43供应商档案管理
文件编号：XJ-WI-KF-27-09 供应商档案管理工作
规范
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中国南方航空新疆公司 修订状态： A/0 客舱服务工作手册
本规范对供货商档案管理工作及资料管理做出
规定
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，以保证各种资料、文件、记录的
完整性。
本规范适用于采供室、保障中队资料档案管理工作。
部采供室、保障中队负责管辖范围内各种工作资料的收集、整理、分类保管、移交和
提供利用。
4.1 规定
4.1.1 采供室、保障中队对所有机供品供货商、配餐公司各种工作资料、工作单据、 工作记录等，工作完毕后统一送交各自资料员（兼）存档保管。
4.1.2 归档文件材料由采供室及保障中队的领导指派专人负责整理、分类、编制清 单，用专用档案盒包装，做好标识存档。
4.1.3 归档文件资料应齐全、完整、分类科学、排列合理、配套系统、归档说明清晰。 4.1.4 归档文件资料不齐全完整，资料员有权拒绝接收，有权责令送交人员在2个工作 日内，整理完整后上交。
4.1.5 存放档案应有必要的设备配备，应有专门的柜架放置、达到国家规定的“防盗、 防火、防鼠、防潮、防尘、防有害气体、防光”的要求，确保档案的完整与安全。 4.1.6 任何部门和个人，借阅时不得损坏、丢弃或擅自销毁、擅自抄录、公布、向外提 供档案
内容
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，严禁涂改和伪造及携带原件外出。
4.2 程序
4.2.1采供室及保障中队指定专人收集、整理、分类各种工作完毕后的文件、资料。 按年、月、序号等进行记录编制，做好
清单
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，放入专用档案盒内，送交资料员（兼）。
生效日期：2003年2月25日 第1页 共2页
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4.2.2 资料员收到档案后，对照清单进行复核，确认准确无误后填写《存档资料交接单》， 存档人（部门）在该单上签字。
4.2.3 资料员对存档资料档案按档案盒分类、编号、编制清册定位存放，并编制必要的 档案检索，以便于保管和查找。
4.2.4 资料员对存档资料档案应做好档案的查询接待工作。如相关部门或员工要求查询 资料档案时，应严格按照档案查借阅
制度
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及规定审批制度办理必要的手续。 4.2.5 相关部门或相关员工需要借阅资料档案，资料员只能提供复印件，如因工作特殊 情况的需要档案原件，必须经请示部门领导同意，部领导批准，并在相应的《档案资 料借阅单》上登记签字后，方可借阅，归还时登记签字核销。
4.2.6各部门资料每月28号—30号整理一次，每年12月30日前上交资料员（兼）。
5.1《新疆航空公司文书档案管理办法》
5.2“档案资料借阅单”
5.3“存档资料交接单”
生效日期：2003年2月25日 第2页 共2页
浙公网安备 33021202002483