会议主持及记录技巧
营建处-环安 会议主持及记录技巧 目录 1 为什么要开会及会议成本 2 开会前/中/后的要点 3 议程
设计
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及成功的会议要点 4 与会的规则 5 如何开会 6 倾听/记录/主持技巧 7 会议中的问题营建处-环安 为什么要开会, 开会让你… 但开会也让你… 小组面对面沟通 工作时间被分割 众多讯息一次交流 人多口杂，讨论耗时 融合意见凝聚共识 晚上加班 分派工作，公平合理 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人
发言
中层任职表态发言幼儿园年会园长发言稿在政协会议上的发言在区委务虚会上的发言内部审计座谈会发言稿
比自己开口多 Delay重要工作或客户营建处-环安 盘点你的会议成本 算算看，你一周内总共: 开了几个会, 为会议花掉多少时间, 因为开会达成几项共识, 因为开会完成几个结论, 因为开会加了多久的班, 因为开会失去多少关键时刻, 因为开会Delay多少工作,营建处-环安 开会前 6 项准备 开会前的重要步骤有哪些, 1. 先决定会议希望达成的结果 2. 想想会议是否有必要召开 3. 邀请适当的人出席 4. 准备背景资料 5. 设定会议纲领及时间表 6. 预先设想可能的冲突营建处-环安 开会中 3 大失败 开会时要克服哪些状况, 1.一进会场士气散漫，没有参与感 2. 偏离主题 3. 点子干枯，鸦雀无声营建处-环安 开会后 3 项追踪 开会结束时要回顾哪些重点, 1. 行动项目 2. 决议 3. 开放议题营建处-环安 议程设计 由重要到重要——会议开始时即讨论重要 议题以免延误时影响到后面重要议题。 由尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后让与会 人员建默和信任感再接触尖锐议题使 气氛尴尬。 由容到困难——让大家渐渐融入会议进 的节奏要开始就接触未熟悉的会议造成挫 折感。营建处-环安 成功的会议 有效——借着团队的集思广益解决个人 无法完成或突破的问题有效达到会议目 标。 和谐——营造和谐的气氛使成员对团队 有安全感、信任感、认同感展露个人才 能。 参与——参与的人用心关注才能让会议 得到健全发展。 效率——当一个会议成功的要素具备后 能在预定的时间内完成开会这就是效 率。营建处-环安 与会规则 要守时坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发发言简短扼要 对事对人做人身功击 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断营建处-环安 与会规则 主持人会议内容中一系事件数据 要以事实为依据得带主观猜测. 与会者提问或者引用一些事件或数据 亦必须以事实为依据能凭感觉. 感觉与事实 感觉——即对事物主观的意念其中包含个人的价 值判断因此感觉的产生往往因人而异。 事实——即有具体、明确的讯息陈述与实际所发 生的事件相符。营建处-环安 感觉与事实演练昨日九点过后G珠宝店里有 一位商人正在收拾店面一 位客人出现并要求鉴赏货品 店主打开玻璃橱窗橱窗内 的东西被人抓起忽然有个 男人迅速跑出店外突然间 警铃大响保安人员迅速赶至 现场。营建处-环安 判断问题 以下问题你认为是事实或感觉 1.店主正在收拾店面时有一个男人出现。 2.那个男人是强盗。 3.此事件发生于昨晚九点过后。 4.打开橱窗的男人是店主。 5.橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了 6.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。 7.橱窗内有金饰且有许多贵重的宝石。 8.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。营建处-环安 问题答案 1.客人未指明是男女 2.没有明确的线索显示是强盗。 3. 未指明是白天九点还是晚上九点 4.没有明确提出店主的性别 5.没有指明是跑出店外的男人抓取橱窗内的物品 6.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物 品迅速逃走 7.只说有宝石没有指明是金饰 8.没有明确的数字或说明显示参与的人数 分清什么是”事实”什么是”感觉”了吗营建处-环安 会议主持注意事项独占发言——避免冗长的发言占用大家交意见的时间。火爆子——要能容纳他人的发言可情
绪化与他人发生冲突。优柔寡断——要思清晰对决议事项要果断、 明确。加入冲突——应站在中的场来化解冲突。操控议程——应依照程引导会议的进可 一人操控整个会议的议程。营建处-环安 如何开场 背景:除会议召开的背景也可让 与会人员
自我介绍
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并说明对会议的期 待以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后 顺序和预估时间。 会议期待营建处-环安 如何总结 宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬事项营建处-环安 如何让大家愿意发言 塑造会议欢乐、和谐的气氛。 建包容、安全的讨论环境。 保持客观对事对人。 以言人以言废人。 设置暗桩带动与会人员的热参与有抛 砖引玉的效果。 主动出击适时发问塑造发言机会且予 以正向的肯定与鼓励。 有效倾听与好沟通。营建处-环安 如何发言 如何 发言 如何 发言 积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题营建处-环安 如何开会举例 工程师对包商会议 开会前: 1.首先要非常明确自己的开会意图把包商喊过来开会到底是 为么解决材的质问题材或设备供货延误材 或设备某项功能全……又或是工程
施工
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DELAY劳动工人人 数足效底下施工质出现问题…… 2.从实际出发自己脑袋先想一个实可并且合的整改
方案
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准备开会向包商交底. 3.事先预设包商的推脱方法找到驳斥对方的数据.实或其他 事实以免开会的时候处于被动 这样就确定会议的内容和你的会议期待营建处-环安 如何开会举例 工程师对包商会议 开会中: 1.首先提出开会前想好的问题然后让包商提出解决问题的方案 2.必须要让包商先陈述解决方案当包商的方案优于自己的期待或自己开会 前就想好的期待结果时问题容解决如果包商解决问题的方案与自己 的期待有出入时待包商陈述结束后摆出自己的场然后开始一一驳 斥包商方案中的可之处使自己处于主动. 3.包商往往会继续和你争论说自己有某方面的困难达到你的期待是否 某方面可以让亚翔作出一定的让步此时工程师要考虑实际现场需求按 住情绪某些方面能让步的坚决让步如果因此确定会议结果 工程师可向项目经反映此情况自己能掌握施工进及品质可相应 的让步以得到达成一致的会议记录. 4.会议记录上必须说明如后续工程未按会议记录执亚翔将采取何种措 施以此来约束包商 这样就有决议或执的标准
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