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文件与资料控制程序

文件与资料控制程序

大侠萧
2008-10-28 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《文件与资料控制程序doc》,可适用于企业制度领域

苏州利德纺织机件有限公司程序文件编号:版次:日期:标题:文件与资料控制程序目的:保证与质量体系有关的文件均经过审核和批准及迅速正确地流通且能确保各部门厂都能得到相关文件的有效版本防止过期文件的使用。适用范围:本公司各部门厂之间所有与质量体系有关的文件和客户提供的资料(不包括与人事、财务、商业有关的秘密文件)。职责:由管理部制订并保证本程序持续有效地执行。由一级文控和二级文控负责文件的接收、保管、发放、收回等工作未经审核和批准的文件原则上不受理。定义:一级文控:公司总文控直接由管理部管理。二级文控:设立在各分厂、部门的文件控制室主要负责各分厂内部文件控制。文控室:一级文件与二级文件统称。程序:文件的编制、审核和批准按附件《文件制订、审批权限一览表》执行。受控文件的发放所有各部门厂编制并已批准的须受控的文件均交由文控室负责统一发放。文控室文控人员在接收各部门交来须受控分发的文件后必须核对此文件的编号、版本号及审批权限等是否有误核对无误后登记于《受控文件目录表上并盖上红色“受控正本”印章和当天日期。根据《受控文件发放一览表》的要求复印份数并加盖蓝色“受控副本”印章及填写发放编号。按《受控文件发放一览表》名单填写《受控文件发放回收表》并将受控文件分发至各有关部门。接收文件部门的文员须在《受控文件发放回收表》上签收并同时交回旧版本文件给发放人员(如有)。如有需要发放给本公司以外的外部机构或人员作为宣传和展示用途的受控文件需由管理部经理批准方可发放并在封面上加盖蓝色的“严禁复制”印章。程序文件编号:标题:文件与资料控制程序版次:日期:受控文件的使用各部门厂须确保在使用处获得有效版本的适用文件并传阅至相关人员必要时组织培训。受控文件应保持清晰、便于识别、易于查找不得私自进行涂改。各部门使用的受控文件必须是文控室发放的盖有蓝色“受控副本”印章的文件不得从其它渠道复印使用。受控文件的修改文件的修改应由原制定部门进行对涉及范围较大的文件应在发布前征集相关部门的意见必要时组织有关人员进行讨论和和评审确保文件内容的适宜性。受控文件不允许在文件上直接涂改应采取换页或换版的方式进行。a、对于小范围的修改(如:几行或某页等)不便于重新印制所有的文件时应采用换页的方式。修改完成后应在文件修改记录栏内注明修改内容、修改人、审批及修改日期等相关内容同时在被修改页版次号栏内加注更换序号(如:D表示该页D版的第次修改)。b、当修改内容较多时应采取换版的方式完成后注明修订版次、修改人、审批人等相关内容。受控文件修改完成后应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批。修改后的受控文件必要时须注明修改事项。受控文件及质量记录的编号识别所有受控文件必须清楚标明文件编号版本号及生效日期。《质量手册》的文件编号为“QM”《程序文件》的编号为“COPXXX”“XXX”为流水编号由综合管理部统一规定每份程序文件的流水编号。除《质量手册》及《程序文件》外其它所有受控文件的编号均按下列编号方式进行:XXXXXXXX流水帐号文件名称简写部门编号程序文件编号:标题:文件与资料控制程序版次:日期:使用代号含义:)XX部门编号以《受控文件发放一览表》上的“发放部门”栏上对应的部门编号为准。)XXX文件名称简写以附表《文件中英文对照表》简写为准。)XXX流水账号从开始编号。所有质量记录的编号由综合管理部统一按下列方式进行:FormNoXX─XXX─X版本号流水账年、份最后二位数表格编号(译文)所有受控文件的版本号均以英文字母表示即初版文件为“A”更改版本号时按其顺序进行排列。如属只对受控文件的某一页进行修改应在该页版本号后面下标一个修订号修订号按阿拉伯数字顺序进行编号。(如“A”、“A”……)非受控管理类文件的编号方法参照上述方式进行并可根据实际情况在部门编号后面另加部门简称(如“IQC”、“QA”)。外来文件的控制所有产品认证资料、客户标准、规格、要求通用标准国际、国家行业标准和法律、法规等由相关人员按《文件制定、审批权限一览表》审批后交由文控室统一管理。除以上外来文件外其它外来文件须经本公司相关部门负责人审核、审批后交由本部门文员统一管理。文控室须建立外来文件目录清单并记录在《受控文件目录表》中。各部门可通过网络系统在管理部文件夹内查询。外来文件的借阅各部门相关人员如需借阅外来文件须填写《文件申请单》并在“备注”栏中注明“借阅”字样经部门经理厂长审核、综合管理部经理审批后交文控人员文控人员凭《文件申请单》借出并在《文件借阅登记表》上做好记录。外来文件的借阅不得超过一星期如超出一星期的可重新办理借阅手续。程序文件编号:标题:文件与资料控制程序版次:日期:受控文件的保存所有受控文件的正本均由文控室统一保存。文控室须建立《受控文件目录表》记录现行控制的所有文件和资料并须定期更新此表以确保现行受控文件的正确性。各部门厂文件管理员须建立《受控文件登记表》当收到受控文件时须登记于此表中并标明每份受控文件保存或所处的场所以便于追溯传阅人及使用人须在此表中签名。受控文件由于换版等原因需作废时应由原编制部门填写《作废文件通知单》按照原审批权限进行审批批准后交文控室文控室将文件名称、编号、日期、使用部门等相关内容记录于《当日作废及改版需退回文件》中并公布在网络系统上然后将《作废文件通知单》发放至使用部门使用部门整理后交回作废文件并在《受控文件发放回收表》中签名履行交接手续。文控室每月底需将作废文件汇总在《作废资料目录表》中。已作废的受控文件文控室人员应将最近一次版本号的正本盖上“文件作废”章并与最新版本分开保存作废的受控文件拷贝由文控室人员统一销毁。文控人员及各部门文员须定期整理所受控的文件各部门发放到现场的受控文件必须在其文件目录表中得到识别。各部门文件与资料的管理a各部门及文控室人员必须对公司的文件和资料严格保密任何人非工作需要不得私自复制或提取如果因工作需要将文件带离公司需经部门最高负责人书面同意并按公司制度填写放行条由保安确认放行。b外来人员、非本部门人员、本部门非相关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资料若工作需要可按本程序要求向文控室申请具体操作执行《公司文件和资料管理特别规定》。受控文件的遗失及增发申请各部门如使用的受控文件遗失由本部门文员填写《遗失文件通知单》并经部门经理厂长签名后交文控人员记录。如受控文件遗失或残旧和损毁及因实际运作需要须再申请增发及借阅文件时均须由部门文员填写《文件申请单》经部门经理厂长签名和文控室负责人审批后交文控人员文控人员凭《文件申请单》发放并做好相关记录。相关文件《受控文件发放一览表》程序文件编号:版次:标题:文件与资料控制程序日期:本程序产生的质量记录受控文件目录表受控文件登记表受控文件发放回收表文件申请单文件借阅登记表作废文件通知单作废资料目录表当日作废及改版需退回文件遗失文件通知单附件受控文件发放流程图文件中英文对照表《文件制订、审批权限一览表》程序文件编号:版次:标题:文件与资料控制程序日期:附件受控文件发放流程图:负责部门流程图相关文件质量记录编写部门NGOKNG受控文件发放一览表文控室OKNG受控文件发放一览表受控文件发放回收表受控文件发放一览表公司文件和资料管理特别规定受控文件目录表受控文件发放回收表作废文件通知单作废资料目录表当日作废及改版需退回文件接收文件部门受控文件发放回收表受控文件登记表程序文件编号:版次:标题:文件与资料控制程序日期:附件:文件中英文对照表文件名称译文简写质量手册QualityManualQM程序文件CompanyOperationProcedureCOP各部门管理类文件DepartmentManagementDocumentDMD受控文件发放一览表DocumentControlledReleaseListDCL模具清单MouldListML物料清单BillOfMaterialBOM工程更改EngineerChangeNoticeECN工艺作业指导书WorkingInstructionWI工艺流程图FlowingChartFC排拉表FlowingChartFC其它各类作业指导书WorkingInstructionWI注塑参数作业指导书WorkingInstructionWI包装方法PackingMethodPM工程评估报告EngineerEvaluationReportEER设备操作保养说明书EquipmentOperationInstructionEOI装配图AssembleDrawingAD爆炸图InstructionDrawingID塑胶零件图PlasticComponentDrawingPCD五金零件图MetalComponentDrawingMCD电器元件图EquipmentComponentDrawingECD包装图纸PackingDrawingPD包装指引PackingInstructionPI电路原理图CircuitDrawingCD其它零件图OthersComponentDrawingOCD产品标准ProductsStandardPS管理标准ManagementStandardISS检验标准InspectionStandardIS认证资料InformationApprovedIA其它文件和资料OtherDocumentInformationODI管理类文件(非受控)ManagementDocument(Uncontrolled)MDU质量记录(非受控)QualityRecord(Uncontrolled)QRU工程指引EngineerInstructionNoticeEIN布板图、字符图PCBoardPCB产品档案ProductsArchivesPA程序文件编号:标题:文件与资料控制程序版次:日期:附件:文件制订、审批权限一览表类别文件名称制订人审批人管理文件质量手册ISO专员经理总经理程序文件经理专员管理者代表各部门管理类文件部门主管部门经理受控文件发放一览表ISO专员综合管理部经理(产品)模具清单项目工程师开发部经理技术文件工艺作业指导书部门指定人员技术部负责人工艺流程图部门指定人员技术部负责人原材料检验类作业指导书部门指定人员品管部经理产品检验作业指导书部门指定人员部门经理检验标准项目工程师总工主任包装指引项目工程师设计部经理工程评估报告工程师技术员技术部经理总工检测设备类作业指导书仪器校验员技术部经理设备操作保养说明书动力设备部设施设备部指定人员部门负责人装配图项目工程师技术部经理总工爆炸图项目工程师技术部经理总工零件图项目工程师总工技术部经理五金零件图项目工程师总工技术部经理加工图工程师技术员总工技术部经理组件图项目工程师总工技术部经理包装图纸项目工程师技术部经理其它零件图项目工程师总工技术部经理产品档案技术人员品质部经理国标、通用标准产品标准总工主任管理标准综合管理部经理产品标准客户(机构)客户(机构)检验标准客户(机构)客户(机构)国标、通用标准认证资料客户(机构)客户(机构)其它文件和资料客户(机构)客户(机构)CDF表报备资料机构机构保存受控文件正本登记保存或发放到现场签收并交回旧版文件分发并回收旧版文件盖“受控副本”章及填写发放编号复印登记并盖“受控正本章”核对审批审核编写修订第页共页

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