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Word长篇文档排版技巧(写硕博大论文必读)

Word长篇文档排版技巧(写硕博大论文必读)

kaikaixinxin
2009-02-14 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Word长篇文档排版技巧(写硕博大论文必读)doc》,可适用于文学艺术领域

上海交通大学**论文目录Word  长篇文档排版技巧()一、设置纸张和文档网格二、设置样式三、查看和修改文章的层次结构四、对文章的不同部分分节五、为不同的节添加不同的页眉六、在指定位置添加页码七、插入目录八、小结Word  长篇文档排版技巧()一、预留装订线区域二、设置节和页眉页脚三、添加不同内容的页眉四、添加不同类型的页码五、双面打印设置六、小结八招挽回受损Word文档一、自动恢复尚未保存的修改二、手动打开恢复文件三、“打开并修复”文件四、从任意文件中恢复文本五、禁止自动宏的运行六、创建新的Normal模板七、转换文档格式八、显示混乱的解决(留意一下本文各篇文章页眉和页脚的不同。闻道有先后!^^)姜涛年月Word  长篇文档排版技巧()要点:()制作长文档前先要规划好各种设置尤其是样式设置()不同的篇章部分一定要分节而不是分页。下面就看看如何制作一篇几十页的长文档。这份报告要求的格式是:A纸要有封面和目录单面打印除封面和目录外每页的页眉是报告的题目页码一律在页面底端的右侧封面和目录没有页码目录之后为第页。一、设置纸张和文档网格写文章前不要上来就急于动笔先要找好合适大小的“纸”这个“纸”就是Word中的页面设置。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令显示“页面设置”对话框选择【纸张】选项卡如图所示。图通常纸张大小都用A纸所以可采用默认设置。有时也会用B纸只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。很多人习惯先录入内容最后再设纸张大小。由于默认是A纸如果改用B纸就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以先进行页面设置可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜避免事后的修改。考虑到阅读报告的领导年龄都比较大对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力还可以调整一下文字。通常很多人都采用增大字号的办法。其实可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距即使不增大字号也能使内容看起来更清晰。在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡如图所示。图选中“指定行和字符网格”在“字符”设置中默认为“每行”个字符可以适当减小例如改为“每行”个字符。同样在“行”设置中默认为“每页”行可以适当减小例如改为“每页”行。这样文字的排列就均匀清晰了。二、设置样式现在还是不用急于录入文字需要指定一下文字的样式。通常很多人都是在录入文字后用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐但这样的操作要重复很多次而且一旦设置的不合理最后还要一一修改。熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而如果有几十个、上百个这样的修改也得刷上几十次、上百次岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。样式是什么?简单地说样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式例如“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式都需要选择某一种格式如果文字的格式比较复杂就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合它可以包含几乎所有的格式设置时只需选择一下某个样式就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。样式在设置时也很简单将各种格式设计好后起一个名字就可以变成样式。而通常情况下我们只需使用Word提供的预设样式就可以了如果预设的样式不能满足要求只需略加修改即可。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式如图所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容在图中“显示”为“有效格式”则其中的内容即有格式又有样式。例如“加粗”为格式“标题”为样式“标题居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念可在如图所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”则显示如图所示的内容。这时将只会显示文档中正在使用及默认的样式。图图“正文”样式是文档中的默认样式新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的因此“正文”样式是Word中的最基础的样式不要轻易修改它一旦它被改变将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。“标题”~“标题”为标题样式它们通常用于各级标题段落与其他样式最为不同的是标题样式具有级别分别对应级别~。这样就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图所示的样式列表中只显示了“标题”~“标题”的个标题样式如果标题的级别比较多可在如图所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”即可选择“标题”~“标题”样式。现在规划一下文章中可能用到的样式。(a)对于文章中的每一部分或章节的大标题采用“标题”样式章节中的小标题按层次分别采用“标题”~“标题”样式。(b)文章中的说明文字采用“正文首行缩进”样式。(c)文章中的图和图号说明采用“注释标题”样式。规划结束之后即可录入文字了。首先录入文章第一部分的大标题如图所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令在任务窗格中单击“标题”样式即可快速设置好此标题的格式如图所示。图图用同样的方法即可一边录入文字一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”即可为文字和段落设置“正文首行缩进”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后可显示“有效样式”这样不会显示无用的其他样式。文章的部分内容录入和排版之后的效果如图所示。为了方便对照图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。在录入和排版过程中可能会经常在键盘和鼠标之间切换这样会影响速度。对样式设置快捷键就能避免频繁使用鼠标提高录入和排版速度。图将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题”样式右侧单击下拉箭头如图所示单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框如图所示。图图单击【格式】按钮选择【快捷键】命令显示“自定义键盘”对话框如图所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键例如【Ctrl】【】在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键而应该按下快捷键。单击【指定】按钮快捷键即可生效。图用同样的方法为其他样式指定快捷键。现在在文档中录入文字然后按下某个样式的快捷键即可快速设置好格式。文档中的内容采用系统预设的样式后格式可能不能完全符合实际需要。例如“标题”样式的字号太大而且是左对齐方式希望采用小一点的字号并居中对齐。这时可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题”样式右侧单击下拉箭头如图所示单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框如图所示。选中“自动更新”选项单击【确定】按钮完成设置。这样当应用了“标题”样式的文字和段落的格式发生改变时就会自动更改“标题”样式的格式。选中采用了“标题”样式的某段文字例如“一、中国互联网络宏观状况”然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题”样式的文字和段落都会一起随之改变格式不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。因此使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。三、查看和修改文章的层次结构文章比较长定位会比较麻烦。采用样式之后由于“标题”~“标题”样式具有级别就能方便地进行层次结构的查看和定位。从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令可在文档左侧显示文档的层次结构如图所示。在其中的标题上单击即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令即可取消文档结构图。图如果文章中有大块区域的内容需要调整位置以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时同样不容易找到位置。从菜单选择【视图】|【大纲】命令进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏如图所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别例如“显示级别”则文档中会显示从级别到级别的标题如图所示。图图如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置也会将其中的文字内容一起移动。从菜单选择【视图】|【页面】命令即可返回到常用的页面视图编辑状态。四、对文章的不同部分分节文章的不同部分通常会另起一页开始很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页这是一种错误的做法会导致修改时的重复排版降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页如果希望采用不同的页眉和页脚这种做法就无法实现了。正确的做法是插入分节符将不同的部分分成不同的节这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前从菜单选择【插入】|【分隔符】命令显示“分隔符”对话框如图所示。选择“分节符”类型中的“下一页”并单击【确定】按钮就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节还会使该节从新的一页开始实现既分节又分页的功能。用同样的方法对文章的其他部分分节。图对于封面和目录同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录如图所示然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。图如果要取消分节只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示隐藏编辑标记”按钮即可查看隐藏的编辑标记。在如图和图所示中分别显示了不同节末尾的分节符。图图在段落标记和分节符之间单击按【Delete】键即可删除分节符并使分节符前后的两节合并为一节。五、为不同的节添加不同的页眉利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉只有正文开始时才需要添加页眉因为前面已经对文章进行分节所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时最好从文章最前面开始这样不容易混乱。按【Ctrl】【Home】快捷键快速定位到文档开始处从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令进入“页眉和页脚”编辑状态如图所示。图注意在页眉的左上角显示有“页眉–第节–”的提示文字表明当前是对第节设置页眉。由于第节是封面不需要设置页眉因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮显示并设置下一节的页眉。第节是目录的页眉同样不需要填写任何内容因此继续单击“显示下一项”按钮。第节的页眉如图所示注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示表示第节的页眉与第节一样。如果现在在页眉区域输入文字则此文字将会出现在所有节的页眉中因此不要急于设置。图在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮默认情况下它处于按下状态单击此按钮取消“同前”设置这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失表明当前节的页眉与前一节不同。此时再在页眉中输入文字例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉因为后面节的页眉默认为“同前”即与第节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮退出页眉编辑状态。用打印预览可以查看各页页眉的设置情况其中封面和目录没有页眉目录之后才会在每页显示页眉。六、在指定位置添加页码通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码这样得到的页码将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码从目录之后的内容再添加页码并且页码要从开始编号。这同样要得益于分节的设置。按【Ctrl】【Home】快捷键快速定位到文档开始处从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令进入“页眉和页脚”编辑状态如图所示。在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮显示页脚区域如图所示。图注意在页脚的左上角显示有“页脚–第节–”的提示文字表明当前是对第节设置页脚。由于第节是封面不需要在页脚区域添加页码因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮显示并设置下一节的页脚。第节是目录的页脚同样不需要添加任何内容因此继续单击“显示下一项”按钮。第节的页脚如图所示注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示表示第节的页脚与第节一样。如果现在在页脚区域插入页码则页码将会出现在所有节的页脚中因此不要急于插入页码。图在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮默认情况下它处于按下状态单击此按钮取消“同前”设置这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失表明当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。从菜单选择【插入】|【页码】命令显示“页码”对话框如图所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮显示“页码格式”对话框如图所示。默认情况下“页码编排”设置为“续前节”表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置则会自动计算第节和第节的页数然后在当前的第节接续前面的页号这样本节就不是从第页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“”这样就与前面节是否有页码无关了。INCLUDEPICTURE"http:vodsjtueducnhelpUploadFilesjpg"*MERGEFORMATINET图图第节之后的其他节无需再设置页码因为页脚的默认设置为“同前”而且页码格式默认设置均为“续前节”将会自动为每一节编排页码。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮退出页脚编辑状态。用打印预览可以查看各页页脚的设置情况其中封面和目录没有页码目录之后才会在每页显示页码并且目录之后的页码从开始编号。七、插入目录最后可以为文档添加目录。要成功添加目录应该正确采用带有级别的样式例如“标题”~“标题”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录但采用带级别的样式是最方便的一种。定位到需要插入目录的位置从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令显示“索引和目录”对话框单击“目录”选项卡如图所示。在“显示级别”中可指定目录中包含几个级别从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题”~“标题”样式的它们分别对应级别~。如果要设置更为精美的目录格式可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。图单击【确定】按钮即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹)因此可以进行更新。当文档中的内容或页码有变化时可在目录中的任意位置单击右键选择“更新域”命令显示“更新目录”对话框如图所示。如果只是页码发生改变可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减可选择“更新整个目录”。图八、小结至此整篇文档排版完毕。在整个排版过程中可以注意到样式和分节的重要性。采用样式可以实现边录入边快速排版修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。对文档的不同部分进行分节有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。有关样式和分节应用以及页眉页脚的设置这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。Word  长篇文档排版技巧()杂志、书刊、硕博士论文的编排难点很多主要有以下几个特点:()正反面打印或印刷。()如果杂志、书或论文比较厚每页的左侧会留出一些空白以便装订后不会遮挡文字。()奇数页总是位于翻开的书的右侧页上偶数页总是位于左侧页上如图所示。()对于书而言每一章的首页总是位于右侧页(奇数页)如图所示中的目录和第章首页。()如果某章的前一页没有内容会保留空白页空白页总是位于左侧页(偶数页)如图所示中的目录左侧的页和第章首页左侧的页。()奇偶页的页眉可以不同一般偶数页可显示文章或书名奇数页显示本章标题如图所示。()每一章的首页都没有页眉如图所示。()目录和正文部分采用不同的页码格式(例如:目录用罗马数字正文用阿拉伯数字)并且都从开始编号。图怎么设计这样的文档呢?抓住以下几个关键就行了:()页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉()分节时每一节可以从奇数页或偶数页开始而不一定是从下一页开始()域可以帮助自动填写某些内容(例如目录、页眉文字)()打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印(即双面打印)。一、预留装订线区域为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令显示“页面设置”对话框选择【页边距】选项卡如图所示。图在“页码范围”中设置“多页”为“对称页边距”在“页边距”中设置“装订线”为“厘米”并可预览效果在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。二、设置节和页眉页脚文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节(参见上篇文章的内容)现在需要将节和页眉页脚进一步设置。在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡如图所示。图在“节”中选择“节的起始位置”为“奇数页”这样可以让每一节都从奇数页开始从而让每章的首页位于奇数页。在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚并使其内容不同。在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。如果此时打印预览会看到在目录前和第章前等位置出现空白页。这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时为了让本节从奇数页开始就会自动加入空白页。特别要注意这个空白页只有打印预览时才可看到在编辑状态下无法看到不要误以为没有加入空白页。三、添加不同内容的页眉在添加页眉时只要充分理解了分节的作用就能快速设置出复杂的页眉。设置页眉和页脚时从文档开始位置设置不容易出错。按【Ctrl】【Home】快捷键定位到文档开始位置从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令进入页眉和页脚编辑状态如图所示。图首先会显示第节的首页页眉这是封面的页眉无需设置。在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮显示第节的首页页眉如图所示。图第节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”表示与上一节的首页页眉相同目录同样无需设置页眉。在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮显示第节的首页页眉如图所示。图第节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”表示与上一节的首页页眉相同每一章的首页同样无需设置页眉。在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮显示第节的偶数页页眉如图所示。图在本文档中这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有偶数页页眉(例如目录比较长时就有可能在目录节首先出现偶数页页眉)就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮使“与上一节相同”消失。在页眉处输入本文档的大标题(一般是杂志名或书名)并使其左对齐如图所示。图在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮显示第节的奇数页页眉如图所示。图在本文档中这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有奇数页页眉(例如目录比较长时就有可能在目录节首先出现奇数页页眉)就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮使“与上一节相同”消失。奇数页的页眉要显示每章的标题如果按照常用方法可以录入标题内容但是必须在以后的每一节录入不同的标题比较麻烦。利用插入域的方法可以一次性设置好所有奇数页的标题并使标题自动采用该节的标题。注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式可以用一个域引用“标题一”样式这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容无需反复录入。定位到页眉中从菜单选择【插入】|【域】命令显示“域”对话框如图所示。Word的界面如图(a)(b)所示。图图(a)图(b)在“域名”中选择“StyleRef”域并在“样式名”中选择“标题一”样式表示引用“标题一”样式中的文字(Word中操作略有不同参见图(a)(b))。单击【确定】按钮后即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉设置页眉右对齐后得到如图所示的效果。图在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉此时都保持默认设置即可让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。在“页眉和页脚”工具栏单击“关闭”按钮退出页眉和页脚编辑状态。去除页眉中多余的水平线:在文档的首页页眉中会注意到虽然没有文字却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。按【Ctrl】【Home】键定位到文档开始位置在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线必须先选中页眉中的段落标记如图所示。图从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令显示“边框和底纹”对话框如图所示。图在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无”即可去除段落边框从而使页眉中的水平线消失。由于是在第节的首页去除水平线后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”因此后续节首页的水平线也会消失不必再进行设置了。四、添加不同类型的页码在杂志和书中目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如目录的页码用罗马数字IIIIIIIV等章节的页码用阿拉伯数字等。要实现这样的页码编排同样要借助分节来实现。按【Ctrl】【Home】快捷键定位到文档开始位置从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮切换到页脚显示第节首页页脚如图所示。图第节是封面不需要添加页码在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮显示第节的首页页脚如图所示。图第节是目录需要添加罗马数字的页码。在第节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”表示与第节首页相同显然需要断开和第节之间的链接。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令显示“页码”对话框如图所示。图选择“对齐方式”为“外侧”并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首页显示页码”。有些书籍在每章的首页不显示页码如果是这种情况也可以不选中此选项。单击“格式”按钮显示“页码格式”对话框可设置页码的格式和起始编号如图所示。图在“数字格式”中选择罗马数字格式“IIIIII…”在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。单击【确定】按钮结束设置。注意第节的页脚提示文字变为“奇数页页脚第节”并且没有出现预期的页码如图所示。这是由于在如图所示的对话框中选择了“首页显示页码”从而使原来的“首页不同”功能失效自动转变为奇数页页脚并且会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉还会看到自动添加了一条水平线这是因为此节已经变为奇数页页眉从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页码设置后按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。图重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码:在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令显示“页码”对话框如图所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置因此只需单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第节奇数页右侧如图所示。图如果目录较长在目录的第页会显示偶数页页脚其中将自动采用罗马数字格式无需再进行设置。在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮显示第节的首页页脚如图所示。图第节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮“与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮显示“页码格式”对话框如图所示。图在“数字格式”中选择“…”在“页码编排”中选择“起始页码”为“”。设置完毕后面的所有节都会延续页码的设置和编号。至此整篇文档的页码格式和编号设置完毕。最后按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第节(目录)页眉中的水平线即可完成所有的设置。五、双面打印设置文档需要双面打印时可以有多种设置和打印方法。(A)手动双面打印从菜单选择【文件】|【打印】命令显示“打印”对话框如图所示。图选中“手动双面打印”其他设置保持默认值。当开始打印时打印机会在打印完一面后提示换纸将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦适合打印纸张很少的情况。(B)分别打印奇数页和偶数页如果先打印所有的奇数页再在所有奇数页的背面打印偶数页就能比较快速地完成双面打印。从菜单选择【文件】|【打印】命令显示“打印”对话框如图所示。图在“打印”中选择“奇数页”并单击【确定】按钮开始打印。打印时通常会将纸匣中最上面的纸先送入打印机。打印完毕会得到按……顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印第张送入打印机的纸不是第页而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数直接将所有的奇数页放入纸匣如果最后一页的页号为奇数应取出已打印好的最后一页纸并将余下的奇数页放入纸匣否则将会出现偶数页打印错位(例如最后一页为页时如果把所有的奇数页放入纸匣第页会打印在第页背面正确的应该是打印在第页背面)。在“打印”对话框的“打印”中选择“偶数页”并单击“选项”按钮显示对话框如图所示。图选中“打印选项”中的“逆页序打印”将会从最后一页开始逆序打印。如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第页则背面将会打印第页并按照…的顺序打印其他页从而实现双面打印。分别打印奇数页和偶数页效率较高但如果出现卡纸等问题就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。(C)全自动双面打印全自动双面打印需要采用具备双面打印功能的打印机。利用打印机的设置就能在打印完一张奇数页后自动将纸重新卷回并打印背面的偶数页。具体用法可参见双面打印机的使用说明。在打印设置中通常采用默认设置即可。六、小结无论多么复杂的排版只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。域是提高效率、自动生成文本内容的工具。Word的打印功能极其强大可以满足各种打印需求。八招挽回受损Word文档在你试图打开一个Word文档时如果系统没有响应那么可能的原因是该文档已经损坏。此时请试试以下所述方法或许能够挽回你的全部或部分损失。一、自动恢复尚未保存的修改Word提供了“自动恢复”功能可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后系统将打开“文档恢复”任务窗格(图)其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。文件名后面是状态指示器显示在恢复过程中已对文件所做的操作其中:“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文件或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。“文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后你可以保存最佳版本并删除其他版本或保存所有打开的文件以便以后预览。不过“文档恢复”任务窗格是WordXP提供的新功能在以前的版本中Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。二、手动打开恢复文件在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开你可以自行将其打开操作步骤如下:.在“常用”工具栏上单击“打开”按钮.在文件夹列表中定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于WindowsXP操作系统该位置通常为“C:documentsandsettingsApplicationDataMicrosoftWord”文件夹对于Windows/Me操作系统该位置通常为“C:WindowsApplicationDataMicrosoftWord”文件夹.在“文件类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名称显示为“‘自动恢复’保存filename”及程序文件扩展名.单击要恢复的文件名然后单击“打开”按钮。三、“打开并修复”文件WordXP提供了一个恢复受损文档的新方法操作步骤如下:.在“文件”菜单上单击“打开”命令.在“查找范围”列表中单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置  .在文件夹列表中定位并打开包含文件的文件夹  .选择要恢复的文件  .单击“打开”按钮旁边的箭头然后单击“打开并修复”。四、从任意文件中恢复文本  Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本操作步骤如下:  .在“工具”菜单上单击“选项”命令再单击“常规”选项卡.确认选中“打开时确认转换”复选框(图)单击“确定”按钮  .在“文件”菜单上单击“打开”命令  .在“文件类型”框中单击“从任意文件中恢复文本”。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述  .像通常一样打开文档。此时系统会弹出“转换文件”对话框请选择的需要的文件格式。当然如果要从受损Word文档中恢复文字请选择“纯文本”单击“确定”按扭。不过选择了“纯文本”方式打开文档后仅能恢复文档中的普通文字原文档中的图片对象将丢失页眉页脚等非文本信息变为普通文字。五、禁止自动宏的运行如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码那么当你试图打开该文档时其中的自动宏由于错误不能正常运行从而引发不能打开文档的错误。此时请在“Windows资源管理器”中按住Shift键然后再双击该Word文档则可阻止自动宏的运行从而能够打开文档。六、创建新的Normal模板Word在Normaldot模板文件中存储默认信息如果该模板文件被损坏可能会引发无法打开Word文档的错误。此时请创建新的Normal模板操作步骤如下:  .关闭Word  .使用Windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normaldot文件并重新命名或删除它们。比如在WindowsXP中请单击“开始”再单击“搜索”然后单击“所有文件和文件夹”在“全部或部分文件名”框中键入“normaldot”在“在这里寻找”列表框中单击安装Word的硬盘盘符单击“搜索”按钮。查找完毕右键单击结果列表中的“Normal”或“Normaldot”然后单击“重命名”命令为该文件键入新的名称例如“Normalold”然后按Enter键  .启动Word此时由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件它会自动创建一个新的Normal模板。七、转换文档格式将Word文档转换为另一种格式然后再将其转换回Word文档格式。这是最简单和最彻底的文档恢复方法请始终先尝试这种方法。.在Word中打开损坏的文档。.在“文件”菜单上单击“另存为”。.在“保存类型”列表中单击“RTF格式(*rtf)”然后单击“保存”。八、显示混乱的解决在你使用上述方法打开受损Word文档后如果文档的内容显示混乱那么你可以将最后一个段落标记之外的所有内容复制到一个新文档中或许能够解决乱码问题操作步骤如下:.选定最后一个段落标记之外的所有内容的方法是:在“工具”菜单上单击“选项”*“编辑”清除“使用智能段落选择范围”复选框单击“确定”按钮然后按“CtrlEnd”组合键再按“CtrlShiftHome”组合键。  (或者.选定最后一个段落标记之外的所有内容方法是:按下CtrlHome组合键然后按下CtrlShiftEnd组合键最后按下Shift←组合键)  .在“常用”工具栏上依次单击“复制”、“新建”和“粘贴”按钮。实际上在Word文档中系统用最后一个段落标记关联各种格式设置信息特别是节与样式的格式设置。如果将最后一个段落标记之外的所有内容复制到新文档就有可能将损坏的内容留在原始文档中而在新文档中重新应用所有丢失的节或样式的格式设置。�III

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