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计算机二级access数据库入门级应用基础课件6报表.ppt

计算机二级access数据库入门级应用基础课件6报表

中式烹调师
2019-04-02 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《计算机二级access数据库入门级应用基础课件6报表ppt》,可适用于职业岗位领域

第五章报表本章学习任务报表的定义与组成报表的分类创建报表编辑报表(主要种操作)报表排序和分组本章学习任务(续)使用计算控件创建子报表创建多列报表设计复杂的报表打印、预览和保存报表报表的定义与组成报表的定义窗体的概念和作用报表是Access数据库的对象之一它根据指定规则打印输出格式化的数据信息。报表的功能:报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。报表与窗体相似处:建立过程基本一样。不同处:①报表只能输出数据而窗体不仅可输入还可输入数据。②报表可以有效地对大量信息进行显示和汇总而窗体不能。报表与窗体③建立窗体的目的是显示、输入、编辑数据及控制应用程序执行的交互的友好操作界面。建立报表的目的则是为提供实用、灵活的输出格式报表是以打印格式展示数据的一种有效的方式。报表的视图Access的报表操作提供了种视图:ldquo设计rdquo视图:用于创建和编辑报表的结构。ldquo打印预览rdquo视图:用于查看报表的页面数据输出形态。ldquo版面预览rdquo视图:只能在报表的设计视图下可用。用于快速查看报表的基本布局但可能不包含全部数据。演示个视图的切换通过ldquo报表设计rdquo工具栏中ldquo视图rdquo按钮来进行切换。报表的组成报表页眉:在报表开始处用来显示说明性文字。只打印在报表的开始处。页面页眉:用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称。主体:打印表或查询中的记录数据。页面页脚:打印在每页的底部用来显示本页的分组统计结果。报表页脚:用来显示整份报表的汇总说明。在所有记录都被处理后只打印在报表内容的结束处。图报表的组成区域(设计视图下)节主体节不可少其他部分成对添加隐藏。报表设计区报表页眉节用来显示说明性文字。其中任何内容都只能在报表的开始处只打印在报表的开始处。即报表的第一页打印一次。如ldquo学生基本信息rdquo报表可在报表页眉加标题:学生信息输出。主要用在封面。页面页眉节用来显示报表中的字段名称(列标题)或对记录的分组名称。其中的文字或控件一般输出显示在每页的顶端。即在每一页上都显示。组页眉节可以根据需要在报表设计个基本节区域的基础上还可以使用ldquo排序与分组rdquo属性来设置ldquo组页眉组页脚rdquo区域以实现报表的分组输出和分组统计。显示分组字段内容。报表分组显示、统计设计分组标题组页眉字段名称分组结果主体节主体节用来处理每条记录其字段数据均须通过文本框或其他控件(主要是复选框和绑定对象框)绑定显示。可以包含计算的字段。如:ldquo工龄rdquo为year(date())year(工作时间)组页脚节主要安排文本框或其他类型控件显示各个分组中的统计数据结果。如:ldquo平均成绩rdquo为avg(成绩)报表分组显示、统计输出(部分)可以从ldquo视图rdquo菜单中选择ldquo排序与分组rdquo选项打开如图所示的数据ldquo排序与分组rdquo窗体进行设定。页面页脚节一般包含页码或控制项的合计内容数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中。每一页最后显示。报表页脚节该节区一般是在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面。通过报表页脚区域放置文本框或其他一些类型控件可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。如:所有学生的平均年龄为Sum(年龄)报表的分类报表分为以下种:纵栏式报表表格式报表图表报表标签报表纵栏式报表(窗体报表)在一页中主体节区内显示一条或多条记录且以垂直方式显示。字段标题信息与字段记录数据全部在每页的主体节区内显示。图纵栏式报表输出表格式报表以行、列形式显示记录数据通常一行显示一条记录一页显示多行记录。注意:记录数据的字段标题信息在页面页眉节区内显示。图表格式报表输出图表报表图表报表是指包含图表显示的报表类型。图图表报表输出标签报表(邮件标签)以紧凑的形式打印表或查询中的数据。一页上打印多个标签。便于裁剪。图标签报表输出创建报表在Access中提供种创建报表的方式:使用ldquo自动报表rdquo功能使用向导功能使用ldquo设计rdquo视图创建。实际应用时首先使用ldquo自动报表rdquo或向导功能快速创建报表然后在ldquo设计rdquo视图中进一步完善。使用ldquo自动报表rdquo创建报表是一种快速创建报表的方法。先为报表选择数据源然后选择报表类型:纵栏式或表格式(前两步顺序可调)最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。例在教学管理mdb中使用ldquo自动报表rdquo创建学生信息报表。创建过程如下面图示图ldquo新建报表rdquo对话框这种方法创建出的报表只有主体区没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。创建过程中不能对字段进行设置。使用ldquo报表向导rdquo创建报表提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息。例题以ldquo教学管理mdbrdquo数据库文件中已存在的ldquo学生选课成绩表rdquo查询对象为基础利用向导创建ldquo学生选课成绩报表rdquo。具体步骤如图示:创建过程中可以对字段进行分组排序设置可以选择报表样式。使用ldquo图表向导rdquo创建报表例使用ldquo图表向导rdquo创建一个ldquo教师职位统计表rdquo图标报表在第五步中要改变图例中的文字时通过在图表中点击ldquo右键rdquo在其中选择ldquo图表选项rdquo来定制。使用ldquo标签向导rdquo创建报表例制作以图所示的标签报表。操作步骤如下图所示:使用ldquo设计rdquo视图创建报表主要操作过程:①创建空白报表并选择数据源②添加页眉页脚③布置控件显示数据、文本和各种统计信息④设置报表排序和分组属性⑤设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。例题使用ldquo设计rdquo视图来创建如图所示的ldquo学生选课成绩表rdquo表格式报表。具体步骤如下:报表选择器编辑报表在报表ldquo设计rdquo视图中对已创建的报表进行编辑和修改:主要操作项目有:设置报表格式添加背景图案、页码及时间日期等。设置报表格式Access中提供了种预定义报表格式:ldquo大胆rdquo、ldquo正式rdquo、ldquo浅灰rdquo、ldquo紧凑rdquo、ldquo组织rdquo和ldquo随意rdquo通过使用这些自动套用格式可以一次性更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性。设置报表格式操作步骤如下:()ldquo设计rdquo视图打开报表。()选择格式更改的对象。()单击ldquo工具栏rdquo上的ldquo自动套用格式rdquo按钮。演示单击ldquo选项rdquo按钮后展开的对话框。MicrosoftAccess将套用用户在报表中最后一次使用的自动套用格式。如果还不曾使用过向导来创建报表或还没使用过ldquo格式rdquo菜单中的ldquo自动套用格式rdquo命令Access将使用ldquo标准rdquo自动套用格式。添加背景图案例题通过在ldquo设计rdquo视图中打开报表利用报表选择器打开报表ldquo属性rdquo窗体在ldquo格式rdquo选项卡中选择ldquo图片rdquo属性进行背景图片的设置。设置背景图片的其他属性。主要有:图片类型-ldquo嵌入rdquo或ldquo链接rdquo图片缩放模式-ldquo裁减rdquo、ldquo拉伸rdquo或ldquo缩放rdquo图片大小调整方式图片对齐方式图片平铺图片出现属性页添加日期和时间例法一:在ldquo设计rdquo视图中打开报表单击ldquo插入rdquo菜单中的ldquo日期和时间rdquo命令法二:直接在报表上添加一个文本框通过设置其ldquo控件源rdquo属性为日期或时间的计算表达式(如=Date()或=Time())来显示日期与时间。上机问题图表的设置更改。插入日期、时间时如没有报表页眉时自动插入在主体节。若有报表页眉则插入在报表页眉时。结合型文本框控件只要指定控件来源。结合型组合框、结合型列表框控件不仅要指定控件源还要指定行来源(借助查询)。添加分页符和页码在报表中添加分页符在报表中在某一节中使用分页控制符来标志需要另起一页的位置。通过在ldquo设计rdquo试图下单击工具箱中的ldquo分页符rdquo按钮。注意:分页符应设置在某个控件之上或之下以免拆分了控件中的数据。如果要将报表中的每个记录或记录组都另起一页可以通过设置组标头、组注脚或主体节的ldquo强制分页rdquo属性来实现强制分页设置设置说明无(默认值)当前节(正在设置属性的节)在当前页中打印。节前当前节在新页的顶部打印。节后下一节在新页的顶部打印。节前和节后当前节在新页的顶部打印下一个节也将在另一新页的顶部打印。在报表中添加页码ldquo设计rdquo视图中打开报表单击ldquo插入rdquo菜单中的ldquo页码rdquo命令在ldquo页码rdquo对话框中根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。通过选中ldquo在第一页显示页码rdquo复选框来设定是否在第一页显示页码使用节报表中的内容以节划分的。每一个节都有其特定的目的而且按照一定的顺序打印在页面及报表上在ldquo设计rdquo视图中节代表各个不同的带区每一节只能别指定一次。在打印报表中某些节可以指定多次可以通过放置控件来确定在节中显示内容的位置。添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚改变报表的页眉、页脚或其他节的大小为报表中的节或控件创建自定义颜色绘制线条和矩形在报表上绘制线条利用工具箱中的ldquo线条rdquo工具。通过ldquo格式rdquo工具栏中的ldquo线条边框宽度rdquo按钮和ldquo属性rdquo按钮可分别更改线条样式和边框样式在报表上绘制矩形报表排序和分组记录排序使用ldquo报表向导rdquo创建报表时操作到ldquo报表向导rdquo第三个对话框时会提示设置报表中的记录排序。在ldquo报表向导rdquo中设置字段排序限制最多一次设置个字段并且限制排序只能是字段。ldquo设计视图rdquo中一个报表最多可以安排个字段或字段表达式进行排序。例题在ldquo教师信息表rdquo报表设计中按照ldquo工作时间rdquo由早到晚进行排序输出。通过ldquo视图rdquo菜单下的ldquo排序与分组rdquo命令项记录分组分组是指报表设计时按选定的某个(或几个)字段值是否相等而将记录划分成组的过程。先选定分组字段在这些字段上值相等的记录归为同一组字段值不等的记录归为不同组。报表通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出。一个报表中最多可以对个字段或表达式进行分组。例题设计报表对学生成绩进行分组统计。()打开ldquo教学管理mdbrdquo数据库文件。()按照要求设计报表的数据源-ldquo学生选课成绩表rdquo查询()在ldquo设计rdquo视图中创建一个空白报表设置其数据源为ldquo学生选课成绩表rdquo查询。使用计算控件报表设计过程中除了在版面上布置绑定控件直接显示字段外还需进行各种运算并将结果显示出来。比如:报表设计中页码的输出都是通过设置绑定控件的控件源为计算表达式形式而实现的这些称为ldquo计算控件rdquo报表添加计算控件计算控件的控件源是计算表达式例题在ldquo教师信息表rdquo报表设计中根据教师ldquo工作时间rdquo字段值使用计算控件来计算教师工龄。在ldquo设计rdquo视图中删除ldquo工作时间rdquo的ldquo标签rdquo控件及ldquo文本框rdquo控件新插入一个ldquo标签rdquo控件或ldquo文本框rdquo控件设定标签显示文本为ldquo工龄rdquo设定文本框的ldquo控件来源rdquo属性为计算表达式报表统计计算在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要由两种形式:在主体节内添加计算控件组页眉组页脚节区内或报表页眉报表页脚节区内添加计算字段创建子报表子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时两个报表中的一个必须作为主报表主报表可以是绑定的也可以是非绑定的即报表可以基于数据表、查询或SQL语句也可以不基于其他数据对象。非绑定的主报表可作为容纳要合并的无关联子报表的ldquo容器rdquo。主报表中可以包含子报表或子窗体。一个主报表中最多可以包含两级子窗体或子报表。在已有报表中创建子报表注意:在创建子报表之前首先要确定主报表和子报表之间已经建立了正确的联系这样才能保证其在子报表中的记录与主报表中的记录之间有正确的对应关系。例在ldquo学生信息表rdquo主报表中增添ldquo选课成绩信息rdquo子报表。操作步骤如图示:()首先创建基于ldquo学生表rdquo数据源的主报表子报表插入预留区域图示为没有建立表之间的关系而出项的错误提示对话框因而在创建子报表之前要建立学生表、课程表、选课表之间的关联将某个已有报表添加到其他已有报表来创建子报表具体操作步骤:()在ldquo设计rdquo视图中打开作为主报表的报表()确保工具箱中的ldquo控件向导rdquo按钮已按下()按F键切换到数据库窗口()将报表或数据表从ldquo数据库rdquo窗口拖动到主报表中需要插入子报表的节区这样Access数据库就会自动将子报表控件插入到报表中()调整、预览并保存报表。注意:在子报表链接到主报表之前应当确保已正确的建立了表间关系。链接主报表和子报表通过ldquo报表向导rdquo或ldquo子报表向导rdquo创建子报表在某种条件下(例如同名字段自动链接等)Access数据库会自动将主报表与子报表进行链接。但如果主报表和子报表不满足指定的条件则可以通过下列方法来进行链接:()在ldquo设计rdquo视图中打开主报表。()选择ldquo设计rdquo视图中的子报表控件然后单击工具栏上的ldquo属性rdquo按钮打开ldquo子报表属性rdquo对话框如图所示。在ldquo链接子字段rdquo属性框中输入子报表中ldquo链接字段rdquo的名称并在ldquo链接主字段rdquo属性框中输入主报表ldquo链接字段rdquo名称。在ldquo链接子字段rdquo属性框中给的不是控件的名称而是数据源中的链接字段名称。若难以确定链接字段可以打开其后的ldquo生成器rdquo工具去选择构造。()单击ldquo确定rdquo按钮完成链接字段的设置。注意:设置主报表子报表链接字段时链接字段并不一定显示在主报表或子报表上但必须包含在主报表子报表的数据源中。创建多列报表设置多列报表的操作步骤如下:()创建普通报表。()单击ldquo文件rdquo菜单中的ldquo页面设置rdquo命令显示ldquo页面设置rdquo对话框如图所示。()在此对话框中单击ldquo列rdquo选项卡在ldquo网格设置rdquo标题下ldquo列数rdquo框中输入每一页所需的列数这里设置ldquo列数rdquo为ldquo行间距rdquo属性中可输入ldquo主体rdquo节中每个标签记录之间的垂直距离ldquo列间距rdquo属性中输入各标签列之间的距离。在ldquo列尺寸rdquo标题下ldquo宽度rdquo框中输入单个标签的列宽ldquo高度rdquo框中输入单个标签的高度值在ldquo列布局rdquo标题下通过选择ldquo先列后行rdquo或ldquo先行后列rdquo选项设置列的输出布局()单击ldquo页rdquo选项卡在ldquo页rdquo选项卡的ldquo打印方向rdquo标题下单击ldquo纵向rdquo或ldquo横向rdquo选项来设置打印方向。()单击ldquo确定rdquo按钮完成报表设计。()预览、命名保存设计报表。设计复杂的报表报表设计中通过正确而灵活的使用ldquo报表属性rdquo、ldquo控件属性rdquo和ldquo节属性rdquo可以设计出更精美、更丰富的各种形式的报表。报表属性显示报表属性对话框:可以通过单击工具条中的ldquo属性rdquo按钮单击ldquo视图rdquo菜单中ldquo属性rdquo命令

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