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上传者: 崇文拜武 2013-07-05 评分1 评论0 下载16 收藏10 阅读量832 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《01pdf》,可适用于文档模板领域,主题内容包含这是一本专门讲述如何使用Office技巧提高操作技能及办公效率的图书。本书内容涉及到了Office软件的各个方面每个技巧均本着“目的+理论+操作”的符等。

这是一本专门讲述如何使用 Office 技巧提高操作技能及办公效率的图书。本书内容涉及到了 Office 软件 的各个方面,每个技巧均本着“目的+理论+操作”的方法进行讲述,具有很好的实用性与操作性。 全书由 11 章,共 1007 个技巧组成,主要内容包括:Office 综合技巧;Word 文档管理技巧;Word 录 入编辑技巧;Word 表格图像技巧;Word 其他技巧;Excel 数据应用技巧;Excel 编辑管理技巧;PowerPoint、 Outlook、Access、FrontPage 应用技巧等内容。 本书所述技巧内容涉及面广,条理清晰,语言描述简洁、准确。通过本书的技巧的学习,可以有效地使 读者在办公软件的使用中达到事半功倍的效果,充分体验一招鲜的快感。 本书适合广大 Office 软件的使用者学习、参考,同时也是广大办公人员、电脑爱好者、编辑、排版等文 字工作者的贴身秘技,便于随查随用。 图书在版编目(CIP)数据 1 分钟驾驭 Office 2000/XP/2003——高效实用技巧 1000 例/陈东、尹春燕、钟希武编著.—北京:中国林业 出版社;北京希望电子出版社,2005.10 (电脑软、硬件自己动手 DIY 系列) ISBN 7-5038-4096-X I.1... II.陈...尹...钟... III.办公室自动化— 应用软件, Office IV. TP317.1 中国版本图书馆 CIP 数据核字(2005)第 106624 号 出版:中 国 林 业 出 版 社 (100009 北京市西城区刘海胡同 7 号 010-66184477) 北京希望电子出版社(100085 北京市海淀区上地 3 街 9 号金隅嘉华大厦 C 座 611) 网址:www.bhp.com.cn 电话:010-82702660(发行) 010-62541992(门市) 印刷:北京东升印刷厂 发行:全国新华书店经销 版次:2005 年 10 月第 1 版 印次:2005 年 10 月第 1 次 开本:7871092mm 1/16 印张:18.25 字数:404 千字 印数:0001~5000 册 定价:24.00 元 前 言 本书专为希望快速提高办公自动化操作技能与工作效率的用户而编写。全书语言流畅, 内容丰富、图文并茂、易学易懂,总共收录了 1007 个实用性很强的 Office 应用技巧,几乎 涉及到了 Office 软件的各个方面,每个技巧均以“出现情况——解决理论——具体操作” 的层次结构进行讲述。本书主要讲解广大用户经常用到的 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、 Access 和 FrontPage 6 个软件的使用技巧。通过本书细致的讲解,以及有针对性地研究(使 用中经常遇到的一些麻烦和问题,并进行巧妙的解决),用户能够快速地学会使用 Office 系 列办公软件的各种操作方法及技巧。用户可以根据自身的情况有选择地阅读本书某些章节。 全书共分为 11 章,将所有的技巧连贯排序,使用户可以很快地找到自己想要的内容, 查找特别方便。 第 1 章 Office 综合技巧,主要讲解 Word、Excel、PowerPoint 等软件的通用技巧。 第 2 章 Word 篇之文档管理,主要讲解文档的打开关闭技巧、文档保存技巧、文档加密 技巧、文档保护技巧等等。 第 3 章 Word 篇之录入编辑,包括文字录入技巧、特殊符号的输入、文字选择复制、字 体编辑、样式应用、页面编辑等内容。 第 4 章 Word 篇之表格图像,主要讲解表格数据处理技巧、表格格式技巧、图形图像的 绘制管理技巧等等。 第 5 章 Word 篇之其他技巧,包括界面设置技巧、辅助功能、文档打印等内容。 第 6 章 Excel 之数据应用篇,主要讲解数据录入、数据筛选排序、数据导入、数据格式 编辑、数据引用、函数应用技巧等等。 第 7 章 Excel 编辑管理篇,包括单元格使用、工作表的编辑和管理、图表的使用、图形 的使用、文件管理、打印和界面设置等内容。 第 8 章 PowerPoint 篇,主要讲解幻灯片制作、管理、放映以及模板的制作使用等技巧。 第 9 章 Outlook 篇,包括账户管理,邮件的创建、编辑和发送,邮件的阅读,日历和计 划管理等内容。 第 10 章 Access 篇,主要讲解数据库管理各方面的技巧。 第 11 章 FrontPage 篇,主要讲解网页创建保存技巧、页面布局技巧、页面编辑技巧、 网站创建设计技巧、组件添加技巧和网站发布维护技巧等。 本书适合于 Office 软件的初、中、高级用户学习与参考,是广大办公人员、电脑爱好 者以及排版、文秘等专业人士学习和参考的最佳指导用书,还可作为 Office 应用技巧工具 手册,以备随时查阅使用。 本书由陈东、尹春燕、钟希武执笔,在编写过程中,得到了张大为、程明雷、张廷瑞、 颜锋、周斌、张增强、奚望、张海波、刘炫、龙怀冰、陶伟杰、李波涛、包英捷、张金霞、 顼宇峰、张路平、罗皓菡、赵正坤、陈刚、裴红周、贺广治、李晓辉、沈浮、陈林、吕静 等同志大力支持和帮助,在此表示衷心的感谢。 编 者 i 目 录 前言 第 1章 Office 综合技巧 .............. 1 1 快速打开文件 ............................................ 1 2 使用快捷键打开和关闭文件.................... 1 3 巧用 Windows 的【开始】和 【快速启动】 ............................................ 1 4 快速关闭多个文件.................................... 2 5 在保存文件对话框中使用快捷键............ 2 6 快速保存多个文件.................................... 2 7 清除文档记录 ............................................ 2 8 隐藏文档纪录............................................ 2 9 修复损坏的文档........................................ 2 10 如何挽救因存储介质损坏造成的 文档损坏.................................................. 3 11 调整工具栏上的按钮............................... 3 12 找回丢失的菜单 ...................................... 3 13 保存个人的工具栏 .................................. 4 14 制作与众不同的菜单栏和工具栏 .......... 4 15 利用向导复制个人设置 .......................... 4 16 添加自动滚屏按钮 .................................. 4 17 添加【无级缩放字体】按钮................... 5 18 恢复快捷键的初始设置 .......................... 5 19 利用【自动更正】快速输入常用词 ...... 5 20 隐藏屏幕提示.......................................... 6 21 如何在打印预览中编辑文本 .................. 6 22 以草稿输出的方式打印.......................... 6 23 打印文档中的附加信息.......................... 6 24 打印清晰的文件...................................... 7 25 缩放打印.................................................. 7 26 快速打印 Word 文件 .............................. 7 27 如何进行多版打印 .................................. 7 28 如何双面打印.......................................... 8 29 如何检查打印作业的进度 ...................... 8 30 如何选择纸张来源.................................. 8 31 如何设置打印分辨率 .............................. 9 32 如何将 Office 文件另存为 TIFF 文件 ... 9 33 在启动 Office 时显示【日积月累】...... 9 34 安装或删除 Office 中的单个组件.......... 9 35 启用“Office 安全模式”所禁用的 项目 ........................................................ 10 36 如何运用多重剪贴板............................ 10 37 关闭【Office 剪贴板】 ........................ 10 38 如何寻求帮助........................................ 10 39 更换【Office 助手】的图像................ 10 40 更改【帮助】主题的外观 .................... 11 41 如何用 Office 发短信 ............................ 11 42 在 Word 中直接启动 Outlook............... 11 43 Word 中快速创建 PowerPoint 演示文稿 ................................................ 12 44 将 PowerPoint 幻灯片发送到 Word ..... 12 第 2章 Word 篇之文档管理 .....13 2.1 文档打开关闭技巧 ............................ 13 45 快速打开最后编辑的文档 .................... 13 46 如何便捷访问常用文档 ........................ 13 47 在【运行】命令中打开 Word .............. 13 48 创建虚拟文本 ........................................ 14 49 如何在启动 Word 后直接显示 【打开】对话框 .................................... 14 50 快速打开 Word 格式文件..................... 14 51 在 Word 中打开 WPS 格式的文件 ....... 14 52 利用拖放打开的方式复制网页 ............ 15 53 在 Word 中实现文件的预览................. 15 54 如何调整 Word 文件大小 ..................... 15 55 使所有文档都显示在一个窗口中........ 15 ii 56 如何在没有 Word 的机器上 查看文档................................................ 16 57 修改文档模板 ........................................ 16 58 根据原有文档副本创建 ....................... 16 59 创建英文信函 ....................................... 16 60 使用【英文信函向导】修改 原有信函 ............................................... 17 61 快速创建简历 ........................................ 17 2.2 文档保存技巧 ..................................... 17 62 改变默认保存目录................................ 17 63 快速保存 Word 文档 ............................ 17 64 如何设置自动保存................................ 18 65 如何保存修改信息 ............................... 18 66 将文档的某个版本保存为 独立的文件 ........................................... 19 67 关闭最新 Word 版本引入的功能 ......... 19 2.3 文档加密技巧 ..................................... 19 68 文件加密 ............................................... 19 69 宏自动加密 ........................................... 19 70 巧用 Word 的【版本】功能 加密文档 ............................................... 20 71 加密后的小措施..................................... 21 72 利用数字证书保护 word 文档 .............. 21 73 如何进行方便安全的审阅 .................... 21 74 如何使文件不被修改 ............................ 22 75 制作专用 Word...................................... 22 76 从文档中删除文档创建者的 个人资料................................................ 22 2.4 文档保护技巧 ..................................... 23 77 修复损坏的文档..................................... 23 78 利用专用工具挽救 Word 文档 ............. 23 79 指定保存自动恢复文件的位置 ............ 24 80 如何防止宏病毒 ................................... 24 81 如何设置安全级别 ................................ 24 82 如何找回丢失的文件............................ 24 83 如何隐藏文件内容 ............................... 25 2.5 其他文档管理技巧............................ 25 84 如何自定义扩展名 ................................ 25 85 如何合并 Word 文件............................. 25 86 控制转换的字体.................................... 26 87 快速定位文档 ........................................ 26 88 如何处理多余信息................................ 26 89 如何批量转换文件................................ 27 90 如何建立文件超级连接........................ 27 91 将自动图文集词条复制到 另一个模板 ........................................... 27 92 设置【文档结构图】窗格中文本 的格式 ................................................... 28 93 使用阅读版式视图................................ 28 94 添加书签 ................................................ 29 95 利用书签定位文本................................ 29 96 显示书签................................................ 29 97 删除书签 ................................................ 30 98 如何在文件中进行签名........................ 30 99 自动编写文档摘要................................ 31 第 3章 Word 篇之录入编辑 .....32 3.1 文字录入技巧 ..................................... 32 100 快速输入叠字 ...................................... 32 101 用自动图文集输入个人信息 ............... 32 102 快速输入大写中文数字 ...................... 32 103 如何快速输入常用词 .......................... 32 104 利用 F4 键加快文字输入 .................... 33 105 同时标注上下标 .................................. 33 106 快速输脚注尾注 .................................. 33 107 如何快速切换英文大小写 ................... 33 108 如何输入特大字和特小字 .................. 33 109 如何将 Word 文件的统计数字 插入文章中.......................................... 34 110 用鼠标双击定位输入 ........................... 34 111 如何使输入法自动切换 ....................... 34 112 如何输入国际音标 ............................... 35 113 在 Word 中插入当前的日期和时间.... 35 114 锁定插入的日期和时间 ....................... 35 115 如何快速输入上下标 ........................... 35 iii 116 如何快速输入数学公式....................... 36 117 如何制作带颜色的公式 ....................... 36 118 解决公式编辑器调入速度慢的问题... 36 119 如何输入分式....................................... 36 120 如何输入化学反应方程式 .................. 37 121 用文本框输入多重幂指数................... 37 122 巧用制表符让选项对齐 ...................... 37 3.2 符号录入技巧 ..................................... 37 123 带“圈”字符 ...................................... 37 124 快速输入汉语拼音 .............................. 38 125 如何输入特殊符号 .............................. 38 126 如何快速输入直引号 .......................... 38 127 用 Word 宏输入特殊符号.................... 39 128 输入漂亮的符号 .................................. 39 129 快速输入省略号 .................................. 39 130 快速插入一对大括号 .......................... 39 131 快速插入欧元符号............................... 40 3.3 文本选择复制技巧............................ 40 132 使用键盘选定文字 .............................. 40 133 如何快速选定相同格式的段落 .......... 40 134 如何选取文件中的列 .......................... 40 135 如何实现快速复制 .............................. 40 136 另类方法复制文本 .............................. 41 137 快速选择文本内容............................... 41 3.4 查找和替换技巧 ................................ 41 138 如何使用查找和替换 .......................... 41 139 快速删除单词和句子 .......................... 42 140 如何使用通配符 .................................. 42 141 如何进行快速替换............................... 42 142 使用通配符进行替换方括号内文本 .. 42 3.5 字体编辑技巧 ..................................... 43 143 区分“号”与“磅”的差别 .............. 43 144 设置默认字体 ...................................... 43 145 附加字符格式的去除 .......................... 43 146 如何为拼音设置不同颜色及字体 ...... 44 147 快速设置字体....................................... 44 148 如何调整文字和下划线的距离 .......... 44 149 同时设置中英文字体 .......................... 44 150 水平缩放文本 ...................................... 45 151 去除超链接的下划线 ........................... 45 152 替换为特殊格式的字体 ...................... 45 153 快速转换简体与繁体 .......................... 45 154 如何为文字添加上划线 ...................... 45 155 给英文输入设置行宽 .......................... 46 156 设置自动加标注 .................................. 46 157 精确移动文本 ....................................... 46 158 如何给文件加入漂亮的字体 .............. 46 159 如何解决字体带来的烦恼 .................. 46 160 在 Word 中制作印章 ........................... 47 161 加入动态文字 ....................................... 47 162 如何让文字动起来 .............................. 47 163 快速定位光标 ...................................... 48 164 快速寻找上次修改位置 ...................... 48 165 如何快速获取格式信息 ...................... 48 166 快速移动光标 ...................................... 48 167 一次同时移动多个对象....................... 48 3.6 样式应用技巧 ..................................... 49 168 使用样式设置文本格式 ...................... 49 169 创建新样式 .......................................... 49 170 如何快速更改文本格式 ....................... 49 171 通过【样式库】向当前文档 添加样式 .............................................. 50 172 显示格式 ............................................... 50 173 修改样式 ............................................... 50 174 重命名样式 ........................................... 50 175 删除样式 ............................................... 50 176 快速删除多个样式............................... 50 177 指定后续段落的样式 ........................... 51 178 限制文档的格式设置 ........................... 51 179 在文档窗口中显示段落样式名........... 51 180 打开自动样式定义 .............................. 52 181 打开格式跟踪 ....................................... 52 182 比较两项所选文本的格式 .................. 52 3.7 段落编辑技巧 ..................................... 52 183 去除附加段落格式 .............................. 52 iv 184 设置首字下沉格式 .............................. 52 185 建立新的段落样式 .............................. 53 186 快速调整行间距 .................................. 53 187 精确对齐............................................... 53 188 快速设置段落缩进 .............................. 53 189 让 Word 自动断字 ............................... 54 190 快速复制字体和段落格式 .................. 54 191 让标题不再排在页末........................... 54 192 快速对齐段落 ...................................... 55 193 去除格式标记 ...................................... 55 194 快速去除特殊设置 .............................. 55 195 自动生成编号 ...................................... 55 196 让 Word 在段首自动缩进................... 55 197 快速取消项目编号格式 ...................... 56 198 使用智能标记恢复编号 ...................... 56 199 显示【自动更正选项】智能标记 ...... 56 200 添加行号 ............................................. 56 201 跳过特定段落的行号 .......................... 57 202 如何快速删除空行.............................. 57 203 快速删除硬回车 ................................. 58 204 如何同时编辑长文档的多个部分...... 58 205 用好文本框间的链接功能 ................. 58 3.8 页面编辑技巧 ..................................... 59 206 制作跨栏标题 ..................................... 59 207 平衡各栏文字长度 .............................. 59 208 改变文本框的形状 ............................. 59 209 设置不同页面 ..................................... 59 210 快速打开页面设置 .............................. 60 211 制作水印............................................... 60 212 快速添加联合文件头 .......................... 60 213 添加彩色背景 ...................................... 61 214 在 Word 中制作图文标题 ................... 61 215 使用 Word 的分节符 ........................... 61 216 更改页边距 .......................................... 62 217 设置对称页面的页边距....................... 62 218 更改默认页边距 .................................. 62 219 更改部分文档的边距 .......................... 62 220 选择页面方向...................................... 63 221 在同一文档中使用纵向和横向方向... 63 222 设置用于装订文档的装订线边距 ...... 63 3.9 页眉页脚编辑技巧 ............................ 63 223 创建不同页眉和页脚 .......................... 63 224 设置不同的页号方式 .......................... 63 225 设置不同的页眉及页脚 ...................... 64 226 去掉页眉的横线 .................................. 64 227 修改页眉分隔线的样式 ...................... 64 3.10 题注尾注编辑技巧.......................... 65 228 插入脚注或尾注(一) ...................... 65 229 插入脚注或尾注(二) ...................... 65 230 快速插入脚注和尾注.......................... 65 231 插入自定义格式的注释 ...................... 66 232 删除脚注或尾注 .................................. 66 233 多次引用同一脚注或尾注 .................. 66 234 将注释引用标记设置为上标格式 ...... 66 3.11 目录页码编辑技巧.......................... 67 235 在任意位置插入页码.......................... 67 236 巧用多级列表功能编号...................... 67 237 自动重新分页 ...................................... 67 238 如何自动生成目录.............................. 68 239 更改目录的外观.................................. 68 240 更新目录 .............................................. 69 241 如何快速管理大纲............................... 69 242 如何自动计算总页数 .......................... 69 243 如何为分栏制作页码 .......................... 69 244 在每章中重新编排页码 ...................... 70 245 删除页码 .............................................. 70 246 在首页上隐藏页码 .............................. 70 247 将页码置于页眉或页脚之外 .............. 70 第 4章 Word 篇之表格图像 .....71 4.1 表格数据处理技巧 ............................ 71 248 固定宽度单元格录入 .......................... 71 249 对表格中的文字排版 .......................... 71 250 设置重复标题...................................... 71 251 对齐表格内的小数点 .......................... 71 v 252 在表格中快速求和.............................. 72 253 在表格中利用公式进行计算 ............. 72 254 如何快速设置表格排版方式.............. 72 255 删除表格中的数据 ............................. 72 256 如何使表格文本缩进 ......................... 72 257 让表格中数据快速排序 ...................... 72 258 在表格前插入文本 ............................. 73 4.2 表格格式处理技巧 ...........73 259 表格行列宽度调整技巧 ..................... 73 260 单元格的合并与拆分 ......................... 73 261 加快制作表格的速度 .......................... 73 262 合并多行多列线条.............................. 74 263 垂直分割表格 ..................................... 74 264 快速删除表格中指定的行或列.......... 74 265 让文字适合单元格显示 ..................... 74 266 快速缩放表格 ..................................... 74 267 移动表格 .............................................. 75 268 制作斜线表格 ..................................... 75 269 快速插入多行或多列 ......................... 75 270 快速拆分表格 ...................................... 75 271 变换表格线条的虚实........................... 75 272 制作罗列式结构图 .............................. 76 4.3 其他表格处理技巧............................ 76 273 快速转换铅笔和擦除工具 .................. 76 274 如何制作两个并排的表格 .................. 76 275 在大型表格中快速找到特定记录 ...... 76 276 相同文本的填充 .................................. 76 277 将文字转换成表格............................... 77 278 排版表格和文字 .................................. 77 279 让表格自动排列“序号” .................. 77 280 如何不让表格跨页断行 ..................... 77 281 如何使表格左右绕排文字 .................. 78 282 制作特殊排版效果.............................. 78 4.4 图形编辑绘制技巧............................ 78 283 巧妙改变图片的形状 ......................... 78 284 如何让绘图更标准.............................. 78 285 在 Word 中画图 .................................. 78 286 如何绘制立体几何图形...................... 79 287 如何旋转图片 ...................................... 79 288 快速复制图形...................................... 80 289 绘制折线.............................................. 80 290 统一图形格式...................................... 80 291 快速排列图形 ...................................... 80 292 微移图形 .............................................. 80 293 多图移动技巧...................................... 80 4.5 图形管理技巧 ..................................... 80 294 快速使文件转换为图形 ...................... 80 295 插入图标的技巧.................................. 80 296 如何处理文件中无法显示的图片...... 80 297 转换图像格式 ...................................... 81 298 如何取出 Word 文件中的图片........... 81 299 用图像替换文字.................................. 81 300 使图形位置随文字移动...................... 81 301 将文字转化为图形 .............................. 82 302 调用图章.............................................. 82 303 快速插入图片...................................... 82 304 快速裁剪图片...................................... 82 305 图文混排技巧...................................... 82 306 插入表格、图表等对象时自动 添加题注.............................................. 83 307 为已有的表格、图表等手动 添加题注 ............................................. 83 308 修改题注的编号格式.......................... 83 309 更新题注.............................................. 83 310 隐藏图片来加速滚动 .......................... 84 第 5章 Word 篇之其他..................85 5.1 操作界面设置技巧 ............................ 85 311 快速调整工具栏 ................................... 85 312 添加和删除菜单 .................................. 85 313 隐藏页面空白 ...................................... 85 314 如何改变 Word 界面的背景色 ........... 86 315 快速恢复 Word 的工作环境 ............... 86 316 如何设置默认页面 .............................. 86 317 使用双窗口浏览文件 ........................... 86 vi 318 删除第三方软件添加的菜单栏 .......... 87 319 在 Word 中实现前进/后退功能.......... 87 320 在界面中添加文档网格 ..................... 87 5.2 辅助功能设置技巧............................ 88 321 更改用户模板和工作组模板路径 ...... 88 322 如何完整显示公式.............................. 88 323 禁用智能标记 ..................................... 88 324 调整最近使用文件列表...................... 88 325 将样式复制给其他文件 ..................... 89 326 关闭语法错误标记 ............................. 89 327 在右键菜单中添加【页面设置】 选项 ...................................................... 90 328 显示过宽文件 ..................................... 90 329 创建【自动图文集】 ......................... 90 330 如何设置任务栏快捷键 ..................... 91 331 修改度量单位 ...................................... 91 332 修改拼写检查 ..................................... 92 333 恢复字体所见即所得功能 ................. 92 334 禁止启动 Office 自动优化程序 ......... 92 5.3 文档打印技巧 ..................................... 92 335 逆页序打印 ..

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