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用友财务软件【总账】操作手册

用友财务软件【总账】操作手册

兰心惠质
2008-07-04 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《用友财务软件【总账】操作手册pdf》,可适用于财会领域

用友ERPU普及版总账使用手册用友软件股份有限公司二零零五年九月第一章系统介绍第章前言《总账使用手册》针对不同的工作特性将产品分职能岗位内容进行描述会计主管或系统管理员应仔细阅读《系统管理使用手册》和本手册全部内容会计人员必读的是第、、、章出纳人员必读的是第、章。第章系统介绍主要描述本使用手册各章节主要描述了那些主要内容让使用者可以迅速的找到与自己岗位业务相关的主要内容直接切入主题有针对性的了解相关内容。同时还描述了总账产品的基本核算功能和辅助管理功能让用户可以对整个产品有个大概的认识。第章总账与其他产品的关系主要描述总账产品与U其他产品的关系包括数据和凭证的相互传递。第章应用指南新老用户根据本手册描述的新老用户操作流程进行具体业务操作根据权限控制表设置使用权限。第章初始设置在开始使用总账系统前应先进行初始设置包括会计科目、外币设置、期初余额、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、自定义项等这些设置的具体操作详见《系统管理使用手册》。本章主要描述总账系统独有的基础设置。第章日常业务处理U总账产品是一个非常完善和功能强大的产品。在满足企业实际会计核算流程的基础上还添加了最完备的辅助管理功能您企业日常经营中要使用的核算和账簿管理功能我们都能为您想到。本章主要描述了实际业务流程与U总账产品的操作流程相结合的必需操作步骤是企业会计岗位的人员不论是会计人员或出纳人员都必须了解的一章。第章会计日常业务本章是为会计人员准备的描述了企业日常会计核算中会计人员需要使用的主要功能。第一章系统介绍第章出纳日常业务本章是为出纳人员准备的。第章期末业务处理本章是为会计人员准备的描述了在会计期结束时会计人员应该进行的工作。基本核算功能、凭证管理z通过严密的制单控制保证制单的正确性。提供资金及往来赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能加强对发生业务的及时管理和控制。z可随时调用常用凭证、常用摘要自动生成红字冲销凭证助您更加快速准确地录入凭证。z增加凭证及科目的自定义项定义及录入提高凭证录入内容的自由度。z可完成凭证审核及记账并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。z凭证填制权限可控制到科目凭证审核权限可控制到操作员。z标准凭证格式的引入和引出可完成不同机器中总账系统凭证的传递。引入:按规定格式引入其他系统或其他机器上的总账系统中的凭证引出:按规定格式引出总账系统中的凭证复制:按规定格式将相同版本账套中的凭证复制到其它账套中。、标准账表z可随时提供总账、余额表序时账、明细账、多栏账、日记账、日报表等多种标准账表并可查询包含未记账凭证的最新数据同时能够查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。z提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件加快查询速度。z任意设置多栏栏目能够实现各种输出格式。自由定义各栏目的输出方式与内容能够满足不同层次的管理需要。z提供总账ÅÆ明细账ÅÆ凭证ÅÆ原始单据相互联查、溯源功能。z明细账的查询权限可以控制到科目。z灵活的打印输出:提供栏目打印宽度、账页每页打印行数等参数的设置以及明细账可按总账科目打印账本的功能。各类正式账簿提供套打功能。、出纳管理z提供出纳签字功能加强出纳凭证的管理。z提供银行对账单引入、录入、查询功能。第一章系统介绍z为出纳人员提供一个集成办公环境加强对现金及银行存款的管理。完成银行日记账、现金日记账提供银行对账功能随时查询银行余额调节表。、外币核算z用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。z可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币。z月末可自动调整汇兑损益。、月末处理z自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。z可进行试算平衡、对账、结账等工作。z灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。辅助管理功能、个人借款管理z主要进行个人借款、还款管理工作及时地控制个人借款完成清欠工作。z提供个人借款明细账,催款单,余额表,账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。、部门核算z主要为了考核部门费用收支情况及时控制各部门费用的支出为部门考核提供依据。z提供各级部门总账、明细账的查询功能进行部门收支分析。、项目管理z用于生产成本、在建工程等业务的核算以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同,订单等等。z提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。、往来管理z主要进行客户和供应商往来款项的发生清欠管理工作及时掌握往来款项的最新情况。z提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。第一章系统介绍第章总账产品是U产品中最重要的产品既可独立运行又可同其他产品协同运转与其他产品传递相关的数据和凭证下图描述了总账产品与其他产品的关系如图:图应付款管理应付款管理中的所有凭证都传递到总账系统中。应收款管理应收款管理中的所有凭证均应该传递到总账系统中。工资管理工资管理系统将工资计提、分摊结果自动生成转账凭证传递到总账系统。固定资产总账系统接收从固定资产系统传递的凭证。存货核算总账系统接收从存货核算系统传递的凭证。UFO报表、财务分析总账系统为以上系统提供财务数据生成财务报表及其他报表。第一章系统介绍第章操作流程新用户操作流程第一次使用总账时操作流程如图:图第一章系统介绍老用户操作流程第二年使用账务时使用次序如图:图应用解决方案不同的企业规模、不同的业务类型、不同的行业特色会产生不同的企业经营模式针对不同的情况选用适合自身条件的应用解决方案不仅可以提供企业经营收益而且对企业未来的发展壮大起到决定性的推动作用。对于业务较小的小型企业对于实际业务较简单数据量较小的小型企业只使用总账系统按照制单──审核──记账──查账──结账的业务流程进行即可。对于业务较复杂的企业如果企业核算业务较复杂建议使用本系统提供的各种辅助核算进行管理如:个人往来借款的管理部门管理项目管理、客户(供应商)往来管理。第一章系统介绍对于往来业务较多的企业如果企业的往来业务较频繁则会有较多的往来客户、供应商同时又希望系统提供开票等业务。建议使用应收、应付系统管理客户、供应商的往来业务。对于机构设置较复杂的企业如果企业机构设置较复杂则应使用部门核算管理多级部门的设置将更方便的管理企业各部门的收入和支出。权限设置U的集中权限管理系统分二步:、在系统管理中设置功能权限:在使用总账系统前要先在系统管理中设置相应的操作员权限详见《系统管理使用手册》第章节权限管理。、在基础设置中统一设置数据权限、金额权限或在总账系统中进行数据权限、金额权限分配。详见《系统管理使用手册》第章数据权限。第一章系统介绍第章在开始使用总账系统前应先进行初始设置包括会计科目、外币设置、期初余额、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、自定义项等这些设置的具体操作详见《系统管理使用手册》。下面描述总账系统的基础设置:选项系统在建立新账套后由于具体情况需要或业务变更发生一些账套信息与核算内容不符可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。单击系统主菜单【设置】下的【选项】屏幕显示如图点击"凭证"、"账簿"、"会计日历"、"其它"页签即可进行账簿选项的修改。图凭证页签选择“凭证”页签显示如图。制单控制、制单序时控制:选择此项“系统编号”制单时凭证编号必须按日期顺序排列第一章系统介绍月日编至号凭证月日只能开始编制号凭证即制单序时。如有特殊需要可将其改为不按序时制单。、支票控制:若选择此项在制单时使用银行科目编制凭证时系统针对票据管理的结算方式进行登记如果录入支票号在支票登记薄中已存系统提供登记支票报销的功能否则系统提供登记支票登记簿的功能。、赤字控制:若选择了此项在制单时当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时系统将予以提示。、允许修改、作废他人填制的凭证:若选择了此项在制单时可修改或作废别人填制的凭证否则不能修改。、制单权限控制到科目:要在系统管理的"功能权限"设置中设置科目权限再选择此项权限设置有效。选择此项则在制单时操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。、制单权限控制到凭证类别:要在系统管理的"功能权限"设置中设置科目权限再选择此项权限设置有效。选择此项则在制单时只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。、操作员进行金额权限控制:选择此项可以对不同级别的人员进行金额大小的控制例如财务主管可以对万元以上的经济业务制单一般财务人员只能对万元以下的经济业务制单这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。、超出预算允许保存:选择“预算控制”选项后此项才起作用从财务分析系统取预算数如果制单输入分录时超过预算也可以保存超预算分录否则不予保存。、可以使用应收受控科目:若科目为应收款系统的受控科目为了防止重复制单只允许应收系统使用此科目进行制单总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证则应选择此项。、可以使用应付受控科目:若科目为应付款系统的受控科目为了防止重复制单只允许应付系统使用此科目进行制单总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证则应选择此项。、可以使用存货受控科目:若科目为存货核算系统的受控科目为了防止重复制单只允许存货核算系统使用此科目进行制单总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证则应选择此项。外币核算如果您的企业有外币业务则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。"固定汇率"即在制单时一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。"浮动汇率"即在制单时按当日汇率折算本位币金额。凭证控制、打印凭证页脚姓名:在打印凭证时是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。第一章系统介绍、打印包含科目编码:在打印凭证时是否自动打印科目编码。、权限设置:如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证则应选择“凭证审核控制到操作员”若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账则选择“出纳凭证必须经由出纳签字”如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账则选择“凭证必须经主管签字”如允许操作员查询他人凭证则选择“可查询他人凭证”。、自动填补凭证断号:如果选择凭证编号方式为系统编号则在新增凭证时系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号与原编号规则一致。、现金流量科目必录现金流量项目:选择此项后在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。、批量审核凭证进行合法性校验:批量审核凭证时针对凭证进行二次审核提高凭证输入的正确率合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同。凭证编号方式系统在"填制凭证"功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号即"系统编号"但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号即"手工编号"。预算控制该选项从财务分析系统取数选择该项则制单时当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数与报警数的差额则报警。合并凭证显示、打印选择此项则在填制、查询凭证时在科目明细账显示或打印时凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示并在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。账簿页签选择“账簿”页签显示如图。打印位数宽度:定义正式账簿打印时各栏目的宽度包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。z明细账(日记账、多栏账)打印输出方式:打印正式明细账、日记账或多栏账时按年排页还是按月排页。‹按月排页:即打印时从所选月份范围的起始月份开始将明细账顺序排页再从第一页开始将其打印输出打印起始页号为"页"。这样若所选月份范围不是第一个月则打印结果的页号必然从"页"开始排。‹按年排页:即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细账顺序排页再将打印月份范围所在的页打印输出打印起始页号为所打月份在全年总排第一章系统介绍页中的页号。这样若所选月份范围不是第一个月则打印结果的页号有可能不是从"页"开始排。图凭证、账簿套打凭证、账簿套打是用友公司专门为用友软件用户设计的适合于用各种打印机输出管理用表单与账簿。系统提供四种套打纸型:‹纸型A原用友DOS版本软件使用的套打纸(只有连续纸型)‹纸型B原用友Windows版本软件使用的套打纸(分连续纸型和非连续纸型)‹纸型C上海地区专用的套打纸(分连续和非连续)‹纸型D用友UX版本软件使用的标准版套打纸(分连续纸型和非连续纸型)套打内容:‹凭证套打分为金额式和外币数量式凭证。‹明细账套打分为金额式明细账、外币式明细账、数量式明细账。‹日记账套打分为金额式日记账、外币金额式日记账。‹多栏账套打只有金额式多栏账。详细操作说明参见附录《关于套打和套打工具的使用》。凭证、正式账每页打印行数:"凭证打印行数"可对凭证每页的行数进行设置"正式账每页打印行数"可对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。双击表格或按空格对行数直接修改即可。明细账查询权限控制到科目:这里是权限控制的开关在系统管理中设置明细账查询权限必须在总账系统选项中打开才能起到控制作用。第一章系统介绍制单、辅助账查询控制到辅助核算:设置此项权限制单时才能使用有辅助核算属性的科目录入分录辅助账查询时只能查询有权限的辅助项内容。会计日历单击"会计日历"页签如图可查看各会计期间的起始日期与结束日期以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息如需修改请到系统管理中进行。图图其它页签选择“其他”页签显示如图。账套名称、单位名称、账套路径、行业性质、科目级长、本位币等账套信息只在这里显示若要修改可到系统管理中去修改。这里只能更改数量小数位、单价小数位、本位币精度。部门(个人、项目)排序方式:在查询部门(个人、项目)账或参照部门(个人、项目)目录时您可选择是按部门(个人、项目)编码排序还是按部门(个人、项目)名称排序。打印设置按客户端保存:我们建议用户选择此项优点在于选择该项后例如有两个以上的用户在同一台打印机上打印同一张凭证则打印各自设置模版格式如A用户打印的凭证是行而B用户可能打印的是行。科目备查资料在录入凭证时登记某些科目的辅助明细信息如抵押、担保、投资等或项目开支情况备查功能。此功能主要包括:科目备查薄中备查项目档案和备查科目设置。第一章系统介绍备查项目档案本功能用于设置科目备查资料的表结构进入此功能后显示如图左边是备查表的属性信息右边是对应表结构的字段信息。图图选择“科目备查项”表右边显示该表的字段信息点击工具栏上的〖增行〗按钮可增加一条字段信息如图输入字段名称选择字段类型如果选择数值型还要选择保留小数位长。〖改行〗、〖删行〗按钮可修改、删除字段信息。科目备查资料表结构定义完成后开始设置备查科目。备查科目设置设置备查资料界面如图:图第一章系统介绍选择要设置备查信息的科目名称例如选择“工程物资”选择“待选科目”建筑面积和建筑项目至“已选科目”点击〖确定〗按钮设置成功。在用科目填制凭证时点击〖备查〗按钮在如图界面输入备查资料。图在填制凭证时输入每笔经济业务的备查资料后在账表管理中的科目备查资料中可查询备查资料列表。如上输入采购建筑材料的建筑项目名称和建筑面积等备查资料可在【账表】菜单下的【科目备查资料】中显示信息如图。图权限设置U产品设置了集中的权限管理系统详见本手册第三章应用指南中的权限设置和《系统管理使用手册》中第章数据权限。举例说明如何设置审核他人凭证的权限。操作步骤、功能权限:在系统管理中选择【权限】菜单在如图“操作员权限界面”选择张行点击〖修改〗按钮显示“增加和调整权限”界面选择该操作员具有审核凭证的权限如图:第一章系统介绍图图、数据权限默认设置:在基础设置中选择【数据权限控制设置】中选择“记录级”权限中控制业务对象“用户”。如图。图图、数据权限设置:选择【数据权限】在“权限浏览”界面选择“记录”权限操作员张行点击〖授权〗按钮显示记录权限设置界面如图选择分配对象为“用户”选择张行可以审核哪些操作员所做的单据具有相应的删除、审核、关闭权限。详细操作方法请参见《系统管理使用手册》。第一章系统介绍第章会计制单记账凭证是登记账簿的依据在实行计算机处理账务后电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整在实际工作中您可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理)也可以先由人工制单而后集中输入(即后台处理)您采用哪种方式应根据本单位实际情况一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式而在第一年使用或人机并行阶段则比较适合采用后台处理方式。记账凭证是本系统处理的起点也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。操作流程单击菜单【凭证】下的【填制凭证】显示凭证画面如图:图、单击〖增加〗按钮或按F键增加一张新凭证。第一章系统介绍、输入凭证类别字也可以单击或按F键参照选择一个凭证类别确定后按Enter键系统将自动生成凭证编号。、选项中选择“自动编号”则由系统按时间自动编号。否则请手工编号。、制单日期:系统自动取进入账务系统时输入的业务日期为记账凭证填制的日期可修改或单击参照输入。、用户根据需要自行定义和输入凭证自定义项系统对这些信息不进行校验只进行保存。单击凭证右上角的输入框后进行输入即可。、输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成:‹辅助信息:当输入的科目为辅助核算时系统根据科目属性要求输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。如图:图在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示如下图:当您需要对所录入的辅助项进行修改时可双击所要修改的项系统显示辅助信息录入窗(如图)可进行修改。‹如果会计科目设置了科目属性或定义了自定义项则根据屏幕提示或通过参照功能输入。‹如果该科目要进行数量核算则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额。‹如果该科目要进行外币核算系统自动将凭证格式改为外币式如果系统有其他辅助核算则先输入其他辅助核算后再输入外币信息。第一章系统介绍‹金额系统根据折算公式自动计算如果在账套选项中没有设置数据的小数位系统自动四舍五入取整。‹折算公式在“基础信息”的“外币及汇率”中定义详见《系统管理手册》。一般企业使用外币×汇率=本币的公式折算本币金额也有些企业采用外币÷汇率=本币的公式折算本币金额。‹若科目在“会计科目”中被指定为银行科目或设置了“银行账”的属性那么屏幕提示用户输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。‹对于要使用“支票登记簿”功能的用户若希望在制单时也可进行支票登记则应在“选项”中设置“支票控制”选项。那么在制单时如果所输的结算方式应使用支票登记簿在输入支票号后系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票并将报销日期填上制单日期所以在支票领用时最好在支票登记簿中予以登记以便系统能自动勾销未报的支票。有关支票登记簿的使用方法请见第节──“出纳管理”中的“支票登记簿”。、若科目在“会计科目”中被指定为现金流量科目或在凭证界点击“流量”按钮那么凭证会显示如下界面如图:图点击〖增加〗按钮输入拆分的现金流量项目及所对应的金额。、当凭证全部录入完毕后按〖保存〗按钮或F键保存这张凭证或单击〖增加〗按钮继续填制下一张凭证。操作说明如何输入科目辅助明细、此项功能只有在凭证第一次录入时有效。、如果组成分录的科目有辅助核算属性则系统提示要输入辅助明细内容例如设置现金科目有部门客户核算属性在录入分录时要求输入部门客户辅助项如图参照输入部门、客户、业务员等信息、点击〖辅助明细〗按钮如图录入辅助明细。第一章系统介绍图图如何录入科目备查内容如果该科目已指定备查科目项则点击〖备查〗按钮可输入该科目的备查资料如图点击〖增加〗按钮可增加一空行输入相关备查内容。图图快速录入凭证分录选项功能主要是通过选择科目属性选项复制携带上条分录的可用内容提高凭证分录的录入速度。操作方法:选择【工具】菜单中的【选项】显示如图显示“凭证选项设置”界面选择录入凭证时分录自动携带上一条分录信息的内容选项。z“检查外币平衡”如果不选此项则合法性校验只检验本币借贷是否平衡不检验外币是否平衡无外币核算的企业不需选择此项。z凭证打印辅助项所用分隔符:包括""(下划线)、""和"无"。此项功能是在凭证打印时用户可以自由选择科目与科目辅助项目之间所用的分隔符可以选择""下划线和""或"无"。第一章系统介绍z新增凭证类别最后一张日期:新增凭证时新增凭证自动携带日期为本凭证类别中最后一张凭证的日期。z登录日期:新增凭证时新增凭证自动携带日期为登录日期。合并凭证在合并状态下不能修改凭证必须先展开再修改。CTRLA可以切换合并、展开状态。z注意外部系统传过来的凭证除应收系统、应付系统、存货系统外可在总账中修改摘要。出纳签字会计制单工作完成之后如果该凭证是出纳凭证且在系统【选项】中选择“出纳凭证必须由出纳签字”则该由出纳核对签字。出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确审查认为错误或有异议的凭证应交与填制人员修改后再核对。操作流程、单击【凭证】下的【出纳签字】进入“出纳签字”功能。、显示选择条件窗口如图输入查询凭证的时间、凭证号、操作员、凭证的来源、自定义项和辅助条件等条件缩小查询范围在大量凭证环境下可减少查询等待时间。第一章系统介绍图、输入出纳凭证的条件后屏幕显示凭证一览表如图:图注意企业根据实际需要在“选项”设置中选择或取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。zzzzzz凭证一经签字就不能被修改、删除只有被取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳人自己进行。主管签字为了加强企业的集中财务管理本系统的会计核算中心采取主管签字的管理模式。此模式中经主管会计签字后这些凭证才能记账。主管签字的操作流程参见出纳签字。注意已签字的凭证在凭证上显示为当前操作员姓名加红色框。签字人不能与制单人相同。取消签字必须由签字人本人取消。审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度对制单员填制的记账凭证进行检查核对主要审核记账凭证是否与原始凭证相符会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证应交与填制人员修改后再审核只有有审核权的人才能使用本功能。操作流程第一章系统介绍、单击【凭证】下的【审核凭证】进入“审核凭证”功能显示审核凭证条件窗如图:图、输入审核凭证的条件屏幕显示凭证一览表如图:图、双击要审核的凭证屏幕显示此张凭证可单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找。选择【查看】菜单下的【查最新余额】可查看选中科目的最新余额一览表。、审核人员在确认该张凭证正确后单击〖签字〗将在出纳处自动签上出纳人姓名若想对已签字的凭证取消签字可单击〖取消〗取消签字。操作说明如何进行对照式审核对照式审核主要是满足金融、证券等一些特殊行业的需要通过对凭证的二次录入达到系统自动审核凭证的目的。通过此项功能可满足对金额有特别控制的企业或单位的要求确保经济业务处理不会发生输入错误。单击〖对照式审核〗进行凭证的二次录入如图录入完毕后单击〖对照检查〗或〖审核〗按钮原有凭证和待审核凭证对照检查如图可查看全部凭证、已审核凭证和审核第一章系统介绍发现有错误的凭证。审核完毕继续进行下一张凭证的录入。图图注意审核人必须具有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权在系统管理的“权限”中设置。zzzzzz审核人和制单人不能是同一个人。凭证一经审核就不能被修改、删除只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。取消审核签字只能由审核人自己进行。作废凭证不能被审核也不能被标错。已标错的凭证不能被审核若想审核需先按〖取消〗取消标错后才能审核。科目汇总本功能可按条件对记账凭证进行汇总并生成科目汇总表。第一章系统介绍操作流程、单击菜单【凭证】下的【科目汇总】屏幕显示汇总条件窗如图:图、选择要汇总记账凭证的会计月度、凭证类别、科目汇总级次、凭证号、制单人等汇总条件。、系统根据设置的条件生成科目汇总表如图。图屏幕上显示背景色的数据具有辅助核算双击此行或将光标移到要查询的专项明细的科目上单击〖专项〗按钮即可查看该科目的专项明细情况。当光标在科目汇总表的某一科目行上时点击〖详细〗按钮显示对方明细科目汇总表。操作说明如何查询对方科目明细、当前查询条件为当月的全部凭证即选择全部凭证(包括记账凭证和未记账凭证)凭证类别为全部凭证号范围为空时才显示期初余额、期末余额栏否则只显示发生额数据。、当光标在科目汇总表的某一科目行上时按〖详细〗按钮则显示对方明细科目汇总表。第一章系统介绍、标题:为“查询年月科目名称科目编码科目汇总表”标题下方是查询起止日期。科目:为当前光标所在行的科目月份为所选查询月份。若查询条件中按凭证号范围查询则起止日期为查询月份的起止日期若查询条件中按日期范围查询则不显示对方明细科目汇总表并提示您“未按月份范围查询不能显示对方科目汇总表”。余额:期初余额若在借方则在借方栏中的期初余额显示若在贷方则在贷方栏中的期初余额显示期末余额亦同。累计:为查询科目的借方累计和贷方累计。若查询条件为已记账凭证则期初余额为查询起止月份已记账凭证数据的期初余额期末余额按期初余额加减借贷方本期合计计算出来本期合计为借贷方金额列的合计数(也可取科目汇总表当前行的借贷发生数)本年累计为该科目年初至上期的累计发生数加上本期合计计算得出。不论科目是否有外币、数量都只显示本币金额的数据。借:管理费用借:制造费用贷:原材料贷:燃料凭证结构可按两借两贷或一借三贷进行展开处理。、表体:显示当前查询科目即查询凭证范围内所有对方科目的发生数借方栏显示所选科目在借方的凭证数据并按其对方科目进行汇总贷方栏显示所选科目在贷方的凭证数据并按其对方科目进行汇总。凭证张数:借方科目的凭证张数为所选科目在借方且对方科目为当前行科目的凭证数量贷方科目的凭证张数为所选科目在贷方且对方科目为当前行科目的凭证数量。摘要汇总摘要汇总表即按凭证摘要汇总一定查询期间内的科目汇总情况。操作界面选择【凭证】菜单下的【摘要汇总表】显示汇总条件窗口如图:图第一章系统介绍操作方法、参照输入要汇总的科目名称如果选择科目带有部门、项目或科目等科目属性要选择相应的部门、项目或科目等内容、可输入余额范围和汇总月份等条件摘要汇总表只显示输入余额和月份范围内的汇总结果。、选择显示摘要的位数选择显示“摘要前位”摘要汇总表显示结果中摘要显示前位汉字超过位的不显示。、提供根据关键字汇总的功能。例如选择“摘要前位”摘要中包含“材料采购”:则系统对前位摘要中包含“材料采购”的凭证进行汇总。操作说明摘要汇总排序在摘要汇总表界面点击〖排序〗按钮显示“摘要汇总排序”选择窗口由您选择排序条件:z按摘要排序:按摘要的首位汉字的拼音的第一个字母排序z按期末借方排序:按期末借方余额升序排序z按期末贷方排序:按期末贷方余额升序排序记账记账凭证经审核签字后即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式使记账过程更加明确。操作流程、单击【凭证】下【记账】进入记账向导。如图:图第一章系统介绍、屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单并同时列出其中的空号与已审核凭证范围若编号不连续则用逗号分割若显示宽度不够可拖动表头调整列宽查看。、只有已审核的凭证才能记账在记账范围栏中输入凭证编号或点击〖全选〗按钮选择本次记账范围。、第二步系统对选中的凭证进行合法性检查如果没发现不合法凭证屏幕显示所选凭证的汇总表及凭证总数供用户进行核对。如图。图、核对后点击〖下一步〗进入记账界面显示如图。图、当以上工作都确认无误后点击〖记账〗按钮系统开始登录有关的总账和明细账。第一章系统介绍z注意记账过程一旦断电或其它原因造成中断后系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据然后用户再重新记账。操作说明恢复记账前状态当系统在记账时万一发生记账被中断系统将自动进本功能恢复中断状态然后让您重新记账。另外由于某种原因事后发现本月记账有错误利用本功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证进行修改然后再记账。进入系统时本功能并没有显示如果要使用该功能必须在“对账”功能界面按下快捷键CtrlH激活“恢复记账前状态”功能退出“对账”功能在系统主菜单“凭证”下显示该功能。在实际记账过程中出现以下情况的需要"恢复记账前状态":记账过程一旦断电或其它原因造成中断后系统将自动调用"恢复记账前状态"恢复数据然后您再重新记账。在记账过程中不得中断退出。在第一次记账时若期初余额试算不平衡系统将不允许记账。所选范围内的凭证如有不平衡凭证系统将列出错误凭证并重选记账范围。操作方法在期末对账界面按下CtrlH键显示【凭证】菜单中的【恢复记账前状态】功能再次按下CtrlH键隐藏此菜单。单击【恢复记账前状态】屏幕显示恢复记账前状态窗口如图:图选择恢复方式:‹最近一次记账前状态:这种方式一般用于记账时系统造成的数据错误的恢复。第一章系统介绍‹上个月初状态:恢复到上个月初未记账时的状态例如如果登录时间为则系统提示可恢复到初状态。选择是否恢复"往来两清标志"和选择恢复两清标志的月份系统根据选择在恢复时清除恢复月份的两清标志。系统提供灵活的恢复方式您可以根据需要不必恢复所有的会计科目将需要恢复的科目从"不恢复的科目"选入"恢复的科目"即可只恢复需要恢复的科目。如何输入本次记账范围单击可以输入的记账范围区(背景为白色)然后输入要记账的凭证号范围。例如输入“”表示记账范围为至号凭证如果输入为“”表示记账范围为号和号凭证。zz提示已结账的月份不能恢复记账前状态。只有账套主管才能恢复到月初的记账前状态。第一章系统介绍第章会计凭证处理在会计制单即填制凭证功能中还有一些会计日常业务处理例如作废凭证、汇总打印凭证、制作红字冲销凭证等可通过以下章节进行操作功能的了解和掌握。作废凭证进入填制凭证界面后通过点击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或点击〖查询〗按钮输入条件查找要作废的凭证。外部凭证不能在总账作废。、单击菜单【制单】下的【作废恢复】凭证左上角显示“作废”字样表示已将该凭证作废。、作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不能修改不能审核。在记账时不对作废凭证作数据处理相当于一张空凭证。在账簿查询时也查不到作废凭证的数据。、若当前凭证已作废单击菜单【编辑】下的【作废恢复】可取消作废标志并将当前凭证恢复为有效凭证。清除作废凭证有些作废凭证不想保留可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除并利用留下的空号对未记账凭证重新编号。、进入填制凭证界面后单击菜单【制单】下的【整理凭证】。、选择要整理的月份按〖确定〗后屏幕显示作废凭证整理选择窗。如图:第一章系统介绍图、选择要删除的已作废凭证将这些凭证从数据库中删除掉并对剩下凭证重新排号。、若本月有凭证已记账那么本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账的凭证作凭证整理请先到“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态再作凭证整理。查询凭证辅助信息总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口同时也提供了强大的信息查询功能。在这里有些信息是可直接查看到的如科目、摘要、金额等有些信息是通过某些操作间接查看到的如:各分录的辅助信息、当前分录行号、当前科目最新余额、外部系统制单信息等下面介绍这些信息的查询方法:z辅助信息:光标在各会计分录间移动时凭证的备注栏将动态显示出该分录的辅助信息。z当前分录号:单击凭证右下方的图标屏幕显示当前分录是第几条分录。z科目自定义项内容:单击凭证右下方的图标屏幕显示当前科目的自定义项内容。z外部系统制单信息:若当前凭证为外部系统生成的凭证可将鼠标移到记账凭证的标题处按下鼠标左键系统显示当前凭证来自哪个子系统凭证反映的业务类型与业务号。当光标在某一分录上时单击凭证右下方的图标则显示生成该分录的原始单据类型、单据日期及单据号。如图:图‹单击〖查最新余额〗按钮显示当前科目最新余额一览表。‹联查:当光标在凭证分录上时单击菜单【查看】下二级菜单项可查询科目明细账、带有辅助核算的明细账和生成这张凭证的原始单据。第一章系统介绍制作红字冲销凭证进入填制凭证功能后用户可通过菜单【制单】下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。输入要冲销的凭证所在月份、凭证类别和凭证号系统自动制作一张红字冲销凭证本功能用于自动冲销某张已记账的凭证。打印凭证选择【打印凭证】菜单或〖打印〗按钮可打印当前显示的凭证、已记账或未记账凭证如图:图、选择打印凭证类别和要打印的凭证号范围不输则打印所有凭证。凭证号范围可以输入为其表示打印号、号、至号凭证。、选择打印凭证的起止期间范围、凭证格式。‹只打印符合指定格式的凭证:只打印所选凭证范围内凭证格式与指定凭证格式相同的凭证。例如:凭证格式选择了金额式则只打印所选凭范围内的金额式的凭证数量外币式的凭证不打印。‹所选凭证按指定格式打印:所有凭证范围内的凭证按指定格式打印。例如:所选凭证范围中有金额式凭证也有数量外币式凭证打印时选择了金额式的凭证格式则那些数量外币式的凭证也都按金额式打印。、制单人:只打印选中制单人的凭证。、打印科目编码:若选择此项则在凭证的科目名称后打印科目编码。有关凭证的套打设置请参见附录《关于套打和套打工具的使用》。汇总打印凭证在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时如果您希望第一章系统介绍将这些笔分录按科目汇总成一笔打印则需要在“会计科目”中对该科目设置汇总打印。详见《系统管理使用手册》的“会计科目设置”一节。例如:某凭证分录如下:科目借方金额贷方金额应收账款()现金人民币()现金人民币()现金美圆()现金美圆()科目设置:科目汇总到现金人民币()现金人民币()现金美元()现金美元()那么打印凭证结果为:科目借方金额贷方金额办公费()现金人民币()现金美元()按凭证引入、引出凭证数据按〖输出〗按钮可将当前显示的凭证内容按Access、Excel、DBF、TXT等数据结构进行输出为二次开发提供数据来源。当选择按文本类型(TXT)输出数据时系统将按凭证引入文本格式引出凭证数据。可实现不同机器间的凭证资源共享。查询凭证本功能用于查询已记账及未记账凭证。单击系统主菜单【凭证】下的【查询凭证】进入“查询凭证”功能如图。图第一章系统介绍、如要按科目、摘要、金额等条件进行查询可按〖辅助条件〗按钮输入辅助查询条件如要按科目自定义项查询可按〖自定义项〗按钮输入自定义项查询条件。、输入查询凭证的条件后屏幕显示凭证一览表如图:图、在凭证一览表中双击某张凭证则屏幕显示此张凭证。、在单张凭证界面可翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找。凭证草稿保存用户在新增凭证过程中如果有意外情况不能继续可以保存这张未完成且未保存过的凭证这张凭证是一张草稿凭证可以是结转生成的凭证但不包括其他系统生成的凭证。在保存时不做任何合法性校验凭证号也不保存。等以后要使用或继续完成这张草稿凭证时可以按操作员引入。如何保存凭证草稿选择【制单】【凭证草稿保存】菜单保存当前未完成的凭证方便以后引用继续完成。每个操作员只能保存一张未完成的凭证保存第二张草稿凭证时系统提示"已存在一张未完成凭证是否覆盖"选择"是"则保存第二张凭证草稿删除第一张如果选择"否"则不保存第二张。引入凭证草稿选择【制单】【凭证草稿引入】菜单将以前未完成的凭证引入继续完成。当凭证填制完成需要保存时系统提示"是否保留引入的凭证"选择"是"则保存那张未完成的凭证以后还可以引用如果选择"否"则删除那张未完成的凭证。现金流量凭证查询第一章系统介绍使用本功能可以按照已记账、未记账和全部凭证或按已填流量项目、未填流量项目等不同的查询范围查看现金流量凭证。查询条件设置单击【凭证】菜单下的【现金流量凭证查询】显示查询条件窗。如图:图输入查询范围:‹选择"全部凭证"在所有凭证中搜索符合条件的凭证‹选择"已记账凭证"则在已记账凭证中搜索符合条件的凭证‹选择"未记账凭证"则在未记账凭证中搜索符合条件的凭证。三者任选其一。选择要查询凭证的类别名称:选择"全部"显示所有符合条件的凭证列表选择"已填流量凭证"或"未填流量凭证"显示所有符合条件凭证三者任选其一。选择查询月份和凭证号范围如果要专门查询某一段时间的凭证请选择"日期范围"此时凭证号范围不可选。选择凭证来源于哪个外部系统为空表示所有系统的凭证。选择要查询由哪一位制单人制作的、哪位审核人审核的或由哪一位出纳员制作的凭证如果不选则系统默认为全部制单人、审核人或出纳员。在科目编码处选择现金流量核算的科目编码可以选择科目发生额是借方或贷方可以点击参照图标选择现金流量项目查找符合条件的凭证。可以输入常用摘要作为查询条件。输入查询凭证的条件确认后显示符合条件的凭证列表。现金流量凭证表根据输入的查询条件显示符合条件的凭证列表。左边显示现金流量凭证表右边显示与左边凭证对应的现金流量项目。如图:第一章系统介绍图如何使用修改功能:在左边的现金流量凭证表中选择要修改的现金流量凭证点击"修改"按钮显示现金流量表修改窗口在窗口提示中修改。如图:图如何使用过滤功能:点击"过滤"按钮显示"凭证查询"窗口过滤设置同查询条件设置。会计制单技巧常用摘要在日常填制凭证的过程中因为业务的重复性发生经常会有许多摘要完全相同或大部分相同如果将这些常用摘要存储起来在

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