档案资源建设：原则 实践 策略

档案资源建设：原则 实践 策略 档案资源建设:原则 实践 策略,事业, 潘积仁 约5118字 当今社会，谁拥有资源，谁就占领了竞争的制高点。就档案馆而言，其所拥有档案资源的规模和质量，一定程度上决定了其地位和影响。改革开放以来，我国综合档案馆在资源建设方面取得了显著的成就，但档案资源总量相对偏少、结构体系不尽合理的状况还没有从根本上改善。因此，加强档案资源建设，仍然是今后档案事业发展的重要任务之一。 原则 原则是指观察处理问题的准则。为了提高档案资源建设的科学性，防止盲目性，需要确定一些基本原则。 1 职能决定原则。确立资源建设战略，首先取决于对档案馆的职能定位。职能定位决定着资源建设的重点和方向。如果将档案馆定位为“为历史研究和其他学术研究服务的史料基地”，那档案的史料价值势必成为资源建设的关注点;如果定位为“公众获取个人信息的中心”，那么各种专门档案应是个人信息的重要载体;如果定位为“政府公开信息查阅中心”，那么就必须广泛收集各种已公开现行文件和政务信息;如果定位为“宣传教育和休闲娱乐基地”，那么就必然要有丰富的照片档案、音像档案和其他有鉴赏价值的档案等。可见，档案馆的职能定位对其资源建设影响巨大。我国综合档案馆职能定位虽有相关法律法规界定和悠久历史传统，但也不是一成不变的，不同的时期可以适当地调整，而职能的调整必然要求资源建设方向也做相应的调整。 2 需求导向原则。如果说“职能决定原则”过于“消极”的话，那么“需求导向原则”就有些“积极”意味了。国家综合档案馆收集和保存档案，目的是为了满足社会对档案的需求。凡是社会需要的档案，理论上都可以纳入收集范围。这一价值准则，可以归纳为“需求异向原则”。所谓“需求”，既包括机关团体和企事业单位的需求，也包括各种社会组织和个人为学习研究、宣传教育、权益维护和休闲娱乐而需求;既包括当前的、现实的需求，也包括长远的、潜在的需求。在经济社会日益多元化的今天，档案的社会需求也日益呈现多元化趋势。档案资源越丰富，门类越齐全，越能满足社会需求。 3 地域性原则。我国各级国家档案馆的设置被赋予明显的地域性，《全国档案馆设置原则和布局 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 》规定:“按行政区划分级设立综合档案馆”，收集管理“本级分管范围内各历史时期的有关档案”，《档案法》也对各级国家档案馆接收档案的范围做了规定。行政区划的分割，决定了各级档案馆所接收档案的地域性和排他性。档案的形成主体限定本行政区域内的机构和组织，档案 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 所反映的也必然是本行政区域内的发展和变迁。地域性是一个档案馆区别于其他档案馆最本质的特性，也是馆藏档案资源建设最为鲜明的原则。 4 公共性原则。这里所说的“公共性”，一是指档案形成者的公共性。党政机关、人民团体、国有企事业单位，这些机构形成和收集的档案，属于国有资产，具有公共档案的特性。二是档案服务对象的公共性。为人民群众服务是党和国家对档案工作的根本要求，也是对国家档案资源建设的根本要求。国家档案馆的服务对象不是特定的群体和个人，而是社会公众。从这个意义上讲，国家所有并可以为公众所利用的档案，才可以纳入国家综合档案馆收集范围，反之则通常不能纳入收集范围。 5 系统性原则。系统性是指档案资源的完整性和连贯性。档案资源与其他的资源一样，一旦具有系统性特点，其价值会增值。如果你有一本10年前的电话号簿，往往显现不出它有多大价值;而如果你拥有某一地区新中国成立后60年的电话号簿，其身价就会大增。根据这一原则，档案馆应该将某一形成主体或某一类档案资料系统地、完整地接收进馆，尽可能保持其完整性，其价值会逐步增值。反过来，如果收集的档案不系统不完整，即使收藏了某种珍贵的档案资料，其价值也因为缺乏系统性而大打折扣。 6 突出特色原则。一般来说，每个档案馆的馆藏都有自己的特色，如地域特色、时代特 色、经济特色、文化特色、民族特色等。这些特色往往是自然形成的，不需要刻意追求。本文所要阐明的是除了上述特色以外的“特色”，譬如档案馆除了依法接收应进馆的档案外，可以从实际情况出发，参照民间收藏爱好者的做法，集中收藏某一类档案资料，如票品、证章、信函、字画、艺术品、商标、特定类型的图书资料等，这些档案资料收集不受地域性限制，每个档案馆都可收藏。既然讲特色、讲个性，就不要全国统一，否则不仅抹杀了个性，也会造成极大的浪费。当然各级国家档案行政管理部门适当引导还是必要的。 实践 近五年来，青岛市档案馆围绕加强档案资源建设，采取了一系列措施，产生了积极的效果:馆藏档案总量增幅达60,，更重要的是资源结构发生很大变化，各种民生档案、照片档案、音像档案、实物档案都有大幅度增加，为服务社会、服务公众奠定了坚实基础。 1 依法拓宽主渠道。依法接收是档案馆丰富馆藏的主渠道，任何时候都不能偏离这个主渠道。多年来档案馆接收范围偏窄，往往只限于党政机关的文书档案，这是导致馆藏数量少、结构不合理的主因。为了改变这种状况，2004年青岛市以市委、市政府“两办”文件对档案接收范围作了明确规范，除一级党政机关外，将二级机构及大型国有企事业单位档案纳入综合档案馆接收范围，其中企业事业单位达30多个，进馆单位总数由原来的113个增加到近200个。与此同时，文件还对各单位应移交档案的门类作了明确规定，除文书档案外，还包括照片档案、音像档案、实物档案，专门档案列入进馆范围的达73种(含选择性进馆)，科技档案18种。馆藏照片档案总量在短短的五年内翻了两番，达到20余万张;2006;N2007年，结合在国家档案局立项的《专门档案进馆价值研究》和《综合档案馆资源结构体系研究》的实施，青岛市对各种门类、各种载体档案资料进行了普查，根据其来源、价值、数量，进一步将应进馆档案门类具体化。 2 加强档案征集工作。征集是各级综合档案馆丰富馆藏的重要途径之一。社会构成的多元化导致档案形成主体也日益多元化，除了党政机关、人民团体、国有企事业单位外，还有大量的自治机构、民营企业、民间团体、家庭和公民个人。作为社会的每个细胞，其档案都从一个侧面反映社会发展的历史面貌，具有一定的参考利用价值。这些藏于民间的档案，其中许多是对国家和社会具有保存价值的。近年来，青岛市加大档案征集力度，每年都开展一系列征集活动。重点征集反映青岛有史以来重大活动、重大事件、城乡变化、名胜古迹、民俗风情、特色家庭和知名人物的档案等。2004年起，先后赴德国、美国、日本征集档案资料，取得丰硕成果。共征集档案70万页、照片5000余张、录像430分钟、地图300张，大大弥补了早期档案之不足。 3 主动拍照和拍摄。按理说档案部 门不应该自己“制造”档案，但是当我们所需要的档案通过接收或者征集难以达到目的时，主动形成(如拍照、录音和拍摄)也不是不可以，甚至是必要的了。尤其是对一些重大活动、重大事件和即将发生改变、若不及时拍照拍摄将不复存在的景观、风貌等，有些东西仅靠等待是等不来的。2002年起，青岛市在全国率先实施了“城市记忆工程”，利用本馆设备并借用社会力量，将青岛主要道路、小区、广场、建筑、名胜全面拍照拍摄，形成照片2万张、录像2万分钟，客观 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 了2l世纪初城市基本面貌，此后，又参与本地区重大活动、重点工程、本地区知名人物、重大事件亲历者、民间工艺传人和风俗民情的拍照拍摄，收获颇丰。当然“主动形成”需要一定的人力物力支持，档案馆不可能将所有的有价值档案都靠自己的力量去形成，只能作为资源建设的一种抢救和补充措施。 4 通过网络采集。当今社会，网络信息已成为最重要的资源形式之一，包括文本、图像、音频、视频、数据库等多种 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 现形式，内容涉及经济、政治、文化、社会各个方面，数量巨大，增长迅速。通过网络采集信息，不仅省力省钱，而且操作简单、方便，不失为档案资源建设的重要补充形式。2002年起青岛市开始通过有线电视和互联网，实时采集本地区电视新 闻和重要信息。目前已通过网络采集视频档案信息6万分钟，文本信息、照片达1.8万余件。实践证明，通过网络采集是档案资源建设的一条重要而便捷的途径。 5 有计划地购买资料。我国多数档案馆民国及其以前的档案不丰富、不完整，甚至完全没有，要了解本地区民国以前的历史，很大程度上要依靠资料弥补，资料也为利用者查阅相关信息提供了捷径，许多利用者到档案馆不是为了寻找“凭证”，只是想获取相关信息，利用资料往往更方便;对于研究人员，则经常需要通过资料了解前人的研究成果，以避免重复或有所借鉴。另外许多资料具有传播知识、鉴赏和娱乐价值，是精神食粮的一部分，保存相关的资料，有助于档案馆发挥文化、休闲功能。因此，通过购买一定数量的资料，应该成为档案馆资源建设经常性的重要手段之一。近几年来，青岛市档案馆适当提高了采购资料的力度，除了全面购买青岛作者编著的资料和外地作者编著的有关青岛的资料外，还加大了对全国、全省综合性资料采购量，目前馆藏仅各种志书、年鉴等达500余种，另外每年购买一些各个学科的权威性著作、重要音像资料等，既弥补了馆藏档案之缺陷，也满足了利用之多方面的需求。 策略 1 资源整合，合而有度。近几年来，档案资源整合为档案界所关注。所谓资源整合，就是将分散在各部门的各种门类的档案由国家综合档案馆实行集中统一管理。譬如城建档案、房地产档案等等。实施资源整合，可以最大限度发挥保管条件、专业管理、人力资源和方便利用等优势。但也因此而带来一些问题，专门档案并不像有些文书档案，短时间内就基本完成了作为“管理工具”的使命，有些专门档案在经过10年20年甚至更长时间，其“工具”使命还未完结。如干部档案作为干部任命和审查的工具、房地产档案作为房地产交易的工具、工商档案作为工商管理的工具、社保档案作为社保管理的工具等，且其中有些档案在处理相关业务时还要进行补充。如果专门档案不加分别地都整合到档案馆，势必要求档案馆人员一定程度的参与相关业务管理，承担原本属于形成单位文书或业务人员的一些职能，这样一来虽然档案工作与现实工作的距离拉近了，利用率也提高了，但是档案部门的工作量也加大了。所以档案部门要实施资源整合，还是应当尽量选择那些“办理完毕以备查考”的档案，如此可能与现实隔得远了点，却能够真正发挥“整合”的优势。 2 建立有弹性的档案接收期限。《档案法实施办法》规定，省市一级向档案馆移交档案期限为20年，县一级为10年。虽然这一尺度比较符合“文件生命周期”的规律，但形势发展要求有更多的灵活性。如随着政府信息的进一步公开，档案在进馆之前，就面临着一个满足社会利用问题，而形成单位通常不具备面向社会提供利用的条件。另外电子文件的形成和档案的数字化，给档案保存和利用带来极大挑战，有了电子文件，纸质档案是否还要在形成单位保留10,20年，恐怕是要重新思考的问题了。档案何时向档案馆移交，应综合平衡形成单位利用和社会利用两方面的因素。如果形成单位利用率较高，保密性较强，就应延长移交的期限，反之，则可以缩短进馆期限。 3 辩证地看待档案的价值。一般来说，人类社会活动产生的各种历史记录，都有一定的价值。党政机关的档案有价值，家庭或个人的档案也有价值;一份文献有价值，一张便笺、一个信封也可能有价值。档案保存与否通常是以其利用需求和管理成本联系起来加以权衡的，有些档案尽管有利用价值，但如果管理成本过大，那么这种价值可以忽略。档案价值大小对于不同主体来说判断是不一样的，有些档案对甲来说重要，对乙来说可能不重要，但肯定有些档案对多数人来说重要。既然档案的价值是相对的，档案资源建设就不要绝对化，譬如有条件的地区，在贯彻《文件材料归档范围和保管期限表》的同时，可以适度接收一些有时代印记的“短期档案”。如清代、民国档案中夹杂的信封、邮票等，因其稀少，显得更为珍贵。既然不同的主体对档案价值有不同的判断，况且收集、保存档案要耗费一定的成本，所以对国家档案馆来说，应确立与国家档案资源建设相适应的档案价值观。 4 处理好国家收藏与社会收藏的关系。档案种类多，数量大，完全靠国家档案馆很难管得过来，一般说来国家档案馆管好“国家档案”或者“对国家和社会有保存价值”的档案就可以了。即使是国家档案，也未必要全部收集到国家档案馆保存，除非形成单位无法或不适宜保管。在国家档案馆法定的收集范围之外，应允许和鼓励民间收藏对国家和社会有保存价值的档案。就像文物不可能完全由国家博物馆保存一样，档案也不可能完全由国家档案馆“通吃”。只要珍贵的档案得到有效的保存，就符合国家或公共利益。