签发机构《出生医学证明》
管理制度
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一、空白证件领发保管
制度
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(一)签发机构应明确《出生医学证明》空白证件管理责任人,配备空白证件储存室和储存柜,实行专人、专柜、专室管理,确保空白证件不遗失、不损毁、不失盗。
(二)签发机构应于每年12月20日前,按本单位本年度接生的活产婴儿数加5%的损耗,将下年度的空白证件需要数量
报告
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当地县级卫生行政部门及委托管理机构,临时需要增加计划时,应专题书面报告并详细说明原因。
(三)建立《出生医学证明》空白证件管理台账,详细记录空白证件入库、出库、库存数量、号段和首发、补发、换发、废证数量,每个月月底对库存空白证件进行一次盘底,并核对空白证件编号。
(四)严格空白证件领发手续,空白证件入库、出库要有登记、签收、审核手续,详细记录入库、出库时间、出入库数量、起止编号和库存数量,经手人和审核人分别签字。
(五)所有签发人员均应经过县级以上卫生行政部门组织的培训,熟悉《出生医学证明》管理法规、规章、规范,签发人员调整岗位必须做好交接,并报县级卫生行政部门及委托管理机构备案。
(六)签发机构撤销、合并,或注销、停止助产技术服务项目的,应于6个月后清理盘底未签发完的《出生医学证明》空白证件,并上交县级卫生行政部门及委托管理机构。
二、《出生医学证明》签发制度
(一)签发机构应设立《出生医学证明》签发窗口,并在签发窗口公示《出生医学证明》签发流程、需要提交的材料、签发责任人员、联系电话,方便群众办理《出生医学证明》。
(二)签发机构在对孕妇进行产前保健和对待产孕妇进行产时保健过程中,应以书面的方式,向新生儿父母或监护人明确告知办理《出生医学证明》必要性及办理流程、需要提交资料和注意事项。
(三)签发人员应指导新生儿父母或监护人填写《<出生医学证明>首次签发申请表》,认真审查其提交的相关资料,发现疑问及时澄清,采取有效
措施
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防止弄虚作假,确保信息真实、准确。
(四)采录、上传新生儿出生时间、性别、孕周、体重、身长等信息时,应严格依据产房或病房接生人员填写《新生儿出生医学记录》,新生儿姓名及父母信息应严格依据并查对《<出生医学证明>首次签发申请表》。
(五)《出生医学证明》必须采用电脑打印机打印,一律不得手写《出生医学证明》。
(六)证件打印后,应指导领证人反复核对《出生医学证明》的所有信息,并要求领证人在《出生医学证明》领发
登记表
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上签名领取。
三、《出生医学证明》专用章使用制度
(一)签发机构应安排专人分别负责《出生医学证明》签发和盖印,实现证件签发与印章使用分开。
(二)《出生医学证明》专用章应做到专人管理、专柜储存,杜绝私自用印、乱盖印章。
(三)《出生医学证明》专用章只能用于《出生医学证明》首次签发和换发,不得作为其他用途。
(四)《出生医学证明》正页、副页和存根上分别加盖《出生医学证明》专用章,使用红色印泥,清晰端正,不得涂抹,不得用其他印章代替或盖骑缝章,严禁在空白证件或其他纸张上盖章。
(五)设立印章使用登记簿,每次使用印章均应详细记录用印时间、新生儿及其母亲姓名、《出生医学证明》编号、领证人姓名。
(六)使用印章时应认真审查打印的《出生医学证明》信息与《新生儿出生医学记录》和《<出生医学证明>首次签发申请表》的信息一致。
(七)《出生医学证明》印章使用人员岗位调整应进行岗前培训,并做好印章交接工作。
四、废证管理制度
(一)《出生医学证明》废证是指在运输、储存、打印、发放过程中毁损、遗失的未签发的空白证件。签发机构应加强废证管理,严格控制废证率不超过1%。
(二)签发机构应设立废证登记簿,详细记录废证编号、作废原因、登记日期信息等,确保废证有据可查、有源可溯。
(三)作废的证件应在正页、副页和存根上分别加盖“废证”印章或书写“作废”字样,防止废证重新使用。
(四)所有废证均应将废证编号录入“湖南省《出生医学证明》管理系统”,予以销号。
(五)所有废证均应按照“打印错误”、“遗失”和“其他原因”分类统计,并于每年年底前上报县级卫生行政部门及委托管理机构。
(六)换证后原《出生医学证明》正页、副页应加盖“废证”印章或书写“作废”字样,与新证存根及相关换证资料一起存档,其他废证均应于每年年底上交县级卫生行政部门及委托管理机构,集中到市州销毁。
五、档案管理及保密制度
(一)签发机构是《出生医学证明》相关档案资料管理归档的责任主体,应根据档案管理法规、规章的有关规定,负责对本单位产生的《出生医学证明》档案资料进行归档管理。
(二)签发机构应确定《出生医学证明》档案资料管理归档的责任人,设立《出生医学证明》档案室、档案柜,配备档案夹、卷宗盒及档案归档工用具,做到防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温。
(三)首次签发《出生医学证明》存档资料包括:(1)产房或病房接生人员填写的《新生儿出生医学记录》;(2)新生儿父母或监护人签字的《<出生医学证明>首次签发申请表》;(3)新生儿父母或监护人的居民身份证或护照复印件(含外籍人员护照翻译件)。其他应按规定提交的资料应归档的。
(四)换发《出生医学证明》存档资料包括:(1)婴儿父母或监护人居民身份证或护照、户口本原件及复印件;(2)婴儿父母或监护人出具的《亲子关系声明》;(3)原签发的《出生医学证明》正页、副页原件。其他应按规定提交的资料应归档的。
(五)《出生医学证明》归档资料按内容分为管理类资料和签发类资料,并按首次签发、换发分类归档,永久保存。
(六)签发机构及其工作人员对因管理、签发《出生医学证明》而掌握的新生儿父母和监护人提供的个人信息,应予以保密,未经当事人书面同意,不得向第三方披露或泄露。
六、信息管理制度
(一)签发机构是《出生医学证明》管理信息统计工作的责任主体,应确定信息管理责任人,负责相关工作的信息统计报告工作。
(二)签发机构应采用计算机联网管理,及时将《出生医学证明》空白证件入库、出库、库存数量、号段和首发、补发、换发、废证数量及《出生医学证明》签发信息录入、存储、上传至《出生医学证明》管理信息系统。
(三)签发机构应于每年1月底前,将本单位上年度的《<出生医学证明>管理使用情况年度统计表》报当地县级卫生行政部门或委托管理机构。
浙公网安备 33021202002483