[专题]对外公文及邮件管理规范[1]

[专题]对外公文及邮件管理规范[1][专题]对外公文及邮件管理规范[1] 对外公文及邮件管理规范[1] 第一章总则第一条为规范对外沟通行为，加强对公司资讯安全的管控，实现公司公文及邮件处理工作的规范化、标准化和制度化，保证我司一切对外资讯的严肃性，结合公司实际，特制定本规范。第二条本规范适用于:任何有关公司立场、声明、承诺、计划、决策、行动和结果的正式公文;公司的信息、资料和成果的文件，或者与之有关的非正式邮件沟通等。第三条公司一切外发新闻稿，按照本规范执行。第四条对外公文及邮件应当坚持实事求是、准确规范、精简高...

[专题]对外公文及邮件管理规范[1] 对外公文及邮件管理规范[1] 第一章总则第一条为规范对外沟通行为，加强对公司资讯安全的管控，实现公司公文及邮件处理工作的规范化、标准化和制度化，保证我司一切对外资讯的严肃性，结合公司实际，特制定本规范。第二条本规范适用于:任何有关公司立场、声明、承诺、计划、决策、行动和结果的正式公文;公司的信息、资料和成果的文件，或者与之有关的非正式邮件沟通等。第三条公司一切外发新闻稿，按照本规范执行。第四条对外公文及邮件应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第二章公文管理第四条公文管理是指公文的收发办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。公司各部门应当高度重视公文管理工作。第五条人事行政部是公文管理的责任部门，主管公司公文处理工作并监督各部门的公文处理。第六条收文处理。收文处理程序包括:登记、呈送、承办、催办和答复、存档等。 (一)公司公文原则上均由人事行政部接收，核对公文 (附件 1) 后逐件编号，在半日内填写《收文呈阅表》，呈送总经理审批。我司其它部门或个人收到公文，应及时送人事行政部按规定程序办理。人事行政部同时要在《收文登记表》 (附件 2)上做好收文登记。我司内部公文存档，收文字号包括公司代字、年份、序号，如生技收字〔2013〕01 号，年份按照收文年份编写，序号按照当年所收公文的次序编写。 (二)人事行政部按照总经理的批示，将公文及时送达相关业务承办部门进行后续处理;需要两个或以上部门处理的，应当明确主办部门。传阅公文应于两天内阅毕，有办理期限的，应按规定期限办结。 (三)人事行政部要及时了解公文办理进展情况，督促相关业务承办部门按期处理，业务承办部门在处理过程中如需对外答复的，在对外答复前，须将答复情况通过发文审核的程序后方可对外发放。 (四)收文流转结束后，由人事行政部归档，以确保文档的完整。第七条发文处理。发文办理程序包括:拟稿、审核、签发、登记、印发、归档等。 (一)按照职能分工原则，由主要业务相关部门按照《公 (附件 3)拟稿，涉及到两个或以上部门的，确文格式规范》定主要拟稿部门，由主要拟稿部门牵头相关部门共同商议草拟。 (二)凡需制发的公文，须按照我司公文格式要求编写公文，经总经理审定后方可发布。发文流程:由拟稿人填写 (附件 4) 《发文呈批表》，经行政专员就发文稿的格式作校对并编制文号;由拟稿部门负责人核实，涉及多部门的文件须经相关部门会签，再交由分管领导审阅;人事行政部经理稽核发文的表述、格式和发文字号后，报总经理审定。 (三)如公文在审核、审阅、批示过程中，需要做重大修改，应注明具体修改意见，并交由拟稿部门重新进行公文的流转审核程序。 (四)经签发的公文，人事行政部根据拟稿部门提供的印刷份数，负责印刷、申请用印和报送。公文正式印制前，应当重点复核以下内容:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。用印须遵照我司用印要求，印章保管人用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。制发的公文，人事行政部应存档一套完整的纸质版原件。 (五)公文办完后，人事行政部应当根据公文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷，并在《发 (附件 5)上做好发文的相关记录。拟稿相关部门文登记表》应保留定稿的扫描件及相关资料。第八条文件的借阅。公司员工需查阅或借出人事行政 (附部已归档公文等文件资料的，应填写《档案借阅呈批表》件 6)向人事行政部申请，经审批同意后可以查阅或借出，但应注意保管，不得遗失或污损，及时归还。人事行政部须 (附件 7)上做好借阅登记。在《档案借阅登记表》第三章电子邮件管理第九条员工的电子邮箱仅限工作交流使用，严禁传播中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的，以及淫秽、反动等违反国家法律法规的内容，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将依法追究责任。第十条公司员工以电子邮件对外联系业务时，必须使用公司为员工本人提供的电子邮箱 ( 如 : )的邮件服务，人事行政部对员工电子邮箱进行统一规划和管理。第十一条公司内部日常业务联系需通过邮件传递资料等的，需经部门领导同意并抄送给部门领导，避免越级汇报或大量群发。第十二条电子邮件的撰写应遵守商务电子邮件礼仪，主题和内容应简明扼要，能够通过邮件主题识别业务内容。第十三条禁止在未经审批或授权范围外，向内外部无关人员发送涉密文件或可能导致损害公司利益的信息。第十四条员工需发送涉密文件的，应口头征得总经理同意方可发送，并将该邮件抄送给总经理，涉密文件需经加密处理方可发送。附件:,. 收文呈阅表 ,(收文登记表 ,(公文格式规范 ,(发文呈批表 ,(发文登记表 ,(档案借阅呈批表 ,(档案借阅登记表

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