎样选择适合自己的领带是一位男士所必备的。在选择领带的时候一般要根据当年的流行因素选择一两条领带但是不要太多因为时尚是经常变化的而且几年之后又会轮回。佩带领带时很多时候要用领带夹领带夹的使用也很有讲究男士上衣的左胸口部位一般有一个口袋这个口袋的中间位置就是夹领带夹的标准高度如果太低会使得上半身拉长如果太高则会凸现大腹便便。.服装配件服装配件包括皮带、皮鞋、袜子、眼镜等等这些配件是整体着装的点睛之笔专业秘书不但要使配件与正装搭配得当而且可以通过配件来显示自己的品味和修养。.礼服在一些非常正式的场合男士必需穿礼服出席比如参加一个国际会议举行一个晚宴这时礼服就是必备的服装了。礼服又分为早礼服、晚礼服和燕尾服下面将分别进行介绍:(早礼服(MorningCoat)早礼服盛行于~世纪的上流社会适用于在早晨至下午点前的典礼一般是单排扣或者只有一粒钮扣礼服的下摆顺着腰际斜削下来目前只有在非常正式的场合才会看到早礼服。(晚礼服(Formaldress)晚礼服出现于世纪初期现在在各种正式的宴会中最常用的就是晚礼服晚礼服一般就是小礼服这种礼服的衣领部位常常镶绸缎有的是丝瓜领有的是标准的西装领在腰际平行裁剪由腰侧斜下往身后裁剪。(无尾夜礼服(Tuxedo)无尾夜礼服属于夜间的半正式礼服样式与普通西装相似差别在于这种礼服一般采用西装剑领或丝瓜领上缝上绢领长裤外侧缝上一条绢缝边裤脚不反折不系腰带用腰围或吊带搭配小领结。【自检】小王是一家公司的秘书这个礼拜的星期五他要陪同上司去见客户星期六公司组织员工出去郊游。现在小王有下面的一些服装请你帮他搭配好这两天应该穿着的服装。西装牛仔裤卡通表尖头皮鞋运动鞋超薄手表公文包领带夹克白衬衫见参考答案-女性专业形象塑造.发型女士的专业形象塑造要从头发开始一个适合自己的发型不仅能够使整体形象协调而且能提升个人的气质使人更加出众。一些女士喜欢留长发长发披肩虽然好看但是不符合上班的要求因为长发在低头或者做其他动作的时候往往会盖住脸使得行动不便影响工作效率。工作中的发型要以简单、方便为原则如果是长头发可以扎一个马尾辫或者利用发夹把头发固定住此外还可以把长发盘起来使得脸庞清清爽爽地呈现出来。也有很多女士剪了短发显得干净利落精神抖擞。不管是长发还是短发首先要保证头发的清洁这样才能获得别人的好感。.化妆在很多时候女士化妆是表示对他人的尊重而且得体的化妆能使人变得更加美丽、更有气质也能增加自己的信心。在平常的工作场合中最好化淡妆使人显得清新自然如果浓妆艳抹反而会适得其反让人质疑你的工作能力。在出席宴会等正式场合的时候妆可以画得稍微浓一些。化妆包括两个部分:基础保养和彩妆。其中基础保养分为洁肤、抹化妆水和润肤霜、涂隔离霜等程序彩妆则要运用粉底、眼影、眼线笔、睫毛膏、眉笔、唇膏等工具。如果要使用香水应该把香水擦在脉搏跳动的地方比如耳后、腋窝、手腕、脚、膝盖后侧等部位要注意的是有淡淡的香味就可以了过于浓烈的香味会让别人觉得难受。化妆的目的是突出自己的特点扬长避短但是不要奢求通过化妆来完全改变自己因为化妆品并不是魔棒。【举例】秘书小李是一个五官端正的女孩但是她的皮肤比较黑她希望通过化妆来掩盖这一点所以每天上班前小李都会在脸上抹上大量的粉使得整张脸上盖着厚厚的粉底。有一天小李在公司里搬了一些东西累得汗流满面结果脸上的粉被汗水冲出了条条沟壑!女士化妆的基本步骤如下可以根据场合和需要的不同重点强调某些步骤或者省略某些步骤。图-女士化妆步骤示意图.服装上班时穿着的服装要大方、端庄街上流行的短裙、牛仔裤、高统靴等最好不要出现在办公室职业套装是最保险的选择。如果觉得套装过于单调可以利用丝巾、首饰等配件来进行装饰比如在黑色的西装上佩戴一枚银色的胸花形成强烈的对比或者在穿着单色的套装时系上一条彩色的丝巾这样会使整个人立即显得神采焕发。.配件女式服装的配件比男士更多、更复杂也更讲究下面主要介绍一些基本的配件。(袜子在上班的时候应尽量穿着接近皮肤颜色的丝袜黑色的长丝袜或者网眼袜在办公室里太引人注目而且在国外有一种暧昧的意思容易引起误会。此外应该在提包里或者办公室里准备一双备用的丝袜因为丝袜一不小心就会被勾破一旦滑了丝应立即换下在办公室内穿着脱丝的丝袜是非常不雅观的。(鞋子现在女鞋的款式多得让人眼花缭乱但是在上班的时候还是应该选择比较正式的鞋子。首先最好选择中跟鞋既能显得身材高挑又不会把地板踩得“嘭嘭”响如果不习惯也可以选择平跟鞋尽量不要选择很高的高跟鞋。其次最好穿着包前包后的鞋现在比较流行的露出脚趾头和脚后跟的鞋是不适合在办公室穿着的。(首饰首饰是用来点缀外表的首饰的佩戴要强调少而精如果把所有的首饰都戴在身上只会让人觉得你像一棵圣诞树尤其对于比较年轻的女士一只小巧的戒指或者一块精致的手表就是很好的点缀了。选择首饰要根据自己的特点比如脸型、身材来决定使首饰为自己服务帮助自己扬长避短而不是让自己成为首饰的附属物。表-首饰与脸型的搭配表饰品脸型项链耳环眼镜方形脸V字型的项链圆形坠子的项链圆形或小坠饰的款式椭圆框、复古框圆形脸长链或有长坠的项链长形、垂坠式、几何形状长方形、长椭圆形心形脸锁链、圆珠颈链造型夸张、圆圈状的耳环喇叭口造型、长方框、大椭圆形长形脸颈链或短锁链状、串珠短链圆弧形、弯月状、水钻耳环圆形、长椭圆形椭圆形脸脸蛋均匀各种饰品皆能搭配但个子小的人不宜配戴太长的项链及耳环脸蛋小的人也不适合太夸张的耳环礼服在一些正式的场合如参加晚宴或去听音乐会女士也要穿着礼服出席。礼服分为大礼服和小礼服其具体的使用方法见下面的表格。表-大礼服和小礼服的使用方法一览表大礼服小礼服服装及地长礼服合身直立式剪裁或大蓬裙不规则裙摆亦可裙长可到膝盖或足踝可钉亮片或亮珠可选择华丽的质料发型长发可挽起不宜装饰华丽发夹或头花可吹大波浪短发可用摩丝来增加服帖感化妆用粉条上底妆可增加脸上光彩化妆可比白天浓艳些尽量采用立体化妆突出脸上轮廓与五官皮包手包宜小可钉亮片或选择金、银色不能太鼓或太大绸缎或珠包金银色小皮包也可鞋袜绸缎或丝绒的鞋面很得体丝袜可以比较亮丽同大礼服香水应抹些许香水但不要太浓可将香水举起在头顶上喷洒在空气中同大礼服【自检】在学习了本讲的形象塑造之后请检查自己以前的做法看看存在哪些失误之处您打算怎么改进?对今后的着装您有什么样的想法?(

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