EDI 外贸 实施办法

EDI实施战略 实施EDI需要做两方面的准备工作：一是技术准备；二是组织准备。从技术角度讲，EDI并不复杂，当然使用EDI的企业需要理解和掌握实施的技术问题，对大多数企业而言，技术问题通常并未构成太大的困难。比较棘手的问题是如何从组织上为实施EDI作好准备。由于实施EDI以后，公司内部的经营、公司与公司之间的相互关系均会受到影响，要掌握和适应这种变化就相对困难些。从公司内部而言，要全面推广使用EDI需要公司在购买、财务、运输、制度、法律及审计等方面的职员之间进行协调。从公司与公司之间而言，由于EDI涉及到双方的贸易联系，故公司内部各部门之间的这种协作关系也要求贸易伙伴在组织机构上有对等的协调关系。因此，实施EDI的过程需要精心策划和严密的管理。 一、EDI实施战略的选择 在实施EDI时，首行要决定EDI的整个方针或战略。这包括两方面内容：一是EDI的使用范围；二是EDI在公司内部一体化的程度。 第一个内容涉及一个公司使用EDI的范围。关于使用范围，一种极端情况是EDI只为一笔交易所用，只在一个部门内使用，只和一个贸易伙伴处理贸易事务。另一种极端情况是EDI可以在所有的部门内，在所有的贸易伙伴之间，为多种交易所采用。 第三个内容是指EDI在公司内部与其他应用程序如何连接。一种极端情况是采用“门到门”方式，贸易伙伴之间数据资料传送采用电子传送方式，但与公司内部计算机程序的连接采用手工操作。另一种极端情况是完全一体化，即采用“应用到应用”方式，贸易伙伴之间的数据资料传送，以及所有应用程序都实行电子联网。 许多单位实施EDI是经历了逐步扩大使用范围，逐渐衽内部一体化联网的过程。一般可以把实施过程分为三种水平。 水平一。一个部门单独应用EDI，用以处理某种业务，贸易伙伴中只有少数采用EDI，而且是否采用EDI来处理双边贸易往来要由对方决定。在这种情况下，通常只使用一台微机采用“门到门”方式来工作。 水平二。一个单位里许多部门已应用EDI，与在部分贸易伙伴的多种贸易往来业务采用EDI处理，EDI的应用得到支持，有些贸易伙伴要求采用EDI。在这种情况下，EDI与公司内部一些应用程序连接。 水平三。EDI的实施已在公司内部完全一体化，为此，公司内部的应用程序已被重新构造和联网。EDI已被公司视为日常的经营方式。所有贸易伙伴都希望采用EDI。 EDI的战略选择取决于多种因素。如果可投入资源有限，或贸易伙伴缺乏兴趣，或公司最高领导层对此漠不关心，那么选择水平一作为实施EDI的起点比较合适。如果是处在非干不可的状态，或是迫于贸易伙伴的强烈要求，或是最高管理层非常热衷于应用EDI，那么以水平二或水平三作为实施EDI的起点就比较合适。 二、实施EDI应该考虑的方面 为了顺利实施EDI，道德必须做好以下两方面工作。 1．获得最高层领导的支持 这一点对实施EDI尤为重要。因为EDI需要跨部门相互协调与合作，同时由于实施初期的高投资、低收益使投资回收期延长，所以获得本单位最高层支持显得十分必要，而且越快越早越好。在具体做法上要使用权最高领导层明了实施EDI至少对公司具有下述重要意义：（1）提高生产效率、改善经营状况；（2）战略性和竞争手段；（3）企业生存必不可少的经营方式。 2．成立专门负责实施EDI的工作组 EDI的实施会影响到公司内部的许多部门，因此有必要成立各部门派员参加的EDI工作组，全权负责EDI。工作组应有下述部门的职员参加：（1）采购、会计、运输；（2）法律、审计；（3）信息管理、数据管理；（4）营销、售后服务。工作组成员来源于多个职能部门，有利于大家把EDI作为一项共同的事业而投入于其中，从而有利于协调处理多方面问题。 需要特别重视的是工作组长的人选。一些成功实施的用户几乎都有一个强有力的EDI倡导者。多数工作组长并非来自计算机应用领域。由于EDI是一项跨部门多领域综合项目，组长应具有商业眼光，了解公司的需求，懂得营销原理，应起到与顾客沟通的桥梁作用。另外EDI需要大量的说服工作，所以工作组长还应是一个很具有说服力的EDI倡导者，对公司内部各职能部门和最高层领导，对公司的贸易伙伴都要进行大量的说服工作。 工作组的具体任务可以概括为以下几个主要方面： （1）组织培训。对打算使用EDI的职员进行培训十分重要，打算实施EDI的公司必须清楚地了解什么是 EDI，以及EDI是如何工作的。有关实施培训的细则在后面还将详述。 （2）论证实施 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 。要使EDI的实施获得成功，还必须对EDI所要取代的现行的工作系统的运行有充分的了解。也就是说要了解现行信息传递的形式（包括纸质的、口头的或电子的传递方式）和应用程序的数据结构。具体有以下内容： ①向贸易伙伴传递何种信息？是采用正式的文件形式如订货单、发票等，还是采用非正式新闻公报形式如口信、备忘录、电话等？ ②信息是从哪儿以及怎样发出的？手工键入还是计算机处理？ ③信息的内部流程是什么？复印多少？以何种形式？谁收到复印件？作什么用途？复印件以何种形式保存，以及保存多少时间。 ④目前应用程序需要何种特定信息？数据形式以及数据在程序间的流程？数据如何输入？ ⑤从应用程序可获取什么信息？会产生什么结果？结果的形式是什么？ 完全了解了现行信息传送系统的流程以后，就可确定EDI会在哪些方面改变目前的传递系统。例如，采用电子化数据输入代替手工操作；发展应用程序与翻译软件包之间的数据传输对使用同一信息的各个部门联网共享等等。 一旦对现行的纸质传送系统以及对将要实施的EDI系统有了充分了解以后，就可着手开发软件包。使用EDI翻译包，必须首先从应用程序中提取数据并置入区域固定的一套文件中。关键是要预先搞清楚EDI需要何种数据，决定数据存储在哪里，以及以何种形式储存。 （3）初步分析成本效益。虽然许多公司实施EDI是出于战略目标考虑，而不是为了降低成本，但是成本效益分析还是很重要的。因为它是获得公司领导层和各部门支持EDI的一个重要因素。成本效益分析所包括的内容一般有以下几项： 成本：启动成本，包括硬件、翻译软件、培训；运行成本，包括传递成本、软件维持成本、培训成本。 效益：直接效益，包括键入次数减少、人员减少、信息传递加快导致库存减少；间接效益，包括提高员工生产效率、更易获取信息以及信息利用得到改善、由于使用EDI而获得的战略优势。 （4）选择EDI参预者和伙伴。在这方面，工作组所要完成的任务是作出一些具体实施操作的决策，包括以下几方面； 是否采用增值网络？如果是，采用哪一种？ 是自己开发软件还是外购？如果外购，购买谁的？ 应用EDI处理哪一类交易？一般在开始阶段，可以选项一种或两种交易作为调试或试运行，选择要考虑这样几点：第一，主要贸易伙伴所希望进行的是哪一类交易；第二，有关的EDI 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 是否容易获得；第三，用EDI处理该类交易，在本行业内其他单位开展的情况如何？第四，文秘工作量减轻的程度。 公司内部哪些部门参预应用EDI？这个决策也需要考虑几点：第一，该部门员工对EDI有兴趣；第二，该部门大量业务准备用EDI处理；第三，该部门拥有EDI所需要的能力和资源；第四，当有一批彼此分离的部门都要EDI时，应选择离总部最近的部门，以利协调和联系。 选择哪一类贸易伙伴EDI？第一，选择与本公司有大量的业务往来，而且每笔交易的价值较低的公司作贸易伙伴。假定可以从公司的贸易伙伴中找出20%来，它们要占本公司交易量的80%，和这类贸易伙伴EDI，可以在减少文秘工作量和减少误差方面得到最大的效益。第二，如果贸易伙伴已在EDI处理与其他单位的贸易事务，那么本公司与其发展EDI项目就会容易得多。如果贸易伙伴中没有一家实施EDI，那就应该寻找对实施EDI有强烈兴趣的公司作为考虑对象。第三，应该选择与本公司有良好业务关系的公司作贸易伙伴。实施EDI需要共享信息，在许多具体问题上要达成共识，因而双方互为信任尤其重要。第四，虽然从逻辑上讲应该选择与本公司交易量最大，最为信任的公司作实施EDI的贸易伙伴，但为了避免许多可能出现的小故障或意外情况，我们不妨考虑选择不是“最好”的客户作为贸易伙伴，以避免与最好的客户搞坏关系的风险。 （5）订立EDI协议。上述许多问题也可以采用EDI 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 的形式加以规定。鉴于使用EDI合同的形式加以规定。鉴于使用EDI会改变信息传递的形式和流程，许多公司EDI协议解决下述问题； 用电子传递处理的交易类型； 对增值网（第三方网络）的利用； 传送成本在贸易伙伴之间分摊； 应用电子传递的条款或条件，等等。 在贸易伙伴之间订立EDI合同有上升的趋势，特别是当订货单和发票采用电子传送时，订立协议更显得重要。一份传统的纸质订单背面往往注明贸易条件和条款。采用电子订单情况就不同了，有关的贸易条件和条款已在合同中阐明或得到认可。实际上，电子订单的某些条款与纸质订单会有所不同，特别是在支付条件上，采用EDI会改变支付时间。支付时间一旦变化，现金贴现的条款也要随之重新商议。 有些EDI使用者还与增值网或软件供应商订有协议。这些协议一般规定了双方的责任、义务、定价 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 等。这类协议属于标准化合同，一般由供货方提供。贸易伙伴之间的协议则有所不同，它要依具体情况来拟定，不具有标准化合同的特点。 三、调试性测试 一旦设计好了EDI系统，选定了贸易伙伴、供货商以及交易类型以后，就应该进行小规模测试。测试可以分三步进行：虚拟数据的传送；电子的和纸质的单据平行传送的测试；无纸化电子传送。如果可能的话，公司可以选择一些已有EDI经验的贸易伙伴进行小规模测试。 1． 模拟运行 小规模测试的第一步应该是使用虚拟的数据进行传送，其目的是为了证实有 的连接渠道都准确无误、软件正处于工作状态、信息可以被传送和接收。 2． 平行测试 小规模测试的下一步是传递实际订货单。不过，测试的这一阶段应该和纸质文件的传送同步进行，即同样的业务（例如订货单）既通过EDI系统进行电子传送，也采用人工方式进行比较，有利于EDI使用者在“放弃”纸质文件系统之前先适应EDI系统，也有助于查出 EDI论证过程中所忽略的问题。 3． 电子测试和修正 小规模测试的再下一步，是对数量有限的一些交易类型完全使用EDI传送。这是在更广泛地实施以前对EDI测试的最后一步。 小规模测试一般要进行到所有的贸易伙伴均对结果表示满意为止。测试时间长短因单位而异。一旦测试完毕，就应该对整个EDI系统作一番努力考察，看看在把这个EDI系统全面铺开以前是不是需要作出什么修改。 4． 拓展EDI的使用范围 当一个公司在小规模试验阶段以后，准备把EDI系统铺开使用时，就应该制定一个实施进度表，许多公司认为一个逐渐扩展的进度表最有效。在这种渐进方式下，或者是新的贸易伙伴加入到这个系统中来，或者是增加新的交易类型。但两者在时间上不能同时进行。 四、实施EDI的人事配备 为了成功地EDI，必须完成下面所述的所有职能。但每种职能并非一定要配备一个人去完成。许多EDI用户只有1～2个人负责整个EDI工作，另有一些用户则有多达20人直接从事EDI工作。参与EDI工作的人数主要取决于公司规模、所采用的EDI系统的类型、传送的交易量大小，以及单位对EDI重视的程度。工作组的规模可以不同，但必须有具体的组织形式。EDI荼组人事配备结构以及职能分工如图8-1所示： 1． EDI领导小组 EDI领导小组负责总规划和项目管理。小组成员：高级EDI经理、EDI项目经理、EDI协调员。具体职责：实行总的指导和监督；决定EDI实施范围并进行规划；与高层管理部门保持联系；获取人力、物力、资金和其他资源。 高级EDI经理： 负责EDI总管理，包括：获取所需的资金；协调资源配置；与上级管理部门联络；倡导使用EDI。 EDI项目经理： 协助和支持高级经理工作，负责实施EDI的日常工作。具体工作范围：提出实施EDI的时间表；物色EDI伙伴；监督下属式作。 EDI协调员： EDI高级经理和项目经理主要从事管理工作，为了配合他们的工作，领导小组需要有一个内部EDI专家即协调员。作为内部专家，协调员要熟悉EDI的各个方面，包括：技术方面如软件和硬件的情况、标准、增值网的选择；管理方面如法律和审计事务；行业方面如贸易集团的活动和有关标准方面的行业指南。 协调员应该积极参与各项EDI决策，包括实施EDI计划和时间表的讨论，对交易和贸易伙伴应用EDI的优先次序的安排。协调员还应在开发标准过程中参加各种会议，并作为本单位的发言人。也应参与EDI实施的日常工作，以及调试和修改工作。 图8-1 实施EDI的人事配备图 2.操作组 操作组成员包括采购、会计、运输等职能部门经理和协调员，由于他们将来是EDI的使用者，吸收他们参加EDI计划和实施有利于提高他们对EDI工作的责任感，也可以减少实施EDI阻力。操作组的具体工作是：确定EDI在职能部门应用的范畴；排出EDI应用的先后次序；设计新的工作流程和程序。 职能部门经理： 职能部门经理的工作是确定怎样在具体部门中应用EDI，并向部门内其他人倡导使用EDI。另外还要负责在具体部门安排使用EDI的先后顺序。 职能部门协调员： 职能部门协调员是EDI工作组在职能部门内的专家。任务是：确定潜在的贸易伙伴和交易类型；确定职能部门目前的信息流程；弄清职能部门由于应用EDI而必须相应地进行改动的方面；帮助进行成本效益分析。 3．技术组： 由于EDI实施涉及到引入新的计算机技术，因此设立技术组来处理计算机问题。具体任务是：完成EDI系统设计；推荐通信、翻译等软件选择 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ；开发或者获取软件。 通信专家： 通信专家的任务是熟悉单位现有电子通信系统的能力；建立EDI系统；制定电子通信规则和确定传递速度；确定可用的网络时间和网络的容量。 计算机应用专家： 其任务是熟悉单位现有应用程序中所使用的各种数据库，对现有数据库和软件程序作必要的改动以适应EDI实施，并对EDI系统和内部应用系统之间所需要的转换软件包进行开发或设法获得它。 技术协调员： 技术协调员在通信和应用两方面充当系统专家的角色。根据通信专家和应用专家和应用专家所提供的信息，技术协调员负责选择具体的通信软件系统并负责安装这个系统。同时，技术协调员还要为贸易伙伴提供技术咨询。 4．联络组 联络组的任务是向单位内部和贸易伙伴通报有关EDI实施的情况。具体任务有：在单位内外推广使用EDI；选择贸易伙伴进行EDI调试；了解和通报贸易伙伴实施EDI的现状和进度。 EDI推销员： 主要工作是在单位内外推广应用EDI，鼓励贸易伙伴投入到应用EDI的行业中来。这个工作可以通过培训研讨会、人员访谈和播放影视片等形式来进行。此外，推销员也参加EDI贸易展览会、标准研讨会议和其他一般性的涉及EDI的会议。出席这类会议的目的是要向外界宣布本单位正在使用EDI，而且正在积极寻找贸易伙伴。如果某个贸易伙伴对此表示出兴趣，那么以后对这个贸易伙伴的说服工作就是EDI推销员的事了。 贸易伙伴协调员： 负责把潜在的贸易伙伴排出优先次序，并从中挑选贸易伙伴参加实施EDI的调试工作。通常这个参加调试工作的对象会参加一个贸易伙伴会议，会议期间可以就是否参加EDI实施作出决定。另外，在会上贸易伙伴也能就双方关心的问题进行讨论，如使用何种标准，需要哪种特殊的识别码，制定何种通信规则以及怎样确定传送时间表等。 协调员还要了解贸易伙伴需要得到何种培训并和培训协调员一起安排提供这种培训。同时还要和对方单位的贸易伙伴协调员共同安排传送调试，关注实施进展，进行必要调整等。 最后，协调员还要负责通报贸易伙伴实施EDI的现状。例如，设备购买、软件安装、调试进展、是否使用增值网、所采用的EDI标准等。 5． 人事支持组 为了成功实施EDI，还必须有法律和审计方面的专业人员参与EDI计划。合 同管理员和培训协调员也是人事支持组的成员。该组的工作范围是从法律和审计角度从新审查EDI计划，开展培训工作。 审计和法律审查员： EDI的实施会改变原有的文件和资料流程，引起审计方法也相应变化，并产生一些新的法律问题。审计和法律人员的作用是把可能发生变化的方面提出来，以便在系统设计时考虑到这种变化，例如电子签名、数据保密、操作控制都应该在设计EDI系统时加以考虑。 EDI合同管理员： 为了使应用EDI的双方明确职责,许多单位十分赞成签订EDI合同。他们认为签订合同可以使双方的商务关系更为密切，更具有法律依据和保障。当然，有些有长期合作关系的贸易伙伴之间没有必要非签合同不可。EDI合同保管员的作用就是为合同作准备工作并监督合同的履行。 培训协调员： 负责决定是否需要进行培训以及安排培训。单位内的培训分详细的技术标准培训和一般性概况培训两类。此外，为了协调一致，培训协调员还应要求贸易伙伴进行相应的培训工作。 五、EDI培训 尽管目前EDI已变成商务活动中的一个常用词汇，但还有相当多的人对EDI是什么，EDI是如何工作的仍然不甚了解。缺乏EDI知识常常是导致EDI实施迟缓的一个重要原因。因此，培训和教育对于普及推广、理解和实施EDI十分关键。 由于EDI会影响到单位内部不同的职能部门和不同的管理层次，所以EDI培训的要求也各不相同。对最高管理层进行的管理培训；对EDI协调员的培训要比对EDI推销员培训更详细深入。 一般来说，EDI培训的知识技能可以划分为三个部分，即：EDI概况知识、EDI专门知识和EDI实施知识。 1． EDI概况知识 EDI概况知识包括EDI基本介绍、EDI使用策略、EDI实例介绍、EDI成本效益分析等项内容。对学员进行了EDI概况知识培训要求包括下述具体内容：什么时候是EDI，以及EDI是怎样工作的？EDI与现行的电子信箱（E-MAIL）和传真技术有何区别？EDI的基本技术内容如EDI标准、软件、硬件组成，增值网等，是EDI实施的一般介绍。 关于EDI使用策略部分应强调实施EDI给公司带来的效益。尤其要着重于EDI使公司获得的战略竞争优势，如改善了为顾客的服务，信息传递的快速和完善，EDI与内部应用系统的一体化等方面。 EDI实例也是培训内容的重要部分。实例应包括同行中成功地应用EDI的例子，内容应该包括如何EDI，谁参与实施，产生的成本和效益，以及实施过程中的教训。也可以引用一些其他行业的例子说明EDI应用的广泛性。 EDI概况知识还应该简要地介绍EDI系统的成本效益分析方法，列举实施EDI过程中发生的各种类型的成本和预期的各种效益。 2． EDI专门知识 培训的这一部分应提到实施EDI所必需的一些专门知识，包括EDI标准、EDI软件和EDI系统设计等内容。 （1）标准。EDI标准问题是EDI的重要内容，也是最容易产生误解的方面。产生误解的原因是人们难以想象用“一种标准文件”就能非常有效地处理商务活动中许多不同的业务如采购、会计等。所以，进行EDI标准的培训是成功实施EDI的关键。具体培训内容包括标准的作用、标准所要支撑的文件、低质文件如何转换成电子文件等。 有关标准作用的培训内容包括：什么是EDI标准，标准是怎样EDI成为可行，标准发展史简介，开发各种标准的团体或委员会介绍，标准的格式核计和通信规则。培训的目的是要使人们了解EDI标准是把非格式化的信息转换成格式化信息的一种方法。 标准培训的另一个问题是关于标准支持哪类文件，介绍已被标准认可的文件，以及正在被标准委员会考虑的文件。 文件转换的培训目的是向用户提供关于怎样把纸质文件转换成或翻译成电子文件的详细知识。这种培训应该包括采用标准文件的操作练习和用EDI标准语言编制文件的练习。 （2）软件。软件培训的内容包括下述几方面： EDI软件总述，解释软件的使用和翻译功能； 使用软件程序进行格式化和进行电子通信传送练习； 对各种商业性的软件包进行比较和选择，这种培训主要针对系统专业技术人员。 （3）系统设计。培训的目的是让人们了解不同的EDI系统的基本知识。培训的内容应包括PC机系统和主机系统的优缺点比较，“门到门”方式与“应用到应用”方式的比较，第三方网络的作用和职能。这种培训主要向技术性的职员作概况性的介绍。 3．EDI实施知识 培训如何实施EDI以及了解它对组织机构所产生的影响是EDI培训的又一重要方面。这种培训内容有实施任务、程序变动以及安全保密问题等方面。 就实施任务而言，培训应该从必须完成的EDI基本任务开始，进而讨论完成任务的时间顺序、实施EDI的工作组成员之间的任务分派等。 由于实施EDI会改变原有的应用程序和工作流程，例如，使用EDI会改变传统的纸质文件和数据的流程，因此了解这些流程如何变动以及对组织机构的影响，也构成培训的一个重要内容。 最后，实施EDI培训还要涉及保密问题。法律、审计以及职能部门的工作人员通常非常关心EDI如何影响单位控制及追踪文件和交易的能力。如何提供审计依据，怎样把保密措施设计结合到EDI系统之中，进行这方面的培训可以减少实施EDI的阻力。 六、对EDI的一些不正确看法 从国外一些实施EDI的例子来看，实施EDI所碰到的一些困难不仅仅是技术问题，改变使用EDI不仅对EDI所持的确正确看法尤为重要。国在使用EDI不仅对单位内外的技术和程序产生重大影响，还会显著地改变人们久已习惯的工作方式和管理原则，甚至工作岗位，因此，要使EDI获得成功，端正人们的认识，克服思想障碍具有极为重要的意义。以下我们挑选几种比较典型的、经常遇到的不正确看法加以讨论并提出相应的答案以供参考。 1．“EDI会破坏我方与贸易伙伴的关系” 有些管理人员担心EDI实施以后可能使本单位与贸易伙伴之间的关系向不利的方面发展，尤其是与供货商和销售商之间的关系更是如此。他们认为EDI的实施至少在一定程度上影响正在进行的交换关系。例如，买方往往担心EDI会减少买方与卖方之间的合同数目，从而疏远双方的关系。同样，销售方也担心EDI会削弱买卖双方纽带联系。 尽管上述担心并非毫无根据，但根据一些对EDI用户的调查研究资料显示，大多数企业或公司均表示EDI的应用实际上加强了双方的贸易联系，为双方营造了一个更好的贸易环境。关系改善的主要原因是EDI应用需要双方彼此合作和协调，以及由于信息资料共享而增进了彼此的信任。因此已经出现了一些旨在改善贸易关系而寻求使用EDI的用户。因此，EDI不仅不会恶化贸易双方的关系，反而会促使贸易伙伴由对手关系向合作关系发展。帮助管理人员了解EDI用户在这方面的经验有助于克服实施EDI的阻力。 2．“EDI太复杂，难以理解” 在许多情形下，对EDI实施所产生的阻力根本上说是由于缺乏EDI知识所造成。大量的调查研究证明，绝大多数可能应用EDI的用户都不懂得什么时候是EDI，不了解实施EDI可能产生哪些成本上，带来哪些效益，或者所得到的有关上述问题的信息是错误的。 缺乏EDI知识严重地制约了EDI的推广。据在美国进行的有关调查材料显示：在被调查者中，58%的单位高层管理人员对EDI只具备极有限的知识；只有30%的公司认为他们已经很好地掌握了ANSIX12标准的操作知识；28%的公司认为很好地掌握了运用相应的软件；另有认为36%认为已精通EDI通信设备。在1988年进行的另一项调查中，1000多家被调查公司中，将近有2/3说他们“不熟悉支持EDI的VAN（增值网）服务系统；在已使用EDI或正积极计划使用EDI的公司中，只有1/4了解EDI软件的翻译功能。” EDI知识的缺乏在国际范围内大体也如此，据对英国经理阶层的一项调查显示，清楚地知道EDI和它所产生的效益的人不足10%。 这种对EDI知识的缺乏，加大了EDI应用的阻力。由于不了解EDI，许多单位高估了成本，低估了效益。而且，由于不了解EDI的运行知识，人们对EDI技术的复杂性、传送数据资料的安全性以及如何控制等问题愈发担忧。结果是，许多公司不情愿着手推动EDI的应用，而情愿等到被迫不得不才应用EDI时再开始着手进行此项工作。 克服这种障碍的办法是加强教育培训。使人们了解实施EDI不是一项简单的工作。但它在技术上并不复杂。具体做法可以参加课程培训，出席EDI学术仁义，请教已在应用EDI的用户等等。 3．“实施EDI得不偿失” 对实施EDI所带来的效益认识不足也是妨碍EDI的障碍之一。许多单位对EDI促进生产力发展，获取战略竞争优势，以及非货币化经济效益的前景缺乏足够的了解。而且，有相当多的EDI未来的用户认为EDI所产生的效益在贸易双方之间的分配是不平均的，有的甚至认为大部分的效益会被贸易伙伴所获取，自己单位只获得一小部分。因此，认为贸易对手会从EDI获得比自己更多利益的想法严重地阻碍了EDI的推广。 还有许多单位认为EDI实施不仅效益有限，而且成本高昂，成本难以为效益所下降。高额启动成本，尤其是实施初期的硬件投资是阻碍EDI实施的又一障碍。事实上，许多单位早已拥有使用EDI所需要的硬件。在极少数单位中目前还不具备计算机设备，然而购置微机和适配器也不过是几千美元而已。当然，如果要使EDI与已有的内部操作系统完全一体化，软件开发成本是巨大的。但对大多数准备实施EDI的用户来说，软件包的购买和最初的软件开发成本并不太高，决不是想像的那么巨大。 要克服对EDI实施成本和效益的不正确看法，可以进行以下几方面的工作： 首先，建议进行成本效益分析。要使企业明了成本开支和效益的具体项目及其估算，用具体数据来说话更具有说服力。 其次，可以着手进行一些实验性的测试，把应用EDI的微机独立系统连接到增值网上。在这种条件下，可以展示EDI所产生的效益，同时初始的使用成本很低廉。 第三，建议那些由于担心成本高而不愿使用EDI的用户学会忍耐。实施EDI的初期成本最高，而效益要到使用后期才能显示出来。因此，用户不应期望实施之初立即获得经济效益。由EDI产生的长期效益是巨大的，但只有在前期投资以后的某段时间才可获得。 第四，EDI倡导者应该避免仅仅从经济角度来证明EDI的好处。EDI的经济效益可以通过成本－-效益分析来阐明。使用EDI的更为重要的原因是在于它带来的显著的非货币利益，诸如改善了贸易伙伴间的关系，改进了经营管理方法，获得了战略上的竞争优势等等。 4．“EDI缩短了资金占用的时间” 使用EDI会减少资金流动时间，这一点也往往是阻碍EDI实施的原因。例如，采用EDI处理订货单缩短了订单周转的时间，买方付款的时间也相应提前了，这就等同于减少了买方所能占用的资金周转时间。当采用EDI处理付款、订货单和发票等业务时，这种占用资金时间的减少尤为明显。在使用纸质文件的条件下，一般是收到发票后30天内付款。不过，许多公司都把付款日期理解为邮寄支票的日期，即支票付款可以在30天内执行。此外，加上邮寄时间和支票处理时间，付款资金在支票寄出后的数天时间实际上并未从买方帐户上转出。这样，买方可以名正言顺地多占用一段时间的流动资金。采用EDI结算后，这部分周转时间实际上消失了，这对买方当然是一种损失。 为解决这一问题，可以有两种办法来补偿这种资金占用时间的损失。第一，贸易伙伴应同意调整付款到期日。也就是说，买方可以参照纸质文件支付惯例，仍以纸质文件条件下付款支票的到期日为准，在卖方收到支票之前，电子付款的具体传送日期由买方掌握。第二，贸易双方可以协商新的付款条件。例如，使用EDI以后，如果付款比纸质文件条件下早收到10天，那么卖方应该同意降低商品价格以补偿买方提前付款，或者也可以对提前收到的款项给予折扣。当前，使用EDI的厂商基本上是用上述两种办法来协商解决资金周转时间问题的。 5．“EDI标准多变” 许多打算采用EDI的用户还担心目前尚缺少一套统一的EDI标准，这是推广实施EDI的又一障碍。许多对EDI 知之不多的用户常会听到许多不同种类的EDI标准，如在美国就有TDCC，UCS，VICS，X12，WINS等等。因此，这些用户都希望等到出现一种统一的EDI标准时再使用EDI。他们认为如果现在采用某种类型的EDI标准进行工作，也许将来不得不加以修改甚至一切从头开始。 其实这种担忧是可以消除的。首先，在美国，ANSI X12标准正在迅速成为全美统一的EDI标准。各种标准委员会正在努力设法确保各种标准之间可以相容，以使采用X12标准不会有任何风险。其次，担心EDI标准更新或变化的公司可以把风险让给增值网或软件销售商承担。通过购买软件包来翻译或交给增值网来执行翻译任务，EDI用户可以避免和减少因标准变化而产生的风险。 四、EDI应用的前景 EDI应用的前景如何？它将向何方向发展？这类问题对于已在应用EDI和准备应用EDI的厂商都是值得关注的重要问题。我们可以把它概括为向上、向外和向内三种趋势。向上是指EDI应用的容量上升；向外是指EDI应用的范围扩大；向内则指EDI应用与其它管理方式和管理手段一体化。 1． 容量上的增加 在未来几年中，EDI的应用估计会以几何级数逐年递增。根据美国一个EDI组织的一份调查报告称，到1995年，全世界将有40多万家企业通过EDI来进行商务联系。这样一种对EDI应用快速增长的前景判断是主要是出于对以下三方面因素的分析综合。 首先，应用EDI的贸易伙伴将会显著增加。这就是说，现在已经采用EDI技术的厂商会要求其贸易伙伴也采取相应的步聚逐步实施EDI。根据EDI研究机构的预测，在未来数年中，由于这种原因而导致EDI的应用以几何级数增长。另外，由于目前许多国际上著名的跨国公司，特别是美国的一些大公司处在应用EDI的初始阶段，即刚开始选择少量的供应商和客户作为应用EDI的试验。一旦这些对试验结果表示满意，他们就会很快扩大EDI应用的范围，并进入实质性的操作阶段。 其次，应用EDI的行业会增多。EDI应用增长的第二个原因是最新的行来进入EDI应用领域。尽管有些行业开发应用EDI起步较早，例如汽车、零售、化工、电子、运输业等，应用EDI在这些行业也已初具规模（至少就行业范围而言）。但在其他一些行业，例如石油业，EDI开发研究的起步较晚，大约在80年代末。还有一些行业则处在探索阶段。一旦这些EDI应用的潜在行业正式进入实施EDI阶段，那么可以预见将使EDI应用的范围大大扩展。 再次，应用EDI的国家会增多。EDI应有快速增长的第三个原因是EDI应用国际化的迅速形成。从国际范围看，美国目前在EDI应用方面处于领先地位。但世界其他地区和国家也不甘落后，特别是加拿大、西欧诸国、太平洋周边国家和地区、前苏联和东欧各国都已经程度不等的认识到EDI应用的重要性，包括政府在内的各种机构、企业、厂商都在积极参与EDI的开发研究，在有后来居上之势。按照目前这种发展态势，EDI应用国际化的进程将显著加快。 综合上述三方面的因素，我们可以预计，不仅大量的公司和厂商会增加到EDI应用者的名单上去；而且新加入EDI应用的行业也会增加；EDI国际化则会加速全球范围EDI应用的进程。 2． 应用业务范围的扩大 EDI应用向外扩展的趋势是指EDI应用于新的业务领域。目前，商业活动中EDI格式和EDI网络主要是为了传送有一定格式的标准商业文件。大量非标准的商业文件和其他商业信息的传递并不能转换成EDI标准来进行传送。 电子信函、声音图像以及电视文本等手段都是目前在商业通信中得到一定程度应用的通信方式。人们希望EDI应用技术最终能扩大到替代和兼容上述几种通信方式。 在EDI发展的现阶段，还没有在技术达到完全能兼容上述通信技术的程度，但这方面的研究工作已在开始进行。例如，在美国已有研究单位在研究如何将电子信箱X400标准纳入EDI通信系统。还有一类研究工作的方向是准备将EDI应用的范畴扩展到以自由格式传递信息。这些研究的应用前景十分诱人，也展示了EDI巨大潜能。下面我们来较为详细地介绍另两个这方面的例子。 （1）计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）。计算机辅助设计和计算机辅助制造是计算机应用技术的一个新兴领域。它正在成为制造业不可或缺的一种重要技术手段。在这一领域，能否以及如何在贸易伙伴之间传送工程图表、设计图表等资料对CAD/CAM是到关重要的一环。 按照目前的水平，由于工程设计图和表格等不符合标准的EDI格式，因此这类资料信息的传送还不具备EDI条件。不过已有人在着手研究扩大EDI应用于这类领域的工作。而且，据报道有一家美国微软公司已经宣布，它所开发的一种软件可以应用于CAD/CAM领域,即在贸易伙伴之间传送工程设计图和表格资料等信息。运用EDI来传送工程设计图表时，把一个专用的数据段置入EDI程序。该数据段主要用以说明将载有多少非EDI信息字节。当然采用这种传送方式必须首先征得贸易伙伴的同意。当计算机程序运行到该专门数据段时，会清晰地传送出规定的字节数，然后再恢复到正常的EDI传送过程 。 还有一些围绕CAD/CAM—EDI的其他研究工作也已有人在着手进行。这些工作的主要注意力均放在如何利用EDI传送图形数据资料。从CAD/CAM例子可以看到EDI的应用范围有日渐扩展的趋势。利用EDI技术传送信息，一开始并没有考虑到图形的传输问题。然而，随着EDI开发研制的深入和完善，人们已经越来越认识到超越其最初的应用范围的必要性。把EDI应用扩大到图表传送领域具有特别重要的意义，因为这一领域为EDI的应用提供了巨大的潜在市场。首先，图形传送问题的解决将会直接导致那些对图形电子传送有强大需求的行业和对CAD/CAM有极强依赖性的行业应用EDI技术，这类行业有航空、电子业等。其次，应用EDI传送图表还可以解决文件真实签名的问题。这一点对EDI在国际贸易领域的扩大应用特别有用，因为在许多情况下，一个文件的生效通常需要有效的签名。 (2)产品目录。EDI应用范围得到扩大的另一个例子是零售行业。产品目录是产品销售和购买的一个基本部分。在零售行业，如何传送和交流产品说明书等相关信息一直是一个较为棘手的难题。 不同的消费者对商品的款式、颜色、尺寸大小等都有不同的要求。因此，在美国一个典型的零售商通常面临高达45万种以上的商品选择。为了更有效地进行管理，零售业已在开始采用“条形码”(Universal Product Coding,UPC)。根据条形码，每一产品都有特定的代码。条形码制确实有助于改进管理，但光依靠条形码制还远不能解决上述问题。 于是，纸上记录的目录、条形码以及批发商与零售商之间的直接联系等方式都出现了。但这些问题的方法也不尽如人意，因为它们一般只适用于低容量的情形，要解决大容量的商品项选择仍是一种挑战。 在这种背景下，EDI的出现可以说给零售业带来了一些对付这种挑战的崭新方式。目前，美国的零售行业正计划利用EDI网络，特别是价值增值网络作为提供和传递产品信息的主渠道。在这种新型的电子传送信息系统条件下，售货机（摊）或卖主将条形码信息传送至VAN。如果必要的话，零售商可以通过多屏幕系统同时与多个售货机（摊）或卖主进行产品信息传递。一旦零售商选定产品目录信息后，这类信息就由VAN系统传送至零售商的计算机内，供零售商采用或通过EDI进行传送。 从这个例子我们可以看到EDI的应用已经扩大的新的信息传送领域。尽管目前计划还未变成现实，但从技术角度看，采用EDI处理产品目录信息不仅是可能的，也完全可行。 3． EDI与其他信息传送技术和系统的一体化 除了上述EDI应用数量上的增加和业务范围的扩大之外，EDI的应用也在向内扩展。这就是说，当EDI应用部门已熟悉并能完全轻松自如使用EDI时，这些部门或公司就会寻求各种创新方式将EDI与现有其他通信技术和信息传递系统进行综合。在这方面我们可以看到许多公司和行业已看手将EDI技术融合进其他技术和系统中，这种一体化的进程已远远超出贸易伙伴之间传递文件信息的程度。两个最具代表性的行业是汽车制造精选零售业。 （1）汽车行业EDI与即时供货系统的一体化。EDI在美国汽车制造业得到应用的一个主要原因是它可以改善“即时供货系统”（Just –in-time）的运行。由于即时供货系统要求经常而迅速地发货，因此它离不开快速而准确的通信技术。EDI恰好可以满足这种需要。不仅仅是汽车行业，还有其他行业的即时供货系统使用者都表示，如果不采用EDI，即时供货系统将无法工作。现在EDI在美国汽车行业的作用已经得到公认，而且被视为汽车行业标准的通信方式。为了说明EDI是如何与企业内部现行通信系统融为一体从而帮助即时供货系统有效地工作，我们通过下面两个例子来进一步详细说明这个问题。 ① 克莱斯勒汽车公司的“快速批量处理”系统。为了使EDI系统更好地与即时供货系统紧密结合在一起，并有效地为其服务，克莱斯勒公司对EDI系统加以改进，使其更适合于为即时供货系统采用。因此，经过改进后的EDI系统已与原来的系统有很大的不同。它看上去更像一个综合性的信息处理系统。 由于即时供货系统要经常向生产流水线运送零部件，因此能否快速处理零件需求方传送过来的运货通知单就显得格外重要，还有对运货单上所列项目是否正确进行核实也特别重要。如果运货通知单上所列的零部件型号搞错了，并且没有得到及时纠正，那么送到生产部门的零部件就能使用，从而影响生产的进度。 根据克莱斯勒和其供货商最初的EDI协议，供货商利用电子信箱传送供货通知信息。克莱斯勒公司接收到供货通知后，如果发现有错，就可以利用供货商的电子信箱向其反馈信息，要求更正或核实。但是在大多数情况下，电子信箱一般一天开启一次，如果供货商的供货通知单有误，它也要等到第二天才能接到反馈信息。 使用快速批量处理系统时，供货商利用计算机向克莱斯勒公司发出供货通知信息并等待三分钟，让克莱斯勒公司核对供货通知是否有误。如果有误，克莱斯勒公司可以利用电脑马上向供货商提出修正。 这里，我们可以看到EDI可以经过改进而融合到现有的通信系统中，提高现有通信系统的工作效率。 ②福特汽车公司的共同制造管理系统。福特汽车公司为了提高经营管理效率而设计了一个新的系统，这一系统就是所谓的共同制造管理系统（Common manufacturing management system）。这一系统融合了包括EDI在内的许多信息收集和处理技术。该系统由8个核心模块构成，即：总目录和材料单；制造计划生产场地安排；供货商发货；收货；库存控制；装运有关非生产材料。 公司计划在共同制造管理系统和四个独立的EDI信息处理系统之间建立直接联系。也就是说，当一个EDI处理系统接收到信息时，共同制造管理系统会自动地对信息加以翻译处理。福特公司认为这一新型的信息管理系统是汽车行业迄今为止最为复杂的管理系统。这一例子表明EDI可以通过与其他信息技术融合而进一步扩大其应用范围。 （2）零售行业的快速反应系统。EDI与其他信息传送技术融合的另一个成功例子是美国的零售行业。美国的零售业将条形码与EDI技术结合，组成了一个新型的信息传送系统，称之为“快速反应系统”（Quick Response）。 通过使用这一系统，生产厂家和零售商均可获得巨大的好处。采用条形码来表示待售商品，当商品被售出时，其相应的代码会被电脑记录下来。零售商就可以根据这些出售记录调整商品库存，向生产厂家发出的订货单也是以这些记录为依据的。一旦订货单确定以后，零售商就可以利用EDI向制造厂家传送所需商品的信息。这种信息的快速而准确的传送为生产厂家及时供货提供了时间上的保证。 这种快速反应系统在零售行业已得到广泛的应用。这个例子说明，EDI技术与其他技术融合所产生的效益要比单独应用这些技术所产生的效益大得多。由于EDI很容易与其他管理技术和管理系统融合为一体，并能带来巨大的经济效益，而且从技术角度看，EDI也不是一种孤立的单一功能技术，它与其他技术的相容性和广泛的适用性，均表明EDI应用将会快速增长。 4．EDI的竞争优势 行文至此，我们已经多次说明，EDI是企业获得竞争的战略优势的一个重要保证。为了取得竞争优势，应该鼓励所有公司和厂商都应用EDI。那么如果真有一天所有企业都使用EDI之后，是否就再也没有竞争优势可言呢？到了那时你的公司如何来利用EDI继续保持竞争优势？从现在起，就该考虑这个问题。在这里，我们必须具有战略眼光，从长远利益看，必须将EDI技术作为一种不断发展的管理方式来考虑和应用。 首先，EDI是一种手段而不是目的。企业的战略竞争优势并不是取决于拥有或实施EDI，而是导源于应用EDI给企业管理方式所带来的变化。EDI不是一种结果，而是一种使企业的组织结构、管理过程和经营决策产生变化的手段。 将EDI看作是一种软件，一种通信标准，或者是一种信息网络和电子传送文件的形式，是不全面的。因为这种看法仅仅把EDI视为一种管理技术而不是把它看成是一种管理过程。我们应该把EDI看成是一种管理过程，通过学习这一过程可以强化与贸易伙伴的联系，有助于改善整个后勤供应环节的效率，使企业取得长期的战略利益。 其次，EDI是一种渐进的过程。EDI不是一种一成不变、一劳永逸的事物。它有其自身的发展周期和特点。EDI应用的不断扩展和创新为许多厂商带来了额外的好处。在应用EDI时，我们应该把EDI视为不断发展、不断开拓新领域、不断创新管理方式的过程。 EDI从出现一直到近几年来被人们迅速地开发应用，根源于EDI所产生的降低经营成本、提高生产效率、加速信息传送等多项好处。可以预见，它的商业性应用会更快地增长。在美国、西欧和太平洋沿岸新兴工业区国家和地区，EDI正在日益引起人们的关注和重视，应用范围正迅速扩展。它对现有企业结构、管理方式会产生巨大的、革命性的影响。我们对此应该有足够的认识并作好相应的准备，以迎接这一场深层次的商业革命。 EDI领导小组 ·高级EDI经理 ·EDI项目经理 ·EDI协调员 操作组 ·职能部经理 ·职能部门协调员 技术组 ·通信专家 ·计算机应用专家 ·技术协调员 联络组 ·销售人员 ·贸易伙伴协调员 人事支持组 ·法律和审计 ·培训和协调 PAGE 21