小企业电脑建账方法

小企业电脑建账方法 电脑是人类的伟大发明创造，电脑以其出色的记录与计算功能，通过海量存贮和高速运算，将其所记录的内容快速分门别类地计算出人们所需的结果。用电脑做账，使会计工作效率提高到前所未有的高度，使会计技术产生了一次史无前例的飞跃。 我国小企业面广量大，用电脑做账，具有十分重要的现实意义。目前电脑已进入千家万户，会计软件也相当成熟，一台电脑上多家账，一套会计软件建多家账，一人做多家账，已不是天方夜谈;会计电算化的春天正阳光明媚。笔者以利信会计核算软件为例，结合小企业电脑建账工作实践，谈一谈小企业电脑建账方法。 一、选择会计软件 现在市场上的会计软件品种很多，功能各有所长，价格有高有低，小企业选择适用于本企业的会计软件应考虑以下几点。 1、易学易用:会计软件应当是一学就会的电脑软件，能在较短的时间内掌握这门技术，能尽早地把会计人员从手工账表堆里解放出来，而不应该成为会计人员新的负担，新的包袱。 2.功能强大:适合小企业特点，有适应各行各业的会计 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 可供选择，具有会计制度 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 功能，全程试算功能;能满足企业当前和未来会计工作的要求;具有一定超前性，能不断地适应企业会计工作的发展，不断推出与之相配套的功能。 3.安全可靠:具有较强的容错能力，这是会计软件的起码 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 。 1 软件要有防泄漏、防破坏的能力;要有防错、查错、纠错的能力。重新安装、修复会计软件能保持原会计数据安全无损。 4、服务周到:提供应用培训、日常指导、版本升级等服务工作;在线帮助贯穿于应用全过程，任意窗口都可获得帮助，与软件配套简单明了的操作手册，与实际工作密切相联的演示程序和应用案例。 5、价廉物美:界面清晰、操作流畅、导航系统生动、美观、漂亮，价位较低。 6、合法通用:必须是合法的、正版的会计软件，菜单规范明确，账表文件格式便于转换，有符合国家规定的数据接口;。 二、配备硬件环境 硬件环境是电脑做账的基础，硬件主要包括电脑、打印机;小企业在配置硬件环境时，应考虑以下几点: 1、主机:PentiumII-233以上，内存64M以上，硬盘空余空间80M以上，有光盘驱动器和USB接口。 2、显示器:CRT或液晶800×600以上分辨率，256色以上; 3、操作系统:Win98/Win2000/WinNT/WinXP/Win2003 4、打印机:针式、喷墨、激光打印机均可，以针式或激光打印机为佳。 三、准备建账数据 电脑建账之前，应准备好真实、正确的建账数据资料，凡是建账所需的数据资料必须保证核对相符、账单、账证、账卡、账账、账表相符，只有正确无误的数据输入电脑，才能保证正确的输出结果。 2 新成立的企业，无须准备基础数据资料，只须建立会计科目结构并进行一般设置，不须录入期初数。 年初建账的企业，要准备截止至上年底的总账，明细账，会计报表等初始数据。 年中建账的企业，要准备截止至建账月份前一个月的总账，明细账，会计报表等初始数据。 数据准备得越充分，电脑建账工作就越顺利，以后的电脑做账工作便越省心。 四、安装会计软件 安装前，打开电脑、先启动WINDOWS操作系统，然后对照会计软件操作手册进行安装。 1、自动安装:安装光盘放入光驱，会自动运行安装程序，按照软件安装提示进行操作即可。 2、手动安装:运行光盘安装文件夹里的Setup.exe文件,按照软件安装提示进行操作即可。 3、升级安装:如电脑中己安装过会计软件，欲升级会计软件，则应先备份数据，然后运行新安装程序中的Setup.exe文件，进行修复操作即可。 安装完毕后会在WINDOWS桌面形成对应的图标，在开始菜单的程序组中形成对应的程序子菜单。 五、建立会计账套 第一次运行会计软件，会提示您新增账套，建立账套后也可以继 3 续增加账套。 1、输入账套名称:账套名称最好和企业名称一致; 2、选择会计制度:企业应根据实际情况选择通用会计制度或行业会计制度，如行业特征不明显，应根据企业规模选择新企业会计制度或小企业会计制度。 3、确定建账时间:“建账时间”是指该账套在电脑中启用的最早工作间时，是人为规定的，与当期时间不要求同步。 当完成了上述步骤后，管理员在此界面上可以增加操作员，设置口令，分配权限。按照国家会计法规规定，凭证的填制与审核及记账不可为同一人，因此，应该在管理员之后，至少再增加两名或若干名操作员(可以是真实身份，也可以是虚拟身份)并分配相应的权限，设置相应的操作口令。 六、录入初始数据 建立会计科目体系，录入期初数据，科学准确的初始化，对以后的财务信息化工作起到非常重要的作用，这是一劳永逸的工作。 初始科目设置。其内容包括:代码与名称的定义、科目类别与属性的选择、计量单位的定义、账簿格式与登账形式的选择、初始账务数据的录入、账务数据的汇总、校验与确认。 1、数据平衡关系:一是总账借方发生额、余额之和应等于总账贷方发生额、余额之和，即“资产=负债+所有者权益”;二是某个总账科目发生额、余额应等于所包含的各明细科目发生额、余额之和。 2、录入数据操作:有两种方式，一是先汇总后明细方式，二是 4 先明细后汇总方式;注意数量单位录入方法。 (1)先汇总后明细方式:先使总账科目借方等于总账科目贷方，然后再使各个总账科目等于各明细科目之和。先录入所有总账科目发生额、余额，进行校验，如不平衡，将各总账科目与“手工总账”核对检查，校验平衡后，建立所有总账科目包含的明细科目结构，从第一个总账科目起，录入所包含的明细科目发生额、余额，进行校验，如不平衡，将电脑各明细账科目与“手工明细账”核对检查，校验平衡后继续录入下一个总账科目所包含的明细科目发生额、余额，再次校验，以此类推，直至全部明细科目录入完毕，并校验通过。 (2)先明细后汇总方式:先使各个总账科目等于所包含的各个明细科目之和，然后再使所有的总账科目借方等于总账科目贷方。建立所有科目的明细科目结构，从第一个总账科目起，录入所包含的明细科目发生额、余额，进行校验，系统将会提示总账不等于明细账，并且有提示差额数据，将此差额数据与“手工总账”对应科目核对，如不同，将电脑各明细科目余额与“手工明细账”核对检查，如相同，则表示明细科目全部录入正确，按提示把差额数据自动写入总账科目即可，再次校验，会提示总账借方不等于总账贷方，因为全部科目未录入完毕，忽略此项提示，继续录入下一个总账科目所包含的明细科目余额，再次校验，以此类推，直至全部科目录入完毕，并校验通过。 (3)数量单位输入:某科目是参与数量核算科目，如“库存商品—某商品”，则应在对应的数量单位处填上单位名称，如“个，台”。这样在做凭证时，如果选到此科目，录完金额后，会自动弹出数量单 5 价录入小窗口，不致遗漏。 3、非新成立企业建账:年初建账时，只要在右边窗口录入年初各总账，明细账科目年初余额即可。年中建账，打开“数据窗”，录入年初余额，本年借方发生额合计，本年贷方发生额合计，则月初余额会自动计算，切换回建账窗，则计算后的月初余额自动列在“当前余额”处。损益类科目一般无余额，但也要录入本年借方发生额合计，本年贷方发生额合计，一般情况二者相等。 4、启用账套:数据录入后确认保存，全部校验通过后，即可启用账套;完成电脑建账工作，大功告成。以后便可进入周而复始的会计核算程序;除录入凭证外，登账、结账、生成账表、查阅分析等业务就是弹指一挥间的功夫，从此会计工作变得非常轻松自如。 七、结束语 电脑建账是电脑做账的初始化，是电脑做账的难点，俗话说万事开头难，掌握了电脑建账方法，用电脑做账定会梦想成真,不论是单位还是会计人员，用电脑做账将会终生受益。 综上所述，笔者从选择软件、配备硬件、准备数据、安装软件、建立账套、录入数据等方面介绍了小企业电脑建账方法。由于水平所限，文中错误在所难免，恳请谅解与指正。 连云港市华衡会计师事务所 中国注册会计师:董先生 2006年7月2日 6