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EXCEl表格制作技巧

EXCEl表格制作技巧

lklicl
2009-02-03 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《EXCEl表格制作技巧doc》,可适用于职业岗位领域

、Excel标题打印每页出现:页面设置工作表打印标题点击表格行、列即可。、多个Excel工作表的页眉和页脚同时设置:按下Ctrl键用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表然后打开“页面设置”即可。、Excel斜线表头的画法:只画一条斜线可选中要画斜线的表头按右键选择“设置单元格格式边框”点击斜线即可。画两条及两条以上的斜线在菜单栏中选择“视图工具栏绘图”中选择“直线”连接即可。、Excel中多个单元格求和的方法:选择合计的位置按菜单栏的合计符号“∑”跳出公式SUM()如()中有内容将他删除然后按下Ctrl键用鼠标点击要合计的单元格点击公式栏的勾即可。、Excel中多个单元格相同公式的输入方法:选中公式单元格按“复制”再按下Ctrl键点击要设置公式的各单元格按粘贴即可。、Excel单元格输入文字换行的方法:输入文字按“AltEnter”即可。、Excel中轻松切换中英文输入法:选中需要输入中文字体的单元格打开菜单栏“数据有效性”在数据有效性中选择“输入法模式”在模式中选择“打开”单击“确定”即可输入英文字体只要在模式中选择“关闭”单击“确定”即可。、Excel中让窗口这样固定:如固定顶部第一行、左边第一行那么单击B单元格然后单击“窗口折分”命令再单击“冻结窗格”命令即可。、Excel单元格数据斜向排:选中需要斜向排的单元格打开“工具自定义命令类别格式”在“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针斜排”将他们拖到菜单栏合适位置即可。、Excel中快速互换数据:假定将A、B互换数据按下键再将鼠标按左键在A上成十字箭头时拖到B上使B右边成虚线放鼠标即可、我们在输入面积和体积时经常要输入平方(上标)和立方(上标)。在Excel中输入这两个上标有一个非常简便的方法:在按住Alt键的同时按下小键盘上的数字“”、“”即可输入“上标”和“上标”。QQ群号:Excel进阶技巧(一)  无可见边线表格的制作方法  对Excel工作簿中的表格线看腻了吗?别着急Excel的这些表格线并非向人们想象的那样是必需的它也是可以去掉的我们也可以使整个Excel工作簿变成“白纸”具体步骤为:  执行“工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框。  单击“视图”选项卡。  清除“网格线”选项。  单击“确定”按钮关闭“选项”对话框。  快速输入大写中文数字的简便方法  Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能(如它可自动将转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”)这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的具体步骤为:  将光标移至需要输入大写数字的单元格中。  利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如)。  右击该单元格并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。  从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。  从“分类”列表框中选择“特殊”选项从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。  单击“确定”按钮用户输入的就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”效果非常不错。  在公式和结果之间进行切换的技巧  一般来说当我们在某个单元格中输入一些计算公式之后Excel只会采用数据显示方式也就是说它会直接将计算结果显示出来我们反而无法原始的计算公式。广大用户若拟查看原始的计算公式只需单击“Ctrl`"键(后撇号键盘上浪线符~的小写方式)Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效用户若拟将所有工作簿都设置为只显示公式则应采用如下方法:  执行“工具”菜单的“选项”命令打开“选项”对话框。  击“视图”选项卡。  选“窗口选项”栏中的“公式”选项。  单击“确定”按钮关闭“选项”对话框。   Excel具有自动填充功能它可帮助用户快速实现诸如“第栏”、“第栏”…“第栏”之类的数据填充工作具体步骤为:  在A、B单元格中分别输入“第栏”、“第栏”字样。  用鼠标将A:B单元格定义为块。  为它们设置适当的字体、字号及对其方式(如居中、右对齐)等内容。  将鼠标移至B单元格的右下角当其变成十字形时拖动鼠标向右移动直至J栏为止。  放开鼠标则AJ栏就会出现诸如“第栏”、“第栏”…“第栏”的栏号且它们的格式、排列位置都完全相同从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F、F或第行、第行之类的行号操作十分方便。  让Excel自动打开用户工作簿的技巧  XLSTART目录是Excel的专用启动目录Excel每次启动时都会检查该目录如果有文件就自动执行(或打开)该目录中的所有文件否则就直接启动并创建一个新的工作簿供用户使用。利用这一功能我们只需为常用的工作簿在XLSTART目录中建立一个快捷方式即可达到让Excel在启动时自动打开这些工作簿的目的。如某用户每次启动Excel时都要处理C:MyDocuments目录中“奖金”工作簿则可使用鼠标将C:MyDocuments目录中的“奖金XLS"文件右拖到ProgramFilesMicrosoftOfficeOfficeXLSTART目录中然后在弹出的快捷菜单上选择“在当前位置创建快捷方式”命令为“奖金”工作簿在XLSTART目录中创建一个快捷方式此后每次启动时Excel都会自动打开“奖金”工作簿供用户使用非常方便。  更改Excel系统启动目录的技巧  上面提到我们只需将有关文件保存到XLSTART目录中Excel启动时就会自动运行该文件不过经常对系统目录进行操作可能会对系统安全造成的影响(XLSTART目录是一个系统目录一般情况下我们不应将过多的文件存放在该目录中)。别着急除了专用启动目录之外Excel还提供了替补启动目录功能即允许用户将任意一个目录指定为Excel的替补启动目录然后在启动时自动打开该目录中的文件从而增强了我们日常操作的灵活性。为Excel指定替补启动目录的步骤为:  在硬盘的合适位置建立一个常用Excel工作簿保存目录(如在“C:MyDocuments"下再建立一个"Excel"目录)将常用的Excel工作簿文件都保存到该目录中。  启动Excel。  执行“工具”菜单的“选项”命令打开“选项”对话框。  单击“常规”选项卡。  在“替补启动目录”对话框中输入常用Excel工作簿所在目录(如C:MyDocumentsExcel)。  单击“确定”按钮。  此后Excel就会以“C:MyDocumentsExcel"目录作为替补启动目录它在每次启动时都会自动打开该目录中的所有工作簿方便了用户的使用(“替补启动目录”与XLSTART目录并不冲突当我们设置了“替补启动目录”之后Excel将同时打开XLSTART目录和“替补启动目录”中的所有文件二者共同发挥作用)。  在多个工作表内输入相同内容的技巧  有时我们会因为某些特殊原因而希望在同一个工作簿的不同工作表中输入相同的内容这时我们既不必逐个进行输入也不必利用复制、粘贴的办法直接利用下述方法即可达到目的:  打开相应工作簿。  在按下Ctrl键的同时采用鼠标单击窗口需要输入相同内容的不同工作表(如Sheet、Sheet)为这些工作表建立联系关系。  在其中的任意一个工作表中输入需要所入的内容(如表格的表头及表格线等)此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。  输入完毕之后再次按下Ctrl键并使用鼠标单击所选择的多个工作表解除这些工作表之间的联系关系(否则用户输入的内容还会出现在其它工作表中)。  与Word等其它Office组件一样Excel也具有在工作簿中插入超级链接的功能我们可以利用此功能将有关Internet网址、磁盘地址、甚至同一张Excel工作簿的不同的单元格链接起来此后就可以直接利用这些链接进行调用从而极大地方便了用户的使用。在Excel中插入超级链接的步骤为:  将光标移到需要插入超级链接的位置。  执行“插入”菜单中的“超级链接”命令打开“插入超级链接”对话框。  在“链接到文件或URL"对话框中指定需要链接的文件位置或Internet网址(当用户需要链接同一个工作簿中的不同单元格时此位置可空出不填)。  在“文件中有名称的位置”对话框中指定需要链接文件的具体位置(如Word文档的某个书签、Excel工作簿的某个单元格等)。  单击“确定”按钮关闭“插入超级链接”对话框。  这样我们就实现了在Excel工作簿中插入超级链接的目的此后用户只需单击该超级链接按钮系统即会自动根据超级链接所致显得内容做出相应的处理(若链接的对象为Internet网址则自动激活IE打开该网址若链接的对象为磁盘文件则自动打开该文件若链接的对象为同一个工作簿的不同单元格则自动将当前单元格跳转至该单元格)从而满足了广大用户的需要。  复制样式的技巧  除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用以进一步扩大样式的使用范围具体步骤为:  打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿。  执行“格式”菜单的“样式”命令打开“样式”对话框。  单击“合并”按钮打开“合并样式”对话框。  在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中(对于同名的样式系统将会要求用户选择是否覆盖)然后我们就可以在目标工作簿中直接加以使用了从而免去了重复定义之苦。  利用粘贴函数功能简化函数的调用速度  Excel一共向用户提供了日期、统计、财务、文本、查找、信息、逻辑等多类总计达数百种函数不熟悉的用户可能很难使用这些优秀功能没关系“粘贴函数”功能可在我们需要使用各种函数时提供很大的帮助。“粘贴函数”功能是Excel为了解决部分用户不了解各种函数的功能及用法、而专门设置的一种一步一步指导用户正确使用各种函数的向导功能广大用户可在它的指导下方便地使用各种自己不熟悉的函数并可在使用的过程中同时进行学习、实践效果非常好。在Excel中使用“粘贴函数”功能插入各种函数的步骤为:  在Excel中将光标移至希望插入有关函数的单元格中。  执行Excel"插入”菜单的“函数”命令(或单击快捷工具栏上的“粘贴函数”按钮)打开“粘贴函数”对话框。  若Office向导没有出现可单击“粘贴函数”对话框中的“Office向导”按钮激活Office向导以便在适当的时候获取它的帮助。  在参考“粘贴函数”对话框对各个函数简介的前提下从“函数分类”列表框中选择欲插入函数的分类、从“函数名”列表框中选择所需插入的函数。  单击“确定”按钮。  此时系统就会打开一个用于指导用户插入相应函数的对话框我们可在它的指导下为所需插入的函数指定各种参数。  单击“确定”按钮。  在工具栏上添加一个计算器图标的技巧  执行Excel"工具”菜单的“自定义”命令系统弹出“自定义”对话框。  在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡。  从“类别”列表框中选择“工具”选项从“命令”列表框中选择一个计算器样式的“自定义”命令(注意该列表框中有几个不同的“自定义”命令按钮我们应选择那个在“说明”按钮中显示为“计算器”的按钮不要搞错)。  用鼠标将该命令拖到Excel快捷工具栏的合适位置。  此时Excel的快捷工具栏上就会出现一个计算器样式的“自定义”命令按钮用鼠标右击该按钮打开鼠标右键菜单。  执行快捷菜单中的“命名”命令将其改名为“计算器”。  用户如果需要可以采用类似方法为Excel的菜单栏也添加一个“计算器”命令菜单。  单击“关闭”按钮关闭“自定义”对话框。  统计符合某个条件的数据的简便方法  利用COUNTIF函数可轻易地实现对符合某一条件的数据进行统计的目的具体步骤为:  将光标移至某一空白单元格中。  在单元格中输入“=COUNTIF(单元格:单元格条件)”。按下回车键Excel就会自动统计出从单元格到单元格中所有符合条件的数据个数并将最后结果显示出来使用非常方便。其它操作技巧集锦ALT系列快捷键ALT+F可以调出VBA编辑器altenter拆分同一单元格内多行文字按ALT向下键即可得到本列中原有文本的列表。在插入>符号中选ASCII(十进制)可见所有符号及代码ALT=²ALT=³ALT=¼ALT=±ALT=‰操作方法是按住ALT键直接在数字小键盘(注意这是很多人作不出来的原因)上连续输入数字松开ALT键就出现字符了。当然你输入其他的数字也可以出来相应的字符。例如ALT+是欧元符号“€”输入自动求和公式时不用鼠标点按工具栏上的按钮只需按“Alt=”即可。ALT选定可见单元格CTRL系列快捷键按住ctrlshift拖动单元格=复制插入单元格粘贴ctrl隐藏一行单元格ctrl隐藏一列单元格CtrlShift取消隐藏行CtrlShift取消隐藏列快速输入今天的日期:ctrl快速输入当前的时间:ctrlshift选定从工作表开始到结尾的方法:选中开始单元格(如A)同时按下ctrlshiftend用Ctrl右键头>和Ctrl下箭头快速选定区域:如果一张表的第一行和第一列没有空格一次即可有几个空格按几次方向键!删除单元格行列:选中单元格ctrl“”(减号)插入单元格行列:选中单元格ctrlshift“”(加号)ctrl快速打开格式对话框。"<ctrl><~>可以将当前工作表中的公式显示出来,再按<ctrl><~>则恢复""注意:有时在中文输入状态下会有所冲突,将输入法转换为英文即可"CtelTab可在程序与程序表簿与表簿之间转换打开。使用ctrlPageDown和ctrlPageUp可以在工作表之间向前向后切换按住ctrl键不放按向左或向右键就可以直接到本工作表的最后一行或第一行快速到达A:CTRLHome快速到达行首:CTRL(向左小箭头)快速到达行尾:CTRL(向右小箭头)快速到达列首:CTRL(向上小箭头)快速到达列尾:CTRL(向下小箭头)按Ctrl上下左右箭头可快速移动到数据清单的顶端、底部、最左边及最右边。按CtrlShift上下左右箭头可快速选定数据清单的各个部份。最小化窗口:ctrlf最大化和还原窗口:ctrlf删除选定单元格区域的边框:ctrlshift如果你用的是带滚轮的鼠标那么先按住“Ctrl”键再拨动滚轮吧!可以快速改变显示比例哟!ctrl“*”=ActivecellCurrentRegionSelect用CTRLTAB键可以快速地在几个打开的工作簿之间切换SHIFT系列快捷键按住shift拖动单元格=剪切插入单元格粘贴用SHIFTSPACER可以将自选图形变成文本框外形不变。选中一个单元格按shiftF键可以插入批注。功能键系列快捷键F用来修改单元格内容像改文件名一样简单自己定义很多名称有时连自己也忘了当时取什么名字要插入其中一个时可按f选择一个贴上!!F功能键的妙用:重复上一步操作这招在隔行删除、多点复制等方面用起来很爽快速选定区域按F键在“定位”对话框的“引用位置”栏中输入需选中区域如“a:w”按“确定”即可。快速选定区域也可选定起始单元格如A按F再选终止单元格如WC就可选定A:WC区域。输入计算公式后按F可将公式转成数值工作表"按住Ctrl,用鼠标左键拖动屏幕下边的工作表标签可复制一个相同的表格"选中几个工作表再进行画表等操作可对多个工作表进行操作选中多个工作表设置页脚页码并打印预览工作簿页码连续高效选择区域建议用以下方法来选择区域①当区域较小时可直接用鼠标拖动选择②区域稍大但在屏幕范围内用鼠标点击左上角单元格按住Shift键点击右下角单元格③区域较大直接在名称框输入范围如:在名称框输入A:C来选择黄色区域输入:来选择黄色区域所在的行④常用区域选择后直接在名称框输入名称再使用时从名称框直接选择名称"⑤不连续区域选择:按住Ctrl键用鼠标选择或在名称框输入各区域名称区域名称间用逗号分隔如:A:B,A:D"要点:按不同需求灵活使用选择区域的方法使工作更快捷工具选项使用技巧工具选项重新计算显示值为准真正的四舍五入每次输入公式时EXCEL默认的格式需要以等号加号或减号开头但是如果在工具选项的帮助选择LOTUS的公式后则不用先输入等号加号或减号EXCEL会自动计算出结果。例如:未转换前输入公式的格式为:=*转换后输入公式的格式为:*"工具选项视图中,在""窗口选项""下去掉""零值""后,余额为就不显示了。"工具-选项-视图-网格线前面的对勾去掉可以不显示网格线隐藏工作表通过【格式】|【工作表】|【隐藏】可以将活动工作表隐藏但此时在【格式】|【工作表】里又出现了【取消隐藏】命令。为了让【取消隐藏】命令不可用可以选择【工具】|【保护】|【保护工作薄】这样就可以让工作表隐藏得更好了。借用自动更正来作快速录入。方法是:工具→自动更正→在〖替换〗对话框中写上简单的例如:“”字→在〖替换为〗对话框中写上:“快来参加Excel接龙游戏!”→添加→确定设定完成了。以后在任何单元格只要输入“”就马上变成:“快来参加Excel接龙游戏!”了。用完后别忘了把它删除不然就无法输入“”字了。锁定单元格如果想在一个单元格里输入不同的数值以测试目标单元格在不同数值下的结果比如:A的公式为=A*。我们可以锁定A输入不同数值按回车后活动单元格不会下移还是A。锁定单元格:用鼠标选定A按住Ctrl用鼠标再点一次A。就可以锁定了。也可以用同样的方法在几个特定单元格间移动:选定一个单元格(比如A)按Ctrl选中别的单元格(如:AC等)按Enter就可以在这几个单元格中来回移动隐藏单元格内容有这样一种方法。设置单元格格式为“”(三个分号)。设置单元格格式〉保护把隐藏钩上。。保护工作表这样无论在单元格里还是在编辑框里都看不见单元格内容了。将存为文本的数字转换成数字一次选中一个单元格在“工具”菜单上单击“选项”再单击“错误检查”选项卡。请确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”框。选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。在单元格旁边单击出现的按钮再单击“转换为数字”。一次选中整个区域在空白单元格中输入数字。选中单元格并在“编辑”菜单上单击“复制”。选取需转换的存储为文本的数字范围。在“编辑”菜单上单击“选择性粘贴”。在“运算”下单击“乘”。单击“确定”。删除在第一步中输入的单元格的内容。注意一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号(–)。要将此文本字符串转换为数值必须返回除最右边字符(即负号)以外的所有文本字符串字符然后乘以–。例如如果单元格A中的值为“–”下面的公式将文本转换为值–。数据公式"=LEFT(A,LEN(A))*"巧用Excel状态栏:右键点击状态栏可以选择均值计数计数值(只计包含数值的单元格)最大值最小值或求和。当你在工作表中选定单元格后在状态栏就会出现相应的提示。行列转置选中需要转置的区域复制选择性粘贴转置行列即可转置。"CtrlD和Ctrl""(引号)的区别。"A=用CtrlD次A=(拷贝内容和格式)次A=次A="A=用Ctrl"""次A=(格式有区别)次A=(不是数字)"次A=(跟REPT(A,)的结果一样)""选中一行内连续的多个单元格CtrlD可以一次向下拷贝但Ctrl""不能。"数据有效性"在设置中设置数据的范围,在出错警告中,可以设置当输入数据错误时的提示信息".文本输入时避免在字符串前后无意输入多余的空格假如在B列输入选中B列菜单中数据→有效性→设置→自定义→公式输入公式:=len(B)=len(TRIM(B))确定。如何使用照相机你可以在菜单栏上右单击右键选择自定义然后在菜单-工具-摄影将照相机拖动到工具栏可以用他来拍你所想要拍的东西。调整整个工作表列宽或行高要调整整个工作表列宽或行高点击左上角顶格拖动某列或某行线即可改变整个工作表的列宽或行高形成全部一样的列宽或行高。让不同类型数据用不同颜色显示方法在工资表中如果想让大于等于元的工资总额以“红色”显示大于等于元的工资总额以“蓝色”显示低于元的工资总额以“棕色”显示其它以“黑色”显示我们可以这样设置。打开“工资表”工作簿选中“工资总额”所在列执行“格式→条件格式”命令打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮选中“大于或等于”选项在后面的方框中输入数值“”。单击“格式”按钮打开“单元格格式”对话框将“字体”的“颜色”设置为“红色”。按“添加”按钮并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于字体设置为“蓝色”小于字体设置为“棕色”)。设置完成后按下“确定”按钮。方法在单元格属性中自定义数据类型:红色>蓝色<这样单元格的值为正数就显示红色是负数就显示蓝色单元格输入技巧.输入下标:例:CO选中菜单栏选“格式单元格”-特殊效果(左下)-点击下标-确定!!.选中任意块(连续或不连续)在任一个单元格中输入要输内容然后按下“CtrlENTER”组合键即可将此内容复制到选中的多个连续或不连续的单元格中。.在自动填充时不使数据递增的办法:按住ctrl键的同时拖动填充柄这样可使自动填充变为复制了。.在输入长数字时比如帐号。可在输入的数字前先加上英文状态的单引号。"如果到excel作比较复杂的表的话。可以先在WORD里画好以后复制粘贴,"当你想复制公式到整列(至文件尾)可选中有公式的单元格待出现黑色填充柄时双击即可只要相邻列没有空格多少条记录也会一下子到底很快噢!插入根号的简单方法“插入”“对象”“新建”“microsoft公式”"如果你要在引用中使用单字节双引号(""),比如你要实现A的显示为(""ILoveYou!""),则在A中输入=""""""""""ILoveYou!"""""""""",即个双引号在一起可以显示一个双引号""=""""""ILoveYou""""""更清楚"要复制大量公式如几千上万行选择第二行窗口冻结将最后一行提至第二行将公式拖至第二行OK!如果你想给所有的数字都加上的话:  首先在一个单元格中输入再复制选定你要加的数再来个“选择性粘贴”选择里面的“相加”".选中要向右填充的单元格按住shift,选中要向右填充的目标单元格松开shift再按ctrlR,可将此单元格的值向右填充。".在原数基础将其变为万元只需在一格中输入复制再选定转换范围右击“选择性粘贴”数值(复选“除”)即可!.想要在多个单元格输入同一数据先选中所需填写的单元格然后用键盘输入最后用CtrlEnter即可如果在sheet中制作了一个表头在sheet中也想用的话。先选中表头选复制然后在sheet中选粘贴然后选择“保留原列宽”就可以了。同时实现单元格的取数及链接:#REF!如果你的工作薄中的所有的工作表都具有相同框架可以直接把所有的工作表都选中然后在其中一个工作表中作输入就可以完成多个工作表中相同数据的填充了。快速、完整复制工作表"先打开两工作簿一要复制另一被复制在要复制的工作簿中右击左下角需复制工作表的名称点“移动或复制工作表(M)""在工作簿栏中点需要复制到的工作簿在下一栏中选复制到工作簿的位置在”建立副本“前打钩按确定即可。"剔除表里所有空格的最快方法用查找取代查找里按一下空格键取代里什么也不输然后点击全部取代。感觉很好"excel查找替换中的*和是通配符,分别可以替代多个字符和单个字符,但要查找替换*和自身怎么实现呢有一个绝窍:在*和前加~即可使它们失去通配符的作用,也就可以查找替换它自身了"标签取色"用OFFICEXP的,在EXCEL的表标签""sheet""等上点右键可以选择标签颜色以便快速区分。"快速选择工作表在Excel中要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(SheetTabs)然后点击右键在快捷菜单中选择你想要的工作表。将单元格复制成图片:选择区域按住SHIFT不放点击编辑复制图片按自己的要求在弹出的对话框里选择确定双击格式刷可反复使用。在工作表内单元格以外的地方单击右键选择自定义可以方便地添加工具、菜单项及命令。

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