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眠眠姿
2009-02-27 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《excel 教程ppt》,可适用于职业岗位领域

EXCEL基础教程第一章EXCEL基础知识一新建和打开工作簿  在安装了Office之后,单击Windows桌面左下角的“开始”命令,在弹出的菜单中单击“新建Office文档”项,打开下图所示对话框:我们可以新建任何一个Office组件的文档还可以使用模板来建立一个新的工作薄选中“空工作簿”项单击“确定”按钮就启动了Excel并建立了一个新的工作簿。 使用“开始”菜单中的“打开Office文档”项也一样简单:单击“打开Office文档”命令,弹出“打开Office文档”对话框如下图:从这里我们也可以打开多种类型的Office文档文件列表区域列出了各种类型的文件。要打开Excel工作簿可以单击窗口下面的“文件类型”下拉列表框如图示:从列表中选择“工作簿(*xl*)”项在中间的文件列表区域中显示出来的就只有Excel工作簿了从中选择要打开的工作簿单击“打开”按钮就可以到Excel环境中进行编辑了。二Excel界面的介绍启动Excel后可看到它的主界面如下图。最上面的是标题栏标题栏左边是Excel的图标后面显示的是现在启动的应用程序的名称接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化恢复按钮和关闭按钮一般的Windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏Office的菜单栏比较特殊单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单菜单最下面有个向下的箭头单击它就可以打开全部菜单了。因为在Office中对菜单和工具栏使用了一种新的功能可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率并把不常用的选项或按钮隐藏起来这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置用鼠标点住菜单栏前面的竖条如下图所示拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动我们可以把它放在界面的任意位置。有时我们不能看到全部的工具栏此时单击工具栏右边的箭头会弹出一个面板从面板中可以选择所需要的功能按钮。三保存工作薄单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作 在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿如果定好了名字再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框而是直接保存到相应的文件中。但有时我们希望把当前的工作做一个备份或者不想改动当前的文件要把所做的修改保存在另外的文件中这时就要用到“另存为”选项了打开“文件”菜单,单击“另存为”命令,弹出“另存为”对话框如图所示:这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的同样如果想把文件保存到某个文件夹中单击“保存位置”下拉列表框,从中选择相应目录进入对应的文件夹,在“文件名”中键入文件名,单击“保存”按钮,这个文件就保存到指定的文件夹中了。四多个工作簿之间切换编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。打开“窗口”菜单当前同时打开的文件簿列表如左图所示:菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号单击下面另外的工作簿名称当前编辑的就成了这个工作簿。如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单,选择原来的工作薄名称,又切换回来了。五关闭工作簿单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel如果同时打开了两个工作簿,单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都关闭。如果要关闭的只是当前编辑的一个可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮工作簿就被关闭了。单击“最小化”按钮界面中工作簿就变成了小条:我们可以用鼠标任意的拖动改变它们的位置这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿切换起来也很容易。六界面的自定义我们可以不使用Excel的菜单和工具栏隐藏功能:在菜单栏中单击右键在打开的菜单中选择“自定义”命令,打开“自定义”对话框如图所示:单击“选项”选项卡把“个性化菜单和工具栏”一栏中的“菜单中最先显示最近使用过的命令”前面的复选框去掉然后单击“关闭”按钮就可以取消Excel对菜单的自动隐藏功能。其它选项设置都很简单明了用户可以根据喜好自己定义。七多文档切换如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键AltTab来实现:按下AltTab键桌面上会出现下图所示窗口:它们代表不同的文件我们可以按住Alt键不放多按几次Tab键选中想要编辑的工作簿后放开键盘就能切换到想要的文件中了。八关闭文档和退出EXCEL如果想关闭当前编辑的工作簿则可以打开“文件”菜单单击“关闭”命令就可以将当前编辑的工作簿关闭,另一个工作簿变为编辑状态。如果在改动之后没有存盘Excel会弹出保存的提示对话框如图:在这个对话框中如果确认所进行的修改就选择“是”否则就选择“否”如果还想继续编辑单击“取消”按钮就可以了。退出Excel 如果想退出Excel打开“文件”菜单单击“退出”命令就可以退出Excel了 按AltF键同样可以退出Excel。 如果在选择了退出时Excel中的工作簿没有保存Excel会给出未保存的提示框如上面“关闭文档”时的提示。选择“是”或“否”都会退出excel选“取消”则不保存回到编辑状态。如果同时打开了多个文件Excel会把修改过的文件都问一遍是否保存。图第二章建立工作表一在单元格中输入数据首先把表头输入进去:单击选中A单元格输入文字然后从第三行开始输入表的行和列的标题然后再把不用计算的数据添进去。 输入的时候要注意合理地利用自动填充功能先输入一个然后把鼠标放到单元格右下角的方块上看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法:例如输入一个回车它就自动变成了一个日期向下填充日期会按照顺序变化。二简单的计算 在电子表格中经常需要计算数据现在我们来看一个表格,把每人每次的购买总额计算出来选中“总值”下第一个单元格在编辑栏中单击直接输入“=C*D”在这里不用考虑大小写单击“输入”按钮确认我们的输入就在这个单元格中输了一个公式。输入公式可以从表里选也可以直接输入只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途:有时输入有困难就要从表里选择而有时选择就会显得很麻烦那就直接输入。还有一点要注意这里是在编辑公式所以一定要在开始加一个等号这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮现在单击E单元格然后用鼠标拖动边框右下角的小方块向下填充就可以了。三相对引用和绝对引用 随着公式的位置变化所引用单元格位置也是在变化的是相对引用而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。 下面讲一下“C”、“$C”、“C$”和“$C$”之间的区别。 在一个工作表中在C、C中的数据分别是、。如果在D单元格中输入“=C”那么将D向下拖动到D时D中的内容就变成了里面的公式是“=C”将D向右拖动到EE中的内容是里面的公式变成了“=D”。现在在D单元格中输入“=$C”将D向右拖动到EE中的公式还是“=$C”而向下拖动到D时D中的公式就成了“=$C”。如果在D单元格中输入“=C$”那么将D向右拖动到E时E中的公式变为“=D$”而将D向下拖动到D时D中的公式还是“=C$”。如果在D单元格中输入“=$C$”那么不论你将D向哪个方向拖动自动填充的公式都是“=$C$”。原来谁前面带上了“$”号在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”在拖动时两个位置都不能变。四名称的使用命名后的单元格可以通过名字选择该单元格可以直接从名称框的下拉列表中进行选择并直接在公式中进行调用。 命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图:在编辑栏中直接输入公式“=E*折扣”然后向下填充这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的使用名称对单元格调用是绝对调用。五调整行、列宽度调整单元格的宽度可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小当鼠标变成如图所示的形状时直接双击这个竖线Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。第三章编辑工作表一选定操作区域如果要选择一些连续的单元格就是在要选择区域的开始的单元格按下左键拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。 如果要选定不连续的多个单元格就是按住Ctrl键一一单击要选择的单元格就可以了。 同样的方法可以选择连续的多行、多列不连续的多行、多列甚至行、列、单元格混和选择等等。二复制、移动和删除复制单元格的方法:选中要复制内容的单元格单击工具栏上的“复制”按钮然后选中要复制到的目标的单元格单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。现在的Office为我们提供了一个多次剪贴板可以进行次剪贴操作:在工具栏上单击右键从打开的菜单中选择“剪贴板”把剪贴板工具栏显示在了界面中。现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来进行复制操作每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。如果单元格要移动的距离比较长超过了一屏这样拖动起来就很不方便了这时我们可以使用剪切的功能:选中要移动的部分单击工具栏上的“剪切”按钮剪切的部分就被虚线包围了选中要移动到的单元格单击工具栏上的“粘贴”按钮单元格的内容就移动过来了。三撤消和恢复如果对操作情况不满意可以单击工具栏上的“撤消”按钮把操作撤消。 如果你又不想撤消了还可以马上恢复:单击工具栏上的“恢复”按钮。 不过要注意一点恢复一定要紧跟在撤消操作的后面否则“恢复”就失效了再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意撤消和恢复操作是有次数限制的。四插入和删除对工作表的结构进行调整可以插入行列单元格。 右键单击左边的行标选中一行然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击就可以在选中的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了。 插入列和插入行差不多选中一列从右键菜单中选择插入就可以在当前列的前面插入一列。 还可以插入一个单元格右键单击一个单元格从打开的菜单中选择“插入”命令打开“插入”对话框选择“活动单元格下移”单击“确定”按钮就可以在当前位置插入一个单元格而原来的数据都向下移动了一行。有插入当然有删除了这个很简单删除行可以选中这一行然后从右键菜单中选择“删除”命令列则可以选中列从右键菜单中选择“删除”单元格也是一样只是会弹出“删除”对话框选择“下方单元格上移”单击“确定”按钮单元格删除了下面的记录也可以移动上来了。五查找和替换有这样一个表,要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”,这时就用得到查找和替换功能了打开“编辑”菜单,单击“替换”命令,打开“替换”对话框,在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”,在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”,然后单击“查找下一个”按钮,Excel就会自动找到第一个,如果需要替换,就单击“替换”按钮如果直接单击“全部替换”按钮,就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了查找打开“编辑”菜单单击“查找”项打开“查找”对话框在文本框中输入“雪碧”在下面的下拉列表框中选择“值”一项单击“查找下一个”按钮就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。六对工作表的操作 我们来看一个表格这是员工的考查表现在我们的这里又新来了两名员工需要为他们添加两张表格 我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格:在标签栏中的任意标签上单击右键,在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项(左图),出现“移动和复制工作表”对话框(右图),将“建立副本”复选框选中选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项单击“确定”按钮我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本修改一下人员名字和部门等信息这个表格就可以使用了同样的方法建立另外一个表这样我们的两个表就添加完了。双击表底下的标签就可以在标签上输入文字了我们输入这个人的名字然后按回车现在我们就把这个表的标签改动了同样把其它的人的也改动过来,这样就直观多了。如果不勾选该对话框,仅代表将工作表移到指定的位置,不具有复制的功能第四章设置工作表的格式一单元格的格式设置在“单元格格式”对话框中可以设置单元格所有格式。打开对话框还可以使用“格式”菜单中的“单元格”命令也可以使用右键菜单中的“设置单元格格式”命令。在“对齐”选项卡里可以将多个单元格合并,并可设置合并的单元格中文字的对齐方式也可以取消合并但如果合并前的单元格中输入的有内容,则将只显示第一个单元格的内容(在合并的时候,会有对话框提示)即使是取消合并,也只能保留第一个单元格中的内容我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数选中要设置的单元格打开“格式”菜单选择“单元格”命令打开“单元格格式”对话框单击“数字”选项卡选择“分类”列表中的“自定义”,从右边的“类型”列表中选择“”,单击“确定”按钮,数字的样式就设置好了我们还可以把这些数字直接设置为货币形式:单击工具栏上的“货币样式”按钮,在所有选中的数字前面就都出现了一个“¥”符号。二数据表的美化我们如果不给工作表设置边框,打印出来的表是没有边框的,这里先来把边框设置好:选中要设置的单元格,单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头,从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击(图)边框就设置好了。 接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色:选中第一行的单元格,单击“填充颜色”按钮的下拉箭头选择“宝石蓝”(图),将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色单击“字体颜色”按钮的下拉箭头选择“紫色”(图)这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。图图图还可以给工作表设置一个背景:打开“格式”菜单单击“工作表”项选择“背景”命令单击弹出“工作表背景”对话框从对话框中选择图片文件单击“插入”按钮背景就设置好了。取消背景的操作:打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单选择其中的“删除背景”命令就可以了。  不过这个背景是不能被打印出来的只有在编辑时才能看见。三样式的使用和设置我们可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式以方便调用:先将单元格的格式设置好然后打开“格式”菜单单击“样式”命令,打开“样式”对话框对话框中前面有复选框的这些是样式所包含的格式内容我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”单击“添加”按钮选定单元格的格式就作为样式保存了起来单击“取消”按钮关闭对话框选择工作表中的另外一个单元格打开“样式”对话框打开“样式名”下拉列表框从中选择我们新建的样式“我的样式”单击“确定”按钮样式就应用了过来。样式建立以后是可以修改的:打开“样式”对话框选择要修改样式,单击“更改”按钮可以打开“单元格格式”对话框,在这里对样式中的格式进行设置就可以了。四格式的复制和删除选中要复制格式的单元格单击工具栏上的“格式刷”按钮,然后在要复制到的单元格上单击,鼠标变成时,就可以把格式复制过来了。选中要删除格式的单元格打开“编辑”菜单单击“清除”项,选择子菜单中的“格式”命令单击选中的单元格就变成了默认的样子了。五隐藏行和列有时一个表太长或太宽我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看:例如拿列来看选定要隐藏的列的任意单元格打开“格式”菜单中的“列”子菜单单击“隐藏”命令就可以把这一列隐藏起来行的隐藏也是一样的如果要取消隐藏只要单击子菜单中的“取消隐藏”命令就可以了。六拼音的设置选中要设置拼音的单元格打开“格式”菜单单击“拼音信息”项从子菜单中选择“编辑”命令就可以直接在单元格的上方输入文字的拼音了拼音输入完后适当调整一下文字之间的距离把拼音和文字对应起来就可以了。取消拼音的设置打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单选择“显示或隐藏”命令单击可以显示或隐藏单元格的拼音信息。第五章公式与函数的应用一创建公式我们在Excel中计算一下公式y=(x)在x从变化到时y的值:先在第一列中输入好到这些数然后在B单元格中输入“=(*A)”将其填充到下面的单元格中就可以得到直观的结果了可以很容易看出这里“*”表示的是乘“”表示的就是除,括号的作用和平时是相同的。二编辑公式公式和一般的数据一样可以进行编辑,编辑方式同编辑普通的数据一样可以进行拷贝和粘贴。先选中一个含有公式的单元格然后单击工具条上的复制按钮再选中要复制到的单元格单击工具条上的粘贴按钮这个公式复制到下面的单元格中了可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的只是要注意在有单元格引用的地方无论使用什么方式在单元格中填入公式都存在一个相对和绝对引用的问题。在同一个EXCEL档中的不同工作表中,也可以实现数据的引用当鼠标在此变成黑色的小“十”字型时,按住鼠标左键,往下拉动直到最后一行松开(填充的方式)详情请参见相对引用和绝对引用的部分内容三函数的使用我们来看一个表格,现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款项汇总一下,看看到底有多少:选中这些单元格和下面的“总计”单元格,然后单击工具栏上的“自动求和”按钮,在“总计”栏中就出现了上面单元格的数字的和。如图这个自动求和功能可以自动在行或列中求和对行中数据的求和同对列中数据的求和方法基本一致但是象下面这个表(图),要加和的单元格并不是在同一个行或者列上这时自动求和功能就没有办法了。这时我们就要用到Excel提供的函数功能来实现了:单击要填入分数和的单元格单击工具栏上的“输入公式”按钮现在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框单击这个列标框的下拉箭头从中选择“SUM”项如图 图图图在编辑栏中就出现了函数SUM单击“SUM”栏的Number输入框的拾取按钮从工作表中选择要将数值相加的单元格单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框单击“确定”按钮就可以了。(如下图)如果要求和单元格不连续的话你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。Excel也有求平均数的函数:选中要放置平均数的单元格单击“输入公式”按钮单击左边的函数选择下拉列表框的下拉箭头选择平均数函数“AVERAGE”项然后选择取值的单元格单击“确定”按钮就可以了。第六章图表的使用一建立图表我们来做一个表示第三季度的几种商品所占比例的饼图打开“插入”菜单单击“图表”命令打开“图表向导”对话框第一步是选择图表的类型我们从左边的“类型”列表中选择“饼图”从右边的“子图表类型”列表中选择默认的第一个单击“下一步”按钮如图出现步骤的对话框这个对话框中要为饼图选择一个数据区域:单击“数据区域”输入框中的拾取按钮,对话框缩成了一个横条选中“三季度”下面的这些数值然后单击“图表向导”对话框中的返回按钮回到原来的“图表向导”对话框从预览框中可以看到我们设置的饼图就已经有了一个大概的样子了单击“下一步”按钮如图图图现在要设置图表的各项标题因为饼图没有X、Y轴所以只能设置它的标题设置它的标题为“三季度”单击“下一步”按钮。如图这一步是选择生成的图表放置的位置选择“作为其中的对象插入”单击“完成”按钮饼图就完成了。如图这样一张图表就做好了。如图图图图选中图表,单击右键选择“图表选项”可以对图表进行设置二自定义图表类型如果总是设置同样一种类型的图表的话完全可以自定义一个图表类型到时候直接套用就行了:在这个图表的空白区域单击右键从菜单中选择“图表类型”命令打开“图表类型”对话框单击“自定义类型”选项卡在“选自”栏中选择“自定义”项单击“添加”按钮打开“添加自定义类型”对话框在“名称”输入框中填上我们定义的图表类型名“季度饼图”单击“确定”按钮返回“图表类型”对话框这样我们就建立了一个自定义的图表类型。单击“取消”按钮回到编辑状态我们再来插入一个图表:打开“插入”菜单单击“图表”命令在“图表类型”对话框中选择类型为我们刚才定义的“季度饼图”直接单击“完成”按钮,我们就可以插入一个和上面一模一样的饼图了三图表的修改我们经常可以看到那种有一部分同其它的部分分离的饼图,这种图的做法是:单击这个圆饼,在饼的周围出现了一些句柄,再单击其中的某一色块,句柄到了该色块的周围,这时向外拖动此色块,就可以把这个色块拖动出来了同样的方法可以把其他各个部分分离出来。把它们合起来的方法是:先单击图表的空白区域取消对圆饼的选取再单击任意一个圆饼的色块选中整个圆饼按下左键向里拖动鼠标就可以把这个圆饼合并到一起了。有一种三维的饼图也经常会用到我们还是用这个图来改变一下:打开它的“图表类型”对话框在“子图表类型”列表中选择“三维饼图”单击“确定”按钮就行了。如果觉得生成的图表不好看可以适当修改:打开“图表”菜单单击“设置三维视图格式”命令打开“设置三维视图格式”对话框。在这里可以修改三维图形的仰角旋转角度以及高度直到你满意。四柱形图的生成我们还用上一节的例子先选中一个数据单元格然后单击工具栏上的“图表向导”按钮打开“图表向导”对话框选择要建立的图表类型为“柱形图”的“簇状柱形图”单击“下一步”按钮现在选取数据区这里Excel所默认选择的数据区是正确的从预览框中可以看出现在的图表适合查看同一产品在几个季度中所占份额的对比,而我们希望看到的是一个季度中几种产品的数据对比于是我们将序列产生在选择为“行”单击“下一步”按钮输入图表的标题为“各产品在不同季度所占份额统计”分类X轴为“季度”分类Y轴为“比率”单击“下一步”按钮这次我们选择“作为新工作表插入”项后面的输入框中的内容改为“柱形图对比”,单击“完成”按钮在工作簿中就多出了一个“柱形图对比”工作表在这个工作表中保存着我们刚才生成的图表。这个图同饼图不同的就是有两个坐标轴,分别是X轴和Y轴我们经常看到的Y轴坐标经常是在两个大的标记之间会有一些小的间距标记这里我们也可以设置:双击Y轴,打开“坐标轴格式”对话框,单击“刻度”选项卡去掉“次要刻度单位”前面的复选框在后面的输入框中输入把次要刻度的间距设置为然后单击“图案”选项卡,在“次要刻度线类型”栏中选择次要刻度线的类型为“内部”,单击“确定”按钮。五趋势线的使用 趋势线可以简单地理解成一个品牌在几个季度中市场占有率的变化曲线使用它我们可以很直观地看出一个牌子的产品的市场占有率的变化还可以通过这个趋势线来预测下一步的市场变化情况:打开“图表”菜单单击“添加趋势线”命令打开“添加趋势线”对话框从现在的类型选项卡中选择类型为二项式现在下面的这个选择数据系列列表框中选择的是M我们不去改变它单击确定按钮。还可以用这个趋势线预测下一步的市场走势:双击这个趋势线,打开“趋势线格式”对话框,单击“选项”选项卡,在“趋势预测”一栏中将“前推”输入框中的数字改为“”,单击“确定”按钮。如下图现在就看到了下一个季度的趋势变化了。六调整图表文字现在我们再来把这个X轴和Y轴的说明文字移动一下位置在这个Y轴的说明文字上按下鼠标左键在它的周围出现了一些句柄表示我们现在选中了它然后拖动鼠标把它放到Y轴的上面同样把X轴的说明文字放到右边接着我们来把Y轴上的说明文字的方向改为水平的:在标题说明文字上单击右键在弹出的菜单中选择“坐标轴标题格式”命令打开“坐标轴标题格式”对话框,单击“对齐”选项卡,将文字的对齐方式选择为“水平”,单击“确定”按钮再把Y轴的说明文字改成“所占比例”:把鼠标放在Y轴的标题文字上面鼠标变成一个“I”字形单击在这里就出现了光标现在就可以输入文字了把这里的文字改成“所占比例”然后用鼠标单击视图中的任意位置标题文字的设置就完成了。七柱形图表的格式设置现在我们来把上一节所用到的图表的背景设置一下使我们的图表更漂亮:在中间的方形区域中单击右键,单击“图形区格式”项,打开“图形区格式”对话框选择颜色为“绿色”单击“确定”按钮。在图形区的外面单击右键单击弹出菜单中的“图表区格式”命令单击“填充效果”按钮选择“单色”将下面的滑块向右滑动到大约三分之二处单击“颜色”下拉列表框从中选择“浅黄”单击“确定”按钮选中“阴影”前的复选框单击“确定”按钮图表的底纹就设置好了同样把图例的底纹像前面一样设置好这样这个图表就漂亮多了。我们还可以把这里的坐标线换个颜色选中Y轴打开它的“坐标轴格式”对话框单击“图案”选项卡在“坐标轴”一栏中选择“自定义”选择颜色为“桔红”选择一种较粗的线并把主要刻度线类型设置为“交叉”然后单击“确定”按钮现在这条线就设置成了这个样子同样可以把网格线也设置好方法是:选中网格线打开格式菜单单击网格线格式命令打开对话框依次进行设置就可以了。八添加系列如果我们得到了第四季度的统计数据需要把它加入到这个表中我们希望在加入到表格中后在图表中也看到第四季度的数据。 方法如下:首先把数据添加进去然后转换到前面建立的“柱形图对比”工作表中。打开“图表”菜单单击“数据源”命令打开“源数据”对话框单击“数据区域”选项卡把“系列产生在”选择为“列”然后再单击“系列”选项卡单击“系列”列表框下面的“添加”按钮添加一个系列现在“系列”列表中选中的就是新添加的系列,单击“名称”输入框中的拾取按钮,对话框变成了一个长方形的条单击标签栏中的“产品信息”标签,从这个工作表中选择“四季度”这个单元格,单击“源数据名称”对话框中的返回按钮,回到“源数据”对话框单击“值”输入框中的拾取按钮选择“产品信息”工作表中的“四季度”单元格下面的数据单元格返回“源数据”对话框单击“数据区域”选项卡,再把“系列产生在”选择为“行”从预览框中可以看到这正是我们想要的结果单击“确定”按钮就可以完成这个序列的加入了。九几种常见的图表如果要体现的是一个整体中每一部分所占的比例时我们通常使用“饼图”如我们做的各种饮料市场份额的饼图。此外比较常用的就是折线图和散点图了折线图通常也是用来表示一段时间内某种数值的变化常见的如股票的价格的折线图等。 散点图主要用在科学计算中。例如:我们有正弦和余弦曲线的数据我们可以使用这些数据来绘制出正弦和余弦曲线:打开“图表向导”对话框在“类型”列表框中选择“XY散点图”子图表类型选择“无数据点平滑线散点图”然后单击“下一步”按钮同样选择数据系列和数据我们看这里的选择还是正确的单击“下一步”按钮现在填入合适的文字,单击“完成”按钮,就生成了一个函数曲线图改变一下它的背景和颜色,一个漂亮的正余弦函数曲线就出现了。第七章工作表的管理一视图的切换我们经常会遇到这种情况:工作表的内容在视图中看起来不是很完整,这时我们可以试一下全屏显示:打开“视图”菜单单击“全屏显示”命令界面变成了这个样子中间的数据显示区域比原来大了许多。可是有时这里还是不能全部显示出表格还可以这样:单击“关闭全屏显示”按钮回到正常的视图中单击工具栏上的“显示比例”下拉列表框的下拉箭头,选择把视图中的表变小,如果还是不全,我们可以直接在输入框中输入“”,然后回车,就可以了在编辑的时候,如果想知道这个表有几页,可以打开“视图”菜单,单击“分页预览”命令会出现一个对话框告诉我们现在的视图状态下可以直接拖动分页符的位置单击“确定”按钮。在Excel中分页符的概念比较奇特,现在视图中这些蓝色的虚线就是分页符,把鼠标放到上面,鼠标就变成了这样的移动标记“”可以发现整个表格被蓝色的线条分成了两个部分,这就表示现在的表打印出来的话会有两页,单击“打印预览”按钮,从状态栏上可以看出现在的表共有两页现在我们把中间的这条竖线向右拖动,与边框蓝线重合,现在看上去表只有一部分了,单击“打印预览”按钮,可以看到现在的表就只有一页了分页符二拆分窗口打开“窗口”菜单单击“拆分”命令在工作表当前选中单元格的上面和左边就出现了两条拆分线整个窗口分成了四部分而垂直和水平滚动条也都变成了两个。拖动上面的垂直滚动条可以同时改变上面两个窗口中的显示数据单击左边的水平滚动条则可以同时改变左边两个窗口显示的数据这样我们就可以通过这四个窗口分别观看不同位置的数据了。我们还可以用鼠标拖动这些分隔线:把鼠标放到这里的这些分隔线上可以看到鼠标变成了这样的形状按下左键拖动鼠标就可以改变分隔线的位置了。取消这些分隔线时只要打开“窗口”菜单原来的“拆分”命令变成了“撤消窗口拆分”命令单击它就可以撤消窗口的拆分了。三新建和重排窗口上一节讲到的是一个表格时的情况有时我们需要把一个工作簿中不同的工作表的内容来对照着看这时拆分就帮不上忙了不过我们可以使用这样的方法:打开“窗口”菜单单击“新建窗口”命令为当前工作簿新建一个窗口注意现在的标题栏上的文件名后面就多了一个“:”表示现在是打开的一个工作簿的第二个窗口。打开“窗口”菜单单击“重排窗口”命令弹出“重排窗口”对话框,选择一个窗口排列的方式,这里我们选择“垂直并排”,选中“当前活动工作簿的窗口”前的复选框单击“确定”按钮。我们给这个工作簿建立的两个窗口就在这里并排显示了在两个窗口中选择不同的工作表显示就可以进行对比查看了。同样如果是两个不同的工作簿中的内容进行比较也可以使用这个重排窗口命令只是在打开的“重排窗口”对话框中不要选中“当前活动工作簿的窗口”命令就可以了。四冻结窗口在查看表格时还会经常遇到这种情况:在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题,给我们的查阅带来很大的不便现在我们使用拆分可以很容易地解决这个问题:单击选中这个表的D单元格然后打开窗口菜单单击“拆分”项把窗口拆分开现在右下角这个区域就只是数据了我们通过拖动这个区域的滚动条就可以参考上面和左边的数据来看这一部分的内容了。不过这样还是有缺点当我们把滚动条拖到边的时候会出现表头看起来感觉不是很好因此我们打开窗口菜单单击冻结窗格项,现在窗口中的拆分线就消失了取而代之的是两条较粗的黑线滚动条也恢复了一个的状态现在单击这个垂直滚动条改变的只是下面的部分改变水平滚动条的位置可以看到改变的只是右边的部分就和拆分后的效果一样不同的只是不会出现左边和上面的内容了。 我们来看这样一个表格横向上窗口的宽度已经足够了这里只需要冻结上面的标题部分我们就可以这样来做:单击这个行标选中标题下面的一行然后打开窗口菜单单击“冻结窗格”项现在改变滚动条的位置,这时可以变化的只是选中的行和该行以下的部分就是说选中一行再冻结就是冻结选中行上面的部分。如果现在要冻结上面的部分和左边的部分单击两部分交叉的这个单元格打开窗口菜单单击冻结窗格项就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。这点和拆分很类似。打开窗口菜单单击“撤消窗口冻结”项就可以把这个窗口的冻结撤消了。五数据的排序在查阅数据的时候我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列以方便查看。 例如现在有一张股市的表格我们希望找到涨跌幅度最大的几种股票以找到近日走红和看跌的单股现在所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的我们让它照股票的涨跌幅度来排列:单击“涨跌”单元格,单击工具栏中的“降序”按钮,表中的数据就按照涨跌的幅度从大到小排列了,这样我们找起股票名称来就方便多了如果是想从小到大排列单击“升序”按钮,现在排在前面的就成了跌幅大的股票了。如果想让涨跌相同的股票按照成交量的大小来排列,打开“数据”菜单,单击“排序”命令,打开“排序”对话框可以看到Excel自动选定了一个排序区域我们看它的选取还是正确的在“排序”对话框中我们可以设置三个排序的条件我们这里只要用两个就可以了现在工作表排序的主要关键字是“涨跌”按递增排列将其改为“递减”设置一下次要关键字:单击“次要关键字”一栏中下拉列表框的下拉箭头从列表中选择“成交量”后面也选择为递减注意下面的标题行的设置这里选择的是“有标题行”对于不想对标题行也一起排序时一定要选这个选项然后单击“确定”按钮。(如下左图)有时我们的表需要按照行来排序,这在Excel中也可以实现:打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,打开“排序选项”对话框,这里可以设置排序的次序、方向、方法、是否区分大小写等,我们选择方向为“按行排序”,单击“确定”按钮,我们看“主要关键字”下拉列表框中的内容就发生了变化不过由于在这里不能正确识别标题列,所以单击“确定”按钮后的排序会出现一些问题,这种情况下最好先选中要排序的单元格,然后再进行排序(如右图)六数据的筛选如果条件比较多可以使用“高级筛选”来进行。使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。比如这个表中我们想要把开盘高于元,收盘高于元,成交量大于的股票显示出来。我们可以这么来做:先设置一个条件区域第一行输入排序的字段名称,在第二行中输入条件建立一个条件区域然后选中数据区域中的一个单元格,打开“数据”菜单的“筛选”子菜单,单击“高级筛选”命令,Excel自动选择好了筛选的区域,我们单击这个“条件区域”框中的“拾取”按钮选中我们刚才设置的条件区域单击拾取框中的按钮返回高级筛选对话框单击“确定”按钮现在表中就是我们希望看到的结果了。七分类汇总与分级显示在这张销货表中我们希望能够把每个人在每个月的花费都统计出来。现在我们用分类汇总来做:首先单击“购买人”单元格单击工具栏中的“升序”按钮把表按照“购买人”进行排序然后打开“数据”菜单单击“分类汇总”对话框在这里的分类字段的下拉列表框中选择分类字段为“购买人”选择汇总方式为“求和”汇总项就选择一个“折后价”单击“确定”按钮,现在就符合我们的要求了在分类汇总中我们的数据是分级显示的现在工作表的左上角出现了这样的一个区域,我们单击这个在表中就只有这个总计项出现了。单击这个,出现的就只有这些汇总的部分,这样我们可以清楚地看到每个人的汇总单击可以显示所有的内容。八数据透视表的使用我们来看下面这个表在这个表中存储了国内部分地区从年到年的国内生产总值。现在我们想把这里的每个地区三年的国内生产总值的和求出来用分类汇总和排序功能可以做到这一点但是比较麻烦这里我们使用数据透视表来做:打开“数据”菜单单击“数据透视表和图表报告”命令打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框第一步是选择数据来源我们选择“MicrosoftExcel数据清单或数据库”选择要创建的报表类型为“数据透视表”单击“下一步”按钮这一步中我们要选择透视表的数据来源的区域Excel已经自动选取了范围这里它的选取是正确的我们不做什么改动单击“下一步”按钮这一步要我们选择透视表放置的位置选择“新建工作表”项单击“完成”按钮现在就出现了我们建立的数据透视表。在工作表的透视表的各个部分都有提示同时界面中出现了一个“数据透视表”工具栏里面列出了所有我们可以使用的字段,我们的目的是查看各地区三年生产总值的和因此我们在“数据透视表”工具栏的“地区”按钮上按下左键鼠标变成这样的形状然后将其拖动到行字段中等鼠标变成了这样的形状时松开左键就可以将透视表的行字段设置为“购买人”了同样将“年份”拖动到列字段中,将“国内生产总值”拖动到数据字段中透视表就有数据了。双击“计数项:国内生产总值”,打开“数据透视表字段”对话框,在“汇总方式”列表框中选择“求和”,单击“确定”按钮,现在显示出来的就是正确的数据了现在的透视表中显示的是三年的和我们也可以让它只显示两年的和:单击“年份”单元格的下拉箭头从弹出的列表框中去掉我们不想求和的年份前的复选框单击“确定”按钮透视表中出现的就只有两年的数据汇总了对于地区也可以做同样的设置。我们还可以根据数据透视表直接生成图表:单击“数据透视表”工具栏上的“图表向导”按钮,Excel会自动根据当前的数据透视表生成一个图表并切换到图表中,不难看出这个图表跟我们前面看到的图表基本上一致,所不同的只是这里多了几个下拉箭头,单击“年份”的下拉箭头,这实际上是透视表中的“页”字段,选择“全部”,单击“确定”按钮可以看到图表中的数据也发生了变化其它有很多在透视表中使用的方法也可以在这个图表中使用这里我们就不再多说了把图表的格式设置一下一个漂亮的报告图就完成了。九引入外部数据Excel为我们提供了获取外部数据的简单方法。 以一个例子来看:这里有这样的一个文本文件我们把其中的数据引入到Excel中来。打开Excel打开“数据”菜单打开“获取外部数据”菜单单击“导入文本文件”命令打开“导入文本向导”对话框这里的原始数据类型就选择“分隔符号”一项在这个对话框的下面有一个预览框,从这里可以看出来现在的头两行没有什么用处因此我们将这里的“导入开始行”输入框中的数值改成,单击“下一步”。现在我们要选择文本文件的数据字段分隔符,根据文件的特点,我们选择为“空格”,并取消“Tab键”的复选,注意这里把这个“连续分隔符号视为单个处理”的复选框选中,单击“下一步”按钮现在要选择导入数据的默认格式现在的默认格式是“常规”我们这里不做什么改动单击“完成”按钮把文本文件中的数据全部引入进来把它们稍微调整一下就可以使用这个数据了。第八章图形的使用一绘制图形我们来看看图形对象在Excel中的使用在讲视图的作用时曾经看过这样一个表格(如图),这是用Excel做出来的结合图形对象的使用这是很容易做的。建立一个新的工作表首先用的灰色把表中的所有单元格填充起来:单击“全选”按钮选中整个工作表然后单击工具栏上的“填充颜色”按钮的下拉箭头从弹出的颜色面板中选择“灰色”选择要编辑的区域,单击“填充颜色”按钮的下拉箭头,选择面板中的“无填充颜色”按钮这样就把工作区域大体上划了出来。下面再来绘制出刚才的表先画一个公司的标志:单击“常用”工具栏上的“绘图”按钮,在界面中显示出“绘图”工具栏单击“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮,单击弹出菜单中的“基本形状”项,在弹出的面板中选择“新月形”按钮(如图),现在鼠标变成了一个十字形,在我们设置的绘图区域的左上角按下左键,向右下拖动鼠标就可以看到一个图形的边框,到合适的大小,松开左键,就绘制好了一个新月的形状现在这个新月形的弧度不够大,我们来调整一下它:将鼠标放到图形中间的黄色正方形上,鼠标变成一个白色的箭头,按下左键拖动鼠标,就可以改变这个新月的形状了,把新月的弧度变大一些,松开左键接着把它变成蓝色的:单击“绘图”工具栏上的“填充颜色”按钮的下拉箭头,从弹出的颜色选择面板中单击“蓝色”按钮,新月形中间的颜色就成了蓝色(如图)图图图二插入文本框接着我们来完成表头中间的标题文字为了便于排版可以用文本框来做:单击绘图工具栏上的“文本框”按钮用鼠标在工作表中拖动出一个方框这就是文本框了在文本框中输入文字:“新月实业发展有限公司”按一下回车键到下一行中,依次输入下面的内容接着设置一下文字的格式:选中文本框中的第一行字,设置它们的字体为“黑体”,再加粗一下,文本框中的文字就设置好了(如图)拖动文本框四周的句柄将文本框的大小调整到合适的大小然后将鼠标放到文本框的边上等鼠标变成一个十字形的移动光标的样子按下左键拖动文本框把它移动到合适的位置这样表头看起来已经很好了只是文本框的周围还有一个黑色的边框为了美观起见我们来把它去掉:在文本框的边缘上双击或者单击鼠标右键(如图)打开“设置文本框格式”对话框单击“颜色与线条”选项卡,单击“线条颜色”下拉列表框,从弹出的面板中选择“无线条颜色”,然后单击“确定”按钮(如图),可以看到现在工作表中的文本框就没有边框了单击文本框右边的单元格输入“发货单号:”,这个表的表头就设置好了。图图图接着我们先把下面的这些部分按照一般的表格那样设置好增加一个“发货表”的文本框再给“客户服务”部分添加一个弧形的边框线:单击“自选图形”按钮还是从弹出菜单中选择“基本图形”项从它的面板中单击“圆角矩形”按钮在表中拖动鼠标绘制出一个合适大小的矩形。这样下面的文字就看不见了这怎么办啊?很简单:在图形上单击右键从弹出的菜单中选择“设置自选图形格式”命令打开自选图形的格式设置对话框单击填充一栏中的下拉列表框从面板中选择“无填充颜色”项然后单击“确定”按钮现在这个图形下面的文字就都显示出来了。然后我们把这个设置好的图形复制到工作表的其它地方:单击“常用”工具栏上的“复制”按钮再单击“发货日期”上面的单元格单击“粘贴”按钮,把图形复制过来,把图形的大小和位置设置一下就可以了。同样的方法把其它地方的边框也添加上如果你觉得这种边不是很好看的话还可以调整这些边框的形式:选中要改变形式的这个图形单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮打开“改变自选图形”子菜单单击“自选图形”命令从面板中选择“将形状改为双括号”按钮表中的这个图形就变成了双括号了我们还可以改变括号线的粗细,单击“绘图”工具栏上的“线型”按钮,选择磅,括号线就变粗了现在我们把右边这个框线变成虚线:选中这个虚线,单击“绘图”工具栏上的“虚线线型”按钮选择“短划线”就把这个框线变成了虚线。现在我们在这个客户信息一栏上添加一个客户信息的文本框,同样添加一个付款方式的文本框在下面,再来把表头和中间的分隔线加上:选中这些单元格,打开“格式”菜单,单击“单元格”项,打开“单元格格式设置”对话框,单击“边框”选项卡,把这些单元格的下框线设置为细的黑色实线,上框线设置为蓝色的粗实线:单击“下框线”按钮,先给单元格设置好下框线,然后单击“颜色”下拉列表框,从面板中选择“蓝色”,从上面的线条列表中选择一种较粗的实线,然后单击上框线按钮,单击“确定”按钮,现在选中的单元格就有了上下两条边框线,再调整一下这一行的高度,就可以出现这样的效果了,在工作表中还有网格线我们来把网格线去掉看看效果:打开“工具”菜单单击“选项”命令打开“选项”对话框单击“视图”选项卡在窗口选项一栏中将网格线前面的复选框清除单击“确定”按钮,在工作表中就看不到网格线了。把下面再设置一下,这个漂亮的表格就完成了三图片的插入和调整打开“插入”菜单打开“图片”子菜单单击“来自文件”项从文件列表中选择我们要插入的文件单击“插入”按钮在工作表中就出现选中的文件了如下图。(这里插入的图片文件就是这个表头的变相)这样插入就行了可是好像现在还有点大。我们来调整一下:当然可以直接拖动图片的尺寸句柄来调整图片的大小可是这样同时会改变图片中文字的大小这可不是我们希望看到的我们就试一下“裁剪”功能。 在我们插入图片的时候Excel已经自动弹出了这个“图片”工具栏单击这个工具栏中的“裁剪”按钮鼠标变成了这样的一个形状把鼠标移动到图片的句柄上按下左键鼠标变成了这样的形状拖动鼠标可以看到一个虚线框拖动它到文字的外围松开左键在虚线框以外的部分就被裁剪掉了这样我们把这个图片裁剪到合适的大小放到表头的位置就可以了我们还可以给表头加一个边框:单击图片工具栏上的“线型”按钮选择“磅”的线单击就可以给这个图片加上一个黑色的边框了。Excel还提供了很多剪贴画供我们使用:打开“插入”菜单单击“图片”项单击“剪贴画”命令打开“插入剪贴画”对话框选择一个类别单击从打开的剪辑列表中选择一种剪辑单击从打开的面板中单击“插入”按钮就可以把选择的剪辑插入到工作表中了。四图片的处理我们还可以给插入的图片或剪贴画设置亮度和色彩饱和度呢。最简单的就是选中图形然后单击“图片”工具栏上的“图像控制”按钮(如图)

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