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从一张报表入手学做Excel表格.pdf

从一张报表入手学做Excel表格

静待花开
2009-03-12 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《从一张报表入手学做Excel表格pdf》,可适用于IT/计算机领域

从一张报表入手学做Excel表格作者qdike前言Excel是一款非常强大的数据处理软件在各行各业都有广泛的应用。如果不能掌握并运用它或者不能掌握它的部分基础功能将会使得工作效率低下做出的表格也不尽如人意。本文将结合我的日常工作以“材料购入耗用结存月报表”为例详细介绍Excel表格的基本应用。希望能够给初学者带来一定帮助。“材料购入耗用结存月报表”是项目部材料员向公司财务上报材料报表该报表的主要内容为统计每月采购材料的详细信息有:上月结存数量、金额当月所购材料日期、名称、规格型号、单价以及材料的购买、耗用、结存数量、金额。主要要求为:根据材料类别分类统计材料明细并最后合计材料明细。可以说该报表涉及到了Excel表格大部分的基本应用。报表表样请参见附件。本文将从Excel表最基础的操作开始一步一步讲解该报表的制作过程最终完成一份规范、漂亮的报表。文中所涉及到的基本方法与技巧将在Excel的日常操作中经常和必须用到并能在一定程度上提高工作效率。制作本报表的大体步骤为:、制作报表基本框架。包括报表标题、列标题及表格边框等。、输入报表内容并对表格格式进行调整、整理表格内容使之通俗易懂有规律、次序可循如排序等。、对主要内容进行分类统计、汇总如合计金额等。、页面设置以便打印输出。从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike本文阅读方法本文有两种阅读顺序:、顺序阅读。也就是本文的写作顺序按照报表的制作顺序一步一步进行阅读、查阅性阅读。因为本文所讲解得各种知识并不局限于本报表而是相对独立的。所以如有不懂得知识可根据目录查找那些带有“基础知识”、“基本公式”等的条目以实现快速阅读。从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike目录一前言本文阅读方法目录一目录二一、准备工作:新建工作簿设置常用工具栏新建工作簿设置常用工具栏二、制作表头输入表头的关键内容调整单元格格式三、输入基本数据输入基本数据调整行高、列宽自动换行冻结窗格四、函数与公式加减乘除保留指定小数位数:Round函数批量复制公式单价、金额设置为位小数并右对齐五、排序六、分类统计分类汇总手工汇总七、页面设置打印预览设置纸张方向从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike设置页边距设置页脚设置打印标题八、制作“材料购入耗用结存月报汇总表”制作表头统计各材料类别的金额合计金额九、结束语从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike目录二>>基础知识自定义工具栏>>基础知识快捷键>>基础知识给表格加上边框>>基础知识合并单元格>>基础知识格式刷>>小技巧双击格式刷>>基础知识调整字体并居中>>基础知识设置垂直居中>>基础知识设置竖排文字>>基础知识选中整列或多列整列>>基础知识调整行高、列宽>>基础知识自动换行>>基础知识冻结窗格>>公式技巧相对与绝对引用单元格>>基本公式保留指定小数位数:Round函数>>基础知识批量复制公式>>知识引申拖拽复制>>基本公式返回引用的行号row()>>知识引申选择性粘贴>>基础知识排序>>中级知识分类汇总>>中级公式分类汇总:Subtotal>>基本公式引用其他单元格内容>>基本公式求和Sum()>>基础知识隐藏行或列>>基础知识打印预览>>基础知识设置纸张方向从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike>>基础知识设置页边距>>基础知识设置页脚>>基础知识设置打印标题>>中级公式条件求和Sumif从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike一、准备工作:新建工作簿设置常用工具栏新建工作簿在电脑的某一目录下新建一个Excel文件取名为“材料购入耗用结存月报表xls”:。双击打开该工作簿。修改工作表标签名称:双击表格区域下方的Sheet标签使其处于编辑状态将其改名为“月报”:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike设置常用工具栏在Excel的工具栏中有很多快捷的工具图标制作表格时可以直接点击这些图标而不用到菜单栏中查找。但是这些工具图标也有很多不常用的致使工具栏分成了排甚至到排不但缩小了表格区域而且不易快速找到想要的工具:为此我们可以自定义这些工具栏保留常用的工具图标删除不常用的以扩大表格区域方便更好的制作表格。>>基础知识自定义工具栏方法有二:)点击工具栏中第一个图标在下拉菜单中选择“添加或删除按钮”分别选择“常用”和“格式”按如下图所示勾选相应项目:菜单栏工具栏表格区域行标列标双击此处并修改名称为月报从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike)右键点击工具栏的任意空白处在弹出菜单中选择“自定义”之后用右从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike键点击工具栏上相应的工具图标在弹出菜单中点击“删除”把不常用的图标逐个删除。最终工具栏上保留的图标如下图所示:这些均为常用图标分别是:新建打开保存打印打印预览剪切、复制、粘贴格式刷求和显示比例字体格式设置对齐方式合并拆分单元格表格边框单元格填充颜色字体颜色。另外还有几个常用的快捷键方便对表格进行编辑:>>基础知识快捷键剪切:CtrlX复制:CtrlC粘贴:CtrlV撤销:CtrlZ恢复:CtrlY全选:CtrlA保存:CtrlS复制上方单元格:CtrlD复制左方单元格:CtrlR右键点击该图标从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike设置单元格格式:Ctrl手动换行:AltEnter查找:CtrlF替换:CtrlH打印:CtrlP另存为:F。等等。二、制作表头单位:月日数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额甲供本月购买本月耗用本月结存合计合计自购合计临建工程合计年月份获嘉项目部材料购入耗用结存月报表日期单据号名称规格型号单位单价上月结存一般情况下要设计一张表格或者根据表样制作一张表格首先要对其主体结构进行分析设计出表格的主体框架然后再输入具体内容。千万不可开始就把所有数据一股脑都输进去。对于本报表拿到表样后可以先从表头入手。具体制作步骤为:输入表头的关键内容如下图所示:在录入过程中尽量不要对表格格式进行调整(不要调整字体不要急着给表格加上边框不要合并表格标题的单元格等)这样可以加快录入速度不易打断思路而且只有在输入完这些文字后才能对表格有一个整体的把握避免工作的重复性。当然可以对几个小地方的单元格进行合并。例如表级列标题中的“本月购买”包括级标题“合计”、“甲供”“自购”每个级标题又包含“数量”、“金额”两个级标题这时可以把级标题的几个单元格合并以使其包含到级标题所占的几个列。表格标题列标题分为:级标题级标题级标题从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike>>小提示:在编辑表格过程中一定要每隔几分钟保存一次以免发生意外将所编辑内容丢失。调整单元格格式包括:合并单元格调整字体给表格加上边框等。达到如下图所示的效果:)>>基础知识给表格加上边框选择要添加边框的的单元格区域然后单击工具栏上的边框图标。合并单元格从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike注意:表格中原有的暗灰色网格线是为了方便观看而设置的这些网格线并不在打印中出现。)>>基础知识合并单元格选择要合并的单元格区域然后单击工具栏上的合并单元格图标。效果如图所示:>>基础知识格式刷表中若要制作若干相同的格式可以先设置好一个后用格式刷将其他单元格刷成同样的格式。例如表格的级标题“合计”、“甲供”、“自购”等均为将两个单元格合并成个这时可先把第一个“合计”所在的两个单元格合并然后点击工具栏上的格式刷再选择其他要合并的单元格此时每两个单元格就合并到了一起如图所示:>>小技巧双击格式刷如果要进行格式刷的多个单元格并不在一起可以双击格式刷此时鼠标就一直处于格式刷状态可以对不同位置的单元格进行格式刷全部完成后按Esc键退出格式刷状态。从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike)>>基础知识调整字体并居中快捷方法:因为表格的大部分内容的格式均为:字体大小:号对齐方式:水平居中、垂直居中等只有表格标题字体较大。所以可先把整张表格设置成与大部分表格相同的格式然后修改个别单元格的格式。具体方法为:全选工作表将字体大小设置为号并点击工具栏的居中图标同时为了表格更加美观可以设置垂直居中。然后对个别单元格进行调整:选中表格标题单元格将字体设置为粗体并设置大小为号选择“单位:”单元格将其设置为左对齐选择报表日期所在单元格将其设置为右对齐。等等。>>快捷键:全选表格:CtrlA或者点工作表区域的左上方:)>>基础知识设置垂直居中选择要设置的单元格区域然后在选择区域内点击鼠标右键(这是一个常识问题凡是对单元格或单元格区域进行右键操作时均必须在所选择区域的范围之内点击右键)在弹出菜单中选择“设置单元格格式”:切换到“对齐”选项卡将“垂直对齐”设置为“居中”如下图所示:点击此处以全选表格从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike(在本文以后的描述中该过程简化为:选择要设置的单元格区域右键设置单元格格式对齐将“垂直对齐”设置为“居中”确定。)>>快捷键:调出“设置单元格格式”窗口:Ctrl。)>>基础知识设置竖排文字报表表头中“单据号”为竖向排列的文字。其具体做法有两种:a、选择该单元格右键设置单元格格式对齐在“方向”中选择竖向文本的图标确定。如下图所示:选项卡竖向文本从一张报表入手学做Excel表格作者:qdikeb、双击该单元格使其处于编辑状态然后按AltEnter键即可实现在单元格内文本换行。本单元格中分别在“单”和“据”字后面按AltEnter键就实现了竖向排列。三、输入基本数据输入基本数据基本数据主要有:日期、单据号、名称、规格型号、单位、单价、上月结存数量、本月购买数量(甲供自购等)、本月结存数量。为了以后方便分类汇总在表格中多加了一列数据:材料类别。这些数据可以人工输入也可以从材料软件中导出然后复制过来。当然也可以在软件导出的数据基础上进行表头的调整。这里假设数据已经获取并输入到表格中如下图所示:其他空白的数据可以通过函数与公式获得。调整行高、列宽在输入数据的过程中会发现许多单元格不够宽导致其中的数据跑到单元格外面或者被右面的单元格数据所覆盖或者直接变成一排#号:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike这时就要对列宽进行调整。>>基础知识选中整列或多列整列将鼠标放于要选择列的列标上当鼠标指针变成时单击鼠标左键即可选择整列。将鼠标放于一列的列标上当鼠标指针变成时按住鼠标左键不放向左或向右拖动鼠标即可选中自该列开始向左或向右的几整列。>>基础知识调整行高、列宽调整的方法有以下几种:a、鼠标拖动调整单列:将鼠标放于表格两列标之间的边界上此时鼠标变成左右箭头按文字超出单元格文字被覆盖数字变成#号鼠标放于此处拖动之从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike住左键不放左右拖动鼠标即可调整列宽。多列:如果想把相邻的几列调整成相同的宽度可以同时选中这几列然后将鼠标放于选中的几列中的任意两列标之间的边界上按住鼠标左键不放拖动之。b、鼠标双击调整单列:将鼠标指向此列列标右边界线待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击可得到最适合的列宽即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容。多列:同样如果想把相邻的几列调整合适的宽度可以同时选中这几列然后将鼠标放于选中的几列中的任意两列标之间的边界上待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击。c、输入具体列宽值调整单列:鼠标右键点击某列列标在弹出菜单中选择“列宽”在弹出对话框中输入列宽值确定。多列:选中多列然后进行相同的操作即可同时将多列调整成相同的列宽。调整行高的方法与调整列宽的方法类似不再累述。从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike实际操作中可根据具体情况选择一种或多种方法相搭配进行行高或列宽的调整。在后面的制表过程中如果发现列宽太窄或太宽也可以随时调整列宽。自动换行如果某一列中个别单元格数据太长若单纯调整列宽将会使得表格太大打印时不能容于一张纸上此时就要对其进行自动换行设置。>>基础知识自动换行在此单元格上点击右键设置单元格格式对齐勾选自动换行确定。然后配合调整行高使数据完全显示在单元格内。另外也可以将单元格格式设置为“缩小字体填充”以显示完整单元格内容。也可以用在前面讲解“设置竖排文字”时所用到的手动换行方式:AltEnter键来实现换行的目的。冻结窗格当表中填记录很多时向下滚动屏幕才能继续查看、编辑数据。而列标题也随之滚动出屏幕之外需要不断的上下翻动屏幕才能正确填写对应项目的数据操作十分麻烦。这是就需要用到冻结窗格。从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike>>基础知识冻结窗格选择冻结窗格后被冻结的行和列将保持在表格得上方和左方不动。在本报表中我想让“单价”及其以左的列(A到H列)不动所有列标题及其以上的行(第到行)不动则选中H列和第行交叉的右下方第一个单元格(即单元格I)点击菜单栏上的窗口冻结窗格。选择冻结窗格后被冻结的行和列将保持在表格得上方和左方不动。如果想取消冻结则点击菜单栏上的窗口取消冻结窗格。四、函数与公式函数和公式是excel的灵魂Excel表格之所以强大并如此受欢迎函数与公式功不可没没有了它们Excel恐怕只剩下了一副空壳所以要想学会Excel就必须掌握函数与公式以及它们之间的相互搭配组合。函数和公式可以大大提高工作效率降低错误率甚至能够做到人工不能做到的事情。单纯的一个函数或公式只能实现Excel最基本的计算与统计功能如加减乘除、SUM(求和)、PRODUCT(求积)、AVERAGE(求平均)、IF(条件)等。而多个函数之间的灵活组合才能发挥出Excel更强大的功能。当然如此繁多复杂的函数绝不是简单的一两篇文章所能讲述清楚的。而对于这份报表简单的几个基本函数就可以胜任。所以本文仅仅介绍本报表中所能用到的函数。选择此单元格以冻结其上的行和其左的列从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike加减乘除在本报表“本月购买”中“合计”的数量(K)是由甲供和自购的数量(M与O)相加得到的:具体操作方法为:在K中输入=然后用鼠标点击M单元格再输入再点击O单元格即可得到公式:=MO这就是两者之和两者之和。用同样的方法可得到多个单元格数据之和如=MOPN等等。“本月耗用”中的合计数量(Q)也可以如此得到:=SU。如果是两数据相减把变成–即可。例如“本月耗用”中的工程数量(U)是由上月结存数量(I)加上本月购买数量(K)减去本月临建耗用数量(S)再减去本月结存数量(W)得到的则在U中输入公式:=IKSW。如果是两数相乘则把变成*(乘号)。例如“上月结存”中的金额(J)等于单价(H)乘以上月结存数量(I)则在J输入公式:=H*I。同样其他的金额也可以如此得到。两数相除则用到除号“”。例如:=BC。注意:这些公式必须在英文状态或关闭输入法的状态下进行否则将导致出错>>公式技巧相对与绝对引用单元格在本报表中所有的金额公式均为数量(其左方相邻的单元格)乘以单价(单元格H)。每次的金额都这样一个一个的输入公式也是十分麻烦的。绝对引用符:“$”。加上了“$”的列标和行号为绝对地址在公式向旁边从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike复制时不会发生变化没有加上“$”的列标和行号为相对地址在公式向旁边复制时会跟着发生变化。混合引用时部分地址发生变化。例如:)相对引用复制公式时地址跟着发生变化如:C单元格有公式:=AB当将公式复制到C单元格时变为:=AB当将公式复制到D单元格时变为:=BC)绝对引用复制公式时地址不会跟着发生变化如:C单元格有公式:=$A$$B$当将公式复制到C单元格时仍为:=$A$$B$当将公式复制到D单元格时仍为:=$A$$B$)混合引用复制公式时地址的部分内容跟着发生变化如:C单元格有公式:=$AB$当将公式复制到C单元格时变为:=$AB$当将公式复制到D单元格时变为:=$AC$在本报表中所有同一行中的金额公式都是单价乘以数量而单价一直固定在H列不变所以可以在单价的列号前加上绝对引用以保证其所在的列保持不变。在“上月结存”的“金额”(J)中输入公式:=$H*I。然后将该单元格(注意是处于非编辑状态下)复制到其他金额所对应的单元格中就会发现所有的金额均为其左方相邻的单元格乘以单价。从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike保留指定小数位数:Round函数一般情况下金额的最小单位是“分”也就是说“金额”要保留位小数。如果通过设置单元格格式将数据显示为两位小数那么在金额合计中其仍然按照实际小数位数进行计算这样查看报表的人将莫名其妙合计中那些多出的分分是从何处而来。这时就要用到Round函数将数据四舍五入保留两位小数。>>基本公式保留指定小数位数:Round函数语法:ROUND(number,numdigits)ROUND函数语法具有以下参数:number必需。要四舍五入的数字。numdigits必需。位数按此位数对number参数进行四舍五入。例如:=round(,)将数据四舍五入保留两位小数结果为。在本报表中本月结存的金额单元格(J)中输入公式:=ROUND($H*I,)然后复制该单元格到复制到其他金额所对应的单元格。批量复制公式经过上一步骤我们就得到了数据区域中第一行的所有数据:公式:=round(单价*数量,)=MO从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike下面将把第一行用公式得到的所有数据复制到其下的行中。>>基础知识批量复制公式主要方法有种:)拖拽复制以上月结存中的金额(J)为例选中J单元格鼠标放于该单元格的右下角鼠标指针变成黑色十字按住鼠标左键不放向下拖动之其经过单元格就会自动填充由J得到的公式:如果相邻两单元格数据均需要批量向下复制则可选中这两个单元格用同样的方法拖拽复制。鼠标放于此处从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike)双击复制该方法的前提条件是:该列的相邻列(左或右列)已有数据或文字且相邻列中没有空白单元格。例如本报表中上月结存金额(J)其左方已有数据(数量)则选中J鼠标放于该单元格的右下角鼠标指针变成黑色十字双击之数据就会自动向下填充直到遇到相邻列里有空白单元格为止如右图所示。)选择区域复制仍以上月结存金额(J)为例。复制J单元格(快捷键:复制:CtrlC)然后选择其下的所有单元格(如果该列单元格太多可以先选中J然后鼠标移动到最后一个单元格(如J)按住Shift键同时按下鼠标左键选择之这样可以选择从J到J所经过的所有单元格)之后粘贴(快捷键:粘贴:CtrlV)这样J的公式就粘贴到所选择的单元格中了。用同样的方法可以把其它列也进行复制最终结果如图:>>知识引申拖拽复制Excel里的拖拽复制情况比较复杂这里仅简单介绍几种较为常用的情况。根据单元格的多少可分为个单元格的拖拽复制和多个单元格的拖拽遇到空白单元格停止从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike复制。)一个单元格的复制根据单元格中的内容大体可以分为:数字型、文本型、公式型等。a、公式型的复制上文已经讲到即公式中绝对引用的单元格不随复制而改变而相对引用的将随着所复制到目标单元格的改变而改变。b、文本类型的数据如果文本中不含数字则直接复制原内容。如果含有数字则将文本中最后一个数字依次自动向下加。例如:A单元格中内容为:abc则向下拖拽后变为:如果不想让单元格内的数字有变化则可按住Ctrl键的同时进行拖拽复制:需要注意的是如果单元格内容是单纯的数字但是单元格格式是文本类型的也符合此规则。c、数字型的数据简单的拖动复制将不会改变单元格内容:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike但是如果按住Ctrl键后拖拽则数值自动依次向下加如:)多个单元格的复制a、等差序列例如A单元格内容为A里为选择A和A后按住选中区域右下角的句柄向下拖动复制后其所经过的单元格将以AA的差值(=)进行等差序列填充:选中区域:拖拽复制:b、等比序列例如A单元格内容为A里为选择A和A后用右键按住选中区域右下角的句柄向下拖动松开右键后会弹出一个菜单选择“等比序列”其所经过的单元格将以AA的比值(=)进行等比序列填充:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike==〉==〉c、不改变内容复制按住Ctrl键同时拖拽则可保持数据不变:==〉拖拽复制应用举例:填充报表中的序号如果报表中要求填写序号如下图所示:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike表中有上百条记录如果把、、、„„一个一个输上去将浪费不少时间。这里有几种方法可以快速填充序号:保证D列单元格的格式为“常规”。)在D单元格内输入数字选择该单元格按住Ctrl键同时鼠标点住选择框右下角的句柄向下拖动复制到报表的末尾即可填充好序号。)在D单元格内输入数字D单元格内输入选中D和D单元格同时鼠标点住选择框右下角的句柄向下拖动复制到报表的末尾即可填充好序号。)以上两种方法均有一个缺陷填充完序号后如果在表中再加入一行或改变行的顺序序号就会被打乱需要重新填充:这里介绍一种公式:row()。>>基本公式返回引用的行号row()语法row(reference)Reference:为需要得到其行号的单元格或单元格区域。如果省略reference则假定是对函数ROW所在单元格的引用。如果reference为一个单元格区域并且函数ROW作为垂直数组输入则函数ROW将以垂直数组的形式返回reference的行号。在这里公式中省略Reference参数。在D单元格输入公式:=row()将返回D单元格所在的行号并减去数字结果为:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike将该单元格向下拖拽复制即可填充序列号。而且即使行打乱顺序该列序号也不会改变。如果从中间插入行只需要将其他行的序号公式复制到该行对应的空白单元格又得到了排好序的序号。插入空白行:打乱行次序:>>知识引申选择性粘贴在单元格复制中如果单元格内容是公式其复制的结果将会因公式中所引用的单元格区域内容不同而不同例如在A中有求和公式:=SUM(A:A)从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike其将对A到A中的数据求和。如果只想在B里得到A的结果(即)简单的把A单元格复制到B是不行的(公式变成了=SUM(B:B))。这时就要用到选择性粘贴。复制A单元格选择B单元格右键选择性粘贴选择“数值”确定即可得到数字。另外“选择性粘贴”窗口中还有其他很多选项大家可以参考Excel的帮助文件(快捷键F)进行进一步的研究。单价、金额设置为位小数并右对齐单价、金额这些货币性质的数字如果设置为位小数(精确到分)并右对齐到单元格将会十分方便观看。选中这些数据区域点击工具栏上的右对齐图标。仍旧保持这些区域被选中右键设置单元格格式数字在分类中选择“数值”小数位数设置为位“负数:”选择“”确定。如图所示:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike五、排序初始数据的数据材料类别、购买日期、材料名称均是乱的没有任何次序可言不方便统计也不方便查看。为此要对报表按照一定的关键字进行排序。这里按材料类别作为主关键字排序在同一材料类别下按材料名称排序相同材料名称的按规格型号排序以上均相同的按采购日期排序。单元格右对齐、设置为两位小数从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike>>基础知识排序如果用的是Excel操作起来比较简单:选择要排序的数据区域。这里可以选择除表头以外的所有数据区域。然后选择菜单栏的开始排序和筛选自定义排序在弹出窗口中去掉“数据包含标题”(如果勾选该选项则排序时将把选中区域的第一行作为标题行)连续添加个条件分别选择材料类别、材料名称、规格型号、日期月日期日所在的列:列A、列E、列F、列B、列C确定。这样整个表格就排序完毕。而在excel及其以下版本中自定义排序最多只能设置个关键字而我们排序要求有个关键字此时就需要把它们分成两组列A、E、F为第一组列B、C为第二组排序时则要把这两组先后顺序颠倒过来先以第二组为关键字排序再以第一组为关键字排序如图所示:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike六、分类统计报表要求对同一类别的材料进行金额小计并于最后进行金额合计。具体有两种方法:分类汇总>>中级知识分类汇总选择包括标题行在内的所有数据:选择菜单栏数据分类汇总此时会弹出一个对话框:从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike点击确定进入分类汇总窗口:因为我们要按材料类别对所有金额进行分类合计所以分类字段选择“材料类别”汇总方式选择“求和”选定汇总项勾选所有代表“金额”的列标:列J、列L、列N、列P、列R、列T、列V、列X。勾选最下方得“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”。选择完毕后点击确定。这时可以看到表格中多处若干汇总项并且在最后有“总计”项。从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike之后调整一下个别单元格的对齐方式使之完全显示本张表格就做好了。另外如果做好分类汇总后想删除之只需要调出本窗口点击“全部删除”按钮。>>中级公式分类汇总:Subtotal分类汇总完成后可以看到有“**汇总”的行中所有统计金额的公式均为Subtotal例如J单元格其公式为:=SUBTOTAL(,J:J)。Subtotal公式可以很方便的用于带有小计和合计(即分类汇总)的列数据小计时对其公式中包含的数据区域进行求和然后在合计中自动过滤掉小计数据对其他所有数据求和并去除所有小计数据。这样可以保证合计数据不重复计算。例如下图所示数据:可以在每个小计中写入如下公式:文字显示不完全可以选择“左对齐”方式从一张报表入手学做Excel表格作者:qdike其具体用法和求和公式类似。然后在最后的合计中输入Subtotal公式要注意的是该公式的数据区域要包含其上的所有数据即B:B。公式:=SUBTOTAL(,B:B)最后得到的结果

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