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【时代光华精品word版】高效会议管理技巧 张晓彤

【时代光华精品word版】高效会议管理技巧 张晓彤

智库
2009-03-22 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《【时代光华精品word版】高效会议管理技巧 张晓彤doc》,可适用于人力资源领域

http:zhisouddcom智搜网打造国内最干净永久免费下载海量︱管理类︱HR类︱成功激励类︱等资料社区★讲师简介张晓彤·著名人力资源管理专家、培训专家曾任诺基亚中国公司人力资源经理、培训经理·北京时代光华教育发展有限公司特聘高级培训师·北京世纪光华管理培训中心特聘讲师·北大光华管理学院EMBA班特邀讲师·人力资源开发与管理职业经理人、职业培训讲师·现任金蝶软件(中国)有限公司北方区人力资源总监·曾任诺基亚中国投资有限公司人力资源部经理、诺基亚学院非技术课课程经理☆曾先后为北大方正集团、宁波方太厨具公司、中国东方通信公司、中国纺织进出口总公司、中国国际电子商务公司等几十家企业做过咨询和内训★课程对象谁需要学习本课程 ·  企业高层管理者★    企业中层管理者★    企业基层管理者 ★课程目标通过学习本课程您将实现以下转变 了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧★课程提纲通过本课程您能学到什么?第一讲当今会议面面观.引言.会议的意义.会议的目的.会议的种类.会议的频率.会议成本的计算第二讲会议效率不高的原因及解决方案.会议效率不高的原因.如何进行预防性管理.会议规范第三讲开会前的准备工作.引言.如何判断会议是否举行.会议准备的内容.主持人如何做会议准备第四讲成功会议的五种策略引言如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成会议决策第五讲会议中的沟通与反馈技巧.引言.会议中的沟通技巧.会议中的反馈技巧第六讲主持人的会议管理技巧倾听技巧讲话技巧情景模拟第七讲如何对待会议中的意外情况蝉”型发言者的症状及应对办法“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法“驴”型发言者的症状及应对办法“兔子”型发言者的症状及应对办法“螃蟹”型发言者的症状及应对办法情景模拟第八讲主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任参会者的守则和责任主持人和参会者怎样达成协议第九讲会议记录.记录者功能和胜任条件.对会议记录的十大建议.团队会议的误区第十讲会后跟进.引言.参会者如何进行会后跟进.主持人如何进行会后跟进.自我评定.如何提高下次会议质量★课程意义为什么要学习本课程?(学习本课程的必要性)您是否每天包裹于无数会议之中常常分身乏术?您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机?面临这样的处境您是否找到了破解的好方法?《高效会议管理技巧》一书秉承时代精神带领您快速掌握会议管理技巧这些技巧将是您开启高效会议的金钥匙!把握时机共同进步相信您必然会收获累累硕果!第讲当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题但由于开会技巧不佳或过于频繁不但无益于解决问题反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策常常是员工的梦魇员工花太多时间在无效率的会议上不仅浪费公司成本也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题是“高效会议管理技巧”的中心议题。会议的意义.会议是一个集思广益的渠道图集思广益图如上图会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂相互碰撞从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。.会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的即使是只有两个人的会议这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门一个组织或部门不召开会议它的存在价值就会受到质疑。因此会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图组织或部门与会议.会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展人们的沟通方式越来越多现在人们可以通过Email、多媒体等种种形式进行沟通但是群体沟通即会议这种方式是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议的目的◆开展有效的沟通会议是一种多项交流可以集思广益实现有效沟通是会议的一个主要目的。◆传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。◆监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况了解员工的工作进度同时借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。◆达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下个步骤通过这个步骤最终实现协议的产生和问题的解决。图达成协议与解决问题的个步骤◆资源共享利用开会汇集资源以期相互帮助共同进步。◆开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议形成新的构思并且论证新构思使其具有可行性。◆激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心朝着一个方向共同努力。◆巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值更为了巩固自己的地位经常会召开一些上下协调会议以此来强化自己的地位。会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类每一种分类都从一个方面反映了会议的作用每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。表会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发生频率只有掌握了合理的会议发生频率才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。固定的部门会议全体会议处理突发事件的会议一对一会议会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本种。会议成本是非常可观的一笔数目它关系到一家公司的得失成败因此万万不可等闲视之。会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本开会时主管人员必须离开自己的工作岗位这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失就是效率损失成本。效率损失成本包括以下种情况:【自检】请将下列相关选项用横线连接起来。A、固定的部门会议①至少每两月一次B、一对一会议②随时C、处理突发事件的会议③按需要D、全体会议④至少每月一次◆见参考答案【本讲总结】从某种角度而言世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题然而低效率的会议却往往占据上风造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。因此每个人应从基础做起深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本只有先掌握了这些基础知识才可能使每一次会议都“行之有效”。【心得体会】第讲会议效率不高的原因及解决方案【本讲重点】会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范会议效率不高的原因及预防性管理.会议的通病效率不高小王是一家公司的职员他对公司会议有自己的一些想法他的想法反映了许多公司会议的某些现状值得我们思考。很多公司往往由于以下原因开会效率低下:◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开或非要安排在事务繁忙的周一开。◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命甚至得延后或放弃参加其他会议。◆有些“必须到会”的员工因为已经与重要客户或政府官员有约在先根本不能出席这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人所以准备不充分或者根本来不及准备。时下有一句很流行的话“最近比较烦”对太多像小王一样的职场人士来说这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦用小王的话来说就是“会议常在毫无章法的状况下进行甚至毫无意义地延长时间即使有决议质量也很低”简而言之会议效率不高。因此寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。.会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下种原因造成。在这种原因中有种原因是会议的“致命伤”需要格外警惕。这种原因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。表会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现()时间会议安排在即将午餐的时间每个人都饥肠辘辘无心开会。()地点会议地点设在经理办公室致使会议被频繁打断无法正常进行。()开会对象的选择必须出席会议的人未到通知来的是一些可有可无的参加者。()主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力被参会者牵着鼻子跑无法达到会议意图。()参会者的技能参会者发言混乱既不知如何表意又不知如何引退致使会议失败。()会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜致使会议拖沓而无成效。()开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确致使会议毫无意义、宣告失败。.预防性管理所谓预防性管理其实就是防患于未然将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说做预防性管理实际上就是在开会之前针对可能导致会议效率低下的各种原因一一做好预防工作从而保证会议的高效进行。【举例】以会议为例为了预防出现效率不高的情况下面针对种致使会议效率低下的原因做一个全面的预防性管理。会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。【自检】请根据自身情况完成下列表格。()你所在公司是否存在会议效率不高的问题?□是□否()如果存在请从下列选项中选出符合你所在公司实际情况的选项并提出改进意见。存在问题是否存在改进意见主持人毫无影响力□是□否会议地点的布局让人很有压迫感□是□否会前准备不足会议议题让人不明所以□是□否会议总是选在午饭时间进行□是□否高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有大特征。建议在正式召开会议之前将高效会议的大特征一一列出并随时检验充分做好预防性管理使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。会议规范会议规范包含个部分:会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。.会议时间安排的规范◆上午点之间正是员工从家到公司准备开始一天工作的时候。这个时候的员工心绪尚且混乱还需一段时间才能进入工作状态。因此试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析从人的生理和心理角度来看是不现实的。◆上午点之间员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈同样也是进行业务会谈的最佳时机。◆上午点或下午点之间最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴不断想出新点子、新方法。◆下午点之间最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期人人希望马上回家在这个时段举行会议往往会事倍功半。.会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款:◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人以找出最适宜所有参会人的开会时间。◆超过小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。◆所有与会者都要准备在会上发言。◆准时开始准时结束。◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。◆所有与会者应知道维护别人的尊严不在会中羞辱别人这条规则最重要需特别注意。◆意见不同是好事议论才能面面俱到甚至有人扮“黑脸”。◆会议结束天后所有与会者应拿到会议记录。◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。◆必要时请第三方监控以保证会议质量。.固定的会议流程规范图固定的会议规范流程固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。()一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括:■会议的开始具体包括:致欢迎词阐明会议目的交流会议议程介绍时间安排、相关规章制度指定会议记录人。■进行会议讨论可以分为不同的议程比如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标交流信息产生主意、做决定、确认行动总结。■结束会议具体包括:总结安排下次会议。()两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪这两个基本点是最容易被忽视的。但是它们却是保证会议成败的关键。所以一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录制定跟踪计划以及安排下次做汇报的人选等。【本讲总结】会议效率不高是当前许多会议的现状。因此找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有大因素致使会议效率低下针对这些因素应在会前充分做好预防性管理。与此同时清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要只有掌握了这些才能从正面引导我们如何提高会议的效率。【心得体会】第讲开会前的准备工作【本讲重点】是否要开会准备工作的作用HW准备工作核对单主持人的准备工作是否要开会“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言无论做任何事如果事前没有做好充分的准备那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了!一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选从而为高效会议的产生把好第一关。.无需开会的“五个如果”图不需开会的“五个如果”◆如果还有比开会更好的方法即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的就无需举行会议例如写纸条、打电话或发邮件等。◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓然而却简洁有效对于一些问题的解决具有经济实用的优势。◆如果你是唯一可以做决策的人那么一定不要浪费自己和他人的时间召开耗时长久的所谓会议。首先因为他人的参与可能只能把问题变得更糟其次决策既然只能由你做出就无需聚集他人集体讨论结果又全盘推翻他人意见这种做法只会既不利于解决问题又容易令自己陷入尴尬境地。◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题一定要做好会议成本的预算不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。.必须开会的“五个如果”图必须开会的“五个如果”◆“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气使公司内部缺乏沟通使问题和建议无法顺畅流通长此以往后果不堪设想。因此每月一定要召开正式的会议听取部门汇报工作使各种信息在公司内部高效流通。◆表扬和批评是两种很好的激励方式而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议的形式表扬或批评有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆充分发挥榜样的好作用有效推动竞争当众批评某些情节严重的错误行为有利于警醒员工避免同类事情再度发生。◆当你给某一个项目小组或者给你的部门分配任务时一定要举行会议不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的只有通过会议把任务公共化、明确化才能促进协作从而保证任务的及时完成。【自检】请你回答下列问题:一家合资工厂着火了经过调查原因在于一名员工违反了操作条例在车间内吸烟所以导致火灾发生。()如果你是这家合资企业的生产经理你要采取下列哪种方式处理此事:A一对一批评□B开会当众批评□C写检查处罚□()你为什么这么做?◆见参考答案准备工作的作用当你确定有必要召开会议时首先要了解准备工作究竟有什么作用。只有认识到准备工作的作用才能有更大的积极性、更有信心地做好准备工作。一般来说会议的准备工作具有以上种作用它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果通过充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情况。良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间同时减少会议中可能出现的各种冲突使会议井然有序、卓有成效。.HW图HWHW是指会议准备工作需要特别注意的个方面用英文缩写表示为HW。.特殊提醒根据统计调查显示会议人数最多不应超过个最为合适的人数是至人。这个人数既能够防止人数太少不能集中反映群体思想又能避免因为人数过多从而造成一部分人的消极参与。当然会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。会议准备工作核对单会议的具体准备工作相当于会议的硬件因此必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多然而却是会议成功的有效保证。会议准备工作核对单、了解会议的目的、确定会议的形式、决定会议的时间、决定会议的地点、确定出席人数、是否准备会议名签、是否安排与会者住宿、确定视听教材、准备会场周边位置图、确定自己人的相关资料、是否一定要开会、安排会议的议程、确定会议的主持人、研究会场如何布置、安排出席者座位、是否安排交通工具、是否发出了会议通知、确定辅助教材、是否要求与会者准备资料、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知以上个条款是一般会议都应该注意的一些硬性因素还有一些因素很容易被忽视一定要特别注意:会场的布置需要特别注意:◆如果与会人员超过个会场最好布置成“U”字型主持人可以站在会场中央这样有利于协调讨论◆如果是全体会议可以布置成阶梯教室的形式◆到人的会议最好安排成圆桌型也就是半岛型。主持人的准备工作.主持人的个准备工作.SWOT分析图SWOT分析SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。其中“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势而“O”和“T”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境(也包括你自身)可能带来的机会或是威胁。【本讲总结】一次成功的会议背后一定是非常充分的准备工作。高效会议要求我们循序渐进、按部就班的做好会前的各项准备工作。无论是简洁明了的HW还是项目分明的准备工作核对单都需要我们对其有一个全面而细致的了解及深刻的理解。好的准备是成功的一半一定要做好会议的准备工作。【心得体会】第讲成功会议的五种策略【本讲重点】如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议决策方式如何圆满结束会议如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度主要包括种方式:语言方式与非语言方式。.语言方式语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如面对一些非常容易滔滔不绝的发言者主持人可以凭借对其的了解让其先发言使其尽量缩短发言的时间。具体做法如:“能不能用分钟的时间给我们简单的说一下?”当他说到分钟的时候你可以再说:“嗯已经分钟了你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方法例如“你刚才说的内容非常好你对下一问题怎么看?”这样就可以把他从一个问题带到另一个问题或是可以转移说话对象如“你说得很好坐在您旁边的这位怎么看呢?”通过以上这些话语即语言方式主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。.非语言方式更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了不耐烦的敲桌子也可以提示结束发言用比较不礼貌的方式如不停的看手表也能达到同样的效果。语言和非语言这种形式的合理运用可以做到有效的控场使会议既不会太短也不会太长准时开始准时结束。如何达成决议决策方式彼德·德鲁克决议法彼德·德鲁克是世界著名的管理大师他通过多年的学习研究总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行能够顺利达成协议。种群体决策图种群体决策.权威决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权单方面作出决定时。适宜使用:当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。不宜使用:当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。【举例】特别行动小组向部分领导提交报告并等待最后决策。经理决定工作日程表然后通知该小组。优点:决策迅速高效在急需行动的情况下最实用在权力界限明显的地方最有效。缺点:虽然可迅速做出决策但实际支持和执行建议也不易当复杂性增高时权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。.少数服从多数决策少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时它以民主原则为基础。适宜使用:当时间有限而决策结果不会对反对者造成消极影响时。注意:投票容易导致输赢之争输方将难以尽职和投入。【举例】团队成员投票接受一项新的工作程序。团队成员投票选举团队领导。优点:允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数人获胜。决议可通过简单唱票相对迅速和高效做出。缺点:在小集团内投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。.共识决策共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法能够提高成员实施决策的积极性体现平等之风。注意:如果决策时间有限或团队成员不具备决策的足够技巧决策就难以形成。【举例】全体工作人员同意支持新的程序变动团队制定了一套工作方针。优点:保证所有问题和思想得到公开辩论每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑从而产生高质量决议。缺点:达成一致需要相对长的时间并具挑战性。而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解必须进行有效的推动。.无异议决策无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要要求所有成员达成完全一致时团队应作出无异议决策。注意:无论团队具备什么样的经验无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。【举例】一陪审团认真研究法庭案子后呈递一份无异议裁决书。优点:确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的并公开支持它意见不和和冲突最低。缺点:因为没有哪两个人的思想完全合拍达成无异议决策也许会花费很长的时间。无异议决策常常难以做出。种团队决策法【自检】请你完成以下连线题:()无异议决策A、确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的并公开支持它意见不和及冲突最低。()权威决策B、保证所有问题和思想得到公开辩论每个团队成员均有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑从而产生高质量决议。()少数服从多数决策C、允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数获胜。决议可通过简单唱票相对迅速和高效做出。()共识决策D、决策迅速高效在急需行动的情况下最实用在权力界限明显的地方最有效。◆见参考答案如何圆满结束会议【本讲总结】会议的成功需要高明的策略。从会议的开始直至会议的结束每一步都需要掌握得恰到好处只有这样才能让会议的高效变得万无一失。需要特别引起注意的是达成协议的具体步骤和做好决策的一些科学方法。策略是决定会议成败的关键因素之一一定要深刻理解并灵活运用成功会议的种策略。希望你的每一次会议都硕果累累!【心得体会】引言【本讲重点】会议中的沟通会议中的反馈技巧第讲会议中的沟通与反馈技巧【本讲重点】会议中的沟通会议中的反馈技巧会议中的沟通种沟通图画.沟通漏斗图沟通漏斗沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势因为漏斗的特性就在于“漏”。对沟通者来说是指如果一个人心里想的是的东西当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里的东西时这些东西已经漏掉了你说出来的只剩了。而当这的东西进入别人的耳朵时由于文化水平、知识背景的关系只存活了。实际上真正被别人理解了、消化了的东西大概只有。等到这些人遵照领悟的具体行动时已经变成了。这就是所谓的沟通漏斗它的吞并功能可谓强大。然而这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围真的非常可怕。所以一定要掌握一些沟通技巧争取让这个漏斗漏得越来越少。.沟通金三角图沟通金三角沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式。由图所示在三角形的底端“自己”和“对方”在两边说话你谈你的事儿我谈我的事儿这种沟通只是在对话是不会成功的只有在金三角的顶端只有开会沟通的双方采用换位思考的方式使谈话双方都站在对方的角度上设身处地的为对方考虑才能真正体会彼此的意思也才能实现成功的沟通所以沟通的关键在于换位思考。.沟通的冰山模式图沟通的冰山模式沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时谈的是同一个话题但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的~隐含在水面以下的冰山体积即对方真正想说却没说出的内容则占到~。有效沟通原则沟通的成功得益于在沟通时双方都有明确的沟通目标并且有明确的时间约束。在沟通过程中彼此积极主动善于倾听对方注重双方的每一个细节并且双方为达成目标而不断努力。只有掌握了这些沟通原则才能促进沟通的顺利进行。造成沟通困难的因素如何建立信任会议中的反馈技巧.反馈的两种方式.反馈的两种类型图反馈的两种类型◆正面指导反馈积极的反馈是一种正面的强化指导即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征:具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。◆建设性反馈是一种劝告指导即一般意义上的批评。批评要非常注意方式既要达到反馈的目的又不能伤害别人的自尊。下面介绍种效果较好的建设性反馈:.反馈时的特征.如何接受反馈【自检】请在以下描述性话语中选出正确的反馈:描述性话语是否正确()你出生前我们就是这么做的!是□否□()这就是最佳解决方法。是□否□()这是目前为止我所知道的最好的解决方法你还有什么更好的建议?是□否□()为了按时完成任务我要你这样做。是□否□◆见参考答案【本讲总结】高效的会议离不开良好的沟通与反馈。沟通与反馈的良性进行是极其重要又极其困难的。所以要深刻理解沟通的特征沟通会遇到的障碍也要学会如何进行巧妙的表扬和批评如何理性的接受反馈这样才能有效提高会议的效率。【心得体会】第讲主持人的会议管理技巧【本讲重点】倾听的技巧实际的说话技巧倾听的技巧.倾听的礼节倾听的礼节包括项内容:首先建议你学会倾听别人的故事进而倾听别人完整的故事而且最好能在听完别人完整的故事之后再发言。只有听完别人完整的故事之后你才能换一个角度站在他人的立场上充分理解他人的处境、他人当时的心情也才能帮助你做出正确的判断以免犯下无法弥补的错误。倾听是有一定礼节的行为一定要充分重视。【自检】某公司员工甲因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通。谈话内容如下:员工甲说:我想贷款买房但是首付不够所以很烦恼。经理乙说:别太着急大家可以帮你凑足首付你还差多少钱?员工甲说:不好意思我还差很多钱。经理乙说:没关系的你说吧。员工甲说:差元。经理乙说:啊员工甲听到经理乙的“啊”之后就此闭嘴不语。这次沟通以失败告终。请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误?在倾听中经理乙以后应该注意什么问题?(◆见参考答案充分注意了倾听的礼节就能够很好的理解什么是倾听。◆倾听首先是一种管理技巧这种技巧能够通过学习和锻炼得到提高。◆其次倾听是一种忘我的方式让自我与他人在同一种话语背景中融合。.倾听的具体方法倾听时最好保持点头且微笑的精神面貌你的眼神要与交谈者相互接触要使交谈者有一种被重视、在沟通的感觉。另外还要发出一些倾听的声音例如“就是”、“好好”、“是这样吗?”“不错”、“真的”这样的话这些语言会激励对方越说越多因为他会觉得自己是被倾听的。此外身体前倾也是倾听的有效技巧这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式同时还可以保证你不走神你的身体前倾时会给被倾听者其很受尊重的印象。倾听的关键则是重复和总结当然也要做好相关的记录。.倾听的误区倾听容易陷入以下误区一定要格外注意:.“倾听”小总结如果用两句日常用语来总结倾听的技巧那你可以经常使用“我也有相同的经历”“如果是我的话”这两句话进入倾听状态同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。其实这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受又能与别人融洽沟通的情境中如此一来身为主持人的你当然能够在会议主持中游刃有余。会议中的说话技巧会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧:◆展示。即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。◆探询。与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见例如:“后来呢?”“那结果怎么样呢?”“那你到底什么意思呢?”“你能再给我们讲清楚一点吗?”◆评论。与会者回答完主持人的探询问话之后主持人将对与会者的回答作出评论如“我明白你的意思了”“我认为问题是”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。◆建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳从低级到高级由初级协议至中级协议再到最终达成一致。“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了接着我们再进一步第二个问题您怎么看?”“那我们再深一步你如何看待这个问题的成因呢?”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢?”◆测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白或者你认为大家可能没有听明白这时候就要采用“测试”的问话方式来测试一下大家的理解情况。例如“刚才这位先生的发言大家都清楚了吗?”或者说“您刚才是说的这个意思我理解对了吗?”这就是测试的说话方式用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义。◆总结。在测试完理解情况之后就需要总结即把大家的意见集中例如:“刚才大家讨论非常好我来总结一下你们说的是一、二、三……”。◆排除与引进。排除是指拒绝某些与会者继续发言引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝或是说话总是跑题的发言者时要将其关在门外即将其排除”。“排除”的具体方法是:“您这个观点太好了那么您对下一个问题怎么看?”或是“你这个问题回答得非常好您旁边那位有什么见解呀?后边那位有什么见解呀?”用这种问话可以达到一举两得的效果其一是可以把你想排除的人排除出去其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会。这其二“把别人带进来”就是所谓的“引进”。简而言之排除的是滔滔不绝的人引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说话技巧这两种技巧通常是连用的。◆就程序提出建议。主持人就会议程序提出一些建议主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时主持人就要根据实际情况说:“好这个程序我们现在进行到第二步了那我建议我们马上转入第三步的程序”、“我们讨论这几个方案到底哪个适用?”。情景小案例人物主持人与会者与会者与会者与会者会议主题关于新年晚会地点、时间、节目和抽奖礼品的讨论会议特色主持人说话技巧太差无法控制会场致使会议完全失败。主持人语录:、开场白“我们今天的会议主要是讨论一下新年晚会的问题一个是确定一下晚会举行的地点、时间第二个就是员工的节目第三个就是抽奖和礼品大家有什么意见呢?”评议:只明确了会议议题会议时间等因素只字未提。、“你们就全说了。”评议:当句其他人的发言之后主持人方才说了这么一句简短无力的话。、“我们是在讲今年的晚会不是讲上年的晚会最重要的是先把今年晚会的事情定下来。”评议:当与会者和与会者争吵了句话之后经与会者提醒才说了这一句。、“行行”评议:面对与会者和与会者的争论主持人只能随声附和。、“今天先别讨论这个问题了会议先到此结束我们下次再通知一个会议再开一个吧我觉得今天的会议没结果。”评议:当别人还在讨论中时首先放弃会议表现了极大的绝望。这个情景剧从反面说明如果主持人没有谈话技巧对一个会议来说是多大的灾难。显而易见在这样的主持人的“统领”之下会议一定是节节败退无法挽回。所以主持人一定要掌握高超的谈话技巧这样才能有效控制会场使会议尽在你的掌握之中。【本讲总结】主持人的会议管理技巧主要表现在两个方面:第一是如何听第二是如何说。听和说是主持人必不可少的两项技能。对听来说要掌握倾听的礼节、倾听的具体方法要识别倾听的误区。就说而言主要应学习种说话技巧。同时要熟悉倾听和说话时经常使用的一些话语这样有助于主持人工作的顺利进行。【心得体会】第讲如何对待会议中的意外情况【本讲重点】与“Cicada蝉”相遇与“Shark鲨鱼”相遇与“Donkey驴”相遇遭遇“RabbitTracking兔子般追踪”与“Crab螃蟹(跑题者)”相遇与“Cicada蝉”相遇与“Shark鲨鱼”相遇与“Donkey驴”相遇遭遇“RabbitTracking兔子般追踪”与“Crab螃蟹(跑题者)”相遇【自检】请做以下判断题:()“兔子般追踪”的发言者往往喜欢挑战现有程序。()()具有“螃蟹”性格的发言者具有很强的防备心理。()()“鲨鱼”性格的发言者习惯于给予消极的、否定的意见。()()保持短暂的沉默可以对付在会议中打瞌睡的人。()◆见参考答案情景小案例地点:某公司会议室人物:主持人与会者“蝉”与会者“鲨鱼”与会者“兔子”与会者“驴”与会者“螃蟹”会议议题:员工晚会的时间、地点、节目单和抽奖内容。会议内容如下主持人说:今天会议的主要议题是即将举行的员工晚会会议时间局限在小时之内我们要决定项内容即晚会的时间、地点、节目单和抽奖内容。下面请大家各抒己见。评议:主持人开场白可谓简洁明了分别指明了会议的主题、时间。与会者“蝉”说:我先说吧我觉得像节目方面还是由各小组自己报上来然后由谁负责汇总再从中挑一些好的最后把节目确定下来。抽奖活动是晚会重要的一环我们一定要抽的让大家都开心。要达到这个效果我觉得去年那个抽奖就挺有意思我抽中了一台彩电而张总只抽到一支钢笔把我们给乐坏了。地点的选择也很重要去年选择的地点就在公司楼底下的一个迪厅我觉得气氛不太好主要原因是天天从那儿经过没有什么神秘感也没有新鲜感我觉得挺没有意思的。我建议去一个比较远的高雅一点的我想比如说什么中央电视台梅地亚宾馆或者是去清华紫光国际会议中心那个地方才与我们的身份相符嘛是吧!评议:像“蝉”一样的与会者说话漫无边际滔滔不绝符合蝉的本性。一定要控制其发言时间。主持人说:好好我明白你的意思了你讲的其实非常好你想总结的是地点和抽奖是非常重要的其他是不重要的。“蝉”说:对。主持人说:谢谢那其他人有什么看法。与会者“鲨鱼”:我不同意他的看法地点和抽奖这些都是次要的既然是一个晚会主题应该是节目节目搞得好与坏能决定整个晚会质量如何是不是能够引起大家的兴趣。所有的员工在一块对去年一年做一个回顾对来年做一个展望在这一气氛之下也能凝聚团队的这种战斗力所以我觉得这些东西都无所谓只要不是太严肃的地方就可以时间的话这个只要是临近春节的几天都行。评议:与会者是属于“鲨鱼”性格的发言者有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见。与会者“兔子”:咱们现在讨论一下礼品发放的问题。评议:与会者是属于“兔子”性格的发言者总是提议不同的程序。主持人说:礼品的发放你建议我们从礼品发放开始讨论我们看看能不能这样既然他们两位都说到了时间、地点我们不妨先按照这个顺序讨论然后马上讨论这个礼品发放的问题好吗?评议:主持人要采取以下方式对付这样的人:肯定他的贡献或是重申可以先试用现在的程序如不奏效则马上按他的方法实施。与会者“兔子”:不既然开晚会节目还是很重要的不如从节目单开始。主持人说:我明白你的意思可是我知道小王特别有表演天才所以他更看重节目是吗如果我是你的话我跟你一样的心情我特别想把节目定下来那我想不妨把时间、地点确定一下时间大家有没有异议就是元旦新年的一月一号那一天小王你觉得呢?与会者“蝉”说:我同意我觉得元旦那天可以。主持人说:好那么地点梅地亚宾馆?与会者“鲨鱼”:迪厅。与会者“蝉”说:迪厅又说到迪厅迪厅有什么好的?又像去年一样。与会者“鲨鱼”:迪厅有什么不好啊?与会者“蝉”说:又像去年一样闹得有的同事都扭了脚了。与会者“鲨鱼”:他是太高兴了扭的脚吧。与会者“蝉”说:扭脚就是破坏了气氛。与会者“鲨鱼”:这个事情里面不能没有一点点失误或一点点小插曲呀搞节目的不求十全十美而是说通过晚会来使大家产生一种团队的凝聚力这是最主要的。主持人说:好谢谢谢谢你们两位的沟通暂时就到这儿。我们想听听这位怎么看呢一直没有说话的这位。评议:主持人及时打断了与会者和与会者的争吵避免了大会开成小会。与会者“驴”说:我觉得去年搞的挺好的啊我们大家就照去年的活动那样模式就行在节目上做一下改变就可以了。主持人说:您的意思就是不要什么变化一切按老路子办?与会者“驴”说:觉得去年挺好的。主持人说:好那最那边的那位怎么样看?与会者“螃蟹”:就按你们说的办吧。主持人说:按照我们这个讨论就是说按照去年的模式一会儿在会议的结束时大家做一个表决你们各位思考一下是迪厅还是梅地亚宾馆最后以少数服从多数来决定好不好?那下面呢我们要定一下节目大家有什么高见没有?与会者“蝉”说:节目的话我觉得还是搞传统艺术比如京剧呀我们公司那么多京剧票友那这个机会应该让他们露一手吧或者是来一个什么独唱呀或者是请几个比较有名的人比如什么宋祖英啊什么的从观众席里面拉一个男同志起来对唱一段什么情歌啊那种节目这样的方式比较好互动性强。主持人说:坐在最旁边那位女士同意吗你同意吗你刚才有没有听到他说什么他要请谁?与会者“螃蟹”:同意。主持人说:同意啊刚才他要请谁呀?与会者“螃蟹”:好像是李谷一吧。评议:与会者是典型的“螃蟹”性格的发言者。是会议中的跑题者习惯于自己做自己的事情。主持人说:好那我最后再总结一下我们这位先生的意思是说请一些名人啊比如宋祖英呀我提议因为我们会议只有一个小时我建议大家不做其他的事情我们集中精力把这件事情来定一下刚才时间、地点我们基本上已经确定了现在是节目单最后一个议程是抽奖和发放礼品稍微集中一下精力还有什么看法关于节目单最后再讨论分钟。评议:主持人主动示意让大家集中精力开会这样的方式有利于对付会议中的跑题者。总结:会议还没有结束但是最终取得了成功形成了令大家都满意的决议。这主要得力于这次会议主持人的会议技巧从“评议”我们可以清楚地认识到会议中可能出现的各种意外这主要是由一些比较有特色的发言者造成的他们的表现特征在这个小情景剧中均有展示主持人针对这些意外表现出了极高的处理技巧值得从事会议管理的每个人认真学习。【本讲总结】主持人在会议中往往会遇到一些意外情况这些情况主要是由种具有典型特征的发言者所引起的。因此要熟悉这种发言者的具体表现要掌握应对这些意外情况的对策。每一类特殊的发言者都有其明显的表现特征每一种由他们引发的意外情况都有相应的对策这些对策掌握程度的深浅会直接影响会议的效果。【心得体会】第讲主持人与参会者的守则与责任【本讲重点】主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任.具体的守则与责任.主持人作为矛盾调停者的失败表现参会者的守则与责任.参会者大守则.

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