物流公司财务管理手册

物流公司财务管理手册 物流公司 2010-12-21 财务管理手册是全国财务工作人员的唯一工作指南 目录 第一章 组织架构及岗位职责、岗位设置 .............................................................. 4 第一节 公司组织架构 .......................................................................................... 4 第二节 财务组织架构 .......................................................................................... 5 第三节 财务部部门职能及各岗位职责 ............................................................... 6 第二章 会计核算制度 ........................................................................................... 10 第一节 常用科目的设置 .................................................................................... 10 第二节 主要账务处理 ........................................................................................ 13 第三节 其他事项 ............................................................................................... 22 第三章 固定资产 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 .................................................................................... 23 第一节 固定资产管理原则 ................................................................................ 23 第二节 固定资产核算原则 ................................................................................ 25 第三节 固定资产采购 ........................................................................................ 25 第四节 资产调拨流程 ........................................................................................ 25 第五节 固定资产的修理 .................................................................................... 27 第六节 固定资产报废流程 ................................................................................ 27 第七节 固定资产盘点 ........................................................................................ 29 第四章 低值易耗品管理办法 ................................................................................ 29 第一节 低值易耗品的核算规定 ........................................................................ 29 第二节 低值易耗品的实物管理规定 ................................................................. 30 第五章 资金管理制度 ........................................................................................... 30 第一节 备用金管理制度 .................................................................................... 30 第二节 押金管理制度 ........................................................................................ 31 第三节 资金管理平台相关规定 ........................................................................ 32 第六章 应收账款管理制度.................................................................................... 34 第一节 发票管理制度 ........................................................................................ 34 第二节 应收帐款管理制度 ................................................................................ 35 第三节 应收核销制度 ........................................................................................ 35 第四节 超期应收管理制度 ................................................................................ 35 第五节 坏账管理制度 ........................................................................................ 36 第六节 代理费申报管理 .................................................................................... 36 第七章 应付账款管理制度.................................................................................... 37 第一节 承运商结款流程 .................................................................................... 37 第八章 报销管理制度 ........................................................................................... 39 第一节 差旅费 ................................................................................................... 39 第二节 伙食费 ................................................................................................... 40 第三节 招待费 ................................................................. 错误～未定义书签。42 第四节 电话费 ................................................................................................... 42 第四节 房租、水电费 ........................................................................................ 43 第五节 赔付款 ................................................................. 错误～未定义书签。43 第六节 车辆相关支出 ...................................................... 错误～未定义书签。43 第七节 薪金 ..................................................................... 错误～未定义书签。43 第九章 财务档案管理办法.................................................................................... 45 第一节 总则 ....................................................................................................... 45 第二节 会计档案的界定和主管 ........................................................................ 45 第三节 会计档案管理 ........................................................................................ 46 第四节 附则 ....................................................................................................... 46 第十章 财务绩效考核及奖惩制度 ........................................................................ 48 第一节 绩效考核管理制度 ................................................................................ 48 第二节 处罚制度 ............................................................................................... 48 第十一章 会计人员交接制度 ................................................................................ 49 第一节 总则 ....................................................................................................... 49 第二节 移交 细则 测试细则下载防尘监理实施细则免费下载免费下载地暖施工监理细则公路隧道通风设计细则下载静压桩监理实施细则下载 ............................................................................................... 49 第三节 监交细则 ............................................................................................... 50 第一章 组织架构及岗位职责、岗位设置 第一节 公司组织架构 山东荣庆物流有限公司 荣庆物流中心 向城办事处 北京办事处 上海北方办事处 沈阳办事处 上海南方办事处 青岛办事处 西安办事处 荣上上山广上 临沂办事处 庆海海东州海 物武汉办事处 荣晓晓 荣鹏 流 庆荣荣庆旭无锡办事处 南京办事处 )国货物物物北 杭州办事处 际物流流流京 储运有有有南宁办事处 )苏州办事处 运输限限限有 限有有公公公天津办事处 公司 司 司 限限 成都办事处 济南办事处 司 公公 司 司 广州办事处 厦门办事处 深圳办事处 第二节 财务组织架构 总公司财务部 财务总监 系统管理员 会计核算部资金管理部应收管理部审计复核部账务处理部 经理经理 经理 经理 经理固定资产会计资金管理主管应收账款会计审计主管会计主管 总部会计发票管理员审计专员财务报表会计会计专员 应付账款会计总部出纳大客户结算会计 办事处分公司财务部 出纳财务经理 出纳会计 备注: 分公司的人员配置需根据各分公司的规模来确定，可参照总部的架构设置来 对应配置人员。在上图中只列示出最简单的会计、出纳岗。 第三节 财务部部门职能及各岗位职责 1 总公司财务部各部门职能 1.1 资金管理部:赵彦东 1.1.1 负责全国资金的统一协调管理，保障公司资金链的安全; 1.1.2 负责公司收支两条线制度的执行; 1.1.3 负责全国投、融资工作。 1.2 应收管理部:杨锦莲 1.2.1 负责全国应收账款的管理; 1.2.2 负责全国超帐期客户应收账款追收的协调工作; 1.2.3 负责全国应收账款赊销政策的制定和执行; 1.2.4 负责全国性大客户的结算对接工作。 1.3 审计复核部:沙姐 1.3.1 负责对全国各分支机构的稽核审查工作; 1.3.2 负责对全国的账务处理情况进行复核检查; 1.3.3 负责对各职能部门制定的规章制度进行检查核实，并有建议权; 1.3.4 负责在审计期间对分支机构财务队伍进行适当的培训和人员考察。 1.4 会计核算部:李守法 1.4.1 负责全国管理帐的全面工作; 1.4.2 负责全国固定资产、低值易耗品的管理; 1.4.3 负责用友财务软件的日常维护和管理; 1.4.4 负责对经营团队出具内部各种管理分析报告。 1.5 账务处理部:田经理 1.6 1.6.1 负责全国账务的全面工作; 1.6.2 负责协调全国的税务工作。 2 财务人员岗位职责 2.1 财务总监 2.1.1 负责制定本部门中长期规划，以及年度经营 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ; 2.1.2 分解本部门的经营目标、财务预算，制定具体的季度和月度工作计 划，并对计划进行过程的跟踪、分析和纠偏; 2.1.3 参与规划和调整本部门的组织结构设置、岗位设置，并不断完善 部门职责、岗位职责; 2.1.4 组织制定和完善本部门职能领域的工作制度和流程，并监督执 行; 2.1.5 负责下属人员的工作分配和调整，绩效考核和沟通; 2.1.6 参与本部门人员的招聘、薪酬制定，组织本部门职能领域的培训， 负责团队培养; 2.1.7 负责向税务机关提供真实财务报告，编制盈利分析、成本分析报 告; 2.1.8 负责投资并购剥离等重大事项的财务分析，为重大决策提供全面 信息和分析; 2.1.9 制定长期公司预算方案，严格控制成本，负责对资金的调拨及现 金的监控。 2.2 总公司各部门经理 2.2.1 严格执行集团财务的要求和公司各项制度，加强财务管理; 2.2.2 负责对本部门财务人员的管理、教育、培训和考核; 2.2.3 负责对本部门的具体工作作出改进意见和计划，对发生的问题做 到及时处理; 2.2.4 完成财务总监布置的各项临时工作。 2.3 分公司财务经理(主管) 2.3.1 严格执行集团财务的要求和公司各项制度，加强财务管理; 2.3.2 负责对本部门财务人员的管理、教育、培训和考核; 2.3.3 编制财务收支计划、财务预决算，并监督贯彻执行，协助财务总 监对成本费用控制、分析及考核; 2.3.4 负责日常财务工作的管理，协调与税务部门的关系; 2.3.5 制定、指导本部门财务预算，落实执行。 2.4 系统管理员 2.4.1 订制财务系统相关模板，维护、更新、备份系统数据信息; 2.4.2 收集、整理各办事处财务数据，负责财务系统的初始化; 2.4.3 指导财务人员运用财务软件，解决系统内部问题; 2.4.4 提取有效数据，协助编制财务报表; 2.4.5 提升自身财务及计算机知识，维护更新财务系统。 2.5 应收账款会计 2.5.1 建立应收账款报表，建立分类汇总明细账，监督、核算营业所的 应收账款增减变动情况，并保证账账、账表、账实相符，督促按时 收款，防止坏账发生; 2.5.2 及时提供应收账款账龄和状况分析，对超期应收账款和有问题的 应收账款及时编制专题报表和专题报告，报送分公司并抄送总公 司; 2.5.3 对销售人员的回款情况进行监督，一旦发现作假，应取消营销人 员的提成。 2.6 资产会计 2.6.1 负责固定资产明细账的管理，保证账账、账实相符; 2.6.2 对调动的固定资产及时办理相应的变动手续，保证核算和管理的 连续性; 2.6.3 协助公司领导做好固定资产购置前的分析和计划工作; 2.6.4 真实准确全面的统计和分析资产损失情况; 2.6.5 组织完成每年两次例行的固定资产及各种存货的盘点工作; 2.6.6 建立健全资产管理的档案工作; 2.6.7 协调沟通各职能部门资产保管或使用人，做好资产管理工作; 2.6.8 负责库存原材料、低值易耗品核算管理，监督使用情况。 2.7 成本会计 2.7.1 变单纯核算型管理为综合控制财务型管理，每月根据年度计划将 业务核算、统计核算以及财务会计核算进行综合管理分析; 2.7.2 学习掌握先进的成本管理和成本核算方法及计算机操作，提出降 低成本的控制措施和建议; 2.7.3 对各分公司之间的内部核算进行监控、管理和协调，保证结算的 正确性。 2.8 出纳 2.8.1 负责对原始单据的审核，办理现金款项的收付; 2.8.2 办理银行结转，规范支票使用; 2.8.3 登记日记账，现金日清月结; 2.8.4 保管库存现金和有关印章，登记注销支票; 2.8.5 审核收入凭证，结转冲销应收款项; 2.8.6 编制银行调节表，上报未达账项，协助催收应收款。 2.9 审计员 2.9.1 检查公司各部门及下属单位对全公司规章制度的执行情况; 2.9.2 监督、考核、纠正下属单位偏离公司整体财务目标计划的行为; 2.9.3 负责对所有涉及的审计事项，起草提交内部审计报告，提出整改 建议及处理意见; 2.9.4 负责审计档案的收集、整理和管理工作，有效的保护和利用档案， 保证所有档案资料的完整。 第二章 会计核算制度 第一节 常用科目的设置 1 资产类: 1.1 现金:各分公司或办事处的库存现金，人员辅助核算 1.2 其他货币资金:各分公司或办事处的银行卡。人员辅助核算 1.3 银行存款:各法人公司在银行开立银行帐户的资金。开户行名称及账号 辅助核算 1.4 应收票据: 公司因提供劳务等而收到的商业汇票(包括银行承兑汇票和 商业承兑汇票)，无总部批准，不允许接受商业承兑汇票。客商辅助核 算 1.5 应收账款-应收帐款(外):公司提供劳务应向客户收取的款项。每个公 司设置散户，核销规则按照客户名加业务发生年月进行明细账核算。客 商辅助核算(需要插件) 1.6 预估应收:公司提供劳务预计应向客户收取的款项。所有业务必须经过 预估应收，每个公司设置散户，核销规则按照客户名加业务发生年月进 行明细账核算。客商辅助核算 1.7 应收账款-应收账款(内):公司内部应收取、应支付各类款项。(协同科 目)客商辅助核算:内部单位 1.8 其他应收款:除应收票据、应收账款、预估应收、预付账款等以外的其 它各种应收、暂付款项。(我公司主要用来核算押金、备用金、其他) 押金是客商辅助核算，备用金辅助核算包括车号(物流中心专用)、人 员。其他为客商辅助核算，能够由保险公司赔付的事故赔款(先行赔付 时进此科目借方;收回时冲此科目贷方;差额调整为营业外收入或支出。 辅助核算:车辆事故,保险公司名称，车号、货损事故,保险公司名称 ，客商名称、人员事故,保险公司名称，人员姓名) 1.9 预付帐款:公司根据 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 规定预付给客户的款项。(购置固定资产、原材 料等)客商辅助核算 1.10 待摊费用:公司已经支出，应由当期和以后各期承担的费用，分摊期限 在一年以内(包括一年)的各项费用。(如:房租、货物保险费、车辆 保险费(与车辆有关的包括但不限于车辆通行费、GPS服务费)、其他)， 都以辅助核算的形式体现 1.11 原材料:营运过程中库存的所用物品,如包装板、轮胎、维修件、石油 等。出入库单由总部财务统一制定格式。油耗的入库三单(入库单、过 磅单、质检报告)，油耗入库单注明密度。 1.12 固定资产:各公司为经营而持有的使用年限一年以上的有形资产。(公 司定义单位价值超过2000元)，资产调拨没有正常流程，折旧与相关费 用仍有原单位承担。增加箱体等追加固定资产原值。 1.13 累计折旧:各月计提固定资产折旧。 1.14 在建工程:进行基建工程、安装工程、大修理工程等发生的实际支出， 包括需要安装的车辆和设备的价值。按照工程项目核算 1.15 长期待摊费用: 公司已经支出，应由当期和以后各期承担的费用，分摊 期限在一年以上的各项费用。(如:北京、物流中心未取得土地使用权 自建的房屋) 2 负债类: 2.1 短期借款:公司向银行或者其它金融机构等借入的期限在一年以下的各 种借款。客商辅助核算 2.2 应付票据:公司因购买材料和接受劳务供应等而开出并承兑的商业汇票、 延期支票。(包括银行承兑汇票和和商业承兑汇票) 客商辅助核算 2.3 应付帐款:公司因接受劳务供应、购买材料等业务发生的，应付给承运 商、供货单位的款项(包含应付运费、应付代理费用、应付货款)。客 商辅助核算，应付运费个体司机按照苍山瑞驰物流有限公司核算。 应付账款核销规定.doc 2.4 预收账款:公司按照合同规定向客户预收的款项。(辅助核算-客商名称) 2.5 其他应付款:公司应付、暂收其他单位或个人的款项。(包含风险金、押 金、其他)(辅助核算,人员名称,客商名称)。(物流中心除外) 2.6 应付薪酬:公司应支付给职工的工资总额，包括各种工资、奖金、福利 费、职工教育经费等。 2.7 长期借款:公司向银行或其他金融机构借入的期限在一年以上的各种借 款。(辅助核算-银行名称) 2.8 应交税费: 公司应该交纳的各种税金及费用(但是注意:印花税、耕地 占用税以及契税不通过应交税金科目核算)。 3 损益类: 3.1 主营业务收入:为公司外部客商提供劳务、仓储收入及让渡资产使用权 等日常活动中所产生的收入。(二级科目:运输收入、仓储收入、超配 收入、中介收入、，所有能够签订仓储协议的都进仓储收入) 3.2 内部收入:接受本公司内部单位委托，为兄弟公司服务发生的收入。(包 括出租车辆收入) 3.3 其他业务收入:为卖油进行核算，包含内部车辆(数量、单价式) 3.4 营业外收入:发生的与经营无直接关系的各项收入，包括固定资产盘盈、 处置固定资产净收益、出售无形资产收益、罚款净收入、税收返还等。 3.5 主营业务成本:由独立于公司以外的第三方为公司提供劳务而发生实际 成本;各公公司自有车辆运营过程中发生的费用，包括:加油、过路过 桥、轮胎、修理、停车费、住宿费、生活费、罚款、保险费、运管费、 通行证、折旧费、通讯费等其他费用(二级科目:外包成本、运输成本、 仓储成本) 仓储的成本和费用是否分到明细核算待讨论。(仓储成本,仓储费,折 旧费,水电费,电话费,应付薪酬,叉车费,维修费,网络费等) 3.6 内部成本:委托本公司内部单位为自己服务的成本。(包括支付本单位车 辆租赁费) 3.7 其他业务成本:为卖油进行核算，包含内部车辆(数量、单价式) 3.8 营业外支出:发生的与其生产经营无直接关系的各项支出，如事故保险 差额或全额、无保险事故、货损支出、固定资产盘亏、处置固定资产净 损失、出售无形资产损失、罚款支出、捐赠支出、非常损失等。 3.9 主营税金及附加:公司日常经营活动应负担的税金及附加，包括营业税、 城市维护建设税、资源税、土地增值税和教育费附加等。 3.10 管理费用:公司经理室、行政部、财务部、后勤部等部门，因组织和管 理所发生的各项费用。 3.11 销售费用: 公司市场部、客服部、运营部、现场监理部等部门，因经营 所发生的各项费用。 3.12 财务费用:公司发生的汇款手续费、借款利息、存款利息等。 3.13 所得税: 独立注册的法人公司实现的所得税。 第二节 主要账务处理 1 收入 1.1 原始单据的要求 1.1.1 《货物托运单》资料资料应填写完整，必须取得客户委托的依据(签 字、盖章)。客户给我公司发来的委托我公司发货的传真或客户有 委托单，做为我公司《货物托运单》的附件。 1.1.2 如果客户需要将到收改为其他收款方式的，客服人员应及时给财务 科(或结算科)提供书面依据。 1.1.3 《货物托运单》的留存:一联存根—存根;二联法人—按公司分类 整理，上交上海复核部;三联记账—管理帐附件;四联客服部留存; 五联托运方留存。 1.2 主要账务处理 1.2.1 无折扣 借:预估应收 -------**客户 ***(辅助信息:核销号) 贷:主营业务收入 *** 1.2.2 有折扣(有折扣的情况收入全额入应收账款，折扣计入成本) 借:预估应收 -------**客户 ***(辅助信息:核销号) 贷:主营业务收入 *** 借:主营业务成本——代理费用(折扣金额) *** 贷:应付账款—代理费用—**客户 *** 1.2.3 次月客服人员和客户进行对账、经客户确认后把含有本公司唯一托 运单号码的对账单交与会计核算人员，会计核算员根据收入统计表 与客户对账单进行核对，根据差异进行账务调整，分录如下: 对账收入大于预估收入 借:预估应收 **客户(辅助信息:核销号) 贷:主营业务收入 *** 对账收入小于预估收入 借:预估应收 ***客户(红字)(辅助信息:核销号) 贷:主营业务收入 ***(红字) 财务人员根据开票金额或对账单金额(不开票): 借:应收账款—应收账款外 ***客户 ***(辅助信息:核销号) 贷:预估应收 ***客户 ***(辅助信息:核销号) 物流中心应收待讨论 1.2.4 内部收入 委托方(成本方)发起协同 借:内部成本 *** 贷:应收账款--应收账款(内)-----**内部单位 *** 承运方(收入方)协同确认 借:应收账款--应收账款(内)-----**内部单位 *** 贷:内部收入 *** 送货费由收款方发起协同 借:应收账款(内)---------- **内部单位 *** 贷:(内部)收入 *** 委托方协同确认 借:(内部)成本 *** 贷:应收账款(内)----**内部单位 *** 1.2.5 办事处或物流中心代收货款: 收款方发起 借:应收账款(内)------**内部单位 *** 贷:应收账款------应收账款(外) **客户(辅助信息:核销号) 付款方确认 借:其他应收款—备用金---长途驾驶员—车号 *** 或:其他应收款—备用金---短途驾驶员---人员 *** 或:其他应收款—备用金—管理人员----到收款 *** 贷:应收账款(内)------**内部单位 *** 2 成本 2.1 原始单据的要求 2.1.1 确认成本的原始单据:公司现有《货物委托单》、《内部委托单》《附 加费用申请单》《车辆结算单》及相关的成本单据等。 2.1.2 《货物委托单》的留存:一联存根—存根;二联法人—按照法人公 司分类整理，上交上海复核部;三联记账—管理账附件;四联运营 部留存;五联承运方留存。 2.2 主要账务处理 2.2.1 外包成本 2.2.1.1 财务成本核算员根据承运商管理部及相关部门提供的成本 资料进行账务处理，分录如下 借:主营业务成本---运输成本--外包成本 *** 贷:应付账款----运费 **客户(辅助信息:核销号)*** 2.2.1.2 承运方或个体司机到收款: 借:应付账款-----运费 **客户 ***(辅助信息:核销号) 贷:应收账款----应收账款(外)**客户***(辅助信息:核销号) 2.2.1.3 运费高于个体司机代收的到收款时，要求个体司机补交差 额，规避风险。 借:现金 *** 贷:应付账款-----运费 **客户 ***(辅助信息:核销号) 2.2.2 代理费用 借:应付账款-代理费用--**客户 *** 贷:主营业务成本—代理费用 *** 2.2.3 自有车辆的成本核算，根据结算员提供《车辆结算单》录入分录 借:主营业务成本—运输成本—长途(短途)成本—车号—加油费 *** --过路过桥 *** „„ 贷:其他应收款—备用多金-长途车辆-车号 *** (或)其他应收款---备用金—短途车辆—人名 *** (或) 库存现金---**出纳 *** 3 事故赔付 3.1 货物赔付 3.1.1 由我司承担损失的事故 货物损失在对账时扣除 借:营业外支出—货损支出 **客户 *** 或 其他应收款,保险理赔,货损 ** 贷:预估应收 **客户 ***(辅助信息:核销号) 现金赔付 借 营业外支出 —货损支出 **客户 *** 或 其他应收款,保险理赔,货损 ** 贷 现金(银行存款) *** 办事处代付 受托方: 借: 应收账款(内) 贷: 现金 委托方: 借 :营业外支出---货损支出 **客户 *** 或 其他应收款,保险理赔,货损 ** 贷 :应收账款(内) *** 若已开发票，付款时客户在货款中扣除(必须附总经理签字的赔款表) 借: 营业外支出 –货损支出 **客户 *** 贷: 应收帐款--- **客户 *** 承运商代付(包括总部车队)(必须附总经理签字的赔款表) 借: 营业外支出 ----货损支出 **客户 *** 贷: 现 金 *** 3.1.2 由保险公司或者其他责任人承担的事故 收保险公司赔付 借:应收账款(内)--货物先行赔付 *** 贷:现金/银行存款 *** 借:现金 *** 贷:应收账款(内)--货物先行赔付 *** 收到其他责任人赔款 3.2 车辆、货损、人员事故 3.2.1 由我司承担损失的车辆事故 办事处自身赔付 借:营业外支出---车辆事故 *** 贷:现金/银行存款 *** 办事处代付 受托方: 借:应收账款(内) *** 贷:现金/银行存款 *** 委托方: 借:营业外支出 *** 贷:应收账款(内) *** 3.2.2 由保险公司赔付或责任人承担的车辆事故 收保险公司赔付 借:应收账款(内)---车辆先行赔付 *** 贷:现金/银行存款 *** 借:现金/银行存款 *** 贷:应收账款(内)--车辆先行赔付 *** 收到其他责任人赔款 借:应收账款(内)--车辆先行赔付 *** 贷:现金/银行存款 *** 承运方承担损失，财务处理如下: 借 :应付帐款 ----*** *** 贷:应收账款(内)--车辆先行赔付 *** 我公司员工承担损失:由行政部填写扣款单，一律从工资中扣除，财务 处理如下: 借 :应付工资 *** 贷: 应收账款(内)--车辆先行赔付 *** 4 货币资金核算 4.1 原始单据的要求 4.1.1 当地法人公司银行账户收到货款后(或各办事处收到现金)开出收 据:第一联存根联;第二联入法人账套;第三联管理账套;第四联 付款联(谁付款给谁)。 借:库存现金----**人名 *** 或 银行存款---开户行名称---账号 *** 贷:应收账款—应收账款外--- **客户 *** 4.1.2 各办事处货款汇往总部(或向城)帐户，总部(或向城)财务出纳 与开票专管员核对后，每天把所收货款传真各办事处并进行账务处 理，各办事处应收会计核对后，开收据核销应收帐款。收据:第一 联存根联;第二联入法人账套;第三联管理账套;第四联付款联(谁 付款给谁)。 4.1.3 总部(或向城)发起协同: 借:银行存款----**开户行---账号 **** 贷:应收账款(内)----**内部单位 **** 各办事处协同确认 借:应收账款(内)-----**内部单位 *** 贷:应收账款--应收账款外---**客户 ***(核销号) 4.2 主要账务处理 4.2.1 支付承运方或个体司机运费 用现金(银行存款)支付运费: 借:应付帐款—运费----**客户 ***(核销号) 贷:库存现金---人名 *** 或 银行存款—**开户行---账号 *** 4.2.2 办事处代付承运方或个体司机运费: 办事处: 借:应收账款(内)---**内部单位 *** 贷:库存现金----人名 *** 或:银行存款—**开户行---账号 *** 委托方: 借:应付帐款---运费---- **客户 ***(核销号) 贷:应收账款(内)--- **内部单位 *** 4.2.3 支付折扣 借:应付账款-----代理费用---**客户 *** 贷:库存现金----人名 *** 或:银行存款—**开户行---账号 *** 4.2.4 支付押金 借:其他应收款---押金----**客户 *** 贷:库存现金----人名 *** 或:银行存款—**开户行---账号 *** 4.2.5 支付公司人员借款 借:其他应收款---备用金---管理人员 *** 贷:库存现金----人名 *** 或:银行存款—**开户行---账号 *** 4.2.6 报销费用(出纳根据审批过的单据付款) 借: 管理费用---明细科目 *** 销售费用—明细科目 ** 贷:库存现金—人名 *** 4.2.7 发放工资(严格按照公司人事总部制定的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 执行，总部发放工资) 总部发起协同: 借:应收账款--应收账款(内)—**内部单位 *** 贷:银行存款—**开户行---账号 *** 办事处协同确认 借:应付职工薪酬----工资 *** 贷:应收账款--应收账款(内)—**内部单位 *** 4.2.8 支付职工城镇保险 借:管理费用---明细科目 *** 或 销售费用—明细科目 *** 其他应收款---其他—管理人员 *** 贷:银行存款---**开户行---账号 *** 4.2.9 购置固定资产 借:在建工程---类别—项目 *** 或 固定资产 *** 贷:库存现金----人名 *** 或 银行存款--**开户行—账号 *** 5 各办事处代垫费用的核算 5.1 操作原则 必须由付款方发起协同;代收代付不允许有价差存在。代垫装卸费、搬运、 招待等费用，业务部门报销时必须附有委托方总经理签字的委托书。 .2 主要账务处理 5 付款方发起: 借:应收账款--应收账款(内)—**内部单位 *** 贷:库存现金---人名 *** 委托方确认: 借:主营业务成本—运费 *** 或:销售费用—明细科目 *** 管理费用—明细科目 *** 贷:应收账款—应收账款(内)--***内部单位 *** 6 税金 6.1 当地注册法人公司开具发票月末提取税金 借:主营业务税金及附加 *** 贷:应交税费---各子目 *** 6.2 山东荣庆物流、瑞驰、国际、晓荣申请的发票月末提取税金 向城(总部)发起协同 借: 应收账款--应收账款(内)—**内部单位 **** 贷:应交税费---各子目金 **** 办事处协同确认 借:主营业务税金及附加 **** 贷: 应收账款--应收账款(内)—**内部单位 **** 7 月末账务处理 7.1 提取折旧 借:销售费用—折旧费 *** 管理费用---折旧费 *** 主营业务成本—运输成本-长途成本—折旧—车号 *** 主营业务成本—运输成本-短途成本—折旧—车号 *** 贷:累计折旧 *** 7.2 预提费用 借:销售费用—明细科目 *** 或:管理费用—明细科目 *** 贷:预提费用---**客户 *** 7.3 根据工资单 借:销售费用---应付职工薪酬---工资 *** 管理费用---应付职工薪酬---工资 *** 主营业务成本---运输成本—长途成本---车号--工资 *** 主营业务成本---运输成本—长途成本---车号--工资 *** 贷:应缴税费---个人所得税 *** 贷:其他应收款---其他---管理人员 *** 贷:应付职工薪酬----工资 *** 7.4 提取贷款利息 借:财务费用 *** 贷: 应付利息 *** 7.5 待摊费用 借:销售费用—明细科目 *** 或:管理费用—明细科目 *** 主营业务成本---运输成本—长途成本---车号--明细科目 *** 主营业务成本---运输成本—长途成本---车号--明细科目 *** 贷:待摊费用----**客户 *** 7.6 长期摊销 第三节 其他事项 1 单证管理 1.1 原始凭证的基本要求:真实可靠、内容完整、手续完备、书写清楚、填 制及时、编号连续、不得涂改，付款凭单所附报销单据按照鱼鳞状顺序 粘贴。 1.2 记账凭证的基本要求:附件齐全、科目正确、没有遗漏、摘要适当、金 额准确。 1.3 法人账入账单据:收据财务联(红)、付款凭单记账联(白)、托运单会 计联(红)、委托单会计联(红)和承运方留存联(付款时)。 1.4 凭证附件:要求所有凭证均有附件。 1.5 凭证传递 1.5.1 凭证附件标注 在凭证附件左上角填写管理账凭证类别、编号，按照编号顺序整理。 1.5.2 凭证交接表 填写凭证交接表(系统导出后按照规定格式，略作整理)，横向打印，与 凭证一起传递上海。(注:凭证数量较多，交接表设置页码发邮件给复核 人员，最后一联打印后签字确认后传递。) 1.5.3 凭证交接回执 当地财务要及时向上海复核人员催要签收回执，审计人员赴实地审计时 要进行审查。 1.5.4 凭证传递时间 每月3号、8号、18号、28号传递单据，确保28号当月单据传出。 2 票据的管理 2.1 各部门领用票据时，应当将票据的种类、数量、起止号码登记入册，发 现缺份、少联、错号等，要及时进行处理。 2.2 银行结算有关票据由财务部出纳负责。建立支票使用登记薄，对填写错 误的银行支票必须加盖“作废”戳记与存根一并保存按银行有关规定进 行处理。 2.3 开票据时必须复写，不得涂改、撕毁，作废时必须全份加盖“作废”戳 记并保存，以便审查。 2.4 票据使用完后，应及时到财务部门办理注销手续，再次领用票据时必须 将上一次领用的票据销号，否则不予领用。 2.5 《收据》的使用:供现金、银行会计、应收帐款催收员、财务等业务相 关人员使用，领用时领用人要认真做好领用登记。使用后存根联交财务， 并在领用簿上登记归还日期。(注:零星内部对账记账凭证可在8号一 起寄出。) 2.6 收入成本统计表 每月6号上报上月完整《收入成本统计表》。 第三章 固定资产管理制度 第一节 固定资产管理原则 1 固定资产管理目的 为了加强固定资产的管理与核算，完善固定资产的申购、使用、调拨、报废、盘点等手续，保证固定资产的安全、完整，充分发挥其使用效率。 2 固定资产管理原则 结合公司要求，对各项资产实行分级、分口管理，资产会计对各类资产实施 有效的监控与管理，各部门要对资产实物进行责任到人的管理办法，作到层层负责任、物物有人管、人人有专责。 3 固定资产的界定和分类: 3.1 固定资产确认标准:使用期限超过一年，单位价值在2000元以上，在使 用过程中保持原来物质形态的劳动工具、劳动设施和其它物质资料。凡 不具备上述条件、单位价值在2000元以下的物资作为低值易耗品进行 管理。 3.2 固定资产分类:分房屋及建筑物、运输设备、机械设备、行政办公设备 四大类。 固定资产名录: 类别代码 类别 固定资名录 01 土地及房屋建筑物 指有所有权的房屋建筑以及土地 公务车、冷运车、普运车、危险品车、 02 车辆类 装载车 电子磅秤、地磅、监控设备、打气泵、 油罐、GPS设备、加油机、制冷机、气压 03 设备类 顶、氟回收机、变频器、变压器、水泵 机、保温箱体，压力车、堆高车 电脑、打印机、空调、投影仪、复印机、 会议电话机、数码设备、传真机、考勤 04 行政办公类 机、冰箱、电动车、锅炉、馒头机、蒸 饭机、保温车、消毒车、合面机、音响 设备、电视机、道闸、热水器 4 固定资产实物管理的责任划分: 全国所有分公司、办事处资产的实物管理划分到各管理地区的相关职能部 门，集团职能部门实施总监控，集团财务进行账目管理。责任划分具体如下: (1)土地及房屋建筑物:由集团行政部负责管理。 (2)车辆类:物流中心负责所有长途车辆管理;上海短驳车队负责所有短 途车辆的管理;行政部负责所有公务车辆的管理;运营部负责所有装载车辆的管 理。 (3)设备类:由各管理地区的行政部门负责管理。 (4)行政办公设备:由各管理地区的行政部门负责管理。 5 考核办法:集团财务部及职能部门对所有资产采取实时监控、定期盘点、随 机抽查相结合的管理办法，对各单位的资产进行管理与考核。固定资产账目 管理第一责任人是各管理单位财务会计，第二责任人是集团资产会计，第三 责任人是财务总监;实物管理第一责任人是各管理单位资产分管部门，第二 责任人是各管理单位经理，第三负责人是集团资产主管部门总监。 第二节 固定资产核算原则 1 初始成本入账原则:所有资产初始成本计量采用实际成本法进行。 2 折旧费用核算原则:固定资产折旧采用平均年限法分类计提。根据固定资产 类别、预计使用年限和预计净残值率确定折旧率。 3 折旧年限规定:自购土地按照50年进行折旧;在自购土地上建造的房屋以 及其他建筑物，折旧年限为20年;如果在经营租赁土地上建造的房屋及建 筑物，按照经营租赁期限进行折旧。车辆、设备类按5年进行折旧。行政办 公类按3年进行折旧。 4 折旧计算方法:月折旧额,原值×(1,残值率5%)?折旧年限?12 第三节 固定资产采购 单笔投资在3000元以内的，由集团资产主管部门总监审批;单笔投资在5000元以内的，由集团主管副总经理审批，单笔投资在5000元以上的报总经理审批。 资产采购在资产主管部门总监审批权限内的，财务总监进行终审;如果超过资产主管部门权限的，财务总监签署意见之后报主管副总经理、总经理审批。 如采购没有经过总公司审批，私自购买，每次罚款200元。(以审批表为准) 注:资产需求报告表样见附件1 第四节 资产调拨流程 1 资产调拨基本原则 1.1 所有资产调拨都必须报集团资产主管部门与财务部审批后，方可进行调 拨。 1.2 资产调拨单是资产调拨的唯一凭证，所有调出单位见各级领导审批完毕 的调拨单进行实物调拨，违返者按照每次200元的标准进行处罚。 2 调拨审批流程: 按流程逐级审 批 调出单位财务确集团资产主 认资产净值 管部门协调 调出单位经理 集团资产会计 调入单位经理 集团资产主管 部门 注:资产调拨单表样见附件2 2.1 集团资产主管部门协调资产调拨事宜，确认调拨双方资产后，由调出方 资产管理员填列资产调拨单。 2.2 调出方将资产调拨单交集团资产主管部门负责人及集团资产会计审批， 集团资产会计将审批完的资产调拨单转调出、调入单位资产分管部门及 财务会计审批。 2.3 调出、调入方财务会计负责将收到的资产调拨单交本单位经理审批，审 批完的资产调拨单做为资产调拨的记账依据。 3 对违反资产调拨流程的处罚办法 3.1 总公司、各分公司、办事处在收到资产调拨单后，无故延迟审批7天以 上的，对责任人处以100元罚款。 3.2 所有资产都必须落实到具体的使用人、保管人，员工转岗或者离职后， 必须要有资产交接手续，此项工作由部门主管/经理监督完成。凡因员 工转岗或者离职交接不清导致资产发生流失、损坏等现象，全部责任由 各部门主管/经理承担，同时追究单位经理/部门经理的管理责任。 第五节 固定资产的修理 1 资产使用人员对所需修理资产上报主管部门进行审核，主管部门核定资产需 维修原因并判定责任人，核实后报分公司经理审批进行修理。 1.1 属个人原因产生的维修，所有维修费用由个人承担。 1.2 属设备性能方面的问题或者日常损耗中发生的问题，所有维修费用由公 司承担。 2 所有的资产维修，维修部门或者单位必须在第一时间内进行维修，不得以任 何理由拖延修理时间。如需送到各厂家维修点进行修理的设备，资产主管部 门应及时督促其尽快修理完毕，同时与各使用单位保持密切联系，需要延长 修理时间的提前与使用单位进行沟通。 第六节 固定资产报废流程 1 报废条件: ?已经达到使用年限，并且已经丧失了使用价值的固定资产; ?已经达到使用年限，虽然可以继续使用，但消耗过大或者修理费用过高的资产; ?已经达到使用年限，按照国家相关标准强制报废的资产; ?虽未达到使用年限，但由于使用不当、保养不善等原因造成该资产丧失了使用价值。 2 资产报废审批流程: ? 使用单位资产管理员填报资产报废审批单; ? 使用单位财务补充资产原值、累计折旧、净值财务数据后，报单位经理审批; ? 使用单位经理上报集团资产主管部门审批; ? 资产主管部门审批后交财务总监签批意见; ? 在资产主管部门总监审批权限内的，财务总监进行终审;如果超过资产 主管部门权限的，财务总监签署意见之后报主管副总经理、总经理审批; ? 集团资产会计按照终审意见进行账务处理。 3 报废审批权限 原值在3000元以内的资产报废由集团资产主管部门总监审批;原值在 3000-5000元以内的，由集团主管副总经理审批，5000元以上的，报总经理 审批。 4 资产报废审批要求 ? 固定资产报废实行“一物一请示制度” ? 对于人为原因造成的提前报废，在申请报废的同时，要有对责任人的处罚或者赔偿证明; ? 经过审批同意报废的资产，按照集团公司的意见进行处理、变卖，分公司、办事处将资产处理结果反馈总公司; ? 由分公司、办事处处理的报废资产，报废损益进入分公司当期损益; ? 对于闲置的、未达到报废年限的资产不得提前进行报废，达到报废年限后再做处理。 5 资产报废后残值处理要求:为了减少成本开支，应将报废后的残品合理进行 利用。如果多件报废资产的残品可以组建成一件成品再进行利用的话，那应 当充分进行合理利用。但是要遵照以下要求: ? 先将原资产进行报废处理，再进行组建。切忌不走报废程序，直接进行新的组建，如果发生类似情况，对各环节责任人视情节进行经济处罚。 ? 组建后的资产投入使用时，必须先提交报告交资产主管部门、资产使用单位以及集团财务部进行审批，财务按照领导审批意见进行资产增加处理。 6 对违反报废流程的处罚办法 ? 对于不按固定资产报废流程上报的，将对责任人处以每项100元的经济处罚; ? 对于不符合报废条件申请报废的，将对责任人处以每项300元的罚款; ? 对于未经过总公司同意擅自将资产转让、变卖、组建、报废的，将对责任人处以500元的罚款，并全国通报废批评; ? 属于保管、使用、维修不当和责任事故造成的提前报废，根据情节轻重， 由总经理办公会决定由责任人赔偿全部或部分损失。 注:资产报废申请表样见附件3 第七节 固定资产盘点 总部资产会计在月初10号之前下发资产盘点表，各单位自行组织实物盘点，并在15号之前上报盘点结果交资产会计进行账实核对，发现问题及时进行处理、解决，以确保各项资产的完整以及账账、账实相符。 集团财务部联合资产主管部门每季度进行一次实地盘点，盘点结果与各单位上报的月盘点报表进行核对，发现月盘点报表存在弄虚作假等现象的，视具体情况对单位责任人与财务会计处以一定的罚款。 有财务会计的分公司、办事处资产盘点由会计进行组织，单位经理与相关部门必须全力配合;没有会计的分公司、办事处、以及集团职能部门，由各负责人确定资产盘点人与集团财务部进行对接。 第四章 低值易耗品管理办法 第一节 低值易耗品的核算规定 1 核算内容:使用年限在一年以下或单位价值在2000元以内的设备与物资， 全部纳入低值易耗品进行管理。 常用的低耗品名录: 类别 名录 各种办公桌椅、文件柜、会议桌椅、保险柜、一体机、饮水 办公类 机、白板、办公用品等 修理工具(修理车间用)、电动工具(电工用)、手工打包机、 工具类 电锯、托盘、隔离板(货物中转用)、手动叉车、灭火器 微波炉、小冰箱、高低床、沙发、茶几、电视机、洗衣机、 生活类 电风扇、取暖器、棉被、餐桌、煮粥炉、高压锅、电饭煲、 铁锅、煤气罐 2 摊销方法:低耗品摊销采取一次性摊销法，记入“管理费用--低耗品摊销” 科目。 第二节 低值易耗品的实物管理规定 1 低耗品实物的主管部门是行政部。 耗品，在财务报销时，必须要有当地行政部低耗品管理负责2 所有新购低值易 人签字审批;同时单据上要注明资产使用单位与使用人。 3 为方便统计低耗品，财务要建立低耗品台帐管理，台帐由出纳完成。即出纳 报销以后，根据低耗品单据详细登记台帐，该台帐将为做低耗品盘点的依据。 4 低耗品为易耗品，一旦发生损坏不能使用时，任何人不得随意丢弃与处理， 全部交行政部进行报废处理。 5 低耗品每季度盘点一次，盘点责任部门为行政部、财务部。 6 所有的低耗品都必须落实到具体的使用人与保管人，员工转岗或者离职时， 所使用的低耗品同样也要进行交接。交接工作由部门主管或者经理监督完 成。 附件:低耗品台帐明细 摊销明细.xls 第五章 资金管理制度 第一节 备用金管理制度 1 备用金额度、时限及审批规定 1.1 一般规定: 人员类别 备用金额度 清理时限 审批权限 管理人员 2000元以下 7天 财务初审，分公司经理(分管总监)审批 短途驾驶员 500元以下 10天 财务初审，分公司经理(分管总监)审批 长途驾驶员 5000元以下 20天 财务初审，分公司经理(分管总监)审批 其他一般人员 500元以下 7天 财务初审，分公司经理(分管总监)审批 1、特殊情况下，电话授权后可以先行支付，第二天必须补办手续。 2、分公司经理(分管总监)外出期间，要指定授权人签字，回公司后补签。 1.2 特别规定 (1)金额在3万元以上的，由财务总监初审，总经理审批。 (2)金额在3万元以下的，由主管财务初审，各主管总监审核签字，财务总监审批。 (3)职工因私临时借款，由财务总监初审，总经理审批。分公司经理(分管总监)无权对私借款。 2 违规处罚规定 2.1 管理人员、其他一般人员出差、经办各种事项的一般性临时借款，务必 在7天内报销完毕。逾期，每天按借款金额的5?进行处罚，最低罚款 金额为50元。 2.2 短途驾驶员的一般性出车借款，务必在10天内报销完毕。逾期，每天按 借款金额的5?进行处罚，最低罚款金额为50元。 2.3 长途驾驶员的一般性出车借款，务必在20天内报销完毕。逾期，每天按 借款金额的5?进行处罚，最低罚款金额为50元。 2.4 有特殊情况需延期报销的，需向总部财务申报核批。未经批准且逾期30 天以上(不包括30天)，每天按借款金额的1%进行处罚，最低罚款金额 为100元。未经批准且逾期60天以上(不包括60天)，立即追回所有借 款且不再给予报销相关的成本费用。超90天(含90天)移交集团法务 部处理。 上述日期的计算以相关业务的原始单据上的日期为准(管理人员、其他一般人员出差的按返回公司的日期计算)。 第二节 押金管理制度 公司对外支付的各种类型押金必须有相关合同的约束，否则不予受理。 1 一般规定: 押金额度 审批权限 5000元以下 财务初审，分公司经理(分管总监)审批 5000元—20000元 财务初审，财务总监(分公司经理)审批 20000元—50000元 财务初审，财务总监签字，总经理/董事长审批 50000元以上 财务总监初审，总经理/董事长审批 2 押金收据的管理: 各办事处对外支付押金后收到的收据，统一交由财务经理(分公司经理)作为存款保管，财务上一律用复印件入账。 3 违规处罚规定 ? 由于押金收据保管不善造成押金无法收回的，将由保管人赔偿公司全部损失; ? 由于对方单位的原因造成押金无法收回的，各办事处要提前一个月向总 董事长对相关当事人进行处罚。 公司汇报，否则将由总经理/ 第三节 资金管理平台相关规定 1 实行收支两条线的原则及规定 1.1 总原则: 收款上交，流动资金实行备用金管理，所有支出实行预算管理。 1.2 措施: 1.2.1 所有分公司、办事处必须按照总公司的规定，按时将收入存入公司 银行账户。如未开立公司银行账户的分公司、办事处，以总公司资 金管理部指定人员的名义开立个人储蓄账户并开通收费站业务与 总公司银行账户挂钩，分公司、办事处财务人员及时将本单位收入 按时存入该账户。总公司资金管理部出纳每日定时通过网银对各分 公司、办事处资金进行调配、协调解决运行中的具体问题。 1.2.2 对于大宗成本费用的支付，收归总公司资金管理部统一付款。 1.3 管理责任: 1.3.1 总公司建立以财务部为核心的“收支两条线”的管理机构，负责制 定管理制度、核算办法及其他相关政策，并对执行“收支两条线” 的违规行为进行纠正、监督和处理。总公司资金管理部是管理全国 资金“收支两条线”的操作机构，总公司财务部总监为全国“收支 两条线”第一责任人。 1.3.2 各分公司、办事处建立逐级负责制。分公司、独立支公司负责人为 第一责任人，财务负责人为第二责任人，具体经办人为第三责任人， 负责实施本分公司“收支两条线”工作，并负责与总公司对账，保 证账账、账表完全相符。 1.4 收支两条线核算办法 1.4.1 各分公司、办事处在总公司的指导下在指定的银行开立银行账户; 1.4.2 各分公司、办事处每日将收到的款项存入银行账户，总公司资金管 理部出纳每日定时通过网上银行对各分公司、办事处资金进行调 配; 1.4.3 资金调配的核算通过“应收账款-应收账款内”科目，小额经营费 用采用备用金核算管理的原则，备用金额度由总公司确定; 1.4.4 大宗成本费用由总公司资金管理部统一支付。与分公司、办事处业 务往来频繁、交易金额较大的承运方、供应商必须签定正式合同， 由分公司、办事处财务将合同上交总公司资金管理部备案。该部分 费用款项由总公司统一支付，款项支付时，由分公司、办事处财务 向总公司资金管理部申请付款，并提交业务明细及发票，由总公司 资金管理部审核通过后付款。 2 银行开户、销户管理 2.1 所有新开银行账户，必须通过总公司财务部资金管理部，报请财务总监批准后方可实施; 2.2 所有银行撤户，也必须通过总公司财务部资金管理部报请财务总监批准后方可实施; 2.3 个别公司因业务需要，以个人名义开临时专用账户，也必须通过总公司 财务部资金管理部报请财务总监批准后方可实施; 第六章 应收账款管理制度 第一节 发票管理制度 1 发票的保管与领用 财务部指定专人负责对发票的日常管理，统一管理发票的购入、领用、结存，建立数量核算台账，及时做好进、销、存记录，负责本单位已开具发票的数量、金额、应交税款等项目的审核、统计，装订记账联。 2 发票领用流程 2.1 客服凭客户确认的账单到各管理账会计处核对收入，找出差错原因及时 调整，由各管理会计向应收管理部发票专管员申请开票。 2.2 各办事处管理会计将对账单交上海法人账会计审核后，由法人账会计转 交应收管理部发票专管员。 2.3 开票客户必须要有合同或客户盖章的委托书否则不予开票。发票申请人 要仔细填写开票信息，避免税号、金额填写错误及重复申请开票。 2.4 发票专管员开出发票后及时将发票寄出，各办事处收到发票后在发票信 息签收单上签字确认后转回应收管理部。 3 发票使用要求 3.1 发票开具必须符合国家税务政策中关于发票管理的规定。 3.2 发票开具的金额必须与所列收费一致，不得开具空头、空白发票及超收 费标准的发票(即多开发票)。 3.3 因故造成发票作废，必须写明作废原因并由责任人签字，应将作废发票 的各联粘贴在该联存根上并加盖“作废”章备查。废票重新申请的应在 发票申请单上写明“重新申请”，并将作废发票交回应收管理处发票专 管员，重新开具发票(是月底有作废发票要及时告知作废发票号码，以 减少隔月作废)。 3.4 违反上述规定处以100--1000元罚款;给公司造成损失的，其损失额由 责任人全部承担;触犯法律的由责任人承担法律责任。 第二节 应收帐款管理制度 1 应收账款管理目的 为加速资金周转、降低逾期账款率、坏帐率和经营风险，确保账款安全、及时、完整的回收，保证账款的准确性及真实性。 2 应收账款管理流程 2.1 每月五号之前会计将收入清单给予客服部，督促客服及时核对。 2.2 每月六至十号客服部与客户进行对账，客服部将经客户确认签字盖章的 账单交财务部应收管理部开具发票。 2.3 每月终了各结算会计应及时录入当月的应收账款，并按对账单、发票及 时调整差额。 2.4 总部应收管理部建立应收账款明细表，根据客户回款情况及时销账、进 行账务处理。每月终了对应收账款账户进行全面清理、检查结算情况、 分析账龄，发现异常情况及时披露。 3 应收账款考核指标 4 应收账款考核办法 5 相关责任及处罚 第三节 应收核销制度 1 借助用友系统，全面推行应收核销模块，各办事处应及时在核销模块中核销 预估应收及应收账款。 2 每月终了各办事处财务经理应检查核销情况并与应收账款余额比对，发现错 误及时查明原因调整，做好应收账龄分析表及时发送给总部应收部。 3 每月财务按核销账龄分析表给客服部提供客户帐龄信息，并督促客服催收应 收账。 第四节 超期应收管理制度 1 对账龄在三个月以上的应收账款进行分析跟踪，落实具体情况，结合利润做 出分析意见。 2 各分公司、办事处执行超期应收账款周例会制度，检查各部门本周的执行情 况，并落实下周回收计划，(时间由各办事处自定，并报总公司备案)，及时 解决收款中遇到的问题。由办事处财务向总公司应收管理部上报会议纪要及 超期应收账款周报表。 3 针对账龄较长的应收账款应制定明确的清收方案并落实到具体责任人，财务 要督促有关责任人及时进行追收，避免坏账的产生。 4 集团财务每月进行总结，对各单位的执行情况进行通报，并根据应收账款完 成情况进行考核，并将考核结果报人资部在当月工资中兑现。 第五节 坏账管理制度 1 对大额逾期客户，应立即采取终止合作、扣货、法律诉讼等措施解决，对未 按照要求时限完成或未采取果断措施的，对相关责任人可处以50-300元或 逾期金额0.2,的罚款。 2 各办事处对于确定无法收回的应收账款，应书面上报总部应收管理部，按照 审批权限审批后予以调账处理。 3 应收账款确认为坏账损失，追究责任，财务部有权对相关责任部门和责任人 提出处罚意见。若为客户原因导致款项无法收回，由客服报人事法务部，通 过法律诉讼解决，财务跟踪配合;若为我司员工工作失职，落实责任人。 4 虽已申报坏账，但客服仍应尽全力催收。 第六节 代理费申报管理 1 新进客户申请代理费用，由业务引进人填写代理费申请表，经办事处财务及 办事处经理审批同意后，交总公司由应收管理处审核、财务总监及总经理审 批后方能执行。 2 客户申请代理费用，业务引进人必须提交客户预期利润率分析报告，若客户 提成部分超出我司利润则需董事长审核后方能执行。 3 支付客户代理费用，由客服人员至财务部办理相关手续，财务审核后付款(收 到运费后方能支付);若客服人员未及时客户代理费用，各办事处财务按代 理费率计提客户代理费用并作账务处理。 4 原则上代理费用必须通过银行转账，由客服部将受益人卡号报总公司财务部备案，若是现金支付须由财务经理监管密封。 第七章 应付账款管理制度 第一节 承运商结款流程 1 目的和范围 1.1 目的:为完善我司与承运商的业务结算操作流程，让承运商能够及时的 拿到运费，使我司沿着科学化、自动化、智能化的业务结算操作流程发 展。 1.2 范围 公司名称 备注 山东荣庆物流有限公司 苍山县瑞驰物流有限公司 上海办下属各承运商 上海荣庆国际储运有限公司 上海晓荣货物运输有限公司 2 各方职责 2.1 承运商管理部门 2.1.1 对承运商当月合同单清账 2.1.2 对承运商对完账所开的收据登记 2.1.3 对每月所付款承运商安排付款计划 2.2 承运商 2.2.1 对当月合同单及时清账 2.2.2 对当月已清账的合同单及时输入电子表格发至财务部 2.2.3 对当月已对过账的运费及时开具发票交至财务部 2.3 财务部 2.3.1 对承运商发过来的账单及时对账 2.3.2 对账时出现问题及时告知承运商，便于让承运商及时查找原因 2.3.3 和承运商对账无误时告知承运商开票金额，便于承运商及时开票 2.3.4 收发票时仔细查看收据金额和开票金额是否一致如无问题收票人 在收据上签字 3 结款流程 3.1 瑞驰 当月合同单在承运商管理部清完账后，当月运费金额小于两千元以下的直接拿现金，当月金额大于两千元的到财务部(马陆)对账并开收据，承运商必须向财务部(马陆)提供固定的农业银行卡号，财务在一周内把钱汇入账户(特殊情况除外)，但当月金额大于3万元以上的需提供公司银行账户。(此条例仅指瑞驰承运商) 3.2 荣庆(四种方法可取其一) 3.2.1 开好发票时，可直接将合同单及发票快递给财务部(马陆)但必需 有清单，财务人员查看后开具收据并在收据上签字，收据可放于财 务部，待付款时，承运商来财务部办理完相关手续后，交于银行会 计处，直接划于收款人账户。 3.2.2 开好发票时，可直接将合同单及发票快递给财务部(马陆)但必需 有清单，财务人员查看后开据收具并在收据上签字，收据可放于财 务部，待付款时财务人员全权代理承运商办理付款手续，办理完毕 后交于银行会计处，直接划于收款人账户。 3.2.3 开好发票时，可直接将合同单及发票快递给财务部(马陆)但必需 有清单，财务人员查看后开具收据并在收据上签字，收据可放于财 务部，待付款时，承运商来财务部办理完相关手续后，到银行会计 处拿支票。 3.2.4 开好发票时，承运商及时把合同单和发票交于财务部(马陆)财务 人员查看后开具收据并在收据上签字，将收据的第四联交于承运 商，当月付款时承运商持第四联于财务部拿支票。 【注】如承运商开的不是自己的发票，付款时，财务部将款直接付给开 票人，而不是承运商。 第八章 报销管理制度 第一节 差旅费 1 差旅费报销原则 严格执行差旅费支付标准，严格执行出差手续办理程序，据实报销。 2 出差申请及费用报销流程 2.1 出差人员必须事先填写“出差报告”，提交上级主管部门批准。 2.2 出差人员依据“出差报告”到财务部借支差旅费，前款不清后款不借。 2.3 出差回公司后七天之内填写支付证明单，经相关部门领导签字，至财务 部报销差旅费用。 注意事项 3 费用报销标准及 差旅费包括内容有交通费用、住宿费、生活费，标准如下: 类别 岗位范围 乘坐交通工具标准 A 副总经理、总经理、董飞机商务仓、火车软卧、动车一等仓、 事长 轮船一等仓、普通客车、出租车 B 副总监、总监、分公司飞机经济仓、火车硬卧、动车一等仓、 总经理、分公司副总经轮船二等仓、普通客车、出租车 理 C 分公司经理、部门经理火车硬卧、动车二等仓、轮船三等仓、 等经理级 普通客车、公交车、摩托车、三轮车 D 领班、组长、主管等主火车硬座、动车二等仓、轮船四等仓、 管级岗位及员工级 普通客车、公交车、摩托车、三轮车 A类 B类 C类 D类 类 别 伙住伙住伙住伙住 食 宿 食 宿 食 宿 食 宿 经济特 区、 直辖100 480 50 320 30 180 30 120 市、广州 省会城市 80 320 40 240 25 140 25 100 其它地区 60 240 30 180 20 100 20 80 出差途中 40 * 30 * 20 * 20 * 注意事项: (1)交通费用标准，根据职务和实际票务，按照公司统一的标准予以报销;驾驶或搭乘公司车辆出差时，不支付交通费用; (2)住宿费按照住宿天数、累计不超过定额标准支付，出差途中不予考虑; (3)生活费按出差天数，累计不超过定额标准支付;出发当日生活费用补贴的规定:上午出差按全额支付，下午出差按照半额支付，晚上20:00以后出差，不予支付; (4)出差人员出差费用原则上回到所在编制公司报销，不得再出差地报销; (5)当伴随客户随行或者因故，出差者差旅费用超出规定时，须征得上级同意，出差回来后，补办书面报告，获得批准后，按照批准后的金额报销; (6)享受飞机或者卧铺标准的:乘火车12小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机;乘火车4小时内可到达的，以硬座为准，不得乘坐卧铺; (7)出差报销招待费用的当餐不予报销生活补贴(一天的生活补贴按照2:4:4比例分配); (8)出差目的地和内容与一般出差有区别的，为特殊业务出差，如随客户 出差、到分公司赴任、长期驻集团下属公司等。具体依据人事任命等其 他相关规定处理。 第二节 伙食费 1 伙食费报销原则 在执行公司制定考核标准的基础上按照级别权限进行逐级审批，据实报销。 2 费用报销流程 2.1 食堂费用报销流程:买菜----厨房负责人----单位负责人----财务 2.2 误餐费用报销流程:本人----主管领导----行政----单位负责人----财务 3 费用报销标准及注意事项 食堂费用标准 单位人数人均标准标准说明 备注 (人) (天) 10人以下单位不予配置沈阳、烟台、潍 厨师或者勤杂工;10人坊、西安、厦门、1-15 10元 -15人，不配厨工，如果南京、合肥、成 自找厨工，费用可从生活都、南宁 费中支出。 可以根据实际情况配置临沂、济南、杭16-30 10元 厨工1人。 州、无锡 配置专职厨工，厨工和勤鹏旭、广州、天31-200 9元 杂工配置比例按每50人津、武汉、苏州、 配置1人计算。 青岛 200- 7元 上海、北京 13元 定点现场、驾驶员 公务车驾驶员、市内短驳 15元 驾驶员 上海 短驳车驾驶员离开市内 出差标准 不能当天回来按照出差 标准执行 物流中心 27(5元 长途车货车司机 个别特区或者情况特殊， 特殊情况 15元 经过签批执行，但是最高 不超过15元每人每天。 误餐标准 总标准 早餐 中餐 晚餐 当地食堂标准金20% 40% 40% 额(X) 注意事项: (1)每一误餐补助标准按当地公司每日伙食标准的2:4:4进行，原则上在公司就餐，因工作需要在外无法回来就餐的才有误餐补助。误餐补助享受只限于外勤岗位，这些岗位必须是经审批到行政备查; (2)食堂标准所含内容:食堂所有员工吃的菜、主食等食品物资;食堂所使用的燃气、煤气、电灯所耗能源;食堂为正常生活所开销的单价在10元以下的食堂辅助器具等。 (3)此标准为最高标准，每月进行统计审核一次，由财务负责监督落实，超过此标准费用由责任人承担，低于此标准不予追究。 (4)货车驾驶员当天回，补助午餐费;当天出车次日回，按照出差伙食标准报销。 第三节 电话费 1 电话费报销原则 实行“员工提出报销申请(后附话费申请单)、公司核定报销限额、限额内 实报实销，超支部分员工自负”的原则 2 费用报销流程 2.1 使用储值卡(如神州行、如意通等)的移动电话，每月按报销标准由行 政部负责发放充值卡。月底付费话资由行政部每月凭电信部门出具的收 费单据报销移动电话通讯费用，(后附话费报销限额标准) 2.2 在核定的额度内，由申请人填写申请单，依次经部门经理、部门总监(分 公司、办事处经理)、人事法务总监审核签字后，报总经理批准后方可 执行。 3 费用报销标准及注意事项 话费报销限额标准 低 中 高 说 明 职级 副总、总监(9) 300元/月 500元/月 700元/月 ?当月缺勤 20天以上者集团部门经理、一、二、 300元/月 400元/月 500元/月 取消当月话三级分公司办事处经理 费补贴 部门分部经理、项目部 ?当月缺勤经理、专线经理、调度、 100元/月 150元/月 200元/月 10天不足20资深销售员、四级分公 天者补贴当司办事处经理 月话费标准分部部门副职、主管、 100元/月 130元/月 180元/月 的50% 科长、短驳驾驶员 ?试用期间 不享受话费特殊岗员工 50元/月 80元/月 100元/月 补贴 注意事项: (1)公司不为员工购置移动手机，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用(简称移动话费)，按具体情况给予一定金额的报销限额标准。 (2)因公出差等特殊情况话费超支部分，可凭通讯运营商的话费清单逐项勾对，注明因公事由后，由行政部审核后报人事法务总监、总经理批准后报销。 (3)对员工因开通个性化服务而产生的费用(如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动QQ或其他费用等)，公司一律不予报销。 第四节 其他费用 1 费用管理原则 公司各项费用支出在执行公司制定考核标准的基础上按照级别权限进行逐 级审批原则。各分公司费用先报销后考核，费用报销时由当地财务经理、分公司 经理、收款人签字，各审批手续齐全，出纳人员方可支付。财务总部月底进行审 核分析，对各分公司经理进行考核。 2 费用审批流程 2.1 招待费、培训费、水电费、办公费用及日常其他开支在各分公司经理权 限或标准范围内的费用可自行报销;超过权限或标准的要上报人事行政 总监审核，经总经理审核后上报董事长审批。 2.2 房租、装修费两项费用各分公司经理权限内的可自行报销;超过权限或 标准的要上报人事行政总监审核，经总经理审核后上报董事长审批。 2.3 工资薪酬由各分公司经理、人事行政总监审核后上报总经理审核、董事 长审批。 2.4 公务车耗费在各分公司经理权限或标准范围内的费用可自行报销，超过 分公司经理审批权限的上报全国运营总监审核、经总经理审核后上报董 事长审批。 2.5 货损支出在各分公司经理权限或标准范围内的费用可自行报销;超过权 限或标准的要上报全国运营总监审核，经总经理审核后上报董事长审 批。 2.6 财务费用利息支出财务总监有终审权。 2.7 以上费用开支财务审计部、财务总监有审查权。 3 费用报销标准 公司费用开支审批权限如下: 费用开支审批权限(元/单笔) 费用项目 董事长 总经理 分管总监 分公司经理 招待费 ,2,000 ?2000 ?1,000 ?500 其他开支 ,2,000 ?2,000 ?1,000 ?500 公务车耗费 ,2,000 ?2000 ?1,000 ?500 培训费 ,3,000 ?3,000 ?2,000 ?1,000 差旅费 ,3,000 ?3,000 ?2,000 ?1,000 房租、装修费 ,10,000 ?10,000 ?5,000 ?2,000 货损支出 ,10,000 ?10,000 ?5,000 ?2,000 费用月度限额标准 基于分公司执行利润指标考核的形式，公司分级如下: 特级:上海北方 一级:北京、物流中心、上海车队、 二级:上海南方、广州 三级:天津、青岛、武汉、南京 四级:济南、杭州、临沂、无锡、苏州 五级:沈阳、西安、成都、厦门、南宁、潍坊、威海 各项费用实行费用占毛利比例指标考核，月度限额如下: 第九章 财务档案管理办法 第一节 总则 为了加强公司会计档案的科学管理，特制定本办法。 第二节 会计档案的界定和主管 会计档案是指公司会计凭证、会计账簿和会计报表、工作单、委托书等会计核算材料。 总公司财务部为会计档案主管部门。 总公司财务部负责建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等类别 生活工资薪招待通讯差旅水电公务车办公及其费用总额 费 酬 费 费 费 费 费 他 特级 参照<24% ,<1.5% ,,,1.5% ,1.5% 55% 人事9.6% 0.8% 1.5% 部制一级 <22% ,<1.0% ,,,1.0% ,1.0% 47% 定标3.6% 0.5% 1.0% 准 二级 <22% ,<2.0% ,,,1.5% ,1.5% 55% 3.2% 0.5% 1.5% 三级 <20% ,<2.0% ,<1.0% ,1.5% ,1.5% 42% 3.0% 0.7% 四级 <20% ,<2.0% ,,,1.5% ,1.0% 42% 2.0% 0.5% 0.5% 五级 <20% ,<2.0% ,,,1.0% ,1.0% 42% 2.0% 2.4% 0.5% 管理制度。 各分公司财务部负责其本部及下属分公司的财务档案管理。 各单位接受上级财务部门和档案管理部门的业务指导、监督与检查。 第三节 会计档案管理 分公司财务部门对每年形成的会计档案，按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，集中到分公司财务部门保管3年;同时抄报总公司财务部电子板清册。期满后原则上编造清册移交总公司财务部。 档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 会计档案应妥善保管、存放有序，严格执行安全保密制度，不随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级公司或外单位需要查阅的，要经本公司领导批准，且派专人陪同阅看;原件不得借出。 下属单位(子、分公司)撤并，会计档案应随同转移到上级公司或指定部门，并办理好交接手续。 各种会计档案的保管期限，可分为永久、定期二类，详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。 会计档案保管期满，需要销毁的，由总公司财务部执行。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。 由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前，监销人应认真清点核对:销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。 第四节 附则 本办法由总公司财务部会同档案部门解释、执行。 会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注 一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 4 工作单财务联 15年 二 会计账簿类 5 总账 15年 包括日记总账 6 明细账 15年 现金和银行存款日记账保管7 日记账 15年 25年 固定资产报废清理后保管58 固定资产卡片 年 9 辅助账簿 15年 包括各级主管部门汇总财务三 财务报告类 报告 10 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 11 年度财务报告(决算) 永久 包括文字分析 四 其他类 12 会计移交清册 15年 13 会计档案保管清册 永久 14 会计档案销毁清册 永久 15 银行余额调节表 5年 16 银行对账单 5年 第十章 财务绩效考核及奖惩制度 第一节 绩效考核管理制度 荣庆财务绩效考核.xls绩效考核具体见附件 第二节 处罚制度 1 出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并处以相应的罚款: (1)超出规定范围和限额使用现金的对责任人罚款500元; (2)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的，对主要责任人罚款1000元，对次要责任人罚款300元; 3)未经规定程序批准擅自借用他人资金，或不按审批程序私自挪用支付款( 项的，对主要责任人罚款1000元，对次要责任人罚款300元; (4)利用账户替其他单位和个人套取现金的罚款1000元; (5)违反收支两条线资金管理规定，未经批准开立账户、坐支或未按批准的资金使用范围使用资金的，直接经办人(操作人员)视情节罚款500-1000元;财务经理视情节罚款1000-3000元;情节特别严重的降职使用或解聘; (6)保留账外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的，对主要责任人罚款1000元，对次要责任人罚款300元; (7)因不及时与客户对账、不及时向客户收款，造成应收账款回收不利的，对该单位负责人罚款500元，对应收账款会计罚款200元; (8)分公司财务经理不坚持财务原则，弄虚作假的多入或少入费用及多入或少入收入的，罚款1000元并全国通报，情节严重的降级使用乃至解聘; (9)不按照权责发生制等财务规定的相关原则做账务处理，导致收入和成本费用失去配比性、利润不真实，虚增或隐匿金额超过10万元或者一年内出现三次以上较大账务调整的给予罚款1000元的处罚; (10)报表数据要求真实、准确、及时，不得弄虚作假。对不执行规定的，给予100至2000元的罚款; (11)对漏计、少计结算款项的工作人员由各内部结算单位自行处理，造成经济损失的由本人负责全额赔偿; (12)财务私涉小金库的，主要责任人罚款1000元，资要责任人罚款500元，情节特别严重的降级使用乃至解聘; 2 出现下列情况之一的，财务人员应予解聘(辞退): (1)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的; (2)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、账表、文件资料的; (3)伪造、编造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计账簿的; (4)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的; (5)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的; (6)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的; (7)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。 3 出现触犯法律的，追究法律责任。 第十一章 会计人员交接制度 第一节 总则 1 为了规范会计人员的管理，确保会计人员变动岗位时，区分清楚岗位变动前 后岗位责任人的责任，确保会计工作的前后衔接，防止账目不清、责任不清 等混乱现象的发生，现根据《会计基础工作规范》的有关规定，结合公司具 体情况，制定本制度。 2 会计人员调动工作、变动岗位或因故离职的，必须按照本制度的规定处理善 后事宜，与接管人员办清交接手续，编制移交清册，否则，一律不得离岗。 本制度适用于公司总部及所属分公司、分事处所有会计人员。 3 第二节 移交细则 1 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。 2 尚未登记的账目应当登记完毕，并在最后一笔余额后盖经办人员印章。 3 整理应该移交的各项资料，对未了事项要写出书面材料。要核实所有内外往 来账目，部门间财产物资账，并尽可能处理结清，处理不完的列表交接。 4 编制移交清册。移交清册一般应包括:单位名称、交接日期、交接项目、交 接内容、交接双方和监交人的职务、姓名、移交清册页数以及需要说明的问 题和意见等。交接内容要详细列明应该移交的会计凭证、会计账簿、会计报 表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和会计用 品等内容。 5 会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺， 要查明原因，并要在移交册中加以注明，由移交人负责。 6 财务负责人、财务经理、各主管移交时，还必须将自己分管的财务会计工作、 重大财务收支和会计人员的情况等向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留 问题，应当写出书面材料。 7 会计人员临时离职或者因病不能工作需要他人接替或代理的，财务负责人或 会计主管人员必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。临时离职 会计人员恢复工作的，应当与接替或代替人员办理交接手续。 8 移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的，经财务负责人批准由 移交人员委托他人代办移交，但委托人应当承担相关责任。 9 接管的会计人员应继续使用移交的账簿，不得自行另立新账，以保持会计信 息记录的连续性、完整性。 第三节 监交细则 1 会计人员办理交接时，必须有专人负责监交。监交人的规定如下: (1)一般会计人员交接，由所在部门主管会计监交; (2)主管会计交接，由所在部门财务经理监交; (3)财务经理交接，由公司财务负责人监交; (4)财务负责人交接，由公司总经理监交; 2 交接工作结束后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或盖章，以明确 责任。移交清册一式四份，交接双方、监交人各一份，财务部存档一份。 3 移交人员在对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法 性、真实性、完整性承担法律责任，不能因为会计资料已经移交而推卸责任。