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科技档案管理.ppt

科技档案管理

136*****964@sina.cn
2013-05-03 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《科技档案管理ppt》,可适用于企业制度领域

中国人民大学信息资源管理学院宫晓东Email:zuishigvipsinacom国家档案资格证书课程目录目录基本概念企业档案意识创新趋势我国企业档案管理体制的改革企业档案微观管理问题企业与现代企业制度企业与现代企业制度企业(Enterprise)是依法设立的集合生产要素、并在利润动机和承担风险的条件下、为社会提供产品和服务的基本经济单位。企业的特征:、企业直接为社会提供产品或服务、企业行为的直接目的是追求利润、企业必须实行独立核算、自负盈亏。、企业拥有经营自主权、企业是依法纳税单位、企业不能行使非企业的职能企业与现代企业制度企业与现代企业制度所谓企业制度是指以产权制度为基础和核心的企业组织制度和企业管理制度。企业制度是由国家特定的法令和条件所规范和约束的是企业处理内部关系和外部关系的行为准则。、从企业的形成历程来看企业作为生产的基本经济组织形式其产生本身就意味着一种社会生产基本制度的确立。即企业制度同企业是相伴生的。、从法律的角度来看企业制度属于企业经济形态的法律范畴。目前国际上泛指的企业制度一般包括业主制企业、合伙制企业和公司制企业三种基本法律形式。、从社会资源配置的方式上看企业制度是相对于市场制度和政府直接管理制度而言的是被作为市场制度和政府直接管理制度之间的一个中间层次引入的。企业与现代企业制度企业与现代企业制度所谓现代企业制度是指在现代市场经济条件下以规范和完善的法人制度为主体以有限责任制度为核心以股份有限公司为重点的产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的一种新型的企业制度现代企业制度的特征、产权特征、保值增值特征、责权特征、效益特征、制度特征科技档案:科技档案是在科技生产活动中直接形成并保存备查的科技文件。科技文件:是指在科技生产活动中按照一定的程序和要求形成的原始记录。科技文件管理:是指科技基层单位所进行的科技文件的形成、积累、整理和归档等具体工作。科技档案工作:是指以完整地保存和科学地管理科技档案充分发挥科技档案作用为目的的诸项管理活动的总称。科技档案工作原则:集中统一领导分级保存维护档案的完整、准确、系统、安全实现档案的有效利用。科技档案的相关概念保管单元:具有有机联系的、价值标准相同、密级标准相同的最小信息组合。主要形式有:卷、册、袋、盒、盘、张、件等。全宗:即立档单位(全宗构成者)。具体到一个科技生产单位来说其能否成为一个立档单位主要看该单位是否具备以下条件:.该组织可以独立行使职权能以自己的名义单独对外行文.该组织是一个会计预算单位或独立的经济核算单位可以自己编造预算或财务计划.该组织设有管理人事的机构和人员并有一定的人事任免权。科技档案机构(综合档案室、科技档案馆、科技信息中心等)科技档案数字化:在计算机系统及其相应程序的环境下生成和控制的归档信息及其管理工作。企业档案意识创新趋势企业档案意识创新趋势一、企业档案意识的个性化趋势历史记录国家财富信息工具信息资源、国家档案意识、领导档案意识、民众档案意识利益第一工具第二发展第三郭沫若《题赠档案馆》前事不忘后事师自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹民情从以识端倪。上林春讯人间满剪出红梅花万枝。史官天职左史记行右史记言实录起居注家国孝老=考ArchivesarchivistArchival二、企业档案意识的法治化趋势、现代企业制度中的产权制度是企业档案意识法治化的元动力。、国家法治化治国方略的确立是企业档案意识法治化的重要保障。、确保企业档案资源的安全与合理利用维护企业自身利益是企业档案意识法治化的主要目的。、确保档案工作人员的工作权力明确其工作职责是企业档案意识法治化的重要条件三、企业档案意识的资源配置化趋势、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待是现代企业管理进步的必然趋势。、企业管理的系统化、高速化和准确化要求是开展企业档案资源配置的主要原因。、计算机技术特别是网络技术的普及和提高为企业档案资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。现实工作中我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而导致互相扯皮推诿。ABC档案部门我国企业档案管理体制的改革我国企业档案管理体制的改革计划经济条件下两种不同的管理目标国家馆藏与企业资源国家档案馆企业机关事业单位国家规模的档案事业:由国家档案行政管理部门掌管所有组织和个人的档案均为党和国家的财富基层单位的档案部门是国家档案馆的中转站。个人市场经济条件下国家档案馆企业机关或组织事业单位个人在市场经济条件和现代企业制度下企业作为独立的法人实体生存与发展是其基本目标。企业文档信息是企业人力、资金、信息三大资源之一。对于文档的管理必然以企业的基本任务为指针。从资源管理的角度来看企业文档信息工作应当纳入到企业基础管理活动的范围中来实现规范化、集约化和自动化。企事业单位的档案不属于国家档案馆的必须进馆范围。企业的档案意识、文档工作目标、管理规范、管理方法、管理体系等都面临着改革。现代企业制度对企业文档形成者和利用者的影响、企业的任何员工或任何岗位实际上已经成为企业文档的形成者和利用者全员的概念、企业的任何员工或任何岗位都拥有具体的文档形成任务和完成任务的标准责任的概念、企业的任何员工或任何岗位都必须在企业可控制的范围内利用企业已经生成的文档信息有效利用的概念、企业的任何员工因任何原因离岗都必须清理和移交自己责任范围内的文档材料信息资源属权的概念制度与规范文件形成管理管理体制设计价值鉴定归档管理利用与安全管理实体分类信息分类企业文档管理体系自动化管理系统企业文件档案工作体制结构文件档案管理委员会主管部门或企业档案中心档案部门或岗位信息管理部门职能部门及下属机构一、集中式综合档案部门内部机构内部机构内部机构领导这种方式起源于年代后期在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式。其优点是全部档案资源由一个档案部门掌控便于安全管理和集中开发利用。不足之处是实体的过于集中极大地削弱了文件现实作用的有效发挥不能很好地为企业高速运转服务。二、分散式综合办公部门文书档案室(员)财务部门财会档案室(员)人事部门人事档案室(员)技术档案室(员)科研生产部门基本建设部门设备部门基建档案室(员)设备档案室(员)领导三、集中与分散结合式管理、指导关系信息交流关系文档管理部门中间性文件中心领导各机构员工、一般事务性工作。、兼职管理状态。、文档留存比较随意有存无取状态明显。、无制度无工作流程、专门性工作。、专人专岗经验式管理。、有基本归档要求。、文档留存界限不清晰、专业性工作。、专家式管理已建立管理标准。、归档范围及归档要求精细化、流程化。、基本利用、职能性资源管理工作。、全员式、全过程管理。、管理要求纳入企业标准。人依附于事、能动服务、全过程资源自动配置。、管理体系可自动创新。、全方位服务深度开发。、历史留存与资源管理职业化。企业文件档案管理体系成熟度评价企业档案微观管理问题企业档案微观管理问题一、数据清理问题计划调研关联整合责任文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须建立在数据清理的基础之上数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析予以实现企业基础数据清理的工作程序开始(针对具体岗位)文件类型及属性认定符合汇总上报符合、、、并完成部门确认分类汇总列入归档预备范围档案部门整体协调确认明确归档责任正式列入归档范围不予确认确认、是否岗位发文、是否岗位办理、是否岗位接收、是否不可或缺、是否完全不需要、是否部门核心数据、清理基础数据是一项细致而繁杂的工作但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。、清理基础数据就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息(包括文件、图纸、程序、报表、单据以及其他载体或数字格式的文档等进行系统化从而使企业各类信息类有所依运行线路清晰相关责任明确。、清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解并在此基础上对数据状况进行分类和分析目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路为信息资源配置提供依据。企业基础数据清理总汇表(举例)数据清理的方法数据清理的方法基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。首先对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查主要提问五个问题:、在你的工作中收到什么信息?、在你的工作中处理什么信息?、在你的工作中发出什么信息?发给什么部门或岗位?、在你的工作中你最离不开(或常用)的信息是什么?、在你的工作中你认为最不需要的信息是什么?在每个岗位的答案收集齐全后通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解可以发现本部门的重要信息内容特别要寻找出本部门需要负责的信息。对于无意义信息应向有关领导汇报并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。数据互动规律数据互动规律数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时发现数据互动的规律性对于分析数据价值理顺数据运行关系高效率地开展信息资源的配置具有重要意义。当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见企业的各项工作其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程就可以发现该数据的运动特征以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。一般来说,分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程我们可以采用图视的方式进行直观示意。来料加工物料送货单出门证客户汇款单、客户每月开票资料、客户资料对账单(每月应收货款对账单)归档公司程序文件绒布各类花型图纸工作任务通知单、打样单试验通知单绒毛生产交期回复单、生产计划报表、生产留样入仓单(绒布每日入仓单、绒布每日入仓记录)生产订单、纠正及预防措施单产品报价单订货出货统计报表、统计报表出货通知单、货物运输单常规绒布库存数量表更新仓库数据报表外发加工成品明细码单、送货单出货明细表数据清理工具的设计与使用数据清理工具的设计与使用目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:、数据状况问卷、数据运动状况示意图、数据汇总表、数字化转移工作流程示意图。XX有限公司文件清理工作问卷时间:部门:答卷人:项目组成员:(说明:非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查!该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写填写时应写出具体文件名称。)您的岗位是:您在日常工作中主要收到的文件(单据)是:(请注明文件来源部门或岗位)您在日常工作中主要办理的文件(单据)是:您在日常工作中主要发出的文件(单据)是:(请注明文件接收部门或岗位)您在日常工作中内部产生使用的文件(资料)有哪些?、您在日常工作中接触最密切的部门(岗位)是哪些?、在您的岗位职责中最不能缺少的文件是:、在您的岗位职责中最不需要的文件是:、您对目前企业文件管理有什么意见?公司外部各部门总经办部门报告、各部门的统计报表、书刊资料、奖状证书、总经理审阅的相关文件涉及公司的相关信息文件及宣传单章涉及公司的相关通知类文件工作计划、通知、授权书、会议通知、反馈各部门文件总经办办理的文件:通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、授权书、例会的会议记录、部门文件数据运动状况示意图档案数字化加工的技术流程二、企业文件的形成、积累与归档问题企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查主要建立和落实三项制度:下达任务设计实施总结和后续工作文件企业生产活动周期Aab下行文上行文平行文间接上下行文、企业收发文登记制度序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表、企业文件积累制度(针对自身所产生的文件)员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理、文件归档制度归档范围:确定文件的价值,决定文件是否向档案转化(需要制作)制度核心归档时间:根据科技活动的特点,确定文件何时归档技术保障归档要求:明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施技术条件归档份数:根据归档文件的重要性和载体特性,确定原件与复制件的数量关系利用保障归档手续:明确归档文件的移交事宜责任保障三、企业档案的分类问题企业文档分类是指根据企业文档的内容性质、形成规律及相互联系遵循统一的原则和要求采用科学、适用的方法对企业文档进行分门别类从而使全部文档成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。分类的程序:设计分类方案划分全宗划分大类划分属类给定编号企业档案分类方案(示意图)一类二类三类四类五类ABCD类列类系XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX常用的分类方法:职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类外形分类职能分类方法适用于一级类目的区分其他分类方法则适用于二级以下类目的划分《企业档案管理规范》DAT–关于企业档案一级类目和二级类目的划分:四、企业文档的价值认定四、企业文档的价值认定企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作:不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存是一般资料的,一律在保存两年后销毁(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外)是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A是否具有法律依据性B是否属于公司大事C是否具有通用性或示范性D是否属于专利应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理公司档案应坚持少而精的原则不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本国家关于企业档案鉴定工作的规定:企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)负责确定文件保管期限和保管期限到期档案提出鉴定意见。档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件列为永久保管。定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为年和年两档。企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定仍需继续保存的档案应重新划定保管期限对保管期满确无保存价值的档案应登记造册填写销毁清册经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。五、文档的排放与库房管理收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放具体方法有以下几种:大流水排放即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡)分类排放即严格按照文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架分类流水排放结合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放档案库房及相关条件:档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等有安全隐患的场所无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。设置档案馆的企业档案库房建筑应符合JGJ的要求库房一般应满足日后二十年档案存储需要。业务技术用房业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。阅览及陈列室阅览室应邻近办公室和档案库房环境安静。陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。档案装具档案柜架应牢固耐用一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。各类档案卷盒规格、式样和质量应符合GBT、GBT、DAT和GBT的要求。保护设备档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。技术设备配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备以及容灾备份设备、应急电源。根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。六文档的利用文档的利用是文档管理的最终目的主要内容是:编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值根据管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源的配置在已经实现办公自动化的条件下,文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成,信息内容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现建议:对于过去已经归档的文件应划定一个具体的时期,与新管理标准实施后的归档文件分别采用两种方法进行管理这样做的目的一是不以今天的认识水平轻易地替代过去的历史,二是不给今后的工作增加过重的负担对于已经归档的文件,如果希望将其管理状况进一步规范化,可以考虑借助社会档案管理服务力量,请专业的档案公司派人帮助整理,这样可以在较短时间内,以一次性投入,实现所有文档资料的规范化管理,且不增加企业人力投入,确保文档工作人员将主要精力投入到新标准的制定与实施当中只有将基础数据清理完毕之后,同时将新的管理体制与管理标准制定出来,才能进一步实现文档管理的自动化,否则,容易形成实体状况与管理手段的”两层皮”名词解释企业科技档案档案保管单元企业档案工作原则企业档案分类简答简述现代企业制度极其特征。简述科技文件形成、积累与归档工作。简述企业数据清理的常用工具。论述题综述企业档案价值鉴定的目前对策试述现代企业制度对企业文档形成者和利用者的影响

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