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上传者: Azura 2013-07-12 评分 5 0 141 19 639 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《公文格式doc》,可适用于领域,主题内容包含国家行政机关各类公文格式和写作范例北斗星计算机培训中心年月日目  录国家行政机关公文格式前  言 范围 引用标准 定义 公文用纸主要技术指标 公文用符等。

国家行政机关各类公文格式和写作范例北斗星计算机培训中心年月日目  录国家行政机关公文格式前  言 范围 引用标准 定义 公文用纸主要技术指标 公文用纸幅面及版面尺寸 公文中图文的颜色 排版规格与印制装订要求 公文中各要素标识规则 页码 公文中表格 公文的特定格式《国家行政机关公文格式》条文释义范围引用标准定义公文用纸主要技术指标公文用纸幅面及版面尺寸公文中图文的颜色排版规格与印制装订要求公文中各要素标识规则页码公文中表格ll公文的特定格式式样各类公文格式和写作范例令(一)令的写作格式(二)令的写作范例指示(一)指示的写作格式(二)指示的写作范例公告(一)公告的写作格式(二)公告的写作范例决议(一)决议的写作格式(二)决议的写作范例议案(一)议案的写作格式(二)议案的写作范例函(一)函的写作格式(二)函的写作范例决定(一)决定的写作格式(二)决定的写作范例通告(一)通告的写作格式(二)通告的写作范例规定(一)规定的写作格式(二)规定的写作范例意见(一)意见的写作格式(二)意见的写作范例(一)通报的写作格式(二)通报的写作范例通知(一)通知的写作格式(二)通知的写作范例会议纪要(一)会议纪要的写作格式(二)会议纪要写作范例办法(一)办法的写作格式(二)办法的写作范例章程(一)章程的写作格式(二)章程的写作范例条例(一)条例的写作格式(二)条例的写作范例细则(一)细则的写作格式(二)细则的写作范例(一)请示的写作格式(二)请示的写作范例批复(一)批复的写作格式(二)批复的写作范例会议记录(一)会议记录的写作格式(二)会议记录的写作范例报告(一)报告的写作格式(二)报告的写作范例国家行政机关公文格式GBT 代替GBLayoutkeyforofficialdocumentofadministration 前  言本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GBT -进行修订。本标准相对GBT -作如下修订:()将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》()删去原标准中的引言部分()删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释()对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整将国际标准A型纸作为用纸纸型删去国内开型纸张的相应说明()对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整()不设各标识域而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明()增加了公文用纸的主要技术指标()增加了印刷和装订要求()增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号()增加了主要公文式样。本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。本标准为第一次修订。本标准由国务院办公厅提出。本标准起草单位:中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。本标准主要起草人:孟辛卯、房 庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。  范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文其格式可参照本标准按有关规定执行。  引用标准下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时所示版本均为有效。所有标准都会被修订使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB- 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸  定义本标准采用下列定义。 字 Word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 行 line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以号字高度加号字高度倍的距离为一基准行。  公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为gm~gm的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为%~%横向耐折度次不透明度%pH值为~。  公文用纸幅面及版面尺寸 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT中规定的A型纸其成品幅面尺寸为:mmmm尺寸的允许偏差见GBT。 公文页边与版心尺寸  公文用纸天头(上白边)为:mmmm  公文用纸订口(左白边)为:mmmm  版心尺寸为:mmmm(不含页码)  公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。  排版规格与印制装订要求 排版规格正文用号仿宋字一般每面排行每行排个字。 制版要求版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过mm。 印刷要求双面印刷页码套正两面误差不得超过mm。黑色油墨应达到色谱所标BL红色没墨应达到色谱所标Y%M%。印品着墨实、均匀字面不花、不白、无断划。 装订要求公文应左侧装订不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落后背平整、不空。两页页码之间误差不超过mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各处允许误差mm。平订钉锯与书脊间的距离为mm~mm无坏钉、漏钉、重钉钉脚平伏牢固后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差mm四角成无毛茬或缺损。  公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心即mm)以上的各要素统称眉首置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记。 眉首 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第行。 秘密等级和保密期限如需标识秘密等级用号黑体字顶格标识在版心右上角第行两字之间空字如需同时标识秘密等级和保密期限用号黑体字顶格标识在版心右上角第行秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 紧急程度如需标识紧急程度用号黑体字顶格标识在版心右上角第行两字之间空行如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第行紧急程度顶格标识在版心右上角第行。 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为mm。对于上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定但最大不能等于或大于mmmm。联合行文时应使主办机关名称在前“文件”二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行文机关过多必须保证公文着页显示正文。 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空行用号仿宋体字居中排布年份、序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号“〔〕”括入序号不编虚位(即不编为)不加“第”字。发文字号之下mm处印一条与版心等宽的红色反线。 签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字签发人姓名居右空字签发人用号仿宋体字签发人后标全角冒号冒号后用号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第行其他签发人姓名从第行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为mm。 主体 公文标题红色反线下空行用号小标宋体字可分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当。 主送机关标题下空行左侧顶格用号仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上标识方法同抄送。 公文正文主送机关名称下一行每自然段左空字回行顶格。数字、年份不能回行。 附件公文如有附件在正文下一行左空字用号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:”)附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第行顶格标识“附件”有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订应在附件左上角第行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。 成文时间用汉字将年、月、日标全“零”写为“”成文时间的标识位置见。 公文生效标识 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文时间。成文时间右空字加盖印章应上距正文mm~mm端正、居中下压成文时间印章用红色。当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文时间上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文时间上。 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时应将成文时间拉开左右各空字主办机关印章在前两个印章均压成文时间印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切相距不超过mm。当联合行文需加盖个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前每排最多排个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空字标识成文时间。 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距、字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 附注公文如有附注用号仿宋体字居左空号字加圆括号标识在成文时间下一行。 版记 主题词主题词”用号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用号小标宋体字词目之间空字。 抄送公文如有抄送在主题词下一行左空字用号仿宋体字标识“抄送”后标全角冒号回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关。 印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占行位置用号仿宋体字。印发机关左空字印发时间右空字。印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识。 版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线宽度同版心。 版记的位置版记应置于公文最的一页版记的最后一个要素置于最后一行。  页码用号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条号一字线一字线距离版心下边缘mm。单页码居右空字双页码居左空字。空白页和空白页以后的页不标识页码。  公文中表格公文如需附表对横排A纸型表格应将页码放在横表的左侧单页码置于表的左下角双页码置于表的左上角单页码表头在订口一边双页码表头在切口一边。公文如需附A纸型表格且当最后一页为A纸型表格时封三、封四(可放分送不放页码)就为空白将A纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页(封四)上。  公文的特定格式 信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为mm推荐用小标宋体字字号由发文机关酌定发文机关全称下mm处为一条武文线(上粗下细)距下页边mm处为一条文武线(上细下粗)两条线长均为mm。每行居中排个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。 命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成用红色小标宋体字字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘mm下边缘空行居中标识标识令号令号下空行标识正文正文下一行右空字标识签发人签名章签名章左空字标识签发人职务联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。 会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同用红色小标宋体字字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。                  国家质量技术监督局--批准发布--实施 《国家行政机关公文格式》条文释义 范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文其格式可参照本标准按有关规定执行。本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。()内容范围内容范围只涵盖国家行政机关公文(以下简称“公文”)格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。()适用范围本标准适用于国家各级行政机关的公文其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。()特定范围《办法》规定少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。引用标准GB/T印刷、书写和绘图纸幅面尺寸在本标准中引用的国家标准GB/T《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸在一般的公文用纸中主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO等同采用过来的因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中公文用纸的纸型为A型即幅面尺寸为mmmm并规定各裁边的误差为土mm。因此GB/T一《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB/T《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。定义本标准采用下列定义。.字Word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。.行line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以号字高度加号字高度/倍的距离为一基准行公文标题以号字高度加号字高度/倍的距离为一基准行。在本标准中为确定公文中各项要素的位置就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此对于公文的横向描述形式就是“字”纵向描述就是“行”。在这两项定义中“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除号标题外)指的是号字高度加其/倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为g/m一g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为%一%横向耐折度次不透明度%pH值为..。由于公文的特殊地位一方面要考虑其外观严肃、庄重另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。公文用纸的质量为g/Mg/m的胶版印刷纸或复印纸是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于g/m的胶版印刷纸一般公文用纸可以采用g/m的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于g/m的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法各使用单位可根据自己的情况具体掌握只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标进行分析总结得来的。纸张白度如果过低看上去纸张较黑如同报纸一般很不庄重纸张白度过高反光度加大看上去晃眼特别是在晚间纸张白度过高对视力影响很大时间长了很不舒服。横向耐折度次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转如果公文用纸过脆没看几次纸张就发生断裂使公文不能完整地保存将直接影响公文效力的发挥。不透明度%是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高在正反两面所印的文字就会出现相互洇透看上去文字很花很乱导致印制质量不高影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。pH值为..是根据国家档案局制定的行业标准DA/T一《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。这项行业标准规定存档时间在年以上的一般耐久纸其用纸的pH值应为..。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要因此有必要对此项指标加以规定。公文用纸幅面及版面尺寸.公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T中规定的A型纸其成品幅面尺寸为:mmmm尺寸的允许偏差见GB/T。.公文页边与版心足寸公文用纸天头(上白边)为:mmlmm公文用纸订口(左白边)为:mmmm版心尺寸为:mmmm(不含页码)本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的开型而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑:()采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势国际标准化组织(ISO)早在年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准即ISO:其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A型(lmmmm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用即可容纳较多的信息又大小适中让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A型标准作为基本纸型的。鉴于A型纸是国际标准的纸型因此得到各国和各国际组织的广泛应用其公文用纸大多是采用A型纸。国际会议也无一不是采用A型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查在所收集到的公文范例中无一不是采用A型纸作为公文用纸。()我国已基本具备采用国际标准A型公文用纸的条件我国在年和年分别等效ISO和ISO制定了我国国家标准GB/T和GB/T。但考虑到我国的实际情况在这两项标准中还规定了我国自己的标准开型。随着国际标准A型的普及各国普遍将A型纸作为公文用纸和书写用纸同时各种办公自动化设备具备处理A型纸的功能使A型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB/T和GB/T已作了修订明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸这也为我国公文用纸采用国际标准A型使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。()淘汰开型纸的必要性及基本条件分析长期以来我国在公文用纸方面一直沿用开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。用这种纸型印制的公文承载有效信息量小不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格还有用B型纸与l开型纸混用的。纸型规格的不一导致有的政府文件的前后页大小不一公文质量受到影响也不严肃。而国际标准A型规格比较严格无论在哪里买到的A型纸其误差不会超过lmm可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l开型公文用纸纸型采用国际标准A型作为公文用纸是十分必要的。将公文用纸由l开型改为国际标准A型是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机绝大部分都是以A型作为基本纸型很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新可以印制A型公文。目前淘汰开型纸采用A型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A型。公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文在一般情况下除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复在此作总体规定。排版规格与印制装订要求.排版规格正文用号仿宋体字文中如有小标题可用号小标宋体字或黑体字一般每面排行每行排个字。.制版要求版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过lmm。.印刷要求双面印刷页码套正两面误差不得超过mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl%红色油墨应达到色谱所标Y%M%。印品着墨实、均匀字面不花、不白、无断划。.装订要求公文应左侧装订不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落后背平整、不空。两页页码之间误差不超过mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l/处允许误差mm。平订钉锯与书脊间的距离为mm一mm无坏钉、漏钉、重钉钉脚平伏牢固后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差lmm四角成度无毛茬或缺损。长期以来我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求使得公文印制和装订不规范质量差也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。()在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时就需要调整某一面的字数和行数以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。()在标准中给出制版要求是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定以保证公文印制质量减少不合格公文的出现。()在标准中给出印刷要求是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文就可以基本保证公文的颜色的相对一致。()在标准中给出装订要求是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现一些公文在装订时不规范散页明订的现象普遍坏钉现象时有发生钉锯的钉位也很不规范因而导致公文掉页现象出现直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定就是对形成公文的最后一道工序严格把关以保证公文的质量。公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心即mm)以上的各要素统称眉首置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记。本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分是为叙述方便更重要的是这三个部分各有其特点具有相对的独立性界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。主体的特点是位置经常变动依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分称之为“主体”有其道理。版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷版记的位置有一个位于哪一面的问题如果公文有附件版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。 用一个形象的比喻眉首可称之为公文的“头”主体称之为公文的“身”版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分既便于从总体上掌握其联系又便于对其进行“解剖”掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点也是本标准在结构上的最大特点。.眉首..公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要也可对不带密级的公文编制份数序号如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此发文机关在发文和收文机关在收文时都要登记份数序号。本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码对编几位未作规定。一般来说应根据公文的份数来决定编几位但至少应不少于两位即“”编为“”如果单编“l”会使人不知其意以为是误印上去的。对份数序号有的是用印号机手工在成文上加盖有的印刷设备带有印号功能可以与成文同时印刷对此本标准不作统一规定公文印发机夫可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第行。..秘密等级和保密期限如需标识秘密等级用号黑体字顶格标识在版心右上角第l行两字之间空l字如需同时标识秘密等级和保密期限用号黑体字顶格标识在版心右上角第l行秘密等级和保密期限之间用“”隔开。秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害“机密”是重要的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害“秘密”是一般的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发单位能够知道保密期限可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限在秘密等级和保密期限间用“”隔开。如:绝密个月意味着该公文属于绝密等级保密的期限为个月过期即可解密。在此需要说明的是如不标识保密期限秘密等级两字之间应空l字距离如需标注保密期限则秘密等级的两字间则不空l字距离以使该字段不致过长。..紧急程度如需标识紧急程度用号黑体字顶格标识在版心右上角第行两字之间空字如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第行紧急程度顶格标识在版心右上角第行。紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。..发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上边缘至版心上边缘为mm。对于上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度可在发文机关标识上空行向下依次标识(见图三)。发文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定但一般应小于mmmm(高宽)。联合行文时应使主办机关名称在前“文件”二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行文机关过多必须保证公文首页显示正文。发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字如国务院就有“国务院任免通知”红头形式本标准给这类“红头”留了余地未规定一律要加“文件”二字但只限于特定的公文。一般来说行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。发文机关标识的字体本标准推荐使用小标宋体字是因为小标宋体字显得庄重其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。发文机关标识的字号本标准以mmmm为高限现行“国务院文件”的字号即是mmmm。本标准以此为高限就是要求除“国务院文件”以外其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”以显示国务院作为最高国家行政机关的地位具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。关于发文机关标识的位置本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为mm也就是留出mm(约行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意即使上述项要素均不需要标识也要留出这段空白也就是说在设计文件红头时发文机关位置应自上页边起留出天头mm十mm=mm的距离。第二种仅限于上行文凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为mm即要留出mm一mm=mm的空白供上级机关批示文件用也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头mm十mm十mm=mm。各行政机关在设计文件“红头”时两种形式均应具备即平行文或下行文发文机关标识距上页边为mm上行文发文机关标识距上页边为mm。关于联合行文本标准规定“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有家联合行文)就可能出现把正文挤出首页的情况而公文如果首页没有正文使人一看首页还不知道文件内容是什么是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文发文机关过多只能挤发文机关不能挤正文可将发文机关字号缩小行距缩小直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空行用号仿宋体字居中排布年份、序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号“〔”括入序号不编虚位(即不编为O)不加“第”字。发文字号之下mm处印一条与版心等宽的红色反线。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等“铁”代铁道部“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要特别是知道了文件的主办部门是谁可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”“国”代国务院而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多可能各有所代的层次但尽量以简化为好。年份要用全称不应简化如“”、“”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号因为当引用公文时标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起如果年份用中括号括起就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起今后也要按本标准的规定使用六角括号。序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编即是哪个部门主办的只要是同一发文形式就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位不加“第”(有的单位加“字”)等虚字主要是讲究实用尽量减少公文的字数。发文字号的位置本标准规定在发文机关标识下空行规定在发文字号之下mm处印一条与版心同宽的红色反线这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是行位置发文字号应标在第行并且不要紧贴红色反线空出约mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。.签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字签发人姓名居右空字签发人用号仿宋体字签发人后标全角冒号冒号后用号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第l行其他签发人姓名从第行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为mm。签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧也就是要和发文字号同处在第行不过此时发文字号便不要居中了要居左空字签发人则右空字这样排列起来对称、美观。还要注意“签发人(会签人)”三字用仿宋体签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。如果有多个签发人或者有的文件按规定还需要标注会签人这时的标识方法是发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列如果行位置放不下将红色反线下移但排列顺序和原则不变发文字号居左空字和签发人.姓名居右空l字的要求不变。主体..公文标题红色反线下空行用号小标宋体字可分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当。本标准规定公文标题在红色反线之下空行标识居中排布。应该说在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下居中排列不难做到按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如本标准规定公文首页必须显示正文这就是原则任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下必要时可作适当变通如前所述发文机关多、签发人会签人多本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法因为格式毕竟是为公文的内容服务的是为公文的办理服务的。..主送机关标题下空l行左侧顶格用专仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上标识方法同抄送。本标准规定主送机关在标题下空l行顶格标识回行时仍顶格。本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法即将主送机关移至版记中的主题词之下。如果因仅差一行就可以不挤出正文时主送机关在标题下也可以不空行道理不再赘述。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府”。..公文正文主送机关名称下l行每自然段左空字回行顶格。数字、年份不能回行。正文的标识方法同写信一样在主送机关名称之下第行开始标注每起一自然段均要左空字。本标准特意规定公文中的数字、年份、(用阿拉伯数码标识的)均不能回行这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纸漏数字、年份回行权易出现差错也易使读者看错。..附件公文如有附件在正文下空l行左空字用号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:.”)附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第行顶格标识“附件”有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订应在附件左上角第行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。公文正文中有一些内容如图表、名单、规定等如穿插在公文正文中往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述而又是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是公文的附件是正文内容的组成部分与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点需要在公文正文之后标注附件的序号和名称然后在附件同样标识附件的序号和名称以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的.附件序号和名称与附件的序号和名称不一致在法律意义上讲可以不承认该附件是正文的附件附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订如果附件与正文不能一起装订在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定如:附件序号用阿拉伯数码附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定正文后的附件标识要与正文空l行左空字附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。.成文日期用汉字将年、月、日标全“零”写为“O”成文日期的标识位置见..。成文日期是公文生效的时间是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性本标准规定成文日期要用汉字书写即俗称的“大写”不能用阿拉伯数字与汉字混用同时年、月、日要齐全。规定零要写成“O”是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列而采用“一、三、五”这种写法用“O”比较协调。 由于印章一般要盖在成文日期上成文日期要依印章的位置而定这一点在.条会分别介绍。..公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况一种是单一发文机关如何标识公文生效标识另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。..单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期右空字力g盖印章应上距正文行之内端正、居中下压成文时间印章用红色。当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上。印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的特定功能《中华人民共和国刑法.》第二百八十条规定:“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的处年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利情节严重的处年以上年以下有期徒刑”。为了保证印章的真实性提高印章的防伪性本标准对印章的格式做了详密的规定。对只盖一个印章的单一机关发文本标准规定落款处(即成文日期之上)不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空字纵向与正文的距离要依印章的大小而定其标准就是印章加盖在成文日期上上距正文l行之内也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文因为如果空白过大就容易被人私自加入其他内容即“变造”公文。本标准规定印章加盖要端正、居个(即居成文日期之中)。此话说来简单但执行起来却要认真对待特别是手工加盖印章稍一随意就可能不符合标准。国家行政机关的印章均带有国微把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即使是采用印刷技术加盖印章制版时也要严肃认真严格按本标准执行。本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行国务院文件和本标准所附的样式来掌握。之所以这样规定一是显示印章的庄严性特别是完整地显示国徽二是增加成文日期的清晰度防止因图案或文字(特别是国徽)压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。...联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空字主力、机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切相距不超过mm。当联合行文需加盖个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前每排最多排个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空字标识成文时间。两个单位联合行文本标准规定应将成文日期拉开左右各空字主办单位印章在前两个印章均压成文日期互不相交或相切相距不超过mm。其余要求均同一个印章。三个单位联合行文会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此如果公文出现空白印章就等于把单位印模送给了所有收文对象极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章本标准做了这样的规定:所有的行文单位都要署单位名称将印章加盖在单位名称上这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排个这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置右空个字。同样应保证印章间既不相切也不相交每排印章中心线对齐。本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式即不管个别印章适合哪种加盖方式而统一采取一种要下套均下套要中套均中套以保证印章排列整齐、美观。...特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距、字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识“此页无正文”的方法解决。现行公文常出现一种“此页无正文”的格式即当正文之后的空白容不下印章位置时需将印章加盖在下一空白页上于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”并用圆括号括起。这样做是考虑到了防止在空白页私加文字但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口本标准作了规定即在出现上述情况时以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是:当正文之后的空白只有一两行时可以加宽行距至少将一行文字移到下一页如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时可以缩小行距或缩小一两行字距挤出能容下印章的空间。这样使印章与正文务必同处一页不留任何空白堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后各单位要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。..附注公文如有附注用号仿宋体字居左空字加圆括号标识在成文日期下l行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明如“此件发至县团级”、“此件可见报”等不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决这一点

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